Распоряжение Администрации города Южно-Сахалинска Сахалинской области от 30.06.2017 № 317-р
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 09.02.2017 № 70-р
Утратилсилу – Распоряжение
Администрации города Южно-Сахалинска
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30.06.2017 № 317-р
Овнесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации городаЮжно-Сахалинска, утвержденную распоряжением администрации городаЮжно-Сахалинска от 09.02.2017 № 70-р
Всоответствии со ст.37 Уставагородского округа «Город Южно-Сахалинск», в целях совершенствования системыделопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска:
1. Внести в Инструкцию по делопроизводствув администрации города Южно-Сахалинска, утвержденную распоряжениемадминистрации города Южно-Сахалинска от 09.02.2017 № 70-р следующие изменения:
1.1. В пункте 1.2 раздела ™ «Общиеположения» слова «Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» заменить словами «Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ
Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов».
1.2. Раздел ™™ «Создание документов»изложить в следующей редакции:
«2.1. Общиетребования к созданию документов
2.1.1.Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме ссоблюдением установленных настоящей Инструкцией по делопроизводству правилоформления документов.
2.1.2. Присоздании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницынумеруют.
Номера страницпроставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 ммот верхнего края листа.
Допускаетсясоздание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннемсоздании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поляна оборотной стороне листа должны быть равны.
2.2.Оформление реквизитов документа
Составреквизитов документа определяется его видом и назначением. При подготовке иоформлении документов Администрации и Подразделений используют следующиереквизиты:
01 - гербгорода Южно-Сахалинска - помещают на бланках документов в соответствии сПоложением «О гербе городского округа «Город Южно-Сахалинск», утвержденнымрешением городского Собрания города Южно-Сахалинска от 23.07.1998 № 213/14 аименно: на бланке письма Администрации, на бланке письма должностного лица, набланке постановления и распоряжения Администрации, на бланке распоряженияпервого вице-мэра, вице-мэров города, на бланке решения Городской Думы городаЮжно-Сахалинска, на бланке Подразделения (приложения № 1-7).
Изображениегерба города Южно-Сахалинска помещается посередине верхнего поля бланкадокумента над реквизитами организации, Подразделения — автора документа, нарасстоянии 10 мм от верхнего края листа.
02 -наименование Администрации – авторадокумента, на бланке документа должносоответствовать наименованию, закрепленному в Положении об Администрации.
03 -наименование Подразделения – автора документа должно соответствовать наименованию,установленному положением (Уставом) о Подразделении. Подразделение указывают втом случае, если оно является автором документа и подписывается егоруководителем (приложение № 7).
Наименование Подразделения располагают ниже наименованияАдминистрации. Сокращенное наименование, если оно предусмотрено положением (Уставом) помещают вскобках под полным наименованием.
04 –наименование должности лица – автора документа, используется в бланках должностных лици располагается под наименованием Администрации(приложения№ 2- 4). Наименование должности лица —автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным враспорядительном документе о назначении на должность.
05 -справочные данные об Администрации, Подразделении - указываются вбланках писем и включают: почтовыйадрес, номер телефона, факса, адрес электроннойпочты, сетевой адрес.
06 –наименование вида документа – указывается на всех документах, заисключением служебных писем, располагается под реквизитами автора документа(наименованием Администрации, наименованием Подразделения наименованием должности).
07 - датадокумента — соответствует дате подписания (утверждения) документа (постановления,распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.) или дате события,зафиксированного в документе (протокол). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну(единую) дату.
Дата документапроставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, илисотрудниками службы делопроизводства при регистрации документа, илинепосредственно составителем при подготовке документа (докладная, заявление идр.).
Реквизит«Дата» отделяется от «вида документа» интервалом 24 пт (0,85 см).
Установленыдва способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровомспособе проставления даты дату документа оформляют арабскими цифрами впоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляютдвумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскимицифрами: 15.01.2012. При этом буква «г.»после цифр не ставится.
Присловесно-цифровом способе проставления даты дня месяца пишется двумя цифрами,месяц - буквами, год - четырьмя цифрами: 15 февраля 2012 г.
