Распоряжение Администрации города Южно-Сахалинска Сахалинской области от 24.08.2018 № 515-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска
¶
АДМИНИСТРАЦИЯГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 24.08.2018 № 515-р
| Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска | |
В соответствии со ст. 37Уставагородского округа "Город Южно-Сахалинск", в целях совершенствованиясистемы делопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска:
1. УтвердитьИнструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска(прилагается).
2. Признатьутратившими силу следующие распоряжения администрации города Южно-Сахалинска:
- от 09.02.2017 № 70-р «Об утверждении Инструкции поделопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска и Регламентаэлектронного документооборота в администрации города Южно-Сахалинска»;
- от 02.03.2017 № 115-р «О внесении изменений вИнструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска,утвержденную распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 09.02.2017 №70-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации городаЮжно-Сахалинска и Регламента электронного документооборота в администрациигорода Южно-Сахалинска»;
- от30.06.2017 № 317-р «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству вадминистрации города Южно-Сахалинска, утвержденную распоряжением администрациигорода Южно-Сахалинска от 09.02.2017 № 70-р»;
- от 18.10.2017 № 562-р «О внесении изменений вИнструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска,утвержденную распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 09.02.2017 №70-р»;
- от14.05.2018 № 250-р «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству вадминистрации города Южно-Сахалинска, утвержденную распоряжением администрациигорода Южно-Сахалинска от 09.02.2017 № 70-р».
3. Настоящеераспоряжение разместить на официальном сайте администрации городаЮжно-Сахалинска.
4. Контроль исполнения распоряжения администрации городавозложить на вице-мэра, руководителя аппарата.
| Мэр города | С.А.Надсадин |
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением администрации города Южно-Сахалинска
от 24.08.2018 №515-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. НастоящаяИнструкция по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (далее —Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствованияделопроизводства и повышения эффективности работы с документами в администрациигорода (далее — Администрация) путем регламентации на единой правовой иметодической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними,организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив.
1.2. Правовым основаниемдля разработки Инструкции по делопроизводству являются ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Системастандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводствои архивное дело, Термины и определения», Национальный стандарт РоссийскойФедерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному ииздательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования коформлению документов», ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»,законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации,Сахалинской области, органов местного самоуправления городского округа «ГородЮжно-Сахалинск» в сфере информации, документации и архивного дела, а такжеутвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации поразработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительнойвласти.
1.3.Делопроизводство в Администрации осуществляется в Системе электронного документооборота,за исключением документов, указанных в подразделе 3.1 и пункте 3.2.3 подраздела3.2. настоящей Инструкции по делопроизводству. Регламент электронногодокументооборота представлен в виде Схем, расположенных на внутреннем портале вразделе «Инструкции». Система электронного документооборота (системаавтоматизированной обработки документов), применяемая в Администрации, должнаобеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.4. Работа с документами ограниченного распространенияосуществляется в соответствии с Порядком обращения со служебной информациейограниченного распространения в администрации города Южно-Сахалинска,утверждаемым постановлением Администрации.
Организация и ведение секретного делопроизводствавозложены на Департамент мобилизационной подготовки и защиты информацииадминистрации города Южно-Сахалинска (далее — Департамент мобилизационнойподготовки) и осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
1.5. Инструкция по делопроизводствуявляется обязательной для исполнения всеми работниками структурныхподразделения аппарата, отраслевых (функциональных) органов Администрации,муниципальных учреждений и предприятий, функции и полномочия учредителя которыхосуществляются администрацией города Южно-Сахалинска (далее по тексту читатькак Подразделения) при выполнении ими возложенных на них обязанностей.
Работники Подразделений несут персональнуюответственность за соблюдение положений Инструкции по делопроизводству,своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление исохранность.
1.6. Организация, ведение и совершенствованиеделопроизводства на основе единой политики и принципов, применение совеременныхинформационных технологий в работе с документами, методическое руководство иконтроль соблюдения установленного порядка работы с документами в Администрациивозлагается на Управление документационного обеспечения МКУ «Управление деламиадминистрации города Южно-Сахалинска» (далее — Управление документационногообеспечения).
Письма Управления документационного обеспечения повопросам организации и совершенствования работы с документами, устранениявыявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны дляисполнения в Подразделениях.
1.7. Ответственность за организацию работы с документамив Подразделениях возлагается на руководителей этих Подразделений.Непосредственное ведение делопроизводства в Подразделениях осуществляетсяделопроизводителем или иным работником, на которого возложены обязанности поведению делопроизводства (далее — делопроизводитель Подразделения).
1.8. Должностные обязанности, права и ответственностьделопроизводителей Подразделения и иных работников, ответственных заорганизацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в Подразделенияхразрабатываются на основе настоящей Инструкции по делопроизводству.
1.9.На делопроизводителя Подразделения возлагаются следующие основные обязанности:
- прием,учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
- учет(регистрация) внутренних документов;
-передача документов на рассмотрение руководителю;
- учет(регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправкуадресатам (отправка адресатам);
-контроль за сроками прохождения и рассмотрения документов;
-организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;
-подготовка проекта номенклатуры дел Подразделения;
-ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение ихсохранности, при наличии дел постоянного хранения, передача их в архивный отделУправления документационного обеспечения (далее — Архив);
- выдачасотрудникам документов и дел, находящихся на хранении в Подразделении, контрольих возврата;
- анализсостояния делопроизводства и информирование руководителя Подразделения обисполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованиюработы с документами;
-ознакомление сотрудников с нормативными правовыми актами, распорядительными,информационными и методическими документами по вопросам, относящимся корганизации делопроизводства;
-консультирование сотрудников по вопросам работы с документами;
- учетпечатей, штампов, используемых в Подразделении.
1.10. Напериод отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работникиПодразделений обязаны передавать все находящиеся на исполнении документыделопроизводителю Подразделения или другому работнику по указанию руководителяПодразделения.
Присмене делопроизводителя Подразделения составляется акт приема-передачидокументов и дел.
1.11. Содержание служебных документов неподлежит разглашению.
РаботникиАдминистрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательствомРоссийской Федерации ответственность за порчу, несанкционированное уничтожение,утрату и разглашение содержания служебных документов.
Приутрате документов руководитель Подразделения письменно информирует вице-мэра,руководителя аппарата и начальника отдела по работе с документами и контролюУправления документационного обеспечения. Вице-мэр, руководитель аппаратаназначает служебное расследование.
1.12. В Подразделениях могут разрабатыватьсяне противоречащие настоящей Инструкции по делопроизводству методическиедокументы, дополняющие и конкретизирующие отдельные вопросы организацииделопроизводства.
1.13. Изъятие документов из дел постоянногохранения допускается в исключительных случаях и случаях, предусмотренныхфедеральным законодательством. Изъятие производится с разрешения вице-мэра,руководителя аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта опричинах выдачи подлинника.
1.14. Правила работы с документами в системеэлектронного документооборота Администрации (далее — СЭД), в которойосуществляется создание и хранение документов, не должны входить в противоречиес положениями Инструкции по делопроизводству.
1.15. Управление информатизации МКУ«Управление делами администрации города Южно-Сахалинска» (далее — Управлениеинформатизации) является службой, ответственной за внедрение, сопровождение:
- несетответственность за сохранность, дублирование электронных документов(электронных копий документов) и работоспособность СЭД;
- обеспечиваетвозможность обмена электронными документами (электронными копиями документов) срабочих мест, определяемых участниками обмена;
- готовит ирассылает участникам обмена руководства, инструкции и рекомендации по работе сСЭД;
- консультирует участников обмена по работе сСЭД.
Управлениедокументационного обеспечения несет ответственность за общую координациюпроцедур обмена электронными документами (электронными копиями документов)
1.16. Основные понятия:
Архив организации — учреждение или структурноеподразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет ииспользование архивных документов;
Бланк документа — лист бумаги или электронныйшаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
Виза — реквизит, выражающий согласие (несогласие)должностного лица с содержанием документа;
Включение документа в СЭД — осуществлениедействий, обеспечивающих размещение сведений о документе и /или документа всистеме электронного документооборота;
Дело — документ или совокупность документов,относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельнуюобложку;
Делопроизводитель — работник организации,ответственный за ведение делопроизводства в организации (структурномподразделении организации);
Делопроизводство– деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативноехранение и использование документов;
Документ — зафиксированная на носителеидентифицируемая информация, созданная или полученная организацией исохраняемая ею в качестве подтверждения правовых обязательств или деловойдеятельности;
Документальный фонд — совокупность документов,образующихся в деятельности организации;
Документооборот — движение документов ворганизации с момента их создания или получения до завершения исполнения илиотправки;
Документопоток — совокупность документов одноговида или назначения, имею.щих общий маршрут;
Доступ (к документу) — возможность и условияполучения и использования документа;
Заверенная копия документа — копия документа, накоторой в установленном порядке проставлены реквизиты, обеспечивающие ееюридическую значимость;
Информационная система — совокупность содержащейсяв базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационныхтехнологий и технических средств;
Исполнитель — работник организации, в зонеответственности которого находится создание проекта документа, его оформление,согласование и представление на подпись руководству;
Контейнер электронного документа — электроннаяпапка в виде ZIP -архива, включающая электронныйдокумент, включая его метаданные, и обеспечивающая целостность электронногодокумента при его передаче на хранение;
Конфиденциальность информации — обязательное длявыполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование непередавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
Копия документа — экземпляр документа, полностьювоспроизводящий информацию подлинника документа;
Корреспонденция — документы, составляющиепереписку между органами власти, органами местного самоуправления,государственными и негосударственными организациями, физическими лицами;
Маршрут документа — последовательность операций,совершаемых с документом в процессе его создания и исполнения;
Локальный нормативный акт — нормативный акт,изданный руководителем организации или иным уполномоченным им лицом,устанавливающий (изменяющий, отменяющий) правила, нормы, требования,направленные на регламентацию управленческой, финансовой,производственно-хозяйственной или иной деятельности организации;
Номенклатура дел — систематизированный переченьзаголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;
Объем документооборота — количество документов,включенных в документооборот за определенный период времени (месяц, полугодие,год);
Оперативное хранение документов — хранениедокументов в структурном подразделении до их передачи в архив организации илиуничтожения;
Опись дел — учетный документ, включающий сведенияо делах, сформированных и подлежащих передаче на хранение в архив организации;
Организационно-распорядительная документация —комплекс документов, обеспечивающих реализацию функций управления организацией;
Оформление дела — подготовка дела к передаче наархивное хранение;
Оформление документа — проставление на документенеобходимых реквизитов;
Первичная обработка документа — комплекс работ,выполняемых с документом при его поступлении в организацию (проверкаправильности адресования, целостности, комплектности и др.);
Персональные данные — любая информация,относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическомулицу (субъекту персональных данных);
Печать — устройство, содержащее клише, какправило, круглой формы, используемое для заверения собственноручной подписидолжностного лица на документе путем нанесения оттиска клише на бумагу;
Подлинник документа — первый или единственныйэкземпляр документа;
Подписание документа — способ удостоверениядокумента подписью должного лица;
Регистрационный номер документа — цифровое илибуквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях егоидентификации и учета;
Регистрация документа — присвоение документурегистрационного номера и запись сведений о документе вэлектронно-регистрационной карточке;
Резолюция — реквизит, содержащий указаниядолжностного лица по исполнению документа;
Реквизит документа — элемент документа,необходимый для его оформления и организации работы с ним;
Система документации — совокупность видовдокументов, взаимосвязанных по признакам назначения сферы деятельности и единыхтребований к их оформлению;
Система электронного документооборота, СЭД —автоматизированная информационная система, обеспечивающая включение документовв систему, управление документами, оперативное хранение и доступ к ним;
Согласование проекта документа (визирование) —анализ проекта документа заинтересованными организациями, должностными лицами,специалистами в целях оценки целесообразности издания документа и соответствияпроекта документа действующему законодательству и локальным нормативным актам;
Срок хранения документов — период времени, втечение которого должно обеспечиваться хранение документа в составедокументального или архивного фонда;
Уничтожение документов — исключение документов издокументального или архивного фонда по истечении срока их хранения споследующим уничтожением (утилизацией);
Утверждение документа — способ удостоверения документаи введения его в действие, санкционирующий распространение действия документана определенный круг организаций, подразделений, работников;
Формирование дела — включение исполненныхдокументов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
Штамп — устройство, содержащее клише, как правило,прямоугольной формы, для нанесения на бумагу отметок служебного, справочного,учетного характера;
Экспертиза ценности документов — изучениедокументов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранениядокументов и отбора их для включения в состав архивного фонда;
Электронная копия документа — копия документа,созданная в цифровой форме;
Электронная подпись — информация в электроннойформе, которая присоединена к другой информации в электронной форме(подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией икоторая используется для определения лица, подписывающего информацию;
Электронное дело — электронный документ илисовокупность электронных документов, связанных в базе данных информационнойсистемы с одним из заголовков номенклатуры дел;
Электронный документооборот — управлениедокументами в условиях применения информационных технологий;
Электронный документ — документ, созданный вэлектронной форме.
2. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
2.1.Общие требования к созданию документов
2.1.1. Документы могутсоздаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдениемустановленных настоящей Инструкцией по делопроизводству правил оформлениядокументов.
2.1.2. Документы вАдминистрации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля неменее:
30 мм – левое
10 мм – правое
20 мм –верхнее
20 мм –нижнее.
2.1.3. При созданиидокумента на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страницпроставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм отверхнего края листа.
В Администрацииосуществляется двустороннее создание документов в СЭД. При двустороннемсоздании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поляна оборотной стороне листа должны быть равны.
При наличии приложений кдокументу, первый лист приложения начинается с нечетной страницы.
2.1.4. Документы,издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются настандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций,участвующих в издании документа.
2.1.5. Электронный документпечатается в формате, утвержденном ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300—2010. Для текстовыхдокументов - *. odt , для электронных таблиц - *. ods .
Все документы печатаютсяшрифтом Times New Roman (либо приближенным к нему) кеглем 14 через 1межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравниваются по левойи правой границам текстового поля.
В отдельных случаях, при составлении таблиц допускается использованиешрифтов меньших размеров - 11, 12,13 пт.
2.1.6. Допускается выделятьполужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», атакже отдельные фрагменты текста. Использовать курсив при оформлении реквизитовдокумента не рекомендуется.
2.2.Бланки документов
2.2.1. Документы,создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, на стандартных листахбумаги формата A4.
2.2.2. При подготовкедокументов в Администрации используются унифицированные формы документов,расположенные на Внутреннем портале в разделе «Бланки LibreOffice ”.
Разработка, созданиеунифицированных форм документов Администрации, Подразделений и внесение в нихизменений осуществляется Управлением информатизации. Управление информатизацииразмещает на внутреннем портале Администрации бланки документов Администрации иПодразделений.
2.2.3. В зависимости отрасположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой ипродольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левомуглу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посерединелиста вдоль верхнего поля.
2.2.4. Реквизит 01располагается на верхнем поле документа над реквизитом 02 посередине зоны,занятой этим реквизитом.
Реквизиты 02, 03, 04, 05, 06,10, ограничительныеотметки для реквизитов 07, 08, 09 в пределах границ зон расположения реквизитовразмещаются одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждой строкиреквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитовначинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.2.5. В Администрациииспользуются следующие виды бланков документов:
- бланк письмаАдминистрации; - - бланк письма должностного лица(мэра, первого вице-мэра, вице-мэра);
-бланк письма Подразделения;
-бланк постановления Администрации;
-бланк распоряжения Администрации;
-бланк распоряжения первого вице-мэра;
- бланк распоряжения вице-мэра, руководителя аппарата;
- бланк распоряжения вице-мэра.
2.2.6. Для оформления писемв Администрации применяются многоцветные и одноцветные бланки.
Многоцветные бланки: бланкписьма Администрации, бланк письма должностного лица (мэра, первого вице-мэра,вице-мэра).
2.3.Оформление реквизитов документа
Состав реквизитов документаопределяется его видом и назначением. При подготовке и оформлении документов в
Администрации иПодразделениях используют следующие реквизиты:
01 - герб городаЮжно-Сахалинска - помещают на бланкахдокументов в соответствии с Положением «О гербе городского округа «ГородЮжно-Сахалинск», утвержденным решением городского Собрания городаЮжно-Сахалинска от 23.07.1998 № 213/14 а именно: на бланке письмаАдминистрации, на бланке письма должностного лица, на бланке постановления ираспоряжения Администрации, на бланке распоряжения первого вице-мэра,вице-мэров города, на бланке решения Городской Думы города Южно-Сахалинска, набланке Подразделения.
Изображение герба городаЮжно-Сахалинска помещается посередине верхнего поля бланка документа надреквизитами Администрации, Подразделения — автора документа, на расстоянии 10мм от верхнего края листа.
02 - наименованиеАдминистрации – автора документа, набланке документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положенииоб Администрации.
03 - наименованиеПодразделения – автора документадолжно соответствовать наименованию, установленному положением (Уставом) оПодразделении. Подразделение указывают в том случае, если оно является авторомдокумента и подписывается его руководителем (приложение № 7).
НаименованиеПодразделения располагают ниже наименования Администрации. Сокращенноенаименование, если оно предусмотрено положением (Уставом) помещают в скобкахпод полным наименованием.
04 – наименованиедолжности лица – автора документа,используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованиемАдминистрации (приложения № 2- 4). Наименование должности лица — авторадокумента указывается в соответствии с наименованием, приведенным враспорядительном документе о назначении на должность.
05 - справочные данныеоб Администрации, Подразделении -указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, адресэлектронной почты, сетевой адрес.
06 – наименование видадокумента – указывается на всехдокументах, за исключением служебных писем, располагается под реквизитамиавтора документа (наименованием Администрации, наименованием Подразделениянаименованием должности).
07 - дата документа — соответствует дате подписания (утверждения)документа (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки идр.) или дате события, зафиксированного в документе (протокол). Документы,изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документапроставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, илисотрудниками службы делопроизводства при регистрации документа, илинепосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление идр.).
Реквизит «Дата» отделяетсяот «вида документа» интервалом 24 пт (0,85 см).
Установлены два способапроставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способепроставления даты дату документа оформляют арабскими цифрами впоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляютдвумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскимицифрами: 15.01.2012. При этом буква «г.» после цифр не ставится.
При словесно-цифровомспособе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами,год - четырьмя цифрами: 15 февраля 2012 г.
Все служебные отметки на документе, связанные с егопрохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Надокументах, изданных совместно двумя и более сторонами, в случае регистрациидокумента в СЭД, проставляются даты и регистрационные номера, присвоенныекаждой из сторон, при этом датой регистрации документа является дата подписаниядокумента последней стороной.
08 - регистрационныйномер документа — цифровой илибуквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из индекса Подразделения,подготовившего документ, и порядкового номера по единой нумерации в течениекалендарного года, например, 01- 589.
Регистрационный номерприсваивается документу после его подписания (утверждения).
Реквизит «Регистрационныйномер документа» отделяется от «вида документа» интервалом 24 пт (0,85 см).
Надокументе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляютсярегистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций.Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются впорядке указания авторов в заголовочной части документа.
09 - ссылка на регистрационный номер и датупоступившего документа – включает регистрационный номер и дату входящегоинициативного документа, на который дается ответ (на №______от______).
В текст письма-ответасведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.
При подготовке письма-ответана несколько документов исполнитель в реквизитах бланка письма оформляет ссылкуна номера и даты документов адресата.
10 - место составления(издания) документа — указывается вовсех документах, кроме служебных писем, а также внутренних иинформационно-справочных документов.
Местосоставления (издания) документа не указывается в том случае, если внаименовании организации присутствует указание на место ее нахождения,например: Московский государственный университет.
11 – гриф ограничениядоступа к документу – проставляетсяна документах, содержащих информацию, относимую к служебной информацииограниченного распространения или к иному виду конфиденциальной информации.Пометка о конфиденциальности на документах, содержащих служебную информациюограниченного распространения, имеет вид «Для служебного пользования» (далее -ДСП).
Отметка (без кавычек) ДСПпроставляется в правом верхнем углу первого листа документа, на первой страницесопроводительного письма к документам и дополняется указанием номера экземплярадокумента.
При прохождении в СЭДдокументов, содержащих информацию ограниченного распространения, в электроннойкарточке документа ставится отметка «Конфиденциально».
12 - адресат — используется при оформлении служебных писем,внутренних документов.
Адресатом документа могутбыть органы государственной власти, учреждения, организации, Подразделения,должностные лица или физические лица.
Реквизит «адресат»проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловымрасположением реквизитов) и печатается на расстоянии 5 см от верхнего краялиста или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитовбланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю илицентрируются относительно самой длиной строки.
При адресовании документа ворган власти, учреждение, организацию или Подразделение (без указаниядолжностного лица) их наименования указываются в именительном падеже, например:
Министерство финансов Сахалинской
области
или:
Правительство Сахалинской области
Аналитический департамент
При адресовании документаруководителю организации наименование должности руководителя, наименованиеорганизации, фамилия и инициалы должностного лица указывается в дательномпадеже, например:
Руководителю Федеральной
службы по труду и занятости
Фамилия И.О.
При адресовании письма руководителюПодразделения, структурного подразделения организации, наименование организацииуказывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже наименованиедолжности руководителя, включающее наименование структурного подразделения,фамилию, инициалы, например:
Администрация города Южно-Сахалинска
Начальнику Департамента экономического развития
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностноголица допускается употреблять сокращение «г-ну (господину), если адресатмужчина, «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
При рассылке документа группеорганизаций одного типа или в структурные подразделения одной организации,адресат указывается обобщенно, например:
Муниципальные предприятия
городаЮжно-Сахалинска
Прирассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям подреквизитом «адресат» в скобках указывается «(по списку)», например:
Муниципальныепредприятия
городаЮжно-Сахалинска
(по списку)
Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия»перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При направлениидокумента более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа,который подписывается исполнителем. На самом письме в этом случае указываетсяодин адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «адресат»может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается в последовательности,установленной Правилами оказания услуг почтовой , например:
Всероссийский научно-исследовательский
институтдокументоведения и архивного
дела
Профсоюзная ул., д.82,
Москва, 117393
Почтовый адрес может неуказываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящиеорганизации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (заисключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачнымиокнами).
При адресовании документафизическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:
ОбразцовуО.П.
Садоваяул., д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-он,
Тульская обл., 301264
Приотправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки попочте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указанэлектронный адрес (номер телефона/факса).
13— гриф утверждения документа — проставляется на документе в случае егоутверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановление,решение, распоряжение, приказ, протокол) или решением коллегиального органа.
Грифутверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизитавыравниваются по левому краю или центрируется относительно самой длиннойстроки.
При утверждении документадолжностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименованиядолжности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и датыутверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Вице-мэргорода Южно-Сахалинска
________________________________
(личнаяподпись) (инициалы, фамилия)
дата
или
УТВЕРЖДАЮ
Мэргорода Южно-Сахалинска
_________________________
(личнаяподпись) (инициалы, фамилия)
дата
При наличии несколькихгрифов утверждения их располагают на одном уровне.
При утверждении документараспорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) со ссылкой на наименование видадокумента в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлениемадминистрации
городаЮжно-Сахалинска
от_____________ N ______
или
УТВЕРЖДЕНО
распоряжениемадминистрации
городаЮжно-Сахалинска
от_____________ N ______
14 — заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к текстуформулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем»?
Заголовок к текстуоформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
Заголовок к тексту может несоставляться, если текст документа не превышает 4-5 строк или состоит из одногопредложения.
15 — текст документа - оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицыили в виде соединения этих структур.
Текст документа должен бытьсоставлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Тект долженсодержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решенийили их исполнения, не должен допускать различных толкований.
В тексте документа,подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовыхактов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа,наименование органа власти, организации — автора документа, дата документа,регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
- наименование органавласти, организации или должностного лица, утвердившего документ, датуутверждения документа.
Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В отдельных случаяхдопускается уменьшение интервалов и шрифта (до № 13) при необходимостиразмещения текста на одной странице.
Связный текст, как правило,состоит из двух и более частей. В первой части (преамбуле) указываютсяобоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, во второй, начинающейсяс абзаца - решения, выводы, задания, просьбы, предложения, рекомендации,согласие, несогласие, выражение гарантии и т.п.
Текст может содержать однузаключительную часть (например: постановления, распоряжения - постановляющую(распорядительную) часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу безпояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выраженияблагодарности или сочувствия и др.; справки, докладные записки - оценку фактов,выводы). Последний пункт постановляющей (распорядительной) части можетсодержать сведения о Подразделении или должностном лице, на которое возлагаетсяконтроль за исполнением документа.
Текст документа можетсодержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Заголовки разделовпечатаются прописными буквами полужирным шрифтом, центрованным способом(относительно границ текста). Подразделы, пункты и подпункты текста пишутся сабзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела долженсостоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например,1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта,разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могутподразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию впределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Если текст документа (его раздел)содержит один пункт, то номер ему не присваивается.
При изготовлении документовна двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковыеномера проставляют посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов«страница» (стр.) и знаков препинания.
Документы составляются нарусском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документаизлагается русским литературным языком с учетом особенностейофициально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческойдеятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точнои ясно.
Тексты документовизлагаются от:
1-го лица единственногочисла – распорядительные документы, принимаемые на принципах единоначалия.Например: Предлагаю подготовить и представить на рассмотрение; Прошурассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лица единственногочисла – документы коллегиальных органов. Например: Администрация городаЮжно-Сахалинска постановляет...;
3-го лица множественногочисла - протоколы. Например: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документахтекст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....
В письмах используютследующие формы изложения:
- от первого лицамножественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
- от первого лицаединственного числа (считаю необходимым, прошу выделить), если письмо оформленона должностном бланке;
- от третьего лицаединственного числа (администрация не возражает, администрация считаетвозможным).
В текстах нормативныхправовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающиетексту предписывающий характер.
В тексте документа должныбыть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные иустаревшие исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в томзначении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускаетсявозможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. Приналичии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральнымединицам, например: из двух форм - «надо» и «необходимо» - предпочтение следуетотдавать второму варианту, так как первый вариант имеет разговорный оттенок.
В текстах документовупотребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в текстефамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных)письмах используются:
- вступительное обращение, отделяемоеот предыдущего реквизита интервалом 24 пт (0,85 см), от текста документаинтервалом 18 пт (0,64 см).
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая ОльгаНиколаевна!
Уважаемый господинПредседатель!
Уважаемые коллеги!
В обращении по должностинаименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилииинициалы лица не указываются.
- заключительная этикетнаяфраза:
С уважением… .
При отсутствии обращения«Уважаемый (ая)….!», текст отделяется от наименования документа (заголовка)интервалом 24 пт (0,85 см).
16 — отметка оприложении - содержит сведения одокументе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительныхписьмах, актах, справках и других информационно-справочных документах) или отом, что документ является приложением к основному документу ( в приложениях кпостановлениям, распоряжениям, договорам и др. документам).
В сопроводительных письмахи других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляетсяпод текстом, с абзацным отступом от границы левого поля, отделяется от текстаинтервалом 6-12 пт (0,21-0,42 см) и оформляется следующим образом:
- если приложение названо втексте:
Приложение: на 2 л. в 1экз.
- если приложение неназвано в тексте или если приложений несколько, указывают названиядокументов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения, например:
Приложение: 1. Положениеоб отделе кадров на 5 л. в 1 экз.
2. Информация оштатной численности на 2 л. в 1 экз.
В сброшюрованном приложении число листов неуказывается, например:
Приложение: программа в1 экз.
Приложения к документам оформляются наотдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы припечатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовосновных документов.
Если документ, являющийсяприложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то отметкао наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: договор от31.02.2007 N 17 и приложения к нему, всего на 10 л.
Если приложением являетсяобособленный электронный носитель (компакт-диск, usb -флеш-накопитель и др.), то отметка о наличииприложения оформляется следующим образом:
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше(конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов,записанных на носитель, имена файлов.
Если приложение направляютне во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляютследующим образом:
Приложение: на 2 л. в 1экз. в первый адрес.
В распорядительныхдокументах (постановления, распоряжения, решения, приказы, договоры и др.)отметка о приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа припервом упоминании приложения в скобках указывается (приложение) или ...(приложение №…), например:
Разработать ипредставить на утверждение график приема граждан на первый квартал 2012 г. поформе (приложение № 1).
- на первом листедокумента-приложения в правом верхнем углу указывается:
ПриложениеN 2
кпостановлению администрации
городаЮжно-Сахалинска
от______ N ___
Если приложением кдокументу (например, к постановлению) является утверждаемый документ(положение, правила, инструкция, регламент и др), на первом листе приложенияпроставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) игриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа,которым утверждается документ-приложение, например:
Приложение№ 1
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации города
Южно-Сахалинска
от___________ №____
Слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН согласуются в родеи числе с первым словом наименования вида утверждаемого документа: положение –УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА и т.д.
Заголовок к текступриложения выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизитаинтервалом 36 пт (1,27 см), от текста приложения - интервалом 24 пт (0,85 см).Наименование вида документа (первое слово заголовка приложения) (положение,устав, инструкция и др.) и заголовок оформляется полужирным шрифтом, например:
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОПЛАТЕ ТРУДАРАБОТНИКОВ
При размещении заголовка ктексту большого объема (более 2-3 строк), наименование вида документа(положение, инструкция, программа) выделяется полужирным шрифтом, заголовок –строчными буквами, например:
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству вадминистрации города Южно-Сахалинска
Текст приложения, принеобходимости, оформляется в виде таблицы (при большом количестве граф размером12). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматическидолжны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв,а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е.поясняют его. Например:
| | Объем строительно-монтажных работ, выполненных | |
| подрядным способом | хозяйственным способом | |
Если подзаголовок имеетсамостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.
Точка в заголовках иподзаголовках граф не ставится. Если таблицу печатают более чем на однойстранице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждойстранице (либо повторяется пронумерованное на первой странице количество граф).
При наличии в текстеприложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой.Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницыили после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текстпечатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На однойстранице не должно проставляться более трех сносок.
Приложения неподписываются.
17 — гриф согласованиядокумента — проставляется надокументах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.Гриф согласования, в зависимости от вида документа и особенностей егооформления, может проставляться:
- на первом листе документа(если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углуна уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листедокумента под текстом;
- на листе согласования,являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоитиз слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включаянаименование органа власти, организации), подписи должностного лица,расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальникдепартамента строительства
Личнаяподпись И.О.Фамилия
Дата
Еслисогласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласованияуказывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола,в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласованиеосуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — авторадокумента, дату и номер письма.
При наличии несколькихгрифов согласования их располагают на одном уровне.
18 — виза - реквизит документа, указывающий на согласие илинесогласие должностного лица с его содержанием. Визой оформляется внутреннеесогласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ,подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, например:
Начальникюридического отдела
ПодписьИ.О.Фамилия
Дата
При наличии замечаний,особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом,например:
Замечанияприлагаются
Начальникюридического отдела
ПодписьИ.О.Фамилия
Дата
Замечания, особые мнения,дополнения оформляются на отдельном листе, подписываются, датируются иприлагаются к проекту документа.
Возможно оформление виз документана отдельном листе согласования.
При необходимости можетприменяться полистное визирование документа и его приложений.
Если в процессе визированияв проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторномувизированию.
В документах, подлинникикоторых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документапод подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листесогласования, прилагаемом к документу.
В исходящих документах визыпроставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
При прохождении документа вСЭД, согласование проводится в электронной форме.
Об организации процедурысогласования проектов документов (внешнего, внутреннего), этапах и срокахсогласования см.раздел 3.
19 — подпись - является обязательным реквизитом документа. Всостав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшегодокумент, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен не на бланке, внаименование должности включается наименование организации, например:
НачальникДепартамента образования администрации
городаЮжно-Сахалинска личная подпись И.О.Фамилия
Приоформлении документа на бланке организации, наименование организации неуказывается, например:
Начальник Департаменталичная подпись И.О.Фамилия
При оформлении документа на бланке должностноголица должность этого лица в подписи не указывается, например:
личная подпись И.О.Фамилия
При подписании документанесколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписирасполагают одну под другой в последовательности, соответствующей статусудолжностей. Подписи могут отделяться одна от другой 1,5 - 2 межстрочнымиинтервалами, например:
НачальникДепартамента
образованияличная подпись И.О.Фамилия
Главныйбухгалтер личная подпись И.О.Фамилия
При подписании документанесколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне,например:
Начальник Начальник
Департамента образованияДепартамента здравоохранения
Личная подпись И.О.Фамилия Личная подпись И.О.Фамилия
В документах,подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии,например:
Председателькомиссии личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии личнаяподпись И.О.Фамилия
личная подпись И.О.Фамилия
Подписи членов комиссиирасполагаются в алфавитном порядке по фамилии.
При подписании документалицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указаниемстатуса должностного лица в соответствии с распоряжением (приказом), например:
Исполняющий обязанности
мэра города подпись И.О Фамилия
Не допускается подписыватьдокументы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованиемдолжности.
Одним изспособов подписания документа является использование факсимиле как аналогасобственноручной подписи. В соответствии со статьей 160 Гражданского кодексаРоссийской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи спомощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и впорядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениемсторон.
Подпись отделяется отпоследней строки текста интервалом 36 пт (1,27 см).
Наименование должностилица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через1 межстрочный интервал, допускается центрировать наименование должностиотносительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровнепоследней строки наименования должности без пробела между инициалами ифамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Заместительначальника
общего отдела личнаяподпись И.О.Фамилия
20 – печать — заверяет подлинностьподписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующихфакты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации.
Печать проставляется, не захватывая личнойподписи лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном отметкой «МП»(«Место печати»).
21 - отметка обисполнителе - необходима дляоперативной связи адресата с составителем документа в случае возникшихвопросов.
Отметка об исполнителедокумента проставляется в левом нижнем углу лицевой (при отсутствии места - наоборотной стороне) стороны последнего листа документа. Отметка включает фамилию,имя, отчество исполнителя и номер его телефона (без буквы «т» и пробелов илидефисов между цифрами номера), например:
Петров Иван Иванович
744567
При отправке документов вдругой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например:(4242) 744567.
Отметкаоб исполнителе может дополняться наименованием должности, Подразделения иэлектронным адресом исполнителя.
Отметкаоб исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтомменьшего размера.
22 - отметка о заверениикопии - оформляется для подтверждениясоответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, приотсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа ивключает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; егособственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); датузаверения копии, например:
Верно
Главныйспециалист общего отдела Личная подпись И.О.Фамилия
26.10.2016
Если копия выдается вдругую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о местехранения документа, с которого была изготовлена копия, например: Подлинникдокумента находится в администрации города Южно-Сахалинска, в деле № 5 за 2015год и заверяется печатью организации.
Для предоставления отметкио заверении копии может использоваться штамп.
Администрация,Подразделения могут заверять копии только издаваемых ими документов.
На копиях многостраничныхдокументов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документаили на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листедокумента.
Если документ (положение,устав) требуется сброшюровать (для представления в банковские учреждения,судебные органы, для нотариальных сделок), то на левом поле документа делаетсятри прокола, через которые пропускается нить. Концы нити выводятся на оборотнуюсторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить листбумаги с заверительной надписью. Листы многостраничных копий (выписок издокумента) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указаниемколичества листов копии (выписки из документа), например:
Прошнуровано и пронумеровано
6 (шесть) листов
Верно
Начальник общегоотдела администрации
города Южно-Сахалинска
Личная подпись И.О.Фамилия
Дата
Подпись заверяется печатью,при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенномлисте бумаги, и лист, на который он наклеен.
23 - отметка опоступлении документа — служит дляподтверждения факта поступления документа в организацию и включает датупоступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимостиотметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах иминутах и способа доставки.
Отметка о поступлениидокумента может проставляться с помощью штампа.
Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащихрегистрации.
24 – резолюция — реквизит, содержащий указания должностноголица по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочегополя документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в системуэлектронного документооборота.
Резолюция включает:фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срокисполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, датурезолюции, например:
Иванову А.А.
Прошу подготовить проект договора к 05.12.2018
Личная подпись Дата
В случаях, когда поручениедается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителемявляется лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созывасоисполнителей и координации их работы.
В случае необходимостиподготовки ответа:
- резолюция «Для ответа»указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентамнепосредственно исполнителем;
- резолюция «Для подготовки ответа» определяетнеобходимость подготовки проекта ответа и направления его в адрес должностноголица, подписавшего резолюцию.
При подготовке проектоврезолюций по исполнению Протоколов и Перечней поручений резолюцию «Дляисполнения в части касающейся» не применять.
При ведении электронногодокументооборота резолюция формируется руководителем в СЭД.
25 — отметка о контроле —свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом«Контроль» на верхнем поле документа, отметкой в СЭД.
Оформляется на всех документах, подлежащих контролю, с указанием срокаисполнения.
26 — отметка о направлении документа в дело — определяетместо хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «Вдело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ нахранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты,например:
В дело № 01-18 за 2016 г.
главный специалист канцелярии
Подпись Дата
При электронном документообороте отметка об исполнении документа инаправлении его в дело ставится в СЭД.
Отметка о направлениидокумента в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнениядокумента.
В случае если ответ даетсяне на все поставленные вопросы, документ остается на контроле. Данный ответявляется промежуточным, о чем делается соответствующая отметка в СЭД.
27 — отметка обэлектронной подписи - используетсядля визуализации электронной подписи получателем документа при обменеэлектронными документами, подписанными усиленной квалифицироваанной электроннойподписью.
В соответствии с законодательствомРоссийской Федерации отмсетка об электронной подписи формируется ивизуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписивключает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификатаключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срокдействия сертификата ключа электронной подписи, например:
Начальник И.И.Иванов
| ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН Сертификат 1а111ааа000000001 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020 |
3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Приоформлении муниципальных правовых актов, вносимых на рассмотрение в ГородскуюДуму города Южно-Сахалинска, постановлений и распоряжений администрации города,служебных писем и других официальных документов, необходимо соблюдать следующиетребования:
- недопускается внесение изменений в подписанный документ, а также в согласованныйпроект документа;
- впостановлениях, распоряжениях администрации города в целях обеспечения исполнениязаконодательства о защите персональных данных сведения об исполнителеуказываются без фамилии и инициалов.
Еслидействие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документадолжен начинаться с указания должности исполнителя (без фамилии) в дательномпадеже, например:
Начальникуорганизационного отдела сформировать план работы ...
Вкачестве исполнителей могут быть указаны учреждения (организации) илиПодразделения, например:
Департаментуархитектуры провести публичные слушания по вопросу...;
- еслизадание выдается группе лиц (комиссии, рабочей группе и т.д.), оно всегдаадресуется конкретному лицу - председателю комиссии, руководителю рабочейгруппы и т.п. Это подчеркивает персональную ответственность руководителя заработу подчиненных и не допускает неоднозначной трактовки адресата задания;
- допредставления на подпись исполнитель проверяет правильность оформлениядокументов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, принеобходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержаниеподготовленных документов, списка рассылки;
- текстизлагается простым, доступным языком;
- недопускается использование сокращенных, неофициальных наименований;
-названия структурных подразделений аппарата Администрации, отраслевых(функциональных) органов Администрации следует писать с прописной буквы,название отделов, находящихся в их составе со строчной буквы;
-избегать использование архаичных терминов и оборотов («поименованный» заменитьна «указанный»; «служебное письмо составляется» или «направляется», а не«пишется» или «посылается»);
- использоватьтолько общепринятые сокращения (просп. - проспект, м - метр, кг - килограмм,мин - минута);
- вобозначении номера дома с литерой использовать строчную букву рядом с цифрой,например, «д. 48а»;
- внаписании количественных и порядковых числительных исходить из того, чтоколичественные числительные не требуют наращения (категорически неправильнописать «не более 5-ти», должно быть написано: «не более 5» или «не более пяти»).И, напротив, падежное окончание в порядковых числительных, обозначенныхарабскими цифрами, должно присутствовать:
• в виде однобуквенного, в случае если последней буквечислительного предшествует гласный звук: «5-й» (неправильно «5-ый»), «5-е»(неправильно «5-ое»), «5-х» (неправильно «5-ых»).
• в виде двухбуквенного, в случае если последней буквечислительного предшествует согласный звук: «5-го» (неправильно «5-ого»), «5-му»(неправильно «5-ому»), «30-ми» (неправильно «30-ыми»);
-полностью пишутся наименования населенных пунктов;
- неупотребляются сокращенные наименования должностей. Полностью пишутся слова:заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий и иныеслова;
- недопускается использование сокращенного наименования органа власти,Подразделения, учреждения (организации), если это специально не оговорено втексте. Например: отдел жилищной реформы Департамента жилищной политикиадминистрации города Южно-Сахалинска (далее - отдел жилищной реформы);
- недопускается при написании инициалов и фамилии отрывать инициалы от фамилии,размещая их на разных строках;
- недопускается отрывать знак «N» от самого номера, написанного цифрами, размещаяих на разных строках;
-недопустимо отделение (разнесение на разные строки) даты или года от слов«год», «г.» или «гг.» и др.;
- не допускаются разрывы в названиях предприятий при переходе на новуюстроку (например, ООО «Старстрой»).
3.1. Проекты решений Городской Думыгорода Южно-Сахалинска
3.1.1.Городская Дума города Южно-Сахалинска по вопросам своего ведения принимаетрешения — правовые акты нормативного и иного характера.
3.1.2.При подготовке проектов решений необходимо руководствоваться РегламентомГородской Думы и Техническим регламентом Городской Думы по оформлению проектоврешений Городской Думы.
3.1.3.Проекты решений Городской Думы города Южно-Сахалинска (далее — проекты решений)для рассмотрения Городской Думой города Южно-Сахалинска (далее — ГородскаяДума) на очередном заседании должны быть представлены в Городскую Думу непозднее чем за 20 рабочих дней до даты проведения очередного заседания.Исключение составляют акты прокурорского реагирования на решения ГородскойДумы, проекты решений о внесении изменений в решение о бюджете, уточнения(поправки) к указанным проектам, проекты решений о досрочном прекращенииполномочий депутата Городской Думы и проекты решений, указанные в части 12статьи 17 Регламента Городской Думы.
3.1.4. Настадии разработки проекты решений подлежат обязательному согласованию сПравовым Депатаментом администрации города Южно-Сахалинска (далее — ПравовойДепартамент), вице-мэром в соответствии с распределением обязанностей.
Очередностьпрохождения согласования проектов решений:
-руководитель Подразделения, внесшего проект;
-заинтересованные Подразделения, организации;
-Правовой Департамент;
-вице-мэр, руководящий (курирующий) Подразделением в соответствии сраспределением обязанностей.
3.1.5.Согласование оформляется в справке согласования установленной формы путемвизирования с указанием даты, инициалов, фамилии и проставлением подписивизирующего.
3.1.6.Срок, в течение которого проект решения может находиться на согласовании упервого вице-мэра города, вице-мэров города, в Подразделениях администрации ииных организациях, не должен превышать 3 рабочих дней, за исключением ПравовогоДепартамента, проводящего правовую и антикоррупционную экспертизу проектоврешений.
Положения и Порядки, регулирующие принятие расходныхобязательств, находятся на согласовании в Департаменте финансов администрациигорода Южно-Сахалинска (далее — Департамент финансов) не более 5 рабочих дней.
3.1.7.При наличии разногласий (замечаний) по проекту решения разработчиком(руководителем Подразделения) проводится обсуждение с заинтересованнымисторонами с целью принятия взаимоприемлемого решения. В случае, если оно небудет найдено, то неурегулированные разногласия рассматриваются вице-мэром всоответствии с распределением обязанностей, который принимает решение поданному проекту решения.
Приснятии разногласий в справке согласования делается отметка о снятии замечанийдолжностным лицом, у которого они были, с обязательным написанием слов«замечания сняты», указанием даты, проставлением подписи.
Замечанияв этом случае не прикладываются.
3.1.8.Правовой Департамент проводит правовую и антикоррупционную экспертизу проектоврешений в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента их поступления вДепартамент.
Указанный срок может быть сокращен начальникомПравового Департамента по мотивированному ходатайству руководителяПодразделения, внесшего проект решения.
В исключительных случаях при наличии существенныхоснований, а также, если проект решения требует глубокого изучения, помотивированному ходатайству, срок может быть продлен, но не более чем на 5рабочих дней.
Коррупциогенные факторы, выявленные при проведенииантикоррупционной экспертизы проектов решений, устраняются Подразделениями,являющимися разработчиками соответствующих проектов. Положения проекта решения,способствующие созданию условий для проявления коррупции, выявленные при проведенииантикоррупционной экспертизы, проводимой Правовым Департаментом, устраняются настадии доработки проекта документа разработчиком проекта.
В случае несогласия разработчика документа срезультатами антикоррупционной экспертизы, проведенной Правовым Департаментом, свидетельствующимио наличии в проекте документа положений, способствующих созданию условий дляпроявления коррупции, разработчик проекта в течение 5 рабочих дней представляетв Правовой Департамент письменные возражения с обоснованием своего несогласия.Если возражения отклоняются Правовым Департаментом, они рассматриваются сучастием разработчика, должностного лица Правового Департамента и иныхзаинтересованных лиц при курирующем вице-мэре, после чего принимается окончательноерешение, которое направляется мэру города.
