Постановление Правительства Сахалинской области от 11.12.2019 № 557

 

правительство сахалинскойобласти

постановление

от 11 декабря 2019 г. № 557

г. Южно-Сахалинск

О единой информационной системе электронногоделопроизводства Сахалинской области

 

(В редакции Постановления ПравительстваСахалинской области

от28.07.2020 г. № 339)

 

Вцелях реализации распоряжения Правительства Российской Федерации от 29.12.2014№ 2769-р «Об утверждении Концепции региональной информатизации», в соответствиис Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационныхтехнологиях и о защите информации», постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системемежведомственного электронного документооборота», в целях автоматизациипроцессов делопроизводства в Правительстве Сахалинской области, органахисполнительной власти Сахалинской области, подведомственных им государственныхучреждениях Сахалинской области, необходимых для выполнения поставленных передними задач и повышения эффективности их деятельности, Правительство Сахалинскойобласти постановляет:

1.Ввести единую информационную систему электронного делопроизводства Сахалинскойобласти (далее – СЭД) в эксплуатацию.

2.Утвердить Положение о единой информационной системе электронногоделопроизводства Сахалинской области (прилагается).

3.Министерству цифрового и технологического развитияСахалинской области в течение 30 рабочих дней с момента утвержденияПоложения о единой информационной системе электронного делопроизводстваСахалинской области: (В редакции ПостановленияПравительства Сахалинской области от28.07.2020 г. № 339)

3.1.Разработать и утвердить регламент подключения к единой информационной системеэлектронного делопроизводства Сахалинской области.

3.2.Провести мероприятия по защите информации в СЭД в соответствии с требованиями,предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации,информационных технологиях и о защите информации.

4.Установить срок начала эксплуатации СЭД по истечении 10 дней с даты выполнениямероприятий, предусмотренных пунктом 3 настоящего постановления.

5.Рекомендовать использовать единую информационную систему электронногоделопроизводства Сахалинской области органам местного самоуправлениямуниципальных образований Сахалинской области и подведомственным иммуниципальным учреждениям Сахалинской области.

6.Опубликовать настоящее постановление в газете «Губернские ведомости», наофициальном сайте Губернатора и Правительства Сахалинской области, на «Официальноминтернет-портале правовой информации».

 

Председатель Правительства Сахалинской области

А.В.Белик

 

 

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Сахалинской области

 

 

положение

о единой информационной системе электронногоделопроизводства Сахалинской области

 

(В редакции Постановления ПравительстваСахалинской области

от28.07.2020 г. № 339)

 

1. Общие положения

Настоящее Положение оединой информационной системе электронного делопроизводства Сахалинской области(далее – Положение) разработано в целях реализации положений Концепциирегиональной информатизации, утвержденной распоряжением ПравительстваРоссийской Федерации от 29.12.2014 № 2769-р, в соответствии с Федеральнымзаконом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и озащите информации», постановлением Правительства Российской Федерации от22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственногоэлектронного документооборота».

Единая информационнаясистема электронного делопроизводства Сахалинской области (далее – СЭД) созданав целях автоматизации и унификации процессов делопроизводства, оптимизациидокументооборота и консолидации информации о ходе исполнения документов вПравительстве Сахалинской области, органах исполнительной власти Сахалинскойобласти, а также в подведомственных им учреждениях.

СЭД интегрирована врегиональную информационно-телекоммуникационную инфраструктуру Сахалинскойобласти.

СЭД работает по принципуоднократной регистрации документов, созданных в системе, после их подписания(утверждения).

 

2. Основные функции СЭД

Основными функциями СЭДявляются:

2.1. Построение целостнойинформационной инфраструктуры, охватывающей Правительство Сахалинской области,органы исполнительной власти Сахалинской области, а также подведомственные имучреждения для организации эффективного электронного документооборота с учетомвозможностей информационных и коммуникационных технологий.

2.2. Автоматизацияуправления документами, включая процессы их создания, согласования,утверждения, контроля исполнения поручений, обработки, передачи и хранения вПравительстве Сахалинской области, органах исполнительной власти Сахалинскойобласти, а также подведомственных им учреждениях.

