Постановление Правительства Сахалинской области от 05.10.2017 № 465

правительство сахалинской области

постановление

от 05 октября 2017 г. № 465

 г. Южно-Сахалинск

Обутверждении Порядка осуществления

контроля за соблюдением законодательства обархивном деле на территории

Сахалинскойобласти

В соответствии со статьей 16 Федерального закона от22.10.2004
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Правительство Сахалинскойобласти постановляет:

1. Утвердить Порядок осуществления контроля за соблюдениемзаконодательства об архивном деле на территории Сахалинской области(прилагается).

2. Утвердить Перечень должностных лиц министерства культурыи архивного дела Сахалинской области, осуществляющих контрольза соблюдениемзаконодательства об архивном деле на территории Сахалинской области(прилагается).

3. Опубликовать настоящее постановление в газете «Губернскиеведомости», на официальном сайте Губернатора и Правительства Сахалинскойобласти, на «Официальном интернет-портале правовой информации».

Утвержден

постановлениемПравительства

Сахалинскойобласти

Порядок

осуществленияконтроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территорииСахалинской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает механизмосуществленияконтроля за соблюдением законодательства об архивном делена территории Сахалинской области (далее - контроль), регулирует правоотношенияпо организации и осуществлению контроля, устанавливает полномочия должностныхлиц на осуществление контроля.

1.2.           Контроль засоблюдением законодательства об архивном деле на территории Сахалинскойобласти осуществляется министерством культурыи архивного дела Сахалинской области (далее – Министерство) в соответствиисФедеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РоссийскойФедерации», Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите правюридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлениигосударственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее - Федеральныйзакон № 294-ФЗ)и настоящим Порядком.

1.3.Контроль осуществляется посредством организациии проведения (плановых и внеплановых)проверок организации хранения,комплектования, учета и использования документов, отнесенных к составуАрхивного фонда Сахалинской области, других архивных документов, находящихся навременном хранении у юридических лиц и у индивидуальных предпринимателей, втечение сроков, установленных законодательством, принятия предусмотренных законодательством Российской Федерации мер по пресечениюи (или) устранению последствий выявленных нарушений, систематическогонаблюдения за исполнением обязательных требований, анализа и прогнозированиясостояния соблюдения обязательных требований (далее – обязательные требования).

1.4. Деятельность по контролю основывается напринципах законности, объективности, эффективности, независимости,профессиональной компетентности, достоверности результатов и гласности.

2. Организация проведения проверок

2.1.Плановые и внеплановые проверки проводятся в форме выездных и (или)документарных проверок в порядке, установленном Федеральным законом № 294-ФЗ.

2.2.Сроки, последовательность административных процедур и административных действийустанавливаются административным регламентом Министерства - органа, уполномоченногоосуществлятьконтроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории вСахалинской области, разработанным и утвержденным в установленном порядке, сучетом положений Федерального закона № 294-ФЗ и настоящего Порядка.

2.3. Кдолжностным лицам Министерства, уполномоченным в соответствии сзаконодательством на осуществление контроля, относятся: руководитель исотрудники структурного подразделения министерства, должностными регламентамикоторых предусмотрено проведение проверок в рамках контроля за соблюдениемзаконодательства об архивном деле (далее – должностные лица Министерства).

2.4. Кпроведению мероприятий по контролю могут привлекаться эксперты, экспертныеорганизации, не состоящие в гражданско-правовых и трудовых отношениях с юридическимлицом, индивидуальным предпринимателем, в отношении которых проводитсяпроверка, и не являющиеся аффилированными лицами проверяемых лиц,аккредитованные в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

2.5.Должностные лица Министерствав пределах своей компетенции и в порядке,установленном законодательством Российской Федерации, имеют право:

- знакомиться в установленном порядке с документами и иныминеобходимыми для осуществления контроля материалами, запрашивать и бесплатнополучать их копии;

- получать от должностных лиц проверяемой организации,индивидуального предпринимателя объяснения по факту нарушения законодательствав области архивного дела;

- беспрепятственно по предъявлении служебного удостоверенияи копии распоряжения Министерства о назначении проверки проводить обследованияпомещений для хранения архивных документов, а также проводить другиемероприятия по контролю;

- составлять и направлять в адреспредставителейюридическихлиц, индивидуальным предпринимателям предписания об устранении выявленныхнарушений требований законодательства об архивном деле;

- составлять и направлять в адрес представителей юридическихлиц, индивидуальным предпринимателям протоколы об административныхправонарушениях, связанных с нарушением законодательства об архивном деле,принимать меры по предотвращению таких нарушений;

- направлять в уполномоченные органы материалы, связанные снарушением законодательства об архивном деле, для решения вопросов опривлечении к административной, уголовной ответственности.