Все служебные отметки на документе, связанные с егопрохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
08 -регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровойидентификатор документа, состоящий из индекса Подразделения, подготовившегодокумент, и порядкового номера по единойц нумерации втечение календарного года, например, 01- 589.
Регистрационныйномер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Реквизит«Регистрационный номер документа» отделяется от «вида документа» интервалом 24 пт (0,85 см).
Регистрационный номер документа, изданного совместно,состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенныхорганизациями – авторами документа и расположенных в последовательности,соответствующих обозначению наименований организаций в заголовочной частидокумента.
09 - ссылка нарегистрационный номер и дату поступившего документа – включаетрегистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на которыйдается ответ (на №______от______).
При подготовкеответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты номера и даты документа адресатаделать не следует.
При подготовкеписьма-ответа на несколько документов, исполнитель в реквизитах бланка письма оформляетссылку на номера и даты документовадресата.
10 - местосоставления (издания) документа — указывается во всех документах,кроме служебных писем, а также внутренних и информационно-справочныхдокументов.
Место составления (издания) документа не указывается в томслучае, если в наименовании организации присутствует указание на место еенахождения.
11 – грифограничения доступа к документу – проставляется на документах,содержащих информацию, относимую к служебной информации ограниченногораспространения или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка оконфиденциальности на документах, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка (безкавычек) ДСП проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, на первой страницесопроводительного письма к документам и дополняется указанием номера экземплярадокумента.
Припрохождении в СЭД документов, содержащих персональные данные, в электроннойкарточке документа ставится отметка «Конфиденциально».
12 - адресат —используется при оформлении служебных писем, внутренних документов.
Адресатомдокумента могут быть органы государственной власти, учреждения, организации,должностные лица, Подразделения, граждане.
Реквизит«адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловымрасположением реквизитов) и печатается на расстоянии 5 см от верхнего краялиста или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитовбланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю илицентрируются относительно самой длиной строки.
При адресовании документа в орган власти, учреждение,организацию или Подразделение (без указания должностного лица) их наименованияуказываются в именительном падеже, например:
Министерство финансов Сахалинской
области
или:
Правительство Сахалинской области
Аналитическое управление
При адресовании документа руководителю организации наименованиедолжности руководителя, наименование организации, фамилия и инициалыдолжностного лица указывается в дательном падеже, например:
РуководителюФедеральной
службыпо труду и занятости
ФамилияИ.О.
При адресованииписьма руководителю Подразделения, структурного подразделения организации,наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеженаименование должности руководителя, включающее наименование структурногоподразделения, фамилию, инициалы, например:
Администрациягорода Южно-Сахалинска
НачальникуДепартамента экономического развития
ФамилияИ.О.
Перед фамилиейдолжностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну (господину), еслиадресат мужчина, «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации,адресат указывается обобщенно, например:
Муниципальные предприятия
города Южно-Сахалинска
При рассылке документа не всем организациям или структурнымподразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается «(по списку)», например:
Муниципальныепредприятия
городаЮжно-Сахалинска
(по списку)
Документ не должен содержать большечетырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатамине указывается. При направлениидокумента более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа,который подписывается исполнителем. На самом письме в этом случае указываетсяодин адресат или адресат оформляется обобщенно.
В составреквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес указывается в последовательности,установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными ПриказомМинистерства связи и массовыхкоммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правилоказания услуг почтовой связи», например:
Всероссийскийнаучно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзнаяул., д.82,
Москва, 117393
Почтовый адресможет не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти,вышестоящие организации, подведомственные организации и постояннымкорреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам вконвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются:фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-он,
Тульская обл., 301264
Приотправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки попочте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указанэлектронный адрес (номер телефона/факса).
13 —гриф утверждения документа — проставляется на документе в случае его утверждения должностнымлицом, распорядительным документом(постановление, решение, распоряжение, приказ, протокол) или решениемколлегиального органа.
Грифутверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строкиреквизита выравниваются по левому краю или центруютсяотносительно самой длинной строки.
Приутверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из словаУТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Вице-мэргорода Южно-Сахалинска
________________________________
(личнаяподпись) (инициалы, фамилия)
дат
или
УТВЕРЖДАЮ
Мэр города Южно-Сахалинска
____________ _____________
(личная подпись) (инициалы,фамилия)
дата
При наличиинескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.
Приутверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит изслова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) со ссылкой нанаименование вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
постановлениемадминистрации
городаЮжно-Сахалинска
от_____________ N ______
или
УТВЕРЖДЕНО
распоряжениемадминистрации
городаЮжно-Сахалинска
от_____________ N ______
14 — заголовокк тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом«О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем»?
Заголовок ктексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
Заголовок ктексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.
15 — текстдокумента -оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этихструктур.
Электронный документ печатается в формате, утвержденном ГОСТ РИСО/МЭК 26300—2010. Для текстовых документов - *. odt , для электронных таблиц - *. ods .
Все документыпечатаются шрифтом Times NewRoman кеглем N 14 через 1 межстрочный интервал отлевой границы текстового поля и выравниваются по левой и правой границамтекстового поля.
Обращение«Уважаемый (ая)…!» отделяется от предыдущегореквизита интервалом 24 пт (0,85 см), от текстадокумента интервалом 18 пт (0,64 см).
При отсутствииобращения «Уважаемый (ая)….!»,текст отделяется от наименования документа (заголовка) интервалом 24 пт (0,85 см).
Первая строкаабзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В отдельныхслучаях допускается уменьшение интервалов и шрифта (до № 13) при необходимостиразмещения текста на одной странице.
Связный текст,как правило, состоит из двух и более частей. В первой части (преамбуле)указываются обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, вовторой, начинающейся с абзаца - решения, выводы, задания, просьбы, предложения,рекомендации, согласие, несогласие, выражение гарантии и т.п.
Текст можетсодержать одну заключительную часть (например:постановления, распоряжения - постановляющую (распорядительную) часть без констатирующей;письма, заявления - просьбу без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщениебез обоснования, выражения благодарности или сочувствия и др.; справки,докладные записки - оценку фактов, выводы). Последний пункт распорядительнойчасти может содержать сведения о Подразделении или должностном лице, на котороевозлагается контроль за исполнением документа.
В текстедокумента, подготовленного на основании нормативных правовых актов, изданныхорганами власти, документов других организаций, ранее изданных документов,указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшегодокумент, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, атакже заголовок документа, заключенный в кавычки. Дата и номер при этомуказываются перед наименованием документа.
Текстдокумента может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскимицифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Заголовки разделовпечатаются прописными буквами полужирным шрифтом, центрованным способом(относительно границ текста). Подразделы, пункты и подпункты текста пишутся с абзацного отступа. Точка вконце заголовка не ставится. Номер подраздела должен состоять из номера разделаи номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта долженсостоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например,2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которыедолжны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например,1.2.2.1.). Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер емуне присваивается.
Приизготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницынумеруют. Порядковые номера проставляют посередине верхнего поля страницыарабскими цифрами без слов «страница» (стр.) и знаков препинания.
Документысоставляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностейофициально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческойдеятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точнои ясно.
Текстыдокументов излагаются от:
1-го лицаединственного числа – распорядительные документы, принимаемые на принципахединоначалия. Например: Предлагаю подготовить и представить нарассмотрение; Прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лицаединственного числа – документы коллегиальных органов. Например:Администрация города Южно-Сахалинска постановляет...;
3-го лицамножественного числа - протоколы. Например:слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместныхдокументах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем...,решили....
В письмахиспользуют следующие формы изложения:
- от первоголица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
- от первоголица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить), если письмооформлено на должностном бланке;
- от третьеголица единственного числа (администрация не возражает, администрация считаетвозможным).
В текстахнормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени,придающие тексту предписывающий характер.
В текстедокумента должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные,разговорные и устаревшие исключаются. Слово в тексте документа должноупотребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературномязыке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности.При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистическинейтральным единицам, например: из двух форм - «надо»и «необходимо» - предпочтение следует отдавать второму варианту, так как первыйвариант имеет разговорный оттенок.
