Постановление Губернатора Сахалинской области от 14.01.2002 № 2
Об Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области
Утратил силу - Постановление Губернатора Сахалинской области от 25.10.2004 г. N 48, за исключением пункта 2. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИот 14 января 2002 г. N 2г. Южно-СахалинскОб Инструкции по делопроизводствув аппарате администрацииСахалинской области (В редакции Постановлений Губернатора Сахалинской области от 17.10.2003 г. N 54) В соответствии со статьями 24, 30 Устава Сахалинской области,Регламентом администрации Сахалинской области, утвержденнымпостановлением администрации области от 21.11.2001 N 66-па,постановляю: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппаратеадминистрации Сахалинской области (прилагается). 2. Признать утратившими силу: 2.1. постановления губернатора области: - от 31.12.97 N 621 "Об утверждении Инструкции поделопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 09.02.98 N 55 "О внесении изменений в Инструкцию поделопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 26.11.98 N 63 "О мерах по исполнению постановлениягубернатора области от 31.12.97 N 621"; - пункт 3 постановления губернатора области от 14.05.98 N206 "Об отмене и о внесении изменений в постановления губернатораобласти". Губернатор области И.П.Фархутдинов Утверждена постановлением губернатора области от 14 января 2002 N 2 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ (В редакции Постановлений Губернатора Сахалинской области от 17.10.2003 г. N 54) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. 1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрацииСахалинской области (далее - Инструкция) устанавливает единуюсистему делопроизводства, порядок работы с документами, основныеправила их подготовки и оформления в аппарате администрацииСахалинской области (далее именуется Аппарат) в процессеосуществления им своих функций по обеспечению деятельностигубернатора Сахалинской области (далее - Губернатор) иадминистрации Сахалинской области (далее - Администрация),областных и территориальных органах исполнительной властиСахалинской области, возглавляемых Администрацией (далее - органыисполнительной власти области). 1.2. Инструкция подготовлена на основе Типовой инструкции поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти(утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 N 68),государственного стандарта ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системыдокументации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования коформление документов". Регламента Администрации и с учетом опытаработы с документами в Аппарате, органах исполнительной властиобласти. (В редакции Постановления Губернатора Сахалинской областиот 17.10.2003 г. N 54) Делопроизводство в Аппарате организовано и ведется на основенастоящей Инструкции и других нормативно - методическихдокументов, не противоречащих ей. Инструкция устанавливает общиетребования к документированию управленческой деятельности иорганизации работы с документами: порядок приема, учета,подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроляисполнения, хранения и использования документов. Положения Инструкции распространяются как на традиционноеделопроизводство, так и на организацию работы с документами,создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми идругими, независимо от их носителей. Компьютерные(автоматизированные) технологии обработки документированнойинформации должны отвечать требованиям Положения об информационнойвычислительной сети Аппарата и органов исполнительной властиобласти и настоящей Инструкции. 1. 3. Порядок работы с секретными документами даннойИнструкцией не регламентируется. 1. 4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренныенастоящей Инструкцией, обязательны для работников Аппарата иорганов исполнительной власти области. 1. 5. Организация и совершенствование системыделопроизводства на основе единой технической политики и внедрениятехнологий автоматизированной обработки документов, копировально -множительной, машинописной и организационной техники, методическоеруководство службами делопроизводства, обучение работников,контроль за соблюдением требований Инструкции, установленногопорядка работы с документами в Аппарате, органах исполнительнойвласти области осуществляются управлением делами Аппарата (далее -управление делами) и общим отделом Аппарата (далее - общимотделом). Письма управления делами и общего отдела по вопросаморганизации и совершенствования работы с документами, устранениявыявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательныдля исполнения в Аппарате и органах исполнительной власти области. 1. 6. Ответственность за организацию и состояниеделопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкциейправил и порядка работы с документами в органах исполнительнойвласти области возлагается на их руководителей. 1. 7. Ведение делопроизводства в органах исполнительнойвласти области осуществляется службами делопроизводства илиработником, специально назначенным для выполнения этих функций. Положение о службе делопроизводства, должностные инструкцииее работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции иутверждаются руководителем органа исполнительной власти области. 1. 8. На работников службы делопроизводства органаисполнительной власти области возлагается выполнение следующихосновных обязанностей: - прием, учет (регистрация) и распределение входящих(поступающих) документов; - учет (регистрация) внутренних документов; - передача документов на рассмотрение руководителю органаисполнительной власти области и после получения соответствующихуказаний (резолюций) - непосредственно работнику - исполнителю; - учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов,передача их на отправку адресатам (отправка адресатам); - контроль за сроками прохождения и рассмотрения документов; - организация справочно - информационной работы по вопросамделопроизводства; - подготовка проекта номенклатуры дел подразделения; - ведение и формирование дел в соответствии с номенклатуройдел, обеспечение их сохранности, передача дел в Архив; - выдача работникам документов и дел, контроль за ихвозвратом; - сверка наличия документов, находящихся на исполнении уработников; - анализ состояния делопроизводства и информированиеруководителя органа исполнительной власти области об исполнениидокументов и поручений; - подготовка предложений по совершенствованию работы сдокументами; - передача информации (ежедневная) о ходе прохождения иисполнения документов в базу данных автоматизированной системы"Канцелярия" (при наличии автоматизированной системы); - ознакомление работников с нормативными правовыми актами,распорядительными, информационными и методическими документами повопросам, относящимся к организации делопроизводства; - консультирование работников, проведение практическихзанятий по вопросам работы с документами; - учет печатей, штампов и бланков документов, используемых воргане исполнительной власти области. 1. 9. Служебная информация, содержащаяся в проектахпостановлений и распоряжений Губернатора, Администрации и проектахдругих документов, может использоваться только в служебных целях ив соответствии с полномочиями должностного лица, работающего илизнакомящегося с соответствующими документами. 1. 10. Передача работникам других организаций копийподписанных Губернатором документов допускается только по егоуказанию (разрешению) или по указанию (разрешению) руководителяАппарата, управляющего делами (в соответствии с распределениемобязанностей), о чем делаются соответствующие записи наподлинниках документов, а также в электронных карточках документов(учетных карточках) с указанием фамилии должностного лица,разрешившего передачу документа. Передача документов (копий документов) представителям средствмассовой информации осуществляется пресс - центром Аппарата, атакже должностными лицами Администрации и Аппарата (в соответствиис должностными инструкциями). В связи со служебной необходимостью передача документов(копий документов) структурных подразделений Аппарата (далее -подразделений Аппарата) работникам других организаций допускаетсяс разрешения руководителей этих подразделений или их заместителей. При утрате документов руководитель подразделения Аппаратаинформирует общий отдел, отдел информационной безопасностиконтрольного управления Аппарата (далее - отдел информационнойбезопасности; контрольное управление), управляющего делами,руководителя Аппарата. Руководитель Аппарата (управляющий делами)назначает служебное расследование. В случае несанкционированного разглашения содержащейся вдокументах служебной информации руководитель подразделенияАппарата докладывает в отдел информационной безопасности ируководителю Аппарата или лицу, его замещающему. 1. 11. В органах исполнительной власти области могутразрабатываться не противоречащие настоящей Инструкцииметодические документы. 1. 12. При обращении с документами, поступившими в Аппарат,не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними внеслужебных кабинетов. 1. 13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случаеболезни или увольнении работник по указанию руководителяподразделения Аппарата, органа исполнительной власти областипередает находящиеся у него на исполнении документы другомуработнику. 1. 14. Переписка между подразделениями в Аппаратезапрещается, за исключением случаев, определенных указаниямируководителя Аппарата. 2. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ В АППАРАТ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 2. 1. Движение документов в Аппарате с момента их полученияили создания до завершения исполнения или отправки образуетдокументооборот Аппарата. Организация документооборота должна отвечать следующимтребованиям: - прохождение документов должно быть оперативным ицеленаправленно регулироваться; - каждое перемещение документа должно быть оправданным:следует исключать или ограничивать возвратные перемещениядокументов, инстанции прохождения и действия с документами, необусловленные деловой необходимостью; - в порядке прохождения и в процессе обработки основныхкатегорий документов должно быть максимальное единообразие; - основным принципом регистрации документов являетсяоднократность. Каждый документ должен регистрироваться в Аппарате толькоодин раз. При передаче зарегистрированного документа из одногоподразделения Аппарата в другое он повторно не регистрируется. 2. 2. Вся поступающая в Аппарат корреспонденция принимается,обрабатывается и регистрируется в канцелярии общего отдела. Прирегистрации на первом листе документа, в правом нижнем углу, насвободном от текста месте проставляется штамп, который состоит изнаименования "Администрация Сахалинской области", слов "входящийN", буквенно - цифровой даты. Ошибочно доставленнаякорреспонденция пересылается по принадлежности. 2. 3. Не подлежат регистрации поступающие в Аппаратстатистические сборники, книги, газеты, журналы и другиепериодические издания, рекламные извещения, программы совещаний,конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительныебилеты. 2. 4. При вскрытии конвертов проверяется правильностьдоставки, комплектность и целостность документов, приложений кним. На документе проставляется входящий порядковый номер и датапоступления. При повреждении или недостаче документа составляется акт(приложение 35) в трех экземплярах, один из которых остается вканцелярии общего отдела, другой - приобщается к поступившемудокументу, третий - посылается отправителю. Конверты отпоступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только поним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов.Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документыпересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. 2. 5. В канцелярии общего отдела документ регистрируется вавтоматизированной системе "Канцелярия" в день его поступленияпутем заполнения электронной регистрационной карточки (приложение36). При этом входящему документу присваивается регистрационныйномер, указываются инициалы имени, отчества и фамилия должностноголица (или наименование подразделения Аппарата) Администрации,Аппарата, которому документ направляется. 2. 6. Информация о зарегистрированных документах, ихпрохождении и исполнении хранится в технологической базе данныхавтоматизированной системы "Канцелярия" не менее 5 лет. 2. 7. Законы Российской Федерации, указы ПрезидентаРоссийской Федерации, постановления Правительства РоссийскойФедерации регистрируются в государственно - правовом управленииАппарата (далее - государственно - правовое управление). 2. 8. Письма граждан, поступившие на имя Губернатора,регистрируются в отделе по работе с населением управления Аппаратапо работе с общественностью и населением (далее - отдел по работес населением; управление по работе с общественностью инаселением). 2. 9. Служебные документы, полученные работниками Аппаратаминуя канцелярию, подлежат обязательной регистрации в канцелярииобщего отдела. 2. 10. Передача (переадресация) зарегистрированных документовиз одного подразделения Аппарата (органа исполнительной властиобласти) в другое производится с согласия лица, поручившегорассмотреть документ, при отсутствии поручения - по договоренностимежду руководителями подразделений. При этом на оборотной сторонедокумента проставляются фамилия нового исполнителя и датапереадресации документа. 2. 11. Зарегистрированные в канцелярии общего отделадокументы передаются из одного подразделения Аппарата или органаисполнительной власти области в другое только через канцеляриюобщего отдела с отметкой (переадресацией) в автоматизированнойсистеме "Канцелярия". 2. 12. Поступившие в подразделение Аппарата, органисполнительной власти области документы передаются егоруководителю и далее согласно резолюции на исполнение работникамподразделения Аппарата, органа исполнительной власти области. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текстпоручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату. Фамилияисполнителя, текст резолюции и все последующие отметки опрохождении и исполнении документа вносятся в электроннуюкарточку. 2. 13. При работе с документами, поступившими в подразделениеАппарата, орган исполнительной власти области изарегистрированными в установленном порядке, не разрешаетсявносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренныхнастоящей Инструкцией. 2. 14. Служба делопроизводства органа исполнительной властиобласти ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся наисполнении у работников, с данными, занесенными в базу данных,представляет руководителю органа исполнительной власти областисправку о прохождении и исполнении документов. 2. 15. Все документы, поступившие в адрес Губернатора,вице-губернаторов области, руководителей подразделений Аппарата, втом числе и деловая переписка между должностными лицамиАдминистрации, Аппарата и органов исполнительной власти области,регистрируются, классифицируются и заносятся в базу данныхавтоматизированной системы "Канцелярия" и в тот же деньканцелярией общего отдела через секретариат Губернаторанаправляются: - поступившие на имя Губернатора - Губернатору иливице-губернаторам области в соответствии с распределениемобязанностей между ними; - нормативно - правовые акты, принятые органамигосударственной власти Российской Федерации, иные документыфедеральных органов государственной власти, содержащие поручения ирекомендации в адрес органов исполнительной власти Сахалинскойобласти - в государственно - правовое управление Аппарата; - документы, поступившие от правоохранительных, судебныхорганов, прокуратуры - в контрольное управление или государственно- правовое управление; - поступивший на имя Губернатора протест прокурора (исковоезаявление, решение суда или заключение Управления Министерстваюстиции по Сахалинской области) на решение Губернатора,Администрации направляется в соответствующий орган исполнительнойвласти области (подразделение Аппарата), готовивший проект данногорешения, для подготовки ответа и в копиях - государственно -правовому управлению для информационно - консультативногообеспечения, в контрольное управление - для контроля. Письма одинакового содержания, поступившие одновременно наимя двух или более должностных лиц, направляются в один адресстаршему по государственной должности лицу. Секретариат Губернатора, исходя из содержания поступившей наимя Губернатора корреспонденции, вправе направить ее в адреснепосредственных исполнителей для рассмотрения (приложение 33). Документы, поступившие от Сахалинской областной Думы (далее -областная Дума), канцелярией общего отдела передаются в управлениеАппарата по взаимодействию с областной Думой (далее - управлениепо взаимодействию с областной Думой). Через управление по взаимодействию с областной Думойнаправляются в областную Думу: - законопроекты, вносимые Губернатором; - письма и обращения Губернатора в областную Думу; - ответы на письма областной Думы, Совета Думы и постоянныхкомиссий; - ответы на депутатские запросы, принятые областной Думой. По депутатским обращениям и обращениям руководителей аппаратаобластной Думы материалы рассматриваются и даются на них ответытеми подразделениями Аппарата, органами исполнительной властиобласти, в чей адрес они поступили. 2. 16. Проекты резолюций Губернатора по правовым актам,поступившим из федеральных органов государственной власти, по инымслужебным документам, адресованным Губернатору, готовитсекретариат Губернатора, а поступившим на имя других должностныхлиц - их помощники. Проекты резолюций Губернатора по документам, поступившим изобластной Думы, готовит управление по взаимодействию с областнойДумой. 2. 17. Проекты резолюций должны содержать конкретныепоручения, фамилии исполнителей и сроки исполнения, а принеобходимости - указание "контроль" за исполнением документа. Втексте резолюции, по возможности кратком, должна быть использованаустоявшаяся терминология. В случае необходимости подготовкиответа: - резолюция "Для ответа" указывает на необходимостьподготовки и отправки ответа корреспондентам и заявителямнепосредственно исполнителем, копия ответа вместе с копиейпоступившего документа направляется должностному лицу,подписавшему резолюцию; - резолюция "Для подготовки проекта ответа" определяетнеобходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе споступившими документами в адрес должностного лица, подписавшегорезолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепиисполнителей должно точно соответствовать обратному порядкунаправления резолюций. 2. 18. Право подписи на резолюциях в случае отсутствияГубернатора, иных должностных лиц имеют: - от имени Губернатора - должностное лицо, уполномоченноеГубернатором; - от имени иных должностных лиц - лица, уполномоченные ими. 2. 19. После наложения резолюции (указания) об исполнениидокументов, секретариат Губернатора передает их в канцеляриюобщего отдела. В случае постановки Губернатором документа наконтроль он передается канцелярией в контрольное управление подроспись, затем документы направляются исполнителям. На контрольнойкарточке, оставшейся в контрольном управлении, делаются отметки опрохождении и исполнении документа. 2. 20. В случае, когда документ (поручение) долженисполняться несколькими подразделениями совместно, ответственнымза исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя врезолюции или документе первым или помечается словом "созыв",которому передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнениедокумента в установленный срок путем ознакомления (в течение двухдней) всех исполнителей с документом, определяет количествонеобходимых копий и обеспечивает размножение документов,осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями, дляпринятия совместного решения, которое докладывается руководителю,наложившему резолюцию. Ответственному исполнителю предоставляется право созывасоисполнителей, которые обязаны по требованию ответственногоисполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность засвоевременное и качественное исполнение документов. Ответственный исполнитель несет персональную ответственностьза полноту и достоверность информации, использованной приподготовке документа. 3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ НОРМАТИВНО - ПРАВОВЫХ АКТОВ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПРОТОКОЛОВ 3. 1. Нормативно - правовыми актами являются постановленияГубернатора и Администрации. Распорядительными документами являются распоряженияГубернатора и Администрации, приказы руководителя Аппарата. При подготовке проектов нормативных правовых актов ираспорядительных документов (далее - решения) подразделенияАппарата, органы исполнительной власти области руководствуютсяРегламентом Администрации (далее - Регламент), утвержденнымпостановлением Администрации от 21.11.2001 N 66-па, и настоящейИнструкцией. 3. 2. Решения имеют следующие реквизиты: - герб Сахалинской области; - наименование органа государственной власти (губернаторСахалинской области, администрация Сахалинской области); - наименование вида акта (постановление Губернатора,постановление Администрации, распоряжение Губернатора,распоряжение Администрации, приказ руководителя Аппарата); - дата, номер акта и место принятия акта; - заголовок в краткой форме, обозначающий предмет,регулируемый актом; - подписи лиц, официально уполномоченных подписыватьсоответствующие акты; - печать (на копиях). 3. 3. Требования к содержательной стороне проектовнормативных правовых актов: - текст должен быть предельно кратким, суть документа должнабыть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования; - в преамбуле акта указываются фактические обстоятельства имотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а такжемогут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии скоторыми принимается данный документ; в преамбулу не включаютсяположения нормативного характера. В распоряжениях преамбула, какправило, отсутствует; - преамбула в постановлениях Губернатора завершается словом"ПОСТАНОВЛЯЮ"; - преамбула в постановлениях Администрации завершаетсясловами "администрация области ПОСТАНОВЛЯЕТ"; - в постановляющей части должны отражаться пункты,предусматривающие конкретные поручения, механизмы реализацииустанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки ихисполнения, поручения о контроле за исполнением; - в проекте, в случае необходимости, должны быть определеныпорядок и сроки вступления в силу нормативно - правового акта иуказания о его официальном опубликовании в установленном порядке; - в приложениях к нормативно - правовому акту помещаютсяпланы мероприятий, списки, программы, графики, схемы и т.п., еслиони необходимы для надлежащего применения акта; - приложения к решениям должны иметь отметку, связывающую ихс основными документами и придающую им юридическую силу,подписываются руководителем, подготовившим документ и отвечающимза его содержание; - если в тексте акта написано: "утвердить прилагаемоеПоложение (Устав или иной документ нормативного характера)", то вприложениях нормативного характера перед его заголовком помещаетсягриф утверждения (п. 13.23.) Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и другихобъектов приводятся в полном соответствии с их официальнымназванием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об ихсоздании, переименовании и т.п. 3. 4. На подпись Губернатору, руководителю Аппарата проектырешений передаются только отпечатанными на персональныхкомпьютерах в машинописном бюро общего отдела на бланкахустановленного образца (с использованием электронных шаблонов -приложения 1, 2) в соответствии с ГОСТами на организационно -распорядительную документацию. Не допускается никаких помарок, рукописных исправлений,зачеркиваний и вставок, употребление сокращенных слов, кромеобщепринятых наименований, пользование средством "Штрих". 3. 5. Проект решения визируется исполнителем и руководителеморгана исполнительной власти области, подразделения Аппарата,подготовившего документ, и согласовывается исполнителем сзаинтересованными органами государственной власти и местногосамоуправления, государственными, общественными и другимиорганизациями в соответствии с порядком, установленнымРегламентом. Согласование проекта документа оформляется на справкесогласования (приложения 7, 9) путем визирования с указанием даты,фамилии и должности визирующего. Срок рассмотрения проектов документов, представленных насогласование в органы исполнительной власти области изаинтересованные организации, не должен превышать двух дней. В случае, если проект решения не согласован в каком-либооргане исполнительной власти области, подразделении Аппарата илиимеются замечания, к нему прилагаются соответственно: письменноеобоснование отказа от согласования или замечания по проекту,подписанные должностным лицом. 3. 6. В процессе подготовки проекта решения исполнителемготовится электронная копия документа. Электронные копии подготовленных и согласованных проектовдокументов сдаются на дискете или отправляются по электроннойпочте исполнителем в сектор по подготовке и выпуску документовобщего отдела. 3. 7. Согласованные проекты решений должны пройти проверку насоблюдение правильности оформления в общем отделе, о чем должнабыть сделана соответствующая отметка уполномоченными должностнымилицами. Внесение изменений или дополнений, изменяющих смыслдокумента, в согласованные проекты решений, актов не допускается. Подготовленные проекты постановлений и распоряженийГубернатора, Администрации передаются руководителю Аппарата,который принимает решение об их окончательной готовности кпредставлению Губернатору на подпись. 3. 8. Принятые Администрацией постановления, принеобходимости и в соответствии с внесенными на заседанииАдминистрации поправками, дорабатываются авторами проектов втечение 5 дней или в срок, установленный на заседании, ипредставляются на подпись Губернатору. Протокол заседания Администрации (приложение 6) оформляетсяобщим отделом и в течение недели после заседания представляется наподпись председательствующему на заседании Администрации. 3. 9. Внесение изменений и дополнений в подписанные решенияне допускается. 3. 10. Решения после их подписания направляются в сектор поподготовке и выпуску документов общего отдела, которыйосуществляет их регистрацию и хранение, снятие копий и их передачув канцелярию общего отдела для рассылки. Подлинники решений, материалы к ним находятся на хранении досдачи в госархив в секторе по подготовке и выпуску документовобщего отдела; выдавать их для работы за пределы секторазапрещается. 3. 