указ

ГУБЕРНАТОРАСАХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

от 07 мая 2020 г. № 39

г. Южно-Сахалинск

Об Оперативном комитете

 

(В редакции указа Губернатора Сахалинскойобласти

 от03.09.2020 г. № 93)

 

Для повышенияэффективности процесса принятия решений по оперативным вопросам деятельностиПравительства Сахалинской области, органов исполнительной власти Сахалинскойобласти, местных администраций в части управления рисками недостиженияпланируемых значений КПЭ деятельности первого заместителя ГубернатораСахалинской области - руководителя администрации Губернатора и ПравительстваСахалинской области, заместителей председателя Правительства Сахалинскойобласти, руководителей органов исполнительной власти Сахалинской области, главместных администраций муниципальных образований Сахалинской области, реализациистратегических, региональных и межведомственныхпроектов, стратегии социально-экономического развития Сахалинской области постановляю: (В редакции указа Губернатора Сахалинской области от 03.09.2020 г. № 93)

1.Образовать Оперативный комитет.

2.Утвердить Положение об Оперативном комитете (прилагается).

3.Опубликовать настоящий указ в газете «Губернские ведомости», на официальномсайте Губернатора и Правительства Сахалинской области, на «Официальноминтернет-портале правовой информации».

4. Настоящий указвступает в силу со дня его официального опубликования.

 

Губернатор Сахалинской области

В.И.Лимаренко

 

 

 

УТВЕРЖДЕНО

указом Губернатора

Сахалинской области

 

 

Положение

об Оперативном комитете

 

(В редакции указа Губернатора Сахалинскойобласти

 от03.09.2020 г. № 93)

 

1.Основные положения

1.1.Настоящее Положение определяет цели создания, полномочия Оперативного комитета(далее - Комитет), права и обязанности его членов, порядок формирования иработы Комитета, а также взаимодействие Комитета с органами исполнительнойвласти Сахалинской области (далее – органы власти), местными администрациямиСахалинской области (далее – местные администрации).

1.2.Комитет является координационным органом при Губернаторе Сахалинской области.Положение о Комитете и его состав утверждаются Губернатором Сахалинской области(далее – Губернатор).

1.3.Целью осуществления деятельности Комитета является повышение эффективностипроцесса принятия решений по управлению рисками недостижения планируемыхзначений КПЭ деятельности первого заместителя Губернатора Сахалинской области -руководителя администрации Губернатора и Правительства Сахалинской области,заместителей председателя Правительства Сахалинской области, руководителейорганов исполнительной власти Сахалинской области, глав местных администрациймуниципальных образований Сахалинской области (далее – должностные лица),реализации стратегических, региональных имежведомственных проектов, стратегии социально-экономического развитияСахалинской области. (В редакции указа ГубернатораСахалинской области от03.09.2020 г. № 93)

1.4.Организационное обеспечение деятельности Комитета осуществляет министерствоСахалинской области по эффективному управлению регионом (далее - министерствопо эффективному управлению регионом).

1.5.В своей деятельности Комитет руководствуется федеральными законами и инымиправовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Сахалинской области,настоящим Положением, а также решениями Комитета.

 

2.Полномочия и права Комитета

2.1.К вопросам, которые рассматриваются Комитетом, относятся:

2.1.1.Рассмотрение и оценка существенных отклонений достижения планируемых значенийКПЭ, выявленных при анализе исполнения показателей для оценки эффективностидеятельности должностных лиц.

2.1.2.Координация деятельности Правительства Сахалинской области (далее –Правительство), органов власти, местных администраций по управлению рискамиреализации стратегических, региональных имежведомственных проектов. (В редакции указаГубернатора Сахалинской области от03.09.2020 г. № 93)

2.1.3.Реализация мероприятий по управлению отклонениями и рисками недостижения целейстратегии социально-экономического развития Сахалинской области.

