Распоряжение Администрации города Южно-Сахалинска Сахалинской области от 28.03.2012 № 74-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ от 28.03.2012 № 74-рОб утверждении Инструкции поделопроизводству в администрациигорода Южно-Сахалинска В соответствии со ст. 37 Устава городского округа "ГородЮжно-Сахалинск", в целях совершенствования системы делопроизводства вадминистрации города Южно-Сахалинска: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрациигорода Южно-Сахалинска (прилагается). 2. Инструкцию по делопроизводству, утвержденную настоящимраспоряжением, ввести в действие с 15 апреля 2012 года 3. Руководителям структурных подразделений администрации городаобеспечить изучение работниками структурных подразделений Инструкциипо делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска. 4. Руководителей муниципальных учреждений и предприятий приподготовке и исполнении документов руководствоваться требованияминастоящей Инструкции. 5. Считать утратившими силу с 15.04.2012:постановления мэра города: - от 15.12.2008 № 2841 «Об утверждении Инструкции поделопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска» - от 20.02.2009 N 225 «О внесении изменения в Инструкцию поделопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденнуюпостановлением мэра города Южно-Сахалинска от 15.12.2008 № 2841»; - от 30.04.2009 N 730 «О внесении дополнения в Инструкцию поделопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска", утвержденнуюпостановлением мэра города от 15.12.2008 № 2841»; постановлений администрации города Южно-Сахалинска: - от 23.03.2010 N 530 «О внесении изменений в Инструкцию поделопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденнуюпостановлением мэра города от 15.12.2008 № 2841»; - от 26.04.2011 N 680 «О внесении изменений и дополнений вИнструкцию по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска,утвержденную постановлением мэра города от 15.12.2008 № 2841»; - от 13.05.2011 N 796 «О внесении изменений в Инструкцию поделопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденнуюпостановлением мэра города от 15.12.2008 № 2841»; - от 23.11.2011 № 2237 «О внесении дополнения в Инструкцию поделопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденнуюпостановлением мэра города от 15.12.2008 № 2841». 6. Контроль исполнения распоряжения администрации городавозложить на исполняющего обязанности вице-мэра, руководителя аппаратаА.И.Лескина. Мэр города А.И.Лобкин Утверждена распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 28.03.2012 № 74р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция разрабатывается в целях установленияединых требований к подготовке, обработке, хранению и использованиюобразующихся в деятельности администрации города Южно-Сахалинска(далее - Администрация) документов, совершенствования делопроизводстваАдминистрации и повышения его эффективности. 1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции поделопроизводству являются Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов", ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения.»законодательные и иные нормативные правовыеакты Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, органовместного самоуправления городского округа «Город Южно-Сахалинск» всфере информации, документации и архивного дела, а также утвержденныеФедеральным архивным агентством Методические рекомендации поразработке инструкций по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти. ПоложенияИнструкции по делопроизводству распространяются на организацию работыс документами независимо от вида носителя, в том числе с электроннымидокументами, включая подготовку, обработку, хранение и использованиедокументов, осуществляемые с применением информационных технологий.Системы электронного документооборота (системы автоматизированнойобработки документов), применяемые в органе исполнительной власти,должны обеспечивать выполнение требований Инструкции поделопроизводству. 1.3. Работа с секретными документами, документами ограниченногодоступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на Отделпо защите государственной тайны и военной мобилизации. 1.4. Требования настоящей Инструкции обязательны для исполненияработниками всех структурных подразделений Администрации (далее -Подразделения администрации). 1.5. Основные понятия. Документирование - фиксация информации на материальных носителях вустановленном порядке; Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающаядокументирование и организацию работы с официальными документами; Организация работы с документами – организация документооборота,хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения; Документооборот – движение документов в организации с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправления; Объем документооборота – количество документов, поступивших ворганизацию и созданных ею за определенный период; Официальный документ - документ, созданный юридическим илифизическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленномпорядке; Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных попризнакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единыхтребований к их оформлению; Вид письменного документа – принадлежность письменного документа ксистеме документации по признакам содержания и целевого назначения; Наименование документа – обозначение вида письменного документа; Организационно-распорядительный документ – вид письменногодокумента, в котором фиксируют решение административных иорганизационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,обеспечения и регулирования деятельности органов власти, местногосамоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их структурныхподразделений и должностных лиц; Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа,предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки,полученный в результате криптографического преобразования информациис использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи ипозволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, атакже установить отсутствие искажения информации в электронномдокументе; Реквизит документа - обязательный элемент оформления официальногодокумента; Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автораофициального письменного документа; Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов,установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельностизадачами и расположенных в определенном порядке на носителеинформации; Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и местесоздания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные инымпутем, подтверждают достоверность его происхождения; Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа,имеющий юридическую силу; Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информациюподлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридическойсилы; Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии сустановленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ейюридическую силу; Автор документа – исполнитель – структурное подразделениеАдминистрации, физическое или юридическое лицо, создавшее документ; Служебный документ – официальный документ, используемый в текущейдеятельности организации; Юридическая сила документа – свойство официального документа,сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшегоего органа и установленным порядком оформления; Обращение гражданина – направленные в государственный орган, органместного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или вформе электронного документа предложение, заявление или жалоба, атакже устное обращение гражданина в государственный орган, органместного самоуправления; Муниципальные правовые акты – Устав городского округа «ГородЮжно-Сахалинск», правовые акты, принятые на местном референдуме,нормативные и иные правовые акты городского Собрания, постановления ираспоряжения администрации города, распоряжения первого вице-мэра,вице-мэров, распоряжения и приказы руководителей структурныхподразделений, постановления и распоряжения председателя городскогоСобрания; Регистрация документа - присвоение документу регистрационногономера и запись в установленном порядке сведений о документе; Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределыподготовившей его организации; Контроль исполнения документов – совокупность действий,обеспечивающих своевременное исполнение документов; Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовымактом, организационно-распорядительным документом или резолюцией; Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков иххранения; Экспертиза ценности документов - изучение документов на основаниикритериев их ценности в целях определения сроков хранения документов иотбора их для включения в состав Архивного фонда; Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиесяк одному вопросу или участку деятельности органа местногосамоуправления; Сканирование документа - получение электронного образа документа; Система электронного документооборота (СЭД) - информационнаясистема, обеспечивающая сбор документов (включение документов всистему), их обработку, управление документами и доступ к ним; Электронный документооборот - документооборот с применениеминформационной системы. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуютпонятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации. 1.6. В Администрации используется система электронногодокументооборота (далее – СЭД). При обновлении или замене СЭД необходимо обеспечить соответствиеновой системы требованиям настоящей Инструкции. 1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводствана основе единой политики, использование современных информационныхтехнологий в работе с документами, методическое руководство и контрольза соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы сдокументами в Администрации осуществляется Отделом по работе сдокументами и контролю Администрации (далее – Отдел по работе сдокументами и контролю). Письма Отдела по работе с документами и контролю по вопросаморганизации и совершенствования работы с документами, устранениявыявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны дляисполнения в Подразделениях администрации. 1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядкаработы с документами в Подразделениях администрации возлагается на ихруководителей. Работники Подразделений администрации несут дисциплинарную и инуюустановленную законодательством Российской Федерации ответственностьза несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у нихдокументов. 1.9. Должностные обязанности работников, отвечающих заорганизацию работы с документами в Подразделениях администрацииразрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются ихруководителями. 