11. Выпускаемым документам присваивается порядковый номерпо единой нумерации, которая ведется с начала и до конца годараздельно для постановлений и распоряжений Губернатора. К порядковому номеру распоряжений по основной деятельностидобавляется буква "р". К порядковому номеру постановлений Администрации добавляютсябуквы "па". К порядковому номеру распоряжений Администрации добавляютсябуквы "ра". 3. 12. Копии решений, заверенные печатью общего отдела,направляются канцелярией общего отдела адресатам согласно спискурассылки (приложения 10, 11), подготовленному и завизированномуруководителем органа, внесшего документ, и секретариатомГубернатора, помощником вице-губернатора области, управляющегоделами или руководителя Аппарата (в соответствии с распределениемобязанностей). Решения, требующие оперативного принятия мер, могут бытьпереданы по факсу и компьютерной сети, для чего в списке рассылкиделается отметка. Решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые,направляются учреждениям и организациям, которым эти документырассылались. Для формирования информационных баз данных"КонсультантПлюс:Сахалинский Выпуск", информационно - правовойсистемы "Кодекс", Федерального агентства Правительственной связипри Президенте Российской Федерации (ФАПСИ) копии решений (кромеприказов руководителя Аппарата) передаются ООО "Консультант -Сахалин", Сахалинскому региональному центру обслуживанияинформационно - правовой системы "Кодекс", Региональномуинформационно - аналитическому центру (РИАЦ) ФАПСИ в Сахалинскойобласти согласно заключенным договорам и Порядку передачидокументов. Абонентам электронной почты Администрации электронные копиирешений передаются по электронной почте, о чем в списке рассылкиделается отметка. 3. 13. Решения, не носящие нормативного правового характера ине затрагивающие права, свободы и обязанности человека игражданина, вступают в силу с момента их подписания, если иное неопределено в самом решении. 3. 14. Решения, носящие нормативный характер и (или)затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина,должны быть опубликованы официально для всеобщего сведения, приэтом в решение в обязательном порядке включается пункт о егоопубликовании в газете "Губернские ведомости". Решения, затрагивающие права, свободы и обязанности человекаи гражданина, вступают в силу на всей территории областиодновременно не ранее чем через десять дней после их официальногоопубликования, если иное не определено в самом решении. Официальным опубликованием решений считается перваяпубликация текста в газете "Губернские ведомости", котораяявляется официальным печатным изданием Администрации. Официальными являются также тексты решений, распространяемыев машиночитаемом виде ООО "Консультант - Сахалин" в справочнойправовой системе "КонсультантПлюс:Сахалинский Выпуск". Контроль за правильностью и своевременностью опубликованиярешений осуществляется органами, внесшими проект решения. 3. 15. Решения Губернатора, Администрации могут бытьопубликованы в иных печатных изданиях, а также доведены довсеобщего сведения (обнародованы) по телевидению и радио,разосланы государственным органам, должностным лицам,предприятиям, учреждениям, организациям по каналам связи поразрешению Губернатора или лица, исполняющего его обязанности. 3. 16. Сектор по подготовке и выпуску документов общегоотдела: - обеспечивает направление в Управление Министерства юстицииРФ по Сахалинской области копий решений нормативного характера набумажном и электронном носителях в 7-дневный срок после ихпринятия для включения этих актов в федеральный регистр ипроведения юридической экспертизы; - по письменному запросу Управления Министерства юстиции РФпо Сахалинской области в соответствии с согласованным сторонамиграфиком осуществляет передачу специалисту управления одногоэкземпляра нормативных актов предыдущих периодов, имеющихся вналичии в секторе по подготовке и выпуску документов. Электронная копия направляется по электронной почте илизаписывается на дискету, предварительно предоставленнуюУправлением Министерства юстиции РФ по Сахалинской области.Передача всех документов оформляется записью в журнале по форме,установленной в приложении 28. 4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ЗАКОНОПРОЕКТОВ И ИНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ, ВНОСИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ В САХАЛИНСКУЮ ОБЛАСТНУЮ ДУМУ 4. 1. Подготовка проектов законов Сахалинской области ипостановлений Сахалинской областной Думы для внесения губернаторомобласти в Сахалинскую областную Думу (далее - законопроекты)осуществляется в соответствии с Порядком, установленным ЗакономСахалинской области от 03.04.2000 N 168 "О законодательнойдеятельности в Сахалинской области", и Регламентом. 4. 2. Законопроекты, вносимые Губернатору, должны бытьсогласованы разработчиком со всеми заинтересованными органамивласти, учреждениями, организациями, общественными объединениями всоответствии с Регламентом. Согласование осуществляется на бланках установленного образца(приложение 8) с обязательным указанием фамилии, инициаловдолжностного лица, согласовавшего документ, и даты согласования. 4. 3. Законопроекты, подготовленные и согласованные всоответствии с Регламентом и настоящей Инструкцией, вносятсяразработчиком Губернатору через канцелярию общего отдела. Проект письма Губернатора в областную Думу оформляется набланке (приложение 12). 4. 4. Управление по взаимодействию с областной Думой: - обеспечивает направление в Управление Министерства юстицииРоссийской Федерации по Сахалинской области копий законовСахалинской области на бумажном и электронном носителях в7-дневный срок после их подписания для включения этих актов вфедеральный регистр и проведения юридической экспертизы; - по письменному запросу Управления Министерства юстицииРоссийской Федерации по Сахалинской области в соответствии ссогласованным сторонами графиком осуществляет передачу специалистууправления одного экземпляра нормативных актов предыдущихпериодов, имеющихся в наличии в управлении по взаимодействию собластной Думой. Электронная копия направляется по электронной почте илизаписывается на дискету, предварительно предоставленнуюУправлением Министерства юстиции Российской Федерации поСахалинской области. Передача всех документов оформляется записьюв журнале по форме, установленной в приложении 28. 5. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ У ГУБЕРНАТОРА, ВСТРЕЧ ГУБЕРНАТОРА, РАБОЧИХ ПОЕЗДОК ГУБЕРНАТОРА ПО РАЙОНАМ ОБЛАСТИ, ОФОРМЛЕНИЕ ПОРУЧЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА, ДАННЫХ ВО ВРЕМЯ И ПОСЛЕ КОМАНДИРОВОК (ЗАРУБЕЖНЫХ, В ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, СУБЪЕКТЫ ФЕДЕРАЦИИ), СОВЕЩАНИЙ В АППАРАТЕ, У ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРОВ ОБЛАСТИ 5. 1. Поручения, данные на совещаниях с участием Губернатораво время рабочих поездок губернатора области в районы, всоответствии с Регламентом оформляются протоколами на бланкахустановленной формы (приложение 30) секретариатом Губернатора вдень их проведения или на следующий день. Поручения Губернатора, данные во время и после командировок(зарубежных, в федеральные органы исполнительной и законодательнойвласти, в субъекты Федерации), оформляются секретариатомГубернатора на бланке установленной формы (приложение 31) в деньили на следующий день после прибытия из командировки Губернатора. 5. 2. Организацию встреч Губернатора с населением иоформление протоколов встреч (приложение 32) осуществляетуправление по работе с общественностью и населением. 5. 3. В случае отсутствия вопросов для рассмотрения назаседаниях Администрации, Губернатором (или лицом его замещающим)проводятся совещания с руководителями областных исполнительныхорганов власти, структурных подразделений Аппарата. Поручения,данные Губернатором (или лицом его замещающим), оформляютсясекретариатом Губернатора (приложение 31). Руководитель Аппарата проводит совещания с руководителями испециалистами Аппарата (аппаратные совещания). Протоколыаппаратных совещаний ведет помощник руководителя Аппарата. 5. 4. Протоколы заседаний комиссий, возглавляемыхвице-губернаторами области, ведут секретари комиссий или попоручению вице-губернатора области - помощники и специалистыгрупп. 5. 5. Протоколы совещаний, проводимых вице-губернаторамиобласти, руководителем Аппарата, управляющим делами, ведутпомощники и специалисты групп по их поручению, они же ведутконтроль за их исполнением. 5. 6. Протоколы оформляются на основании стенограмм илизвукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок,проектов, решений). В тех случаях, когда заседание стенографируется илипроизводится звукозапись, содержание выступлений в протокол невключается. Стенограмма прилагается к протоколу. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Ввводной части заполняются следующие реквизиты: председатель;секретарь; присутствовали; повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:Слушали, Выступили, Постановили (Решили). Основное содержаниедокладов и выступлений помещается в тексте протокола илиприлагается к нему; постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается кпротоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе послесоответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределахкалендарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметьсоставные номера, включающие порядковые номера протоколоворганизаций, принимавших участие в работе совещания. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решенийколлегиальных органов определяется в положениях об этих органахили регламентах их работы. 6. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ, СОГЛАШЕНИЙ, ПРОТОКОЛОВ НАМЕРЕНИЙ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ, ПРИНИМАЕМЫХ ОТ ИМЕНИ АДМИНИСТРАЦИИ 6. 1. Договоры, протоколы намерений, соглашения и другиедокументы, заключаемые Администрацией (далее - документы,заключаемые от имени Администрации), оформляются и подписываютсяГубернатором (исполняющим обязанности Губернатора) в соответствиис Регламентом. 6. 2. Проект договора (соглашения, протокола намерений),заключаемого от имени Администрации, вносится органомисполнительной власти области и согласовывается со всемизаинтересованными органами в соответствии с Регламентом. Согласование оформляется на справке согласованияустановленной формы (приложение 7) и, при необходимости, путемдополнительного визирования с указанием даты, фамилии и должностивизирующего. При этом подписи согласований располагаются наоборотной стороне каждого листа проекта договора, соглашения. 6. 3. После подписания всеми сторонами документы передаются всектор по подготовке и выпуску документов общего отдела для ихрегистрации и хранения. Подлинник документа хранится в секторе по подготовке ивыпуску документов общего отдела. Копии документов, заверенные печатью общего отдела,рассылаются заинтересованным органам согласно списку рассылки(приложение 10), составленному должностными лицами, подготовившимидокумент. 6. 4. Печать Администрации ставится на документ после егоподписания и регистрации. 6. 5. Настоящий порядок сохраняется и при подписаниидокументов за пределами области. 7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В АППАРАТЕ 7. 1. Настоящий раздел Инструкции определяет в соответствии сРегламентом порядок работы в Аппарате с документами и поручениями,поставленными на контроль за исполнением. 7. 2. Контролю за исполнением подлежат нормативно - правовыеакты органов государственной власти Российской Федерации,Президента Российской Федерации, Губернатора, Администрации,областной Думы, документы полномочного представителя ПрезидентаРоссийской Федерации в Дальневосточном федеральном округе,поручения, содержащиеся в резолюциях Губернатора,вице-губернаторов области. 7. 3. Основанием для постановки на контроль за исполнениемдокумента являются указание об установлении контроля за егоисполнением или конкретные задания, поручения в адресисполнительных органов, должностных лиц органов исполнительнойвласти области в тексте документа либо в тексте резолюции. 7. 4. Непосредственный контроль за исполнением поручений,содержащихся в нормативно - правовых актах Губернатора,Администрации, в резолюциях на служебную корреспонденцию,осуществляется контрольным управлением, вице-губернаторамиобласти, управляющим делами, руководителями органов исполнительнойвласти области, которые назначают лиц, ответственных за учет иорганизацию контроля за исполнением поручений, содержащихся вдокументах и адресованных им для исполнения. 7. 5. Нормативно - правовые акты Президента РоссийскойФедерации, органов государственной власти Российской Федерациирегистрируются в государственно - правовом управлении, доводятсядо сведения ответственных исполнителей в соответствии срезолюциями Губернатора и направляются для документальногоконтроля в контрольное управление. Законы Российской Федерации, указы, распоряжения и порученияПрезидента Российской Федерации, постановления, распоряжения,поручения Правительства Российской Федерации, порученияполномочного представителя Президента Российской Федерации вДальневосточном федеральном округе, обращения, запросы депутатовГосударственной Думы, письма - поручения и письма - запросывышестоящих органов власти, которые Губернатор поставил наконтроль, секретариат Губернатора направляет через канцеляриюобщего отдела в контрольное управление, где заполняетсяконтрольная карточка, на которую переносится резолюция (указание),проставляется отметка о контроле "К" и исполнителе. Отметка об особом контроле "ОК" проставляется на техдокументах и контрольных карточках, в которых определен срокпредставления информации (справки, докладной записки и т.д.) ввышестоящие органы, министерства и ведомства. Контрольное управление: - ведет контрольную картотеку поставленных на контрольГубернатором документов (правительственных документов, документоворганов исполнительной власти области, администраций городов ирайонов), его поручений, ведет учет о представлении информации ввышестоящие органы по выполнению правительственных документов ипоручений по группам вице-губернаторов области, руководителяАппарата; - сверяет не реже одного раза в месяц наличие документов,находящихся на контроле у помощников и специалистов группвице-губернаторов области, управляющего делами, составляет сводкуисполнения документов и докладывает Губернатору о состоянии работыс документами; - направляет ежемесячно на группы вице-губернаторов области,руководителя Аппарата, управляющего делами перечни решений ипоручений, сроки исполнения которых истекли на первое числомесяца, и в порядке предупредительного контроля - перечни решенийи поручений, подлежащих исполнению до конца месяца, квартала,года; - хранит все материалы снятых с контроля постановлений ираспоряжений Губернатора, Администрации в течение сроков,установленных номенклатурой дел. 7. 6. При поступлении контрольного документа в органисполнительной власти области работник, назначенный ответственнымза учет и организацию контроля, обязан: - внести документ в учетный журнал контрольных документов суказанием контрольных сроков исполнения документа в целом,ответственного исполнителя, контрольных сроков исполнения иконкретных исполнителей отдельных поручений и заданий,содержащихся в нем; - довести документ до сведения руководителя органаисполнительной власти области и исполнителей (под расписку); - систематически информировать руководителя органаисполнительной власти области о приближающихся сроках исполнениядокументов; - напоминать исполнителям о сроках исполнения поручений изаданий, содержащихся в документе; - представлять в контрольное управление, в соответствии суказанными в документе сроками, информацию о ходе исполнения и обисполнении контрольного документа; в информации должны бытьотражены конкретные результаты работы по его исполнению. 7. 7. Если исполнение поручено нескольким лицам,ответственность за своевременное исполнение документа ипредоставление информации несет исполнитель, указанный первым.Ответственность за исполнение документа в установленные срокинесут все исполнители, перечисленные в резолюции либо указанные всамом документе. 7. 8. Если в резолюции или документе, подлежащем контролю,срок исполнения не определен, он устанавливается согласноРегламенту и настоящей Инструкции. Если исполнение документа или отдельных его порученийустановлено в течение года или более длительных сроков (областныепрограммы и др.), информация о ходе исполнения документапредставляется за полугодие и за год. Документы с пометкой "срочно" исполняются в течение трех дней. 7. 9. Если по объективным причинам возникает необходимостьпродления срока исполнения постановления (распоряжения)Губернатора, Администрации, ответственный за исполнение не позднеечем за неделю до истечения установленного срока представляетобъяснительную записку о причинах неисполнения к указанному срокупоручений, содержащихся в документе, и предложения о новом срокеисполнения документа руководителю Аппарата и информируетконтрольное управление. В случае принятия Губернатором решения о продлении срокаисполнения документа, соответствующим подразделением Аппарата(органом исполнительной власти области) готовится проектпостановления (распоряжения). В случае невозможности исполнения в установленные срокипоручений, содержащихся в решениях или в резолюциях на служебныеписьма и иную деловую корреспонденцию, руководитель подразделенияАппарата (органа исполнительной власти области) не позднее чем занеделю до истечения установленного срока должен представитьдолжностному лицу, подписавшему резолюцию, мотивированныепредложения о продлении сроков исполнения, текст промежуточногоответа на имя корреспондента (по служебным письмам) с дальнейшиминформированием контрольного управления. В иных случаях контрольный документ считается неисполненным. 7. 10. Контрольное управление в целях упреждающего контроля ипринятия оперативных мер по исполнению контрольных документов ипоручений в соответствии с Регламентом составляет информационныесводки о ходе исполнения контрольных документов. 7. 11. По каждому контрольному документу в течение пяти днейпосле окончания контрольного срока (по документам, имеющим пометку"срочно" - в течение одного дня) в контрольное управлениеисполнителем, ответственным за контроль исполнения документа,представляется справка об исполнении документа за подписьювице-губернатора области, курирующего соответствующее направлениеработы (в соответствии с распределением обязанностей). В справке должны быть отражены конкретные результаты работыпо исполнению контрольного документа, а также предложения о снятиидокумента с контроля. При необходимости к справке прикладываютсядругие информационные материалы, связанные с исполнениемконтрольного документа. 7. 12. Снятию с контроля подлежат документы, по которымзадания и поручения выполнены в полном объеме. Снятие документа с контроля не означает прекращения действияправовых норм, установленных им. 7. 13. Решения Губернатора, Администрации при наличииофициальных справок руководителей органов исполнительной властиобласти или специалистов Аппарата, ответственных за их исполнение,снимаются с контроля вице-губернатором области, руководителемАппарата, управляющим делами (в соответствии с распределениемобязанностей). На документах, снятых с контроля, делается отметка "В дело"или "С контроля снять", дата, подпись Губернатора,вице-губернатора области, руководителя Аппарата, управляющегоделами (в соответствии с распределением обязанностей). 7. 14. Информация об исполнении поручений, содержащихся внормативно - правовых актах, документах Президента РоссийскойФедерации, полномочного представителя Президента РоссийскойФедерации в Дальневосточном федеральном округе и областной Думы,согласовывается с руководителем Аппарата либо с вице-губернаторомобласти (в соответствии с распределением обязанностей) ипредлагается ими для снятия с документального контроля. 7. 15. Служебные письма и иная деловая корреспонденцияснимаются с контроля по решению должностного лица, подписавшегорезолюцию, либо лица, уполномоченного им. 7. 16. Документ (подлинник) подлежит возврату в канцеляриюобщего отдела со справкой об исполнении документа и обязательнойрезолюцией (указанием) Губернатора (вице-губернатора области,руководителя Аппарата, управляющего делами) о снятии с контроляили отметкой "В дело". Документы, снятые с контроля Губернатором иливице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющимделами, информации, направленные в вышестоящие органы, но невозвращенные в канцелярию общего отдела, считаются неисполненными. 8. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 8. 1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях с момента подписания (утверждения) документа, а поступившихиз других организаций - с момента поступления. Сроки исполнениямогут быть типовыми и индивидуальными. Индивидуальные сроки устанавливаются Губернатором,вице-губернаторами области, если не указан срок в самом документе.Срок исполнения фиксируется в резолюции (указании) руководителя. Типовые сроки исполнения документов установлены на основанииактов органов представительной и исполнительной власти РоссийскойФедерации, а также центральных отраслевых органов управления: - поручения Президента Российской Федерации, ПравительстваРоссийской Федерации, полномочного представителя ПрезидентаРоссийской Федерации в Дальневосточном федеральном округе - вуказанный в поручении срок либо в месячный срок со дня подписания; - запросы и обращения Государственной Думы ФедеральногоСобрания Российской Федерации - не позднее 15 дней, депутатовобластной Думы - в недельный срок, при необходимости в проверкеили дополнительном изучении вопроса срок может быть продлен доодного месяца с обязательным сообщением об этом депутату втрехдневный срок; - письма - поручения и письма - запросы вышестоящихорганизаций - к указанному в письме сроку или установленномуГубернатором; - обращения министерств и ведомств во исполнение документовПравительства Российской Федерации - согласно указанному в нихсроку; - экспертные заключения Управления Министерства юстицииРоссийской Федерации по Сахалинской области - до 20 дней; - телеграммы, радиограммы, ВЧ-граммы, требующие срочногорешения - до двух дней, остальные - в течение 10 дней; - протоколы совещаний, коллегий при Губернаторе - согласноустановленному в них сроку; - исходящие инициативные письма Губернатора, Администрации поосновным вопросам деятельности - согласно установленному в нихсроку; - критические замечания и предложения, содержащиеся ввыступлениях органов печати - до 15 дней; - заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дняпоступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - неболее 15 дней; - поручения с конкретной датой исполнения выполняются вуказанный срок; - поручения без указания конкретной даты, имеющие в текстепометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, остальные - вмесячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты ихподписания; - письма предприятий, организаций, учреждений, муниципальныхобразований - до 10 дней; - протокол разногласий: - составление и направление - до 10дней, рассмотрение - до 20 дней. 8. 2. Контроль за исполнением документа осуществляется смомента постановки документа на контроль (записи в резолюцииГубернатора). 8. 3. Если исполнитель не может в установленный срокисполнить документ, он должен не позднее чем за 3 дня до истечениясрока обратиться с письменной просьбой о продлении срокаисполнения документа с указанием причин отсрочки к Губернатору,вице-губернатору области, руководителю Аппарата, управляющемуделами (в соответствии с распределением обязанностей). 9. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 9.1. Общие положения 9. 1.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобамиграждан осуществляется в соответствии с Конституцией РоссийскойФедерации, действующим законодательством, постановлениями ираспоряжениями Губернатора, Администрации, Регламентом и настоящейИнструкцией. 9. 1.2. Работу с обращениями граждан осуществляет отдел поработе с населением. Работники отдела по работе с населением осуществляютцентрализованный учет и организацию рассмотрения письменных иустных обращений граждан, поступающих в Администрацию, анализируютхарактер вопросов, поднимаемых гражданами, информируют об ихсодержании Губернатора, выявляют причины появления жалоб ипредлагают меры по их устранению. Возникающие вопросы, связанные с обращениями граждан, отделпо работе с населением решает в тесном взаимодействии ссоответствующими органами исполнительной власти области,подразделениями Аппарата. 9. 1.3. Обращения граждан подразделяются на предложения,заявления и жалобы: - предложения - обращения граждан, направленные на улучшениедеятельности государственных органов, рыночных структур экономикии общественных организаций; - заявления - обращения граждан с требованием овосстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенныхдействиями или решениями государственных органов, владельцамипредприятий и организаций различных форм собственности,должностными лицами и общественными организациями. 9. 1.4. Работа с предложениями, заявлениями и жалобамиграждан осуществляется в соответствии с Конституцией РоссийскойФедерации, действующим законодательством, постановлениями ираспоряжениями Губернатора, Администрации, Регламентом,соответствующими должностными обязанностями и настоящейИнструкцией. 9.2. Порядок работы с обращениями граждан 9. 2.1. Все поступившие в канцелярию общего отдела обращенияграждан передаются в отдел по работе с населением, гдепроизводится их регистрация в день поступления. Данные орегистрации вносятся в электронную базу данных. В органах исполнительной власти области письменные и устныеобращения граждан, при отсутствии средств автоматизации,регистрируются в специальных журналах. Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только поним можно установить адрес отправителя или когда дата почтовогоштемпеля необходима для подтверждения времени отправления иполучения предложения, заявления или жалобы. 9. 2.2. На всех поступивших в адрес Администрации письменныхи устных обращениях граждан в правом нижнем углу лицевой стороныобращения проставляется регистрационный штамп с указанием даты ирегистрационного номера. Для автоматизированного учета и анализа письменных и устныхобращений граждан в отделе по работе с населением применяютсясредства электронно - вычислительной техники (ЭВТ) ссоответствующим программным обеспечением. Запись на ЭВТ дублируется машинограммной регистрационно -контрольной карточкой при помощи вывода ее на дисплей ипоследующей распечаткой на принтере (приложение 38). Данная регистрация карточки используется в качествевспомогательной справочной картотеки в целях страховки информацииоб обращениях граждан от предотвращения повторной их регистрации. 