Постановление Правительства Сахалинской области от 24.09.2020 № 450

 

правительство сахалинскойобласти

постановление

от 24 сентября 2020 г. № 450

г. Южно-Сахалинск

О порядкеобращения со служебной информацией ограниченного распространения в

ПравительствеСахалинской области и иных органах исполнительной власти

Сахалинскойобласти

 

Руководствуясь Федеральным закономот 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и озащите информации», Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г.№ 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»,постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233«Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информациейограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти,уполномоченном органе управления использованием атомной энергии иуполномоченном органе по космической деятельности» и в целях улучшения порядка,форм и методов работы со служебной информацией ограниченного распространения вПравительстве Сахалинской области и иных органах исполнительной властиСахалинской области ПравительствоСахалинской области постановляет:

1. Утвердить Положение опорядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения вПравительстве Сахалинской области и иных органах исполнительной властиСахалинской области (далее – Положение) (прилагается).

2. Руководителям органовисполнительной власти Сахалинской области:

- разработать и утвердитьв установленном порядке регламенты обращения со служебной информациейограниченного распространения в возглавляемых органах исполнительной власти сучетом Положения и обеспечить их неукоснительное соблюдение;

- определить лиц,уполномоченных на работу с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения.

3. Руководителямструктурных подразделений Правительства области обеспечить неукоснительноесоблюдение порядка обращения со служебной информацией ограниченногораспространения, установленного Положением.

4. Рекомендоватьруководителям органов местного самоуправления Сахалинской области разработать иутвердить в установленном порядке регламенты обращения со служебной информациейограниченного распространения в органах местного самоуправления с учетомПоложения.

5. Признать утратившимисилу:

- постановлениеадминистрации Сахалинской области от 10 сентября 2004 г. № 140-па «Обутверждении Положения о порядке обращения со сведениями конфиденциальногохарактера в органах исполнительной власти и аппарате администрации Сахалинскойобласти»;

- раздел 5 Инструкции поделопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области, утвержденнойприказом аппарата администрации Сахалинской области от 03марта 2008 г. № 2 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппаратеадминистрации Сахалинской области».

6. Опубликовать настоящеепостановление на официальном сайте Губернатора и Правительства Сахалинскойобласти, на «Официальном интернет-портале правовой информации».

7. Контроль завыполнением настоящего постановления возложить на первого заместителяГубернатора – руководителя администрации Губернатора и Правительства области,заместителей Губернатора, заместителей председателя Правительства Сахалинскойобласти в соответствии с распределением полномочий.

 

Председатель Правительства Сахалинской области

А.В.Белик

 

 

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Сахалинской области

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке обращения со служебной информациейограниченного распространения в Правительстве Сахалинской области и иныхорганах исполнительной власти Сахалинской области

 

1. Общие положения

 

1.1.Настоящее Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченногораспространения в Правительстве Сахалинской области и иных органахисполнительной власти Сахалинской области (далее – Положение) разработано наосновании Федерального законаот 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и озащите информации», Указа Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. №188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (далее – УказПрезидента Российской Федерации № 188).

1.2.Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами[1] и другими материальныминосителями[2] информации (далее– документы) Губернатора Сахалинской области (далее – Губернатор), ПравительстваСахалинской области (далее – Правительство), иных органов исполнительной властиСахалинской области (далее – областные органы исполнительной власти), другихорганов государственной власти[3] иорганизаций[4], содержащимиинформацию ограниченного распространения[5](далее – документы, содержащие служебную информацию ограниченногораспространения).

1.3.Требования настоящего Положения распространяются на порядок обращения с документами,содержащими служебную информацию ограниченного распространения, указанными впункте 1.2 настоящего Положения, и обязательны для исполнения всеми лицами,замещающими государственные должности, государственными гражданскими служащимии работниками Правительства и областных органов исполнительной власти (далее –должностные лица Правительства и областных органов исполнительной власти).

Положениене распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения,составляющие государственную тайну.

1.4.Перечень сведений, отнесенных к конфиденциальной информации, утвержденныйУказом Президента Российской Федерации № 188, включает в себя:

1.4.1.сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина,позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключениемсведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации вустановленных федеральными законами случаях;

1.4.2.сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, сведения о лицах, вотношении которых в соответствии с федеральными законами от 20 апреля 1995 г. №45-ФЗ «О государственной защите судей, должностных лиц правоохранительных иконтролирующих органов» и от 20 августа 2004 г. №119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участниковуголовного судопроизводства», другими нормативными правовыми актами РоссийскойФедерации принято решение о применении мер государственной защиты, а такжесведения о мерах государственной защиты указанных лиц, если законодательствомРоссийской Федерации такие сведения не отнесены к сведениям, составляющимгосударственную тайну;

1.4.3.служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти всоответствии с Гражданским кодексомРоссийской Федерации и федеральными законами (служебная тайна);

1.4.4.сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которымограничен в соответствии с КонституциейРоссийской Федерации и федеральными законами (врачебная,нотариальная,адвокатскаятайна, тайнапереписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иныхсообщений и так далее);

1.4.5.сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен всоответствии с Гражданским кодексомРоссийской Федерации и федеральными законами(коммерческая тайна);