2.1.4.Разрешение межотраслевых разногласий и конфликтов в части достиженияпланируемых значений КПЭ должностных лиц, реализации стратегических, региональных и межведомственных проектов, реализациистратегии социально-экономического развития Сахалинской области.  (В редакции указа Губернатора Сахалинской области от03.09.2020 г. № 93)

2.2.Для реализации полномочий Комитет имеет право:

2.2.1.Запрашивать и получать в установленном порядке от должностных лицПравительства, органов власти и местных администраций материалы, документы иинформацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

2.2.2.Приглашать на свои заседания руководителей структурных подразделенийПравительства, руководителей органов власти, глав местных администраций,руководителей организаций Сахалинской области и заслушивать их по вопросам,входящим в круг их полномочий.

 

3.Состав и полномочия участников

3.1.В состав Комитета входят: председатель Комитета, заместитель председателя Комитета, члены Комитета, секретарь Комитета.

3.2.Председателем Комитета является Губернатор.

3.2.1.Председатель Комитета:

-созывает заседания;

-утверждает повестку заседания и перечень лиц, приглашаемых на заседаниеКомитета;

-председательствует на заседании, подписывает протокол заседания Комитета;

-координирует и контролирует реализацию решений Комитета.

3.3.Заместителем председателя Комитета является председатель Правительства.

3.3.1.Заместитель председателя Комитета выполняет функции председателя во время егоотсутствия, по его поручению проводит заседания Комитета, выполняет иные функциипредседателя, в частности, созывает заседания Комитета, председательствует наних и подписывает протоколы по итогам заседаний.

3.3.2.Заместитель председателя Комитета:

-отвечает за организацию разработки проектов документов, регламентирующихдеятельность Комитета;

-согласовывает повестку заседания, перечень лиц, приглашаемых на заседаниеКомитета и решения Комитета;

- попоручению председателя Комитета осуществляет прочую организационную,информационную и иную необходимую поддержку деятельности Комитета, выполняетиные функции в соответствии с настоящим Положением;

-осуществляет иные необходимые для реализации полномочий Комитета действия.

3.3.3.При исполнении своих обязанностей заместитель председателя Комитета подотчетенпредседателю Комитета.

3.4.Членами Комитета являются первый заместитель Губернатора – руководительадминистрации Губернатора и Правительства, заместители председателяПравительства.

3.4.1.Члены Комитета:

-участвуют в заседаниях;

-вносят предложения по формированию повестки заседаний;

-обеспечивают представление материалов на заседания Комитета по вопросам,закрепленным за ними в повестке заседаний;

-вносят предложения по изменению или дополнению проекта повестки заседания иперечня лиц, приглашаемых на заседание Комитета, обеспечивают представлениедополнительных материалов к заседанию в порядке, установленном настоящимПоложением;

-участвуют в выработке решений Комитета;

-организуют исполнение решений Комитета в пределах своих полномочий.

3.4.2.Члены Комитета обязаны присутствовать на всех его заседаниях. Отсутствиедопускается в исключительных случаях по ряду уважительных причин (болезнь,отпуск, командирование) и только с предварительным уведомлением председателяКомитета или заместителя председателя Комитета в тех случаях, когда онпредседательствует на заседании Комитета.

3.5.Секретарь Комитета не является членом Комитета и не участвует в принятии решений по вопросам повестки заседаний Комитета.

3.5.1.Секретарем комитета является сотрудник министерства по эффективному управлениюрегионом в соответствии с решением министра Сахалинской области по эффективномууправлению регионом.

3.5.2.Секретарь Комитета:

-организует по поручению председателя Комитета или заместителя председателяКомитета в установленных настоящим Положением случаях проведение заседанийКомитета, обеспечивая при этом необходимую техническую поддержку (представляетна утверждение председателю Комитета или его заместителю дату, время и местопроведения заседаний, организует подготовку помещения, необходимогооборудования), и информирует всех членов Комитета и лиц, приглашенных дляучастия в заседании Комитета, о предстоящих плановых и внеочередных заседаниях;

-формирует и рассылает членам Комитета, лицам, приглашенным для участия взаседании Комитета, повестку заседания, утвержденную председателем Комитета илизаместителем председателя Комитета в установленных настоящим Положениемслучаях, а также обеспечивает координацию деятельности органов власти иструктурных подразделений Правительства по подготовке материалов, необходимыхдля проведения заседаний;