9. 2.3. Устные обращения граждан предварительно фиксируются вспециальном журнале и учетной карточке с последующим вводом данныхв память персонального компьютера (приложение 39). 9. 2.4. На каждое письменное обращение гражданина заводитсядело и регистрационная карточка в трех экземплярах. Первый экземпляр карточки ставится в картотеку, второйостается в деле, третий - у помощников вице-губернаторов области. 9. 2.5. Повторным письменным и устным обращениям гражданприсваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующейграфе регистрационно - контрольной карточки указываетсярегистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения, а также нарегистрационно - контрольной карточке делается пометка "повторно"и приобщается вся предшествующая переписка. Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы,поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу ипоступившие для рассмотрения в один и тот же орган исполнительнойвласти в случае несогласия автора с ответом. 9. 2.6. Поступившие в адрес Администрации письменныеобращения граждан после их регистрации и оформления отделом поработе с населением передаются через секретариат Губернатору,вице-губернаторам области (в соответствии с распределениемобязанностей) или начальником отдела направляются попринадлежности руководителям органов исполнительной властиобласти. Губернатор, вице-губернаторы области рассматривают переданныеим обращения, определяют конкретных исполнителей, после чего ихпомощники возвращают "дело" с резолюцией в отдел по работе снаселением. 9. 2.7. Обращения граждан должны направляться исполнителям всоответствующие организации и учреждения не позднее чем в5-дневный срок со дня регистрации в отделе по работе с населением. Работники отдела извещают авторов обращений в письменной илиустной форме о том, куда направлены для рассмотрения их письма ителеграммы. Об устном уведомлении делается запись в карточке. 9. 2.8. Если поручение по обращению заявителя дано несколькиморганам исполнительной власти области, ответственным исполнителемсчитается тот орган, руководитель которого указан первым. Органам исполнительной власти области - соисполнителямнаправляются копии обращений, а они представляют ответственномуисполнителю необходимые материалы или информацию для обобщения иподготовки ответа автору обращения в форме служебной записки. Вслужебной записке указывается, к какому регистрационному номеруона относится; исходящий номер органа исполнительной властиобласти - соисполнителя не проставляется, т.к. внутренняяпереписка не подлежит регистрации. 9. 2.9. Письма рассматриваются в срок до одного месяца со дняих регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения ипроверки - не более 15 дней. Если для решения соответствующего обращения необходимопроведение специальной проверки, запрос дополнительных документови материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могутбыть продлены, в порядке исключения, Губернатором,вице-губернаторами области, давшими поручение, но не более чем наодин месяц, о чем сообщается автору. 9. 2.10. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающиес прямого эфира в передаче "Час губернатора", рассматриваются всроки, указанные на карточке. 9. 2.11. Регистрационный индекс письменного и устногообращения граждан состоит из порядкового номера обращения впределах каждого календарного года. Регистрационный индекс может иметь дополнительно и другиеобозначения, обеспечивающие систематизацию и поиск обращения вваловой карточке (например: ЛП - личный прием). При регистрации предложений, заявлений и жалоб гражданпишется их фамилия, имя, отчество, место работы или домашнийадрес. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даютсяпромежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контрользавершается только после принятия окончательного решения иисчерпывающих мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб,решение об этом принимается Губернатором, вице-губернаторомобласти, который дал указание о контроле. 9. 2.12. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждандают Губернатор, вице-губернаторы области в письменной или устнойформе. В случае устного ответа делается соответствующая запись врегистрационно - контрольной карточке. Ответы авторам обращений подписываются Губернатором,вице-губернаторами области или руководителями органовисполнительной власти области в зависимости от содержанияпоручения и сложности вопроса. Копия ответа вместе с основанием (материалы обращения)передаются из органа исполнительной власти области - исполнителя вотдел по работе с населением. На копии ответа заявителю указывается фамилия ответственногоисполнителя и номер телефона, а также должны быть визы соискателей(с их расшифровкой). 9. 2.13. Материалы для анализа и обобщения ежеквартальноподготавливаются отделом по работе с населением и оформляются ввиде аналитических справок и статистических отчетов. 9. 2.14. Заявления, предложения, жалобы граждан после ихисполнения списываются "в дело" должностным лицом, принявшим данноерешение. (В редакции Постановления Губернатора Сахалинской областиот 05.09.2003 г. N 46) Предложения, заявления и жалобы граждан, направляемые дляразрешения в органы исполнительной власти области, подлежатвозврату в отдел по работе с населением вместе с ответом на них.Ответы, подготовленные в органах исполнительной власти области вадрес вышестоящих органов государственной власти, регистрируютсяна отправку только в отделе по работе с населением. На каждом заявлении, предложении, жалобе после их исполнениядолжна быть надпись "в дело", личная подпись должностного лица,принявшего это решение, дата. Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на нихи документы, связанные с их решением, а также документы по личномуприему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел. Документы в этих делах располагаются в хронологическом илиалфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и другиедокументы, связанные с их рассмотрением, составляют в делесамостоятельную группу. Повторные письменные обращения или дополнительные материалыподшиваются к данной группе документов. При формировании дел проверяется правильность направлениядокументов в дело, их полнота (комплектность). Не разрешенныепредложения, заявления, жалобы граждан, а также неправильнооформленные документы подшивать в дело запрещается. 9. 2.15. Ответственность за сохранность документов попредложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается навице-губернаторов области, руководителей органов исполнительнойвласти области, учреждений, организаций, предприятий и должностныхлиц, работающих с данной категорией документов. Срок хранения документов по предложениям, заявлениям ижалобам определяется по согласованию, номенклатуре дел. По истечении установленного срока хранения дела подлежатуничтожению согласно настоящей Инструкции (приложение 42). 9.3. Организация работы по личному приему граждан 9. 3.1. Личный прием граждан в Администрации осуществляют:Губернатор, первый вице-губернатор области, вице-губернаторыобласти, руководители органов исполнительной власти области. 9. 3.2. График приема граждан составляется начальником отделапо работе с населением на первое число каждого месяца,согласовывается со всеми должностными лицами, внесенными в него, иопубликовывается в печати. 9. 3.3. Предварительную запись на прием осуществляютработники отдела по работе с населением. На каждое обращениезаполняется карточка приема граждан (приложение 39). При повторныхобращениях к карточке прикладываются все имеющиеся материалы поэтому заявителю (карточка предыдущего приема, учетная карточкаписьма, "Дело"). 9. 3.4. При необходимости работники отдела по работе снаселением дают гражданам разъяснения и справки. 9. 3.5. Перед приемом граждан работники отдела по работе снаселением проводят необходимую проработку вопроса и до приемаинформируют ведущего прием руководителя о записавшихся гражданах. 9. 3.6. После завершения личного приема поручениядолжностного лица, ведущего прием, направляются работниками отделапо работе с населением исполнителям. 9. 3.7. Поступившие ответы о принятых мерах по реализациипоручений передаются на ознакомление должностному лицу,осуществлявшему прием. 9. 3.8. Рассмотрение обращений считается завершенным послесписания их "В дело" ведущим прием руководителем. Если контроль зарассмотрением заявления продолжается, то на учетной карточкеделается отметка о продлении срока рассмотрения. 9. 3.9. Ответственность за состояние делопроизводства поматериалам с личного приема граждан и выполнение настоящейИнструкции возлагается на начальника отдела по работе снаселением. 10. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 10.1. Общие положения 10. 1.1. Настоящий раздел Инструкции определяет общий порядокобращения с документами и машинными носителями информации (МНИ),содержащими служебные сведения ограниченного распространения вАдминистрации. Под МНИ понимаются магнитные ленты, жесткие (счетные инесчетные) магнитные диски, оптические диски, гибкие магнитныедиски (дискеты) и магнитные карты. 10. 1.2. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, касающаяся деятельностиАдминистрации, ее Аппарата, ограничения на распространение которойдиктуются служебной необходимостью. 10. 1.3. Не могут быть отнесены к служебной информацииограниченного распространения: законодательные и другие нормативные акты, устанавливающиеправовой статус органов государственной власти, органов местногосамоуправления, организаций, общественных объединений, а такжеправа, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях,экономическую, метеорологическую, демографическую, санитарно -эпидемиологическую и другую информацию, необходимую дляобеспечения безопасности функционирования населенных пунктов,производственных объектов, безопасности граждан и населения вцелом; документы, содержащие информацию о деятельности органовгосударственной власти и органов местного самоуправления (описаниеструктуры органов, их функции, направления и формы деятельности, атакже их адреса), об использовании бюджетных средств и другихгосударственных и местных ресурсов, о состоянии экономики ипотребностях населения, за исключением сведений, отнесенных кгосударственной тайне; документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек иархивов, информационных системах органов государственной власти,органов местного самоуправления, общественных объединений,организаций, представляющие общественный интерес или необходимыедля реализации прав, свобод и обязанностей граждан; порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а такжеобращений граждан и юридических лиц; решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц,рассмотренным в установленном порядке. 10. 1.4. На документах, а в необходимых случаях и на ихпроектах, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, проставляется пометка "Для служебногопользования". 10. 1.5. Категории должностных лиц, уполномоченных относитьслужебную информацию к разряду ограниченного распространения,порядок передачи служебной информации ограниченногораспространения другим органам и организациям, порядок снятияпометки "Для служебного пользования" с носителей информацииограниченного распространения, организацию защиты служебнойинформации ограниченного распространения определяет Губернатор. 10. 1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесениислужебной информации к разряду ограниченного распространения,несут персональную ответственность за обоснованность принятогорешения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом10.1.3. настоящей Инструкции. 10. 1.7. Служебная информация ограниченного распространениябез санкции Губернатора, вице-губернаторов области, руководителяАппарата, управляющего делами не подлежит разглашению(распространению). 10. 1.8. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения сдокументами, содержащими такую информацию, государственныйслужащий (работник Аппарата, органа исполнительной власти области)может быть привлечен к дисциплинарной или иной, предусмотреннойзаконодательством, ответственности. 10. 1.9. В случае ликвидации органа исполнительной властиобласти решение о дальнейшем использовании служебной информацииограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия. 10. 1.10. К работе с документами, содержащими сведенияограниченного распространения, допускаются работники Аппарата,органов исполнительной власти области, ознакомленные с настоящейИнструкцией. 10.2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 10. 2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебногопользования" на документах, МНИ и изданиях, содержащих служебнуюинформацию ограниченного распространения, определяетсяисполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающимдокументы. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются вправом верхнем углу первой страницы документа, на обложке ититульном листе издания, а также на первой страницесопроводительного письма к таким документам. 10. 2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения, осуществляютсяработником общего отдела, которому поручено выполнение этойзадачи. 10. 2.3. При смене работника общего отдела, осуществляющегоучет документов с пометкой "Для служебного пользования",составляется акт приема - передачи этих документов другомуработнику, который утверждается управляющим делами илируководителем Аппарата. 10. 2.4. Документы с пометкой "Для служебного пользования": - учитываются отдельно от несекретной документации. Принезначительном объеме таких документов разрешается вести их учетсовместно с другими несекретными документами. В электроннойрегистрационной карточке документа с пометкой "Для служебногопользования" производится запись "ДСП"; - печатаются, как правило, в машинописном бюро общего отделас указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнеголиста каждого экземпляра документа количества отпечатанныхэкземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углупроставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени ифамилии специалиста, печатавшего документ; - передаются исполнителем после подписания вместе счерновиками работнику канцелярии для регистрации. Черновикидокумента уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах; - копируются (тиражируются) с письменного разрешенияруководителей Администрации, Аппарата. Учет размноженныхдокументов осуществляется поэкземплярно (приложение 40); - передаются работникам Аппарата, органов исполнительнойвласти области под расписку, пересылаются другим организациямспецсвязью; - не передаются по незащищенным каналам компьютерно -модемной связи; - рассылаются в несколько адресов согласно указателюрассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляровотправляемых документов. Указатель рассылки подписываетсягубернатором области (вице-губернатором области, управляющимделами); - хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах(ящиках, хранилищах). 10. 2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебногопользования" группируются в дела в соответствии с номенклатуройдел подразделений Аппарата, органов исполнительной власти областинесекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в котороепомещены такие документы, также проставляется пометка "Дляслужебного пользования". 10. 2.6. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой"Для служебного пользования", утративших свое практическоезначение и не имеющих научной и исторической ценности,производится по акту (приложение 42). В учетных формах об этомделается отметка со ссылкой на соответствующий акт. 10. 2.7. Проверка наличия документов, дел и изданий спометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одногораза в год комиссиями, назначаемыми руководителем Аппарата илиуправляющим делами. В состав таких комиссий обязательно включаютсяработники, ответственные за учет и хранение этих материалов. В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количествоизданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебногопользования", проверка наличия может проводиться не реже одногораза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. 10. 2.8. О фактах утраты документов, дел и изданий,содержащих служебную информацию ограниченного распространения,либо разглашения этой информации ставятся в известность начальникотдела информационной безопасности, управляющий делами,руководитель Аппарата и назначается комиссия для расследованияобстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследованиядокладываются управляющему делами, руководителю Аппарата. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Дляслужебного пользования" составляется акт, на основании которогоделается соответствующая отметка в учетных формах. Акты наутраченные дела постоянного срока хранения после их утвержденияпередаются в архив для включения в дела фонда. 10. 2.9. При снятии пометки "Для служебного пользования" надокументах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаютсясоответствующие отметки и информируются все адресаты, которым этидокументы (издания) направлялись. 10. 2.10. За утрату документов с пометкой "Для служебногопользования", разглашение служебной информации ограниченногораспространения, нарушение правил работы с документами,содержащими такую информацию, работник Аппарата, органаисполнительной власти области привлекается к дисциплинарной илииной предусмотренной законодательством ответственности. 10.3. Порядок обращения с машинными носителями, содержащими информацию ограниченного распространения 10. 3.1. Служебная информация, содержащая сведенияограниченного распространения, для хранения записывается только научетные съемные МНИ. Хранение информации с пометкой "Дляслужебного пользования" на несъемных МНИ без примененияспециальных мер защиты от несанкционированного доступазапрещается. Разрешение на использование специальных мер защиты,позволяющих осуществлять запись и хранение служебной информации,содержащей сведения ограниченного распространения, на несъемныхМНИ, дается Губернатором, вице-губернаторами области,руководителем Аппарата, управляющим делами (в соответствии сраспределением обязанностей) и оформляется в письменном виде. 10. 3.2. Все МНИ, предназначенные для записи информации,содержащей сведения ограниченного распространения, учитываются вжурнале учета МНИ (приложение 41). При регистрации дискеты, используемой для работы сперсональной ЭВМ, на нее наклеивается этикетка (как правило, такиеэтикетки поставляются фирмами вместе с дискетами), на которуюнаносятся следующие реквизиты: - гриф секретности; - регистрационный номер по журналу; - фамилия и инициалы пользователя (при несколькихпользователях проставляется учетный номер списка лиц, допущенных кинформации на данной дискете); - подпись лица, проводившего регистрацию, заверенная печатью,и дата регистрации. 10. 3.3. Регистрация несекретных МНИ может проводиться вжурнале регистрации МНИ, предназначенных для записи информации"Для служебного пользования". 10. 3.4. Перед началом обработки информации, содержащейсведения ограниченного распространения, на ЭВМ пользователиобязаны принять меры, исключающие возможность визуального обзораинформации лицами, не допущенными к ней. 10. 3.5. Режим хранения МНИ с записанной на них информацией,содержащей сведения ограниченного распространения, их выдачапользователям, передача от одного пользователя к другому должнысоответствовать требованиям, предъявляемым к документам с пометкой"Для служебного пользования". 10. 3.6. Разрешение на стирание потерявшей практическоезначение информации, записанной на МНИ, хранящихся в Аппарате,дается Губернатором, вице-губернаторами области, руководителемАппарата, управляющим делами (в соответствии с распределениемобязанностей). Стирание информации производится лицом, допущеннымк работе с соответствующей категорией стираемой информации, вприсутствии лица, ответственного за хранение МНИ, с применениемпрограмм, не позволяющих восстановить информацию с помощьюпрограммных инструментальных средств. После ее стирания делаетсяотметка в журнале (приложение 41), заверенная подписямиответственного лица за хранение МНИ и лица, производившегостирание, и проставляется дата. МНИ, после стирания с них информации, с учета не снимаются игриф секретности не снимается. 10. 3.7. Пришедшие в негодность МНИ уничтожаются физическимспособом, не позволяющим восстановить записанную на нихинформацию. Уничтожение МНИ оформляется актом и отражается вжурнале регистрации. 10. 3.8. Перед обработкой информации с МНИ, полученных отсторонних организаций, необходимо проверить их на "зараженностьвирусами". 10. 3.9. Распечатка на принтерах подготовленных на МНИдокументов, содержащих сведения ограниченного распространения,разрешается только на ЭВМ, размещенных в помещениях машинописногобюро или самого исполнителя, с соблюдением требований пункта10.3.4. настоящей Инструкции. 10. 3.10. На отпечатанном документе на оборотной сторонепоследнего листа наряду с другими необходимыми данными указываетсяучетный номер дискеты (МД N ... ). 10. 3.11. Передача информации, содержащей сведенияограниченного распространения, сторонним организациям посредствомкопирования информации на представленные ими МНИ разрешаетсятолько с письменного разрешения Губернатора, вице-губернаторовобласти, руководителя Аппарата, управляющего делами (всоответствии с распределением обязанностей). Представленные МНИдолжны быть отформатированы и не иметь записанной информации. 11. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 11.1. Изготовление и использование бланков документов 11. 1.1. Бланки документов и электронные шаблоны, применяемыев Аппарате, должны использоваться строго по назначению и безсоответствующего разрешения не могут передаваться другиморганизациям или лицам. 11. 1.2. Бланки писем, постановлений и распоряженийГубернатора, Администрации являются бланками строгой отчетности иподлежат учету в общем отделе. Бланки документов используются при подготовке проектовдокументов в Аппарате и органах исполнительной власти области. Вотдельных случаях бланки документов могут выдаваться вподразделения Аппарата, органы исполнительной власти области. Приэтом в журнале учета указывается фамилия должностного лица,давшего разрешение на выдачу бланков, наименование организации илиучреждения и фамилия их представителя, получившего их. 11. 1.3. Изготовление бланков документов Губернатора,Администрации обеспечивается общим отделом. Не разрешается изготовление бланков документов Губернатора,Администрации в подразделениях Аппарата, органах исполнительнойвласти области на компьютерах и копировально - множительныхаппаратах. 11. 1.4. Общий отдел: - оформляет заказы на изготовление бланочной продукции иобеспечивает контроль за их исполнением; - осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланковдокументов; - обеспечивает контроль за правильностью использованиябланков документов. 11. 1.5. Электронные шаблоны бланков документов по разрешениюначальника общего отдела могут передаваться в подразделенияАппарата, органы исполнительной власти области. При этом впередаваемые шаблоны проставляются идентификаторы, позволяющиеопределить организацию, получившую электронный шаблон. 11. 1.6. Руководители подразделений Аппарата, органовисполнительной власти области несут ответственность за обеспечениесохранности бланков документов Губернатора, Администрации иправильность их использования. 11.2. Изготовление и использование печатей и штампов 11. 2.1. Для удостоверения подлинности документов исоответствия копий документов подлинникам в Аппарате используютсягербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочногохарактера применяются соответствующие мастичные (резиновые)штампы. 11. 2.2. Печать Администрации с изображением Государственногогерба Российской Федерации (гербовая печать) хранится в финансово- кредитном отделе Аппарата и проставляется на документахмеждународного характера и государственного значения, скрепленныхподписью Губернатора или, по его поручению, вице-губернатораобласти, управляющего делами. Гербовая печать проставляется также на служебныхудостоверениях личности должностных лиц, назначаемых на должностьГубернатором, на командировочных удостоверениях, на документахличного состава, доверенностях и финансовых документах. 11. 2.3. На копиях постановлений и распоряжений Губернатора,Администрации, подготовленных к тиражированию, проставляетсякруглая (не гербовая) печать общего отдела. Оттиск печати проставляется на документах в строгоопределенном месте, при этом он должен захватывать частьнаименования должности лица, подписавшего документ. 11. 2.4. Изготовление гербовой печати производится поуказанию Губернатора. Образцы печатей и штампов согласовываются с руководителемАппарата. Заявки на их изготовление направляются в хозяйственныйотдел управления делами, который оформляет заказ на ихизготовление. 11. 2.5. Все печати и штампы регистрируются в канцелярииобщего отдела и выдаются работникам Аппарата под расписку вспециальном журнале учета, хранятся в надежно закрываемых иопечатываемых сейфах или металлических шкафах. 11. 2.6. Контроль за правильностью хранения и использованияпечатей и штампов в Аппарате осуществляет общий отдел, которыйнезамедлительно ставится в известность в случае утери печати,штампа. 11. 2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати иштампы возвращаются в общий отдел и уничтожаются по акту, а вжурнале учета проставляются соответствующие отметки. 11. 2.8. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов возлагаются наруководителей подразделений Аппарата, в которых эти печати иштампы используются. При смене руководителя подразделения печати иштампы передаются по акту с отметкой в журнале учета. Руководители подразделений Аппарата возлагают ответственностьза хранение и использование печатей и штампов на одного изподчиненных им работников. 12. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 12.1. Печатание документов 12. 1.1. Печатание документов осуществляется в машинописномбюро общего отдела, а также непосредственно в подразделенияхАппарата с использованием компьютерной и машинописной техники присоблюдении требований настоящей Инструкции. 12. 