1.4.6.сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца доофициальной публикации информации о них;

1.4.7.сведения, содержащиеся в личных делах осужденных, а также сведения опринудительном исполнении судебных актов, актов других органов и должностныхлиц, кроме сведений, которые являются общедоступными в соответствии сФедеральным закономот 02 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

1.5.Перечень сведений, которые не могут быть отнесены к служебной информацииограниченного распространения:

1.5.1.акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов,организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанностиграждан, порядок их реализации;

1.5.2.сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах,экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая,санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечениябезопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, атакже производственных объектов;

1.5.3.описание структуры органа государственной власти и иных органов, их функций,направлений и форм деятельности, а также адрес;

1.5.4.порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан июридических лиц;

1.5.5.решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным вустановленном порядке;

1.5.6.сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов,о состоянии экономики и потребностей населения;

1.5.7.документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационныхсистемах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностейграждан.

1.6.К служебной информации ограниченного распространения в соответствии сподпунктами 1.4.3 и 1.4.4 пункта 1.4 в Правительстве и иных областных органахисполнительной власти относится несекретная информация, касающаяся деятельностиГубернатора, Правительства и областных органов исполнительной власти,ограничение на распространение которой предусмотрено законодательствомРоссийской Федерации или диктуется служебной необходимостью, размещенная вдокументах, а также полученная при участии в совещаниях у Губернатора, вПравительстве или при исполнении служебных обязанностей. Перечень сведений,отнесенных к служебной информации ограниченного распространения вПравительстве, утверждается правовым актом Правительства (далее – Переченьсведений служебной информации ограниченного распространения).

1.7.Документы, в которых имеется несекретная информация, отнесенная к служебной идругим видам тайн, входящая в перечень сведений, указанных в пункте 1.4настоящего Положения относятся к категории «Для служебного пользования».

Надокументах категории «Для служебного пользования» и их проектах проставляется пометка «Для служебногопользования» или «ДСП» (далее – документы категории ДСП, пометка «ДСП») и ихтексты в системе электронного документооборота (далее – СЭД) не размещаются.Обращение с такими документами осуществляется в порядке, установленном разделом4 настоящего Положения.

1.8.Документы, в которых имеется несекретная информация, не вошедшая в переченьсведений, указанных в пункте 1.4 настоящего Положения, но ограничение которойобосновывается служебной необходимостью – непроработанность вопросов,обозначенных в отдельных документах и их проектах (акты, поручения, протоколызаседаний, совещаний и т.п.), которая может повлечь за собой неоднозначноетолкование, относятся к категории «Ограниченное распространение».

Надокументах категории «Ограниченное распространение», а в необходимых случаях и на ихпроектах проставляется пометка «Ограниченное распространение» или «ОГР» (далее– документы категории ОГР, пометка «ОГР»), тексты данных документов могутразмещаться в СЭД. Обращение с такими документами осуществляется в порядке,установленном разделом 4 настоящего Положения.

1.9. Сведения, указанные в документах (и их проектах) спометками «ДСП» и «ОГР», разглашению (распространению) не подлежат, до принятиярешения об их ракрытии.

1.10. Служебная информация, имеющая статус ограниченного распространения и касающаяся деятельности Губернатора, Правительства,областных органов исполнительной власти, в том числе содержащаяся в поручениях,данных по итогам проведенных встреч, совещаний и переговоров, доводится досторонних органов и организаций, всеобщего сведения и средств массовойинформации уполномоченными должностными лицами (в Правительстве – лицами,указанными в пункте 2.1 настоящего Положения, департаментом информационнойполитики Правительства, в областных органах исполнительной власти –руководителями органов и должностными лицами, уполномоченными на взаимодействиесо средствами массовой информации) в формате и объеме, согласованными всоответствии с уровнем информации Губернатором, председателем Правительства,первым заместителем Губернатора – руководителем администрации Губернатора иПравительства области (далее – первый заместитель Губернатора), заместителямиГубернатора, заместителями председателя Правительства области в соответствии сраспределением полномочий в Правительстве или руководителями областных органовисполнительной власти в рамках их полномочий.

1.11.При поступлении на государственную гражданскую службу или приеме на работу вПравительство, областные органы исполнительной власти лица, замещающиегосударственные должности, государственные гражданские служащие или работникидолжны быть ознакомлены уполномоченными сотрудниками соответствующих кадровыхслужб с настоящим Положением под личную роспись и предупреждены обответственности за разглашение служебной информации ограниченногораспространения, ставшей им известной в связи с выполнением своих служебныхобязанностей.

1.12.В случае ликвидации областного органа исполнительной власти решение одальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространенияпринимает ликвидационная комиссия.

 

2. Должностные лица,уполномоченные относить служебную

информацию к категорииограниченного распространения

 

2.1.Должностными лицами, уполномоченными относить служебную информацию к категорииограниченного распространения, являются:

-Губернатор;

-председатель Правительства;

-первый заместитель Губернатора;

-заместители Губернатора;

-заместители председателя Правительства;

-заместители руководителя администрации Губернатора и Правительства области;

- руководителидепартаментов и управлений Правительства области (далее - структурныеподразделения Правительства) в отношении документов, подготавливаемых ввозглавляемых ими структурных подразделениях;

-руководители областных органов исполнительной власти в отношении документов,подготавливаемых в возглавляемых ими органах.