2.6.Должностные лица Министерства, уполномоченные на проведение проверки, обязаны:

- проводить проверку на основании распоряжения Министерствао ее проведении и в соответствии с ее назначением;

- проводить проверку только во время исполнения служебныхобязанностей, выездную проверку только при предъявлении служебныхудостоверений, копии распоряжения Министерства и в случае, предусмотренномчастью 5 статьи 10 Федерального закона 294-ФЗ, копии документа о согласованиипроведения проверки с органами прокуратуры;

- не препятствовать руководителю, иному должностному лицуили уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальномупредпринимателю, его уполномоченному представителю присутствовать припроведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предметупроверки;

- представлять руководителю, иному должностному лицу илиуполномоченному представителю юридического лица, индивидуальномупредпринимателю, его уполномоченному представителю, присутствующим припроведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;

- знакомить руководителя, иное должностное лицо илиуполномоченного представителя юридического лица, индивидуальногопредпринимателя, его уполномоченного представителя с результатами проверки;

- учитывать при определении мер, принимаемых по фактамвыявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, ихпотенциальной опасности для сохранности документов Архивного фонда Сахалинскойобласти, а также жизни, здоровья людей;

- в случае если при проведении проверки установлено, чтодеятельность юридического лица, его филиала, представительства, структурногоподразделения, индивидуального предпринимателя, эксплуатация ими зданий,помещений, оборудования, подобных объектов представляют непосредственную угрозупричинения вреда особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивногофонда Сахалинской области или такой вред причинен, незамедлительно (не позднееодного рабочего дня со дня установления указанных обстоятельств) принять мерыпо недопущению причинения вреда или прекращению его причинения;

- доказывать обоснованность своих действий при ихобжаловании юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в порядке,установленном законодательством Российской Федерации;

- соблюдать сроки проведения проверки, установленныеФедеральным законом № 294-ФЗ;

- осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учетапроверок (при условии, что такой журнал ведется в организации, уиндивидуальногопредпринимателя);

- истребовать в рамках межведомственного информационноговзаимодействия документы и (или) информацию, которые включены в Переченьдокументов и (или) информации, запрашиваемых и получаемых в рамкахмежведомственного информационного взаимодействия органом контроля, приорганизации и проведении проверок от иных государственных органов, органовместного самоуправления либо подведомственных государственным органам илиорганам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятсяэти документы и (или) информация, утвержденный распоряжением ПравительстваРоссийской Федерации от 19.04.2016 № 724-р;

- знакомить руководителя, иное должностное лицо илиуполномоченного представителя юридического лица, индивидуальногопредпринимателя, его уполномоченного представителя с документами и (или)информацией, полученными в рамках межведомственного информационноговзаимодействия;

2.7.Должностные лица Министерства обязаны соблюдать ограничения при проведениипроверки, установленные статьей 15 Федерального закона
№ 294-ФЗ.

3. Проведение плановых проверок

3.1. Проверки проводятся на основании распоряженияМинистерства. Основанием для подготовки и издания правового акта Министерства опроведении плановой проверки является наступление срока проверки, указанного вежегодном плане проверок.

3.2. Ежегодный план проверок разрабатываетсяМинистерством, согласовывается с прокуратурой Сахалинской области иутверждается министром культуры и архивного дела Сахалинской области. Ежегодныйплан проведения проверок доводится до сведения заинтересованных лиц посредствомего размещения на официальном сайте Министерства в сети Интернет либо инымдоступным способом. Плановые проверки в отношении одного и того жемуниципального образования Сахалинской области, юридического лица,индивидуального предпринимателя проводятся не чаще одного раза в три года.

3.3. О проведении плановой проверки юридическоелицо или индивидуальный предприниматель уведомляется не позднее чем за 3рабочих дня до начала ее проведения посредством направления копии распоряженияо проведении проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении,которое приобщается к материалам мероприятий по контролю за деятельностьююридических лиц, индивидуальных предпринимателей, и (или) посредствомэлектронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электроннойподписью и направленного по адресу электронной почты юридического лица,индивидуального предпринимателя, если такой адрес содержится соответственно ведином государственном реестре юридических лиц, едином государственном реестреиндивидуальных предпринимателей либо ранее был представлен юридическим лицом,индивидуальным предпринимателем в орган контроля или иным доступным способом.

3.4. Плановая проверка проводится в формедокументарной и (или) выездной проверки.