В текстахдокументов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графическиесокращения.
Приупотреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В письмахмогут использоваться:
-вступительное обращение:
Уважаемыйгосподин Прохоров!
УважаемаяОльга Николаевна!
Уважаемыйгосподин Председатель!
Уважаемыеколлеги!
В обращении подолжности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении пофамилии инициалы лица не указываются.
-заключительная этикетная фраза:
С уважением… .
16 — отметка оприложении - содержитсведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (всопроводительных письмах, актах, справках и других информационно-справочныхдокументах) или о том, что документ является приложением к основному документу( в приложениях к постановлениям, распоряжениям, договорам и др. документам).
Всопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка оприложении оформляется под текстом от границы левого поля,отделяется от текста интервалом 6-12 пт (0,21-0,42см) и оформляется следующим образом:
- еслиприложение названо в тексте:
Приложение: на2 л. в 1 экз.
- еслиприложение не названо в тексте или если приложений несколько, указываютназвания документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения например:
Приложение: 1.Положение об отделе кадров на 5 л. в 1 экз.
2. Информация о штатной численности —на 2 л. в 1 экз.
В сброшюрованном приложении число листов неуказывается, например:
Приложение:программа в 1 экз.
Приложения к проектам документов оформляютсяна отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы припечатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовосновных документов.
Если кдокументу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка оналичии приложения оформляется следующим образом:
Приложение:договор от 31.02.2007 N 17 и приложения к нему, всего на 10 л.
Еслиприложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о егоналичии оформляют следующим образом:
Приложение: на2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Враспорядительных документах (постановления, распоряжения, решения, приказы)сведения о наличии приложений указывают в тексте, например:
Разработать ипредставить на утверждение график приема граждан на первый квартал 2012 г. поформе, указанной в приложении N 1, (слово «приложение» печатается со строчнойбуквы).
Если в текстераспорядительного документа (постановления, распоряжения, приказы, инструкции,положения, решения) даются ссылки «согласно приложению №», то на первойстранице приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение N…» (без кавычек,печатают от границы верхнего поля листа), ниже дается ссылка на наименованиевида основного документа. Печатается через один межстрочный интервал. Например:
ПриложениеN 2
кпостановлению администрации
городаЮжно-Сахалинска
от______ N ___
Еслиприложением к документу (например, к постановлению) является утверждаемыйдокумент (положение, правила, инструкция, регламент и др),в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа. СловаУТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименованиявида утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА ит.д.
Заголовок ктексту приложения выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизитаинтервалом 36 пт (1,27 см), от текста приложения -интервалом 24 пт (0,85 см). Наименование видадокумента (первое слово заголовка приложения) (положение, устав, инструкция идр.) и заголовок оформляется полужирным шрифтом, например:
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ
При размещениизаголовка к тексту большого объема (более 2-3 строк), наименование видадокумента (положение, инструкция, программа) выделяется полужирным шрифтом,заголовок – строчными буквами, например:
ИНСТРУКЦИЯ
поделопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска
Текстприложения, при необходимости, оформляется в виде таблицы (при большомколичестве граф размером N 12). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки,выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф истрок грамматически должны быть согласованы с заголовками. Заголовки графпишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляютодно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Например:
| | Объем строительно-монтажных работ, выполненных | |
| подрядным способом | хозяйственным способом | |
Еслиподзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.
Точка взаголовках и подзаголовках граф не ставится. Если таблицу печатают более чем наодной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется накаждой странице (либо повторяется пронумерованное на первой странице количествограф).
При наличии втексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой соскобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждойстраницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текстпечатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На однойстранице не должно проставляться более трех сносок.
17 —согласование документа — проставляется на документах, согласованных органамивласти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости отвида документа и особенностей его оформления может проставляться:
- на первомлисте документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) влевом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документаближе к нижнему полю);
- на последнемлисте документа под текстом;
- на листесогласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Грифсогласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовандокумент (включая наименование органа власти, организации), подписидолжностного лица, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и датысогласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальникдепартамента строительства
Личнаяподпись И.О.Фамилия
Дата
Еслисогласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласованияуказывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола,в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласованиеосуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — авторадокумента, номер и дату письма.