-согласовывает с председателем Комитета или заместителем председателя Комитетаматериалы и проекты решений Комитета по вопросам, включенным (планируемым квключению) в повестку заседания Комитета;

- попоручению председателя Комитета или заместителя председателя Комитетаорганизует подготовку проектов документов и решений Комитета;

-оформляет протоколы заседаний;

- попоручению председателя Комитета или заместителя председателя Комитета, а такжепо запросу членов Комитета осуществляет подготовку выписок из протоколовзаседаний Комитета, представляет материалы, рассматриваемые на заседанииКомитета;

-направляет решения Комитета (протоколы, выписки из протоколов) членам Комитета,а также органам власти и местным администрациям, ответственным за исполнениепоручений, содержащихся в принятых Комитетом решениях;

-осуществляет контроль сроков исполнения поручений, содержащихся в решениях,принятых на заседаниях Комитета;

- попоручению председателя Комитета или заместителя председателя Комитета, а такжепо запросу членов Комитета представляет отчеты об исполнении поручений Комитетас анализом отклонений;

-отвечает за организацию хранения документов и материалов, связанных сдеятельностью Комитета;

-осуществляет иные необходимые для обеспечения деятельности Комитета действия.

3.6.Приглашенные участники Комитета, не являющиеся членами Комитета, ноприсутствующие на заседаниях Комитета по приглашению председателя Комитета илизаместителя председателя Комитета в тех случаях, когда он председательствует назаседании Комитета, имеют право принимать участие в обсуждении вопросовповестки Комитета.

 

4.Порядок проведения заседаний Комитета

4.1.Заседания Комитета проводятся на регулярной основе.

4.2.Заседания Комитета проводятся в форме совместного присутствия членов Комитета иприглашенных участников Комитета. Для обеспечения участия в заседаниях Комитетаглав местных администраций могут применяться средства видео-конференц-связи.Обсуждение и решение вопросов осуществляется в формате: доклад, вопросы,комментарии к проекту решения.

4.3.При созыве заседания председатель Комитета или заместитель председателяКомитета в случаях, когда он председательствует на заседании Комитета,определяют дату, время, место, вопросы, включенные в повестку заседания,перечень лиц, приглашенных для участия в заседании Комитета.

4.4.Заседание Комитета считается правомочным (имеет кворум), если на немприсутствуют председатель и/или заместитель председателя Комитета и не менеедвух членов Комитета.

4.5.В заседании Комитета принимают участие члены Комитета, а также лица,приглашенные на заседание согласно утвержденному председателем Комитета списку.

4.6.В случае необходимости срочного рассмотрения вопросов, отнесенных к компетенцииКомитета, могут проводиться внеочередные заседания Комитета.

4.7.Повестка заседания Комитета формируется секретарем Комитета на основе порученийпредседателя Комитета, заместителя председателя Комитета, предложений членовКомитета. Утверждается председателем или заместителем председателя Комитета вустановленных настоящим Положением случаях.

4.8.Повестка заседания направляется секретарем Комитета в адрес членов Комитета непозднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения заседания с использованиемразрешенных каналов связи.

4.9.Порядок представления материалов органами власти и структурными подразделениямиПравительства:

4.9.1.Материалы, в том числе отражающие отчеты об исполнении ранее принятых решенийКомитета, органами власти и структурными подразделениями Правительствапредставляются секретарю Комитета не позднее 14.00 рабочего дня,предшествующего дню проведения заседания Комитета.

Материалыпо вопросам повестки заседания формируются и представляются органами власти иструктурными подразделениями Правительства с учетом функций и полномочий,возложенных на органы власти и подразделения, или по решению курирующего ихчлена Правительства.

Материалык заседанию Комитета по реализации стратегических,региональных и межведомственных проектов формируются ответственнымиорганами исполнительной власти и представляются в департамент проектногоуправления Правительства (далее – департамент проектного управления).Департамент проектного управления представляет сводные материалы по данномувопросу секретарю Комитета в установленные сроки. (Вредакции указа Губернатора Сахалинской области от03.09.2020 г. № 93)

Материалык заседанию Комитета по вопросам достижения планируемых значений КПЭдеятельности должностных лиц представляются в министерство по эффективномууправлению регионом.