1.2. В машбюро общего отдела печатаются только служебныедокументы, при этом печатание документов под диктовку непроизводится. В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений ираспоряжений Губернатора, Администрации, документы первоговице-губернатора области, вице-губернаторов области, управляющегоделами, документы к мероприятиям, проводимым с участиемГубернатора, вице-губернаторов области. Срочные документы печатаются в очередности, определяемойведущим специалистом машинописного бюро по согласованию сисполнителями, передавшими материал для печатания. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки,сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на однойстороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации,использованием контрастных красителей синего, фиолетового иличерного цвета. Не принимаются для печатания небрежно инеразборчиво написанные черновики с использованием другихкрасителей, кроме указанных, или с наличием правленых карандашомошибок. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слови географических названий. Применяются только общепринятыесокращения слов. 12. 1.3. Документы, создаваемые в Администрации, печатаются вмашбюро на соответствующих бланках или на стандартных листахбумаги с использованием электронных шаблонов и, как правило,текстового редактора WinWord 97 или в другом, совместимом с ним,шрифтом Times New Roman или Times New Roman Cyr размером N 13.Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.Корректорские работы специалистами, печатающими документы, непроизводятся. Вторая и последующие страницы документа должны бытьпронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листаарабскими цифрами без слова "страница" (с.) и знаков препинания. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнемуглу проставляется отметка (колонтитул), содержащая идентификатор,который определяет наименование файла на машинном носителе иавтоматизированное рабочее место, где документ был распечатан. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (потребованию исполнителя) проставляются на лицевой сторонепоследнего листа документа внизу слева. 12. 1.4. Черновики и испорченные экземпляры отпечатанныхдокументов уничтожаются в машинах для уничтожения бумаг или вразорванном виде помещаются в закрывающиеся металлические бачкиили в крафт - мешки для последующего уничтожения. 12.2. Копирование (тиражирование) документов 12. 2.1. Копировально - множительные работы осуществляются вкопировально - множительном бюро хозяйственного отдела.Копирование (тиражирование) небольших по объему документов можетпроизводиться непосредственно в подразделениях Аппарата, имеющихмножительную технику. 12. 2.2. В копировально - множительное бюро хозяйственногоотдела на копирование сдаются только служебные документы, при этомведется журнал учета количества и тиража откопированныхдокументов. 12. 2.3. На копирование сдаются, как правило, первыеэкземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четконапечатанные. Заказы на копирование выполняются в порядкеочередности их поступления. 12. 2.4. Тираж изготовленных копий документов долженсоответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первымэкземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы в журналеучета делается соответствующая запись. 12. 2.5. Порядок использования имеющейся копировально -множительной техники в подразделениях Аппарата устанавливается ихруководителями. 12.3. Звукозапись мероприятий 12. 3.1. Звуковая запись мероприятий, проводимых с участиемГубернатора, вице-губернаторов области, обеспечивается управлениемделами и выполняется в диктофонном варианте или системойдокументирования устных выступлений. 12. 3.2. Звукозапись научно - практических конференций исеминаров, проводимых в большом (малом) зале Администрацииподразделениями Администрации по их заявкам, осуществляетуправление делами Аппарата (хозяйственный отдел, отделавтоматизированных информационных систем). 12. 3.3. Расшифровку звукозаписей коллегий при Губернаторе,заседаний Администрации, других мероприятий по поручениюГубернатора, руководителя Аппарата, управляющего деламиосуществляет машбюро общего отдела, при этом на лицевой сторонепоследнего листа стенограммы пишется слово "диктозапись",указывается фамилия работника, ответственного за расшифровкузвукозаписи, проставляется дата. Подготовленная стенограмма передается исполнителю, о чемпроизводится запись в журнале. 12. 3.4. Звукозаписи мероприятий, используемые прирасшифровке, размагничиваются после подготовки стенограмм. 12.4. Прием и передача текстов документов по официальным каналам факсимильной связи 12. 4.1 Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющиеофициальные номера Администрации, предназначены для передачитолько служебных документов. 12. 4.2. При приеме и передаче текстов служебных документовпо указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующимитребованиями: - объем передаваемого документа (тексты, схемы, графическиеизображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297)черным цветом, не должен превышать 5 листов; - документ для передачи по каналу факсимильной связи долженбыть подписан Губернатором (вице-губернаторами области,руководителем Аппарата, управляющим делами) и после регистрации вканцелярии передан в приемные Губернатора, вице-губернаторовобласти; - ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, ируководителя соответствующего подразделения Аппарата, органаисполнительной власти области; - факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, адоставляются адресату без перевода; - запрещается передавать тексты документов с пометкой "Дляслужебного пользования"; - подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается вжурнале учета без проставления регистрационного штампа. Подлинникидокументов после передачи по телефаксу возвращаются исполнителям сотметкой о времени отправки; - поступившие факсограммы учитываются в журнале учета безпроставления регистрационного штампа, передаются в канцеляриюобщего отдела для регистрации и дальнейшей передачи их адресатам. 12. 4.3. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в приемных Губернатора и вице-губернаторов области,осуществляется общим отделом. 13. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ 13. 1. Содержание служебного письма должно быть кратким,ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначноевосприятие содержащейся в нем информации. Образцы написанияслужебных писем прилагаются. 13. 2. Служебные письма печатаются на бланках установленнойформы формата А4 (210 х 297); письма, имеющие текст в несколькострок, печатаются на бланках формата А5. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как набланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3,5 см; правое - 1,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см. 13. 3. Служебное письмо имеет следующие реквизиты: а) герб Сахалинской области; б) наименование органа - администрация Сахалинской области; в) индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона,номер телефакса; г) дата; д) номер; ж) адресат; з) заголовок; и) текст; к) приложение; л) подпись; м) фамилия исполнителя и номер его телефона. 13. 4. Письма по вопросам, относящимся к компетенцииГубернатора, оформляются на бланке Губернатора (приложение 12). Письма по вопросам, относящимся к компетенции Администрации,адресованные органам законодательной, исполнительной и судебнойвласти, субъектам Российской Федерации, правительственнымучреждениям, организациям, их руководителям или конкретнымдолжностным лицам, органам местного самоуправления, оформляются набланках Администрации (приложения 13, 14) и подписываютсяГубернатором, а в его отсутствие - исполняющим обязанностиГубернатора. 13. 5. Письма за подписью вице-губернаторов области повопросам, входящим в их компетенцию, оформляются также на бланкахАдминистрации. 13. 6. Письма за подписью руководителей подразделенийАппарата и их заместителей по вопросам, входящим в компетенциюподразделений, оформляются на бланках подразделений Аппарата(приложения 15 - 27). 13. 7. Сопроводительные письма и некоторые другие документымогут оформляться на бланках с трафаретными частями текста. 13. 8. Письмо объемом более одной страницы имеет заголовок,который в краткой форме раскрывает его основное содержание. 13. 9. На лицевой или оборотной стороне последнего листаписьма в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя иномер его телефона. 13. 10. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью.Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (принеобходимости с указанием рассылки), помещается в дело всоответствии с номенклатурой дел. 13. 11. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются написчей бумаге формата А4. Текст телеграммы излагается кратко, безсоюзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), ссокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк); тексттелеграммы печатается без исправлений, без переноса слов, абзацеви не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись втелеграмме оформляется отдельной строкой, где указываетсядолжность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициаловимени и отчества). 13. 12. В письмах - ответах указывается номер и датадокумента, на который дается ответ; дата и номер письма выносятсяв заголовок его первого листа. 13. 13. Подписание письма, на котором обозначена подписьодного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом"за" или косой чертой перед наименованием должностиподписывающего) не допускается. 13. 14. Представляемые на подпись письма должны бытьзавизированы исполнителями и другими должностными лицами,ответственными за подготовку документов. Виза включает в себяличную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости -наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевойстороне последнего листа документа на нижнем его поле: на второмэкземпляре документа, отправляемого в один адрес (крометелеграммы), и на последнем экземпляре документа, отправляемого внесколько адресов. 13. 15. На письме указывается дата его подписания,утверждения. Датой документа является дата его подписания или утверждения,для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - датасобытия. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяцоформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2001 г.следует оформлять: 05.01.2001. Допускается словесно - цифровойспособ оформления даты, например: 5 января 2001 г. В текстедокумента используется только словесно - цифровой способ. 13. 16. В качестве адресата могут быть организации, ихструктурные подразделения, должностные или физические лица. Приадресовании документа должностному или физическому лицу инициалыуказываются перед фамилией. При направлении письма руководителю органа исполнительнойвласти области или организации их наименование входит в составнаименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся вдательном падеже). 13. 17. При направлении письма в орган исполнительной властиобласти или организацию их наименование пишется в именительномпадеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. 13. 18. При направлении письма в несколько однородных органовисполнительной власти области или организаций их наименованияуказываются обобщенно (например: главам городских и районныхадминистраций, руководителям органов исполнительной властиобласти). 13. 19 Адресат указывается в правом верхнем поле письма.Полный почтовый адрес указывается в случае его направленияразовому корреспонденту (кроме документов, адресованныхправительственным органам власти). 13. 20. Если письмо адресуется организации, указывают еенаименование, затем почтовый адрес; при адресовании документафизическому лицу указывают почтовый адрес, а затем инициалы ифамилию получателя. 13. 21. В адресной части документа (письма, телеграммы) можетбыть указано не более четырех адресатов. При этом каждый экземплярдокумента должен быть оформлен и подписан, а адресат, которомунаправляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлениидокумента более чем в четыре адреса составляется указательрассылки, который подписывается исполнителем, и на каждомэкземпляре документа указывается только один адресат. 13. 22. Копии отправляемых (исходящих) писем заверяютсяработником службы делопроизводства проставлением надписи "Верно",даты, личной подписи и печати службы делопроизводства. 13. 23. На документах, подлежащих утверждению, грифутверждения проставляется в верхнем правом углу первого листадокумента. Если документ утверждается должностным лицом, то грифутверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (безкавычек), наименования должности, подписи, инициалов имени,отчества и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением,протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименованияутверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документацентрировать элементы относительно самой длинной строки. 13. 24. Резолюция пишется на документе соответствующимдолжностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержаниепоручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 13. 25. Заголовок к тексту включает краткое содержаниедокумента. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,заголовок можно не составлять. 13. 26. Отметка о контроле - это отметка о контроле заисполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом илиштампом "Контроль". 13. 27. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы,связанного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаковхарактеризуемого объекта должны быть выражены именемсуществительным в именительном падеже или словосочетанием сглаголом второго лица множественного числа настоящего илипрошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились"и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должнысогласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженныеименем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф истрок должны быть согласованы с заголовками. Если таблицапечатается более чем на одной странице, графы таблицы должны бытьпронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номераэтих граф. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. Впервой части указывают причины, основания, цели составлениядокумента; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы,предложения, рекомендации. Текст может содержать однузаключительную часть (например, распоряжения, приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов,выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документовдругих организаций или ранее изданных документов, указывают ихреквизиты: наименование документа, наименование подразделения -автора документа, дату документа, регистрационный номер документа,заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то егоследует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруютарабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.)органов исполнительной власти области, действующих на принципахединоначалия, а также документах, адресованных руководству органаисполнительной власти области, организации, изложение текстадолжно идти от первого лица единственного числа ("приказываю","предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текстизлагают от третьего лица единственного числа ("постановляет","решил"). В совместных распорядительных документах текст излагают отпервого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественногочисла ("слушали", "выступили", "постановили"). В документах, устанавливающих права и обязанностиподразделений Аппарата, органов исполнительной власти области(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценкуфактов или выводы (акт, справка), используют форму изложениятекста от третьего лица единственного или множественного числа("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят","комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить","направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым",прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("комитет невозражает", "управление считает возможным"). 13. 28. Отметку о наличии приложения, названного в тексте,оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывают его наименование, количество листов и количествоэкземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,например: Приложение: 1. Положение об управлении кадров и наград на 5л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов управлениякадров и наград на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывают. В приложении к распорядительному документу на первом еголисте в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указаниемнаименования распорядительного документа, его даты ирегистрационного номера, например: Приложение 2 к постановлению Администрации от 15.06.2001 N 319 Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующимобразом: Приложение: письмо Росархива от 14.06.2001 N 02-4/156 иприложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документеадреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. 13. 29. В состав реквизита "Подпись" входят: наименованиедолжности лица, подписавшего документ (полное, если документоформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе,оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи(инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лицадолжность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностейих подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должностилиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением. Документ может быть подписан исполняющим обязанностидолжностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки"Зам." или косую черту перед наименованием должности. 13. 30. Гриф согласования документа состоит из словаСОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личной подписи, расшифровкиподписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др.,гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Администрации от 30.10.2001 N 451 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии департамента социальной защиты населения от 21.06.2001 N 10 13. 31. Согласование документа оформляется визой, включающейподпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи(инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются иприлагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в Аппарате, визыпроставляются в нижней части оборотной стороны последнего листаподлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется изподразделения Аппарата, визы проставляются в нижней части лицевойстороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листесогласования. Допускается полистное визирование документа и его приложения. 13. 32. Печать заверяет подлинность подписи должностного лицана документах, предусмотренных специальными нормативными актами,удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные сфинансовыми средствами. Документы заверяют печатью Администрации. 13. 33. При заверении соответствия копии документа подлинникуниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись"Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись;расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. 13. 34. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию,имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметкуоб исполнителе располагают на лицевой или оборотной сторонепоследнего листа документа в левом нижнем углу. 13. 35. Отметка об исполнении документа и направлении его вдело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такогодокумента, - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номердела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в делодолжна быть подписана и датирована исполнителем документа илируководителем подразделения, в котором исполнен документ. 13. 36. Отметка о поступлении документа в Администрациюсодержит порядковый номер и дату поступления документа (принеобходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в Администрациюпроставлять в виде штампа. 13. 37. Идентификатором электронной копии документа являетсяотметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждойстраницы документа и содержащая наименование файла на машинномносителе, дату и другие поисковые данные. 13. 38. Отправляемому (исходящему) письму присваиваетсярегистрационный номер, который состоит из индекса подразделенияАппарата и порядкового номера документа по группе исходящихдокументов (например: 1-1275). Исходящий номер может быть дополненчерез дробь индексом дела по номенклатуре дел (например:1-1275/25). 13. 39. Для отправки адресатам исходящие письма передаются вканцелярию общего отдела. В канцелярии общего отдела на исходящийдокумент заполняется электронная регистрационная карточка(приложение 38). На отправку передаются подлинник отправляемогодокумента и подписанный исполнителем указатель рассылки (принаправлении документа более чем четырем адресатам). При этом вканцелярию в соответствии с указателем рассылки дополнительнопередается необходимое количество оформленных для отправкиадресатам копий документов. В целях контроля за выполнением правительственных порученийруководители органов исполнительной власти области, подразделенийАппарата, готовившие документы Губернатора, Администрации вПравительство Российской Федерации, обеспечивают через канцеляриюобщего отдела направление копий этих документов впредставительство Сахалинской области при Президенте РоссийскойФедерации, Правительстве Российской Федерации, ФедеральномСобрании Российской Федерации. Документы отправляются адресатам в зависимости от срочностиих доставки. Степень срочности доставки документа определяетсяГубернатором, вице-губернатором области, руководителем Аппарата,управляющим делами. Письма, направляемые по домашним адресам, отправляются черезпочтовое отделение связи. Неправильно оформленные для отправки письма возвращаютсяисполнителям на доработку. Письма неслужебного характера к отправке не принимаются. 14. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 14.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 14. 1.1. Номенклатура дел представляет собойсистематизированный перечень заголовков дел, заводимых вделопроизводстве подразделений Аппарата, органах исполнительнойвласти области, с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения срокових хранения и является основой для составления описей делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а такжеиспользуется для учета дел временного (до 10 лет включительно)хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие вседокументируемые участки работы подразделения Аппарата, органовисполнительной власти области, в том числе личные дела и журналыучета документов. 14. 1.2. При составлении номенклатуры дел подразделенияАппарата, органа исполнительной власти области следуетруководствоваться Положением о подразделении, органеисполнительной власти области, штатным расписанием, планами иотчетами о работе и настоящей Инструкцией. 14. 1.3. Номенклатура дел органа исполнительной властиобласти на предстоящий календарный год разрабатывается в ноябре -декабре текущего года, согласовывается с областным государственнымархивом (далее - госархив) и подписывается руководителем органаисполнительной власти области (приложение 43). Номенклатуры дел подразделений Аппарата представляются вобщий отдел. Вновь созданное подразделение Аппарата (орган исполнительнойвласти области) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел. 14. 1.4. Сводная номенклатура дел Аппарата составляется общимотделом на основании номенклатуры дел подразделений Аппарата(приложение 36), подписывается начальником общего отдела,согласовывается с госархивом и утверждается управляющим делами илируководителем Аппарата. Названиями разделов Сводной номенклатуры дел являютсянаименования подразделений Аппарата, при этом разделырасполагаются в соответствии с утвержденной структурой Аппарата. В течение года в утвержденную Сводную номенклатуру дел посогласованию с госархивом могут вноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,согласовывается с госархивом, утверждается управляющим делами илируководителем Аппарата и с 1 января следующего года вводится вдействие. 14. 1.5. Графы Сводной номенклатуры дел Аппарата заполняютсяследующим образом: В графе "Индекс дел" проставляется индекс дела, состоящий изиндекса подразделения Аппарата и цифрового обозначения дела пономенклатуре. В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры делопределяется степенью важности документов, составляющих дела, и ихвзаимосвязью. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускаетсяупотребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разныематериалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов,сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименованийорганизаций. Если заголовок включает в себя термин "документы", тов скобках дается расшифровка: (планы, отчеты, записки и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования иоформления. В заголовок дела могут быть включены дополнительно следующиеэлементы: наименование организации, которой адресованы или откоторой получены документы (адресат или корреспондент документа);наименование территории, с которой связано содержание документовдела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документыдела; указание на копийность документов дела (если в деле подшитыкопии) и другие. В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела наосновании Перечня типовых документов учреждений и организаций суказанием сроков хранения (Москва, 1989 г.) и предложенийэкспертно - проверочной комиссии управления по делам архивовобласти по срокам хранения. На делах временного срока хранения, в которых могутнаходиться документы, имеющие научную, историческую и практическуюзначимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭК"(экспертная комиссия). В графе "Примечания" приводятся дополнительные сведения кделам (о формировании дел, особенностях их заведения ииндексирования, месте хранения), которые отражают спецификуорганизации делопроизводства в подразделении Аппарата. 14. 1.6. В номенклатуре дел могут быть предусмотренырезервные номера дел. 14.2. Оформление документов, законченных делопроизводством 14. 2.1. Законченные делопроизводством документы сдаютсяисполнителем в канцелярию общего отдела. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованияминастоящей Инструкции и списаны исполнителем в дело с отметкой орешении вопроса, расшифровкой своей подписи, указанием датысписания, которые проставляются в правом нижнем углу лицевойстороны первого листа документа на свободном от текста месте. Принеобходимости отметка о решении вопроса может быть сделана наоборотной стороне первого листа документа. В электронную карточкудокумента вносится отметка "В дело" о списании документа суказанием номера дела согласно номенклатуре дел. Неисполненные и неправильно оформленные документывозвращаются исполнителю. 