 

3. Порядок принятиярешения об отнесении документов

к категорииограниченного распространения

 

3.1.Служебные документы Губернатора, Правительства, областных органовисполнительной власти (правовые акты, исходящая корреспонденция, внутренниедокументы), иных органов государственной власти и организаций (входящаякорреспонденция), содержащие информацию ограниченного распространения,относятся к категориям ДСП, ОГР в соответствии и по основаниям, указанным вразделах 1, 2 настоящего Положения, а также Перечнем сведений служебнойинформации ограниченного распространения.

3.2.Проекты правовых актов относятся к категории ДСП в соответствии и пооснованиям, указанным в пункте 3.1 настоящего раздела, а также информация,включенная в проекты правовых актов, до начала процедур их общественногообсуждения и общественной антикоррупционной экспертизы относится к категорииОГР (пометка «ОГР» на проектах не проставляется).

3.3.Входящая корреспонденция относится к категории ДСП, ОГР в соответствии и пооснованиям, указанным в пункте 3.1 настоящего раздела, а также если напоступивших документах и приложениях к ним в правом верхнем углу проставленысоответствующие пометки «Для служебного пользования», «Служебная тайна»,«Ограниченное распространение», «Конфиденциально».

3.4.Исходящая корреспонденция относится к категории ДСП, ОГР в соответствиии по основаниям, указанным в пункте 3.1 настоящего раздела, а также если онаявляется ответом на поступившие документы с соответствующими пометками «Дляслужебного пользования», «Служебная тайна», «Ограниченное распространение»,«Конфиденциально» и информация, содержащаяся в ней, относится к сведениямограниченного распространения.

Допускаетсяпо требованию организации, направившей документ-запрос с пометкой «ДСП», непроизводить отнесение исходящего документа-ответа к категории ДСП, еслиисходящий документ-ответ не содержит служебную информацию ограниченногораспространения. В регистрационной карточке входящей корреспонденции категорииДСП в графе «Примечание» об этом делается соответствующая запись.

3.5.Внутренние документы относятся к категории ДСП, ОГР в соответствии и пооснованиям, указанным в пункте 3.1 настоящего раздела, а также если ониявляются проектами на стадии проработки вопросов и окончательные решения по нимне приняты.

3.6.Решения об отнесении документов (внутренних, входящих, исходящих) к категорииДСП, ОГР принимаются должностными лицами, указанными в пункте 2.1 настоящегоПоложения, самостоятельно либо по обоснованным предложениям ответственных заподготовку документа.

Обоснованиенеобходимости отнесения правовых актов к категории ДСП, ОГР включается впояснительную записку, представляемую к проекту.

3.7.Решение должностных лиц, указанных в пункте 2.1 настоящегоПоложения, об отнесении документов к категории ДСП, ОГР оформляется:

- дляисходящей корреспонденции и внутренних документов письменным указаниемнепосредственно на проекте документа или в поручении (резолюции) к документу(проекту документа);

- дляправовых актов при согласовании проекта в установленном порядке – поручение обограничении информации указывается при подписании справки согласования набумажном носителе либо проставлении квалифицированной электронной подписи в СЭД(текст вносится в поле «комментарии»), а также может быть оформлено отдельнымпоручением (резолюцией) к проекту, например:

«Отнестидокумент к категории Для служебного пользования»

 Дата                        Подпись                           »,

«Отнестидокумент к категории «Ограниченное распространение»

 Дата                        Подпись                           »,

 

4. Общий порядокобращения с документами, содержащими

служебную информациюограниченного распространения

 

4.1.Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченногораспространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретныхдокументов, с учетом особенностей, установленных настоящим Положением.

4.2. Внутренние и исходящие документы, содержащие информациюограниченного распространения, печатаются исполнителем (уполномоченным наработу со сведениями ограниченного распространения должностным лицом) наперсональном компьютере рабочего места.

4.3.Оформление внутренних и исходящих документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в соответствии с установленнымитребованиями к оформлению конкретных видов документов и с учетом особенностей,установленных настоящим Положением.

4.4.На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой «ДСП»,«ОГР» в левом нижнем углу указываются фамилия, инициалы и служебный телефонисполнителя.

4.5.После подписания внутреннего или исходящего документа с пометкой «ДСП», «ОГР»ему присваивается соответствующий регистрационный номер. При регистрацииуказанных документов используется применяемая к данному виду документанумерация с добавлением к регистрационному номеру документа на бумажномносителе пометки «ДСП», «ОГР», при этом в карточке документа в выделенном поледелается соответствующая отметка.

4.6.Количество экземпляров внутреннего или исходящего документа с пометкой «ДСП»,«ОГР» определяется исполнителем по согласованию с должностными лицами,указанными в пункте 2.1 настоящего Положения.