При наличиинескольких грифов согласования их располагают на одном уровне.
18 — виза - реквизитдокумента, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с егосодержанием. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включаетдолжность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы,фамилию) и дату визирования, например:
Начальникюридического отдела
Подпись И.О.Фамилия
Дата
При наличиизамечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляютследующим образом, например:
Замечанияприлагаются
Начальникюридического отдела
Подпись И.О.Фамилия
Дата
Замечания,мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, подписываются, датируютсяи прилагаются к проекту документа.
Возможнооформление виз документа на отдельном листе согласования.
По усмотрениюорганизации может применяться полистное визирование документа и его приложений.
Если впроцессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, онподлежит повторному визированию.
В документах,подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листедокумента под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или налисте согласования, прилагаемом к документу.
В исходящихдокументах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
Припрохождении документа в СЭД, согласование проводится в электронной форме.
19 — подпись - являетсяобязательным реквизитом документа. В состав реквизита «подпись» входят: наименованиедолжности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи(инициалы, фамилия). Если документоформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации, например:
Начальникуправления сельского хозяйства
администрациигорода Владивостока личнаяподпись И.О.Фамилия
Приоформлении документа на бланке организации, наименование организации неуказывается, например:
Начальникуправления личная подпись И.О.Фамилия
При оформлении документа на бланкедолжностного лица должность этого лица в подписи не указывается, например:
личная подпись И.О.Фамилия
При подписаниидокумента несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписирасполагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархиидолжностей. Подписи могут отделяться одна от другой 1,5 - 2 межстрочнымиинтервалами, например:
Начальникдепартамента
образования личнаяподпись И.О.Фамилия
Главныйбухгалтер личная подпись И.О.Фамилия
При подписаниидокумента несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются наодном уровне, например:
Начальник Начальник
Департамента образования Департамента здравоохранения
Личнаяподпись И.О.Фамилия Личная подпись И.О.Фамилия
В документах,составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии, например:
Председателькомиссии личная подпись И.О.Фамилия
Членыкомиссии личная подпись И.О.Фамилия
личная подпись И.О.Фамилия
Подписи всоставе членов комиссии располагаются в алфавитном порядке по фамилии.
При подписаниидокумента лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется суказанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением (приказом), например:
Исполняющийобязанности
мэра города подпись И.О.Фамилия
Не допускаетсяподписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты переднаименованием должности.
Однимиз способов подписания документа является использование факсимиле как аналогасобственноручной подписи. В соответствии со статьей 160 Гражданского кодексаРоссийской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи спомощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и впорядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениемсторон.
Подпись отделяетсяот последней строки текста интервалом 36 пт (1,27 см).
Наименованиедолжности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал, допускается центрировать наименованиедолжности относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагаетсяна уровне последней строки наименования должности без пробела между инициаламии фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Заместительначальника
общего отдела личнаяподпись И.О.Фамилия
20 – печать — заверяетподлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иныхдокументах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии снастоящей Инструкцией про делопроизводству.
Печать проставляется, не захватывая личнойподписи лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном отметкой «МП»(«Место печати»).
21 - отметкаоб исполнителе - необходима дляоперативной связи адресата с составителем документа в случае возникшихвопросов.
Отметка обисполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой (при отсутствииместа - на оборотной стороне) стороны последнего листа документа. Отметка включает фамилию,имя, отчество исполнителя и номер его телефона (без буквы «т» и пробелов илидефисов между цифрами номера), например:
Петров ИванИванович
744567
При отправкедокументов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом,например: (4242) 744567.
Отметка об исполнителе может дополняться наименованиемдолжности, Подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе может оформляться как нижнийколонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
22 - отметка озаверении копии - оформляется для подтверждения соответствия копиидокумента (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверениикопии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»;наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи(инициалы, фамилию); дату заверения копии, например:
Верно
Главныйспециалист общего отдела Личная подпись И.О.Фамилия
26.10.2016
Если копиявыдается в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью оместе хранения документа, с которого была изготовлена копия, например: Подлинникдокумента находится вадминистрации города Южно-Сахалинска, в деле № 5 за 2015 год и заверяетсяпечатью организации.
Дляпредоставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Администрация,Подразделения могут заверять копии только издаваемых ими документов.
Если документ(положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банковскиеучреждения, судебные органы, для нотариальных сделок), то на левом поледокумента делается три прокола, через которые пропускается нить. Концы нитивыводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на нихможно было наклеить лист бумаги с заверительнойнадписью. Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются,отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии(выписки из документа), например:
Прошнуровано и пронумеровано
6 (шесть)листов
Верно
Начальник общегоотдела администрации
города Южно-Сахалинска
Личнаяподпись И.О.Фамилия
Дата
Подписьзаверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись,поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен.
23 - отметка опоступлении документа — служит для подтверждения факта поступления документа ворганизацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номердокумента. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указаниемвремени поступления в часах и минутах и способа доставки.
Отметка опоступлении документа может проставляться с помощью штампа.
Данныйреквизит обязателен для входящих документов, подлежащих регистрации.
24 – резолюция — реквизит,содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Резолюцияоформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции иливносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюциявключает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срокисполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, датурезолюции, например:
ИвановуА.А.
Прошуподготовить проект договора к 05.12.2011
Личная подпись Дата
В случаях,когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основнымисполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляетсяправо созыва соисполнителей и координация их работы.
В случаенеобходимости подготовки ответа:
- резолюция«Для ответа» указывает на необходимость подготовки и отправки ответакорреспондентам непосредственно исполнителем. Для снятия с контроля исполненныхдокументов исполнитель Подразделения в день регистрации прикрепляетсканированный ответ к электронной карточке документа в СЭД и направляетинформацию специалисту общего отдела Управления по обращениям граждан иорганизационной работе Администрации (далее — общий отдел) для проверкидокумента на полноту ответа, правильность оформления ответа, наличиенеобходимых согласований (наличие информации для сводного ответа отсоисполнителей) и передачи его должностному лицу (первый вице-мэр города,вице-мэры города), давшему указание (задание, поручение) по исполнениюдокумента или лицу, его замещающему. Документы, подлежащие снятию с контролямэром города, направляются для проверки (на полноту ответа, правильностьоформления ответа, наличие необходимых согласований (наличие информации длясводного ответа от соисполнителей) в службу контроля Отдела по работе с документами и контролю(далее — служба контроля).
Ответы наобращения граждан, поступившие в форме электронного документа на официальныйсайт Администрации направляются исполнителем заявителю через специализированнуюстраницу официального сайта Администрации, если ответ должен быть направлен вформе электронного документа, или на почтовый адрес, если ответ должен бытьнаправлен в письменной форме;
– резолюция «Дляподготовки ответа» определяет необходимость подготовки проекта ответа инаправления его в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этомпрохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствоватьобратному порядку направления резолюций. При получении поручения по СЭД,исполнитель (Подразделение) подготовивший проект ответа, обеспечиваетправильность и своевременность электронного согласования документа.
При подготовкепроектов резолюций по исполнению Протоколов и Перечней поручений резолюцию «Дляисполнения в части касающейся» не применять.
При веденииэлектронного документооборота резолюция формируется руководителем в СЭД.
25 — отметка оконтроле — свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом«Контроль» на верхнем поле документа, отметкой в СЭД.
Оформляется навсех документах, подлежащих контролю, с указанием срока исполнения.
26 — отметка онаправлении документа в дело — определяет место хранения документапосле завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела пономенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года,подписи лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:
В дело № 01-18 за 2016 г.
главный специалист канцелярии
Подпись Дата
При электронном документооборотеотметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится в СЭД.
Отметка онаправлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характереисполнения документа.
В случае еслиответ дается не на все поставленные вопросы, документ остается на контроле.Данный ответ является промежуточным, о чем делается соответствующая отметка вСЭД.
2.2. Бланкидокументов
2.2.1. Документы,создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, на стандартных листахбумаги формата A4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должныиметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
2.2.2. При подготовкедокументов в Администрации используются унифицированные формы документов.