1.10. На работников, отвечающих за организацию работы сдокументами в Подразделениях администрации возлагаются следующиеосновные обязанности: - прием, учет (регистрация) и распределение входящих(поступающих) документов; - учет (регистрация) внутренних документов; - передача документов на рассмотрение руководителю и послеполучения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственномуисполнителю; - учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов,передача их на отправку адресатам (отправка адресатам); - контроль сроков прохождения и рассмотрения документов; - организация справочно-информационной работы по вопросамделопроизводства; - подготовка проекта номенклатуры дел Подразделенияадминистрации; - ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел,обеспечение их сохранности, передача дел в архивный отдел Управлениякадровой политики и архивного дела Администрации (далее - архив); - выдача работникам документов и дел, находящихся на хранении вПодразделении администрации, контроль их возврата; - сверка наличия документов, находящихся на исполнении уработников; - анализ состояния делопроизводства и информирование руководителяПодразделения администрации об исполнении документов и поручений,подготовка предложений по совершенствованию работы с документами; - занесение информации о приеме, прохождении и исполнениидокументов в СЭД; - ознакомление работников с нормативными правовыми актами,распорядительными, информационными и методическими документами повопросам, относящимся к организации делопроизводства; - консультирование работников по вопросам работы с документами; - учет печатей, штампов, используемых в Подразделенияхадминистрации. 1.11.Служебная информация, содержащаяся в проектах постановленийи распоряжений администрации города и проектах других документов,может использоваться только в служебных целях в соответствии сполномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося ссоответствующими документами. 1.12.В связи со служебной необходимостью передача документов, ихкопий, проектов постановлений, распоряжений Администрации сторонниморганизациям, гражданам допускается с разрешения руководителейПодразделений администрации или их заместителей.При утрате документов или несанкционированномразглашении содержащейся в них служебной информации руководительПодразделения администрации письменно информирует вице-мэра,руководителя аппарата, начальника Отдела по работе с документами иконтролю. Вице-мэр, руководитель аппарата назначает служебноерасследование. 1.13. В Подразделениях администрации могут разрабатываться непротиворечащие настоящей Инструкции методические документы,конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства. 1.14.При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезниработники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику,ответственному за организацию работы с документами Подразделенияадминистрации или другому работнику по указанию руководителяПодразделения администрации. При увольнении работника или переводе послужбе передача документов и дел осуществляется по акту. 1.15.Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и случаях, предусмотренных федеральнымзаконодательством. Производится с разрешения вице-мэра, руководителяаппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта опричинах выдачи подлинника или протокола о выдаче копии. II. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Оформление реквизитов документов Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением При подготовке и оформлении документов Администрации иПодразделений администрации используют следующие реквизиты: 01 - герб города Южно-Сахалинска - помещают на бланках документовв соответствии с Положением "О гербе городского округа "ГородЮжно-Сахалинск", а именно: на бланке письма Администрации, на бланкеписьма должностного лица, на бланках постановлений и распоряженийадминистрации города, на бланке решения городского Собрания, набланках Подразделений администрации (приложения № 1 - 7); 02 - наименование администрации города – автора документа,помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию,установленному положением об администрации города Южно-Сахалинска; 02а – наименование должностного лица – автора документа,помещаемое на бланках документов (приложения № 2-4) 03 - наименование Подразделения администрации – должносоответствовать наименованию, установленному положением оПодразделении администрации. Подразделение администрации указывают втом случае, если оно является автором документа и подписывается егоруководителем (приложение № 7). Наименование Подразделения администрации располагают ниженаименования Администрации. Сокращенное наименование помещают вскобках под полным наименованием; 04 - справочные данные об администрации города указываются вписьмах и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса,официальный адрес электронной почты. Интернет-адрес и другие сведенияпо усмотрению Администрации; 05 - справочные данные о Подразделении администрации включают всебя информацию о Подразделении в соответствии с реквизитом 04; 06 – вид документа – наименование вида издаваемого документа(ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ДОГОВОР) включается вбланк соответствующего вида документов или указывается составителемпри подготовке документа. В письме наименование вида и разновидности документа неуказывается; 07 - дата документа - датой документа является дата егоподписания (постановления, письма, докладные, служебные записки идр.), утверждения (инструкция, план, отчет, правила и др.), события,зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим илиутверждающим документ, или работниками службы делопроизводства прирегистрации документа, или непосредственно составителем при подготовкедокумента (докладная, заявление и др.). Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органамиуправления, является дата более поздней подписи. Реквизит "Дата" отделяется от «вида документа» интервалом 24 пт. Установлены два способа проставления даты: цифровой исловесно-цифровой. При цифровом способе проставления даты дату документа оформляютарабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Деньмесяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделеннымиточкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 15.01.2012. При этом буква"г." после цифр не ставится. При словесно-цифровом способе проставления даты дня месяцапишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами: 05 февраля 2012 г. В этом случае в конце даты пишется "г." либо полное слово "год" всоответствующем падеже. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит однуцифру, обязательно (2.07.2008 - неправильно, 02.07.2008 - правильно). При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутсябуквами. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождениеми исполнением, должны датироваться и подписываться; 08 - регистрационный номер документа - это цифровое обозначение(печатается арабскими цифрами), присваиваемое документу при егорегистрации. Регистрационный номер присваивается документу после егоподписания (утверждения). Реквизит "Регистрационный номер документа" отделяется от «видадокумента» интервалом 24 пт. Регистрационный номер документа состоит из индекса Подразделенияадминистрации, подготовившего документ, и порядкового номера по единойнумерации в течение календарного года, например, 01-580. Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит изразделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенныхорганизациями – авторами документа и расположенных впоследовательности, соответствующих обозначению наименованийорганизаций в заголовочной части документа; 09 - ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта–включается в состав реквизитов бланка письма и проставляетсяисполнителем при подготовке письма-ответа (на №______от______). При подготовке ответов повторение в тексте письма ссылки нареквизиты исходящего номера и даты документа адресанта делать неследует; 10 - место составления (издания) документа указывают в томслучае, если затруднено его определение по реквизитам 02 - 05. Местосоставления или издания указывают с учетом принятогоадминистративно-территориального деления; 11 – отметка о конфиденциальности – проставляется на документах,содержащих информацию, относимую к служебной информации или к иномувиду конфиденциальной информации, отметка о конфиденциальности надокументах, содержащих служебную информацию, имеет вид "Для служебногопользования". Отметка (без кавычек) проставляется в верхнем правом углу первоголиста документа, на первой странице сопроводительного письма кдокументам и дополняется указанием номера экземпляра документа; 12 - адресат - документы адресуют в органы власти, организациям,должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии 5 см от верхнего краялиста. При адресовании документа в орган власти, организацию илиструктурное подразделение (без указания должностного лица) ихнаименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство финансов Сахалинской области или: Правительство Сахалинской области Аналитическое управление При адресовании документа руководителю организации наименованиеорганизации и наименование должности указывается в дательном падеже,например: Руководителю Федеральной службы по труду и занятости И.О. Фамилия При адресовании документа в несколько однородных организаций илив несколько структурных подразделений одной организации, их названияуказываются обобщенно, например: Муниципальные предприятия города Южно-Сахалинска Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово"Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа болеечем в четыре адреса составляется список рассылки документа, которыйподписывается исполнителем. На самом письме в этом случае адресатоформляется обобщенно. В реквизите "Адресат" допускается использовать официальнопринятые сокращенные наименования организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается впоследовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовойсвязи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерацииот 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услугпочтовой связи". Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшиеорганы государственной власти, другие федеральные органыисполнительной власти, территориальные органы федерального органаисполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постояннымкорреспондентам. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятсяперед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии. Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-он, Тульская обл., 301264 Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование,затем почтовый адрес, например: Сахалинская транспортная инспекция Пограничная ул., д. 45 г. Южно-Сахалинск, 693000 Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длиннойстроки или выравниваются по левому краю. 13 - гриф утверждения документа - документ утверждаетсядолжностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемыморганизационно-распорядительным документом (постановление,распоряжение, приказ, протокол). Оба способа утверждения имеютодинаковую юридическую силу. При утверждении документа гриф утверждения состоит из словаУТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, егоподписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Вице-мэр города Южно-Сахалинска ________________ ________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрироватьэлементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Мэр города Южно-Сахалинска ________________ _______________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000 При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одномуровне. При утверждении документа организационно-распорядительнымдокументом гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО соссылкой на наименование вида документа в творительном падеже, его датыи номера, например: УТВЕРЖДЕН постановлением администрации города Южно-Сахалинска от _____________ N ______ или УТВЕРЖДЕНО распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от _____________ N ______ Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углупервого листа документа и печатают прописными буквами от границыверхнего поля без кавычек (допускается слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДАЮ,УТВЕРЖДЕНО печатать шрифтом другой насыщенности); 14 – указания по исполнению документа (резолюция) - написанныедолжностным лицом, включают: фамилии, инициалы исполнителей,содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подписьруководителя и дату, например: Иванову А.