Постановление Администрации Сахалинской области от 24.04.2008 № 108-па
О порядке работы по приему, учету, хранению и использованию фото- и видеоматериалов, созданных в цифровом формате в аппарате администрации Сахалинской области
АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 24 апреля 2008 г. № 108-па г. Южно-Сахалинск О порядке работы по приему, учету, хранению и использованию фото- и видеоматериалов, созданных в цифровом формате в аппарате администрации Сахалинской области В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Обархивном деле в Российской Федерации", Законом Сахалинской области от01.11.2005 № 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области", в целяхопределения порядка приема, учета, хранения и использования фото- ивидеоматериалов администрация Сахалинской области постановляет: 1. Утвердить Порядок работы по приему, учету, хранению ииспользованию фото- и видеоматериалов, созданных в цифровом формате, ваппарате администрации Сахалинской области" (далее - Порядок)(прилагается). 2. Управлению информационной политики аппарата администрацииСахалинской области (А.И.Баяндин): - при постановке на учет, использовании и организации хранениявновь создаваемых фото- и видеоматериалов руководствоваться Порядком; - имеющийся массив фото- и видеоматериалов в срок до 01 июля 2008года привести в соответствие с правилами, установленными Порядком. 3. Департаменту по печати, телерадиовещанию и связи Сахалинскойобласти (О.О. Новикова) оказать содействие управлению информационнойполитики аппарата администрации области в вопросе выбора илиразработки и внедрения программных средств, соответствующихтребованиям, установленным Порядком. 4. Опубликовать настоящее постановление в газете "Губернскиеведомости". 5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить навице-губернатора области, руководителя аппарата администрацииСахалинской области О.Л. Намаконова. Губернатор Сахалинской области А.В. Хорошавин УТВЕРЖДЕН постановлением администрации Сахалинской области от 24 апреля 2008 г. № 108-па ПОРЯДОК работы по приему, учету, хранению и использованию фото- и видеоматериалов, созданных в цифровом формате, в аппарате администрации Сахалинской области 1. Общие положения 1.1. Порядок работы по приему, учету, хранению и использованиюфото- и видеоматериалов, созданных в цифровом формате, в аппаратеадминистрации Сахалинской области (далее - Порядок) устанавливаетправила создания, ведения учета, хранения и использования фото- ивидеоматериалов администрации Сахалинской области (далее -Администрация) и структурных подразделений аппарата администрацииСахалинской области (далее - Аппарат). 1.2. Все фото- и видеоматериалы, созданные на оборудовании,находящемся в собственности Сахалинской области, и по заданиюАдминистрации и начальника управления информационной политикиАппарата, являются собственностью Сахалинской области. 1.3. Ответственность за организацию и обеспечение системы учета,хранения и использования электронных документов, методическоеруководство и контроль за соблюдением Порядка в Аппарате возлагаетсяна управление информационной политики Аппарата (далее - Управление). 2. Основные понятия 2.1. Основные понятия, используемые в настоящем Порядке: - электронный документ - фото- и видеоматериал, содержащийся намашинном носителе в электронно-цифровом формате; - подлинник электронного документа - первый или единичныйэкземпляр официального материала; - дубликат электронного документа - копия подлинника электронногодокумента, полностью воспроизводящая информацию электронного документаи все его внешние признаки и имеющая статус дубликата электронногодокумента; - копия электронного документа - копия подлинника или дубликатаэлектронного документа, полностью воспроизводящая информациюподлинного материала и все его внешние признаки или часть их и неимеющая статус дубликата электронного документа; - машинный носитель - оптический диск, цифровая кассета. 3. Учет носителей документированной информации 3.1. Организация и задачи учета электронных документов. 3.1.1. Управлением в процессе работы создаются электронныедокументы, отражающие мероприятия, проводимые Администрацией иструктурными подразделениями Аппарата (съемка официальных мероприятий,рабочих поездок, совещаний и т.д.). 3.1.2. В Аппарате организуется учет электронных документов имашинных носителей, содержащих электронные документы, ведение котороговозлагается на Управление. 3.1.3. Управление обеспечивает сохранность и соблюдение порядкаиспользования электронных документов. 3.1.4. Оборудование места хранения машинных носителей, содержащихэлектронные документы, должно обеспечивать контролируемый доступ кним. 3.1.5. Руководитель Управления определяет ответственногоработника, который обеспечивает учет электронных документов и машинныхносителей, на которых содержатся документы. 3.1.6. Сотрудник Управления, создавший электронный документ,обязан надлежащим образом его оформить (указать: название, время, датуи место проведения съемки, а также список должностных лиц, участвующихв ней) и передать его ответственному работнику на хранение не позднеечем через 10 дней с момента создания электронного документа. 3.1.7. Электронные документы, находящиеся у сотрудниковУправления, должны храниться в запираемых шкафах или тумбочках, а впомещениях постоянного хранения - в запираемых шкафах. Ответственностьза соблюдение Порядка в Управлении возлагается на руководителяУправления. 3.1.8. Основные задачи учета электронных документов: - обеспечение сохранности электронных документов; - создание условий для работы с электронными документами; - обеспечение архивирования (создание резервных копий)электронных документов; - обеспечение архивного хранения электронных документов; - решение вопросов уничтожения электронных документов, потерявшихактуальность. 3.2. Учет электронных документов. 3.2.1. Учет электронных документов осуществляется ответственнымработником Управления. 