Приналичии мотивированных возражений разработчика проекта решения на замечания порезультатам проведения правовой экспертизы, Правовой Департамент проводитповторную правовую экспертизу. В рамках проведения повторной экспертизы проекта,начальник Правового Департамента вправе организовать совещание с участиемразработчика и иных заинтересованных лиц для рассмотрения и обсуждения отдельныхвопросов, касающихся проекта решения.
Приотсутствии в проекте решения корупциогенных факторов проект согласовываетсяПравовым Департаментов путем проставления штампа о согласовании и приложениемЗаключения о проведенной правовой и антикоррупционной экспертизе.
3.1.9.Сопроводительное письмо с полным пакетом документов (в соответствии с пунктом 3.1.2Инструкции по делопроизводству) передается через канцелярию отдела по работе сдокументами и контролю на подпись мэру города.
3.1.10. Подписанное мэром города сопроводительноеписьмо регистрируется канцелярией и ему присваивается исходящий номер. Одинпакет документов остается в канцелярии. Переданный канцелярией пакет документовразработчику направляется им в Городскую Думу.
3.1.11.Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроковподготовки проектов решений и их доработку несут руководители Подразделений,внесшие проекты.
3.1.12.Решения Городской Думы вступают в силу в порядке, установленном Уставомгородского округа "Город Южно-Сахалинск".
3.1.13.Решения Городской Думы о налогах и сборах вступают в силу в соответствии с Налоговымкодексом Российской Федерации.
3.1.14.Решения Городской Думы, затрагивающие права, свободы и обязанности человека игражданина, вступают в силу после их официального опубликования.
Официальным опубликованием (обнародованием)нормативного правового акта, принятого органами местного самоуправления городаЮжно-Сахалинска, считается первая публикация его полного текста в газете«Южно-Сахалинск сегодня».
3.2. Муниципальные правовые акты администрации города
3.2.1. Мэр города в пределах полномочий, установленных федеральными законами,законами Сахалинской области, Уставом городского округа «Город Южно-Сахалинск»,нормативными правовыми актами Городской Думы города Южно-Сахалинска, издаетпостановления администрации города по вопросам местного значения, вопросам, неотнесенным к вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлениемотдельных государственных полномочий, переданных органам местногосамоуправления федеральными законами и законами Сахалинской области, а такжераспоряжения администрации города по вопросам организации работы администрациигорода (далее – постановления и распоряжения). Мэр города издает постановленияи распоряжения по иным вопросам, отнесенным к его компетенции Уставомгородского округа «Город Южно-Сахалинск».
Первыйвице-мэр, вице-мэры города издают распоряжения первого вице-мэра (вице-мэров)города (далее — распоряжение вице-мэра).
Руководителиотраслевых (функциональных) органов Администрации, муниципальных казенныхучреждений издают распоряжения, приказы.
3.2.2. При подготовкепроектов постановлений и распоряжений следует исходить из того, что:
-постановления нормативного характера направлены на установление, изменение или отмену правовых норм (правил поведения) иимеют общеобязательные предписания постоянного или временного характера,рассчитанные для исполнения и многократного применения неопределенным кругомлиц;
- постановления ненормативного характера носятиндивидуально-разовый, индивидуально определенный характер и принимаются восновном по исполнительно-распорядительным вопросам;
-постановления и распоряжения должны соответствовать требованиям действующегозаконодательства, юридико-технического оформления, отвечать критериям качества,гарантирующим наличие закрепленных в нем правил: свойств нормативности иобщеобязательности, полноты и конкретности; простоты и ясности, краткости иточности; определенности, последовательности и непротиворечивости; бытьподготовленными с учетом ранее принятых актов, исключать дублирование инеобходимость издания дополнительных распорядительных документов по данномувопросу; не содержать положений, способствующих созданию условий для проявлениякоррупции;
- впостановлении и распоряжении указываются конкретные виды, объемы работ, срокиисполнения и исполнители. В необходимых случаях в постановления (распоряжения)включается пункт о сроках представления информации о проведенных работах;
-постановления и распоряжения должны иметь заголовок, четкую структуру и точноотвечать своему назначению;
- впреамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причинойили поводом для издания постановления, распоряжения, а также содержатся ссылкина законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ,например:
В соответствии со ст.16 Федерального закона от06.10.2003 № 131-ФЗ «…»,
«На основании решения Городской Думы...»,
«В связи с уточнением размера земельного участка...»,
«В связи с кадровыми изменениями...»,
«В целях совершенствования и рациональногорасходования бюджетных средств...».
В преамбулу не включаютсяположения нормативного характера;
-преамбула в постановлениях завершается словами «администрация города Южно-Сахалинска постановляет:». Слово «постановляет» печатается полужирнымшрифтом. Преамбула от текста постановляющей части отделяется интервалом 18 пт(0,64 см). В распоряжениях в конце преамбулы ставится двоеточие, после чегоследуют пункты распорядительной части. Распоряжения могут не иметь преамбулы;
- принеобходимости внесения изменений постановляющая (распорядительная) частьпроекта постановления (распоряжения) начинается со слов: «Внести изменения в...», «Внестиследующие изменения в ...», затем указывается вид документа, дата,регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся измененияили «Внести в...» затем указывается вид документа, дата, регистрационныйномер и наименование документа, в который вносятся изменения «...следующиеизменения:».
Примеры написания некоторых пунктовпостановлений и распоряжений:
- В наименовании и пункте 1 слова «итарифов за обеспечение работ» исключить;
- ... цифры и слова «45,0 тысяч рублей» заменитьцифрами и словами «42,5 тысяч рублей» (принеобходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не«числа»);
- 1. Внести следующие изменения в постановлениеадминистрации города Южно-Сахалинска от 15.02.2011 № 345 «Об обеспечении жильемветеранов Великой Отечественной войны 1941-1945 годов»:
1.1. Дополнить пунктом 5 следующего содержания:
«5. Настоящее постановление вступает в силу с……..»;
1.2. Пункт 9 дополнить предложениемследующего содержания: «...»;
- 2. Внести в Порядок предоставления мер социальнойподдержки…», утвержденный постановлением администрации города Южно-Сахалинскаот 29.12.2011 № 2316, следующие изменения:
3.1. В пункте 9:
- абзац первый после слов «граждане» дополнить словами«или их законные представители» (обозначениеабзацев при ссылках на них указывается словами);
- абзац седьмой изложить в следующей редакции (текстизложить в следующей редакции, слова изложить в следующей редакции):
«- копий документов с указанием банковскихреквизитов….»;
3.2. Пункты 2, 4, 6, 8 после слов «......» (слова указываются в именительном падеже единственногочисла) в соответствующем числе и падежедополнить словами «.......» в соответствующих числе и падеже.;
3.2. В пункте 13 цифры «10» исключить.;
3.3. В пункте 14 слова «...» (слова указываются в именительном падеже единственногоили множественного числа) всоответствующем падеже заменить словами «....» (слова указываются вименительном падеже единственного или множественного числа) в соответствующемпадеже);
- 3. Дополнить Порядок оценкиэффективности предоставляемых налоговых льгот, утвержденный постановлениемадминистрации города Южно-Сахалинска от 15.01.2012 № 15, формой № 1.1 согласноприложению к настоящему постановлению;
- 1. Внести изменения в состав конкурсной комиссии….»,утвержденный постановлением администрации города Южно-Сахалинска от 25.11.2011 №1456 (Внести в состав конкурсной комиссии…», утвержденный постановлениемадминистрации города Южно-Сахалинска от 25.11.2011 № 1456, следующиеизменения:):
1.1. Вывести из состава Иванова А.А., Петровскую Ю.Р.
1.2. Ввести в состав:
Иваненко Ольгу Андреевну - начальника Управленияинформатизации администрации города Южно-Сахалинска;
Петрова Ивана Георгиевича - руководителя Департаментауправления делами Правительства Сахалинской области (по согласованию).
1.3. Наименование должности Сафонова О.А. изложить вследующей редакции: «начальник Департамента здравоохранения администрациигорода Южно-Сахалинска»
Или
- позицию «Демидов И.И. – начальник Департаментаздравоохранения администрации города Южно-Сахалинска» заменить позициейследующего содержания:
«ДемидовИ.И. - заместительначальника Департамента здравоохранения администрации города Южно-Сахалинска»;
1.4. Слова «Петренко Ирина Ивановна» заменить словами«Карпова Ирина Ивановна»;
-постановляющая часть подразделяется на пункты. Пункты в тексте нумеруютсяарабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют;
-внесение изменений, отмена, признание утратившими силу постановлений илираспоряжений производится актом равной юридической силы.
Проектыпостановлений (распоряжений) о внесении изменений, отмене, признанииутратившими силу ранее изданных постановлений (распоряжений) оформляютсяисполнителем, подготовившим основной документ, либо, в обязательном порядке,согласовываются с ним.
Взаголовке к постановлению или распоряжению о внесении изменений в ранеепринятые акты указываются вид документа, дата, регистрационный номер инаименование документа, в который вносятся изменения;
- еслипостановление или распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданныйдокумент или какие-либо его положения, то один из пунктов постановляющей(распорядительной) части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ(пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Содержать ссылку наотменяемый документ (пункт документа) или на изменяемый документ (пунктдокумента) с указанием его даты, номера и заголовка должнаэлектронно-регистрационная карточка (далее - ЭРК) документа в СЭД.
Есливносятся изменения одновременно в несколько постановлений или распоряжений, тодопускается указывать в заголовке только дату и регистрационный номер каждогопостановления или распоряжения. Постановленияи распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются ворганизации и Подразделения, которым эти документы рассылались;
- если восновной документ были внесены изменения, то все последующие изменения вносятсятолько в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесениеизменений в документы, изменяющие основной документ, не допускается;
- вслучае, когда вносимые изменения затрагивают более половины текста ранеепринятого постановления или распоряжения, или в него ранее были внесены измененияболее чем тремя актами, то оно должно быть признано утратившим силу и принятновый акт, за исключением случаев внесения изменений в муниципальные программыи ведомственные целевые программы городского округа «Город Южно-Сахалинск», вструктуру и штатное расписание аппарата администрации города Южно-Сахалинска, вадминистративные регламенты предоставления муниципальных (государственных)услуг, административные регламенты осуществления функций, в Инструкцию поделопроизводству, в Порядок (Положение) о системе оплаты труда;
-постановления и распоряжения могут быть отменены, признаны утратившими силулибо их действие может быть приостановлено в соответствии с частью 15 статьи 28Устава городского округа «Город Южно-Сахалинск»;
- впостановлениях (распоряжениях), в целях обеспечения исполнения законодательствао защите персональных данных, сведения об исполнителе указываются без фамилии иинициалов;
-последний пункт постановляющей части должен содержать сведения о Подразделенииили должность лица, на которое возлагается контроль исполнения постановления(распоряжения), например:
Контроль исполнения постановления администрации городавозложить на начальника Департамента кадровой политики
или
Контроль исполнения постановленияадминистрации города возложить на вице-мэра города Южно-Сахалинска;
- напоследний лист проекта постановления и распоряжения переносится не менее двухпунктов постановляющей или распорядительной части документа;
-наименования упоминаемых в постановлении и распоряжении органов, организаций идругих объектов приводятся в полном соответствии с их официальнымнаименованием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании,переименовании и т.п.;
-допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Наименование документа(заголовок)», «Текст», «Подпись» при необходимости размещения текста на однойстранице;
- впроект постановления (распоряжения) не следует включать пункт «Постановление (распоряжение) довести досведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которыхдоводится постановление или распоряжение, перечисляются в листе рассылки;
-приложения являются неотъемлемой частью постановления (распоряжения). Изданиевместе с постановлением (распоряжением) приложений, не упомянутых в текстедокумента, не допускается;
– в муниципальныхправовых актах, содержащих сведения о составе коллегиальных, консультативных,контрольных и иных органов (коллегии, комиссии, советы, комитеты, штабы и др.)(далее — комиссии) инициалы и фамилии не указываются, за исключением случаевесли положением о комиссии, утвержденным постановлением (распоряжением)предусмотрен персональный состав формирования комиссии.
Фамилия, имя,отчество членов комиссий в проектах постановлений (распоряжений) печатаются валфавитном порядке;
-при подготовке к проекту постановления или распоряжения прикладываетсяпояснительная записка. Пояснительная записка должна содержать: обоснование необходимостипринятия данного проекта, его цели, основные ключевые моменты предлагаемогоправового регулирования, какую проблемную ситуацию позволит разрешить то илииное конкретное нововведение в правовом регулировании и систему мер,обеспечивающих достижения целей проекта. Наряду с этим, в пояснительной запискенеобходимо указывать конкретную часть и пункт статьи 16 или 16.1 Федеральногозакона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местногосамоуправления в Российской Федерации» (в случае, если муниципальный правовойакт разработан в целях реализации указанных норм Федерального закона), а такжеопределение правового акта на предмет его нормативности. Содержаниепояснительной записки, ее основные элементы зависят от правового решенияконкретной ситуации и должны быть ориентированы на структуру проекта, егосодержание и социальную значимость;
– реквизит «подпись» в проектах постановлений(распоряжений) состоит из слов:
Мэр города личная подпись Инициалы,фамилия
В случаях отсутствия мэра города постановления и распоряженияподписывает первый вице-мэр города или вице-мэр города, на которого возложеноисполнение обязанностей мэра города, при этом реквизит «подпись» выглядитследующим образом:
Исполняющийобязанности мэра города подпись И.О.Фамилия
или
Исполняющийобязанности
мэра города подпись И.О.Фамилия
3.2.3. Исполнитель,подготовивший проект постановления (распоряжения) формирует электроннуюкарточку документа. К электронной карточке документа в СЭД прикрепляются, принеобходимости, файлы, наименование которых оформляется следующим образом:
- постановление(прикрепляется в раздел «Проект»);
- распоряжение (прикрепляетсяв раздел «Проект»);
- пояснительнаязаписка (прикрепляется в раздел «Проект»);
-сопроводительноеписьмо в прокуратуру (с отметкой о вручении), заключение прокуратурыположительное (отрицательное)(при наличии) (прикрепляется в раздел«Антикоррупционная экспертиза»);
- заключениеположительное (после слова «положительное» указывать наименование Подразделениярецензента либо сокращенное наименование строго в соответствии с утвержденнойположением о Подразделении аббревиатурой (прикрепляется в раздел «Заключения»);
- заключениеотрицательное (после слова «отрицательное» указывать наименование Подразделениярецензента либо сокращенное наименование строго в соответствии с утвержденнойположением о Подразделении аббревиатурой (прикрепляется в раздел «Заключения»);
- замечания(после слова «замечания» указывать наименование Подразделения рецензента либосокращенное наименование строго в соответствии с утвержденной положением оПодразделении аббревиатурой (прикрепляется в раздел «Заключения»);
- уведомление(при проведении публичных мероприятий) (прикрепляется в раздел«Сопроводительные документы»);
- согласование внешней организации (прикрепляется враздел «Заключения» с указанием наименования конкретной организации(организаций) (например, Согласование Министерства образования);
- согласование рецензента (после слова «согласование»указывать ФИО рецензента и наименование Подразделения рецензента либосокращенное наименование строго в соответствии с утвержденной положением оПодразделении аббревиатурой (прикрепляется в раздел «Заключения») (например,Согласование Квасникова Ю.А., начальник Департамента финансов);
- пост. от...№... (данный файл прикрепляется при внесении изменений, признании утратившимсилу, отмене, т.е. основное постановление должно быть актуализировано с учетомвсех внесенных изменений, с указанием редакций, включающих в себя реквизит«дата документа» и реквизит «регистрационный номер документа») (прикрепляется враздел «Сопроводительные документы»);
- расп. от...№...(данный файл прикрепляется при внесении изменений, признании утратившим силу,отмене, т.е. основное распоряжение должно быть актуализировано с учетом всехвнесенных изменений, с указанием редакций, включающих в себя реквизит «датадокумента» и реквизит «регистрационный номер документа») (прикрепляется враздел «Сопроводительные документы»);
-сопроводительные документы (документы (в т.ч. сканированные), послужившиеоснованием для разработки проекта правового акта, законодательные акты и иныеправовые акты субъекта Российской Федерации, акты органов местногосамоуправления, заявление, тех.паспорт, договор аренды, свидетельство,соглашение, выписки, ходатайства, письма, и т. п.) (прикрепляются в раздел«Сопроводительные документы).
Листы одногоприкрепленного документа (за исключением сопроводительных документов)оформляются одним файлом, в том числе утверждаемые постановлением(распоряжением) акты и приложения к постановлению (распоряжению), заисключением документов в формате Excel . Например:постановление + Положение + приложения к Положению.
Проекты постановлений, распоряжений,оформленные в нарушение данных требований возвращаются на доработку.
Если оригиналы сопроводительных документовсуществуют только на бумажном носителе и имеют формат больше чем А4, а объемсканированного пакета превышает 500 Мб, то проект заносится в СЭД, асопроводительные документы одновременно с проектом постановления(распоряжения), подготовленным в СЭД представляются исполнителем рецензентам имэру города в бумажном виде.
Проекты постановлений овнесении изменений в муниципальные, ведомственные целевые и адресныеинвестиционные программы, о концессионных соглашениях, об исполнении бюджетагородского округа «Город Южно-Сахалинск» за I квартал, первое полугодие, 9месяцев, о внесении изменений в постановление «Об оценке эффективностиреализации муниципальных (ведомственных целевых) программ, финансированиекоторых осуществляется за счет средств бюджета городского округа «ГородЮжно-Сахалинск», проекты постановлений в случаях, определенных пунктом 3 статьи217 Бюджетного Кодекса Российской Федерации (например, по вопросамиспользования средств резервного фонда, изменения функций или полномочийглавных распорядителей бюджетных средств, изменения типа муниципальныхучреждений и организационно-правовой формы муниципальных унитарных предприятийи и другие) могут оформляться на бумажном носителе.
Иные проекты постановлений(распоряжений) могут оформляться на бумажном носителе только по согласованию свице-мэром, руководителем аппарата.
3.2.4. Согласование проекта постановления (распоряжения) оформляется вэлектронной карточке документа в СЭД согласно заданному исполнителем маршрутусогласования посредством кнопки «Согласовать документ».
При оформлениипроекта постановления (распоряжения) на бумажном носителе согласованиеоформляется в справке согласования путем визирования с указанием даты,инициалов, фамилии и проставлением подписи рецензента. В справке согласованияставится виза исполнителя - руководителя Подразделения, подготовившего проект.
3.2.5. Исполнителем, подготовившим проект постановления или распоряжения,осуществляется его согласование с должностными лицами Администрации, заинтересованнымилицами, Подразделениями и другими организациями, при этом проекты постановленийи распоряжений:
- подлежат обязательному согласованию с юридическойслужбой Подразделения ( при наличии), подготовившего проект;
- повопросам выделения денежных средств из бюджета городского округасогласовываются с Департаментом финансов;
- повопросам, затрагивающим законные интересы потребителей, подлежат обязательномусогласованию с Управлением Федеральной Антимонопольной службы по Сахалинскойобласти;
- повопросам, затрагивающим интересы населенных пунктов городского округа «ГородЮжно-Сахалинск», согласовываются с вице-мэром, закрепленным за ними в качествекуратора, с МКУ «Управление мониторинга городского хозяйства», Департаментомгородского хозяйства администрации города Южно-Сахалинска;
- повопросам изменения структуры и штатного расписания, переименования Подразделения,утверждения и изменения Положений о структурных подразделениях аппаратаАдминистрации, поощрения, награждения, оплаты труда работников муниципальныхучреждений (предприятий), согласовываются с Департаментом кадровой политикиадминистрации города Южно-Сахалинска (далее — Департамент кадровой политики);
- повопросам изменения структуры и штатного расписания, переименованияПодразделения, поощрения (при наличии выделения финансовых средств),награждения (при наличии выделения финансовых средств), оплаты труда работниковмуниципальных учреждений (предприятий) согласовываются с Департаментомфинансов;
- обутверждении муниципальных программ, ведомственных целевых программ, внесении вних изменений, отчетов об их исполнении, согласовываются с Департаментомэкономического развития администрации города Южно-Сахалинска (далее —Департамент экономического развития), Департаментом финансов;
- повопросам утверждения (изменения) административных регламентов предоставлениямуниципальных (государственных) услуг подлежат обязательному согласованию сУправлением документационного обеспечения;
- обутверждении муниципальных программ, о внесении изменений в действующиемуниципальные программы подлежат направлению в Контрольно-счетную палатуГородской Думы для проведения финансово-экономической экспертизы. Одновременнос направляемым проектом постановления направляются:
-финансово-экономическое обоснование, в случае если принятия муниципальногоправового акта влечет за собой расходы бюджета городского округа «ГородЮжно-Сахалинск»;
-заключения Подразделений, в которых проходил согласования проект постановления;
- копиясправки согласования.
3.2.6. Все проекты постановлений и распоряжений безисключения подлежат согласованию с вице-мэром, руководящим (курирующим) Подразделениемв соответствии с распределением обязанностей, директором ПравовогоДепартамента.
Очередностьпрохождения согласования проектов постановлений (распоряжений):
-начальник отдела в составе Подразделения (при согласовании в СЭД);
- юридическаяслужба Подразделения (при наличии), внесшего проект постановления(распоряжения);
-руководитель Подразделения, внесшего проект постановления (распоряжения);
-заинтересованные Подразделения, учреждения (организации);
- Правовой Департамент;
- вице-мэр, руководящий(курирующий) Подразделением в соответствии с распределением обязанностей.
При согласовании проекта постановления (распоряжения)на бумажном носителе юридическая служба Подразделения, Правовой Департамент,Департамент финансов (при необходимости согласования) заверяет каждый листпервого экземпляра (подлинник) на оборотной стороне штампом"согласовано" с проставлением даты, подписи и расшифровки подписидолжностного лица.
3.2.7. Рецензенты имеют право возвратить проектпостановления (распоряжения) на доработку исполнителю (разработчику) вследующих случаях:
- нарушение положений настоящей Инструкции поделопроизводству;
- требует внесения изменений (поправок);
- при наличии неустраненных замечаний (заключений);
- проект содержит опечатки, грамматические ошибки.
3.2.8. При необходимости, руководитель Подразделения,согласовывающий проект постановления (распоряжения), имеет возможностьнаправлять внутри Подразделения проект постановления (распоряжения) дляподготовки заключения.
3.2.9.Проекты постановлений (распоряжений) в СЭД могут согласовываться параллельно наэтапе согласования с заинтересованными лицами.