3.5. Выездная проверка проводится, если придокументарной проверке не представляется возможным:

1) удостовериться в полноте и достоверности сведений,содержащихся в материалах мероприятий по контролю за соблюдением юридическимилицами или индивидуальными предпринимателями обязательных требованийзаконодательства об архивном деле в части организации хранения, комплектования,учета и использования документов, отнесенных к составу Архивного фондаСахалинской области, других архивных документов, находящихся на временномхранении, в течение сроков, установленных законодательством;

2) оценить соответствие деятельности юридического лицаили индивидуального предпринимателя требованиям действующего законодательстваобархивном деле.

3.6. Предметом выездной проверки является соблюдение юридическимилицами, индивидуальными предпринимателями требований, установленныхзаконодательством Российской Федерации в сфере архивного дела, оценка состояния помещений, используемых в качествехранилищ архивных документов и принимаемых мер по исполнению обязательныхтребований законодательства об архивном деле в части организации хранения,комплектования, учета и использования документов, отнесенных к составуАрхивного фонда Сахалинской области, других архивных документов, находящихся навременном хранении, в течение сроков, установленных законодательством.

Выездная проверка проводится по месту нахожденияюридического лица, месту осуществления деятельности индивидуальногопредпринимателя и (или) по месту фактического осуществления их деятельности. Вслучае если проведение плановой выездной проверки оказалось невозможным в связис отсутствием индивидуального предпринимателя, его уполномоченногопредставителя, руководителя или иного должностного лица юридического лица, либов связи с фактическим неосуществлением деятельности юридическим лицом,индивидуальным предпринимателем, либо в связи с иными действиями (бездействием)индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя,руководителя или иного должностного лица юридического лица, повлекшими невозможностьпроведения проверки, должностное лицо Министерства составляет акт оневозможности проведения соответствующей проверки с указанием причинневозможности ее проведения. В этом случае Министерство в течение трех месяцевсо дня составления акта о невозможности проведения соответствующей проверкивправе принять решение о проведении в отношении такого юридического лица,индивидуального предпринимателя плановой или внеплановой выездной проверки безвнесения плановой проверки в ежегодный план плановых проверок и безпредварительного уведомления юридического лица, индивидуальногопредпринимателя.

Выездная проверка начинается с предъявления служебногоудостоверения должностными лицами, проводящими проверку, обязательногоознакомления руководителя юридического лица или иного должностного лицаюридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченногопредставителя с распоряжением о назначении выездной проверки и полномочиямипроводящих проверку лиц, а также с целями, задачами, основаниями, видами иобъемом мероприятий по контролю, со сроками и условиями ее проведения.

В ходе проведения проверки, непосредственно упроверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя,уполномоченного представителя, руководителя или иного должностного лицаюридического лица или индивидуального предпринимателя истребуются следующиедокументы:

- положение об архиве;

- положение об экспертной комиссии;

- нормативный документ о назначении лица,ответственного за ведение архива;

- должностной регламент, инструкция лица,ответственного за ведение архива;

- описи дел документов по основной деятельностипостоянного срока хранения, утвержденные экспертно-проверочной комиссиейМинистерства, и документы в соответствии с этими описями;

- описи дел документов по личному составу,согласованные экспертно-проверочной комиссией Министерства, и документы в соответствиис этими описями;

- номенклатуры дел, согласованныеэкспертно-проверочной комиссией Министерства.

По окончании проверки исполнитель делает запись вжурнале учета проверок организации (при условии, что такой журнал ведется ворганизации, у индивидуального предпринимателя).

3.7. Порезультатам плановой проверки должностными лицами Министерства составляется актв двух экземплярах по форме, утвержденной приказом Минэкономразвития России от30.04.2009 № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите правюридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлениигосударственного контроля (надзора) и муниципального контроля»(далее - приказМинэкономразвития России
№ 141).

К акту проверки прилагаются объяснения работниковюридического лица или индивидуального предпринимателя, на которых возлагаетсяответственность за соблюдение требований действующего законодательства, еслиобнаружены нарушения обязательных требований, предписание об устранениивыявленных нарушений или протокол об административном правонарушении,котороепредусмотрено статьями 13.20, частью 2 статьи 13.25, частью 1 статьи19.4, частью 1 статьи 19.5, статьями 19.6 и 19.7 КоАП и иные связанные срезультатами проверки документы или их копии.