4.9.2.Представляемые органами власти и структурными подразделениями Правительстваматериалы предварительно должны быть согласованы с членами Комитета всоответствии с распределением полномочий.

4.9.3.Приглашенным участникам Комитета материалы могут быть направлены секретаремКомитета только по специальному распоряжению/разрешению председателя Комитетаили заместителя председателя Комитета.

4.10.Секретарь Комитета обеспечивает сбор и обобщение представленных материалов, ихразмещение (актуализацию) на информационных стендах в день проведения заседанияКомитета.

Вустановленном порядке, с соблюдением требований информационной безопасностиактуальные материалы к заседанию Комитета размещает на информационных ресурсах,обеспечивающих возможность ознакомления с ними членов Комитета, а такжеобеспечивает представление материалов на заседание Комитета.

4.11.Органы власти и структурные подразделения Правительства, ответственные заподготовку и направление материалов по вопросам повестки заседания Комитета,обязаны поставить в известность секретаря Комитета о наличии в них сведенийограниченного доступа.

4.12.В случае если материалы содержат информацию, распространение которой ограниченов соответствии с законодательством Российской Федерации, секретарь Комитета должендополнительно запросить у лица, направившего материалы, разрешение наинформационный обмен.

4.13.Порядок формирования материалов для заседания Комитета закреплен в Методическихуказаниях по формированию материалов для заседаний Оперативного комитета(приложение к настоящему Положению).

 

5.Порядок принятия решений

5.1.Решения Комитета принимаются на заседании в ходе обсуждения вопросов повесткизаседания.

5.2.Решения Комитета оформляются протоколом заседания, в котором в обязательномпорядке фиксируются:

-дата проведения заседания;

-присутствующие на заседании члены Комитета и приглашенные участники с указаниемих Ф.И.О. и занимаемой должности;

-повестка заседания;

-поручения и решения по вопросам повестки заседания.

5.3.Ход обсуждения вопросов не протоколируется.

5.4.Протокол заседания оформляется секретарем Комитета в порядке, установленномРегламентом Правительства, согласовывается в рабочем порядке с членамиКомитета, заместителем председателя Комитета, после чего передается наподписание председателю Комитета (заместителю председателя Комитета в техслучаях, когда он председательствует на заседании Комитета).

5.5.Копии подписанного и зарегистрированного протокола заседания Комитетанаправляются членам Комитета и исполнителям в установленном порядке сиспользованием системы электронного документооборота.

5.6.Решения Комитета вступают в силу с даты их принятия на заседании Комитета идействуют до их исполнения или отмены, если иное не предусмотрено решениямиКомитета или настоящим Положением.

 

6.Заключительные положения

6.1.Решение о прекращении деятельности Комитета принимается Губернатором.

6.2.Положение о Комитете и его состав актуализируются по мере необходимости.

 

 

 

приложение

к Положению об Оперативном комитете,

утвержденному указом Губернатора

Сахалинской области

 

 

методические указания

по формированию материалов для заседаний Оперативногокомитета

 

(В редакции указа Губернатора Сахалинскойобласти

 от03.09.2020 г. № 93)

 

1.Назначение и область применения

1.1.Настоящие Методические указания по формированию материалов для заседанийОперативного комитета (далее - Методические указания) разработаны дляобеспечения деятельности Оперативного комитета (далее - Комитет).

1.2.Целью разработки и внедрения методических указаний является унификация подходовк подготовке материалов.

1.3.Пользователями Методических указаний являются члены Правительства Сахалинскойобласти (далее – Правительство), руководители и сотрудники органов власти,структурных подразделений Правительства и местных администраций, участвующие впроцессе подготовки материалов к заседаниям Комитета.

1.4.Реализация положений настоящих Методических указаний должна осуществляться ссоблюдением требований по защите сведений ограниченного доступа.