3.2.10.При согласовании проекта постановления (распоряжения) с учреждениями(организациями), не подключенными к СЭД, согласование производится путемприкрепления разработчиком к электронной карточке документа в СЭДсканированного письма-согласования учреждения (организации).
В этомслучае разработчик размещает письмо-согласование в раздел «Заключения» суказанием наименования конкретной организации (например: СогласованиеМинистерства образования).
3.2.11. Возражения к проекту постановления(распоряжения), возникающие у рецензентов при согласовании, оформляются вэлектронной карточке документа в СЭД одним из следующих способов: отдельнымфайлом «замечания (заключения)», который прикрепляется к электронной карточкедокумента, отдельными комментариями.
3.2.12. При наличии разногласий по проектупостановления или распоряжения, разработчик организовывает их обсуждение сзаинтересованными сторонами с целью снятия разногласий. Если после обсужденияразногласия не сняты, то неурегулированные разногласия рассматриваютсякурирующим (руководящим) вице-мэром, в соответствии с распределениемобязанностей, который проводит обсуждение с заинтересованными сторонами.
Еслипосле этого разногласия не сняты, то к проекту постановления или распоряженияприлагаются протокол разногласий, утвержденный вице-мэром в соответствии сраспределением обязанностей, и справка с изложением мнений сторон, имеющихзамечания. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечанияпринимается мэром города либо лицом, исполняющим его обязанности. Если мэрсоглашается с мнением исполнителя, он подписывает документ.
Еслиразногласия сняты, проект постановления (распоряжения) отправляется наповторное согласование в СЭД. Положительное решение должностного лица, укоторого были замечания, означает, что замечания устранены.
Еслипроект постановления (распоряжения) согласовывается на бумажном носителе, топри снятии разногласий в ходе подготовки проекта постановления (распоряжения) всправке согласования делается отметка о снятии замечаний рецензентом, укоторого они были (с обязательным указанием даты и проставлением подписи),возражения к проекту, в этом случае, не прикладываются.
3.2.13. Если в процессе доработки в проект вносятсяизменения, то он подлежит повторному согласованию рецензентами. Срок доработкипроекта постановления (распоряжения) не должен превышать 3 рабочих дней.
3.2.14. Срок, в течение которого проект постановления(распоряжения) может находиться на согласовании у вице-мэров, в Подразделенияхи иных организациях, не должен превышать 3 рабочих дней, за исключениемПравового Департамента, проводящего правовую и антикоррупционную экспертизупроектов постановлений (распоряжений).
Положения и Порядки, регулирующие принятие расходныхобязательств, муниципальные Программы находятся на согласовании в Департаментефинансов не более 5 рабочих дней.
Срок согласования проектовпостановлений, являющихся результатом предоставления муниципальных(государственных) услуг, проектов постановлений о проведении публичныхслушаний, назначаемых в рамках оказания муниципальных услуг, не долженпревышать 2 рабочих дней. Правовой Департамент согласовывает указанные проектыпостановлений, включая проведение правовой и антикоррупционной экспертизы, всрок до 5 рабочих дней.
Проекты постановлений об утверждении муниципальной(ведомственной целевой) программы, а также о внесении в нее изменений находятсяна согласовании в Департаменте экономического развития не более 7 рабочих дней.Срок устранения исполнителем замечаний и рассмотрения предложений, указанных взаключении Департамента экономического развития, не более 5 рабочих дней.
Общий срок, втечение которого проект постановления (распоряжения) может находиться насогласовании, не должен превышать 2 месяцев со дня его внесения.
3.2.15. Исполнитель, подготовивший проектпостановления (распоряжения) представляет в Правовой Департамент по запросупакет документов, требуемый для проведения антикоррупционной экспертизы.
Правовой Департамент проводит правовую иантикоррупционную экспертизу проектов постановлений в течение 10 рабочих дней смомента их поступления в Правовой Департамент.
Указанный срок может быть сокращен руководителемПравового Департамента по мотивированному ходатайству руководителяПодразделения, внесшего проект постановления.
В исключительных случаях, при наличии существенныхоснований, а также, если проект постановления требует более глубокого изучения,по мотивированному ходатайству начальника отдела экспертизы правовых актов срокпроведения экспертизы может быть продлен директором Правового Департамента, ноне более чем на 5 рабочих дней.
Коррупциогенные факторы, выявленные при проведенииантикоррупционной экспертизы проектов постановлений, устраняютсяПодразделениями, являющимися разработчиками соответствующих проектов. Положенияпроекта постановления, способствующие созданию условий для проявлениякоррупции, выявленные при проведении антикоррупционной экспертизы, проводимойПравовым Департаментом, устраняются на стадии доработки проекта документаразработчиком проекта.
В случае несогласия разработчика документа срезультатами антикоррупционной экспертизы, проведенной Правовым Департаментом,свидетельствующими о наличии в проекте документа положений, способствующихсозданию условий для проявления коррупции, разработчик проекта в течение 5рабочих дней представляет в Правовой Департамент письменные возражения собоснованием своего несогласия. Если возражения отклоняются, они рассматриваютсяс участием разработчика, должностного лица Правового Департамента и иныхзаинтересованных лиц при курирующем вице-мэре, после чего принимается окончательноерешение, которое направляется мэру города.
При наличии мотивированных возражений разработчикапроекта постановления на замечания по результатам проведения правовойэкспертизы, Правовой Департамент проводит повторную правовую экспертизу. Врамках проведения повторной экспертизы проекта, руководитель ПравовогоДепартамента вправе организовать совещание с участием разработчика и иныхзаинтересованных лиц для рассмотрения и обсуждения отдельных вопросов,касающихся проекта постановления.
3.2.16. Проект нормативного правового акта послесогласования с заинтересованными лицами с сопроводительным письмом, доподписания мэром города, направляется в прокуратуру города Южно-Сахалинска всоответствии с Соглашением, заключенным между администрацией городаЮжно-Сахалинска и прокуратурой города Южно-Сахалинска.
Согласование прокуратурой города Южно-Сахалинска производитсяпутем прикрепления разработчиком к электронной карточке документа в СЭД враздел «Антикоррупционная экспертиза» сканированного сопроводительного письма сотметкой прокуратуры о получении или заключения о результатах изучения проектанормативного правового акта на предмет соответствия федеральномузаконодательству и наличия коррупциогенных факторов.
3.2.17. Персональную ответственность за обеспечениекачества и соблюдение сроков подготовки проектов постановлений, распоряжений иих доработку несут руководители Подразделений, внесшие проекты.
3.2.18. Согласованные проекты постановлений ираспоряжений, подготовленные с соблюдением указанной процедуры, обосновывающиематериалы к ним, прикрепленные к электронной карточке документа, поступают поСЭД в службу подготовки документов Отдела по работе с документами и контролю(далее — служба подготовки документов) для проведения экспертизы и передачи наподпись мэру города в течение трех рабочих дней. Сотрудники службы подготовкидокументов имеют право возвратить проект на доработку исполнителю(разработчику) в следующих случаях:
- нарушение положений настоящей Инструкции по делопроизводству;
- наличие неустраненных замечаний (заключений), заисключением случаев когда основанием для подготовки проекта постановления(распоряжения) является положительная резолюция мэра города;
- проект содержит опечатки, грамматические ошибки либотребует внесения изменений (поправок).
3.2.19. Служба подготовки документов распечатываетпроект постановления (распоряжения), пояснительную записку и лист согласованиядля передачи на подпись мэру города или лицу, исполняющему его обязанности. Принеобходимости, служба подготовки документов распечатывает постановление(распоряжение), в которое вносятся изменения.
3.2.20. Постановления и распоряжения, подписанныемэром города, направляются в службу подготовки документов для регистрации,оформления и выпуска. Постановления, распоряжения регистрируются службойподготовки документов в срок, не превышающий 3 рабочих дней. Выпускаемым документамприсваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала идо конца года раздельно для постановлений, распоряжений администрации города поосновной деятельности и распоряжений по вопросам кадров. К порядковому номерураспоряжений по основной деятельности - добавляется буква «р», распоряжений покадровым вопросам - буква «к», распоряжений по личному составу - буква «л»,постановлений — буквы «па». К порядковому номеру постановлений, подготовленныхна бумажном носителе буквы «па» не добавляются.
3.2.21. Постановления и распоряжения после регистрации службойподготовки документов рассылаются автоматически по СЭД согласно листу рассылки,оформленному в электронной карточке документа.
При необходимости получения бумажной копии постановлений (распоряжений)при заполнении раздела «Бумажные копии» в листе рассылки в СЭД указыватьобоснование для получения бумажных копий. В этом случае копии постановлений(распоряжений) рассылаются канцелярией в срок, не превышающий 3 рабочих дней (висключительных случаях, при наличии объемных документов — до 5 рабочих дней), согласнолисту рассылки (при необходимости, в листе рассылки указывается почтовыйадрес), оформленному в электронной карточке документа (в данном случаеразработчик указывает количество копий на бумажном носителе).
Во внешние организации, не подключенные к СЭД, копиипостановлений (распоряжений) направляются на бумажном носителе. Информация опредоставлении бумажных копий заносится в раздел «Бумажные копии» листарассылки.
При подготовке проектапостановления (распоряжения) на бумажном носителе оформляется список рассылки,подписанный руководителем Подразделения, внесшего проект. В список рассылкивключаются сведения об исполнителе документа (должность, фамилия, имя,отчество, подпись, телефон, дата).
Если проект постановленияносит нормативный характер, то информационно-правовые системы: «Консультант»,«Кодекс», «Гарант» и центральная городская библиотека указываются в поле«Разослать в организации (опубликовать в СМИ)» электронной карточки документа.При подготовке проекта постановления (распоряжения) на бумажном носителеинформационно-правовые системы вносятся в список рассылки.
При подготовке проектовпостановлений, распоряжений о составе комиссий, советов, организационныхкомитетов, рабочих групп, коллегий, возглавляемых мэром (первым вице-мэром,вице-мэрами) города в список рассылки в обязательном порядке включаетсяДепартамент кадровой политики.
3.2.22. В случае признания решением судамуниципального правового акта или отдельных его норм противоречащимидействующему законодательству Подразделение, готовившее проект данного акта, в14-дневный срок со дня вступления решения суда в законную силу вносит мэругорода проект акта о приведении правового акта в соответствие сзаконодательством. Данный срок исчисляется с момента вступления решения суда взаконную силу.
3.2.23. Необходимость официального опубликования(обнародования) в газете «Южно-Сахалинск сегодня» и размещения (опубликования)на официальном сайте администрации города Южно-Сахалинска постановления,распоряжения устанавливается исполнителем, ответственным за подготовку проекта.
Впроекты постановлений и распоряжений, подлежащие опубликованию, вносится пунктследующего содержания:
Настоящее постановление (распоряжение) опубликовать в газете«Южно-Сахалинск сегодня»
Принеобходимости размещения постановления и распоряжения на официальном сайтеАдминистрации, вышеуказанный пункт дополняется словами «…и разместить на официальном сайте администрации городаЮжно-Сахалинска.»
Приподготовке проекта постановления (распоряжения) на бумажном носителе в службуподготовки документов одновременно с бумажным вариантом проекта постановления(распоряжения) представляется его электронная копия.
Ответственностьза идентичность текста электронной копии постановления (распоряжения) егобумажному носителю, а также соответствие формату его представления несетисполнитель (руководитель Подразделения), разработавший проект постановления(распоряжения) и представивший его электронную копию.
3.2.24. Официальным опубликованиемнормативного правового акта Администрации считается публикация его полноготекста в газете «Южно-Сахалинск сегодня».
Муниципальные правовые актыгорода Южно-Сахалинска, подлежащие официальному опубликованию, вступают в силусо дня их официального опубликования, если иное не установленозаконодательством, Уставом городского округа «Город Южно-Сахалинск» или самиммуниципальным правовым актом.
3.2.25. Необходимость срочного опубликованиямуниципального правового акта оговаривается в письме на имя главного редактораМАУ «Редакция газеты «Южно-Сахалинск сегодня», подписанном руководителемПодразделения, подготовившим муниципальный правовой акт, с указанием точнойдаты опубликования документа.
3.2.26. Контроль за полнотой, правильностью исвоевременным опубликованием постановлений и распоряжений осуществляетсяруководителем Подразделения, являющимся разработчиком муниципального правовогоакта.
3.2.27.Предоставление копий муниципального правового акта производится при письменномобращении в установленные законодательством сроки.
3.2.28. Подлинники постановлений и распоряжений набумажных носителях находятся на хранении до сдачи в Архив в отделе по работе сдокументами и контролю. Выдавать их для работы за пределы кабинета запрещается.
3.2.29.В целях ведения Сахалинского областного регистра муниципальных нормативныхправовых актов (далее - Регистр), муниципальные нормативные правовые акты вэлектронном виде Отделом по работе с документами и контролю направляются вПравительство Сахалинской области в течение 5 рабочих дней со дня официальногоопубликования (обнародования) муниципального нормативного правового акта содновременным направлением сведений об источнике и дате официальногоопубликования (обнародования). Документы(копии документов), содержащие дополнительные сведения, подлежащие внесению вРегистр, направляются Отделом по работе с документами и контролю вПравительство Сахалинской области.
3.2.30.Во исполнение п.3.2.29 настоящей Инструкции по делопроизводству, структурныеподразделения аппарата, отраслевые (функциональные) органы администрации,подведомственные учреждения, специалисты (сотрудники) которых представлялиинтересы в соответствующем суде об оспаривании нормативного правового акта,либо являются ответственными исполнителями соответствующих документов,еженедельно направляют в Отдел по работе с документами и контролю и на адресэлектронной почты специалистов Отдела с сопроводительным письмом копииследующих документов:
-вступивших в законную силу судебных актов по оспариванию нормативных правовыхактов (решения и определения судов общей юрисдикции; судебные постановления,вынесенные по апелляционным, кассационным и надзорным жалобам (протестам) науказанные решения; решения, определения и постановления арбитражных судов);
-актов прокурорского реагирования, принятых в отношении муниципальныхнормативных правовых актов;
-экспертных заключений, содержащих результаты проведения экспертиз муниципальныхнормативных правовых актов на соответствие Конституции Российской Федерации,федеральным конституционным законам, федеральным законам и, федеральным законами иным нормативным правовым актам Российской Федерации (далее- законодательствоРоссийской Федерации), а также Уставу Сахалинской области, иным нормативнымправовым актам Сахалинской области, Уставу городского округа «ГородЮжно-Сахалинск»;
-предложений Правительства Сахалинской области мэру города Южно-Сахалинска,администрации города Южно-Сахалинска о приведении изданных ими нормативныхправовых актов в соответствие с законодательством Российской Федерации изаконодательством Сахалинской области;
-предписаний антимонопольных органов;
-актов органов государственной власти Сахалинской области об отмене илиприостановлении действий муниципальных правовых актов в части, регулирующейосуществление органами местного самоуправления в Сахалинской области отдельныхгосударственных полномочий, переданных им на основании федерального закона илизакона Сахалинской области;
-писем, иной информации, поступившей из органов прокуратуры, органовгосударственной власти Сахалинской области, органов местного самоуправления вСахалинской области, иных государственных органов.
3.2.31.Отдел по работе с документами и контролю после поступления документов,содержащих дополнительные сведения, подлежащие внесению в Регистр, направляетих в Правительство Сахалинской области с очередными муниципальными нормативнымиправовыми актами, направляемыми для включения в Регистр.
3.2.32. Ответственность за неисполнение,несвоевременное исполнение требований пунктов 3.2.29 — 3.2.31, несутруководители Подразделений, предоставляющих копии документов, содержащихдополнительные сведения, подлежащие включению в Регистр.
3.3. Постановления администрации города, рассмотриваемые наКоллегии при администрации города Южно-Сахалинска
3.3.1. Порядок подготовки и рассмотрения постановлений на Коллегии приадминистрации города Южно-Сахалинска (далее - Коллегия) утвержденпостановлением администрации города Южно-Сахалинска.
3.3.2. Для рассмотрения на Коллегии проект постановления и пакет документов кнему, подготовленный в соответствии с Инструкцией по делопроизводству,тиражируется разработчиком и представляется в Департамент внутренней политикидля комплектования папок членам и постоянным участникам Коллегии не позднее,чем за 6 рабочих дней до дня проведения заседания Коллегии.
3.3.3. Пакет документов включает в себя:
-сопроводительное письмо на имя мэра города с полным наименованием вносимогопроекта постановления Администрации, с указанием разработчика, основногодокладчика, содокладчиков и выступающих;
-список приглашенных на обсуждение по рассматриваемому вопросу;
- принеобходимости – заключение Департамента финансов, Департамента экономическогоразвития и прокуратуры города Южно-Сахалинска;
-пояснительную записку по рассматриваемому вопросу, которая должна полностьюраскрывать содержание вопроса (не более четырех страниц);
-проект постановления Администрации с листом согласования и приложениями.
3.3.4.Руководители Подразделений, которые вносят вопрос на заседание Коллегии, несутперсональную ответственность за качество его подготовки и своевременностьпредставления.
3.3.5. Вслучае снятия вопроса с рассмотрения на Коллегии Подразделение не позднее, чемза 6 рабочих дней до заседания Коллегии представляет письмо на имя мэра городас мотивированным объяснением причин снятия вопроса, копию письма - вДепартамент внутренней политики.
3.3.6. Повестка заседания Коллегии формируетсяДепартаментом внутренней политики на основании представленных материалов непозднее, чем за 5 рабочих дня до заседания Коллегии и утверждается мэромгорода, в его отсутствие — первым вице-мэром, либо вице-мэром, исполняющимобязанности мэра города.
3.3.7. Департамент внутренней политики не позднее, чемза 3 рабочих дня до заседания Коллегии направляет папки с материалами членам ипостоянным участникам Коллегии.
3.3.8. Замена материалов по рассматриваемым вопросам вдень проведения заседания Коллегии допускается в случае их уточнения илидополнения и производится Департаментом внутренней политики по согласованию свице-мэром, руководителем аппарата.
3.3.9. Если по проекту постановления на Коллегиивысказаны замечания, то он дорабатывается и представляется в Отдел по работе сдокументами и контролю в течение 3 рабочих дней после заседания Коллегии (кромепостановлений, по которым установлен иной срок доработки).
Еслипроект требует длительной (свыше трех рабочих дней) доработки, то срок можетбыть продлен вице-мэром в соответствии с распределением обязанностей посогласованию с мэром города.
3.3.10. Протокол заседания Коллегии ведется иоформляется сотрудниками Отдела по работе с документами и контролю всоответствии с Инструкцией по делопроизводству и представляется на подпись мэрув течение 10 дней после заседания.
Протоколынумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и хранятся вОтделе по работе с документами и контролю в соответствии с номенклатурой дел.
3.4.Протокол
3.4.1.Протокол – документ, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов ипринятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных,экспертных и др. органов, совещаний.
3.4.2.Протоколы совещаний нумеруются порядковыми номерами и оформляются арабскимицифрами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов:протоколы заседаний коллегий, протоколы мэра города, протоколы первоговице-мэра города, протоколы вице-мэров города и др.
3.4.3.Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускаетсяход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
3.4.4. Ведение протоколов совещаний, проводимых мэром города, первымвице-мэром города, вице-мэрами города, и контроль их исполнения возлагается наДепартамент общественной безопасности и контроля Администрации и специалистовобщего отдела Департамента по обращениям граждан и организационной работе.
3.4.5. Протоколы заседаний комиссий, возглавляемыхпервым вице-мэром города, вице-мэрами города, ведут секретари комиссий илисотрудники Подразделений.
3.4.6. Протокол, издаваемый в полной формесоставляется на основании записей, произведенных во время заседания(совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектоврешений и других материалов.
Документы к обсуждению (справки, проекты решений идр.) представляются ответственными исполнителями, которым поручена ихподготовка, и подписываются в установленном порядке.
3.4.7. Протоколы оформляются без бланка на стандартномлисте бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
- наименование организации – указывается полное официальное исокращенное (в скобках) наименование Администрации, Подразделения;
- наименование вида документа – ПРОТОКОЛ. Слово ПРОТОКОЛ печатается отграницы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтомразмером №17 и выравнивается по центру ( в краткой форме протокола виддокумента отделяется от грифа утверждения документа интервалом 36 пт (1,27 см);
- заголовок к тексту - отделяется от предыдущего реквизита интервалом24 пт (0,85 см), печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал ивыравнивается по центру, например:
Протокол
заседания Коллегии
при администрации города Южно-Сахалинска
- место проведения заседания, совещания - указывается (принеобходимости), у кого проводится совещание или в каком месте, выравнивается поцентру. Печатается через интервал 24 пт (0,85 см) после реквизита «видзаседания, совещания, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
- дата иРегистрационный номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом ипечатается через интервал 24 пт (0,85 см) ниже предыдущего реквизита. Номерпротокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядковогономера протокола в пределах календарного года. Датой протокола является датапроведения совещания. Если оно продолжается несколько дней, то через дефисуказывают даты начала и окончания совещания;
- текст;
-подписи.
3.4.8. Текст протокола состоит из двух частей: вводнойи основной. В вводной части указываются: фамилии председателя(председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих назаседании; лиц, приглашенных на заседание (совещание); повестка дня.
Слово Председатель (Председательствующий) печатаетсяот границы левого поля, через два межстрочных интервала от даты без кавычек.После слова Председатель (Председательствующий) ставится дефис, инициалы ифамилия, затем наименование должности, например, Председатель – И.О.Фамилия, мэр города Южно-Сахалинска.
Слово Присутствовали печатается через два межстрочныхинтервала от границы левого поля, подчеркиваются, после слов ставитсядвоеточие.
Ниже печатаются наименования должностей постоянныхчленов коллегиального органа, а справа от наименования должностей через дефис —их инициалы и фамилии.
Перечислениеприсутствующих оформляют через один межстрочный интервал и печатают от границылевого поля.
Фамилии приглашенных записываются в протокол (если ихне более 15) в алфавитном порядке с указанием наименования должностей. Есликоличество присутствующих превышает 15 человек, в водной части протоколаделается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 47 человек (список прилагается )
Если в заседании (совещании)принимают участие представители разных органов власти и организаций,указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименованиядолжностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
3.4.9. Вводная часть заканчивается повесткой дня,содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке ихзначимости. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинаетсяс предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля через одинмежстрочный интервал. Слова Повестка дня печатаются полужирным шрифтомпрописными буквами и располагаются центровано через два межстрочных интервалаот списка приглашенных.
3.4.10. Основная часть протокола состоит из разделов,соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают прописнымибуквами полужирным шрифтом, каждое от левой границы текстового поля, после нихставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса (нумеруетсяримской цифрой) повестки дня. Слово СЛУШАЛИ печатается через два межстрочныхинтервала от повестки дня.