А., Морозовой Н.В. Прошу подготовить проект договора к 05.12.2011 Личная подписьДата В тексте указания по исполнению документа (резолюции), повозможности кратком, должна быть использована устоявшаясятерминология. В случае необходимости подготовки ответа: - резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки иотправки ответа корреспондентам непосредственно исполнителем, копияответа направляется в Отдел по работе с документами и контролю(канцелярия, приемная граждан) для списания в дело. Ответы на обращения граждан, поступившие в форме электронногодокумента на официальный сайт Администрации направляются исполнителемзаявителю через специализированную страницу официального сайтаАдминистрации, если ответ должен быть направлен в форме электронногодокумента, или на почтовый адрес, если ответ должен быть направлен вписьменной форме; - резолюция "Для подготовки ответа" определяет необходимостьподготовки проекта ответа и направления его в адрес должностного лица,подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепиисполнителей должно точно соответствовать обратному порядкунаправления резолюций. При получении поручения по СЭД, исполнитель(Подразделение администрации) подготовивший проект ответа,обеспечивает правильность и своевременность электронного согласованиядокумента. При ведении электронного документооборота резолюция формируетсяруководителем в СЭД; 15 - наименование документа – краткое содержание (заголовок ктексту) документа. Составляется ко всем документам, за исключениемтелефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных набланках форматов А5, А6 или имеющих текст небольшого объема (до 4-5строк) Наличие заголовка в письме значительно снижает время регистрации,осуществляемой его получателем, т.к. аннотация его содержаниясоставляет основную трудоемкость процедуры. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точнопередавать содержание документа, согласовываться с наименованием видадокумента. Например: Постановление (о чем?) О создании аттестационной комиссии; Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту документа печатается от левой границытекстового поля без кавычек и точки в конце через один межстрочныйинтервал. Заголовок к тексту документа оформляется под реквизитамибланка (отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт); 16 - отметка о контроле за исполнением документа обозначаютбуквой "К", словом или штампом "Контроль", отметкой в СЭД. Оформляется на всех документах, подлежащих контролю, с указаниемсрока исполнения; 17 - текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты,таблицы или в виде соединения этих структур. Все документы печатаются шрифтом Times New Roman размером N 14через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля ивыравниваются по левой и правой границам текстового поля. Обращение «Уважаемый (ая)...!» отделяется от предыдущего реквизитаинтервалом 24 пт, от текста документа интервалом 18 пт. При отсутствии обращения «Уважаемый (ая)....!», текст отделяется отнаименования документа (заголовка) интервалом 24 пт. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля. В отдельных случаях допускается уменьшение интервалов и шрифта(до № 13) при необходимости размещения текста на одной странице. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первойчасти (преамбуле) указываются обоснование, изложение причин написанияписьма, мотивировка, во второй (заключительной), начинающейся с абзаца- решения, выводы, задания, просьбы, предложения, рекомендации,согласие, несогласие, выражение гарантии и т.п. Текст может содержать одну заключительную часть (например:постановления, распоряжения - постановляющую (распорядительную) частьбез констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения,напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выраженияблагодарности или сочувствия и др.; справки, докладные записки -оценку фактов, выводы). Последний пункт распорядительной части можетсодержать сведения о Подразделении администрации или должностном лице,на которое возлагается контроль за исполнением документа. В тексте документа, подготовленного на основании нормативныхправовых актов, изданных органами власти, документов другихорганизаций, ранее изданных документов, указывается наименование видадокумента, наименование органа, издавшего документ, дата принятия илиутверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовокдокумента, заключенный в кавычки. Дата и номер при этом указываютсяперед наименованием документа. Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др.,в тексте выделяются части, главы, разделы, подразделы, пункты,подпункты. Заголовки частей разделов и глав печатаются прописнымибуквами полужирным шрифтом, центрованным способом (относительно граництекста), нумеруются римскими цифрами. Подразделы, пункты и подпунктытекста нумеруются арабскими цифрами и пишутся с абзацного отступа.Точка в конце заголовка не ставится. Номер подраздела должен состоятьиз номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например,1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела ипункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты принеобходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметьпорядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему неприсваивается. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую ипоследующие страницы нумеруют. Порядковые номера проставляютпосередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов"страница" (стр.) и знаков препинания. Документы составляются на русском языке как государственном языкеРоссийской Федерации. Текст документа излагается русским литературнымязыком с учетом особенностей официально-делового стиля, видадокумента и его назначения в управленческой деятельности. Содержаниедокумента должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа – распорядительные документы,принимаемые на принципах единоначалия. Например: Предлагаюподготовить и представить на рассмотрение; Прошу рассмотреть вопрос обустановлении льготных тарифов...; 3-го лица единственного числа – документы коллегиальных органов.Например: Администрация города Южно-Сахалинска постановляет...; 1-го лица множественного числа - протоколы. Например: слушали...;выступили...; решили (постановили). В совместных документах текст излагают от первого лицамножественного числа: приказываем..., решили.... В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа (просим направить,направляем на рассмотрение); - от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошувыделить); - от третьего лица единственного числа (администрация невозражает, администрация считает возможным). В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форменастоящего времени, придающие тексту предписывающий характер. В тексте документа должны быть соблюдены нормы литературногоязыка. Слова диалектные, разговорные и устаревшие исключаются. Слово втексте документа должно употребляться в том значении, в каком оноупотребляется в общелитературном языке, не допускается возможностьдвоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличиилексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральнымединицам, например: из двух форм - "надо" и "необходимо" -предпочтение следует отдавать второму варианту, так как первый вариантимеет разговорный оттенок. Перед реквизитом "Подпись" в деловых письмах используетсязаключительная этикетная фраза "С уважением". Таким образом, обращение"Уважаемый...!" в начале письма и заключительная этикетная фраза "Суважением" составляют так называемую этикетную рамку. Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документене несут никаких смысловых оттенков (не "настоящий акт", а "акт", не"настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем"). Следует избегать тавтологии (например: "свободная вакансия", "воктябре месяце" и т.д.); 18 - отметка о наличии приложения. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительныхписем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам,программам, договорам, положениям правилам, инструкциям идр.документам. Приложения к проектам документов оформляются на отдельных листахбумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатанииприложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовосновных документов. Приложения к постановлениям, распоряжениям администрации городавизируются руководителем Подразделения администрации, внесшего проект. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1,приложение № 2). Одно приложение не нумеруется. В сброшюрованномприложении число листов не указывается, например: Приложение: программа в 1 экз. Если к документу имеются приложения, то об этом указывается втексте или после текста документа перед подписью. Отметка о наличииприложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения околичестве листов, количестве экземпляров, например: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение (приложения), не названное втексте, то указывают его наименование, число листов и числоэкземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруютсяарабскими цифрами (без знака N), например: Приложения: 1. Протокол собрания учредителей ОАО "Стройдеталь" на 5 л. в 1 экз. 2. Проект решения городского Собрания на 2 л. в 1 экз. Если к документу прилагается другой документ, также имеющийприложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующимобразом: Приложение: договор от 31.02.2007 N 17 и приложения к нему, всегона 10 л. Если приложение направляют не во все указанные в документеадреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес. Слово «Приложение» печатается с красной строки. После слова«Приложение» ставится двоеточие. Приложение отделяется от текстаинтервалом 6-12 пт. В распорядительных документах (постановления, распоряжения,решения, приказы) сведения о наличии приложений указывают в тексте,например: Разработать и представить на утверждение график приема граждан напервый квартал 2012 г. по форме, указанной в приложении N 1, (слово"приложение" печатается со строчной буквы). Если в тексте распорядительного документа (постановления,распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) дается ссылка"согласно приложению", то на первой странице приложения в правомверхнем углу пишут "Приложение N..." (без кавычек, печатают от границыверхнего поля листа), ниже дается ссылка на наименование видаосновного документа, его даты и регистрационного номера. Печатаетсячерез один межстрочный интервал. Например: Приложение N 2 к постановлению администрации города Южно-Сахалинска от 12.01.2012 N 45 Если приложением к документу (например, к постановлению) являетсяутверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент идр), в верхнем правом углу проставляется отметка гриф утверждениядокумента. Слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО,программа – УТВЕРЖДЕНА и т.д. Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру, отделяетсяот предыдущего реквизита интервалом 36 пт, от текста приложения -интервалом 24 пт. Наименование вида документа (первое слово заголовкаприложения) (положение, устав, инструкция и др.) и заголовокоформляется прописными буквами, полужирным шрифтом, например: ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ При размещении заголовка к тексту большого объема (более 2-3строк), наименование вида документа (положение, инструкция, программа)выделяется прописными буквами, заголовок – строчными буквами,например: ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска Текст приложения, при необходимости, оформляется в виде таблицы(при большом количестве граф размером N 12). Графы и строки таблицыдолжны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должныбыть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописныхбукв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое сзаголовком, т.е. поясняют его. Например:|—————————————--|————————————————————————————————————————————————--|| | Объем строительно-монтажных работ, || |выполненных ||———————————————|——————————————————|——————————————————————————————-|| | подрядным | хозяйственным способом || | способом | ||———————————————|——————————————————|——————————————————————————————-| Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется спрописной буквы. Точка в заголовках и подзаголовках граф не ставится. Если таблицупечатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы(наименование граф) повторяется на каждой странице (либо повторяетсяпронумерованное на первой странице количество граф).Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения вцелом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописнойбуквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице недолжно проставляться более трех сносок; 19 - подпись является обязательным реквизитом документа. В составреквизита "подпись" входят: полное наименование должности лица,подписавшего документ (за исключением бланка должностного лица),личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:Начальник управления сельского хозяйстваадминистрации города Владивостока личная подписьИ.О.Фамилия или на бланкеНачальник управления личная подписьИ.О.Фамилия Подпись отделяется от последней строки текста интервалом 36 пт. Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается отлевой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал,допускается центрировать наименование должности относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последнейстроки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.Заместитель начальника общего отдела личная подписьИ.О.Фамилия При оформлении документа на бланке должностного лица должностьэтого лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей иерархии должностей. Подписи могут отделяться одна отдругой 1,5 - 2 межстрочными интервалами.Начальник департаментаобразования личная подписьИ.О.ФамилияГлавный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия При подписании документа несколькими лицами, равными подолжности, но представляющими разные органы, подписи располагают наодном уровне.Начальник НачальникДепартамента образования ДепартаментаздравоохраненияЛичная подпись И.О.Фамилия Личная подпись И.О.Фамилия При подписании совместного документа первый лист оформляют не набланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например:Председатель комиссии личная подпись И.О.ФамилияЧлены комиссии личная подпись И.О.Фамилия личная подписьИ.О.Фамилия Подписи в составе членов комиссии располагаются по алфавитуфамилий. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проектедокумента, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя,имеющий право подписывать документы за руководителя, или иноедолжностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением(приказом), при этом указывается фактическая должность лица,подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внестимашинописным способом, например: "исполняющий обязанности","заместитель"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" илипроставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением(приказом) исполняющим обязанности временно отсутствующегоруководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляетсяследующим образом:Исполняющий обязанностимэра города подпись И.О.Фамилия Одним из способов подписания документа является использованиефаксимиле как аналога собственноручной подписи. В соответствии состатьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использованиефаксимильного воспроизведения подписи с помощью средств механическогоили иного копирования допускается в случаях и в порядке,предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениемсторон; 20 - гриф согласования Согласование проекта документа с другими органами власти,организациями, Подразделениями администрации, интересы которых в немзатрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа можетбыть согласован непосредственно должностным лицом, протоколомколлегиального органа или служебным письмом. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, скоторым согласован документ (включая наименование органа власти,подразделения администрации, организации), подписи должностного лица,расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,например: СОГЛАСОВАНО Начальник департамента строительства Личная подпись И.О.Фамилия Дата При наличии нескольких грифов согласования их располагают наодном уровне. Реквизит "Гриф согласования документа" располагают в правомверхнем углу первого листа документа и печатают от границы верхнегополя без кавычек прописными буквами. Если содержание документа затрагивает интересы несколькихорганизаций, Подразделений администрации, грифы согласования могутрасполагаться на отдельном листе согласования. На основном документе вместе, предусмотренном для расположения грифов согласования, делаетсяотметка «Лист согласования прилагается»; 21 - визы - реквизит документа, указывающий на согласие илинесогласие должностного лица с его содержанием. Согласование проектадокумента оформляется визой, включающей в себя личную подпись,расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимостиуказывается наименование должности лица, визирующего документ,например: Начальник юридического отдела Подпись И.О.Фамилия Дата При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проектудокумента визу оформляют следующим образом, например: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Подпись И.О.Фамилия Дата Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельномлисте, подписываются, датируются и прилагаются к проекту документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листесогласования. Допускается полистное визирование документа и его приложения длязащиты от возможной замены листов. Если в процессе визирования в проект документа вносятсясущественные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторноговизирования не требуется, если при доработке в проект документавнесены уточнения, не меняющие его сути; 22 – оттиск печати Печать является способом подтверждения подлинности подписидолжностного лица на документе. Печать ставится на документах вслучаях, предусмотренных законодательными или иными нормативнымиправовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, незахватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватыватьчасть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм,печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом; 23 - отметка о заверении копии. Заверение копии документапроизводится в необходимых случаях для придания ему юридической силы. При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита"Подпись" проставляется заверительная надпись: "Верно"; наименованиедолжности лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи(инициалы, фамилию); дата заверения, например:ВерноГлавный специалист общего отдела Личная подпись И.О.Фамилия26.10.2011 Администрация, Подразделения администрации могут заверять копиитолько издаваемых ими документов. Копии (ксерокопии) постановлений, распоряжений администрациигорода, решений городского Собрания нормативного характера дляудостоверения их соответствия подлинникам заверяются печатью "Отдел поработе с документами и контролю". Заверительная надпись "Верно" непроставляется. Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (дляпредставления в банковские учреждения, судебные органы, длянотариальных сделок), то на левом поле документа делается три прокола,через которые пропускается нить. Концы нити выводятся на оборотнуюсторону последнего листа документа так, чтобы на них можно былонаклеить лист бумаги (размером 10 x 6 см) с заверительной надписью.Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметкао заверении копии дополняется указанием количества листов копии(выписки из документа), например:Прошнуровано и пронумеровано6 (шесть) листовВерноНачальник общего отдела администрациигорода Южно-СахалинскаЛичная подпись И.О.ФамилияДата Заверительная надпись может оформляться в форме штампа. Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должензахватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист,на который он наклеен; 24 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документанеобходима для оперативной связи адресата с составителем документа длявыяснения возникших вопросов. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнемуглу лицевой (при отсутствии места - на оборотной стороне) стороныпоследнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилиюисполнителя или руководителя Подразделения администрации и номер еготелефона (без буквы "т" и пробелов или дефисов между цифрами номера),например:В.А.Петров744567 При отправке документов в другой город следует дополнять номертелефона междугородным кодом, например: (4242) 744567. На документе, подготовленном по поручению руководителя группойисполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основногоисполнителя, а соисполнители ставят визу согласования на второмэкземпляре документа; 25 - отметка об исполнении документа и направлении его в делопроставляется на исполненных согласно резолюции руководителядокументах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшегоиспользования в качестве информационно-справочного материала. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включаетследующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такогодокумента, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела,в котором будет храниться документ. Отметка о направлении документа в дело ставится должностнымлицом, подписавшим резолюцию. В случае если ответ дается не на все поставленные вопросы,документ остается на контроле. Данный ответ является промежуточным иотметка о списании "В дело" не ставится. Отметка об исполнении документа и направлении его в делопроставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки обисполнителе; 26 - отметка о поступлении документа содержит очереднойпорядковый номер и дату поступления документа (при необходимости -часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в видештампа (на бумажном носителе). Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащихрегистрации; Порядок следования фамилий и инициалов в реквизитахорганизационно-распорядительных документов.