14. 2.2. Документы формируются в дела в соответствии сутвержденной номенклатурой дел. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре; все документы, относящиеся к решению одного вопроса,формируются в одно дело; в дело группируются документы одного календарного года, заисключением переходящих дел; документы постоянного и временного сроков храненияформируются в дела раздельно. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс изаголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1","т. 2" и т.д. 14.3. Экспертиза ценности документов 14. 3.1. Экспертиза ценности документов проводится дляустановления научной, исторической и практической значимостидокументов с целью установления сроков хранения и отбора их нахранение. Экспертиза ценности документов в Аппарате, органеисполнительной власти области проводится при составленииноменклатуры дел, формировании дел и проверке правильностивключения документов в дела, при подготовке дел к передаче нахранение в Архив. Экспертиза проводится экспертной комиссией. Экспертная комиссия органа исполнительной власти областиназначается ее руководителем. Экспертная комиссия Аппарата назначается приказомруководителя Аппарата. В нее включаются руководители или главныеспециалисты подразделений Аппарата. Возглавляет экспертнуюкомиссию один из руководителей подразделения Аппарата. 14. 3.2. При проведении экспертизы ценности документовосуществляются: отбор документов постоянного и временного сроковхранения для передачи в Архив; отбор документов временного срокахранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащихдальнейшему хранению в подразделении; выделение к уничтожениюдокументов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно уточняются действующая номенклатура делподразделения Аппарата, органа исполнительной власти области исроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел,а также проверяется соблюдение правил оформления документов иформирования дел. 14. 3.3. Отбор документов для постоянного хранения проводитсяпутем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока храненияподлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики,варианты, неоформленные копии документов, факсограммы, документы,подлежащие возврату, и документы временного срока хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в делотолько в случае отсутствия подлинника документа, имеющегопрактическое, информационное и научное значение. Это относится,прежде всего, к документам, подписанным или правленнымГубернатором. С факсограмм, при необходимости включения их в дело,снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопииставится отметка об уничтожении факсограммы. Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотрус целью определения документов, подлежащих постоянному хранению.Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срокахранения, подлежат переформированию. Выделенные из их составадокументы постоянного срока хранения присоединяются к однороднымделам или оформляются в самостоятельные дела. 14. 3.4. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного срока хранения (приложение 45),а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению(приложение 42). 14. 3.5. Документы, не подлежащие сдаче в госархив, и делатрехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются вподразделении Аппарата, органе исполнительной власти области поакту (приложение 42), который утверждается управляющим делами илируководителем Аппарата, руководителем органа исполнительной властиобласти и хранится постоянно. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться намашинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещатьсяперед сдачей на переработку в металлические бачки, матерчатые иликрафт - мешки. 14. 3.6. Подшивка дел производится только после проведенияэкспертизы ценности документов. 14.4. Систематизация документов внутри дела 14. 4.1. В дело подшиваются все документы по конкретномувопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. Приотсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнительобязан сделать запись на документе об их местонахождении. 14. 4.2. Документы внутри дела располагаются вхронологической, вопросно - логической последовательности или ихсочетании. Нормативные и организационно - распорядительные документы иприложения к ним группируются в дела по видам актов и хронологии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Если же они утверждены как самостоятельныедокументы, то группируются в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам.Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. Дела переписки группируются, как правило, за периодкалендарного года и систематизируются по хронологии; документ -ответ помещается за документом - запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 14. 4.3. В делах, находящихся в делопроизводстве, документытекущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мерепоступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документамипостоянного срока хранения переоформляются в обратном порядке:документ, поступивший в календарном году последним, должен бытьвнизу дела, а первый документ календарного года - вверху делапервым. 14. 4.4. Все документы по одному вопросу, поступившие ирассмотренные в текущем году, группируются вместе в один разделпереписи. При возобновлении переписки по истечении года подшивкадокументов в дело переписки текущего года производится собязательными взаимными ссылками. 14. 4.5. При перешивке документов из одного дела в другое напрокладке указывается, куда перешит документ. 14. 4.6. Если в деле имеются обращения несколькихорганизаций, поступившие в разные сроки и исполненные однимрешением, то они группируются сначала по корреспондентскомупризнаку, а внутри этой группы - по хронологическому. 14. 4.7. Если в переписке или в документах, послужившихоснованием к выпуску решения Губернатора, Администрации, имеютсясекретные документы, то все документы по данному вопросупередаются в военно - мобилизационный отдел Аппарата. 14.5. Оформление дел и нумерация листов 14. 5.1. В зависимости от сроков хранения проводится полноеили частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения.Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет;нумерацию листов; составление заверительной надписи дела;оформление реквизитов обложки. Дела временного срока хранения не подшиваются, документы вних хранятся в скоросшивателях. 14. 5.2. Обложка дела оформляется по установленной форме(приложение 46). На обложке дела помещаются следующие реквизиты:название фондообразователя (Администрация Сахалинской области),индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов,количество листов в деле, срок хранения документов. На корешке дела указывается индекс дела по номенклатуре, годи срок хранения. 14. 5.3. При написании заголовка дела за основу беретсяформулировка, данная в номенклатуре дел. 14. 5.4. Даты на обложке должны соответствовать годузаведения и окончания дела. Крайними датами дела являются:начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем иконечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этомучитываются даты входящих и исходящих документов (в случае ихотсутствия - даты регистрации документов). При выведении крайних дат не учитываются даты списаниядокументов в дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя(за исключением случаев, когда на документах не имеется другихдат, кроме перечисленных). При написании крайних дат на обложках дел постоянного срокахранения число и год проставляются арабскими цифрами, а названиемесяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временногосрока хранения указывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей),проставляются крайние даты каждого тома (части). 14. 5.5. Надпись на обложке дела производится чернымисветостойкими чернилами или тушью. Наименование подразделенияАппарата (органа исполнительной власти области), год и номер делапроставляются на обложке штампами. 14. 5.6. По окончании календарного года в надписи на обложкахдел постоянного и временного сроков хранения вносятся уточнения:при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитыхдокументов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 14. 5.7. Листы в деле нумеруются простым карандашом, цифрыпроставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветнымикарандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется какодин лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый засередину, нумеруется как два листа. Документы с собственнойнумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются вобщем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются наоборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками,фотографиями и другими) нумеруется как один лист. Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруетсяотдельно. 14. 5.8. Каждое дело заканчивается заверительной надписьюустановленной формы. В заверительной надписи дела постоянного срока храненияцифрами и прописью указываются фактическое количество листов вданном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеровстраниц и графические особенности отдельных документов (чертежи,фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подписьработника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Если количестволистов в деле изменяется, заверительная надпись составляетсявновь. При изменении наименования подразделения Аппарата, органаисполнительной власти области в течение периода, охватываемогодокументами дела, или при передаче дела в другое подразделение наобложке дописывается новое наименование подразделения Аппарата,органа исполнительной власти области. В заверительной надписи дел временного срока храненияуказываются количество листов в деле, должность и фамилияработника, сформировавшего дело, дата. 14.6. Хранение документов и дел в подразделении Аппарата (органе исполнительной власти области) 14. 6.1. С момента заведения и до передачи в архив делахранятся по месту их формирования - в подразделениях Аппарата(органах исполнительной власти области). Руководители подразделений Аппарата (органов исполнительнойвласти области) ответственны за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенныхдля этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах,предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел подразделенияАппарата (органа исполнительной власти области), копия которойпомещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы дел пономенклатуре дел подразделения. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочихстолах запрещается. 14. 6.2. К каждому делу оформляется "лист выдачи документов"(приложение 47), в котором при ознакомлении работникаподразделения с теми или иными документами, находящимися в деле,должна каждый раз делаться соответствующая отметка, включающаядату, должность и фамилию ознакомившегося, а также переченьдокументов, с которыми он был ознакомлен. Изъятие документов из дел постоянного и пятилетнего срокахранения допускается в исключительных случаях и производитсятолько с разрешения руководителя подразделения (органаисполнительной власти области) с обязательным оставлением в делезаверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. 14.7. Передача дел в архив 14. 7.1. Подготовка документов к сдаче в архив включает:проведение экспертизы ценности документов; оформление дел;составление описей дел; составление актов о выделении куничтожению документов и дел. 14. 7.2. Законченные делопроизводством дела в течение пятилет хранятся в подразделении Аппарата (органе исполнительнойвласти области). Затем дела постоянного срока хранения сдаются вархив. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Аппарата(органа исполнительной власти области) работник службыделопроизводства в течение двух месяцев с момента ликвидации илиреорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы вдела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроковхранения. 14. 7.3. В подготовленном к сдаче в архив деле постоянногосрока хранения на последнем листе дела делается заверительнаянадпись о количестве пронумерованных листов и указывается фамилияи инициалы имени и отчества работника, пронумеровавшего дело. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящейИнструкцией правил, возвращаются в подразделение дляпереоформления. 14. 7.4. По указанию руководителя подразделения к сданному вархив делу могут быть приобщены дополнительные документы ссоответствующей записью в заверительной надписи. Эти документыподшиваются в дело непосредственно в архиве работникомподразделения Аппарата (службы делопроизводства органаисполнительной власти области). 14.8. Составление описей дел и документов 14. 8.1. На завершенные дела постоянного срока храненияежегодно составляются описи (приложение 45). Методическую помощь впроведении этой работы оказывает госархив. Дела, оставленные на контроле в подразделении Аппарата,органе исполнительной власти области, включаются в опись года. Вграфе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" (на контроле). 14. 8.2. Дела включаются в опись в соответствии с порядком ихрасположения по номенклатуре дел подразделения. Каждое деловносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если делосостоит из нескольких томов или частей, то каждый том или частьимеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются всоответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковымизаголовками или нескольких томов пишется полностью заголовокпервого дела, а на остальных однородных делах надписывается "Тоже", другие реквизиты дела указываются полностью (на каждом новомлисте описи заголовок воспроизводится полностью). 14. 8.3. Графа описи дел "Примечание" используется дляпроставления отметок о приеме дел, об особенностях их физическогосостояния, о наличии копий и т.д. Опись дел составляется в четырех экземплярах, которые послеподписания руководством Аппарата, органа исполнительной властиобласти передаются в управление по делам архивов области дляутверждения экспертно - проверочной методической комиссией (ЭПМК).Из четырех экземпляров описи три передаются в областной госархивпри сдаче дел на государственное хранение, а последний экземпляростается в Аппарате (органе исполнительной власти области). 14. 8.4. При передаче дел в госархив на экземплярах описипротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличиидела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами ипрописью количество фактически переданных (принятых) в госархивдел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работниковАппарата (органа исполнительной власти области) и госархива,осуществляющих прием - передачу дел, указывается дата. 14. 8.5. Вместе с делами Аппарата (органа исполнительнойвласти области) в госархив передаются регистрационные журналы,которые включаются в опись как отдельные единицы хранения. 14.9. Использование документов госархива 14. 9.1. Обработка документов, поступивших в госархив, атакже поиск архивных документов осуществляются работникамигосархива. 14. 9.2. Документы и дела, находящиеся на хранении вгосархиве, предоставляются работникам подразделений Аппарата(органов исполнительной власти области) для работы в помещениигосархива или во временное (не более одного месяца) пользованиевне госархива под расписку в учетной карточке выдачи документов(дел). Работники Аппарата (органов исполнительной власти области)несут ответственность за сохранность и правильное использованиеполученных архивных документов. 14. 9.3. Изъятие документов из архивных дел, передачаработниками подразделений Аппарата (органов исполнительной властиобласти) архивных документов или их копий работникам другихорганизаций не допускаются. При работе с архивными документами не разрешается вносить вних правку, делать пометки, работать с ними вне служебныхпомещений. 14. 9.4. Подлинники решений Губернатора, Администрации иуказатели рассылки из архива не выдаются. 14. 9.5. Документы архива из фонда Администрациипредоставляются учреждениям, организациям и гражданам по ихписьменным запросам с разрешения Губернатора, вице-губернаторовобласти, руководителя Аппарата, управляющего делами с указанием вучетных документах архива (регистрационная карточка, листиспользования, автоматизированная база данных и др.) фамилии,инициалов имени и отчества должностного лица, давшего разрешениена выдачу документов, и даты выдачи. 14. 9.6. Документы архива из фонда Администрациипредоставляются ООО "Консультант - Сахалин" для формированиясправочной правовой системы "КонсультантПлюс:СахалинскийВыпуск" поих письменному запросу с разрешения руководителя Аппарата,управляющего делами для оформления ссылок на документы прошлыхпериодов. Приложение 1 (Герб Сахалинской области) ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИот ___________ N ____________ г. Южно-Сахалинск Губернатор области И.О.Фамилия Приложение 2 (Герб Сахалинской области) РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИот ___________ N ____________ г. Южно-Сахалинск Губернатор области И.О.Фамилия Приложение 3 (Герб Сахалинской области) АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕот ___________ N ____________ г. Южно-Сахалинск Губернатор области И.О.Фамилия Приложение 4 (Герб Сахалинской области) АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕот ___________ N ____________ г. Южно-Сахалинск Губернатор области И.О.Фамилия Приложение 5 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗот ___________ N ____________ г. Южно-Сахалинск Вице-губернатор области, руководитель аппарата администрации области И.О.Фамилия Приложение 6 (Герб Сахалинской области) ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИот _______ N ___________ г. Южно-Сахалинск ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ГУБЕРНАТОР ОБЛАСТИ И.О.ФАМИЛИЯПрисутствовали:Первый вице-губернатор области - И.О.ФамилияВице-губернатор области,руководитель аппаратаадминистрации области - И.О.ФамилияВице-губернатор области - И.О.Фамилия-"- -"--"- -"--"- -"--"- -"-Вице-губернатор области, - И.О.Фамилияруководитель представительстваСахалинской областипри Президенте РФ,Правительстве РФ, ФС РФ Наименование рассматриваемого вопроса Участвовали в обсуждении Принятые решения Губернатор области И.О.Фамилия Приложение 7 СПРАВКА СОГЛАСОВАНИЯ к проекту постановления, распоряжения губернатора и администрации Сахалинской области по вопросу:__________________________________________________________________ Проект представлен | Фамилия, |Подпись,| | инициалы | дата | |руководителей| |___________________________________________|_____________|________|Орган |_________________________________| И.О.Фамилия |________| |_________________________________|_____________|________| |_________________________________|_____________|________|_________|_________________________________|_____________|________|Первый вице-губернатор области, | И.О.Фамилия | |вице-губернатор области, управляющий делами| | |(в соответствии с распределением | | |обязанностей) | | |___________________________________________|_____________|________|Согласовано: | | |___________________________________________|_____________|________|Вице-губернатор области, | И.О.Фамилия | |руководитель аппарата администрации | | |области | | |___________________________________________|_____________|________|Государственно - правовое управление | И.О.Фамилия | |___________________________________________|_____________|________|Общий отдел _______________________________| И.О.Фамилия |________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________| Разногласия по проекту писать на отдельном листе.__________________________________________________________________Визы: | |Подпись,| | | дата |___________________________________________|_____________|________|Секретариат губернатора области | И.О.Фамилия | |___________________________________________|_____________|________|Специалист (помощник) | И.О.Фамилия | |руководителя администрации области (в | | |соответствии с распределением обязанностей)| | |___________________________________________|_____________|________|Сектор по подготовке и | И.О.Фамилия | |выпуску документов общего отдела | | |___________________________________________|_____________|________| Приложение 8 СПРАВКА СОГЛАСОВАНИЯ к проекту закона Сахалинской области по вопросу:__________________________________________________________________ Проект представлен | Фамилия, |Подпись,| | инициалы | дата | |руководителей| |___________________________________________|_____________|________|Орган |_________________________________|_____________|________| |_________________________________|_____________|________| |_________________________________|_____________|________|_________|_________________________________|_____________|________|Первый вице-губернатор области, | И.О.Фамилия | |вице-губернатор области, управляющий делами| | |(в соответствии с распределением | | |обязанностей) | | |___________________________________________|_____________|________|Согласовано: | | |___________________________________________|_____________|________|Вице-губернатор области, | И.О.Фамилия | |руководитель аппарата администрации | | |области | | |___________________________________________|_____________|________|Государственно - правовое управление | И.О.Фамилия | |___________________________________________|_____________|________|Управление по взаимодействию с областной | И.О.Фамилия | |Думой | | |___________________________________________|_____________|________|Управление Минюста РФ по Сахалинской | И.О.Фамилия | |области | | |___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________| Разногласия по проекту писать на отдельном листе.__________________________________________________________________Визы: | Фамилия, |Подпись,| | инициалы | дата |___________________________________________|_____________|________|Секретариат губернатора области | И.О.Фамилия | |___________________________________________|_____________|________|Специалист (помощник) | И.О.Фамилия | |руководителя администрации области (в | | |соответствии с распределением обязанностей)| | |___________________________________________|_____________|________| Приложение 9 СПРАВКА СОГЛАСОВАНИЯ к проекту приказа вице-губернатора области, руководителя аппарата администрации Сахалинской области по вопросу:__________________________________________________________________ Проект представлен | Фамилия, |Подпись,| | инициалы | дата | |руководителей| |___________________________________________|_____________|________|Орган |_________________________________|_____________|________| |_________________________________|_____________|________|_________|_________________________________|_____________|________|Согласовано: | | |___________________________________________|_____________|________|Управляющий делами | И.О.Фамилия | |___________________________________________|_____________|________|Финансово-кредитный отдел | И.О.Фамилия | |___________________________________________|_____________|________|Государственно - правовое управление | И.О.Фамилия | |___________________________________________|_____________|________|Общий отдел _______________________________| И.О.Фамилия |________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________|___________________________________________|_____________|________| Разногласия по проекту писать на отдельном листе.__________________________________________________________________Визы: | Фамилия, |Подпись,| | инициалы | дата |___________________________________________|_____________|________|Начальник отдела кадров и наград | И.О.Фамилия | |управления государственной службы и наград | | |___________________________________________|_____________|________|Сектор по подготовке и | И.О.Фамилия | |выпуску документов общего отдела | | |___________________________________________|_____________|________| Приложение 10 СПИСОК рассылки документов губернатора и администрации Сахалинской области по вопросу: от "___"_________200_ г. N _______________________________________________________________________ Наименование | Кол-во | Наименование | Кол-во | организации | экз. | организации | экз. |________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|Всего к рассылке экз.___________________________________________________________________ Документ представлен | Фамилия, |Подпись,| | инициалы | дата |____________________________________________|_____________|________|____________________________________________|_____________|________|____________________________________________|_____________|________|____________________________________________|_____________|________|____________________________________________|_____________|________|Визы: |___________________________________________________________________|Секретариат губернатора области | И.О.Фамилия | |____________________________________________|_____________|________|Специалист (помощник) | И.О.Фамилия | |руководителя администрации области (в | | |соответствии с распределением обязанностей) | | |____________________________________________|_____________|________|Получено канцелярией для отправки "__" __________ 200_ г. __________________________________ (роспись, ф.и.о. лица, получившего документы на отправку) Приложение 11 СПИСОК структурных подразделений аппарата администрации области, которымрассылается приказ вице-губернатора области, руководителя аппарата администрации области по вопросу: от "___"_________200_ г. N _______________________________________________________________________ Наименование структур- | Кол-во | Наименование структур- | Кол-во | ного подазделения | экз. | ного подразделения | экз. |________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|________________________|________|Всего к рассылке экз.___________________________________________________________________ Документ представлен | Фамилия, |Подпись,| | инициалы | дата |____________________________________________|_____________|________|____________________________________________|_____________|________|____________________________________________|_____________|________|____________________________________________|_____________|________|____________________________________________|_____________|________|Визы: |___________________________________________________________________|____________________________________________|_____________|________|____________________________________________|_____________|________|Получено канцелярией для отправки "__" __________ 200_ г. __________________________________ (роспись, ф.