2.Сокращения

ВМетодических указаниях применяются понятия:

-информационный стенд (далее - Инфостенд) – техническое средство, используемоепри проведении заседаний Комитета в качестве инструмента визуализацииинформации посредством разделения и структурирования данных в обособленныетематические блоки по различным направлениям;

-отчетный период - промежуток времени, определяемый председателем Комитета, поистечении которого проводится анализ мероприятий по достижению плановыхзначений показателей КПЭ с целью выявления отклонений и установления причин ихвозникновения;

-показатели КПЭ - показатели для оценки эффективности деятельности;

-жизненный цикл проекта – полный набор фаз осуществления проекта;

-фаза (этап) – набор логически взаимосвязанных работ, в процессе выполнениякоторых достигается один из основных результатов;

- контрольнаяточка – событие, свершение которого имеет важное значение для выполненияпроекта;

-веха – ключевое событие в проекте, при наступлении которого фаза или крупныйэтап в жизненном цикле проекта считается завершенным;

-риск – вероятность возникновения в ходе реализации проекта неблагоприятныхситуаций и последствий.

 

3.Общие принципы формирования материалов

3.1.Информация, подлежащая мониторингу на заседаниях Комитета, представляетсяорганами власти и структурными подразделениями Правительства вструктурированной форме по тематическим направлениям деятельности:

3.1.1.Показатели КПЭ.

Врамках мониторинга достижения показателей КПЭ на заседаниях Комитета нарегулярной основе оценивается текущее состояние, а также прогнозная динамикареализации мероприятий и событий, влияющих на достижение показателей КПЭ, накраткосрочном горизонте в различных сценариях.

3.1.2.Показатели стратегических, региональных имежведомственных проектов.

Назаседаниях Комитета рассматриваются вопросы, связанные с достижением целевыхпоказателей, установленных в стратегических,региональных и межведомственных проектах, где имеются отклонения илириски недостижения.

(В редакции указа Губернатора Сахалинской области от03.09.2020 г. № 93)

3.1.3.Цели стратегии социально-экономического развития Сахалинской области.

Назаседаниях Комитета по мере необходимости рассматриваются вопросы, связанные среализацией мероприятий по управлению отклонениями и рисками недостижения целейстратегии социально-экономического развития Сахалинской области.

3.1.4.Прочие события.

Информация,требующая внимания председателя, заместителя председателя и членов Комитета, ноне входящая в состав информации по тематическим направлениям, указанным вподпунктах 3.1.1 - 3.1.3 настоящих Методических указаний, при этом фактическиили потенциально влияющая на деятельность Правительства, органов власти иместных администраций.

3.2.В рамках мониторинга информации, указанной в пункте 3.1 настоящих Методическихуказаний, участниками заседания Комитета могут выявляться/обозначатьсяпроблемы, препятствующие своевременному выполнению установленных целей и задач.В целях минимизации негативных последствий влияния выявленных/обозначенныхпроблем осуществляется фиксация поручений по их урегулированию с закреплениемответственных и сроков выполнения.

3.3.Отражение сгруппированной отчетной информации, указанной в пунктах 3.1, 3.2 настоящихМетодических указаний, осуществляется на Инфостендах.

Решениепо изменению состава, структуры и содержания информации Инфостендов принимаетсяпредседателем/заместителем председателя Комитета, членами Комитета.

3.4.При подготовке к очередному заседанию Комитета органы власти и структурныеподразделения Правительства формируют материалы о результатах деятельностиорганов власти и местных администраций за отчетный период для последующего ихразмещения на Инфостендах. Образцы оформления материалов приведены в приложениик Методическим указаниям.

3.5.Периодичность формирования материалов определяется председателем Комитета либозаместителем председателя Комитета в тех случаях, когда председатель Комитетаотсутствует, в зависимости от необходимости частоты мониторинга текущегостатуса процесса выполнения установленных целей и задач.

 

4.Порядок подготовки и рассмотрения материалов

4.1.Информация, подлежащая изложению в материалах, определяется на основаниитекущего положения деятельности органов власти и местных администраций, состоитиз набора показателей и перечня проектов, структурированных в соответствии собщими принципами, изложенными в разделе 3 настоящих Методических указаний.