Вправом верхнем углу первой страницы каждого экземпляра документа и приложенияхк нему, на обложке и(или) титульном листе издания, а также на первой страницесопроводительного письма к таким документам, исполнителем проставляются пометка«ДСП», «ОГР» и номер экземпляра, например:

 

«Для служебного пользования Экз. № _____»	или	«Ограниченное распространение Экз. №______»
«ДСП Экз. № _____»	или	«ОГР Экз. №______»

 

Приэтом № 1, как правило, присваивается оригиналу документа, последний номер присваиваетсявизовому экземпляру (или проекту), который приобщается в дело согласнономенклатуре дел.

4.7.Если документ с пометкой «ДСП», «ОГР» имеет приложение, то об этом в документеделается соответствующая отметка, включающая в себя наименование прилагаемогодокумента (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), егоучетный номер, номер экземпляра, количество листов, например:

 

Приложение: Перечень сведений, относящихся кконфиденциальной

                      информации (выписка), дсп, экз. № 2, на 4 л.

 

Еслиприложениями являются издания, сброшюрованные материалы, содержащие информациюограниченного распространения, то отметка о наличии приложения оформляетсяследующим образом, например:

 

Приложение: Специальные требования ирекомендации по технической

защите конфиденциальной информации, 1 брошюра, дсп,

экз. № 5.

 

4.8.Регистрации (учету) подлежит вся входящая и исходящая корреспонденция,внутренние документы, а также издания, содержащие информацию ограниченногораспространения, при этом документы учитываются по количеству листов, а издания(книги, брошюры, журналы) - по экземплярам.

4.9.Регистрацию, учет и работу с документами ДСП, ОГР осуществляют уполномоченныедолжностные лица структурных подразделений Правительства (департамент делопроизводства,должностные лица структурных подразделений, уполномоченные на ведениеделопроизводства), областных органов исполнительной власти (структурныеподразделения или отдельные должностные лица, на которых возложены функции поведению делопроизводства), определенные руководителем соответствующего органаисполнительной власти (далее – уполномоченные должностные лица, или службыделопроизводства, или делопроизводители).

Присмене работника, ответственного за учет, хранение и работу с документами ДСП, ОГР,вследствие увольнения или перевода в другое структурное подразделениесоставляется акт приема-передачи этих документов, который утверждаетсяруководителем соответствующего структурного подразделения.

Вслучае ухода в отпуск, длительного отсутствия на работе по болезни и инымпричинам работников, ответственных за учет и хранение документов ДСП, ОГР, ихобязанности возлагаются на других работников с разрешения руководителясоответствующего структурного подразделения с соблюдением требований трудовогозаконодательства и (или) законодательства о государственной гражданской службе.

4.10.При незначительном количестве документов ДСП, ОГР допускается ведение их учетав соответствии с порядком регистрации и учета документов общегоделопроизводства без выделения в отдельные виды документов, при этом всоответствующих учетных формах должны быть внесены необходимые сведения об ихпринадлежности к категории ДСП, ОГР.

Призначительном количестве документов категории ДСП, ОГР ведение их учетаосуществляется в соответствии с порядком регистрации и учета документов общегоделопроизводства с выделением в отдельные виды документов.

4.11.Учет документов ДСП, ОГР ведется в СЭД путем заполнения регистрационнойкарточки документа, соответствующей группе документа[6], при этом в карточке документа в обязательном порядке всоответствующем поле проставляется отметка «ДСП», «ОГР» в поле «примечание»указывается следующее: «текст документа и(или) приложения в СЭД не размещается,т.к. является информацией для служебного пользования (ограниченногораспространения, конфиденциальной или включает персональные данныесоответственно), а в файлах вместо текста, носящего ограничения враспространении, указывается: «Текст не приводится, т.к. является информацией дляслужебного пользования (ограниченного распространения, конфиденциальной иливключает персональные данные соответственно)».

Запрещаетсясканировать и вводить в систему электронного документооборота графический образтекстов документов ДСП, ОГР. Вводятся только обязательные реквизиты документа(наименование органа (организации), вид документа, дата, номер, адресат,заголовок, кем подписан, исполнитель, телефон исполнителя).

4.12.Подписанные внутренние и исходящие документы ДСП, ОГР и их завизированныепроекты (в соответствии с требованиями к конкретным видам документов)передаются для регистрации соответствующим уполномоченным структурнымподразделениям без черновиков, которые уничтожаются исполнителем путемизмельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста.

Послеподписания и регистрации внутренних и исходящих документов ДСП, ОГР файлыпроектов указанных документов удаляются исполнителем с персонального компьютерарабочего места.

4.13.Движение документов с пометкой «ДСП», «ОГР» с момента их получения илиподготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам илиуничтожения должно своевременно отражаться в учетных формах, документы спометкой «ДСП», «ОГР» передаются только под роспись.

 

5. Особенности обращенияс входящей корреспонденцией,

содержащей служебнуюинформацию ограниченного распространения

 

5.1.При вскрытии поступивших в адрес Губернатора, в Правительство конвертов свходящими документами ДСП, ОГР проверяется их целостность, наличие ицелостность в них документов и приложений к документам, соответствие вложенныхдокументов описи или ссылке на приложения.