В разделе СЛУШАЛИ через один межстрочный интервалпосле названия вопроса приводятся инициалы и фамилии докладчиков, через дефиснаименование должности, которые печатаются от границы левого поля.
Основное содержание докладов включается в текстпротокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнемслучае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается»(после наименования должности, в скобках), например:
(текствыступления прилагается, приложение N …).
В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалывыступающих, которые печатают с новой строки в именительном падеже от границылевого поля. Основное содержание выступлений включается в текст протокола илиприлагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в текстепротокола делается отметка
- текствыступления прилагается, приложение N ....
Слово ВЫСТУПИЛИ печатается через два межстрочныхинтервала после текста доклада.
Решения, выработанные на совещании, вносят в протоколпосле слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатается отграницы левого поля через два межстрочных интервала от предыдущей строки.
В протоколе отражаются все принятые решения(печатаются полностью). При необходимости приводятся итоги голосования: «За -…,против -…, воздержалось -…».
Содержание особого мнения, высказанного во времяобсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
В случае утверждения коллегиальным органом какого-либодокумента, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а самдокумент прилагается к протоколу. В качестве исполнителя может быть указаноодно или несколько должностных лиц либо Подразделение. Срок может быть указанкак календарная дата либо как период выполнения работы.
3.4.11. Подпись отделяется от последней строки текстаинтервалом 36 пт (1,27 см) и включает наименование должности лица,председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи,расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименованиедолжности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочныйинтервал или центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровкаподписи располагается на уровне последней строки наименования должности безпробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписиограничивается правым полем.
Черездва межстрочных интервала от наименования должности лица,председательствовавшего на заседании (совещании) печатаются слова «Протоколвел(а) подпись И.О.Фамилия».
3.4.12. Основная часть протокола совещания,проводимого мэром города, первым вице-мэром города, вице-мэрами города включаетвопросы, рассматриваемые на совещании и принятые по ним решения.
3.4.13. Протокол оформляется в течение трех дней,подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем.
3.4.14. Копии протоколов (выписки из протоколов), принеобходимости, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам,которым даны поручения, для контроля — в Департамент общественной безопасностии контроля Администрации и специалистам общего отдела. Срочные поручения передаютсянемедленно.
3.4.15. Поручения мэра города, первого вице-мэрагорода, вице-мэров города оформляются протоколом.
Поручение должно содержать систематизированные типырезолюций, предусматривающих определение предварительных сроков исполненияпоручений, для завершения исполнения которых необходимо предусмотреть внесениекорректив (при формировании бюджетов, программ, планов, смет и т. д.) либопринятий (оформлений) управленческих решений. Поручение, помимо срокаисполнения, должно формулировать постановку задачи, действия по ее выполнению иконечный результат.
3.4.16.Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываютсяинициалы и фамилии председательствующего (председателя), присутствовавших лиц.
3.4.17.Слово "Присутствовали" печатается через интервал 24 пт (0,85 см) отреквизита «дата, номер протокола» от границы левого поля, подчеркивается, послеслова ставится двоеточие. Ниже через интервал 18 пт (0, 64 см) печатаютсянаименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей -их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно,например:
Присутствовали :
Начальник Департамента образования И.О.Фамилия
Заместители руководителя аппарата И.О.Фамилия
И.О. Фамилия
Фамилиимогут быть указаны в алфавитном порядке.
3.4.18. Восновной части протокола (за исключением аппаратных совещаний) указываетсяномер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятыерешения. Наименование вопроса печатается через два межстрочных интервала нижесплошной черты, нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О"("Об"). Печатается центрованно и подчеркивается одной чертой нижепоследней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываютсяфамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилиипечатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросурешение (печатается через 1,5-2 межстрочных интервала от фамилий должностныхлиц, выступивших при обсуждении вопроса), сроки исполнения. Нумеруетсяарабскими цифрами.
3.4.19.Основная часть протокола поручений включает поручения, данные на совещании,сроки исполнения.
3.4.20.Наименование следующего вопроса печатается через два межстрочных интервала отпредыдущего.
3.4.21.Подпись лица, ведущего протокол отделяется от последней строки текстаинтервалом 36 пт (1,27 см) и состоит из следующих слов (без кавычек):
Протоколвел(а) подпись И.О.Фамилия
3.4.22. Протоколы поручений оформляются в течение 2дней протоколом. Копии протоколов поручений (выписки из протокола) дляисполнения направляются лицом, ведущим протокол. Срочные поручения передаютсянемедленно.
3.4.23. Информация об исполнении поручений,содержащихся в протоколах мэра города направляется исполнителями в отделпроверки и анализа исполнения поручений Департамента общественной безопасностии контроля, об исполнении поручений первого вице-мэра, вице-мэров города - специалистамобщего отдела, если иное не оговорено в протоколе. Снятие с контроля порученийпроизводится мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами) города.
3.4.24.Все исполненные поручения хранятся в СЭД.
3.5. Договор(соглашение, контракт)
Оформление, согласование, регистрация, хранение иконтроль за исполнением договоров, муниципальных контрактов, соглашений,заключаемых администрацией города Южно-Сахалинска осуществляется в соответствиис Порядком, утвержденным распоряжением администрации города Южно-Сахалинска.
3.6.Акт
3.6.1.Акт - документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий,связанных с деятельностью Администрации, Подразделения.
В некоторых случаях акты не только фиксируютустановленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения(акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).
3.6.2. При составлении актов используются следующиереквизиты:
- наименовании Администрации, Подразделения— авторадокумента;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- подпись.
Реквизиты акта оформляются в соответствии сподразделом 2.3 раздела 2 настоящей Инструкции.
3.6.3.Датой акта является дата его составления и подписания его составителями. Приутверждении акта его датой является дата утверждения.
3.6.4. Ввводной части акта в именительном падеже указываются:
-основание составления акта (муниципальный правовой акт), факт или событие,послужившее основанием для составления акта);
- составителиакта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей,наименований организаций, если составители являются представителями другойорганизации, фамилий и инициалов).
Если актсоставлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затемчленов комиссии в алфавитном порядке.
3.6.5. Втексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер,методы и сроки проделанной работы, ее результаты.
Принеобходимости акт может содержать выводы, заключения, рекомендации, предложениясоставителей.
Текстакта излагается от третьего лица единственного или множественного числа(«комиссия установила...», «проверка показала...» и др.)
3.6.6. Взаключительной части акта указывается количество подготовленных экземпляровакта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров актаопределяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, илинормативными требованиями, регламентирующими составление акта конкретнойразновидности.
3.6.7.Акт может иметь приложения. При наличии приложений в тексте акта в скобкахдается ссылка на приложение (приложение), на самом приложении в верхнем правомуглу печатается слово «Приложение», номер приложения, (если приложенийнесколько), наименование акта, его дата.
3.6.8.Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялсякомиссией) или составителями.
Приподписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей неуказываются.
Если кто- либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, онподписывает его с указанием о наличии особого мнения. Особое мнение излагаетсяна отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.
3.6.9.Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги форматом А4.
3.7.Доверенность
3.7.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицомдругому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменноеуполномочие на совершение сделки представителем может быть предоставленопредставляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.
3.7.2. Доверенность выдается Администрацией своему представителю напредставление интересов, совершение действий от имени Администрации.
Проекты доверенностей, выдаваемых Администрацией сотрудникамюридических служб аппарата Администрации либо отраслевых (функциональных)органов Администрации, подлежат обязательному согласованию директором илизаместителем директора Правового Департамента.
Доверенности регистрируются в СЭД.
3.7.3. Доверенность оформляется только в письменной форме и должна
содержать данные, необходимые для признаниядокумента доверенностью:
- датусоставления;
-реквизиты представителя и предоставляемого;
-существо полномочий;
- срокдействия доверенности.
Крометого, доверенность должна быть подписана лицом, ее выдавшим.
3.7.4. Если доверенность выдана Администрацией, то кромеподписи уполномоченного должностного лица необходим еще и оттиск печати.Доверенность оформляется на бланке Администрации, подпись уполномоченногодолжностного лица заверяется гербовой печатью.
3.8.Деловое (служебное) письмо
3.8.1. Деловое (служебное) письмо — документ, посредствомкоторого осуществляется информационный обмен между организациями, должностнымилицами, гражданами.
3.8.2. Различаются письма: запросы, уведомления,сообщения, ответы о выполнении документов, поручений, сопроводительные, напоминания,подтверждения, предложения, требования, рекомендации, рекламные, гарантийные,приглашения, поздравления и др.
3.8.3. Деловое (служебное) письмо должно быть посвященоодному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькимвопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если онивзаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделенииорганизации - адресата.
3.8.4. Деловое (служебное) письмо готовиться на бланкеписьма. При составлении писем оформляются следующие реквизиты: адресат,заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимыхслучаях — отметка о приложении, печать.
Если письмо является ответом на поступивший запрос либоявляется информацией об исполнении, заполняется реквизит «ссылка нарегистрационный номер и дату поступившего письма».
Наименование вида документа («письмо) и разновидностьписьма («информационное», «сопроводительное», «запрос» и др.) в деловых(служебных) письмах не указываются.
3.8.5. В одном письме не должно быть более четырехадресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальные адресаты —те, которым письмо направляется для сведения.
При необходимости направить письмо большему количествуадресатов, к письму прикладывается список рассылки , и письма рассылаются посписку.
Если письмо направляется адресату поэлектронной почте или факсу без досылки по почте, вместо почтового адресауказывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.
3.8.6. Деловое (служебное) письмо до представления наподпись должно быть согласовано со всеми заинтересованным лицами.
3.8.7.Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям,поступившим запросам, резолюциям руководства.
3.8.8. Сроки подготовки ответных писем устанавливаютсянормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовкиинициативных писем определяются мэром города, первым вице-мэром города,вице-мэрами города, руководителями Подразделений.
3.8.9. Служебные письма излагаются: от первого лица множественногочисла («Просим представить информацию…», «Направляем на рассмотрение, проект…»и т.д.), от 3-го лица единственного числа (Администрация не считаетвозможным…», «Департамент образования предлагает рассмотреть возможность…»), надолжностных бланках – от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представитьданные о…», «Считаю возможным принять участие в…»).
3.8.10. Письма на бланках Администрации подписывают мэр города, первыйвице-мэр города, вице-мэры города.
3.8.11. Письма, подписанные мэром города, первым вице-мэром города,вице-мэрами города регистрируются и отправляются канцелярией в день ихрегистрации или не позднее следующего рабочего дня (за исключением срочнойкорреспонденции).
Письма за подписью руководителей Подразделений и их заместителей повопросам, входящим в компетенцию Подразделений, оформляются на бланкахПодразделений, регистрируются в Подразделении и отправляются самостоятельно.
3.9. Служебная записка
3.9.1. Служебная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителюи содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениямисоставителя, так же используемый для оперативного информационного обмена междуПодразделениями или руководителями, не находящимися в прямом подчинении.
3.9.2. Обязательными реквизитами служебной записки являются:наименование структурного подразделения — автора документа, дата, заголовок ктексту, адресат, текст, подпись.
3.9.3. При адресовании служебных записок должность лица, которомуадресован документ, фамилия и инициалы указываются в дательном падеже.
3.9.4. Служебные записки составляются, рассматриваются и хранятся втечение установленного срока в СЭД.
3.9.5. Текст служебной записки, в зависимости от сложности содержания иприводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текстсостоит из трех частей, то:
- в первой части излагаются причины, факты или события, послужившиеповодом для составления документа;
- во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможныеварианты ее решения;
- в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации,которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
3.9.6. При направлении служебной записки в адрес руководителяобязательным является соблюдение электронного согласования документа,т. е. Исполнитель - руководитель отдела — руководитель департамента.
3.9.7. На рассмотрение мэру города служебные записки поступают по СЭДпосле согласования с курирующим вице-мэром (при наличии).
3.9.8. Регистрация служебных записок осуществляется в СЭД.
4. Организация документооборота
4.1. Принципыорганизации документооборота
4.1.1. Документооборот включает всю последовательностьперемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессеих создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение,регистрация, рассмотрение руководителем и др.).
4.1.2. Цель организации документооборота — обеспечениесвоевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задачадокументооборота — организовать движение документов по наименее короткому путисм минимальными затратами труда и времени, в условиях электронногодокументооборота — обеспечить доступ к документам пользователям СЭД всоответствии с предоставленными им правами.
4.1.3. В Администрации используются электронныедокументы, а также электронные копии документов, полученные в результатесканирования документов на бумажном носителе. Документы, имеющие временныесроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться ииспользоваться исключительно в форме электронных документов.
4.1.4. Организация движения документов в СЭДосуществляется в соответствии со Схемами электронного документооборота,размещенными на внутреннем портале и настоящей Инструкцией.
4.1.5. Организация документооборота основывается напринципах:
- централизация операций по приему и отправкедокументов;
- распределение документов на документопотоки, имеющиеодинаковый маршрут (маршрутизация документов);
- организация предварительного рассмотрения входящихдокументов;
- однократность регистрации документов;
- исключение возвратных движений документа, необусловленных деловой необходимостью;
- устранение необоснованных согласований проектовдокументов;
- временная регламентация операций по обработке рассмотрениюи согласованию документов.
4.1.6. В документообороте Администрации выделяютсяследующие документопотоки:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
4.1.7. Доставка и отправка документов в Администрацииосуществляется средствами почтовой связи, нарочно и различными видамиэлектросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта, СЭДПравительства Сахалинской области).
4.2. Прием и первичнаяобработка входящих документов
4.2.1. В Администрацию доставляется корреспонденция ввиде писем, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм,электронных документов и электронных копий документов.
4.2.2. Прием документов осуществляется канцеляриейОтдела по работе с документами и контролю (далее — канцелярия).
Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением,направляются в отдел по работе с обращениями Департамента по обращениям граждани организационной работе (далее – отдел по работе с обращениями) для обработкии регистрации.
4.2.3. Первичная обработка поступивших документоввключает:
- проверку правильности доставки документов;
- проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
- вскрытие упаковки (за исключением конвертов спометкой «Лично»);
- проверку целостности входящих документов, включаяприложения;
- уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
- проставление отметки о поступлении документа ворганизацию.
4.2.4. При доставке корреспонденции нарочнымпроверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов,приложений к ним.
Ошибочно доставленные документы пересылаются поназначению или возвращаются отправителю.
При повреждении входящего документа или егоприложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части илиприложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документесоставляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумяработниками канцелярии.(приложение N 1).
Один экземпляр акта вместе с входящим документомпередается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземплярвысылается отправителю.
4.2.5. Конверты, пакеты или упаковка от поступившихдокументов сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:
- если только по ним можно установить отправителя илидату отправления;
- если входящий документ поступил позже указанного втексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
- при большом расхождении между датами подписания иполучения документов.
4.2.6. Первичная обработка электронных копийдокументов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи(электронная почта, СЭД ПСО и др.) от других организаций, должнасоответствовать технологии работы с входящими документами.
4.2.7. Первичная обработка документов завершается ихраспределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые.
4.3. Регистрация входящих документов
4.3.1. Регистрация входящих документов осуществляетсянезависимо от способа их доставки один раз: в канцелярии или в Подразделении вСЭД.
4.3.2. Документы, поступающие от других организацийнепосредственно в Подразделения, но адресованные мэру города, первомувице-мэру, вице-мэрам, передаются для предварительного рассмотрения ирегистрации в канцелярию.
4.3.3. Регистрация входящих документов осуществляетсяв день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов после16.30 или в нерабочее время.
4.3.4. Документы, поступившие с отметкой «Срочно»,«Оперативно» регистрируются незамедлительно.
4.3.5. Регистрация обращений граждан осуществляется вотделе по работе с обращениями в течение трех дней с момента поступленияобращения.
4.3.6. Жалоба на нарушениепорядка предоставления муниципальных услуг, выразившееся в неправомерныхрешениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальнуюуслугу, должностного лица органа, представляющего муниципальную услугу либомуниципального служащего (далее – жалоба на нарушение порядка предоставлениямуниципальных услуг), поступившая в уполномоченный на ее рассмотрение орган,подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.
Подача и рассмотрение жалобы на нарушение порядкапредоставления муниципальных услуг осуществляется в соответствии сПостановлением Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 № 840 «Опорядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие)федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральныхгосударственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондовРоссийской Федерации.
4.3.7. Принимая во внимание, что большая частькорреспонденции, независимо от содержания, адресуется мэру города, сотрудникиканцелярии и отдела по работе с обращениями имеют право распределятькорреспонденцию первому вице-мэру города, вице-мэрам города в соответствии сраспределением обязанностей.
4.3.8. Уведомления политических партий, общественныхорганизаций, инициативных групп граждан и др. о проведении публичныхмероприятий регистрируются в канцелярии.
4.3.9. К документам, не подлежащим регистрацииотносятся:
- печатные издания (книги, газеты, журналы, каталоги,техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты);
- рекламные материалы(письма, листовки, проспекты,буклеты и др.);
- анкеты (резюме), направленные в целяхтрудоустройства;
- бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность,счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основныхсредств, товарные накладные и др.);
- документы (проекты документов), требующие подписания(согласования, утверждения) и последующего возврата;
- поздравительные, благодарственные письма ителеграммы, пригласительные билеты.
4.3.10. Документы, адресованные непосредственно вПодразделения, в комиссии, созданные в Администрации, передаются безрегистрации в канцелярии адресату.
4.3.11. Поступившие в Администрацию на бумажномносителе документы сканируются и прикрепляются к электронной карточке документав СЭД. Входящий документ должен регистрироваться в связке, если он касаетсявопроса, по которому уже ведется переписка с организацией-отправителем.Дальнейшая работа по документу происходит с использованием электронной копии.Подлинник (оригинал) документа хранится в канцелярии, и может быть переданответственному исполнителю по письменному запросу исполнителя.
4.3.12. Сотрудниками канцелярии документ регистрируетсяпутем заполнения электронной регистрационной формы в СЭД, в которую вносятсявсе необходимые данные, после этого входящему документу присваиваетсярегистрационный номер. Указываются фамилия и инициалы должностного лица,которому направляются документы.
При содержании в документе персональных данных,сведений ограниченного доступа, ставится отметка «конфиденциально».
4.3.13. На поступающих документах на бумажномносителе, подлежащих регистрации, на первом листе документа в правом нижнемуглу, на свободном от текста месте проставляется штамп, который состоит изнаименования «Администрация города Южно-Сахалинска», слов «входящий N _____»,цифровой даты поступления документа.
4.3.14. Корреспонденция на иностранных языках,адресованная руководству Администрации, после регистрации в канцеляриипередается в отдел международных и межрегиональных связей для перевода ипоследующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция наиностранных языках передается по назначению непосредственно в Подразделения.
4.4. Предварительное рассмотрениедокументов
4.4.1. Предварительное рассмотрение документовпроводится в целях распределения поступающих в организацию документов натребующие обязательного рассмотрения мэром города и направляемые нарассмотрение первому вице-мэру, вице-мэрам, в соответствии с распределениемобязанностей.
4.4.2. Предварительное рассмотрение входящихдокументов осуществляется канцелярией и отделом по работе с обращениями послерегистрации документов.
4.4.3. Предварительному рассмотрению подлежат входящиедокументы (в т.ч. обращения граждан), адресованные в Администрацию и на имямэра города.
4.4.4. По завершении предварительного рассмотрениядокументы передаются соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесениярезолюций (указаний по исполнению).
4.5.Рассмотрение документов руководством Администрации и организация работыисполнителя с документами
4.5.1. Поступившие в Администрацию документынаправляются на рассмотрение мэру города, первому вице-мэру города, вице-мэрамгорода с помощью СЭД только после регистрации документа.
4.5.2. Зарегистрированный в СЭД документ направляетсясотрудниками канцелярии специалистам общего отдела для формирования проектарезолюции и направления на рассмотрение руководителю в соответствии с распределениемобязанностей, который в 2-дневный срок подписывает резолюцию ЭП.
При необходимости, руководитель вносит изменения впроект резолюции.
4.5.3. Передача поручения исполнителям по СЭДравнозначна передаче бумажного носителя и является основанием для исполненияпоручения (подписание бумажного носителя не производится).
4.5.4. Направление документа в Подразделениепроисходит автоматически при отправке поручения в это Подразделение. Передача(переадресация) зарегистрированных документов из одного Подразделения в другоепроизводится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, черезканцелярию с отметкой в СЭД.
4.5.5. Поручения, содержащие указания «срочно»,«незамедлительно» (или аналогичные), подлежат исполнению в течение 3 дней сдаты подписания поручения. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневныйсрок исполнения поручения.
Если срок исполнения в поручении не указан, оноподлежит исполнению в течение 30 дней с даты регистрации документа. Еслипоследний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, то днемокончания срока исполнения поручения считается ближайший следующий за нимрабочий день.
4.5.6. В случае если в поступившем документесодержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию исполнителя(исполнителей), определенного основным поручением, то исполнителем втечение 3 дней с даты оформления основного поручения (для документов, спометкой «Важно» - в течение 1 дня), запрашивается «Изменение резолюции».
В случае если жалоба на нарушение порядкапредоставления муниципальных услуг подана заявителем в орган, вкомпетенцию которого не входит принятие решения по жалобе на нарушение порядкапредоставления муниципальных услуг, в течение 3 рабочих дней со дня еерегистрации указанный орган направляет жалобу в уполномоченный на еерассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлениижалобы. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобыв уполномоченном на ее рассмотрение органе.
4.5.7. При поступлении документа с резолюцией (поручением)от ответственного исполнителя и соисполнителя (соисполнителей) в адрес одного итого же исполнителя исполняется резолюция (поручение) ответственногоисполнителя с обязательным согласованием с соисполнителем (соисполнителями).
4.5.8. В случаях, когда поручение дается двум илинескольким лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное впоручении в качестве исполнителя первым. Ответственному исполнителю необходимов течение одного рабочего дня с момента получения поручения выполнить действие«Принять в работу (и отправить соисп.)».
Ответственный исполнитель обязан организоватьисполнение документа в установленный срок. Ему представляется право созывасоисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителяпредставить все необходимые материалы. Ответственный исполнитель исоисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственноим подчиненным. Для исполнения поручений в сжатые сроки ответственныйисполнитель может создавать рабочие группы в составе соисполнителей поручения,а также представителей других заинтересованных органов и организаций (посогласованию) или проводить необходимые совещания.
Соисполнители в равной мере несут ответственность засвоевременное исполнение документов и достоверность информации, представленнойответственному исполнителю для свода.
Ответственный исполнитель несет персональнуюответственность за полноту и достоверность информации, использованной приподготовке документа, наличие необходимых согласований и соблюдение сроковисполнения.