4.2.Формирование материалов к заседанию Комитета осуществляется в сроки,установленные Положением о Комитете.

4.3.Размещение на Инфостендах материалов, сформированных органами власти иструктурными подразделениями Правительства, проводится секретарем Комитета всоответствии с тематическими направлениями в день проведения заседанияКомитета.

4.4.Рассмотрение сформированных к заседанию Комитета материалов проводится путемосуществления докладов членами Комитета с концентрацией внимания председателя,заместителя председателя и членов Комитета только на проблемах/достижениях.Обозначение таких проблем/достижений осуществляется путем размещения членамиКомитета до начала проведения заседания Комитета на представленной наИнфостендах информации соответствующих выделителей.

Приэтом для выделителей устанавливаются следующие цветовые решения:

-красный - привлечение внимания к рискам с высокой степенью их реализации инегативными последствиями, требующим принятия председателем, заместителемпредседателя и членами Комитета мер по их устранению;

-желтый - привлечение внимания к рискам с невысокой степенью их реализации,урегулирование которых на текущий момент возможно силами органов власти иместных администраций;

-зеленый - привлечение внимания к достижению результатов, достижение которых небыло запланировано в рамках деятельности органов власти и местныхадминистраций.

4.5.При возникновении необходимости представления пояснений к представленнымматериалам органы власти и структурные подразделения Правительства формируютдополнительные к основным отчетам слайды с кратким описанием текущих проблем,рисков, а также последствий их реализации. Максимальный объем дополнительнопредставленной информации к одному отчету 1-2 слайда.

4.6.В целях обеспечения заполнения оптимальным образом Инфостендов к предстоящемуочередному заседанию Комитета информация о необходимости размещениядополнительных к основному отчету слайдов органами власти направляетсясекретарю Комитета заблаговременно.

 

5.Требования к определению контрольных точек/вех

5.1.В рамках заседаний Комитета на регулярной основе осуществляется процесссравнения фактических и плановых значений выполнения контрольных точек и вех, атакже мероприятий (работ) деятельности по достижению установленных целей изадач.

Основнойцелью осуществления такого мониторинга является эффективное управлениереализуемыми мероприятиями (работами), своевременное выявление отклонений ирисков недостижения запланированных результатов и принятие в оперативном режимерешений по их нивелированию.

5.2.Для целей эффективного управления реализуемыми мероприятиями (работами) онидолжны быть сгруппированы в фазы (этапы).

Приопределении фаз (этапов) необходимо учитывать, что каждая фаза (этап)ограничена по времени и должна завершаться наступлением вехи.

Фазы(этапы) могут содержать контрольные точки.

Контрольныеточки и вехи на представленной на Инфостендах информации отмечаются:

-контрольные точки – кружками (белым цветом – плановое событие; зеленым цветом –наступившее событие; желтым цветом – событие, для которого есть рискневыполнения; красным цветом - событие, для которого риск невыполненияреализован или при реализации которого возникли проблемы);

-вехи – флажками (красным цветом - веха, внесенная в паспорт показателя(проекта); белым цветом - веха, не внесенная в паспорт показателя (проекта)).

5.3.При определении контрольных точек/вех необходимо учитывать следующиетребования:

Контрольныеточки отражаются:

- наплане достижения показателя – не реже 1 раза в месяц;

- наплане корректирующих мероприятий – не реже 1 раза в неделю.

Наборконтрольных точек формируется на основе плана выполнения мероприятий проекта.

Количествовех определяется на основе запланированных результатов реализациивзаимосвязанных событий по реализации проекта.

Вехиуказываются на важном этапе (моменте) проекта.

Длякаждого выделенного события должна быть определена продолжительность еговыполнения с датой начала и завершения реализации. Допускается установлениетолько планируемой и фактической даты окончания события. При этом оценка сроковвыполнения должна быть реалистичной, то есть основываться на утвержденныхдокументах, согласованных с поставщиком и т.д.

 

Приложение к методическим указаниям см. вфайле *. pptx