5.2.При поступлении поврежденного конверта или документа, при обнаружении признаковнесанкционированного вскрытия конверта, при отсутствии документов, указанных вописи, или при отсутствии приложений, указанных в документе, при несоответствиивложенных документов описи или приложению составляется акт.

Актсоставляется в двух экземплярах: один экземпляр акта высылается корреспонденту,а второй экземпляр прилагается к поступившим документам.

Крометого, при поступлении поврежденного документа на оборотной стороне егопоследнего листа в правом нижнем углу делается надпись: «Документ поступил вповрежденном виде».

5.3.Конверты с входящими документами ДСП, ОГР с пометкой «лично» не вскрываются, апередаются по назначению, при этом в СЭД осуществляется регистрация конверта иделается отметка о передаче пакета адресату. После возвращения рассмотренногодокумента с поручением (резолюцией) делаются соответствующие изменения вэлектронной карточке документа и осуществляется его передача в соответствии споручением (резолюцией).

5.4.При регистрации входящего документа ДСП в правом нижнем углу лицевой стороныпервого листа ставится штамп для регистрации входящих документов. К порядковомурегистрационному номеру на бумажном носителе добавляется пометка «ДСП», «ОГР»,в карточке документа в СЭД в соответствующем поле делается отметка. В случаенеобходимости указывается количество листов основного документа и приложений кнему, например:

 

   Вх. № 4-25дсп

   Осн. док. ______ л., прил. _______ л.

 

Крометого, этот же регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первоголиста каждого приложения к входящему документу.

5.5.При поступлении сброшюрованных приложений (книги, журналы, инструкции)регистрационный штамп и соответствующие реквизиты регистрации проставляются наобложке брошюры (издания), дела (папки) или на титульном листе издания, или напервой странице дела.

5.6.Зарегистрированные входящие документы ДСП, ОГР передаются на рассмотрениеадресатам (Губернатору, председателю Правительства, первому заместителюГубернатора, заместителям Губернатора, заместителям председателя Правительства,руководителям структурных подразделений Правительства, областных органовисполнительной власти), а в случае их отсутствия – замещающим их лицам.

5.7.Передача зарегистрированных входящих документов категории ДСП, ОГР нарассмотрение указанным в пункте 5.6 настоящего Положенияруководителям осуществляется под роспись уполномоченных должностных лиц,ответственных за работу с документами указанной категории, в реестрахдвижения документов ДСП, ОГР.

5.8.Поручения по рассмотренным входящим документам ДСП, ОГР фиксируются врезолюциях, которые заносятся в карточку документа в СЭД, распечатываютсяпосредством системы и на бумажном носителе прикрепляются к документам.

5.9.Входящие документы ДСП, ОГР с резолюциями руководителей (для ознакомления илиисполнения) лицами, ответственными за регистрацию документов данного вида,передаются лицам, которым даны поручения, по списку рассылки под роспись вреестрах движения документов ДСП, ОГР. Передача документов ДСП, ОГРуполномоченными должностными лицами департамента делопроизводства Правительстваисполнителям осуществляется лично в руки либо уполномоченным ими должностнымлицам при наличии у них доверенности (письмо руководителя о наделениидолжностных лиц полномочиями) на получение такой категории документов.

5.10.Запрещается направлять для исполнения входящие документы ДСП, ОГР в электронномвиде по незащищенным открытым каналам связи, в том числе посредством локальнойсети Правительства области и электронной почты, сети Интернет, а также сиспользованием факсимильной связи.

 

6. Особенности обращенияс внутренними документами,

содержащими служебнуюинформацию ограниченного распространения

 

6.1.Регистрация внутренних документов ДСП, ОГР осуществляется после принятиярешения об отнесении документа к категории ДСП, ОГР в соответствии с пунктом 3.5 настоящего Положения.

6.2.Передача внутренних документов ДСП, ОГР из одного структурного подразделенияПравительства или областного органа исполнительной власти в другие разрешаетсятолько с письменного согласия должностного лица, принявшего решение оботнесении документа к категории ДСП, ОГР, и осуществляется в порядке,определенном настоящим Положением.

6.3.При необходимости направления внутренних документов ДСП, ОГР несколькимструктурным подразделениям составляется список рассылки, который подписываетсяисполнителем и руководителем структурного подразделения Правительства илиобластного органа исполнительной власти, подготовившего документ.

6.4.Ознакомление с внутренними документами ДСП, ОГР в структурных подразделенияхПравительства или областного органа исполнительной власти допускается только наосновании резолюции руководителя, ответственного за исполнение поручений, подроспись (в журнале или реестре выдачи документов) с указанием датыознакомления.

6.5.Запрещается направлять для исполнения внутренние документы ДСП, ОГР вэлектронном виде по незащищенным открытым каналам связи, в том числе посредствомлокальной сети Правительства области и электронной почты, сети Интернет, атакже с использованием факсимильной связи.

 

7. Порядок работыисполнителей с документами,

содержащими информациюограниченного распространения

 

7.1.Во время работы исполнителя с документами ДСП, ОГР они должны располагатьсятак, чтобы исключить возможность ознакомления с ними других лиц.