Разработка,создание унифицированных форм документов Администрации, Подразделений ивнесение в них изменений осуществляется Управлением информатизации. Управлениеинформатизации размещает на внутреннем портале Администрации бланки документов Администрации и Подразделений.
2.2.3. В зависимостиот расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой ипродольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левомуглу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посерединелиста вдоль верхнего поля.
2.2.4. Реквизит 01располагается на верхнем поле документа над реквизитом 02 посередине зоны,занятой этим реквизитом.
Реквизиты 02, 03, 04, 05, 06,10,ограничительные отметки для реквизитов 07, 08, 09 в пределах границ зонрасположения реквизитов размещаются одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждойстроки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым(каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположенияреквизитов)
2.2.5. Каждый листдокумента, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должениметь поля:
30 мм – левое
10 мм – правое
20мм – верхнее 20мм – нижнее.
2.2.6. ВАдминистрации используются следующие виды бланков документов:
- бланк письмаАдминистрации; -бланк письма должностного лица (мэра, первого вице-мэра, вице-мэра);
- бланк письмаПодразделения;
- бланкпостановления Администрации;
- бланкраспоряжения Администрации;
- бланкраспоряжения первого вице-мэра;
- бланкраспоряжение вице-мэра. Принеобходимости могут использоваться бланки других видов документов.
2.2.7. Образцыбланков документов утверждаются Инструкцией по делопроизводству.
2.2.8. Для оформления писем в Администрацииприменяются многоцветные и одноцветные бланки.
Многоцветныебланки: бланк письма Администрации, бланк письма должностного лица (мэра,первого вице-мэра, вице-мэра).
1.3.В пункте 3.2.6 подраздела 3.2 раздела III «Требования к подготовке и оформлениюдокументов» абзац второй изложить в следующей редакции:
«Очередностьпрохождения согласования проектов постановлений (распоряжений):
- юридическая служба Подразделения, внесшегопроект постановления (распоряжения);
- руководительПодразделения, внесшего проект постановления (распоряжения);
-заинтересованные Подразделения, учреждения (организации);
- Департамент правового обеспечения;
- вице-мэр, руководящий (курирующий)Подразделением в соответствии с распределением обязанностей.
- отдел по работе с документами иконтролю (проверка на соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству).
1.4. В пункте3.2.16 подраздела 3.2 раздела III «Требования к подготовке и оформлениюдокументов» абзац третий исключить, абзац второй изложить в следующей редакции:
«Согласованиепрокуратурой города Южно-Сахалинска производится путем прикрепления разработчиком к электронной карточкедокумента в СЭД в раздел «Антикоррупционная экспертиза» сканированногосопроводительного письма с отметкой прокуратуры о получении или заключения о результатах изучения проекта нормативногоправового акта на предмет соответствияфедеральному законодательству и наличия коррупциогенныхфакторов».
1.5. Подпункт 4.2.14 подраздела 4.2 раздела IV«Прием, обработка, регистрация, распределение поступающей в администрациюгорода корреспонденции, оформление, регистрация исходящей корреспонденции исроки ее оформления, рассмотрения и рассылки» изложить в следующей редакции:
«4.2.14.Резолюции «Для сведения», «Для руководства», «Для работы», «Для рассмотрения»позволяет первому вице-мэру, вице-мэрам города либо руководителям подразделенийпри ознакомлении с документом самостоятельно дополнять и принимать меры по егоисполнению.
Резолюция мэра(первого вице-мэра, вице-мэров) города «Для подготовки ответа…» подразумеваетнеобходимость подготовки проекта ответа за подписью должностного лица, давшегопоручение.
Если врезолюции к документу мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами) города указано«Для исполнения», «Для ответа», «Прошу внести предложения», «Об исполненииинформировать», то эти документы снимаются с контроля автором резолюции.».
2. Настоящеераспоряжение разместить на официальном сайте администрации городаЮжно-Сахалинска.
3. Контрольисполнения распоряжения администрации города возложить на вице-мэра,руководителя аппарата.
Мэр города С.А.Надсадин