и.о. лица, получившего документы на отправку) Приложение 12 (Герб Сахалинской области) ГУБЕРНАТОР САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 72-19-02, факс: (424 2) 72-18-01, международный факс: 7-504-41-62200, телекс: 152123 AGAT SU, E-mail: governor@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru/governor.shtml________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 13 (Герб Сахалинской области) АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 72-19-02, факс: (424 2) 72-18-01, международный факс: 7-504-41-62200, телекс: 152123 AGAT SU, E-mail: ad_kanc@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 14 (Герб Сахалинской области) АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 72-19-02, телекс: 152123 AGAT SU, факс: (424 2) 72-18-01,международный факс: 7-504-41-62200, E-mail: ad_kanc@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru____________ N __________________На N _______ от _________________ Приложение 15 (Герб Сахалинской области) СЕКРЕТАРИАТ ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39,тел.: (424 2) 72-18-02, 42-00-69, 42-10-49, факс: (424 2) 72-18-01, международный факс: 7-504-41-62200, телекс: 152123 AGAT SU, E-mail: namakonov@adm.sakhalin.ru, shuvalov@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 16 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 74-48-48, 42-10-40, E-mail: baluk@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 17 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМОЙ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 74-28-16, 74-28-21, 42-48-83, 42-44-67, E-mail: ad_ted@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 18 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ КОНТРОЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 72-29-96, 42-90-53, 42-91-68, факс: (424 2) 42-32-23, 72-35-78, E-mail: ad_kontrol@adm.sakhalin.ru, ad_kontrol1@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 19 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ВОЕННО - МОБИЛИЗАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 42-39-53, 42-90-02____________ N ________________На N _______ от _______________ Приложение 20 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННО - ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 42-00-88, 42-46-31, 42-33-12, 42-45-99, факс: (424 2) 72-18-01, E-mail: ad_urist@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 21 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ПО ВОПРОСАМ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИОННОЙ РАБОТЕ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 42-45-88, 42-32-38, 74-42-00, 42-92-94, 42-41-09, 42-95-32, 42-47-71, 42-33-47, 42-46-78, факс: (424 2) 72-18-01, E-mail: ad_org@adm.sakhalin.ru, org_otd@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 22 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ И НАСЕЛЕНИЕМ 693011,г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 42-27-83, 74-28-14, 74-41-64, 42-40-72, 74-28-13, 42-99-56, 42-42-83, факс: (424 2) 72-18-01, 74-41-64; E-mail: ad_smi@adm.sakhalin.ru, ad_analitik@adm.sakhalin.ru, palata@adm.sakhalin.ru, ad_priem@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 23 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ И НАГРАД 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 42-47-75, 42-43-22, 42-47-86, факс: (424 2) 72-18-01, E-mail: ad_kadr@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 24 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРЕСС - ЦЕНТР 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 42-98-53, 74-41-28, 42-45-64, факс: (424 2) 42-45-64, E-mail: ad_press@adm.sakhalin.ru, ad_press1@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 25 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ОТДЕЛ НАЦИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 42-41-55, 42-99-91, факс: (424 2) 72-18-01, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 26 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ОТДЕЛ МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 42-90-79, 42-48-20, факс: (424 2) 72-18-01, E-mail: ad_molod@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 27 (Герб Сахалинской области) АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ОБЩИЙ ОТДЕЛ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 42-38-85, 42-48-56, 42-44-97, 42-48-92, факс: (424 2) 72-18-01, E-mail: halezov@adm.sakhalin.ru, ad_protokol@adm.sakhalin.ru, ad_kanc@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Приложение 28 ФОРМА журнала передачи документов администрации органам исполнительной власти области, другим организациям__________________________________________________________________ Дата | Номера | Адресат | Кто принял |передачи| передаваемых | | (фамилия и подпись) | | документов | | |________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________|________|____________________|_____________|______________________| Приложение 29 ПРОТОКОЛ заседания коллегии при губернаторе Сахалинской областиот _________ N ________ г. Южно-СахалинскПредседательствовал на заседании коллегии ____________________Присутствовали члены коллегии:(Инициалы имени, (должность, наименование организации)отчества, фамилия)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Повестка дня:1.2.3.СЛУШАЛИ:Выступили:РЕШИЛИ:Протокол вел (вела)__________________________________(инициалы имени, отчества, фамилия) К протоколу прилагается полная стенограмма заседания коллегии. Приложение 30 УТВЕРЖДАЮ губернатор Сахалинской области __________________ И.О.Фамилия "___"_____________ ________ г. ПРОТОКОЛ совещания у губернатора Сахалинской области"___" _______ ____ г.___________________________ (Наименование населенного пункта) Присутствовали: 1. И.О.Фамилия должность 2. И.О.Фамилия должность 3. И.О.Фамилия должность 4. и т.д. Содержание рассматриваемого вопроса______________________________________________________________ (И.О.Фамилия лиц, выступивших по данному вопросу) 1. И.О.Фамилия должностного лица, которому дано поручение. Содержание поручения. Срок исполнения. 2. и т.д. Руководитель секретариата губернатора области _______________ И.О.Фамилия (подпись) Приложение 31 (Герб Сахалинской области) ГУБЕРНАТОР САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОРУЧЕНИЕот __________ N ___________ 1. И.О.Фамилия должностного лица, которому дано поручение. Содержание поручения. Срок исполнения. 2. и т.д. ______________ И.О.Фамилия (подпись) Приложение 32 УТВЕРЖДАЮ губернатор Сахалинской области __________________ И.О.Фамилия "____" _______________ 200_ г. ПРОТОКОЛ встречи губернатора области с населением ________________________________ района_______________ __________________ (Дата) (Место проведения)Присутствовали:Фамилия, Имя, Отчество должностьФамилия, Имя, Отчество должностьФамилия, Имя, Отчество должность_______________ ________________________ _________ Проведено ___ встреч, сделано ____ поручений, в том числе:__________________________________________________________________ Краткое | Руководитель органа власти, | Срок | Отметка |содержание| которому поручено |исполнения|о согласовании| поручения| исполнение поручения | |с исполнителем|__________|_____________________________|__________|______________|__________|_____________________________|__________|______________|__________|_____________________________|__________|______________|Начальник отдела по работес населением управления аппаратаадминистрации области по работес общественностью и населением И.О.Фамилия Приложение 33 (Герб Сахалинской области) СЕКРЕТАРИАТ ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ _______________ _______________Уважаемый (ая) __________________________________________, (текст резолюции) Дата "____" ________ 200_ г.РуководительИ.О.Фамилия (Герб Сахалинской области) СЕКРЕТАРИАТ ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ _______________ _______________Уважаемый (ая) __________________________________________, (текст резолюции) Дата "____" ________ 200_ г.КонсультантИ.О.Фамилия Приложение 34 Контрольная карточка по выполнению документов вышестоящих органов представительной и исполнительной власти РФN и дата документа ________________________________Наименование документа ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________Исполняет данный документ(резолюция Губернатора,руководителя Аппарата) ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________Представляет отчетоб исполнении данногодокумента в секретариатГубернатора, на группуруководителя Аппарата ________________________________Срок представления отчетностиоб исполнении данногодокумента ________________________________Отметки, связанныес исполнением данногодокумента ________________________________Отметки о снятии с контроляданного документа ________________________________ Приложение 35 АКТ____________ 200__ года г. Южно-Сахалинск Мы, нижеподписавшиеся, работники общего отдела администрацииобласти, составили настоящий акт о том, что _______________________200_ года при вскрытии пакета (конверта)______________________________________________________________________________________________ - в нем оказалась (недостача, повреждение) ___________________ ______________________________________________________________ - ______________________________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Подписи: __________________________ __________________________ __________________________ Приложение 36 Описание электронной карточки входящего документаТип документаНа исходящий N _____ от __________________К входящему документу N_________ от ______Корреспондент (название)Корреспондент (группа)Входящие номер и дата документаИсходящие номер и дата документаКраткое содержание документаНомер делаСписок ключевых слов Ключевое словоСписок резолюций Исполнитель (Ф.И.О.)Исполнитель (группа)Поручение (содержание)Поручение (автор)Дата передачи документа исполнителюДата выполнения плановаяДата выполнения фактическаяИсходящий номер и дата документа Приложение 37 ЭЛЕКТРОННАЯ КАРТОЧКА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА ВВОД ИСХОДЯЩЕГО _______ ________Исходящий номер | | Дата документа | | |_______| |________| _______ ________Вид документа | | Признак контроля | | |_______| |________|___________________________________________________________________ _________________________________Подписал |_________________________________| ТЕКСТ СРОК _______ ИСХОДЯЩЕГО _______ ________ | | плановый |________| | | ________ | | перенесенный |________| | | ________ | | фактический |________| |___________________________| ______________________________________ |______________________________________| ______________________________________ Исполнитель |______________________________________| ____________ _________Количество | | Кому направлен | |адресатов |____________| |_________| __________________________ Территория |__________________________| ________________ХОД ВЫПОЛНЕНИЯ_________________ | | |_______________________________________________| Выпущен на входящий Ссылки на исходящий документ документ ___ ____________ ___ _________Номер |___| от |____________| Номер |___| от |_________| Приложение 38 УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ПИСЬМАИсп. | Ф.И.О. автора |ПРТ ВПРТ | |ПР АД ГС___________|______________________________________|________________Поступило |Адрес: |Прием почты___________|______________________________________|Письмо/тел.___________|______________________________________|Пер. Повт. Мн.___________|______________________________________|Коллек. Б/П___________|______________________________________|Муж. Жен.Направлено: | |__________________________________________________|________________Соц. пол.: пенс., раб., с/х. раб., ферм., в/сл., ЗК, дом/х., уч., б/р., н/у.Льготн. состав: инв. (ОВ, труда, детства., арм.), УОВ, мать (мн., гер., од.), Герой (Труда), пс./б., туб./б., семья погибшего в/сл., репрессир.___________________________________________________________________Аннотация:___________________________________________________________________Шифр темы: ___________________ жалоба, заявл., предл. Кол-во___________________________________________________________________Резолюция:___________________________________________________________________Контр. Рассм. Д/свед. О/З N __________ от _____________200__ г.___________________________________________________________________Доложено:___________________________________________________________________Отв./получен ______ Хар./отв. _____ Дело N ________ Папка _________Пункт _______ ХОД ИСПОЛНЕНИЯ Контрольные отметки__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение 39 КАРТОЧКА ПРИЕМА ГРАЖДАНN ______ Дата приема "__" _________200__ г.Фамилия, имя, отчество заявителя __________________________________Место работы _________________________________________________________________________________________________________________________Адрес местожительства _____________________________________________Содержание заявления _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Фамилия должностного лица,ведущего прием ____________________________________________________Поручение _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение 40Инв N ФормаСрок хранения ЖУРНАЛ N _________ учета размноженных документов на копировально - множительном аппарате _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ (наименование подразделения) Том N Начат "___" ________ 200_ г. Окончен "___" ________ 200_ г. на _________ листах Журнал в ___ томах_____________________________________________________________________________________________________________________________Поряд-| N и дата | Вид | Гриф |Коли-|Фами- | Расписка |Тре- | Размножение |Показания счетчика | Расписка | Отметка об |ковый | док-та, |доку-|секрет-|чест-|лия и |в получении|бует-|________________|___________________|в получении | уничтожении | N | подле- |мента| ности | во | ини- | заказа и | ся |Экзем-|К-во|К-во| До |После |Вид и |выполненного|печатных форм| | жащего | | | лис-|циалы | дата |изго-|пляров|лис-|лис-|нача-|оконч.|кол-во| заказа | и листов | | размно- | | | тов |испол-| | то- | |тов |тов | ла | раз- | форм | оригинала | брака | | жению | | | ори-|нителя| |вить | |экз.|бра-| раз-| мно- | | и дата | | | (ориги- | | |гина-|заказа| | экз.| | | ка | мно-| жения| | | | | нал) | | | ла | | | | | | |жения| | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| 23. |N 1/296 |План | ДСП | 10 |Гатова|Гатова | 1 | 1 | 10 | | 120 | 132 | |Соков |Гатова | |12.02.2001| | | |О.И. |17.02.2001 | | | | | | | |19.02.2001 |Васильева | | | | | | | | | | | | | | | |24.02.2001 |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| 24. |N 389 |Инст-| ДСП | 42 |Гатова|Гатова | 30 | 30 | 42 | | 132 | 177 | |Сидоров |Гатова | |16.03.2001|рук- | | |О.И. |17.03.2001 | | | | | | | |18.03.2001 |Васильева | | |ция | | | | | | | | | | | | |18.04.2001 |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| | | | | | | | | | | | | | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| | | | | | | | | | | | | | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| | | | | | | | | | | | | | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| | | | | | | | | | | | | | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| | | | | | | | | | | | | | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| | | | | | | | | | | | | | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| | | | | | | | | | | | | | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| | | | | | | | | | | | | | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| | | | | | | | | | | | | | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| | | | | | | | | | | | | | | | |______|__________|_____|_______|_____|______|___________|_____|______|____|____|_____|______|______|____________|_____________| Приложение 41Инв. N ФормаСрок хранения Гриф секретности ЖУРНАЛ N _________ учета машинных носителей информации _______________________________________ _______________________________________ (наименование подразделения) Том N Начат "___" ________ 200_ г. Окончен "___" ________ 200_ г. на _________ листах Журнал в ___ томах________________________________________________________________________________________________________Учет-|Гриф | Вид | Услов- | Отметка | Место | Ответственный | Отметка об | ный |сек- |машин-| ное |о получении МНИ | хране- | за хранение | отправке, | N |рет- | ного | наиме- |_________________| ния |__________________________________| уничтожении, | |ности| носи-| нование| N МНИ | Откуда |(N шка- | Фами- | Под- | Дата | Отметка | стирании | | | теля | запи- | и дата|поступил,| фа, | лия | пись | |о разрыве| информации, | | | (МНИ)| санной | полу- | N сопро-| стелла-| | | |МЛ, браке| перерегистр. | | | | инфор- | чения | вод. | жа) | | | | диска, | | | | | мации | | письма | | | | | дискеты,| | | | | | | | | | | |магнитной| | | | | | | | | | | | карты | |_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________|_____|_____|______|________|_______|_________|________|________|______|________|_________|______________| Приложение 42 УТВЕРЖДАЮ (наименование должности руководителя подразделения) ________ ____________________ (подпись) (инициалы, фамилия) АКТ N _____ о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих дальнейшему хранениюМы, ______________________________________________________________ (перечислить фамилии, имена, отчества и должности работников,__________________________________________________________________ составивших данный акт)__________________________________________________________________отобрали к уничтожению как не имеющие научно - историческойценности и утратившие практическое значение следующие документы(дела)__________________________________________________________________ (наименование подразделения)__________________________________________________________________ N | Год | Заголовок, номер | Количество | Примечание |п/п| | документа (дела) | | |___|__________|_______________________|______________|____________|___|__________|_______________________|______________|____________|___|__________|_______________________|______________|____________|___|__________|_______________________|______________|____________|___|__________|_______________________|______________|____________|___|__________|_______________________|______________|____________|___|__________|_______________________|______________|____________|___|__________|_______________________|______________|____________|ИТОГО за ___ год в акт N ___ внесено _____________ документов (дел) (прописью) __________________________ (подписи работников, __________________________ составивших акт)Документы (дела) уничтожены _______________________________________ (подпись работника службы делопроизводства) Приложение 43 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ__________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти области)__________________________________________________________________ N | Индексы | Заголовок дел | Сроки | Примечание |п/п| | | хранения | |___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________| Наименование должности руководителя органа исполнительной власти области _______________________________ (подпись) (инициалы имени, отчества, фамилия) Дата Согласовано с управлением по делам архивов области. Наименование должности работника архива _________ ___________________________ (подпись) (инициалы имени, отчества) Дата Приложение 44 УТВЕРЖДАЮ _____________________________________ (наименование должности руководителя) (подпись) И.О.Фамилия "____" ______________ 200_ г. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ____________________________ на 200_ год (наименование подразделения)__________________________________________________________________ N | Индексы | Заголовок дел | Сроки | Примечание |п/п| | | хранения | |___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|___|_____________|___________________|______________|_____________|Итоговая запись о категории и количестве дел Всего:По срокам хранения:ПостоянногоВременного (до 10 лет включительно)Временного (свыше 10 лет)Итого:Начальник общего отдела (подпись) И.О.ФамилияСогласовано: ЭПМК управление по делам архивовПредседатель ЭПМКСекретарь ЭПМКПротокол от __________ N _______ Приложение 45Администрация УТВЕРЖДАЮСахалинской области руководитель Аппарата И.О.Фамилия ФОНД N _____ ОПИСЬ N ______ дел постоянного хранения аппарата администрации за 200_ год__________________________________________________________________ N | Заголовок дел | Дата начала | К-во | Примечание |п/п| | и окончания дела | листов | |___|_____________________|__________________|________|____________|___|_____________________|__________________|________|____________|___|_____________________|__________________|________|____________|___|_____________________|__________________|________|____________|___|_____________________|__________________|________|____________|___|_____________________|__________________|________|____________|___|_____________________|__________________|________|____________|___|_____________________|__________________|________|____________|___|_____________________|__________________|________|____________|___|_____________________|__________________|________|____________|___|_____________________|__________________|________|____________|В данную опись внесено __ дел с N _____ по N _____________________________ _________ _____________________________(наименование должности) (подпись) (инициалы имени, отчества, фамилия работника подразделения)____________ 200_ г. УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК управления по делам архивов от ________ N __________ Приложение 46 АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ___________________________________________________________________ (наименование подразделения)___________________________________________________________________ФОНД N _____________ОПИСЬ N ____________ДЕЛО N _____________ ДЕЛО N __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Начато ______________ 200_ г. Окончено ____________ 200_ г. На ____ листах ____________________________________ (инициалы имени, отчества и фамилия) Срок хранения ______________________ Приложение 47 ЛИСТ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ из дела _________________________________________________________________________________________________________________________Дата выдачи| Кому | Подпись | Дата, номер, | Отметка | | (Ф.И.О., | работника, | и краткое | о возврате | | должность) | получившего | содержание | | | | документ | документа | |___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________|___________|____________|_____________|______________|_____________| Образец (Герб Сахалинской области) ГУБЕРНАТОР САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 72-19-02, факс: (424 2) 72-18-01, международный факс: 7-504-41-62200, телекс: 152123 AGAT SU, E-mail: governor@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru/governor.shtml________________ N ______________На _____________ от _____________ Председателю Сахалинской областной Думы И.О.Фамилия Уважаемый (ая) _________ (имя, отчество)! Направляю заключение на проект Закона Сахалинской области "Огербе Сахалинской области - субъекта Российской Федерации". Приложение: на 2-х л. в 1 экз. И.О.Фамилия Образец (Герб Сахалинской области) АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, тел.: (424 2) 72-19-02, факс: (424 2) 72-18-01, международный факс: 7-504-41-62200, телекс: 152123 AGAT SU, E-mail: ad_kanc@adm.sakhalin.ru, http://www.adm.sakhalin.ru________________ N ______________На _____________ от _____________ Правительство Российской Федерации И.О.Фамилия Уважаемый (ая) (Имя, Отчество)! Текст письма С уважением, губернатор Сахалинской области И.О.Фамилия Образец (Герб Сахалинской области) АДМИНИСТРАЦИЯ Администрация САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ Анивского района Мэру города 693011, г. Южно-Сахалинск, ________________ Коммунистический проспект, 39, И.О.Фамилия тел.: (424 2) 72-19-02, телекс: 152123 AGAT SU, факс: (424 2) 72-18-01,международный факс: 7-504-41-62200,E-mail: ad_kanc@adm.sakhalin.ru,http://www.adm.sakhalin.ru____________ N __________________На N _______ от _________________ Уважаемый(ая) (имя, отчество)! Текст письма Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия ОбразецДатаномер 694141, Сахалинская область, г. Корсаков, ул. Емельянова, д. 4, кв. 5 ____________________________ И.О.Фамилия Сообщаем, что Ваше обращение, поступившее на имя губернатораобласти, по его распоряжению направлено на рассмотрение вадминистрацию Корсаковского района. Приемная граждан администрацииобласти работает ежедневно с 9.00 до 17.00 часов, кроме субботы,воскресенья и праздничных дней, по адресу: 693011, г.Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, д. 39, каб. 110. Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия Оформляется на бланке Администрации Образец Мэру г. Охи и района ____________________ И.О.Фамилия Уважаемый (ая) (имя, отчество)! На Ваше обращение от _______________ N _____ о выделениисредств на обязательное медицинское страхование неработающегонаселения по поручению губернатора области сообщаю, что дефицитобластного бюджета составляет _______ процентов от расходов ипревышает по своему значению размер дефицита каждого изнижестоящих бюджетов. В нем нет свободных источниковфинансирования для выделения дополнительных средств Охинскомурайону. Наименование должности (подпись) И.О.