 

3. Структура СЭД

Структура СЭД состоит из:

3.1. Взаимодействующихмежду собой технологических модулей:

3.1.1. Системаэлектронного делопроизводства (создание и обмен электронными документами,формирование поручений и задач, выполнение процессов согласования и утвержденияэлектронных документов, контроль исполнения).

3.1.2. Мобильноеприложение СЭД.

3.1.3. Электроннаяподпись и шифрование.

3.1.4. Сканирование ипоточное сканирование.

3.1.5. Модульвзаимодействия с межведомственным документооборотом (МЭДО).

3.1.6. Электронный архив.

3.1.7. Подготовкаотчетов.

3.1.8. Система обработкизаявок.

3.2. Структурированных справочныхсистем:

3.2.1. Справочники,созданные системой, предназначенные для корректного функционирования СЭД.

3.2.2. Справочники,формирующиеся исходя из юридической и организационной деятельности субъектовСЭД:

«Подразделения исотрудники» - реестр субъектов СЭД;

«Организации» - реестр субъектоввнешней среды (юридические лица);

«Контакты» - реестрсубъектов внешней среды (физические лица, руководители организаций);

«Группы документов» -реестр видов документов, создаваемых в субъекте СЭД;

«Типы ссылок» - реестрссылок для оформления связей документов (проектов);

«Рубрикатор» - реестртематик, предназначенный для систематизации информационных фондов, массивов иизданий, а также для поиска в них;

«Классификатор обращенийграждан» - реестр тематик, предназначенный для систематизации информационныхфондов и массивов по обращениям граждан, а также для поиска в них;

«Номенклатура дел» -реестр наименований дел, заводимых в делопроизводстве.

 

4. Участники СЭД

Участниками СЭД являются:

4.1.Уполномоченный орган, координирующий деятельность по созданию, развитию иэксплуатации СЭД, утверждающий технические регламенты по работе в СЭД, -министерство цифрового и технологического развития Сахалинской области. (Пунктв редакции Постановления Правительства Сахалинской области от28.07.2020 г. № 339)

4.2. Уполномоченный органпо методологическому и методическому сопровождению:

- веденияделопроизводства – департамент делопроизводства Правительства Сахалинскойобласти;

- ведения архива –министерство культуры и архивного дела Сахалинской области.

4.3. Операторопределяется министерством цифрового и технологического развития Сахалинскойобласти в установленном порядке. (Пункт в редакции Постановления ПравительстваСахалинской области от28.07.2020 г. № 339)

4.4. Технолог –специалист Оператора, наделенный полномочиями по обеспечению работоспособностиСЭД, на внесение изменений в системные механизмы, справочники СЭД, выполнениенастроек, проведение работ по модернизации СЭД в соответствии с инструкциями,предоставленными разработчиками СЭД.

4.5. Субъекты внутреннейсреды СЭД (далее Субъекты СЭД) - Правительство Сахалинской области, структурныеподразделения Правительства Сахалинской области, органы исполнительной властиСахалинской области, органы местного самоуправления Сахалинской области, атакже подведомственные им учреждения, пользующиеся СЭД.

4.6. Субъекты внешнейсреды – федеральные (региональные) органы государственной власти, местногосамоуправления, предприятия, учреждения и организации различныхорганизационно-правовых форм и форм собственности (юридические лица), неподключенные к СЭД и не входящие в перечень субъектов внутренней среды СЭД, атакже граждане (физические лица) (далее – субъекты внешней среды, внешние адресаты).

4.7. Пользователь –сотрудник Субъекта СЭД, которому в целях исполнения должностных обязанностейпредоставляется доступ к СЭД с использованием процедуры аутентификации – вводапользовательского имени (логина) и пароля.

4.8. Ответственные завзаимодействие с Оператором – лица, назначенные локальными правовыми актамиСубъекта СЭД ответственными за взаимодействие с Оператором СЭД, а такжеоказание методической и справочной помощи по вопросам работы в СЭДпользователям из числа сотрудников Субъекта СЭД.