|————————————————————————————--|——————————————————————————————————————————————--—|| Реквизиты документа | Местоположение инициалов и фамилии || | ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————|| |Инициалы |Инициалы |Нет жестких ограничений || |перед |после |по порядку следования || |фамилией |фамилии |фамилии и инициалов ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————||Гриф утверждения документа | x | | ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————||Подпись | x | | ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————||Гриф согласования | x | | ||документа | | | ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————||Визы согласования | x | | ||документа | | | ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————||Отметка о заверении копии | x | | ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————||Отметка об исполнителе | x | | ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————||Адресат | x | | ||(при адресовании документа | | | ||должностному лицу) | | | ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————||Адресат | | x | ||(при адресовании документа | | | ||физическому лицу) | | | ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————||Резолюция | | | x ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————||Текст документа | | x | ||——————————————————————————————|———————————|———————————|—————————————————————————| 2.2. Бланки документов 2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации, оформляются набланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) илиA5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметьустановленный состав реквизитов, их расположение и оформление. 2.2.2. При подготовке документов в Администрации используютсяунифицированные формы документов.Разработка, создание унифицированных форм документов Администрации,Подразделений администрации и внесение в них изменений осуществляетсяслужбой информатизации и программного обеспечения (далее – службаинформатизации). Служба информатизации размещает на внутреннем порталеАдминистрации бланки документов Администрации и Подразделенийадминистрации. 2.2.3. Бланки изготавливают с помощью компьютерной техники.Бланки Администрации разрабатываются на основе углового илипродольного варианта расположения реквизитов. При угловом вариантереквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. Припродольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листавдоль верхнего поля. 2.2.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так ина стандартном листе бумаги, должен иметь поля:30 мм – левое10 мм – правое 20 мм –верхнее 20 мм –нижнее 2.2.5. В Администрации используются следующие виды бланковдокументов: - бланк письма Администрации;- бланк письма должностного лица (мэра, первого вице-мэра, вице-мэра); - бланк Подразделения администрации;- бланк постановления Администрации;- бланк распоряжения Администрации.При необходимости могут использоваться бланки других видовдокументов. 2.2.6. Образцы бланков документов утверждаются Инструкцией. 2.2.7. Для оформления писем в Администрации применяютсямногоцветные и одноцветные бланки. Многоцветные бланки: бланк письма Администрации, бланк письмадолжностного лица (мэра, первого вице-мэра, вице-мэра); III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ При оформлении нормативных правовых актов, вносимых нарассмотрение в городское Собрание, постановлений и распоряженийадминистрации города, служебных писем и других официальных документов,необходимо соблюдать следующие требования: - не допускается внесение изменений в подписанный документ, атакже в согласованный проект документа; - если действие предполагает конкретного исполнителя,соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должностии фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) вдательном падеже. Например: Начальнику организационного отделаДевяткину С.П. сформировать план работы...; - в качестве исполнителей могут быть указаны организации илиструктурные подразделения. В этом случае фамилия и инициалыруководителя указываются в скобках. Например: Управлению архитектуры(Иванов С.А.) провести публичные слушания по вопросу; - если задание выдается группе лиц (комиссии, рабочей группе ит.д.), оно всегда адресуется конкретному лицу - председателю комиссии,руководителю рабочей группы и т.п. Это подчеркивает персональнуюответственность руководителя за работу подчиненных и не допускаетнеоднозначной трактовки адресата задания; - до представления на подпись исполнитель проверяет правильностьоформления документов, правильность адресования, наличие необходимыхвиз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок,разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки; - текст излагается простым, доступным языком; - не допускается использование сокращенных, неофициальныхнаименований; - названия Подразделений администрации следует писать с прописнойбуквы, название отделов, находящихся в составе управлений,департаментов, комитетов, - со строчной буквы; - избегать использование архаичных терминов и оборотов("поименованный" заменить на "указанный"; "настоящий регламент"заменить на "данный регламент" или "регламент"? «служебное письмосоставляется» или «направляется, а не «пишется» или «посылается»); - использовать только общепринятые сокращения (просп. - проспект,м - метр, кг - килограмм, мин - минута); - в обозначении номера дома с литерой использовать строчную буквурядом с цифрой, например, "д. 48а"; - в написании количественных и порядковых числительных исходитьиз того, что количественные числительные не требуют наращения(категорически неправильно писать "не более 5-ти", должно бытьнаписано: "не более 5" или "не более пяти"). И, напротив, падежноеокончание в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами,должно присутствовать: - в виде однобуквенного, в случае если последней буквечислительного предшествует гласный звук: "5-й" (неправильно 5-ый"),"5-е" (неправильно "5-ое"), "5-х" (неправильно "5-ых"). - в виде двухбуквенного, в случае если последней буквечислительного предшествует согласный звук: "5-го" (неправильно"5-ого"), "5-му" (неправильно "5-ому"), "30-ми" (неправильно"30-ыми"); - полностью пишутся наименования населенных пунктов; - не употребляются сокращенные наименования должностей. Полностьюпишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор,начальник, заведующий и иные слова; - не допускается использование сокращенного наименования органавласти, структурного подразделения, организации, если это специальноне оговорено в тексте. Например: отдел жилищной реформы управленияжилищной политики администрации города (далее - отдел жилищнойреформы); - не допускается при написании инициалов и фамилии отрыватьинициалы от фамилии, размещая их на разных строках; - не допускается отрывать знак "N" от самого номера, написанногоцифрами, размещая их на разных строках; - недопустимо отделение (разнесение на разные строки) даты илигода от слов "год", "г." или "гг." и др.; - не допускаются разрывы в названиях предприятий при переходе нановую строку (например, ООО "Старстрой"); 3.1. Нормативные правовые акты, вносимые на рассмотрение в городское Собрание 3.1.1. Нормативные правовые акты городского Собранияпринимаются в форме решений. 3.1.1. Подготовка проектов решений городского Собрания (далее– проекты решений) для внесения в городское Собрание осуществляется,как правило, на плановой основе. Перечень решений на предстоящий годутверждается постановлением администрации города с учетом предложенийПодразделений администрации. 3.1.2. При подготовке проектов решений городского Собраниянеобходимо руководствоваться Регламентом городского Собрания городаЮжно-Сахалинска и Техническим регламентом по оформлению проектоврешений городского Собрания города Южно-Сахалинска. 3.1.3. Проекты решений для рассмотрения городским Собраниемна очередном заседании должны быть внесены в городское Собрание непозднее чем за 10 рабочих дней до начала заседания. Исключениесоставляют поступившие акты прокурорского реагирования на решениягородского Собрания и проекты решений о внесении изменений в решение обюджете, в том числе уточнения (поправки) к указанным проектам. 3.1.4. На стадии разработки проекты решений подлежатобязательному согласованию с Департаментом правового обеспеченияадминистрации города (далее – Департамент правового обеспечения),Отделом по работе с документами и контролю, вице-мэром, руководителемаппарата и вице-мэром города в соответствии с распределениемобязанностей. При согласовании проекта решения вице-мэр,руководитель аппарата согласовывает проект решения последний. 3.1.5. Срок, в течение которого проект решения можетнаходиться на согласовании в каждом Подразделении администрации, недолжен превышать 3 рабочих дней. 3.1.6. При наличии разногласий по проекту решенияразработчиком (руководитель Подразделения администрации) проводитсяобсуждение с заинтересованными сторонами с целью принятиявзаимоприемлемого решения. В случае, если оно не будет найдено, тонеурегулированные разногласия рассматриваются вице-мэром всоответствии с распределением обязанностей, который принимает решениепо данному проекту решения. При снятии разногласий в справке согласования делается отметка оснятии замечаний должностным лицом, у которого они были, собязательным указанием даты и проставлением подписи, например:Замечания сняты Подпись ДатаЗамечания в этом случае не прикладываются. 3.1.7. Антикоррупционная экспертиза проекта решения проводитсяпри проведении его правовой экспертизы в течение 10 (десяти) рабочихдней с момента его поступления в Департамент правового обеспечения.Коррупциогенные факторы, выявленные при проведении антикоррупционнойэкспертизы проектов решений, устраняются Подразделениямиадминистрации, являющимися разработчиками соответствующих проектоврешений. В случае несогласия разработчика проекта решения с выводамиДепартамента правового обеспечения о наличии во внесенном им проектекоррупциогенных факторов, разработчик может в течение 5 (пяти) рабочихдней направить в Департамент правового обеспечения своимотивированные возражения. Указанные возражения рассматриваются сучастием разработчика при курирующем вице-мэре, после чего принимаетсяокончательное решение, которое направляется мэру города. Приотсутствии в проекте решения коррупциогенных факторов проектсогласовывается Департаментом правового обеспечения путем проставленияштампа о согласовании с отметкой о проведенной экспертизе. 3.1.8. Сопроводительное письмо с полным пакетом документов (всоответствии с пунктом 3.1.2. Инструкции) в 3 экземплярах передаетсячерез канцелярию Отдела по работе с документами и контролю (далее -канцелярия) на подпись мэру города. 3.1.9. Подписанное мэром города сопроводительное письмоканцелярией регистрируется и ему присваивается исходящий номер. Одинпакет документов остается в канцелярии, два экземпляра передаетсяразработчику (один пакет документов направляется разработчиком вгородское Собрание). 3.1.10. Персональную ответственность за обеспечение качества исоблюдение сроков подготовки проектов решений и их доработку несутруководители Подразделений администрации, внесшие проекты. 3.1.11. Решения вступают в силу в порядке, установленномУставом городского округа "Город Южно-Сахалинск". 3.1.12. Решения городского Собрания о налогах и сборах вступаютв силу в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации. 3.1.13. Решения, затрагивающие права, свободы и обязанностичеловека и гражданина, вступают в силу после их официальногоопубликования. Официальным опубликованием (обнародованием) решения считаетсяпервая публикация его полного текста в газете "Южно-Сахалинсксегодня". 3.2. Постановления, распоряжения администрации города 3.2.1. Мэр города по предметам своего ведения издаетпостановления и распоряжения администрации города (далее –постановления и распоряжения). 