Фамилия Оформляется на бланке Администрации РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НАПИСАНИЕ НЕКОТОРЫХ НАИМЕНОВАНИЙ, ДАТ И ЧИСЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ НАГРАДЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ звание Героя Российской Федерации орден "За заслуги перед Отечеством" I (II, III, IV) степени орден Жукова, орден Мужества, орден "За военные заслуги" орден Почета, орден Дружбы медаль ордена "За заслуги перед Отечеством" I (II) степени медаль "За отвагу" медаль "Защитнику свободной России" медаль "За спасение погибавших" медаль Суворова медаль Ушакова медаль Нестерова медаль "За отличие в охране государственной границы" медаль "За отличие в охране общественного порядка" юбилейная медаль "50 лет Победы в Великой Отечественной войне1941 - 1945 гг." медаль Жукова юбилейная медаль "300 лет Российскому флоту" медаль "В память 850-летия Москвы" знак отличия "За безупречную службу" - В системе государственных наград Российской Федерациисохраняются военный орден Святого Георгия и знак отличия -Георгиевский Крест, военные ордена Суворова, Ушакова, Кутузова,Александра Невского, Нахимова. ЗВАНИЯ - Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и спрописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаяхпочетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы: установить звание "Поставщик продукции для государственныхнужд России" установить почетное звание "Народный артист РоссийскойФедерации" присвоить почетное звание "Народный художник РоссийскойФедерации" но: наградить народного артиста Российской Федерации - Воинские звания, ученые степени и звания, иные званияпишутся со строчной буквы: генерал армии, адмирал действительный член Российской академии наук, академик член - корреспондент Российской академии наук, доктортехнических наук лауреат Государственной премии Российской Федерации,государственный советник налоговой службы III ранга ПРАЗДНИКИ И ЗНАМЕНАТЕЛЬНЫЕ ДАТЫ - В названиях праздников и знаменательных дат с прописнойбуквы пишутся первое слово и имена собственные: День Конституции Российской Федерации День согласия и примирения День единения народов День памяти и скорби День российской печати Новый год Международный женский день но: День Победы, Праздник Весны и Труда, 850-летие основанияМосквы - Если начальное порядковое числительное в таком названиинаписано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за нимслово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта 1 Мая УСЛОВНЫЕ ИМЕНА СОБСТВЕННЫЕ В особом стилистическом употреблении (в заявлениях,обращениях, приветственных адресах) с прописной буквы могутписаться слова Родина, Отчизна, Человек и другие. - Со строчной буквы пишется первое слово в следующихсловосочетаниях: государственная граница Российской Федерации государственная награда Российской Федерации - Слово Государственный пишется с прописной буквы в следующихсловосочетаниях: Государственный герб Российской Федерации Государственный гимн Российской Федерации Государственный флаг Российской Федерации РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ ЧИСЕЛ И ДАТ В ТЕКСТЕ ДОКУМЕНТА Слова год, годы сокращаются (г., гг.), если они приведены вдатах с обозначением месяца, квартала и полугодия. При этомквартал обозначается римской цифрой, полугодие пишется полностью. 3 ноября 2001 г. в ноябре 2001 г. в I квартале 2001г. в 2000 - 2001 годах с 2000 по 2001 год в 2001-м (если нет слова "год") за 70 - 80-е годы в зимний период 2001/02 года 2001/02 учебный год в первом полугодии 2001 года за 11 месяцев 2001 года в 2001 году бюджет на 2002 год инвалид I группы, рабочие III разряда 30-й ряд в 20-х числах апреля XX век от одного до трех лет в пять - шесть раз (но: в пять - десять раз) в 5, 10, 15 раз (если в ряду цифры до десяти и выше) за 20 лет две минуты на 30 минут 50-процентное две трети голосов март - апрель день - два одна четвертая часть населения 3 процента, 100 процентов, 66,5 процента 50 и 60% (Неправильно: 50 и 60%%) N 5, 6, 7 и 8 (Неправильно: NN 5,6, 7 и 8) параграф 8 и 9 (Неправильно: параграф параграф 8 и 9) 12,7 грамма (Неправильно: 12,7 грамм) 13,5 тонны (Неправильно: 13,5 тонн) 7 тонн, в приложениях - 7 т (Неправильно: 7,0 т) 7 килограммов, 70 килограммов 2,25 куб. метра (Неправильно: 2,25 куб. метров), но 28,5 тыс.метров 4 куб. метра, 500 куб. метров, в приложениях - 4 куб. м, 500куб. м 12 тыс. кв. метров, в приложениях - 12 тыс. кв. м 30 тыс. рублей (Неправильно: 30,0 тыс. рублей) 6 рублей, 16246385 тыс. рублей (но не 16 млрд. 246 млн. 385тыс. рублей) 241 млн. рублей, но: 241 миллион нам выделили 21 млрд. киловатт - часов на 600 гектарах 40 центнеров с гектара В тексте следует писать: 10 автомобилей, а не 16 штукавтомобилей, 10 рабочих, а не 10 человек рабочих. Но пишется: 10листов бумаги. Если при числе дано сокращенное обозначение единицыизмерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами,например: З л, 12 г, 580 кг. Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаютсяи многозначные количественные числительные, в целях унификацииследует и однозначные количественные числительные писать цифрами,за исключением числительных в косвенных падежах, например: вбиблиотеку поступило 5 ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке нехватает трех машин, в архиве - двух. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своемсоставе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок,25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы. При сочетании с помощью союза "и" двух или нескольких сложныхсуществительных с одинаковой второй частью эта часть можетприводится только при последнем слове, а при предшествующих словахвместо нее пишется так называемый висячий дефис. Например: газо- иэлектросварка (ср. газосварка и электросварка); водо- игазоснабжение; радио- и телепередачи; авто-, мото- и велогонки (нопри отсутствии союза и - слитное написание: газоэлектросварка). Если в документе встречаются выражения с числительными типа1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которыеобычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами,например: ... при увеличении скорости в 1,95 разапроизводительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не "вполтора раза"). Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте,рекомендуется писать словами, например: ... получено пачек двестибумаги..., ... человек триста. В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом)справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10,123-45-12 (или 45 12, . . ., 123 45 12). Между частями двойного номера дома ставится косая черта,например: ул. Ильинка, д. 90/2. Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинскийпер., д. 7а. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секундыставятся только при цифрах, к которым они относятся, и взаголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа,процентов и т.п. также пишутся словами. Знаки N, параграф, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когдаони обозначают соответствующие понятия во множественном числе) неудваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел. Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускаетсяприменять только в формулах; в тексте документов их необходимопередавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, атакже в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуетсяотрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другуюстроку или страницу. Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа,процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр. В этих целях между цифровыми и словесными выражениямипроставляется жесткий пробел. НАПИСАНИЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ СОКРАЩЕНИЙ СЛОВ В актах губернатора области, Администрации следует избегатьупотребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов,учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с ихофициальным наименованием. В приложениях к постановлениям ираспоряжениям все сокращения слов и наименований должны бытьобщепринятыми (например - УВД области, МВД России). В официальных документах не допускается употреблениесокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация". При необходимости многократного употребления наименованияоргана, его подразделения, учреждения, организации в рамках одногодокумента при первом упоминании приводится его полное, а в скобкахсокращенное наименование, например: подразделение аппаратаАдминистрации Сахалинской области (далее именуется подразделениеАппарата). Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются ипишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МПС, МГУ, ООН.Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся: а) прописными буквами, если образованы от имени собственного.Например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом); б) строчными буквами, если образованы от именинарицательного. Например: вуз (вуза). НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБИТЕЛЬНЫЕ СОКРАЩЕНИЯ СЛОВбывший - б.гектар - гагород - г. (а не гор.)города - гг.гражданин - гр., гр-нграмм - г (а не гр.)деревня - дер. (а не д.)дециметр - дм (а не дцм)другой (другие) - др.железная дорога - ж. д.завод - з-дкилограмм - кгкилометр - км (а не клм)копейка - коп.метр - ммиллиард - млрд.миллиметр - мммиллион - млн.область - обл.общество - о-воозеро - оз.переулок - пер.погонный метр - пог. мпроезд - пр.подъезд - под.поселок - пос.прочее - пр.и тому подобное - и т.п.пункт, пункты - п., пп.пункт при машинописи - птрабочий поселок - р. п.район - р-нрисунок - рис.рубль, рублей - руб.село - с. (при названии)страница - с. (при цифрах)таблица - табл.то есть - т.е.и так далее - и т.д.тонна - т (а не тн.)тысяча - тыс. (а не т.)участок - уч.фабрика - ф-кацентнер - цчас - ч.человек - чел. Примечание. В сокращенных обозначениях единиц измерения точкане ставится, например: см, кг, л, га, г, кв. км, куб. дм. Округление числовых значений величин до первого, второго,третьего и последующих десятичных знаков для различных типов,размеров, видов, одного названия, как правило, должно бытьодинаковым. Например: 89,775; 16,323. В написании имен, географических названий, терминов,должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразиепринципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифрслов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр,обозначающих столетия. Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами,например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должнаписаться так же. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества отфамилии, переносить их на другую строку или страницу. ВВОДНЫЕ СЛОВА И ОБОРОТЫ - Рекомендуется обособлять следующие вводные слова и обороты: без сомнения безусловно (не обособляется при утверждении) бесспорно (не обособляется при утверждении) более того, больше того вернее (в значении "вернее говоря") вероятно, вероятнее всего видимо в общем (в значении "в общем-то говоря") во всяком случае возможно вообще говоря во-первых, во-вторых... вплоть (с оборотом) впрочем в свою очередь в сущности в том числе (с оборотом) в частности (отдельно или с оборотом) выходит главное, самое главное дай бог действительно (в начале предложения) дескать допустим ей-богу естественно за исключением (с оборотом) знаете значит (в значении "следовательно") итак кажется, казалось бы как всегда как говорится как правило как следствие к несчастью конечно (кроме "конечно да", "конечно нет", "конечно правда","конечно же так") к примеру кроме (с оборотом в значении исключения) кроме того, кроме этого, кроме всего прочего к слову к сожалению кстати к счастью между прочим может, может быть можно сказать мол наверное наконец (при перечислении) на мой взгляд наоборот например напротив не дай бог несмотря на несомненно (не обособляется при утверждении) ну (кроме "ну что", "ну а", "ну и", "ну нет", "ну да") однако (в середине и в конце предложения, но не в значении"но") одним словом оказывается очевидно по-видимому по данным Госкомстата России по данным за 2001 год подчеркиваю пожалуй пожалуйста по-моему помимо (с оборотом в значении исключения) по мнению комитета по моему мнению по нашим данным понятно по прогнозам по сути (в значении "по сути говоря") по сути дела (в значении "по сути дела говоря") по существу (в значении "по существу говоря") похоже правда предположим прежде всего (в значении "во-первых") разумеется само собой разумеется с Вашего разрешения с другой стороны скажем скорее всего слава богу следовательно, словом с моей точки зрения собственно с одной стороны соответственно (в значении "следовательно") со своей стороны стало быть так (в начале предложения в значении "например") таким образом таких, как... так сказать точнее (в значении "точнее говоря") увы что ли что называется Не рекомендуется обособлять следующие слова и обороты: авось благодаря буквально ведь в итоге в конечном счете в конце концов (при инверсии обособляется: "Давайте закончимобсуждение, в конце концов") в крайнем случае в лучшем случае вместе с тем вообще, вообще-то в определенном смысле вопреки в основном в особенности в отличие в первую очередь в принципе в противном случае в результате вроде в самом деле (в значении "действительно") в связи с этим все равно в том числе в целом главным образом действительно (в середине предложения) значит (в значении "означает") именно исключительно как максимум, как минимум (при инверсии обособляется: "Навыступление дадим пять минут, как минимум") как таковое к тому же между тем наверняка наконец (в значении "в результате", "наконец-то") на первый взгляд наряду на самом деле небось опять-таки особенно отнюдь по идее по крайней мере (при инверсии обособляется: "Этот вопрособсуждался дважды, по крайней мере") по меньшей мере практически приблизительно при всем том примерно притом причем просто скорее словно согласно так называемый тем не менее то есть фактически хотя бы якобы Некоторые слова и словосочетания из перечисленных могутобособляться, но только в составе оборота. НАПИСАНИЕ ФАМИЛИЙ Фамилия с окончанием на гласные О и Е Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на букву О и Е, несклоняются. Например: Олег Савченко - Олегу Савченко. Фамилия с окончанием на гласные А и Я Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на гласные А и Я,склоняются. Например: Лабода - Лабоде, Кривченя - Кривчене. Фамилия с окончанием на согласную букву Мужские фамилии склоняются (кроме окончания - ЫХ). Например: Озолинг - Озолингу, Ковальчук - Ковальчуку, но Седых - Седых. Женские фамилии не склоняются. Например: Мария Озолинг - Марии Озолинг, Вера Ковальчук - ВереКовальчук. Фамилии, оканчивающиеся на мягкий знак и буквы ЕЦ и ОК Мужские фамилии склоняются. Например: Добродень - Добродню, Гороховец - Гороховцу. Женские фамилии не склоняются. Например: Ольга Хмель - Ольге Хмель, Любовь Зубок - Любови Зубок. КРАТКИЙ СЛОВАРЬ - СПРАВОЧНИК УПРАВЛЕНИЯ В РУССКОМ ЯЗЫКЕ При подготовке документа часто приходится сталкиваться свопросом синтаксического управления - выбором надлежащей падежнойформы и нужного предлога. Помещенный ниже краткий словарь -справочник поможет преодолеть трудности в выборе вариантныхконструкций. А адрес, в адрес, по адресу. Все варианты в значении"кому-либо", "на имя кого-либо" аккредитовать где (с предл. пад.) и реже куда (с вин. пад.) альтернатива чему амнистия кому (реже для кого) аналогичный чему и с чем аналогия с чем и между чем аннотация на что и чего апеллировать к кому - чему аргументировать что и чем ассигновать что и на что (реже для чего) аудиенция кому Б база чего, для чего базис чего, для чего баллотировать кого - что баллотироваться куда (в кого) бойкот кого - чего бойкотировать кого - что В в - за (при указании времени): 1) предлоги взаимозаменяемыпри обозначении срока, в течение которого совершается какое-либодействие; 2) предлоги различаются оттенками значения: в -указывает на период совершения действия, за - на протяженность вовремени, длительность процесса ввиду - вследствие (выражение причинных отношений): предлогисинонимичны, но чаще первый из них указывает на причинупредстоящего события, а второй - на причину совершившегося события вкладывать (вложить) куда (во что) и где возразить против чего и на что вопреки чему (не чего) восстановить что, в чем и против кого - чего вотировать что, за кого - что и против кого - чего выборы куда и где выплата чего Г голосовать кого - что и за кого - что Д датировать что и чем дело (судебное разбирательство, судебный процесс) о чем и почему денонсировать что дискутировать (дискуссировать) что и о чем дислоцировать кого - что депонировать чем доверие к кому - чему и кому - чему доверять что и в чем договор о чем и на что доказательство чего и чему доказать что документировать что и чем долг кому и перед кем З заведующий чем (не чего) заверить что и в чем закон чего и о чем запросить (сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего ио чем заслуживать чего (не что) заслужить что (не чего) заявить что и о чем И идентичный чему избрать кем и в кого инвестирование чего инвестиции во что инициатива кого - чего и в чем инкриминировать кому - что инспирировать кого - что интервью кому и с кем интервьюировать кого интересный кому и для кого К квота на что и чего командование чего и чем командовать кем - чем и над кем - чем командующий чем (не чего) комментарий (комментарии) кого - чего и к чему компенсация чего и за что контроль за чем, над кем - чем и чего корреспондировать с чем курировать кого - что (не кем - чем) Л ... лет чему (не чего) локаутировать кого М меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чегои по чему монополия чего и на что мониторинг чего мораторий на что Н налог на кого - чего, с кого - чего и на что невыгодный для кого - чего и кому - чему необходимость чего и в ком - чем необходимый кому, для кого - чего, для чего и на что несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем и с кем -чем несоответствие чего, чему, с чем и между чем неспособный к чему и на что О обеспечить кого чем и кому что обосновать (обосновывать) что и чем оплата чего и за что оплатить что (не за что) отказ в чем и от чего отношение в отношении кого - чего и по отношению к кому - чему отчет о чем и в чем отчитаться в чем (реже о чем) П патентовать что плата чего, за что и чем пользователь чего попросить что, чего и о чем поручить (в разных значениях) кому кого - что предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться,пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать каким-либообразом) что кому представить (дать, вручить, сообщить что-либо дляознакомления, осведомления, заключения, официального рассмотрения,сделать представление о награде, повышении по службе и т.п.) кого,что, кому, куда, кем и к чему преобразовать что во что преодолеть что претендовать на что претензия к кому, на что и за что присудить кого к чему и кому что Р равноправны друг с другом (не друг другу) равносильный для кого и чему решение чего и о чем руководить кем - чем руководство чем и чего С самоуправление кого, чего и где сверить что с чем свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие,удостоверяющие что-либо) чего и чему: 1) чего - при выражениизависимого слова именем существительным; 2) чему - при выражении зависимого слова указательнымместоимением свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) о чем свойственный кому (не для кого) совещание о чем и по чему согласно чему и с чем: 1) чему - на основании чего-либо; 2) с чем - в соответствии с чем-либо согласный (выражающий согласие), согласен с чем и на что согласование чего и с кем - чем согласованность чего и в чем содействие кому в чем сообразно чему и с чем: 1) чему - согласно чему-либо, наосновании чего-либо; 2) с чем - в соответствии с чем-либо сообщение чего и о чем: 1) чего - донесение сведений,уведомление; 2) о чем - то, что сообщается сообщить что и о чем: 1) что - донести сведения в полномобъеме; 2) о чем - донести частичные сведения, уведомить в общем виде соответственно чему (реже с чем) соответствие чему, между чем и с чем соответствовать чему список кого - чего способствовать кому - чему Т тенденция чего и к чему требовать чего, что, с кого, от кого и у кого У указание на что и о чем: 1) на что - совет, замечание,предписание; 2) о чем - сведения, сообщение о чем-либо указать что и на что: 1) что - показать, привести,перечислить, установить, назвать для сведения; 2) на что - обратить внимание, движением, жестом показать накого, что-либо уплата чего управляющий чем (не чего) уравнять кого - что в чем и с кем - чем Ф факт чего и о чем (разг.) X характеристика кого и (во избежание двузначности) на кого ходатайствовать о ком - чем и за кого - что Ц цель, с целью чего и в целях чего цена чего, кому - чему, за что и на что Ч читать что и о чем Э экспериментировать с кем - чем и над кем - чем Я явиться куда и где: 1) куда - прийти, прибыть куда-либо; 2) где - возникнуть, начать действовать, проявлять себя ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЧНЫХ ПРИЛОЖЕНИЙ К АКТАМ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ Таблица - это перечень сведений, числовых данных, приведенныхв определенную систему и разнесенных по графам. Таблицы существенно облегчают восприятие текста, насыщенногооднородными сведениями, обычно - цифровыми показателями количествачего-либо. Таблица включает в себя следующие элементы: 1) нумерационныйзаголовок (номер таблицы); 2) тематический заголовок; 3)заголовочную часть таблицы, расположенную в верхней части("головка"); 4) основную часть, состоящую в свою очередь из"боковика" (слева) и "прографки" (справа), членимой на части каквертикальными, так и горизонтальными линиями в соответствии собщим количеством показателей. Вертикальные ряды в таблицахназываются колонками, графами или столбцами; горизонтальные -строками. Разновидностью таблицы является вывод. Вывод - это таблицабез вертикальных и горизонтальных линеек. 1. Заголовок таблицы и заголовки граф Например: Нумерационный заголовок Приложение 1 к постановлению Администрации от 22.02.2001 N 58 Тематический заголовок Перечень лесоматериалов, поставляемых на экспорт в 2001 году Заголовки граф ___________________________________________________________ | Наименование | Единица |Количество| В том числе | |лесоматериалов|измерения| - всего | |Головка| |_________|__________|_______________________| | | | | первое | второе | | | | | полугодие | полугодие | |______________|_________|__________|___________|___________| Боковик Прографка Заголовок каждой графы должен располагаться непосредственнонад ней. В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов взаголовках граф не допускается. Заголовки граф следует писать в единственном числе. Например: наименование станков, единица измерения, срок поставки, формадокумента. В головке таблицы в конце предложения, даже если оно незакончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания неставятся. В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся спрописной буквы. Например: Таблица 1__________________________________________________________________Наименование|Единица измерения| 2001 год - всего | В том числе | продукции | | |первое полугодие|____________|_________________|__________________|________________|____________|_________________|__________________|________________|____________|_________________|__________________|________________|____________|_________________|__________________|________________| В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнегояруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго,третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если ониграмматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Например: Таблица 2__________________________________________________________________ Наимено-| Объем капитальных вложений | Гене- | вание | (млн. рублей) |ральный |предприя-|_______________________________________________| подряд-| тия |2001 |в том числе объем| 2002|в том числе объем| чик | |год -| строительно - |год -| строительно - | | |всего| монтажных работ |всего| монтажных работ | |_________|_____|_________________|_____|_________________|________|_________|_____|_________________|_____|_________________|________|_________|_____|_________________|_____|_________________|________|_________|_____|_________________|_____|_________________|________| Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся спрописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему надними заголовку графы. Например: Таблица 3__________________________________________________________________Наименование мебели| Исполнитель и срок выполнения работ | |______________________________________________| |Разработка технической | Производство первой | | документации | промышленной серии |___________________|_______________________|______________________|___________________|_______________________|______________________|___________________|_______________________|______________________|___________________|_______________________|______________________| 2. Боковик таблицы и элементы граф В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться спрописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутрипредложения. В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится. Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа)разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3). В прографке текст следует писать со строчной буквы, заисключением имен собственных. В графе Единица измерения наименование единиц измеренияследует писать в родительном падеже множественного числа, вскобках. Например: Таблица 4__________________________________________________________________ Наименование оборудования | Коли-| Завод - изготовитель | |чество| | |(штук)| |______________________________|______|____________________________|Установки для мойки крупы,подлежащей переработке, -всего 4 завод "Металлист"в том числе:производительностью 2 т/ч 2Установки для дробления крупы 12 завод "Заря"Итого 16__________________________________________________________________ Недопустимо давать в таблице графу "Номера по порядку" (Nп/п); графы и строки нумеруют только в том случае, если на нихесть ссылки в тексте. При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире. Особое внимание следует обращать на расположение цифровыхданных: десятки следует располагать под десятками, сотни - подсотнями, тысячи - под тысячами, десятые доли - под десятыми, сотые- под сотыми и т.д. 3. Одинаковые текстовые элементы и цифры Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменятькавычками. Нельзя заменять кавычками цифры, математические знаки, знакипроцента и номера, обозначения марок материалов и типоразмеровпродукции. Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя. Например: Таблица 5__________________________________________________________________ Наименование | Единица |Мощность|Срок ввода| Министерство |заводов и продукции |измерения| |в действие| (ведомство), | | | | |осуществляющее | | | | | строительство |____________________|_________|________|__________|_______________|Березниковскийазотно-туковыйзавод,Пермская область нитратные соли тыс. тонн 80 IV квартал Госстрой РоссииЗавод органическогосинтеза, г. БугульмаРеспублики Татарстан проксанолы -"- 20 -"- -"- проксамины 20__________________________________________________________________ 4. Сложные единицы измерения В графе Единица измерения сложные единицы измерения (такие,как шт/тон, тонн/метров и т.