Одинэкземпляр акта с копиями приложений вручается руководителю организации, иномудолжностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица,индивидуального предпринимателя под расписку об ознакомлении либо об отказе вознакомлении с актом проверки. В случае отсутствия руководителя, иногодолжностного лица или уполномоченного представителя юридического лица,индивидуального предпринимателя, а также в случае отказа ими дать расписку обознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, акт направляетсязаказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщаетсяко второму экземпляру акта. При наличии согласия проверяемого лица наосуществление взаимодействия в электронной форме в рамках контроля, актпроверки может быть направлен в форме электронного документа, подписанногоусиленной квалифицированной электронной подписью лица, составившего данный акт,руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителююридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю.При этом акт, направленный в форме электронного документа, подписанногоусиленной квалифицированной электронной подписью лица, составившего данный акт,проверяемому лицу способом, обеспечивающим подтверждение получения указанногодокумента, считается полученным проверяемым лицом.

Второй экземпляр акта с копиями приложений приобщается кматериалам мероприятий по контролю.

В случае если акт проверки содержит сведения об отсутствиинарушений требований действующего законодательства, после подписания юридическимлицом, индивидуальным предпринимателем вышеуказанного акта проверка считаетсязаконченной.

В случае выявления при проведении проверки нарушенийюридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований вобласти архивного дела, непосредственно после окончания проверки составляетсяпредписание об устранении выявленных правонарушений.

В случае если акт проверки содержит сведения о нарушениях,имеющих признаки административных правонарушений, предусмотренных статьями13.20, частью 2 статьи 13.25, частью 1 статьи 19.4, частью 1 статьи 19.5,статьями 19.6 и 19.7 КоАП,должностные лица Министерства составляют протокол обадминистративном правонарушении в порядке и сроки, установленные статьями 28.2,28.5 КоАП. Протокол об административном правонарушении направляется в порядке,установленном статьей 28.8 КоАП, для рассмотрения мировому судье.

Если в выявленном в процессе мероприятий по контролюнарушении законодательства усматриваются признаки состава преступления,должностные лица направляют в правоохранительные органы заявление о проведениипроверки в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством. Второйэкземпляр заявления с извещением от правоохранительных органов о регистрацииматериалов дела хранится в материалах проверки Министерства.

3.8.Информация по результатам осуществленияконтроля публикуется на сайте proverki.gov.ruи официальном сайтеМинистерства.

4. Проведение внеплановых проверок

4.1.Внеплановая проверка юридических лиц, индивидуальных предпринимателей проводитсяпо основаниям, указанным в части 2 статьи 10 Федерального закона № 294-ФЗ:

- истечение срока исполнения юридическим лицом,индивидуальным предпринимателем ранее выданного предписания об устранениивыявленного нарушения законодательства об архивном деле в части организациихранения, комплектования, учета и использования документов, отнесенных ксоставу Архивного фонда Сахалинской области, других архивных документов,находящихся на временном хранении в организациях, в течение сроков,установленных законодательством;

- мотивированное представление должностного лицаМинистерства по результатам анализа результатов мероприятий по контролю безвзаимодействия с юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями,рассмотрения или предварительной проверки поступивших в Министерство обращенийи заявлений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридическихлиц, информации от органов государственной власти, органов местногосамоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:

а) возникновение угрозы причинения вреда особо ценным,в том числе уникальным, документам Архивного фонда Сахалинской области,документам, имеющим особое историческое, научное, культурное значение;

б) причинение вреда особо ценным, в том числеуникальным, документам Архивного фонда Сахалинской области, документам, имеющимособое историческое, научное, культурное значение;

- распоряжение, изданное на основании требованияпрокурора о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнениемзаконов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям.

4.2.Внеплановая выездная проверка юридических лиц, индивидуальных предпринимателейпо основаниям, указанным в подпунктах «а» и «б» пункта 2 части 2 статьи 10Федерального закона № 294-ФЗ, проводится после согласования с органомпрокуратуры по месту осуществления деятельности таких юридических лиц,индивидуальных предпринимателей.

4.3. Внеплановая проверка проводится на основаниираспоряжения министракультуры и архивного делаСахалинской области (лица, его замещающего)о проведении проверки,составленного по типовой форме, утвержденной приказом Минэкономразвития России№ 141.

В день подписания распоряжения о проведении внеплановойвыездной проверки юридического лица, индивидуального предпринимателядолжностные лица Министерствав целях согласования ее проведения подготавливают,представляют либо направляют заказным почтовым отправлением с уведомлением овручении или в форме электронного документа, подписанного усиленнойквалифицированной электронной подписью, в органы прокуратуры по местуосуществления деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателязаявление о согласовании проведения внеплановой выездной проверки. К заявлениюприлагаются копия распоряжения о проведении проверки и документы, которые содержатсведения, послужившие основанием для ее проведения.

Опроведении внеплановой выездной проверки, за исключением внеплановой проверки,основания проведения которой указаны в пункте 2 части 2 статьи 10 Федеральногозакона № 294-ФЗ, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель уведомляютсяисполнителем не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любымдоступным способом.