 

5. Функции участников СЭД

5.1. Оператор:

- осуществляет развитие имодернизацию СЭД;

- обеспечиваетподключение к СЭД субъектов СЭД, руководствуясь регламентом подключения к единойинформационной системе электронного делопроизводства Сахалинской области,утвержденным министерством цифрового и технологического развития Сахалинскойобласти; (В редакции Постановления Правительства Сахалинской области от28.07.2020 г. № 339)

- обеспечивает устойчивоеи бесперебойное функционирование, эксплуатацию и администрирование СЭД;

- обеспечивает иподдерживает информационную безопасность, техническую защиту информации и режимзащиты сведений в СЭД;

- осуществляетавтоматизированный сбор, хранение, обработку, обобщение сведений, а также ихпредставление в установленном порядке пользователям СЭД;

- готовит методическиематериалы, инструкции по работе в СЭД.

5.2. Технолог:

- обеспечиваетработоспособность и правильность эксплуатации программного обеспечения СЭД;

- оказывает пользователямконсультационную помощь по техническим вопросам организации доступа к СЭД;

- обеспечивает ведение ивнесение изменений в справочники СЭД;

- формирует группыдокументов с определением шаблонов документов, прав доступа, типовых маршрутови пр.;

- обучает ответственныхза взаимодействие с Оператором;

- осуществляет обработкузаявок, поступающих от пользователей через систему обработки заявок(http://helpdesk.sakhalin.gov.ru) или по телефону;

- осуществляет сбор,фиксацию через систему обработки заявок (http://helpdesk.sakhalin.gov.ru) илипо телефону заявок пользователей, а также замечаний и предложений с цельювзаимодействия с разработчиком СЭД по модернизации СЭД;

- предоставляет правадоступа к рабочему столу пользователей в СЭД;

- обеспечиваетсохранность массива данных, содержащейся в СЭД путем резервного копирования базданных, определения свободного пространства на жестких дисках серверов базданных СЭД, использования антивирусной защиты.

5.3. Пользователь:

- осуществляет работу вСЭД в соответствии с нормами действующих нормативных актов, а также инструкциейпо работе в СЭД в пределах своих должностных обязанностей.

5.4. Ответственный завзаимодействие с Оператором:

- настраивает системное программное обеспечение на рабочих местахпользователей СЭД всоответствии с Техническими требованиями, описанными винструкции по работе в СЭД;

- отвечает за обучение иконсультирование работников Субъекта СЭД основам работы в СЭД;

- осуществляет сборзаявок, предложений и замечаний от пользователей по модернизации СЭД инаправление их технологу;

- отвечает засвоевременную подачу заявок по актуализации сведений, по доступу к СЭДОператору.

 

6. Порядок взаимодействия и организация доступа к СЭД

6.1. Механизм информационного взаимодействия Оператора СЭД сСубъектом СЭД устанавливается соглашением между Оператором единойинформационной системы электронного делопроизводства Сахалинской области исубъектом СЭД, заключенным по форме, утвержденной регламентом подключения кединой информационной системе электронного делопроизводства Сахалинскойобласти.

6.2. Доступ к системе предоставляется в соответствии срегламентом подключения к единой информационной системе электронногоделопроизводства Сахалинской области.

 

7. Обеспечение информационной безопасности

7.1.Политика режима информационной безопасности СЭД направлена на обеспечениедоступности информации, ее целостности.

7.2. Предотвращение хищения и повреждения средстввычислительной техники, на которых хранятся информационные ресурсы СЭД,обеспечивается установлением Оператором особого режима доступа в помещение снаходящейся в нем вычислительной и коммутационной техникой (хранилище базданных), исключающего нахождение в нем посторонних лиц, оснащением помещенияохранной и пожарной сигнализацией.

7.3. Исключение возможности несанкционированного доступа кинформационным ресурсам с целью предотвращения распространения, хищения,утраты, искажения, подделки, уничтожения информации обеспечивается штатнымисредствами СЭД, установлением уровня доступа к документам в соответствии свыполняемыми Пользователями функциями.

7.4. Для обеспечения своевременности обнаружения фактовнесанкционированного доступа к информации в СЭД ведутся системные электронныежурналы.

7.5. Работа с документами в СЭД осуществляется всоответствии с правилами ведения несекретного делопроизводства с возможностьюразмещения информации, содержащей персональные данные. (Пункт в редакцииПостановления Правительства Сахалинской области от28.07.2020 г. № 339)

7.6. Средства СЭД обеспечивают ежедневное резервноекопирование и возможность восстановления актуального состояния СЭД принарушении безопасности информации.