п.) можно заменять кавычками. Например: Таблица 6__________________________________________________________________Наименование оборудования| Единица |1999 год | 2000 год | 2001 год| измерения | | | | |_________________________|_________|_________|__________|_________|Грузонесущие контейнеры штук/тонн 39/14 48/16 50/18Транспортерырольганговые приводные -"- 25/12 30/12 40/20__________________________________________________________________ 5. Сноски и примечания В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкойили цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждойстранице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. Послезнака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В концетекста сноски ставится точка. Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, топримечания даются после сносок. Например: Таблица 7__________________________________________________________________ Наименование тракторов | 2000 год | 2001 год |_________________________________|________________|_______________|Тракторы - всего 60 65*) из них:гусеничные тракторы Т-74 42 35Тракторы Т-150 - всего 18 30 в том числе колесные тракторы: Т-150К 17 20 Т-150 1 2__________________________________________________________________ *) Включая производство по кооперации. Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимостиможет быть уточнен заводом - изготовителем. 2. Срок поставки тракторов может быть уточнен ведомством. 6. Однострочные и многострочные элементы таблиц Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются попоследней (нижней) строке боковика. Например: Таблица 8__________________________________________________________________ Наименование оборудования | Срок | Поставщик | поставки | | |___________________________________________|_________|____________|Станок для изготовления резиновых чехловдиаметром 1400 и 1600 мм 2001 год АО "Ижмаш"__________________________________________________________________ Двух- или многострочные текстовые элементы равняются попервой (верхней) строке боковика. В этом случае и цифрырасполагаются на верхней строке. Например: Таблица 9 (штук)__________________________________________________________________ Наименование оборудования |1998|1999|2000|2001| Завод - | | год| год| год| год| изготовитель |_____________________________|____|____|____|____|________________|Агрегатные станки 5 5 5 5 Московский завод"Станкоагрегат"Линии для обработки 2 2 2 2 Московский заводредукторов рулевого автоматическихуправления, модель ЛМ-533 линий__________________________________________________________________ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28 Дата введения 01.01.99 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОСТ Р 51141-98 RECORDS MANAGEMENT AND ORGANIZATION OF ARCHIVES. TERMS AND DEFINITIONS Предисловие 1. Разработан Всероссийским научно - исследовательскиминститутом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральнойархивной службы России. Внесен Федеральной архивной службой России. 2. Принят и введен в действие постановлением ГосстандартаРоссии от 27 февраля 1998 г. N 28. 3. Введен впервые. Введение Установленные в стандарте термины расположены всистематизированном порядке, отражающем терминологическую системупонятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Недопустимые к применению термины - синонимы приведены вкруглых скобках после стандартизованного термина и обозначеныпометой "Ндп". Термины - синонимы без пометы "Ндп" приведены в качествесправочных данных и не являются стандартизованными. Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущенапри использовании термина. Наличие квадратных скобок в терминологической статьеозначает, что в нее включены два термина, имеющие общиетерминоэлементы. В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно суказанием номера статьи. Приведенные определения можно при необходимости изменить,вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемыхв них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемогопонятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий,определенных в данном стандарте. Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, ихкраткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы- курсивом. 1. Область применения Настоящий стандарт устанавливает термины и определенияпонятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны дляприменения во всех видах документации и литературы поделопроизводству и архивному делу. 2. Стандартизованные термины с определениями 2. 1. Общие понятия 1. <делопроизводство; документационное обеспечениеуправления:> Отрасль деятельности, обеспечивающая документированиеи организацию работы с официальными документами. 2. Архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающаяорганизацию хранения и использования архивных документов. 3. <документ; документированная информация:> Зафиксированнаяна материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ееидентифицировать. 4. Внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму иразмер документа, носитель информации, способ записи, элементыоформления. 5. Носитель документированной информации: Материальныйобъект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой,звуковой или изобразительной информации, в том числе впреобразованном виде. 6. Изобразительный документ: Документ, содержащий информацию,выраженную посредством изображения какого-либо объекта. 7. Графический документ: Изобразительный документ, в которомизображение объекта получено посредством линий, штрихов,светотени. 8. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащийизобразительную и звуковую информацию. 9. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальныйдокумент, созданный кинематографическим способом. 10. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданныйфотографическим способом. 11. Иконографический документ: Документ, содержащийпреимущественно изображение произведения искусства, специальнойили художественной фотографии. 12. Фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию,зафиксированную любой системой звукозаписи. 13. Текстовой документ: Документ, содержащий речевуюинформацию, зафиксированную любым типом письма или любой системойзвукозаписи. 14. Письменный документ: Текстовой документ, информациякоторого зафиксирована любым типом письма. 15. Рукописный документ: Письменный документ, при созданиикоторого знаки письма наносят от руки. 16. Машинописный документ: Письменный документ, при созданиикоторого знаки письма наносят техническими средствами. 17. Документ на машинном носителе: Документ, созданный сиспользованием носителей и способов записи, обеспечивающихобработку его информации электронно - вычислительной машиной. 18. Видеограмма документа: Изображение документа на экранеэлектронно - лучевой трубки. 19. Беловой документ: Рукописный или машинописный документ,текст которого переписан с чернового документа или написан безпомарок и исправлений. 20. Черновой документ: Рукописный или машинописный документ,отражающий работу автора или редактора над его текстом. 21. Автор документа: Физическое или юридическое лицо,создавшее документ. 22. Документ личного происхождения (Ндп. личный документ):Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности иливыполнения общественных обязанностей. 23. Официальный документ: Документ, созданный юридическим илифизическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленномпорядке. 24. Служебный документ: Официальный документ, используемый втекущей деятельности организации. 25. Юридическая сила документа: Свойство официальногодокумента, сообщаемое ему действующим законодательством,компетенцией издавшего его органа и установленным порядкомоформления. 26. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времении месте создания которого, содержащиеся в самом документе иливыявленные иным путем, подтверждают достоверность егопроисхождения. 27. Подлинник (официального) документа: Первый или единичныйэкземпляр официального документа. 28. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинникадокумента, имеющий юридическую силу. 29. Копия документа: Документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинного документа и все его внешние признаки иличасть их, не имеющий юридической силы. 30. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой всоответствии с установленным порядком проставляют необходимыереквизиты, придающие ей юридическую силу. 31. Дублетный документ: Один из экземпляров копии документа. 2. 2. Делопроизводство 2. 2.1. <Документирование>. 32. Документирование: Запись информации на различныхносителях по установленным правилам. 33. Правила документирования: Требования и нормы,устанавливающие порядок документирования. 34. Система документации: Совокупность документов,взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида,сферы деятельности, единых требований к их оформлению. 35. Унифицированная система документации; усд: Системадокументации, созданная по единым правилам и требованиям,содержащая информацию, необходимую для управления в определеннойсфере деятельности. 36. Вид письменного документа: Принадлежность письменногодокумента к системе документации по признакам содержания ицелевого назначения. 37. Наименование документа: Обозначение вида письменногодокумента. 38. Организационно - распорядительный документ: Видписьменного документа, в котором фиксируют решениеадминистративных и организационных вопросов, а также вопросовуправления, взаимодействия, обеспечения и регулированиядеятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций,их подразделений и должностных лиц. 39. Реквизит документа: Обязательный элемент оформленияофициального документа. 40. Постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая частьреквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимаяпри его изготовлении. 41. Переменная часть реквизита документа: Изменяемая частьреквизита документа, вносимая в бланк документа при егозаполнении. 42. Формуляр документа: Набор реквизитов официальногописьменного документа, расположенных в определеннойпоследовательности. 43. Формуляр - образец документа: Модель построениядокумента, устанавливающая область применения, форматы, размерыполей, требования к построению конструкционной сетки и основныереквизиты. 44. Бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующихавтора официального письменного документа. 45. Унифицированная форма документа; уфд: Совокупностьреквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в даннойсфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядкена носителе информации. 46. Служебное поле унифицированной формы документа: Зонаунифицированной формы документа, предназначенная для закрепленияее в технических средствах хранения документов, а также нанесенияспециальных изображений. 47. Зона унифицированной формы документа: Часть площадиунифицированной формы документа установленного размера,предназначенная для заполнения определенными реквизитами. 48. Табель унифицированных форм документов: Переченьразрешенных к применению унифицированных форм документов. 49. Оформление документа: Проставление необходимыхреквизитов, установленных правилами документирования. 50. Подпись: Реквизит документа, представляющий собойсобственноручную роспись полномочного должностного лица. 51. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизитофициального документа, свидетельствующий об особом характереинформации, ограничивающий круг пользователей документа. 52. Гриф согласования: Реквизит официального документа,выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегосяавтором документа, с его содержанием. 53. Гриф утверждения: реквизит официального документа,придающий нормативный или правовой характер его содержанию. 54. Дата официального документа: Реквизит официальногодокумента, содержащий указанное на документе время его созданияи/или подписания, утверждения, принятия, согласования,опубликования. 55. Заголовок официального документа: Реквизит документа,кратко излагающий его содержание. 56. Виза официального документа: Реквизит документа,выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержаниемдокумента. 57. Резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи надокументе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое имрешение. 58. Текст официального документа: Информация, зафиксированнаялюбым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая всебе всю или основную часть речевой информации документа. 2. 2.2. <Организация работы с документами>. 59. Организация работы с документами: Организациядокументооборота, хранения и использования документов в текущейдеятельности учреждения. 60. Документооборот: Движение документов в организации смомента их создания или получения до завершения исполнения илиотправления. 61. Объем документооборота: Количество документов,поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. 62. <входящий документ; поступивший документ:> Документ,поступивший в учреждение. 63. <исходящий документ; отправляемый документ:> Официальныйдокумент, отправляемый из учреждения. 64. Внутренний документ: Официальный документ, не выходящийза пределы подготовившей его организации. 65. Регистрация документа: Запись учетных данных о документепо установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправленияили получения. 66. <регистрационный индекс документа; регистрационный номердокумента:> Цифровое или буквенно - цифровое обозначение,присваиваемое документу при его регистрации. 67. Контроль исполнения документов: Совокупность действий,обеспечивающих своевременное исполнение документов. 68. Срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно- правовым актом, организационно - распорядительным документом илирезолюцией. 69. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнениядокумента, установленный нормативно - правовым актом. 70. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнениядокумента, установленный организационно - распорядительнымдокументом организации или резолюцией. 71. Дело: Совокупность документов или документ, относящиеся кодному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельнуюобложку. 72. Формирование дела: Группирование исполненных документов вдело в соответствии с номенклатурой дел и систематизациядокументов внутри дела. 73. Оформление дела: Подготовка дела к хранению всоответствии с установленными правилами. 74. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе исодержании документов в деле. 75. Номенклатура дел: Систематизированный переченьнаименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков иххранения, оформленный в установленном порядке. 76. <индекс дела; номер дела:> Цифровое и/или буквенно -цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации,наносимое на его обложку. 2. 3. Архивное дело 2. 3.1. <Организация документов Архивного фонда РоссийскойФедерации>. 77. Архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ееструктурное подразделение, осуществляющие прием и хранениеархивных документов с целью использования. 78. Архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованноепомещение для хранения архивных документов. 79. Профиль архива: Установленный для архива состав длядокументов, подлежащих хранению. 80. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащийсохранению в силу его значимости для общества и равно имеющийценность для собственника. 81. Архивный фонд: Совокупность архивных документов,исторически и/или логически связанных между собой. 82. Архивный фонд российской федерации: Совокупностьдокументов, имеющих историческое, научное, социальное,экономическое, политическое или культурное значение, отражающихматериальную и духовную жизнь народов страны и являющихсянеотъемлемой частью историко - культурного наследия народовРоссийской Федерации. 83. Государственная часть архивного фонда РоссийскойФедерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиесягосударственной или муниципальной собственностью. 84. Негосударственная часть архивного фонда РоссийскойФедерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиесясобственностью негосударственных юридических лиц, собственностьюфизических лиц и включенные в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации на основании соглашения (договора) с собственником послеэкспертизы их ценности. 85. Объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд,комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный издокументов двух или более фондообразователей, имеющих между собойисторически обусловленные связи. 86. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд,состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни идеятельности физического лица, семьи, рода. 87. Архивная коллекция: Совокупность документов,образовавшихся в деятельности различных фондообразователей иобъединенных по одному или нескольким признакам. 88. Комплектование архива: Систематическое пополнение архивадокументами в соответствии с его профилем и действующимзаконодательством. 89. Источник комплектования: Юридическое или физическое лицо,чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. 90. Документальный фонд: Совокупность документов,образующихся в деятельности юридического или физического лица. 91. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, вдеятельности которого образуется документальный фонд. 92. Фондирование документов: Распределение документов поархивным фондам и архивным коллекциям. 93. Ценность архивного документа: Свойства архивногодокумента, обуславливающие его культурное, научное, экономическое,политическое значение. 94. Запретная дата документа: Дата, означающая, чтодокументы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной ипрактической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат. 95. Экспертиза ценности документов: Отбор документов нагосударственное хранение или установление сроков их хранения наоснове принятых критериев. 96. Перечень документов со сроками хранения:Систематизированный список видов и категорий документов,содержащий нормативные указания о сроках их хранения. 97. Выборочный прием документов на постоянное хранение: Приемна постоянное хранение отдельных видов документов организаций иливсех ценных документов ряда организаций из числа однородных. 98. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессеэкспертизы научной и практической ценности документов с истекшимисроками хранения, утративших практическое, научное илиобщественное значение, и отбор их к уничтожению. 2. 3.2. <Обеспечение сохранности документов>. 99. Обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико -химической сохранности документов и их учет. 100. Обеспечение физико - химической сохранности документов:Разработка, создание и практическое применение научно техническихсредств и методов хранения, реставрации, консервации,биохимической зашиты и воспроизведения документов. 101. Режим хранения архивных документов: Совокупностьтемпературно - влажностных и санитарно - гигиенических условий,создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранностидокументов, и контроль за их выполнением. 102. Реставрация архивного документа: Восстановлениепервоначальных или близких к первоначальным свойств и внешнихпризнаков архивного документа, подвергшегося повреждению илиразрушению. 103. Старение (архивного) документа: Изменение первоначальныхфизико - химических свойств документа под воздействием внешних ивнутренних факторов. 104. Страховая копия (архивного документа): Копия особоценного или уникального архивного документа, изготовленная в целяххранения содержащейся в нем информации на случай утраты илиповреждения оригинала. 105. Страховой фонд документов: Совокупность страховых копийособо ценных и уникальных документов. 106. Фонд пользования: Совокупность копий архивныхдокументов, предназначенных для пользования вместо оригиналов сцелью предотвращения их износа. 107. Хранение архивных документов: Обеспечение рациональногоразмещения и сохранности документов. 108. Государственное хранение архивных документов: Постоянноехранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописнымиотделами библиотек и музеев. 109. Ведомственное хранение архивных документов: Хранениеархивных документов в ведомственных архивах, осуществляемоегосударственными и муниципальными организациями в течение периода,установленного нормативными документами. 110. Депозитарное хранение документов: Хранение в архиве,музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РоссийскойФедерации на условиях, определяемых договором между собственникомдокументов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, ссохранением за собственником права собственности на архивныедокументы. 111. Постоянное хранение документов: Бессрочное хранениедокументов в архивном учреждении, государственном музее,библиотеке. 112. Документ постоянного хранения: Документ, которому всоответствии с нормативными документами и иными правовыми актамиустановлено бессрочное хранение. 113. Документ временного хранения: Документ с установленнымсроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. 114. Ограничительный срок секретного хранения архивныхдокументов: Срок засекречивания сведений, установленныйзаконодательными актами, в течение которого запрещается свободныйдоступ к документам государственной части Архивного фондаРоссийской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну. 115. Учет архивных документов: Установление количества исостава архивных документов в единицах учета и фиксацияпринадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу иобщему их количеству в учетных документах. 116. Централизованный государственный учет документовархивного фонда российской федерации: Система учета документовАрхивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края,республики, государства в целом, основанная на сосредоточении ворганах управления архивным делом сведений о количестве, составеархивных фондов и количестве единиц хранения. 117. Единица хранения архивных документов: Учетная иклассификационная единица, представляющая собой физическиобособленный документ или совокупность документов, имеющаясамостоятельное значение. 118. Единица учета архивных документов: Единица измеренияколичества документов в архиве. 119. Учетные документы архива: Комплекс документовустановленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество,состав и состояние архивных документов в единицах учета. 120. Карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка):Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве,составе документов архивного фонда и месте его хранения,предназначенный для централизованного государственного учетаархивных документов Архивного фонда Российской Федерации. 121. Список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащийперечень официальных наименований хранящихся, выбывших ипоступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных имномеров. 122. Лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащийназвание, номер архивного фонда, его категорию, указание местахранения и сведения о количестве, хронологических границах,составе документов фонда и его научно - справочного аппарата в ихдинамике. 123. Внутренняя опись документов дела: Учетный документ,содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеровдокументов, их индексов, названий, дат, номеров листов. 124. Проверка наличия (состояния) дел: Установлениесоответствия реального количества единиц хранения записям вучетных документах архива, а также выявление дел и документов,требующих улучшения физического состояния, реставрации,дезинфекции. 2. 3.3. Научно - информационная деятельность архивов. 125. Научно - информационная деятельность архива: Созданиеархивных справочников, организация использования и публикацияархивных документов. 126. Использование архивных документов: Применение информацииархивных документов в культурных, научных, политических,экономических целях и для обеспечения законных прав и интересовграждан. 127. Публикация архивных документов: Подготовка документов кизданию в соответствии с установленными правилами. 128. Система научно - справочного аппарата к документамархива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников иавтоматизированных информационно - поисковых систем о составе исодержании документов, создаваемых на единых научно - методическихосновах для поиска архивных документов и архивной информации вцелях их эффективного использования. 129. Историческая справка к архивному фонду: Документ,содержащий сведения по истории фондообразователя и архивногофонда, краткую характеристику состава и содержания его документови научно - справочного аппарата. 130. Архивный справочник: Справочник, предназначенный дляпоиска информации об архивных фондах и/или архивных документах. 131. Межархивный справочник: Архивный справочник, содержащийсведения о документах нескольких архивов. 132. Архивная опись: Архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия ихсодержания. 133. Путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивныйсправочник, содержащий в систематизированном порядкехарактеристики или краткие сведения об архивных фондах ипредназначенный для ознакомления с его составом и содержанием. 134. Обзор архивных документов: Архивный справочник,включающий систематизированные сведения о составе, содержании ипоисковых данных отдельных комплексов архивных документов,дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. 135. Архивный каталог: Архивный справочник, в котороминформация об архивных документах расположена в соответствии свыбранной схемой классификации. 136. Указатель (архивный): Архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень наименований предметов или объектов,о которых содержатся сведения в архивных документах, с указаниемих поисковых данных. 137. Доступ к архивным документам: Предусмотренныенормативными документами условия использования архивныхдокументов. 138. Архивная справка: Официальный документ, имеющийюридическую силу и содержащий архивную информацию о предметезапроса, с указанием поисковых данных документов. 139. Архивная копия: Официальный документ архива,воспроизводящий текст или изображение архивного документа суказанием его поисковых данных. 140. Архивная выписка: Копия части текста архивногодокумента, оформленная в установленном порядке.