Постановление Администрации города Южно-Сахалинска Сахалинской области от 14.09.2012 № 1956
Об утверждении Положения о порядке ведения реестров (ведомственных реестров) структурными подразделениями администрации города Южно-Сахалинска
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14.09.2012 г. № 1956Об утверждении Положения о порядке ведения реестров (ведомственныхреестров) структурными подразделениями администрации городаЮжно-Сахалинска В соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 №131-ФЗ«Об общих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации», от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации и предоставлениигосударственных и муниципальных услуг», ст. 37 Устава городскогоокруга «Город Южно-Сахалинск» администрация города Южно-Сахалинскапостановляет: 1. Утвердить Положение о порядке ведения реестров(ведомственных реестров) структурными подразделениями администрациигорода Южно-Сахалинска (прилагается). 2. Опубликовать постановление администрации города в газете«Южно-Сахалинск сегодня» (без приложения), разместить на официальномсайте администрации города Южно-Сахалинска (с приложением). 3. Контроль исполнения постановления администрации городавозложить на исполняющего обязанности вице-мэра, руководителя аппаратаА.И.Лескина. Мэр города А.И.Лобкин УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации города Южно-Сахалинска от 14.09.2012 г. № 1956 Положение о порядке ведения реестров (ведомственных реестров) структурными подразделениями администрации города Южно-Сахалинска I. Общие положения 1. Настоящий Порядок устанавливает правила и требования в областиведения структурными подразделениями администрации городаЮжно-Сахалинска ведомственных реестров (далее также - реестр,реестры), в том числе правила внесения сведений в реестры, правилавнесения изменений в реестры, правила удаления (исключения) информациииз реестров, требования к порядку предоставления информации изреестров, требования к составу информации реестров. 1.1. Объектами учета в реестрах являются отношения между: - субъектами; - объектами управления; - юридическими фактами, в том числе фактами получения материальных, финансовых или иных средств и информации и фактами признания, установления, изменения или прекращения правоотношений(прав и обязанностей);по вопросам деятельности структурных подразделений администрациигорода Южно-Сахалинска в рамках компетенции в соответствии сдействующим законодательством Российской Федерации. 1.2. Обработка сведений, содержащихся в реестрах, осуществляетсяс учетом требований, установленных Федеральным законом от 27 июля2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и озащите информации» и другими нормативными правовыми актами,регулирующими порядок обработки информации, содержащей персональныеданные. 1.3. Формирование и ведение ведомственных реестровосуществляется в целях повышения эффективности муниципальногоуправления в структурных подразделениях администрации городаЮжно-Сахалинска, обеспечения эффективного взаимодействияисполнительных органов муниципальной власти городского округа «ГородЮжно-Сахалинск», а также в целях реализации административной реформыорганов власти Российской Федерации в области электронногоправительства и перехода к оказанию муниципальных услуг в электронномвиде. 1.4. Ведомственный реестр ведется в электронном виде и, принеобходимости, на бумажных носителях. При несоответствии записей вэлектронном виде записям на бумажных носителях, приоритет имеют данныебумажных носителей. 1.5 Все структурные подразделения администрации города обязанывести ведомственные реестры. 1.6 Реестры должны храниться и обрабатываться в местах,недоступных для посторонних лиц, с соблюдением условий, обеспечивающихпредотвращение хищения, утраты, искажения и подделки информации. 1.7 Сведения об объектах учета, содержащихся в реестрах, носятоткрытый характер и предоставляются любым заинтересованным лицам вэлектронном виде и, по запросу, на бумажных носителях, за исключениемсведений конфиденциального характера, подлежащим защите в соответствиис требованиями действующего законодательства. 1.8 Обязанность по ведению общего перечня ведомственныхреестров, а также публикация его на официальном сайте администрациигорода Южно-Сахалинска в соответствии с требованиями Федеральногозакона от 09 февраля 2009г. №8-ФЗ «Об обеспечении доступа кинформации о деятельности государственных органов местногосамоуправления», возлагается на Управление информатизации ипрограммного обеспечения МКУ «Управление делами администрации городаЮжно-Сахалинска» (далее — Управление информатизации). II. Термины и определения Объект учета — см. п.1.1. Реестр — перечень (список, опись, книга для записи дел идокументов, таблица, табель, расписание, кадастр, регистр,перечисление, ведомость, каталог) объектов учета. Ведомственный реестр — ограниченный вопросами, относящимися ккомпетенции только своего ведомства, учреждения реестр, фиксирующийрезультаты деятельности данного структурного подразделения. III. Структура данных реестра 3.1 Каждая запись в реестре включает в себя 4 блока информации: 3.1.1. Первый блок (информационно - идентификационный) —информация об объекте и(или) субъекте учета, в том числе: уникальныйкод(номер) объекта учета, информация прямо или косвенно относящаяся кобъекту учета, ссылки и связи с другими реестрами, коды/идентификаторыобъекта во внешних информационных системах. Является обязательным длязаполнения; 3.1.2. Второй блок (локально-нормативный) — информация онормативно-правовом, либо распорядительном документе (либо ссылка насуществующий документ), подтверждающем юридический факт существованияобъекта учета, утверждение которого находится в пределах компетенцииструктурного подразделений администрации города, а именно: номердокумента, дата принятия документа, вид документа и принявший орган.