Выданныедля работы документы ДСП, ОГР могут находиться у исполнителя в течение срока,необходимого для выполнения задания, с разрешения руководителя соответствующегоструктурного подразделения Правительства или областного органа исполнительнойвласти и при условии полного обеспечения сохранности и соблюдения правил иххранения.

7.2.Выданные для работы документы с пометкой «ДСП», «ОГР» подлежат возврату лицу,ответственному за регистрацию и учет документов указанного вида.

7.3.Передача документов с пометкой «ДСП», «ОГР» от одного исполнителя другомувнутри структурного подразделения осуществляется с разрешения руководителясоответствующего структурного подразделения с обязательным уведомлением об этомлица, ответственного за учет движения документов указанного вида, и внесении имсоответствующей информации в учетные данные движения документа (журнал (реестр)учета движения документов ДСП, ОГР).

7.4.Размножение (тиражирование, копирование) внутренних документов и исходящейкорреспонденции с пометкой «ДСП», «ОГР» производятся только с письменногоразрешения должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, входящейкорреспонденции с пометкой «ДСП», «ОГР» - с письменного разрешения должностноголица, указанного в пункте 2.1 настоящего Положения.Размножение (тиражирование, копирование) осуществляется в условиях, исключающихнесанкционированный доступ к копируемым документам:

- вПравительстве - в отделе документооборота департамента делопроизводстваПравительства на основании бланка-заказа,согласованного с заместителем руководителя администрации Губернатора иПравительства в соответствии с распределением полномочий;

- вобластных органах исполнительной власти в службе делопроизводства по согласованиюс руководителем органа в соответствии с распределением полномочий.

Размножение(тиражирование, копирование) документов Губернатора и Правительства с пометкой«ДСП», «ОГР» в структурных подразделениях Правительства, за исключениемдолжностных лиц, уполномоченных на их регистрацию и учет, в областных органахисполнительной власти запрещается.

7.5.Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительноразмноженные копии также учитываются, их нумерация производится от последнегоранее учтенного номера. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии,например:

 

   Экз. №1                     Экз. № 35

   Копия № 10     или     Копия № 2

 

Отметкао количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой«ДСП», «ОГР» вносится в соответствующие реестры учета.

 

8. Особенности обращенияс исходящей корреспонденцией, содержащей

служебную информациюограниченного распространения

 

8.1.Регистрация исходящих документов ДСП, ОГР осуществляется после принятия решенияоб отнесении документа к категории ДСП, ОГР в соответствии с разделом3 настоящего Положения.

8.2.При направлении исходящих документов ДСП, ОГР не более чем трем адресатам наоборотной стороне последнего листа экземпляра, направляемого в дело,оформляется указатель рассылки, в котором поадресно указываются номераэкземпляров отправляемых документов, например:

 

Отп. - 2 экз.

Экз. № 1 - в адрес

Экз. № 2 - в дело

Забелин Иван Андреевич,

Департамент делопроизводства,

ведущий специалист,

+7(424 2) 00-00-00, Zabelin@gov.ru

 

или

 

Отп. - 3 экз.

Экз. № 1 - в министерство финансов области

Экз. № 2 - в министерство экономическогоразвития области

Экз. № 3 - в дело

Забелин Иван Андреевич,

Департамент делопроизводства,

ведущий специалист,

+7(424 2) 00-00-00, Zabelin@gov.ru

 

8.3.Если корреспондентов четыре и более, то на оборотной стороне последнего листаэкземпляра, направляемого в дело, указатель рассылки может оформлятьсяследующим образом:

 

Отп. - 10 экз.

Экз. № 1 - 9 - согласно списку рассылки

Экз. № 10 - в дело

Забелин Иван Андреевич,

Департамент делопроизводства,

ведущий специалист,

+7(424 2) 00-00-00, Zabelin@gov.ru

 

Вэтом случае исполнителем на отдельном листе составляется лист (список)рассылки.

Лист(список) рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурногоподразделения, подготовившего документ.

Лист(список) рассылки подшивается в дело вместе с визовым экземпляром.

8.4.Подготовленные к рассылке исходящие документы ДСП, ОГР передаются на отправкудолжностным лицам, ответственным за отправку документов в Правительстве (отделдокументооборота департамента делопроизводства) или областном органеисполнительной власти (служба делопроизводства).

 

9. Порядок отправки ирассылки документов,

содержащих информациюограниченного распространения

 

9.1.Документы с пометкой «ДСП», «ОГР» отправляются получателям фельдъегерской илиспециальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями (суведомлением о вручении адресату), а также могут быть переданы нарочным(курьером) и по закрытым каналам связи.

9.2.При отправке документов с пометкой «ДСП», «ОГР» запрещается использоватьфаксимильную и телеграфную связь, электронную почту, сеть Интернет.

9.3.Для отправки документов с пометкой «ДСП», «ОГР» используются конверты (пакеты),изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне конверта (пакета) в правомверхнем углу проставляется штамп или пометка «ДСП», «ОГР» при необходимостиниже этого штампа проставляется пометка «Лично». Отправляемые документы с пометкой«Лично» передаются для отправки в опечатанном конверте (пакете).

Наконверте (пакете) в последовательности, установленной правилами оказания услугпочтовой связи, указываются элементы почтового адреса, наименования получателяи отправителя, регистрационные номера вложенных документов с добавлениемпометки «ДСП», «ОГР».