4.5.9. В случае если поручение выходит за пределыкомпетенции соисполнителей, определенных поручением, руководители этихПодразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции.При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителюдополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или опривлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения,а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
4.5.10. Соисполнители в течение первой половины срока,отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителюинформацию в пределах своей компетенции.
В случае несвоевременного представления предложенийсоисполнителем (соисполнителями) ответственный исполнитель информирует об этомруководителя, давшего поручение.
Департамент правового обеспечения, являясьсоисполнителем, при отсутствии предложений, согласовывает проект ответа,подготовленного ответственным исполнителем.
4.5.11. В случае, если поручение руководителя неисполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 1 дня послеистечения срока, установленного для исполнения поручения, представляетобъяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которыхвозложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок.
4.5.12. Если документ не может быть исполнен вустановленные сроки, исполнитель должен подготовить промежуточный ответ.«Промежуточным» обычно считается письмо в адрес заявителя, которое не даетответа на все поставленные вопросы, имеет обычно справочный или информационныйхарактер и содержит просьбу о продлении срока исполнения до определенногочисла.
Продление сроков исполнения производится на основаниипредставления через канцелярию служебного письма в адрес заявителя смотивированной просьбой о продлении срока и о причинах отсрочки не позднее чемза 3 дня до истечения ранее установленного срока. Служебное письмо готовится заподписью должностного лица, давшего поручение.
Если исполнитель не представил своевременно ответ надокумент и не написал промежуточного ответа с просьбой о продлении срокаисполнения, документ считается не исполненным или исполненным с нарушениемсрока.
4.5.13. Изменение срока исполнения фиксируется в СЭД.Документы, по которым срок исполнения не был своевременно продлен, считаются неисполненными в срок.
4.5.14. Резолюция «Длясведения», «Для руководства», «Для работы», «Для рассмотрения» позволяетпервому вице-мэру города, вице-мэрам города либо руководителям Подразделенийпри ознакомлении с документом самостоятельно дополнять и определять меры по егоисполнению.
Резолюция мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города«Для подготовки ответа…» подразумевает необходимость подготовки проекта ответаза подписью должностного лица, давшего поручение.
Если в резолюции к документу мэром (первым вице-мэром,вице-мэрами) города указано «Для исполнения», «Для ответа», «Прошу внестипредложения», «Об исполнении информировать», то эти документы снимаются сконтроля автором резолюции.
4.5.15. Проекты ответов о признании протестов,поступающих из органов прокуратуры, обоснованными либо необоснованными подписываютсямэром города. Все последующие проекты ответов на протесты, поступающие изорганов прокуратуры, подписываются первым вице-мэром города, вице-мэрами городав соответствии с распределением обязанностей. Проект ответа за подписью мэрагорода на бумажном носителе согласовывается с Правовым департаментом, послечего исполнитель представляет в канцелярию проект ответа для передачи на подписьмэру города.
Проекты ответов на представления, поступающие изорганов прокуратуры, подписываются первым вице-мэром города, вице-мэрами городав соответствии с распределением обязанностей.
При наличии в представлении прокуратуры и предписанияхиных контрольно-надзорных органов требования о привлечении должностных лиц кдисциплинарной ответственности, соисполнителем определять вице-мэра,руководителя аппарата для проведения служебной проверки.
Все проекты письменных ответов, исходящих изАдминистрации согласовываются юридическими службами Подразделений (принапличии), ответственных за разработку проекта.
4.6. Порядок прохождения и регистрацииисходящих документов
4.6.1. Ответственность за составление и оформлениедокумента в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, а такжесогласование проекта документа с заинтересованными лицами, возлагается наруководителя Подразделения и исполнителя документа.
4.6.2. До представления на подпись исполнительосуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности,правильности адресования, наличия необходимых виз, приложений, принеобходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержаниеподготовленных документов, списка рассылки.
4.6.3. Срок, в течение которого проект исходящего документаможет находится на согласовании в Подразделении составляет не более трехрабочих дней.
4.6.4.Исполнитель, подготовивший проект ответа за подписью мэра города, формируетэлектронную карточку документа, в которой указывает маршрут согласования, подписанта,а также прикладывает файл проекта исходящего документа в установленном формате.Прохождение проекта ответа по цепи согласований должно точно соответствоватьобратному порядку направления резолюций. В канцелярию не позднее чем за 3 дня до окончания срока исполнения поСЭД поступает свод (проект документа и информация о согласовании) для проверкидокумента на соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимых виз. Вслучае замечаний, ответ возвращается исполнителю на доработку. При отсутствиизамечаний сотрудниками канцелярии проект ответа распечатывается, прикрепляетсяоригинал входящего документа и передается для подписания мэру города не позднеечем за 2 дня до окончания срока исполнения документа.
4.6.5. При подписании проекта ответа первым вице-мэромгорода, вице-мэрами города исполнитель формирует электронную карточку документав соответствии с пунктом 4.6.4. После проведения необходимого согласованияспециалисту общего отдела не позднее чем за 3 дня до окончания срока исполненияпо СЭД поступает свод (проект документа и информация о согласовании) дляпроверки документа на грамматические ошибки, соответствие ответа сути вопроса,наличие необходимых виз. В случае замечаний, ответ возвращается исполнителю надоработку. При отсутствии замечаний проект документа специалистом общего отделанаправляется в канцелярию для формирования папки на подписание (распечаткапроекта ответа, прикрепление оригинала входящего документа) и передаче дляподписания первому вице-мэру (вице-мэрам) города в соответствии с распределениемобязанностей не позднее чем за 2 дня до окончания срока исполнения документа.
4.6.6. Одновременно при подготовке проектов ответов наобращения юридических лиц и направлении копий ответов в ПравительствоСахалинской области, органы прокуратуры, Сахалинскую областную Думу и ГородскуюДуму города Южно-Сахалинска оформлять сопроводительное письмо.
4.6.7. При подписании проектаинициативного исходящего документа мэром города, исполнитель формируетэлектронную карточку документа, в которой указывает маршрут согласования,подписанта, а также прикрепляет файл инициативного исходящего документа вустановленном формате. После проведения необходимого согласования, в канцеляриюв СЭД поступает свод (проект документа и информация о согласовании) для проверкидокумента на грамматические ошибки (стилистические) и наличие необходимых виз.В случае замечаний, проект инициативного исходящего документа возвращаетсяисполнителю на доработку. При отсутствии замечаний, сотрудник канцеляриираспечатывает проект инициативного исходящего документа и передает мэру городана подпись.
4.6.8. При подписании проекта инициативного исходящегодокумента первым вице-мэром города, вице-мэрами города, исполнитель формируетэлектронную карточку документа, в которой указывает маршрут согласования,подписанта, а также прикладывает файл инициативного исходящего документа вустановленном формате. После проведения необходимого согласования, специалистуобщего отдела в СЭД поступает свод (проект документа и информация осогласовании) для проверки документа на грамматические ошибки (стилистические)и наличие необходимых виз. В случае замечаний, проект инициативного исходящегодокумента возвращается исполнителю на доработку. При отсутствии замечанийспециалист общего отдела распечатывает проект инициативного исходящегодокумента и передает первому вице-мэру города, вице-мэрам города на подпись.
4.6.9.Ответ, в котором указывается на несогласие с ранее данным Администрациейответом, либо обжалуются действия должностного лица, подписывается вышестоящимдолжностным лицом Администрации.
4.6.10. Визы рецензентов при согласовании проекта вСЭД считаются равнозначными подписи на бумажном носителе.
4.6.11. Мэр (первый вице-мэр, вице-мэры) городаподписывает документ, либо отклоняет его. Специалист канцелярии вносит в СЭДинформацию о подписании (либо не подписании) документа. В случае несогласия сответом, специалист канцелярии должен также внести соответствующие замечания,документ при этом возвращается исполнителю на доработку.
4.6.12. Исходящие документы, подписанные в 2-дневныйсрок мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами) города передаются в канцелярию длярегистрации документа в СЭД и отправки адресатам. Письма, являющиеся ответамина поступившие документы, должны регистрироваться в связке с входящимдокументом, ответом на который они являются.
4.6.13. Регистрационный номер документа и датарегистрации проставляются сотрудниками канцелярии на подлиннике документа вреквизитах бланка.
4.6.14. Исходящие письма, подписанные мэром (первымвице-мэром, вице-мэрами) города регистрируются и отправляются канцелярией вдень их регистрации или на следующий рабочий день, за исключением срочнойкорреспонденции.
Ответ по результатам рассмотрения жалобы нанарушение порядка предоставления муниципальных услуг направляется заявителю непозднее дня, следующего за днем принятия решения в письменной форме.
По желанию заявителяответ по результатам рассмотрения жалобы на нарушение порядка предоставлениямуниципальных услуг направляется не позднее дня, следующего за днем принятиярешения, в форме электронного документа, подписанного усиленной электроннойподписью (усиленной неквалифицированной электронной подписью или усиленнойквалифицированной электронной подписью) уполномоченного на рассмотрение жалобыдолжностного лица и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа,предоставляющего муниципальную услугу.
4.6.15. Документы, подписанные руководителямиПодразделений регистрируются в Подразделении Администрации и рассылаютсясамостоятельно.
4.6.16. Ведение делопроизводства по документам,поступающим от Правительства Сахалинской области, органов исполнительной властиСахалинской области (протоколы, пояснительные, докладные и информационныезаписки, финансово-экономические обоснования, справочные материалы, переписка междусубъектами внутренней среды по основным вопросам деятельности, акты, заявки идругие, за исключением документов «Для служебного пользования», а также заисключением документов, содержащих персональные данные, которые в соответствиис законодательством не подлежат распространению) осуществляется в Системеэлектронного документооборота Сахалинской области (далее — СЭД ПСО).
4.7. Особенности работы со служебнымидокументами ограниченного распространения
Подготовка, оформление, прохождение и контроль исполненияслужебных документов ограниченного распространения осуществляются всоответствии с Инструкцией по делопроизводству, с учетом особенностей,установленных постановлением администрации города Южно-Сахалинска «О порядкеобращения со служебной информацией ограниченного распространения вадминистрации города Южно-Сахалинска».
4.8. Состав обязательных сведений одокументах, включаемых в СЭД
4.8.1. При включении в СЭД входящих документов, ихрегистрации, рассмотрении и в процессе исполнения в электронно-регистрационнуюкарточку вносятся следующие сведения о документе:
- наименование организации — автора документа(корреспондента);
- адресат;
- наименование вида документа;
- дата поступившего документа;
- регистрационный номер поступившего документа;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшегодокумент;
- дата поступления документа;
- регистрационный номер (входящий) поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- количество листов основного документа;
- отметка о приложении (количество приложений, общееколичество листов приложений);
- сведения о связанных документах (наименование видадокумента, дата, регистрационный номер, тип связи);
- о должностном лице, вынесшем резолюцию;
-резолюция (исполнитель (исполнители), поручение,автор поручения, дата);
- срок исполнения документа;
- о переносе срока исполнения;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- сведения о переадресации документа;
- отметка о контроле;
- гриф ограничения доступа к документу;
- сведения об электронной подписи.
4.8.2. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРКвносятся следующие сведения о документе:
- адресат;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшегодокумент;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- сведения о связанных документах (наименование видадокумента, дата, регистрационный номер, тип связи);
- количество листов основного документа;
- индекс дела по номенклатуре дел;
-отметка о приложении (количество приложений, общееколичество листов приложений);
- гриф ограничения доступа к документу;
- подразделение — ответственный исполнитель документа;
- сведения об электронной подписи.
4.8.3. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРКвносятся следующие сведения о документе:
- автор документа (подразделение, подготовившее проектдокумента);
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшегодокумент;
- сведения о связанных документах (наименование видадокумента, дата, регистрационный номер, тип связи);
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- отметка о приложении (количество приложений, общееколичество листов приложений);
- индекс дела по номенклатуре дел;
- указания по исполнению документа (исполнитель,поручение, дата исполнения);
- отметка о контроле;
- гриф ограничения доступа к документу;
- подразделение — ответственный исполнитель документа.
4.8.4. Дополнительно к указанным сведениям в
ЭРК могут вноситься иные сведения.
4.9. Учет и анализ объемадокументооборота
4.9.1. Учет количества документов, поступивших,созданных, отправленных за определенный период времени должен проводиться поАдминистрации в целом, по отдельным Подразделениям, по группам документов,корреспондентам, действиям, произведенным с документами и, при необходимости, другимпараметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях еесовершенствования.
4.9.2. При учете объема документооборотаподсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количествадокументов проводится по данным СЭД и регистрационно—учетных журналов.
4.9.3. За единицу учета количества документовпринимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия —единственный экземпляр документа в организации) без учета копий, при печати икопировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализаучитываются отдельно.
4.9.4. Подразделения ежегодно представляют вУправление документационного обеспечения результаты учета документооборота вПодразделении, которые обобщаются Управлением документационного обеспечения ипредставляются вице-мэру, руководителю аппарата в виде отчета об объемедокументооборота за год.
5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ)
5.1.Задачи и общие правила контроля
5.1.1. Целью контроля является обеспечениесвоевременного и качественного исполнения документов.
5.1.2. Контроль исполнения документов (поручений)ведется:
- руководством Администрации, Подразделений — заисполнением документов (поручений) — по существу;
- отделом по работе с документами и контролю — засроками исполнения документов (поручений);
- отделом по работе с обращениями — за срокамиисполнения обращений граждан;
- отделом проверки и анализа исполнения порученийДепартамента общественной безопасности и контроля — за исполнение протоколовмэра города;
- общим отделом — за исполнением протоколов первоговице-мэра, вице-мэров, сроками исполнения документов в Подразделениях, всоответствии с распределением обязанностей между первым вице-мэром ивице-мэрами.
Контролю в Администрации подлежат зарегистрированныедокументы с отметкой о контроле, в Подразделениях — все зарегистрированныедокументы, требующие исполнения.
5.1.3. Протоколы, содержащие поручения с конкретнымисроками исполнения ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
5.1.4. Контроль сроков исполнения документов(поручений) включает в себя:
- постановку документов (поручений) на контроль;
- проверку своевременности доведения документов(поручений) до исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование ходаисполнения документов (поручений) (в т.ч. направление упреждающей информации,сигнальных карточек, устное напоминание и т. д.);
- снятие с контроля документов (поручений);
- информирование руководителей о ходе исполнениядокументов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
5.1.5. Сроки исполнения документов (поручений)исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа(поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению вближайший следующий за ним рабочий день.
Дата исполнения документа фиксируется в ЭРК СЭД.
Сроки исполнения документов (поручений)устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией,направившей документ или сроков, установленных законодательством РоссийскойФедерации.
5.1.6. Документы (поручения) подлежат исполнению вследующие сроки:
- с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие втексте пометку «весьма срочно» - в течение одного дня; «срочно» - в 3-дневныйсрок, «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные — в срок — не более 30 дней;
- по парламентским запросам — не позднее чем через 15дней со дня получения;
- по запросам членов Совета Федерации, депутатов ГосударственнойДумы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения;
- по запросам Сахалинской областной Думы, обращениямдепутатов — не позднее чем через 7 дней со дня получения запроса или обращения.При необходимости проведения проверки и (или) дополнительного изучения вопроса— не позднее чем через 30 дней со дня получения запроса или обращения собязательным уведомлением автора документа об указанных обстоятельствам в3-дневный срок;
- по запросам депутатов Городской Думы — 15 дней, обращениямдепутатов Городской Думы — 30 дней;
- по межведомственным запросам о предоставлениидокументов и (или) информации в целях предоставления государственных имуниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, еслизаконодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
- протест прокурора или его заместителя — не позднеечем в 19-дневный срок со дня получения. Продление сроков рассмотрения протестаи представления прокурора, а также направление промежуточных ответовФедеральным законом от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»не предусмотрено;
- редакционный запрос — в 7-дневный срок. Отказ впредоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержитсведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.Уведомление об отказе либо об отсрочке предоставления информации вручаетсяпредставителю редакции в 3-дневный срок со дня получения письменного запроса;
- по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.
5.1.7. Не ставятся на контроль ответы, информационныеписьма, повестки заседаний (совещаний) и другие документы, не предполагающиеполучение ответа.
В случае затруднений в определении целесообразностипостановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решенияо постановке на контроль, исходя из содержания резолюции.
5.1.8. На контрольном документе, поступившем вканцелярию на бумажном носителе, специалист канцелярии проставляет штамп«КОНТРОЛЬ», после чего документ регистрируется и сканируется. Срок исполнениядокумента в ЭРК проставляется специалистами общего отдела.
5.1.9. Ответственность за своевременное и качественноеисполнение документов в Подразделениях возлагается на их руководителей.Проверку качества и своевременность исполнения документов за подписью первоговице-мэра, города вице-мэров города осуществляют специалисты общего отдела.
5.1.10. Контроль исполнения документов вПодразделениях осуществляют сотрудники, назначенные руководителямисоответствующих Подразделений.
5.2.Организация контроля исполнения документов (поручений), порядок снятиядокументов с контроля
5.2.1. Для обеспечения контроля исполнительскойдисциплины все поручения, выдаваемые в Подразделения должны фиксироваться инаправляться исполнителям посредством СЭД.
5.2.2. Контроль исполнения документов канцеляриейосуществляется через специалистов общего отдела и руководителей Подразделений.
5.2.3. Документы вышестоящих, контролирующих,надзорных и правоохранительных органов снимаются с контроля только темдолжностным лицом (мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города),которым дано указание (задание, поручение) по исполнению документа.
Для снятия документа с контроля исполнитель направляетответ специалисту общего отдела для проверки документа на полноту ответа,правильность оформления ответа, наличие необходимых согласований (наличиеинформации для сводного ответа от соисполнителей) и передачи его должностномулицу (первый вице-мэр города, вице-мэры города), давшему указание (задание,поручение) по исполнению документа или лицу, его замещающему. При списаниидокумента (ответа) «в дело» специалист общего отдела несет ответственность заполноту ответа, правильность оформления ответа, наличие необходимыхсогласований (наличие информации для сводного ответа от соисполнителей).
Документы, подлежащие снятию с контроля мэром города,направляются для проверки (на полноту ответа, правильность оформления ответа,наличие необходимых согласований (наличие информации для сводного ответа отсоисполнителей) в канцелярию. Сотрудники канцелярии несут ответственность заполноту ответа, правильность оформления ответа, наличие необходимыхсогласований (наличие информации для сводного ответа от соисполнителей).
5.2.4. Для снятия с контроля исполненных писемпредприятий, учреждений, организаций исполнитель Подразделения в деньрегистрации прикрепляет сканированный ответ (для документов ПСО, органовисполнительной власти Сахалинской области указывается регистрационный номерАдминистрации и через дробь регистрационный номер СЭДа ПСО, например; 030-05672-18/адм/5.16.32-105/18)к электронной карточке документа в СЭД, выбрав в журнале регистрации перепискусвоего Подразделения (например: переписка ДАиГ) и направляет информациюсоответствующему специалисту общего отдела для проверки документа на полноту ответа,правильность оформления ответа, наличие необходимых согласований (наличиеинформации для сводного ответа от соисполнителей) и передачи его должностномулицу (первый вице-мэр города, вице-мэры города), давшему указание (задание,поручение) по исполнению документа или лицу, его замещающему. При списаниидокумента (ответа) «в дело» специалист общего отдела несет ответственность заполноту ответа, правильность оформления ответа, наличие необходимыхсогласований (наличие информации для сводного ответа от соисполнителей).
Документы, подлежащие снятию с контроля мэром города,направляются для проверки (на полноту ответа, правильность оформления ответа,наличие необходимых согласований (наличие информации для сводного ответа отсоисполнителей) в канцелярию. Сотрудники канцелярии несут ответственность заполноту ответа, правильность оформления ответа, наличие необходимыхсогласований (наличие информации для сводного ответа от соисполнителей).
5.2.5. Документ (поручение) считается исполненным иснимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщениярезультатов заинтересованным организациям и лицам или другогодокументированного подтверждения исполнения в день поступления в канцеляриюинформации о снятии с контроля должностным лицом (первый вице-мэр, вице-мэрыгорода), давшим указание (задание, поручение) по исполнению документа илилицом, его замещающим.
5.2.6. Документы (поручения), не снятые с контроля ине продленные в установленном порядке, считаются неисполненными.
5.2.7. Документы Правительства Сахалинской области,органов исполнительной власти Сахалинской области подлежат списанию в дело вСЭД ПСО.
При списании документов, поручений имеющих статус«Исполнено» (при ином статусе списание невозможно) руководствоваться краткойИнструкцией по работе в СЭД, расположенной на главной странице СЭД ПСО вразделе «Общие документы» - «Инструкции и НПА» - «Краткая Инструкция по работев СЭД (общая)» - «Краткая Инструкция по работе в СЭД» - п.2.5, стр.47.
5.2.8. Специалисты Подразделений, работающие в СЭД ПСОпроизводят списание документов в дело самостоятельно.
6. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
Организация работы с обращениями граждан в Администрации ведется всоответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
6.1. Организация работы с письменными обращениями граждан
6.1.1. Работу собращениями, заявлениями и жалобами граждан (далее - обращения) в Администрацииосуществляет отдел по работе с обращениями.
Сотрудники отдела по работе с обращениями осуществляют учет иорганизацию рассмотрения письменных и устных обращений граждан, обращений вформе электронного документа, поступивших в Администрацию, анализируют характервопросов, поднимаемых гражданами.
6.1.2. Отдел по работе собращениями осуществляет контроль исполнения обращений через соответствующихспециалистов общего отдела и руководителей Подразделений.
6.1.3. Письменноеобращение подлежит обязательной регистрации в СЭД по установленной форме втечение трех дней со дня поступления в Администрацию сотрудниками отдела поработе с обращениями.
Жалоба нанарушение порядка предоставления муниципальных услуг, поступившая вуполномоченный на ее рассмотрение орган, подлежит регистрации не позднееследующего рабочего дня со дня ее поступления.
В случае если жалоба на нарушениепорядка предоставления муниципальных услуг подана заявителем в орган, вкомпетенцию которого не входит принятие решения по жалобе на нарушение порядкапредоставления муниципальных услуг, в течение 3 рабочих дней со дня еерегистрации указанный орган направляет жалобу в уполномоченный на еерассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлениижалобы. При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобыв уполномоченном на ее рассмотрение органе.
6.1.4. Обращения,направленные в адрес мэра города, первого вице-мэра города, вице-мэров города,Администрации и полученные специалистами общего отдела, минуя отдел по работе собращениями, подлежат обязательной передаче в отдел по работе с обращениями длярегистрации в СЭД.
6.1.5. Сканированноеизображение обращения и приложений прикрепляется к электронной карточкедокумента. Дальнейшая работа по Обращениям происходит с использованиемэлектронной копии. Подлинник (оригинал) документа хранится в отделе по работе собращениями, и может быть передан ответственному исполнителю по письменномузапросу исполнителя.