Является обязательным для заполнения; 3.1.3. Третий блок (внешний нормативный) — информация одокументе (ссылка на документ), подтверждающем юридическую значимостьобъекта учета, утверждение которого находится вне пределов компетенцииструктурного подразделения администрации города, а именно: номердокумента, дата принятия документа, вид документа и принявший орган.Заполняется при наличии информации; 3.1.4. Четвертый блок (подписной) — информация о ФИО,должности сотрудника добавившего/изменившего запись в реестре, а такжевремя и дата указанного действия. Является обязательным длязаполнения; IV. Порядок ведения реестра 4.1 Ведение реестра осуществляется ответственнымиспециалистами структурных подразделений и подразумевает: - внесение сведений в реестр(добавление записей); - внесение изменений в реестр(изменение записей); - удаление (исключение) информации из реестра(удаление записей); - предоставление информации из реестра(поиск, фильтрация и выборзаписей). 4.2 Реестр ведется в объеме, соответствующем требованиямпунктов 3.1 и 1.4 настоящего Положения. 4.3 Форма ведения реестра определяется и утверждаетсяадминистративным регламентом предоставления муниципальной услуги/исполнения муниципальной функции. 4.4 Обязанности по ведению реестров должны быть зафиксированыв должностных инструкциях специалистов структурных подразделений. 4.5 Внесение записи в реестр осуществляется в случаевозникновения факта наличия документа, подтверждающего фактсуществования объекта учета. 4.6 Изменение записи в реестре производится в случаевозникновения факта наличия документа, подтверждающего фактсуществования изменения объекта учета или его характеристик. 4.7 Удаление (исключение) записи в реестре производится висключительных случаях, тогда, когда нецелесообразно, либо нельзяосуществить изменение записи в реестре путем отметки об удалении, аименно: запись в реестр была внесена ошибочно, необходимо удалитьзапись в реестре по требованию субъекта в соответствии с действующимзаконодательством в области защиты персональных данных. 4.8 Ответственный за ведение реестра специалист в своейнепосредственной деятельности отслеживает возникновение документов,подтверждающих факты возникновения или изменения объектов учета, и,своевременно вносит данные в реестр. 4.9 Периодичность внесения данных в реестр определяетсясоответствующим административным регламентом предоставлениямуниципальной услуги (исполнения муниципальной функции). V. Ответственность руководителей 5.1 Руководители структурных подразделений администрации городаЮжно-Сахалинска несут персональную ответственность за случаи неполногопредставления в Реестрах сведений, несоответствия Реестровустановленной форме, а также при обнаружении в них недостовернойинформации. 5.2.В случае выявления случаев, указанных в п. 5.1 руководителиструктурных подразделений обязаны устранить выявленные замечания всрок не превышающий времени ответа по обращению граждан и организацийв соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006г. № 59-ФЗ "Опорядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". VI. Порядок перевода реестра в электронный вид для оказания муниципальных услуг в электронном виде 6.1 Перевод реестра в электронный вид осуществляет Управлениеинформатизации; 6.2 Для перевода реестра в электронный вид заинтересованноеструктурное подразделение администрации города Южно-Сахалинсканаправляет за подписью руководителя подразделения в Управлениеинформатизации в объеме, указанном в разделе «III Структура данныхреестра», а также сведения о соответствующем административномрегламенте предоставления муниципальной услуги (исполнениямуниципальной функции); 6.3 Формат и объем передаваемых данных предварительносогласовывается с Управлением информатизации; 6.4 В случае необходимости внесения изменений в существующий вэлектронном виде реестр, заинтересованное структурное подразделениенаправляет в Управление информатизации информацию о необходимыхизменениях; 6.5 Управление информатизации организует разработку/доработкусервиса ведения реестра в электронном виде и осуществляет первичноенаполнение его предоставленными данными; 6.6 Структурное подразделение определяет внутреннимраспорядительным документом (должностной инструкцией) ответственных заведение реестра специалистов; 6.7 Управление информатизации организует обучениеответственного за ведение реестра сотрудника(ов); 6.8 Управление информатизации организует публикацию реестра наофициальном сайте администрации города, а также в системемежведомственного электронного взаимодействия с учетом требований вобласти защиты персональных данных.