Принаправлении нескольких экземпляров одного документа на конверте (пакете) и вреестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номераэкземпляров.

9.4.Уполномоченные должностные лица, ответственные за отправку документов ДСП, ОГРсверяют номера и экземпляры, указанные на отправляемых документах, с номерами иэкземплярами, указанными на конвертах (пакетах), и вкладывают в конверт(пакет).

Конверт(пакет) запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляются оттискипечати «Для документов».

9.5.При отправке документа ДСП, ОГР нарочным (курьером) он передается должностнымлицом, ответственным за отправку документов ДСП, ОГР, курьеру под роспись вжурнале учета исходящих документов ДСП, ОГР с реестром доставки, в которомполучатель расписывается в получении документа с указанием своей фамилии,инициалов и даты получения документа. В журнале учета исходящих документов ДСП,ОГР делается соответствующая отметка о вручении документа получателю.

9.6.Почтовые карточки-уведомления о вручении документов с пометкой «ДСП», «ОГР»после их возвращения подшиваются к визовым копиям соответствующих документов спометкой «ДСП», «ОГР».

 

10. Порядокосуществления контроля за исполнением документов,

содержащих информациюограниченного распространения

 

10.1.Контроль за исполнением документов, содержащих информацию ограниченногораспространения, осуществляется в соответствии с требованиями Порядкаисполнения и организации контроля исполнения поручений и указаний,утвержденного указом Губернатора области от 28 февраля 2020 г. № 10, с учетомособенностей, установленных настоящим Положением.

 

11. Порядок ознакомленияс документами,

содержащими информациюограниченного распространения

 

11.1.Ознакомление с документами с пометкой «ДСП», «ОГР» лиц, замещающих государственныедолжности, государственных гражданских служащих и работников Правительства иобластных органов исполнительной власти в случае служебной необходимости, в томчисле снятие для них копий, разрешается по их мотивированным служебным запискамтолько с письменного согласия должностных лиц, указанных в пункте2.1 настоящего Положения, в пределах их компетенции.

11.2.Должностные лица, указанные в пункте 2.1 настоящегоПоложения, в пределах своей компетенции могут давать разрешение на ознакомлениес документами с пометкой «ДСП», «ОГР» представителям организаций при наличииофициального письменного мотивированного запроса организаций, которым такоеправо предоставлено действующим законодательством.

11.3.Ознакомление с документами осуществляется строго под роспись с указаниемдолжности, фамилии и даты ознакомления. Подписи, фамилии ознакомившихся сдокументами лиц, дата ознакомления и отметки о снятии дополнительных копийпроставляются на обороте последнего листа документа.

Служебныезаписки работников, запросы организаций с резолюцией о разрешении наознакомление приобщаются к соответствующему документу.

 

12. Порядок передачислужебной информации ограниченного

распространения другиморганам и организациям

 

12.1.Документы с пометкой «ДСП», «ОГР», разработанные в структурных подразделенияхПравительства и областных органах исполнительной власти, не подлежатразглашению или распространению без разрешения (визы) соответствующихдолжностных лиц, указанных в пункте 2.1 настоящегоПоложения.

12.2.Документы с пометкой «ДСП», «ОГР», находящиеся в распоряжении Правительства илиобластных органов исполнительной власти, представляются в другие органы иорганизации, имеющие право на получение такой информации, в порядке,предусмотренном законодательством и настоящим Положением.

12.3.Передача документов с пометкой «ДСП», «ОГР» осуществляется уполномоченнымиструктурными подразделениями или должностными лицами, ответственными зарегистрацию и учет этих документов (службы делопроизводства).

 

13. Порядок снятия пометки «ДСП» с документов,

содержащих информацию ограниченного распространения

 

13.1.При изменении объективных обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защитаслужебной информации ограниченного распространения нецелесообразна, а также,если документ был необоснованно отнесен к категории «Для служебногопользования» (ограниченного распространения), с него снимается пометка «ДСП»(«ОГР»).

13.2.Снятие пометки «ДСП», «ОГР» с документов, содержащих информацию ограниченногораспространения, осуществляется:

-корреспондентом, направившим такой документ, по его письменному уведомлению;

- порешению должностного лица, подписавшего или утвердившего документ, либовышестоящего по должности руководителя.

13.3.Для принятия соответствующего решения в адрес должностных лиц, указанных в пункте 2.1 настоящего Положения, направляются предложения иобоснования (служебная записка) о снятии с документов пометки «ДСП», «ОГР».

13.4.Оформление решения о снятии и снятие пометки «ДСП», «ОГР»:

13.4.1.Рассмотренные предложения и обоснования о снятии с документа пометки «ДСП»,«ОГР» с резолюцией должностных лиц, указанных в пункте 2.1настоящего Положения, о снятии пометки «ДСП», «ОГР» с проставлением отметки соссылкой на указание должности, фамилии и инициалов должностного лица, снявшегоограничение, и даты.

Предложенияи обоснования (служебная записка) приобщаются к документу, с которого снялипометку «ДСП», «ОГР».