3.2.2. При подготовке проектов постановлений и распоряженийследует исходить из того, что:- постановления издаются по вопросам местного значения и вопросам,связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий,переданных органам местного самоуправления федеральными законами изаконами Сахалинской области; - постановления нормативного характера направлены наустановление, изменение или отмену правовых норм (правил поведения)и имеют общеобязательные предписания постоянного или временногохарактера, рассчитанные для исполнения и многократного применениянеопределенным кругом лиц; - постановления ненормативного характера носятиндивидуально-разовый, индивидуально определенный характер ипринимаются в основном по исполнительно-распорядительным вопросам; - распоряжения издаются по вопросам организации работыАдминистрации (оперативным, организационным, кадровым); - постановления и распоряжения должны отвечать требованиямдействующего законодательства, быть подготовленными с учетом ранеепринятых документов, и исключать дублирования пунктов в ранее принятыхпостановлениях и распоряжениях и издания дополнительныхраспорядительных документов по данному вопросу; - в постановлении и распоряжении указываются конкретные виды,объемы работ, сроки исполнения и исполнители. В необходимых случаях впостановления (распоряжения) включается пункт о сроках представленияинформации; - постановления и распоряжения должны иметь заголовок, четкуюструктуру и точно отвечать своему назначению; - в преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы,послужившие причиной или поводом для издания постановления,распоряжения, а также содержатся ссылки на законы и иные акты, всоответствии с которыми принимается данный документ, в преамбулу невключаются положения нормативного характера. При подготовке проектапостановления и распоряжения прикладывается пояснительная записка собоснованием необходимости его принятия;- преамбула в постановлениях завершается словами "администрациягорода Южно-Сахалинска постановляет". Слово «постановляет» печатаетсяполужирным шрифтом. Преамбула от текста постановляющей частиотделяется интервалом 18 пт; - постановляющая часть подразделяется на пункты. Пункты в текстенумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.Допускается печатать постановляющую часть без разделения на пункты;- не допускается никаких помарок, рукописных исправлений,зачеркиваний и вставок, употребление сокращенных слов, кромеобщепринятых, пользование средством "Штрих"; - последний пункт постановляющей части должен содержать сведенияо Подразделении администрации или должностном лице, на котороевозлагается контроль исполнения постановления (распоряжения),например:Контроль исполнения постановления администрации города возложить наначальника управления кадров Иванова А.А. - на последний лист проекта постановления и распоряженияпереносится не менее двух пунктов постановляющей или распорядительнойчасти документа; - наименования упоминаемых в постановлении и распоряженииорганов, организаций и других объектов приводятся в полномсоответствии с их официальным наименованием, предусмотренным вуставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.; - допускается уменьшение интервалов между реквизитами"наименование документа (заголовок)", "Текст", "Подпись" принеобходимости размещения текста на одной странице;- в проект постановления и распоряжения не следует включать пункт"Постановление (распоряжение) довести до сведения...". Подразделения(должностные лица) администрации, до сведения которых доводитсяпостановление или распоряжение, перечисляются в списке рассылки. 3.2.3. Постановления нормативного характера, принятые впределах полномочий, обязательны для исполнения всеми расположеннымина территории города Южно-Сахалинска организациями независимо от ихорганизационно-правовых форм и форм собственности, а также органамиместного самоуправления, выборными и другими должностными лицами игражданами и не требуют дополнительного утверждения органамигосударственной власти. 3.2.4. Ответственность за обеспечение качественной подготовкипроектов постановлений и распоряжений, их согласование сзаинтересованными сторонами и сроками подготовки возлагается наруководителей Подразделений администрации, должностных лицАдминистрации, которые разрабатывают и вносят проект. 3.2.5. Предоставление копий постановлений и распоряжений приписьменном обращении организаций, граждан производится в соответствиис действующим законодательством в установленные сроки. 3.2.6. Реквизит "подпись" в проектах постановлений(распоряжений) состоит из слов:Мэр города личная подпись Инициалы, фамилия В случаях отсутствия мэра города постановления и распоряженияподписывает первый вице-мэр или вице-мэр города, на которого возложеноисполнение обязанностей мэра города, при этом реквизит "подпись"выглядит следующим образом:Исполняющий обязанности мэра города подпись И.О.ФамилияилиИсполняющий обязанностимэра города подпись И.О.Фамилия 3.2.7. Исполнителем, подготовившим проект постановления илираспоряжения, осуществляется его согласование с заинтересованнымилицами, Подразделениями администрации и другими организациями, приэтом проекты постановлений и распоряжений: - подлежат обязательному согласованию с юридической службойПодразделения, подготовившего проект; - по вопросам выделения денежных средств из бюджета городскогоокруга согласовываются с Финансовым управлением Администрации; - о распределении служебных зданий и помещений для Подразделенийадминистрации подлежат согласованию с Департаментом архитектуры,градостроительства и управления недвижимостью города Южно-Сахалинска;- по вопросам, затрагивающим законные интересы потребителей, подлежатобязательному согласованию с Управлением Федеральной Антимонопольнойслужбы по Сахалинской области; - затрагивающие интересы населенных пунктов городского округа"Город Южно-Сахалинск", согласовываются с вице-мэром, закрепленным заними в качестве куратора и с Департаментом городского хозяйстваАдминистрации; - по вопросам изменения структуры и штатного расписания,переименования Подразделения администрации, поощрения, награждениясогласовываются с Отделом кадровой политики; - об утверждении целевых программ, внесении в них изменений,отчетов об их исполнении согласовываются с Департаментомэкономического развития, Финансовым управлением; - касающиеся историко-культурного и мемориального наследия городаЮжно-Сахалинска, подлежат согласованию с общественным Советником мэрагорода Южно-Сахалинска по историко-культурному и мемориальномунаследию города Южно-Сахалинска. 3.2.8. Согласование оформляется в справке согласованияустановленной формы путем визирования с указанием даты, инициалов,фамилии и проставлением подписи визирующего (приложение № 8).В справке согласования ставится виза исполнителя - руководителяПодразделения администрации, подготовившего проект. Все проекты постановлений и распоряжений без исключения подлежатвизированию вице-мэром, руководящим (курирующим) Подразделениемадминистрации в соответствии с распределением обязанностей,вице-мэром, руководителем аппарата, начальником Департамента правовогообеспечения, начальником Отдела по работе с документами и контролю.Очередность прохождения согласования проектовпостановлений (распоряжений): - руководитель Подразделения администрации, внесшего проектпостановления (распоряжения); - вице-мэр, руководящий (курирующий) Подразделением администрациив соответствии с распределением обязанностей; - заинтересованные Подразделения администрации, организации; - Отдел по работе с документами и контролю; - Департамент правового обеспечения; - вице-мэр, руководитель аппарата. 3.2.9. Копии согласованных проектов постановленийнормативного характера с сопроводительным письмом до подписания мэромгорода направляются в прокуратуру города Южно-Сахалинска всоответствии с Соглашением, заключенным между администрацией городаЮжно-Сахалинска и прокуратурой города Южно-Сахалинска от 10.01.2012 №07-2. 3.2.10. Юридическая служба Подразделения, Департамент правовогообеспечения, Финансовое управление (при необходимости согласования)заверяет каждый лист первого экземпляра (подлинник) на оборотнойстороне штампом "согласовано" с проставлением даты, подписи ирасшифровки подписи должностного лица. 3.2.11. При наличии разногласий по проекту постановления илираспоряжения, разработчик организовывает их обсуждение сзаинтересованными сторонами с целью снятия разногласий. Если послеобсуждения разногласия не сняты, то неурегулированные разногласиярассматриваются курирующим (руководящим) вице-мэром, в соответствии сраспределением обязанностей, который проводит обсуждение сзаинтересованными сторонами. Если после этого разногласия не сняты, то к проекту постановленияили распоряжения вместе со справкой согласования прилагаются протоколразногласий, утвержденный вице-мэром (или завизированный вице-мэром)в соответствии с распределением обязанностей и справка с изложениеммнений сторон, имеющих замечания. Разногласия по проекту постановления или распоряжениярассматриваются мэром города или лицом, его замещающим.Если разногласия сняты в ходе подготовки проекта, то в справкесогласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, укоторого они были (с обязательным указанием даты и проставлениемподписи), возражения к проекту не прикладываются. 3.2.12. Если в процессе доработки в проект вносятся измененияили дополнения принципиального характера, то он подлежит перепечатке иповторному согласованию должностными лицами и руководителямизаинтересованных органов, организаций и Администрации. 3.2.13. Срок, в течение которого проект постановления(распоряжения) может находиться на согласовании у вице-мэров, вПодразделениях администрации и иных организациях не должен превышатьтрех рабочих дней. Общий срок, в течение которого проект документа может находитсяна согласовании, не должен превышать двух месяцев со дня его внесения. Проекты постановлений, представленные ДАГУН городаЮжно-Сахалинска и касающиеся земельных вопросов, текст которых состоитиз 10 и более пунктов, могут находиться на согласовании вДепартаменте правового обеспечения до 10 рабочих дней. Департамент правового обеспечения проверяет проекты постановленийна их соответствие действующему законодательству и проводитантикоррупционную экспертизу в течение 10 (десяти) рабочих дней смомента их поступления в Департамент правового обеспечения.Коррупциогенные факторы, выявленные при проведении антикоррупционнойэкспертизы проектов постановлений, устраняются Подразделениямиадминистрации, являющимися разработчиками соответствующих проектов. Вслучае несогласия разработчика проекта постановления с выводамиДепартамента правового обеспечения о наличии во внесенном им проектекоррупциогенных факторов, разработчик может в течение 5 (пяти) рабочихдней направить в Департамент правового обеспечения своимотивированные возражения. Указанные возражения рассматриваются сучастием разработчика при курирующем вице-мэре, после чего принимаетсяокончательное решение, которое направляется мэру города. Приотсутствии в проекте постановления коррупциогенных факторов проектсогласовывается Департаментом правового обеспечения путем проставленияштампа о согласовании с отметкой о проведенной экспертизе. 3.2.14. Персональную ответственность за обеспечение качества исоблюдение сроков подготовки проектов постановлений, распоряжений и ихдоработку несут руководители Подразделений администрации, внесшиепроекты. 3.2.15. Согласованные проекты постановлений и распоряжений,подготовленные с соблюдением указанной процедуры, и обосновывающиематериалы к ним передаются в службу подготовки документов Отдела поработе с документами и контролю (далее – служба подготовки документов)для проверки правильности оформления документа, комплектностидокумента и передачи на подпись мэру города. 