Внеплановаяпроверка проводится в форме документарной проверки и (или) выездной проверки. Вслучае если проведение внеплановой выездной проверки оказалось невозможным всвязи с отсутствием индивидуального предпринимателя, его уполномоченногопредставителя, руководителя или иного должностного лица юридического лица, либов связи с фактическим неосуществлением деятельности юридическим лицом,индивидуальным предпринимателем, либо в связи с иными действиями (бездействием)индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя,руководителя или иного должностного лица юридического лица, повлекшиминевозможность проведения проверки, должностное лицо Министерства составляет акто невозможности проведения соответствующей проверки с указанием причинневозможности ее проведения. В этом случае Министерство в течение трех месяцевсо дня составления акта о невозможности проведения соответствующей проверкивправе принять решение о проведении в отношении таких юридического лица,индивидуального предпринимателя плановой или внеплановой выездной проверки безвнесения плановой проверки в ежегодный план плановых проверок и безпредварительного уведомления юридического лица, индивидуальногопредпринимателя.

Если внеплановая проверка проводится в связи систечением срока исполнения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателемранее выданного предписания об устранении нарушений требований действующегозаконодательства юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями приосуществлении деятельности, должностное лицо Министерства проверяет толькоисполнение выданного предписания.

4.4. Порезультатам внеплановой проверки должностными лицами Министерства составляетсяакт в двух экземплярах по форме, утвержденной приказом Минэкономразвития России№ 141.

В случае выявления нарушений юридическим лицом,индивидуальным предпринимателем обязательных требований в области архивного дела,составляется предписание об устранении выявленных правонарушений. В случаепроведения внеплановой проверки по истечении срока ранее выданного предписания,при выявлении невыполнения в установленный срок законного предписанияМинистерства, об устранении нарушений законодательства, должностное лицосоставляет акт проверки, содержащий сведения о выявленных нарушениях, ипротокол об административном правонарушении. Руководствуясь ч. 1 ст. 23.1.Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях протокол опривлечении юридического лица или индивидуального предпринимателя кадминистративной ответственности передается на рассмотрение дела в суде. Копияпротокола вручается юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.

К акту проверки прилагаются объяснения работниковюридического лица, индивидуального предпринимателя, на которых возлагаетсяответственность за соблюдение требований действующего законодательства,протокол об административном правонарушении и иные связанные с результатами проверкидокументы или их копии.

Один экземпляр акта с копиями приложений вручаетсяруководителю организации, иному должностному лицу или уполномоченномупредставителю юридического лица, индивидуального предпринимателя под распискуоб ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки. В случаеотсутствия руководителя, иного должностного лица или уполномоченногопредставителя юридического лиц, индивидуального предпринимателя, а также вслучае отказа ими дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении сактом проверки, акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлениемо вручении, которое приобщается ко второму экземпляру акта.

4.5. В случае если акт проверки содержит сведения онарушениях, имеющих признаки административных правонарушений, предусмотренныхстатьями 13.20, частью 2 статьи 13.25, частью 1 статьи 19.4, частью 1 статьи19.5, статьями 19.6 и 19.7 КоАП, должностные лица Министерства составляютпротокол об административном правонарушении в порядке и сроки, установленные статьями28.2, 28.5 КоАП. Протокол об административном правонарушении направляется впорядке, установленном статьей 28.8 КоАП, для рассмотрения мировому судье.

4.6. В случае если в выявленном в процессе мероприятийпо контролю за соблюдением обязательных требований законодательстваусматриваются признаки состава преступления, должностные лица направляют вправоохранительные органы заявление о проведении проверки в соответствии суголовно-процессуальным законодательством. Второй экземпляр заявления сизвещением от правоохранительных органов о регистрации материалов дела хранитсяв материалах проверки Министерства.

В случае если акт проверки содержит сведения оботсутствии нарушений, после подписания акта проверка считается законченной.

4.7. По окончании проверки должностные лицаМинистерстваоформляют запись в журнале учета проверок организации, при условии,что такой журнал ведется в организации, у индивидуального предпринимателя.

4.8.Информация по результатам осуществления контроля публикуется на сайте proverki.gov.ruи официальном сайтеМинистерства.

Утвержден

постановлениемПравительства

Сахалинскойобласти

ПЕРЕЧЕНЬ

должностных лицминистерства культуры и архивного дела Сахалинской области, осуществляющихконтроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территорииСахалинской области

1. Начальникотдела по делам архивов и музеев.

2. Государственные гражданские служащие отдела по деламархивов и музеев категории «специалисты».