13.4.2.Оформление решения о снятии и снятие пометки «ДСП», «ОГР» может осуществлятьсянепосредственно должностными лицами, указанными в пункте 2.1настоящего Положения, с проставлением своей подписи, указанием должности,фамилии и инициалов и даты непосредственно на документе либо в указании(резолюции).

13.5.О снятии пометки «ДСП», «ОГР» с документов, содержащих информацию ограниченногораспространения, в регистрационно-учетных формах уполномоченными лицами, ответственнымиза регистрацию и учет документов, делаются соответствующие записи, о чемуведомляются все адресаты, которым эти документы направлялись.

13.6.Снятие пометки «ДСП», «ОГР» с документов, содержащих информацию ограниченногораспространения, может осуществляться по решению экспертно-проверочнойкомиссии, оформленному в виде акта при проведении экспертизы ценностидокументов при подготовке их к передаче на постоянное хранение вГосударственный архив Сахалинской области.

 

14. Порядок хранениядокументов, содержащих информацию

ограниченногораспространения

 

14.1.Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, в том числеисполненные, лицами, ответственными за ведение делопроизводства,систематизируются и формируются в отдельные дела, на обложке которых в правомверхнем углу ставится штамп «Для служебного пользования» («Ограниченногораспространения»).

14.2.Документы с пометкой «ДСП», «ОГР» могут включаться в номенклатуру дел сприсвоением собственного отдельного индекса, содержащего пометку «ДСП», «ОГР».

14.3.Документы, дела и издания с пометкой «ДСП», «ОГР», а также реестры их учетадолжны храниться в служебных помещениях в запираемых шкафах (сейфах),исключающих доступ к ним посторонних лиц.

14.4.Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «ДСП», «ОГР» вструктурных подразделениях проводится не реже одного раза в год. Для проведенияпроверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителемподразделения. Результаты проверки оформляются актом, копии которого направляютсяв службу делопроизводства (в Правительстве – департамент делопроизводства, вобластных органах исполнительной власти – в службу делопроизводства).

Вдепартаменте делопроизводства Правительства, службах делопроизводства областныхорганов исполнительной власти проверки таких документов, находящихся наархивном хранении, производятся не реже одного раза в 5 лет.

14.5.В случаях утери документов, дел или изданий, содержащих служебную информациюограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководительподразделения Правительства, областного органа исполнительной власти, в которомустановлен данный факт, представляет служебную записку на имя первогозаместителя Губернатора, руководителя областного органа исполнительной власти,соответственно, с указанием факта утери документа или разглашения информации,виновных лиц и принятых мерах. По фактам утери документов или разглашенияинформации проводится служебная проверка.

14.6.На утраченные документы, дела и издания с пометкой «ДСП», «ОГР» составляетсяакт (в состав лиц, составляющих акт, включаются сотрудники: обнаружившие утерюдокумента или разглашение информации, исполнители поручений по документу исотрудники службы делопроизводства, ответственные за учет и хранениедокументов), на основании которого уполномоченными лицами, ответственными зарегистрацию и учет документов, делаются соответствующие отметки в учетныхданных.

Актына утраченные документы, дела и издания с пометкой «ДСП», «ОГР» постоянногосрока хранения после их утверждения в установленном порядке передаются в службуделопроизводства (в Правительстве - департамент делопроизводства, в областныхорганах исполнительной власти – служба делопроизводства) для включения в делоархивного фонда.

14.7.Документы с пометкой «ДСП», «ОГР» имеют срок хранения, установленный дляаналогичных документов, включенных в номенклатуру дел.

14.8.При подготовке дел постоянного хранения к передаче в Государственный архивСахалинской области руководителями структурных подразделений Правительства, областныхорганов исполнительной власти проводится их экспертиза с целью возможногоснятия с них пометки «ДСП», «ОГР» и выявления их исторической ценности.

14.9.Отобранные к уничтожению документы и дела с пометкой «ДСП», «ОГР», не имеющиеисторической ценности и утратившие практическое значение, уничтожаются поотдельному акту или могут быть включены в один акт вместе с другиминесекретными документами и делами.

Вучетных данных документа об этом делается отметка со ссылкой на соответствующийакт, например: «Уничтожено. Акт № ___ от _________», который хранится постояннопо правилам, применяемым к документам с пометкой «ДСП», «ОГР».

14.10.Отобранные к уничтожению документы, дела и издания с пометкой «ДСП», «ОГР»уничтожаются путем измельчения до степени, исключающей возможность прочтениятекста.

 

15. Ответственность засоблюдение установленного порядка

обращения с документами,содержащими информацию

ограниченногораспространения

 

15.1.Должностные лица Правительства и областных органов исполнительной власти,принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченногораспространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятогорешения и за соблюдение ограничений, предусмотренных настоящим Положением.

15.2.Руководители структурных подразделений Правительства и областных органовисполнительных власти несут ответственность за организацию и обеспечениеустановленного настоящим Положением порядка обращения с документами,содержащими информацию ограниченного распространения.

15.3. Государственныегражданские служащие Правительства и областных органов исполнительной властинесут ответственность за разглашение служебной информации ограниченногораспространения, нарушение порядка обращения с документами, содержащими такуюинформацию, а также их утерю.