3.2.2. Регистрация электронных документов осуществляется в базеданных по учету электронных документов. 3.2.3. При регистрации на каждый электронный документ заводитсякарточка в базе данных, в которую заносятся сведения, позволяющиеидентифицировать: время записи, название, список должностных лицучаствующих в записи, место и дату съемки. 3.2.4. Электронные документы учитываются в составе архивногофонда Администрации по описям, единицам учета и единицам хранения. 3.2.5. Единицей хранения в пределах архивного фонда являетсямашинный носитель с записью. 3.2.6. За единицу учета принимается электронный документ,содержащийся на машинном носителе (носителях). 3.2.7. На одной единице хранения может быть записано несколькоединиц учета, и одна единица учета может быть записана на несколькихединицах хранения. 3.2.8. Объем единиц учета указывается в мегабайтах, если онизаписаны на оптических дисках, и в минутах, если запись произведена нацифровой кассете. 3.2.9. Факт перезаписи электронных документов на новый машинныйноситель и в новый формат фиксируется в соответствующей карточке базыданных. 3.2.10. Электронные документы, потерявшие актуальность(утратившие практическое значение и не имеющие исторической ценности),уничтожаются в соответствии с подразделом 9.10 Инструкции поделопроизводству в Аппарате. 3.2.11. Отбор электронных документов для уничтоженияосуществляется ответственным работником Управления в соответствии сНоменклатурой дел. Ответственный работник Управления составляет опись документов,подлежащих уничтожению, и представляет ее на утверждение экспертнойкомиссии Аппарата. 3.2.12. Перед уничтожением электронных документов ответственныйработник Управления сверяет номера и наименования электронныхдокументов с описями, в которых они были учтены. 3.2.13. Уничтожение электронных документов производится путемсожжения или физического воздействия в присутствии ответственногосотрудника Управления. Уничтожать электронные документы каким-либоиным способом, а также использовать их для других целей запрещается.Ответственный работник Управления несет персональную ответственностьза правильность и полноту уничтожения электронных документов. 3.2.14. Все операции, осуществляемые с электронными документами впроцессе хранения: перезапись, конвертирование в новые форматы,архивирование и др., документируются и отражаются в базе данных сцелью обеспечения аутентичности документов. 3.2.15. Порядок передачи электронных документов в Государственныйархив Сахалинской области осуществляется в порядке, определенномФедеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Обархивном деле в Российской Федерации", Законом Сахалинской области от01.11.2005 № 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области", Основнымиправилами работы архивов организаций, иными нормативными правовымиактами. 4. Использование электронных документов 4.1. Электронные документы используются при рассмотренииобращений юридических и физических лиц, для подготовки информации всредствах массовой информации, выставок, конференций и другихинформационных мероприятий. Решение о направлении электронныхдокументов в другие органы государственной власти, местногосамоуправления и организации принимается руководителем Управления всоответствии с Инструкцией по делопроизводству в Аппарате. 4.2. Количество обращений к электронным документам отражается вжурнале обращения и в соответствующем разделе базы данных по учетуэлектронных документов, в которых фиксируются дата, фамилияобратившегося и результат обращения. Запись в журнале и базе данныхосуществляет ответственный работник. 4.3. Для использования выдаются копии электронных документов(фотоматериалы могут быть выданы в виде факсимильного документа). 4.4. В случае создания копий (дубликатов) материалов в базеданных по учету электронных документов делается отметка о количествесделанных копий (дубликатов). 4.5. Размножение электронных документов производитсяцентрализованно ответственным работником, с оформлением заявки. Заявкавизируется руководителем Управления. Размножение производится суказанием количества необходимых копий. Запрещается изготовление копийсверх того количества, которое указано в заявке. 4.6. Публикация электронных документов в книгах, средствахмассовой информации, использование их при подготовке телепередачосуществляется соответствии с законодательством Российской Федерации,регулирующим вопросы авторского права. 5. Порядок хранения электронных документов 5.1. Машинные носители хранятся в специально оборудованномпомещении на отдельных стеллажах. В помещение не должны проникатьсолнечные лучи, напряженность постоянных и переменных магнитных полейне должна превышать 400 А/м (50 Э). При хранении машинные носителидолжны быть удалены от возможных источников магнитных полей(телефонной трубки, электродвигателей, кабеля и т.д.) на расстояние неменее 50 см. 5.2. Помещения хранилищ должны быть защищены от пыли, в нихежедневно должна проводиться влажная уборка полов. 5.3. Материалы покрытий пола, стен и потолка не должны собиратьпыль и быть ее источником. 5.4. Стеллажи для хранения машинных носителей изготавливаются изнемагнитного материала. 5.5. Машинные носители при хранении подвергаютсяконсервационнопрофилактическим работам: обеспыливанию и протиркеантистатиком. 5.6. Машинные носители хранятся при температуре 18 5° С иотносительной влажности воздуха 55 10%. Не допускаются резкие перепадытемпературы и влажности внутри помещений в течение одних суток (болеечем на 5% от установленного значения). Перед работой машинные носителивыдерживают при комнатной температуре в течение 30 минут. 5.7. Машинные носители должны храниться на полках стеллажей ввертикальном положении. При хранении коробок с машинными носителями наполках стеллажей необходимо располагать их таким образом, чтобы быливидны сведения об электронных документах, содержащихся на них. 5.8. Изготовление резервной копии баз данных по учету электронныхдокументов производится не реже чем 1 раз в месяц.