3.2.16. Проекты постановлений и распоряжений, подготовленные снарушением установленного порядка, возвращаются руководителямПодразделений администрации, внесшим проект (исполнителям). 3.2.17. Постановления и распоряжения, подписанные мэром города,направляются в службу подготовки документов для регистрации,оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваивается порядковыйномер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца годараздельно для постановлений, распоряжений администрации города поосновной деятельности и распоряжений по вопросам кадров. К порядковомуномеру распоряжений по основной деятельности добавляется буква "р",распоряжений по кадровым вопросам - буква "к", распоряжений по личномусоставу - буква "л". 3.2.18. Подлинники постановлений и распоряжений и материалы кним находятся на хранении до сдачи в архив в службе подготовкидокументов. Выдавать их для работы за пределы кабинета запрещается. 3.2.19. Копии постановлений и распоряжений на бумажномносителе, заверенные печатью "Администрация города Южно-СахалинскаОтдел по работе с документами и контролю", рассылаются канцеляриейадресатам в срок не превышающий трех рабочих дней, а в исключительныхслучаях, при наличии объемных документов - до пяти дней, согласносписку рассылки (при необходимости, в списке рассылки указываетсяпочтовый адрес), подготовленному и завизированному руководителемПодразделения администрации, внесшего документ, и начальником Отделапо работе с документами и контролю. В список рассылки включаютсясведения об исполнителе документа (должность, имя отчество фамилия,подпись, телефон, дата) (приложение N 9). В список рассылки к проекту постановления, носящему нормативныйхарактер, включаются информационно-правовые системы: "Консультант","Кодекс", "Гарант" и центральная городская библиотека. Постановления и распоряжения, требующие оперативного принятиямер, могут быть переданы по факсу и электронной почтой, о чем в спискерассылки делается отметка. 3.2.20. Если постановление или распоряжение содержит более 20листов (формат А4) текста, Подразделение администрации (разработчик)представляет в службу подготовки документов вместе с бумажнымвариантом проекта постановления или распоряжения его электроннуюверсию и список рассылки в электронном виде. Ответственность заидентичность текста электронной копии, списка рассылки в электронномвиде их бумажному носителю несет исполнитель, разработавший проектпостановления (распоряжения) и представивший его электронную копию. 3.2.21. В преамбуле к постановлению или распоряжениюуказывается основание, причины внесения изменений (дополнений),например: В соответствии со ст.16 Федерального закона от 06.10.2003 №131-ФЗ «....», "На основании решения городского Собрания...", "В связи с уточнением размера земельного участка...", "В связи с кадровыми изменениями...", "В целях совершенствования и рационального расходования бюджетныхсредств...". 3.2.22. Внесение изменений, дополнений и отмена постановленийили распоряжений производится актом равной юридической силы. Если постановление или распоряжение изменяет, отменяет илидополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, тоодин из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста долженсодержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указаниемего даты, номера и заголовка.К проектам постановлений и распоряжений о внесении изменений,дополнений в ранее принятые постановления ираспоряжения или признанииих утратившими силу, на стадии согласования обязательно должны бытьприложены их копии. В заголовке к постановлению или распоряжению о внесении измененийили дополнений в ранее принятые акты указываются вид документа, дата,регистрационный номер и наименование документа, в который вносятсяизменения (дополнения) . Если вносятсяизменения (дополнения) одновременно в несколько постановлений илираспоряжений, то допускается указывать в заголовке только дату ирегистрационный номер каждого постановления или распоряжения.Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранеепринятые, направляются в организации и Подразделения администрации,которым эти документы рассылались. 3.2.23. Постановляющая (распорядительная) часть проектапостановления и распоряжения начинается со слов: "Внести измененияв..." или "Внести следующие изменения в ...", затем указывается виддокумента, дата, регистрационный номер и наименование документа, вкоторый вносятся изменения. Примеры написания некоторых пунктов постановлений ираспоряжений:- В наименовании и пункте 1 слова "и тарифов за обеспечение работ"исключить;- ... цифры и слова "45,0 тысяч рублей" заменить цифрами и словами"42,5 тысяч рублей;- 1. Внести следующие дополнение и изменения в постановлениеадминистрации города Южно-Сахалинска от 15.02.2011 № 345 «Обобеспечении жильем ветеранов Великой Отечественной войны 1941-1945годов»: 1.1. Пункты 5 и 6 считать пунктами 6, 7 соответственно; 1.2. Дополнить пунктом 5 следующего содержания: «5. Настоящее постановление вступает в силу с........»;- 3. Внести в Порядок предоставления мер социальной поддержки...»,утвержденный постановлением администрации города Южно-Сахалинска от29.12.2011 № 2316, следующие дополнения и изменения: 3.1. В пункте 9: - абзац первый после слов «граждане» дополнить словами «или ихзаконные представители»; - абзац седьмой изложить в следующей редакции (текст изложить вследующей редакции, слова изложить в следующей редакции): «-копий документов с указанием банковских реквизитов....». 3.2. Пункты 15 и 24 исключить. 3.3. Пункты 2, 4, 6, 9 после слов «участники Великой Отечественной войны» дополнить словами «, бывшие несовершеннолетние узники фашизма» в соответствующем падеж.; 3.4. В пункте 13 цифры «10» исключить.;- 2. Дополнить Порядок оценки эффективности предоставляемых налоговыхльгот, утвержденный постановлением администрации городаЮжно-Сахалинска от 15.01.2012 № 15, формой № 1.1. согласно приложениюк настоящему постановлению;- 1. Внести изменения в состав конкурсной комиссии....», утвержденныйпостановлением администрации города Южно-Сахалинска от 25.11.2011 №1456 (Внести в состав конкурсной комиссии....», утвержденныйпостановлением администрации города Южно-Сахалинска от 25.11.2011 №1456 следующие изменения:): 1.1. Вывести из состава Иванова А.А., Петровскую Ю.Р. 1.2. Ввести в состав: Иваненко Ольгу Андреевну - начальника Управления информатизацииадминистрации города Южно-Сахалинска; Петрова Ивана Георгиевича - руководителя Департамента управленияделами Правительства Сахалинской области (по согласованию). 1.3. Наименование должности Сафонова О.А. изложить в следующейредакции: «начальник Департамента здравоохранения администрации городаЮжно-Сахалинска» Или - позицию «Демидов И.И.. – начальник Департаментаздравоохранения администрации города Южно-Сахалинска» заменить позицией следующего содержания:«Демидов И.И. - заместитель начальника здравоохраненияадминистрации города Южно-Сахалинска». 1.4. Слова «Петренко Ирина Ивановна» заменить словами «КарповаИрина Ивановна». 3.2.24. Если в основной документ были внесены изменения идополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся тольков основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесениеизменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющиеосновной документ, не допускается. 3.2.25. В случае, когда вносимые изменения и дополнениязатрагивают более половины текста ранее принятого постановления илираспоряжения, или в него ранее были внесены изменения и дополненияболее чем тремя актами, то оно должно быть признано утратившим силу ипринимается новый акт, за исключением случаев внесения изменений вдолгосрочные и муниципальные целевые программы городского округа«Город Южно-Сахалинск», в структуру и штатное расписание аппаратаадминистрации города Южно-Сахалинска. 3.2.26. Постановления и распоряжения вступают в силу со дня ихподписания, если действующим законодательством или в самом акте непредусмотрено иное. 3.2.27. Постановления и распоряжения могут быть отменены,признаны утратившими силу, либо их действие может быть приостановленов соответствии с частью 15 статьи 28 Устава городского округа «ГородЮжно-Сахалинск». 3.2.28. Постановления и распоряжения, затрагивающие права,свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после ихофициального опубликования (обнародования). В проекты постановлений и распоряжений, подлежащие опубликованию,вносится пункт следующего содержания: Настоящее постановление (распоряжение) опубликовать в газете«Южно-Сахалинск сегодня» При необходимости размещения постановления и распоряжения наофициальном сайте Администрации, вышеуказанный пункт дополняетсясловами «...и разместить на официальном сайте администрации городаЮжно-Сахалинска.» В этом случае в службу подготовки документов вместе с бумажнымвариантом проекта постановления (распоряжения) представляется егоэлектронная копия в формате, утвержденном ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010.Для текстовых документов - *.odt, для электронных таблиц - *.ods. Ответственность за идентичность текста электронной копиипостановления (распоряжения) его бумажному носителю, а такжесоответствие формату его представления несет исполнитель (руководительПодразделения администрации), разработавший проект постановления(распоряжения) и представивший его электронную копию. 3.2.29. Официальным опубликованием (обнародованием)постановления или распоряжения считается первая публикация егополного или сокращенного текста (если это предусмотрено самимдокументом) в газете "Южно-Сахалинск сегодня". 3.2.30. Необходимость срочного опубликования постановлений илираспоряжений оговаривается в письме на имя главного редактора МАУ«Редакция газеты «Южно-Сахалинск сегодня», подписанном руководителемПодразделения администрации, подготовившим постановление илираспоряжение, с указанием точной даты опубликования документа. 3.2.31. Контроль за полнотой, правильностью и своевременнымопубликованием постановлений и распоряжений осуществляетсяруководителем Подразделения администрации, являющимся разработчикоммуниципального правового акта. 3.3. Постановления администрации города, рассмотренные на Коллегии при мэре города 3.3.1. Коллегия при мэре города (далее - Коллегия) - постояннодействующий при главе Администрации координационно-совещательныйорган, рассматривающий на своих заседаниях наиболее важные вопросы позащите прав и интересов городского сообщества на самоуправление вгороде, комплексного социально-экономического развития,жилищно-коммунального хозяйства, бытового и торгового обслуживания,муниципального образования и т.п., координирующий деятельность органовместного самоуправления, предприятий и организаций различных формсобственности по выполнению целевых муниципальных программ натерритории городского округа «Город Южно-Сахалинск». 3.3.2. Коллегия руководствуется в своей деятельностиКонституцией Российской Федерации, законодательными и иныминормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектаРоссийской Федерации, органов местного самоуправления городскогоокруга «Город Южно-Сахалинск» Положением о Коллегии при мэре города. 3.3.3. Заседания Коллегии проводятся один раз в месяц – втретий четверг. В случае необходимости мэр города, а в его отсутствие– вице-мэр, исполняющий его обязанности, может созвать внеочередноезаседание Коллегии или перенести сроки ее заседания. 3.3.4. Вице-мэры, руководители Подразделений администрации,которым направляется на согласование проект постановления,подготовленный для рассмотрения на заседании Коллегии, рассматриваютего в первоочередном порядке. 