6.1.6. Обращениерегистрируется сотрудниками отдела по работе с обращениями путем заполненияэлектронной карточки документа в СЭД, в которую вносятся все необходимые данные,после чего Обращению присваивается регистрационный номер.
6.1.7. Сотрудник отделапо работе с обращениями устанавливает наличие предыдущих обращений по одномувопросу и в случае повторного обращения регистрирует документ как связанный.
Повторным обращениям при их поступлении присваиваетсяочередной регистрационный номер, а в соответствующей строке электроннойкарточки документа указывается регистрационный номер обращений, поступивших втечение года.
6.1.8. Зарегистрированноев СЭД обращение направляется сотрудниками отдела по работе с обращениямиспециалистам общего отдела для формирования проекта резолюции и направления нарассмотрение мэру города, первому вице-мэру города, вице-мэрам города всоответствии с распределением обязанностей, который в 2-дневный срок подписываетрезолюцию ЭП.
При необходимости, руководитель вносит изменения впроект резолюции.
6.1.9. Передачапоручения исполнителям по СЭД равнозначна передаче бумажного носителя иявляется основанием для исполнения поручения (подписание бумажного носителя непроизводится).
6.1.10. Направлениеобращения в Подразделение происходит автоматически при отправке поручения в этоПодразделение. Передача (переадресация) зарегистрированных обращений из одногоПодразделения в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть обращение,через отдел по работе с обращениями с отметкой в СЭД.
6.1.11. Исполнитель(руководитель Подразделения) несет персональную ответственность заобъективность и всесторонность рассмотрения обращения, соблюдение сроковрассмотрения, своевременность продления сроков рассмотрения, содержаниеподготовленного ответа, наличие необходимых согласований.
При рассмотрении обращения несколькими исполнителямиответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равнойстепени несут все указанные в резолюции исполнители.
6.1.12. До представленияна подпись исполнитель осуществляет проверку правильности оформления проектаответа на обращение (комплектность, правильность адресования, наличиенеобходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок,разъясняющих содержание подготовленного проекта ответа).
6.1.13. Проекты ответовоформляются исполнителями в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
6.1.14. Срок, в течениекоторого проект ответа на обращение может находиться на согласовании вПодразделении составляет не более трех рабочих дней.
6.1.15. Ответ на обращение, вкотором указывается на несогласие с ранее данным Администрацией ответом, либообжалуются действия должностного лица, подписывается вышестоящим должностнымлицом Администрации.
6.1.16. Исполнитель, подготовившийпроект ответа за подписью мэра города, формирует электронную карточкудокумента, в которой указывает маршрут согласования, подписанта, а такжеприкладывает файл проекта исходящего документа в установленном формате. Маршрутсогласования в СЭД последовательно должен включать начальника отдела(департамента), начальника Подразделения исполнителя, вице-мэра, в соответствиис распределением обязанностей, а также соисполнителей поручения в случае, еслиответ необходимо согласовать с ними. Вотдел по работе с обращениями не позднее чем за 5 дней до окончания срокарассмотрения обращения по СЭД поступает свод (проект документа и информация осогласовании) для проверки на соответствие ответа сути вопроса, наличиенеобходимых виз. В случае замечаний, проект ответа возвращается исполнителю надоработку. При отсутствии замечаний сотрудники приемной граждан распечатываютпроект ответа, прикрепляют (при необходимости) копию обращения и передают дляподписания мэру города не позднее чем за 2 дня до окончания срока исполненияобращения.
6.1.17. При подписаниипроекта ответа первым вице-мэром города, вице-мэрами города исполнительформирует электронную карточку документа в соответствии с пунктом 6.1.16. Послепроведения необходимого согласования специалисту общего отдела не позднее чемза 5 дней до окончания срока рассмотрения Обращения по СЭД поступает свод(проект ответа и лист согласования) для проверки документа на грамматическиеошибки, соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимых виз. В случаезамечаний, проект ответа возвращается исполнителю на доработку. При отсутствиизамечаний проект ответа и лист согласования специалистом общего отделанаправляется в отдел по работе с обращениями для распечатки проекта ответа.Специалист общего отдела формирует папку и передает на подписание вице-мэругорода в соответствии с распределением обязанностей не позднее чем за 2 дня доокончания срока исполнения Обращения.
6.1.18. Одновременно приподготовке проектов ответов на обращения и направлении копий ответов вПравительство Сахалинской области, органы прокуратуры, Сахалинскую областнуюДуму и Городскую Думу города Южно-Сахалинска оформлять сопроводительное письмо.
6.1.19. Визы, оставленныерецензентами при согласовании проекта ответа в СЭД, считаются равнозначнымиподписи на бумажном носителе.
6.1.20. Мэр (первыйвице-мэр, вице-мэры) города подписывает ответ на Обращение (2 экз.), либоотклоняет его. Сотрудник приемной граждан вносит в СЭД информацию о подписании(либо не подписании). В случае несогласия с ответом, сотрудник приемной граждандолжен также внести соответствующие замечания, проект ответа при этомвозвращается исполнителю на доработку
6.1.21. Ответы наобращения, подписанные в 2-дневный срок мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами)города передаются специалистом общего отдела в отдел по работе с обращениямидля регистрации документа в СЭД и отправки адресатам.
6.1.22. При направлениизаявителю промежуточного ответа в тексте ответа указывается срок окончательногорешения вопроса. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроляне снимаются.
6.1.23. Изменение срокаисполнения фиксируется в СЭД. Обращения, срок исполнения по которым не былсвоевременно продлен, считаются не исполненными в срок.
6.1.24. Регистрационныйномер ответа на Обращение и дата регистрации проставляются сотрудниками отделапо работе с обращениями на подлиннике документа в реквизитах бланка.
6.1.25. Ответы наобращения, подписанные мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами) города регистрируютсяи отправляются сотрудниками отдела по работе с обращениями в день ихрегистрации или на следующий рабочий день, за исключением срочнойкорреспонденции.
Ответы на Обращения,подписанные руководителями Подразделений регистрируются в Подразделении ирассылаются самостоятельно. Для снятия с контроля исполненных документов(обращений) исполнитель Подразделения в день регистрации прикрепляетсканированный ответ к электронной карточке документа в СЭД и направляетинформацию соответствующему специалисту общего отдела для проверки документа наполноту ответа, правильность оформления ответа, наличие необходимыхсогласований (наличие информации для сводного ответа от соисполнителей) ипередачи его должностному лицу (первый вице-мэр города, вице-мэры города),давшему указание (задание, поручение) по исполнению документа или лицу, егозамещающему. При списании документа (ответа) «в дело» специалист общего отделанесет ответственность за полноту ответа, правильность оформления ответа,наличие необходимых согласований (наличие информации для сводного ответа отсоисполнителей).
Документы, подлежащие снятию с контроля мэром города,направляются для проверки (на полноту ответа, правильность оформления ответа,наличие необходимых согласований (наличие информации для сводного ответа отсоисполнителей) в отдел по работе с обращениями. Сотрудники отдела по работе собращениями несут ответственность за полноту ответа, правильность оформленияответа, наличие необходимых согласований (наличие информации для сводногоответа от соисполнителей).
Ответ по результатам рассмотрения жалобы на нарушениепорядка предоставления муниципальных услуг направляется заявителю не позднеедня, следующего за днем принятия решения в письменной форме.
6.1.26. Резолюции мэрагорода «Для исполнения», «Для ответа», «Для рассмотрения» позволяет первомувице-мэру города, вице-мэрам города при ознакомлении с обращением самостоятельнодополнять и определять меры по его исполнению.
Резолюция мэра города (вице-мэров) «Для подготовкиответа» определяет необходимость подготовки проекта ответа за подписьюдолжностного лица, давшего поручение.
Если в резолюции к обращению мэром города (первымвице-мэром города, вице-мэрами города) указано «Прошу внести предложения», «Обисполнении информировать», то эти обращения снимаются с контроля авторомрезолюции после подготовки ответа заявителю.
6.1.27. Если в резолюциимэра города, первого вице-мэра города, вице-мэров города поручение данонескольким исполнителям и указано направить ответ заявителю, то ответынаправляются каждым исполнителем, в пределах своей компетенции или общий ответготовит исполнитель, указанный в резолюции (поручении) первым, или исполнитель,которому поручено сделать свод.
6.1.28. Ответ наобращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в формеэлектронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, илив письменной форме на почтовый адрес.
По желанию заявителяответ по результатам рассмотрения жалобы на нарушение порядка предоставлениямуниципальных услуг направляется не позднее дня, следующего за днем принятиярешения, в форме электронного документа, подписанного усиленной электроннойподписью (усиленной неквалифицированной электронной подписью или усиленнойквалифицированной электронной подписью) уполномоченного на рассмотрение жалобыдолжностного лица и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа.
6.1.29. Документ(обращение) считается исполненным и снимается с контроля после выполнениязаданий, поручений, запросов, сообщения результатов заявителям изаинтересованным организациям или другого документированного подтвержденияисполнения в день поступления в отдел по работе с обращениями информации о снятиис контроля должностным лицом (первый вице-мэр города, вице-мэры города), давшимуказание (задание, поручение) по исполнению документа или лицом, егозамещающим.
6.1.30. Законченныепроизводством «Дела» по Обращениям граждан хранятся определенный номенклатурой срок,затем подлежат уничтожению по акту.
6.2. Организация работы по личному приему граждан
Организация работы по личному приему гражданпроизводится в соответствии с Положением об организации личного приема мэром,первым вице-мэром, вице-мэрами города Южно-Сахалинска, утвержденнымраспоряжением Администрации.
7. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ, ФАКСИМИЛЬНОЙ ПОДПИСИ РУКОВОДИТЕЛЯ
7.1. Гербовые и другие печати используются вАдминистрации для удостоверения подлинности документов и соответствия копийдокументов подлинникам.
Для проставления отметок справочного характера ополучении, регистрации, прохождении и исполнении документов и других отметокприменяются соответствующие штампы.
7.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильнымвоспроизведением подписи мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города и лицо,ответственное за использование указанных штампов, определяется мэром (первымвице-мэром, вице-мэрами) города, соответственно.
Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведениемподписи мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города подписывается вице-мэром,руководителем аппарата.
7.3.Подразделения имеют печати, в соответствии сположениями о своих подразделениях. Изготовление печатей и штампов, необходимыхдля обеспечения деятельности структурных подразделений аппарата Администрации,производится по согласованию с вице-мэром, руководителем аппарата.
7.4. Руководители структурных подразделений аппаратаАдминистрации представляют заявки на изготовление печатей и штампов в МКУ«Управление делами администрации города Южно-Сахалинска» с приложением эскизовзаказываемых печатей и штампов.
7.5. Изготовленные печати и штампы передаются в Отделпо работе с документами и контролю.
7.6. Отдел по работе с документами и контролю осуществляет:
- учет и регистрацию изготовленных печатей и штамповАдминистрации, структурных подразделений аппарата Администрации в журнале спроставлением их оттисков;
- выдачу печатей и штампов сотрудникам Администрациипод роспись в журнале учета печатей и штампов;
- принятие пришедших в негодность и утратившихзначение печатей и штампов, уничтожение их по акту с проставлениемсоответствующей отметки в журнале учета печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфахили металлических шкафах.
В случае утери печатей, штампов, незамедлительноставится в известность руководитель Отдела по работе с документами и контролю,вице-мэр, руководитель аппарата.
7.7. Передача печатей и штампов посторонним лицам недопускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен висключительных случаях по решению руководства организации(например, приподписании договоров и др.).
7.8. Оттиск печати с изображением герба городаЮжно-Сахалинска проставляется:
- N 1 - на финансовые документы, скрепленные подписьюмэра города, первого вице-мэра города, вице-мэров города, и хранится в МКУ«Управление делами администрации города Южно-Сахалинска»;
- N 2 - на документы международного характера,постановления, распоряжения, решения Городской Думы, подписанные мэром города,договоры, соглашения, муниципальные контракты, заключаемые от имениадминистрации города, доверенности, командировочные удостоверения, Почетныеграмоты и другие документы, скрепленные подписью мэра города, первого вице-мэрагорода, вице-мэров города, и хранится в Отделе по работе с документами иконтролю.
Оттиском печати с изображением герба городаЮжно-Сахалинска скрепляется подпись сотрудников отдела муниципальной службы икадров Управления кадровой политики в трудовых книжках сотрудников Администрации.
7.9. На копиях постановлений (распоряжений)администрации города, муниципальных правовых актов, принятых Городской Думой(городским Собранием), договоров, соглашений, муниципальных контрактовпроставляется круглая печать «АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА ДЛЯДОКУМЕНТОВ», которая хранится в Отделе по работе с документами и контролю.
Оттиск печати «Городскойокруг «Город Южно-Сахалинск» Сахалинская область 2 Администрация городаЮжно-Сахалинска» ставится на Почетные грамоты, подписанные факсимильной подписьюи хранится в Отделе по работе с документами и контролю.
7.10. Оттиск печати «Администрации городаЮжно-Сахалинска Департамент кадровой политики отдел муниципальной службы икадров» ставится на справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника,командировочных удостоверениях, копиях распоряжений администрации города поличному составу и кадрам. Хранится в отделе муниципальной службы и кадровУправления кадровой политики.
Оттиск печати «АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКАСАХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ 1» заверяет копии бухгалтерских документов Администрации,не связанных с деятельностью «МКУ Управление делами администрации городаЮжно-Сахалинска» и хранится в МКУ «Управление делами администрации городаЮжно-Сахалинска».
Оттиск печати «Сахалинская область Городской округ«Город Южно-Сахалинск» Администрация города Южно-Сахалинска» ставится наАрхивные справки и Архивные выписки. Хранится в Архиве.
7.11. В Администрации могут использоваться штампы сфаксимильной подписью мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров.
Факсимильную подпись руководителя разрешается, принеобходимости, ставить на копиях подписанных ими документов. Факсимильнаяподпись проставляется только с письменного разрешения руководителя, которомуона принадлежит.
Факсимильная подпись мэра (первого вице-мэра,вице-мэров) города может проставляться на рассылаемых приглашениях,поздравлениях и других подобных документах.
Факсимильную подпись мэра города лиц допускаетсяставить на Почетных грамотах, Благодарственных письмах, Памятных, Приветственныхи Юбилейных адресах.
Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций,федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов РоссийскойФедерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильнойподписью.
Запрещается использовать факсимильную подпись натрудовых договорах и приложениях к ним, в трудовых книжках, а также вунифицированных формах по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлениемГоскомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Факсимильную подпись подписи не допускаетсяиспользовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющихфинансовые последствия.
На факсимильную подпись гербовая печать не ставится.
Подразделения имеют печати, в соответствии сположениями о своих подразделениях.
7.12. Пришедшие в негодность и утратившие значениепечати и штампы подлежат возврату в Отдел по работе с документами и контролюдля централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту ссоответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.
7.13. Ответственность за законность использования инадежность хранения печатей и штампов возлагается на руководителейсоответствующих Подразделений.
Руководители Подразделений возлагают ответственностьза хранение и использование печатей и штампов на одного из подчиненных имсотрудников. При смене сотрудника печати и штампы передаются по акту.
8. КОПИРОВАНИЕ (ТИРАЖИРОВАНИЕ) ИСКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Копирование (тиражирование) и сканированиедокументов, поступивших в канцелярию, муниципальных правовых актовосуществляется в Отделе по работе с документами и контролю. Копирование(тиражирование) небольших по объему документов может производитсянепосредственно в Подразделениях, имеющих множительную технику.
8.2. В Отдел по работе с документами и контролю накопирование сдаются только служебные документы, при этом ведется журнал учетакопируемых и тиражируемых документов для определения загрузки техническихсредств, расчета потребности в новом оборудовании.
8.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры(подлинники) документов в не сброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы накопирование выполняются в порядке очередности их поступления.
8.4. Отдел по работе с документами и контролюпроизводит двухстороннюю печать копий решений, писем, судебных документов ит.д.
8.5. Тираж изготовленных копий документов долженсоответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром(подлинником) документа. О выполнении работы в журнале учета делаетсясоответствующая запись.
8.6. Порядок использования имеющейсякопировально-множительной техники в Подразделениях устанавливается ихруководителями.
9. ФОРМИРОВАНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА,ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1.Разработка и ведение номенклатуры дел
9.1.1. Номенклатура дел - это оформленный вустановленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований)дел, заводимых в Подразделениях, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения срокових хранения и является основой для составления описей дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 летвключительно) хранения.
9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоватьсяположениями о Подразделениях, штатными расписаниями, планами и отчетами оработе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыминоменклатурами дел, номенклатурами дел за прошедшие годы. Изучаются документы,образующиеся в деятельности Подразделения, их виды, состав и содержание.
9.1.3. В номенклатуру дел включаются все документы,отражающие деятельность Подразделения и постоянно или временно действующихорганов (комиссий, советов, комитетов и др.), в том числе документы ограниченногодоступа, регистрационные и учетные журналы, в необходимых случаях — копиидокументов (если копия — единственный экземпляр документа в Подразделении, атакже если копии необходимы для организации деятельности Подразделения). Невключаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
Документы, созданные в электронной форме включаются вноменклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.
9.1.4. Номенклатура дел Подразделения - источникакомплектования муниципального архивного фонда (далее - источник комплектования)на предстоящий календарный год разрабатывается до 1 декабря текущего года,подписывается лицом, ответственным за делопроизводство, либо лицом,ответственным за ведение архива, согласовывается с экспертной комиссией (далее- ЭК) Подразделения и передается в Архив, который проверяет номенклатуры дел ипредставляет их для согласования в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК)Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области.
После согласования номенклатура дел утверждаетсяруководителем Подразделения и с 1 января следующего года вводится в действие.
В случае изменения функций и структуры Администрации,Подразделения номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждаетсязаново.
Вновь созданное или реорганизованное Подразделениеразрабатывает и представляет номенклатуру дел в отдел по работе с документами иконтролю (в Архив- для подразделений, являющихся юридическим лицом) в месячныйсрок.
Ответственность за своевременность и правильностьсоставления номенклатуры дел Подразделения несет его руководитель.
9.1.5. Согласовывается номенклатура дел с ЭПКМинистерства культуры и архивного дела Сахалинской области не реже одного разав четыре года.
9.1.6. Номенклатура дел Подразделения - источникакомплектования (приложение № 2) составляется на основании номенклатур делподразделений, входящих в его состав (приложение № 3).
9.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел являютсянаименования подразделений, входящих в состав источника комплектования.
9.1.8. Номенклатура дел составляется в двухэкземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документомпостоянного срока хранения и находится у лица, ответственного за ведениеархива, второй - передается в Архив.
9.1.9. После утверждения номенклатуры дел источникакомплектования, его подразделения получают ее копию либо выписки изсоответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующимобразом.
В графе 1проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из установленногоцифрового обозначения Подразделения и порядкового номера заголовка дела пономенклатуре в пределах Подразделения. Индексы дел обозначаются арабскимицифрами. Например:
10-06,
где 10 - обозначение Подразделения,
06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 включаются заголовки дел, которые должныохватывать все документируемые участки работы, в том числе документы с грифом«Для служебного пользования», справочные картотеки и журналы.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной формеотражать основное содержание и состав документов дела. Не допускаетсяупотребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов,сложных оборотов, сокращенных слов и наименований. Если заголовок включает всебя термин «документы», то в скобках дается расшифровка: (планы, отчеты,информации, записки и т.д.).
Заголовок дела состоит из элементов, расположенных вследующей последовательности:
- название вида дела (переписка, обращения граждан,нормативные акты и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы,договоры и т.д.);
- название организации - автора документа;
- название организации - адресата документа;
- краткое содержание документа;
- название территории, с которой связано содержаниедокументов;
- период, к которому относятся документы дела;
- указание на наличие копий документов.
В заголовках дел, содержащих документы по одномувопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываютсяосновные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле(планы, списки, доклады, информации и т.д.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кеми по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовоеназвание. Например:
Переписка с учебными заведениями опроведении ЕГЭ
В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например:
Переписка о награждении сотрудников,присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент,если переписка ведется только с ним. Например:
Переписка с Департаментом финансовадминистрации города по вопросам финансового обеспечения
При обозначении в заголовках деладминистративно-территориальных единиц учитывается то, что если содержание делакасается нескольких однородных административно-территориальных единиц, взаголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общеевидовое название. Например:
Переписка с главами муниципальныхобразований Сахалинской области по вопросам местного самоуправления
Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) названиеуказывается в заголовке дела. Например:
Переписка с Правительством Сахалинскойобласти по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Заголовки дел могут уточняться в процессе ихформирования и оформления.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел,содержащих нормативную и организационно-распорядительную документацию.Заголовки дел, содержащие решения вышестоящих организаций, располагаются передзаголовками дел с решениями Администрации. Далее располагаются заголовки дел,документы которых содержат сведения о работе Подразделения (планы, отчеты ит.д.).
В графе 3 указывается срок хранения дела, номер статьисо ссылкой на перечень документов со сроками хранения, в случае отсутствиятакового - на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание дляустановления сроков хранения документов.
При включении в номенклатуру заголовков дел, срокхранения которых не определен нормативными документами, он согласовывается сЭПК министерства культуры и архивного дела Сахалинской области.
В графе 4 приводятся дополнительные сведения к делам(о заведении дел и особенностях их формирования, месте хранения, о лицах,ответственных за формирование и хранение дел и др.), которые отражают спецификуведения делопроизводства в Подразделениях.
9.1.11. Если в течение года в источнике комплектованиявозникают новые документированные участки работы и формируютсянепредусмотренные номенклатурой дела, то они дополнительно вносятся вноменклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляютсярезервные номера.
9.1.12. По окончании календарного года лицо,ответственное за ведение архива, в конце сводной номенклатуры дел составляетитоговую запись о количестве заведенных дел.
9.2. Формирование дел
9.2.1. Формирование дел - это группировка исполненныхдокументов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизациядокументов внутри дела.
9.2.2. Документы должны быть оформлены в соответствиис требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и списаны в дело.
Неисполненные и неправильно оформленные документывозвращаются исполнителю.
9.2.3. Дела в источнике комплектования формируютсядецентрализованно, т.е. в каждом Подразделении отдельно. Формированием делзанимаются лица, ответственные за делопроизводство. Номер дела, в котороедолжен быть подшит документ, определяет руководитель Подразделения илиисполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.4. Общий контроль правильного формирования дел вПодразделениях осуществляют экспертные комиссии источников комплектования приметодической помощи Архива.
9.2.5. При формировании дел соблюдаются следующиеосновные требования:
- в дело помещаются документы, которые по своемусодержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать вдела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащиевозврату;
- документ, помещенный в дело, должен быть оформлен всоответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству;
- в дело включается только один экземпляр каждогодокумента;
- документы постоянного и временного сроков храненияформируются в дела раздельно;
- в дело группируются документы одного календарногогода (исключение составляют переходящие и личные дела);
- внутри дела документы должны располагаться вхронологическом порядке;
- приложения к документам, независимо от даты ихутверждения или составления, присоединяются к документам, к которым ониотносятся;
- дело должно содержать не более 250 листов;
- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекси заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» ит.д.
9.2.6. В зависимости от разновидности документов ихгруппировка осуществляется следующим образом:
- распорядительные документы группируются в дела повидам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
- уставы, положения, инструкции, утвержденныераспорядительными документами, являются приложениями к ним и группируютсявместе с указанными документами. Если же они утверждены в качествесамостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;
- приказы по основной деятельности группируютсяотдельно от приказов по личному составу;
- документы в личных делах формируются в течение всегопериода работы данного лица в Подразделении и размещаются в хронологическомпорядке по мере их поступления;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной платегруппируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита пофамилиям;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросамработы Подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнениюгруппируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- переписка группируется, как правило, за периодкалендарного года и систематизируется в хронологической последовательности;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки,по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются вдело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.7. При заведении дела оформляется егообложка. На ней указываются реквизиты: наименование источника комплектования,наименование его структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, датазаведения дела.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в Архив илиуничтожения дела хранятся по месту их формирования - в Подразделениях.
Ответственность за сохранность документов несутруководители Подразделений администрации.
9.3.2. Непосредственное хранение документов постоянногои долговременного срока хранения осуществляют лица, ответственные за ведениеархива Подразделения, документы кратковременного срока хранения могут хранитьсяв отделах до момента их уничтожения.
9.3.3. Дела должны находиться в рабочих комнатах илиспециально отведенных для этой цели помещениях, храниться в запирающихсяшкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.
9.3.4. В целях обеспечения оперативного поискадокументов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Подразделения,копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.
9.3.5. На корешках обложек дел указываются индексы пономенклатуре дел Подразделения.
9.3.6. Выдача дел регистрируется в специальной книге(журнале), где делается соответствующая отметка, включающая дату выдачи,фамилию и должность сотрудника, затребовавшего дело, подпись лица,осуществившего выдачу-прием дела.
9.3.7. Дела выдаются во временное пользованиесотрудникам Подразделений на срок не более одного месяца. После истеченияуказанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
9.3.8. Изъятие документов из делпостоянного и пятилетнего срока хранения допускается в исключительных случаях ипроизводится только с разрешения руководителя Подразделения с обязательнымоставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
10. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ К ПЕРЕДАЧЕДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
Документы Подразделений являются муниципальнойсобственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке,установленном действующим законодательством, подлежат обязательной передаче напостоянное хранение в Архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в Архиввключает работу лиц, ответственных в Подразделениях за ведение делопроизводстваи архива, экспертных комиссий по проведению экспертизы ценности документов,формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении куничтожению документов и дел.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов проводится дляустановления научной, исторической и практической значимости документов с цельюотбора их на хранение и установления сроков хранения.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в Подразделенияхна стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; впроцессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;при подготовке дел к передаче в Архив.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизыценности документов в источнике комплектования создается постоянно действующаяЭкспертная Комиссия (далее - ЭК).
10.1.4. ЭК возглавляет ее председатель. Функции иправа ЭК определяются Положением, которое утверждается руководителемПодразделения - источника комплектования.
ЭК является совещательным органом. Ее заседанияпроводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами, которые подлежатутверждению руководителем Подразделения - источника комплектования.
Документирование деятельности ЭК и формирование делвозлагается на секретаря комиссии.
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного ивременного хранения осуществляется ежегодно в Подразделениях непосредственнолицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК, подметодическим руководством Архива.
10.1.6. При проведенииэкспертизы ценности документов осуществляются:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10лет) сроков хранения для передачи в Архив;
- отбор документов временного срока хранения и спометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению вПодразделении;
- выделение к уничтожению документов и дел за прошлыегоды, срок хранения которых истек.
При этом одновременно уточняются действующаяноменклатура дел Подразделения и сроки хранения дел, заведенных в соответствиис номенклатурой дел, а также проверяется соблюдение правил оформлениядокументов и формирования дел.
10.1.7. Отбор документов для постоянного идолговременного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из делпостоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,черновики, варианты документов, неоформленные копии документов, факсограммы,документы, подлежащие возврату и документы временного срока хранения.
Черновики, копии, варианты документов могут включатьсяв дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое,информационное и научное значение. Это относится, прежде всего, к документам,подписанным или правленным мэром города.
С факсограмм, при необходимости включения их в дело,снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставитсяотметка об уничтожении факсограммы.
Дела с отметкой «ЭК» также подвергаются полистномупросмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Делас отметкой «ЭК», содержащие документы постоянного срока хранения, подлежатпереформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока храненияприсоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного срока хранения (приложение № 4) и документовпо личному составу (приложение № 5) а также акты о выделении документов (дел) куничтожению (приложение № 6).
10.1.9. Документы, срок хранения которых истек,уничтожаются в Подразделении - источнике комплектования по акту, которыйутверждается руководителем данного Подразделения и хранится постоянно.Уничтожение документов можно произвести только после утверждения описей делпостоянного и долговременного хранения за этот период.
Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчатьсяна машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаться перед сдачейна переработку в металлические бачки, матерчатые или крафт-мешки.
10.1.10. Подшивка дел производится толькопосле проведения экспертизы ценности документов.
10.2. Подготовка дел к архивному хранению
10.2.1. Законченные делопроизводством дела постоянногои временного (свыше 10 лет) хранения по окончании календарного года, в которомони были заведены, подлежат оформлению, описанию и передаче на хранение.
10.2.2. Оформление дел включает комплекс работ по ихтехнической обработке и проводится в Подразделениях при методической помощиАрхива.
10.2.3. В зависимости от сроков хранения проводитсяполное или частичное оформление дел.
10.2.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения, а также документы по личному составу.Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описидела;
- уточнение реквизитов обложки дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно)подлежат частичному оформлению. Допускается хранить документы вскоросшивателях. Листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
10.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются начетыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций наних. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепления(булавки, скрепки) из документов удаляются.
10.2.6. В конце каждого дела подшиваются чистые бланкиформ для заверительной надписи, а в начале дела - бланки форм для внутреннейописи документов дела.
10.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепленияпорядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листовзаверительной надписи и внутренней описи (листы внутренней описи нумеруютсяотдельно), нумеруются сверху вниз арабскими цифрами валовой нумерацией в правомверхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом(использование чернил и цветных карандашей запрещается).
При нумерации листов должны соблюдаться следующиеправила:
- листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,нумеруются по каждому тому (части) отдельно;
- фотографии, чертежи и другие иллюстрированныематериалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
- сложенный лист любого формата, подшитый за одинкрай, разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, лист, сложенный иподшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один;
- если к документу подклеены одним краем другиедокументы (вырезки, вставки текстов, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруетсяотдельно;
- если документ вложен в конверт, то нумеруетсявначале конверт, а затем сам документ;
- подшитые в дело документы с собственной нумерацией(включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или могут сохранятьсобственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов вделе;
- в случае обнаружения ошибок в нумерации проводитсяперенумерация, т.е. старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядомставится новый номер листа. Затем составляется новая заверительная надпись, астарая зачеркивается, но сохраняется в деле;
- в случаях обнаружения ошибок нумерации в делах,передаваемых на постоянное хранение в Архив, допускается по согласованию с нимупотребление литерных номеров листов.
10.2.8. Для учета количества листов в деле и фиксацииособенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надписьпо установленной форме (приложение № 7). Если дело подшито или переплетено безбланка листа-заверителя, то он наклеивается за верхнюю часть на внутреннейстороне обложки дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указываетсяколичество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+», количестволистов внутренней описи (при ее наличии).
В заверительной надписи оговариваются следующиеособенности нумерации документов дела:
- наличие литерных номеров листов и пропущенныхномеров;
- номера листов с наклеенными фотографиями,документами, вырезками из газет;
- номера крупноформатных листов;
- номера конвертов с вложениями и количество вложенныхв них листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Все последующие изменения в состоянии дела(повреждения, замена подлинников копиями, вложения новых документов и т.д.)отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
10.2.9. Изменения состава документов дела (изъятия,включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе«Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. Принеобходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи илист-заверитель дела.
10.2.10. В случае обнаружения отсутствия дел,числящихся по номенклатуре дел организации, Подразделением принимаются меры порозыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не далирезультатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов,который подписывается руководителем Подразделения и передается вместе с описьюдел Подразделения в Архив.
Утраченные подлинники документов могут быть замененыих копиями.
При затребовании архивных копий документов, архивнымотделом будут исполнены и надлежащим образом заверены копии только техдокументов, оригиналы и заверенные копии которых находятся на хранении.
10.2.11. Для учета документов определенных категорийдел (постановления, распоряжения, личные дела, лицевые счета, переписка и т.д.)постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения составляется внутренняяопись документов дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе (приложение № 8), которая содержит сведения о порядковых номерахдокументов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись,в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документови количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело подшито или переплетено без внутреннейописи, то она может быть подклеена к внутренней стороне лицевой части обложкидела.
10.2.12. Обложка дела оформляется по установленнойформе (приложение № 9). На обложке указываются следующие реквизиты:
- наименование источника комплектования, егонепосредственная подчиненность;
- наименование Подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу своднойописи дел;
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела (на делах постоянного храненияпишется «Хранить постоянно»);
- архивный шифр, для которого оставляется место внижнем левом и в верхнем правом углу лицевой обложки дела.
10.2.13. Наименование источника комплектования наобложке дел указывается полностью, в именительном падеже. Если существуютофициально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобкахпосле полного наименования.
При изменении наименования источника комплектования втечение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другоеПодразделение на обложке дописывается новое наименование этого Подразделения, апрежнее заключается в скобки.
10.2.14. Заголовок дела на обложку переносится изноменклатуры дел источника комплектования. В необходимых случаях в заголовокдела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номерарешений, протоколов, приказов и т.п.).
10.2.15. На обложке дела обязательно указывается датадела, т.е. время заведения и окончания дела в делопроизводстве. При этомследует руководствоваться следующими правилами:
- если в дело включены документы, дата которых несовпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается запись: «в делеимеются документы за ...год (ы)»;
- дата дела не указывается на обложках дел, содержащихгодовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в самих заголовках дел;
- если делом являются журналы приказов, распоряжений,то на обложку выносятся точные календарные даты первой и последней записи вжурнале;
- датой дела протоколов заседаний являются датысоставления (утверждения) первого и последнего протокола;
- датой личного дела являются даты подписанияраспоряжений (приказов) о приеме и увольнении сотрудника;
- число и год на обложке обозначаются арабскимицифрами, а месяц пишется словами;
- на обложках дел временного срока храненияуказывается только год;
- если дата документа определяетсяприблизительно, то она заключается в квадратные скобки.
10.3. Составление и оформление описей дел
10.3.1. На все завершенные в делопроизводстве делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу,прошедшие экспертизу ценности, должным образом сформированные и оформленные,составляются описи дел.
10.3.2. Опись дел - это систематизированный переченьзаголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, ихучета и систематизации внутри фонда. Одновременно опись дел является учетнымдокументом и основным видом научно-справочного аппарата.
10.3.3. Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
- дела, состоящие из специфических, характерных толькодля данного Подразделения документов (приватизационные дела, паспорта земельныхучастков и т.п.);
- служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел ссамостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
10.3.4. Описи дел составляются на дела источникакомплектования, заведенные в каждом календарном году. Ответственность засоставление описей дел несут руководители Подразделений.
10.3.5. Перед внесением заголовков дел в описи проверяютсякачество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых вопись, количеству заведенных дел по номенклатуре.
При просмотре дел проверяются:
- соответствие заголовка дела содержанию документов вделе;
- правильность оформления и группировки документов,включенных в дело;
- качество подшивки или переплета дела;
- правильность нумерации листов дела;
- наличие в деле, в необходимых случаях, внутреннейописи дела и ее правильность;
- правильность оформления обложки дела;
- наличие и правильность заверительной надписи дела.
В случае обнаружения нарушений правил формирования иоформления дел, они должны быть устранены.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся пономенклатуре, принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются вопись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные деласоставляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписываетсяруководителем Подразделения и передается вместе с описью дел в Архив.
10.3.6. Описательная статья описи включает в себяследующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- заголовок дела (тома, части), полностьюсоответствующий его заголовку на обложке дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
10.3.7. При составлении описи дел необходимо соблюдатьследующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждыйтом (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
- систематизация дел в описи производится согласнономенклатуре дел;
- присвоение номера описи устанавливается Архивом;
- графы описи заполняются в точном соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковымизаголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальныеоднородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводитсяполностью);
- графа описи «Примечание» используется для отметок обособенностях физического состояния дел, о передаче дел другим организациям соссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.д.
10.3.8. В конце описи вслед за последней описательнойстатьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дела, а такжеоговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел ипропущенные номера).
10.3.9. Описи дел составляются в четырехэкземплярах, подписываются составителем и лицом, ответственным за архив,согласовываются с ЭК источника комплектования и передаются в Архив дляпоследующего утверждения или согласования с ЭПК. Затем описи дел утверждаютсяруководителем источника комплектования. Из четырех экземпляров описи дел трипередаются в Архив при сдаче дел на хранение, а последний остается вПодразделении.
10.4.Составление исторических справок к фондам и предисловий к описям
10.4.1. К описи дел составляетсяпредисловие, в котором излагаются:
- краткая история Подразделения и его отделов;
- состав и содержание документов описи;
- особенности формирования, описания и систематизациидел.
10.4.2 Каждое Подразделение - источник комплектованиямуниципального архивного фонда является фондообразователем. Его документы,поступившие в Архив, образуют самостоятельный фонд. К фонду Подразделения -источника комплектования должностным лицом этого Подразделения составляетсяисторическая справка, содержащая сведения об образовании, переименованиифондообразователя, о его структуре и функциях со ссылкой на конкретныедокументы.
Изменения, происходящие в наименовании, функцияхПодразделения, фиксируются в дополнении к исторической справке.
Историческая справка и дополнения к нейсоставляются в двух экземплярах, один из которых передается в Архив, второй -хранится у лица, ответственного за ведение архива в источнике комплектования.
10.5. Передача дел в архив
10.5.1. В Архив передаются дела источникакомплектования с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу. Документы по личному составу передаются вслучае ликвидации источника комплектования. Дела временного (до 10 летвключительно) хранения передаче в Архив не подлежат. Они хранятся вПодразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению вустановленном порядке.
10.5.2. Законченные делопроизводством дела постоянногои долговременного сроков хранения в течение пяти лет хранятся в Подразделении.Затем дела сдаются в Архив.
10.5.3. Передача документов производится только поописям дел.
10.5.4. Передача дел в Архив осуществляется пографику, утвержденному постановлением администрации города.
10.5.5. В период подготовки дел к передаче на хранениев Архив сотрудником, ответственным за ведение архива источника комплектования,предварительно проверяется правильность их формирования, оформления исоответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных пономенклатуре дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании иоформлении дел сотрудники Подразделения обязаны устранить.
10.5.6. Прием каждого дела производится сотрудникомАрхива в присутствии сотрудника Подразделения. При этом на рабочем экземпляреописи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количествофактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись сотрудникаАрхива, принявшего дела. Вместе с делами в Архив передаются регистрационныекартотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащиеинформацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждойкартотеки или базы данных включается в опись.
10.5.7. В случае ликвидации или реорганизацииПодразделения, лица, ответственные за ведение делопроизводства и архива данногоПодразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формируют всеимеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в Архив независимо отсроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
10.5.8. Дела, оформленные с нарушением установленныхнастоящей Инструкцией по делопроизводству правил, возвращаются в Подразделениедля переоформления.
Приложение N 1
к п. 4.2.4.
А К Т
Мы, нижеподписавшиеся сотрудники канцелярии Отделапо работе с
документами иконтролю Управления документационного обеспечения МКУ «Управление деламиадминистрации города Южно-Сахалинска», составили акт
о том, что ________________________________________________________________
________________________________________________________________200__ года
при вскрытиипакета (конверта) ____________________________________________
в нем оказалась(недостача, повреждение) __________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи:
_______________________________
Приложение N 2
к п. 9.1.6.
НаименованиеПодразделения УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя Подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На______________ год (ы)
| Индекс | Заголовок дела | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Название раздела (наименование подразделения) | |||
| | | | |
Наименованиедолжности
ответственногоза делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующийархивом
(ответственныйза ведение архива) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ПротоколЭПК Управления
__________________________по делам архивов
(наименованиеПодразделения) Сахалинской области
от ___________ N_______ от _____________ N _______
Итоговая записьо категориях и количестве дел, заведенных в __________ году
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | С отметкой «ЭК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет | | | |
| Итого: | | | |
Наименованиедолжности
ответственногоза делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 3
к п. 9.1.6.
НаименованиеПодразделения
Наименование
отдела(управления)
Подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на______________ год (ы)
| Индекс | Заголовок дела | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| | | | |
Наименованиедолжности
руководителяотдела (управления) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 4
к п. 10.1.8.
НаименованиеПодразделения УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителяПодразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Фонд N ______
Опись N _____
дел постоянногосрока хранения за _______ год
| N | Заголовок дела | Крайние | Количество | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
В данный разделописи внесено ____________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ______ по N______.
Наименованиедолжности
составителяописи Подпись Расшифровка подписи
Наименованиедолжности лица,
ответственногоза ведение архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК ПротоколЭПК Управления
__________________________по делам архивов
(наименованиеструктурного Сахалинской области
подразделения) от_____________ N _____
от ____________N _____
Приложение N 5
к п. 10.1.8.
НаименованиеПодразделения УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя Подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Фонд N ______
Опись N _____
дел по личномусоставу за _______ год
| N | Заголовок дела | Крайние | Количество | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
В данный разделописи внесено ____________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N ______ по N______.
Наименованиедолжности
составителяописи Подпись Расшифровка подписи
Начальник отделакадров
(инспектор покадрам) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ПротоколЭПК Управления
__________________________по делам архивов
(наименованиеструктурного Сахалинской области
подразделения) от_____________ N _____
от ____________N _____
Приложение N 6
п. 10.1.8.
НаименованиеПодразделения УТВЕРЖДАЮ
Наименованиедолжности руководителяПодразделения ПодписьРасшифровка подписи
Дата
АКТ
_____________ N______
(дата)
______________________
(место составления)
о выделении куничтожению документов,
не подлежащиххранению
На основании______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожениюкак не имеющие научно-исторической ценности и
утратившиепрактическое назначение документы фонда N ______
___________________________________________________________________________
(название фонда)
| N | Заголовок | Крайние | Номера | Индекс | Кол-во | Сроки | Примечание |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
Итого____________________________________ ед. хр. за ________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи делпостоянного хранения за _____________ годы утверждены, по личному
составусогласованы с ЭПК Управления по делам архивов Сахалинской области
(протокол от_____________ N _______)
Наименованиедолжности лица,
проводившегоэкспертизу
ценности документовПодпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
___________________________
(наименование Подразделения)
Приложение N 7
к п. 10.2.8.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____
В деле прошито ипронумеровано ____________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номералистов ___________________________________________________;
пропущенныеномера листов _________________________________________________
+ листоввнутренней описи _________________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| | |
Наименованиедолжности
сотрудника ПодписьРасшифровка подписи
Дата
Приложение N 8
к п. 10.2.1.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. N _____
| N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Итого_________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количестволистов внутренней описи ________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименованиедолжностного лица,
составившеговнутреннюю опись
документов дела ПодписьРасшифровка подписи
Дата
Приложение N 9
к п. 10.2.12.
Место для штампа
архивного отдела
___________________________________________________
___________________________________________________
___________________________________________________
(наименование источника комплектования
и его структурного подразделения)
ДЕЛО N ______
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
(заголовок дела)
______________________________________________
(крайние даты)
На _______ листах
Хранить ________
Место для штампа
архивного отдела
ОГЛАВЛЕНИЕ
| Наименование раздела, подраздела | Номера страниц |
| 1. Общие положения | 3 - 9 |
| 2. Создание документов 2.1. Общие требования к созданию документов 2.2. Бланки документов 2.3. Оформление реквизитов документа | 9-10 10-11 11-27 |
| 3. Подготовка и оформление отдельных видов документов 3.1. Проекты решений Городской Думы 3.2. Муниципальные правовые акты администрации города 3.3. Постановления администрации города, рассматриваемые на Коллегии при администрации города 3.4. Протокол 3.5. Договор (соглашение, контракт) 3.6. Акт 3.7. Доверенность 3.8. Деловое (служебное письмо) 3.9. Служебная записка | 28-29 29-32 32-48 48-50 50-54 55 55-56 56-57 57-58 58-59 |
| 4. Организация документооборота 4.1. Принципы организации документооборота 4.2. Прием и первичная обработка входящих документов 4.3. Регистрация входящих документов 4.4. Предварительное рассмотрение документов 4.5. Рассмотрение документов руководством Администрации и организация работы исполнителей с документами 4.6. Порядок прохождения и регистрации исходящих документов 4.7. Особенности работы со служебными документами ограниченного распространения 4.8. Состав обязательных сведений о документах, включаемых в СЭД 4.9.Учет и анализ объема документооборота | 59-60 60-61 61-63 63 63-66 66-69 69 69-71 71 |
| 5. Контроль исполнения документов (поручений) 5.1. Задачи и общие правила контроля 5.2. Организация контроля исполнения документов (поручений), порядок снятия документов с контроля | 71-74 74-75 |
| 6. Рассмотрение обращений граждан 6.1. Организация работы с письменными обращениями граждан 6.2. Организация работы по личному приему граждан | 76-80 81 |
| 7. Изготовление, учет и использование печатей и штампов, факсимильной подписи руководителя | 81-83 |
| 8. Копирование (тиражирование) и сканирование документов | 84 |
| 9. Формирование муниципального архивного фонда, использование архивных документов 9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел администрации 9.2. Формирование дел 9.3. Организация оперативного хранения документов | 84-88 88-89 89-90 |
| 10. Порядок подготовки к передаче документов на хранение 10.1. Экспертиза ценности документов 10.2. Подготовка дел к архивному хранению 10.3. Составление и оформление описей дел 10.4. Составление исторических справок к фондам и предисловий к описям 10.5. Передача дел в архив | 90-92 92-95 95-97
97-98 98-99 |
| Приложения № 1 — 9 | 100-108 |