3.3.5. Персональную ответственность за обеспечение качества исоблюдение сроков подготовки проектов постановлений для рассмотренияна Коллегии и их доработку несут руководители Подразделенийадминистрации, внесшие проекты. 3.3.6. Уведомление с проектом повестки очередного заседанияКоллегии формируется Организационным отделом Администрации (далее –организационный отдел) на основании поручений мэра города, предложенийвице-мэров города, плана работ Администрации, не позднее чем задвадцать рабочих дней до заседания. 3.3.7. Для рассмотрения на Коллегии проект постановления ипакет документов к нему, подготовленный в соответствии с Инструкциейтиражируется разработчиком и представляется в организационный отделдля комплектования папок членам и постоянным участникам Коллегии непозднее, чем за пять рабочих дней до дня проведения заседанияКоллегии. 3.3.8. Пакет документов включает в себя: - сопроводительное письмо на имя мэра города с полнымнаименованием вносимого проекта постановления Администрации, суказанием разработчика, основного докладчика, содокладчиков ивыступающих; - список приглашенных на обсуждение по рассматриваемому вопросу; - при необходимости – заключение Финансового управления иДепартамента экономического развития Администрации; - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу, котораядолжна полностью раскрывать содержание вопроса (не более четырехстраниц); - проект постановления Администрации со справкой согласования иприложениями. 3.3.9. В случае снятия вопроса с рассмотрения на КоллегииПодразделение администрации не позднее, чем за пять рабочих дней дозаседания Коллегии представляет письмо на имя мэра города смотивированным объяснением причин снятия вопроса, копию письма - ворганизационный отдел. 3.3.10. Повестка заседания Коллегии формируется организационнымотделом на основании представленных материалов не позднее, чем зачетыре рабочих дня до заседания Коллегии. 3.3.11. Организационный отдел не позднее, чем за три рабочихдня до заседания Коллегии направляет укомплектованные папки членам ипостоянным участникам Коллегии. 3.3.12. Замена материалов по рассматриваемым вопросам в деньпроведения заседания Коллегии допускается в случае их уточнения илидополнения и производится организационным отделом по согласованию свице-мэром, руководителем аппарата. 3.3.13. Если по проекту постановления на Коллегии высказанызамечания, то он дорабатывается и представляется в Отдел по работе сдокументами и контролю в течение трех рабочих дней после заседанияКоллегии (кроме постановлений, по которым установлен иной срокдоработки). Если проект требует длительной (свыше трех рабочих дней)доработки, то срок может быть продлен вице-мэром в соответствии сраспределением обязанностей по согласованию с мэром города. 3.3.14. Протокол заседания Коллегии ведется и оформляетсяспециалистами Отдела по работе с документами и контролю в соответствиис Инструкцией и представляется на подпись мэру в течение десяти днейпосле заседания. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарногогода и хранятся в Отделе по работе с документами и контролю всоответствии с номенклатурой дел. 3.3.15. Материально-техническое обеспечение деятельностиКоллегии, подготовка и обслуживание помещения возлагается на службу,ответственную за хозяйственное обеспечение Администрации. 3.3.16. Обеспечение качественного звукоусиления при проведениизаседания Коллегии возлагается на Управление информатизации. 3.4. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний) Протокол заседания (совещания) – документ информационногохарактера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов ипринятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных,координационных, экспертных и др. органов, совещаний. Протоколы совещания нумеруются порядковыми номерами и оформляютсяарабскими цифрами в пределах календарного года отдельно по каждойгруппе протоколов: протоколы заседаний коллегий, протоколытехнических, научных и экспертных советов и др. 3.4.1. Порядок оформления протокола заседания коллегиального органа, протоколов совещаний, проводимых мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города 3.4.1.1. Протокол составляется на основании записей,произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисовдокладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. В отдельных случаях на основе рукописных или диктофонных записей,которые велись на совещании, составляется стенографический протокол,который дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса ивыработку решения по нему. 3.4.1.2. Организация совещаний, проводимых мэром города, первымвице-мэром, вице-мэрами, ведение протоколов и контроль их исполнениявозлагается на помощников мэра города, первого вице-мэра, вице-мэровили назначаемых специалистов Подразделений администрации. 3.4.1.3. Протоколы заседаний комиссий, возглавляемых первымвице-мэром, вице-мэрами города, ведут секретари комиссий или попоручению вице-мэра - их помощники или специалисты Подразделенийадминистрации. 3.4.1.4. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме,при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется толькопринятое по нему решение. 3.4.1.5. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланкеили стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: - наименование органа исполнительной власти – указывается полноеофициальное и сокращенное (в скобках) наименование органа власти; - вид документа – ПРОТОКОЛ. При оформлении на общем бланке илистандартном листе бумаги слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнегополя прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17и выравнивается по центру; - вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизитаинтервалом 6 пт, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочныйинтервал и выравнивается по центру, например: заседание Коллегии при мэре города Южно-Сахалинска - место проведения заседания, совещания - указывается (принеобходимости), у кого проводится совещание или в каком месте,выравнивается по центру; - дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровымспособом и печатается через интервал 24 пт ниже предыдущего реквизита.Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" ипорядкового номера протокола в пределах календарного года. Датойпротокола является дата проведения совещания. Если оно продолжаетсянесколько дней, то через тире указывают даты начала и окончаниясовещания. 3.4.1.6. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:вводной и основной. В вводной части указываются: Председатель илиПредседательствующий. Слово "Председатель" ("Председательствующий")печатается от границы левого поля, через два межстрочных интервала отдаты. После слова "Председатель" ("Председательствующий") ставитсядефис, инициалы и фамилия, затем наименование должности, например,Председатель – И.О.Фамилия, мэр города Южно-Сахалинска. Через два межстрочных интервала с новой строки от границы левогополя печатаются слова "Члены коллегиального органа", в конце ставитсядвоеточие, например:Члены коллегиального органа: Инициалы и фамилии постоянных членов коллегиального органа,участников заседания, перечисляются с указанием через дефиснаименования должностей (фамилии могут быть указаны в алфавитномпорядке). Перечисление присутствующих оформляют через один межстрочныйинтервал и печатают от границы левого поля. Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более15) в алфавитном порядке с указанием наименования должностей. Есликоличество присутствующих превышает 15 человек, в водной частипротокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частьюпротокола, например:Присутствовали: 47 человек (список прилагается) Слово "Присутствовали" печатается через два межстрочных интервалас новой строки от границы левого поля ниже предыдущего текста. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которыеприлагаются к протоколу. 3.4.1.7. Вводная часть заканчивается повесткой дня, содержащейперечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке ихзначимости. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и егонаименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается отграницы левого поля через один межстрочный интервал. Слова "Повесткадня" печатаются полужирным шрифтом прописными буквами и располагаютсяцентровано через два межстрочных интервала от списка приглашенных. 3.4.1.8. Основная часть протокола состоит из разделов,соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строитсяпо схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ","РЕШИЛИ" печатают прописными буквами полужирным шрифтом, каждое отлевой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Передсловом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса (нумеруется римской цифрой)повестки дня. Слово "СЛУШАЛИ" печатается через два межстрочныхинтервала от повестки дня. В разделе СЛУШАЛИ через один межстрочный интервал после названиявопроса приводятся инициалы и фамилии докладчиков, через дефиснаименование должности, которые печатаются от границы левого поля. Основное содержание докладов и выступлений включается в текстпротокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; впоследнем случае в тексте протокола делается отметка «Текствыступления прилагается» (после наименования должности в скобках),например: (текст выступления прилагается, приложение N ...) В разделе ВЫСТУПИЛИ приводятся фамилии и инициалы выступающих,которые печатают с новой строки в именительном падеже от границылевого поля. Запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Даетсякраткое содержание выступления, заданные вопросы и ответы. Есливыступающим представлен текст доклада (выступления), то после дефисаделается отметка Текст выступления прилагается, приложение N .... Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается через два межстрочных интервалапосле текста доклада. Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после словаРЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатается отграницы левого поля через два межстрочных интервала от предыдущейстроки. В протоколе отражаются все принятые решения (печатаютсяполностью). При необходимости приводятся итоги голосования: «За -...,против -...,воздержалось -...». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,записывается в тексте протокола после соответствующего решения(постановления). В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа,в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а самдокумент прилагается к протоколу. В качестве исполнителя может бытьуказано одно или несколько должностных лиц либо Подразделениеадминистрации. Срок может быть указан как календарная дата либо какпериод выполнения работы. 3.4.1.9. Подпись отделяется от последней строки текстаинтервалом 36 пт и включает наименование должности лица,председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи,расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал или центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последнейстроки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 3.4.1.10. Основная часть протокола совещания, проводимого мэромгорода, первым вице-мэром, вице-мэрами города включает вопросы,рассматриваемые на совещании и принятые по ним решения. 3.4.1.11. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и егонаименование начинается с предлога "О" ("Об"). Подчеркивается однойчертой после последней строки. Под чертой в скобках указываютсяфамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрениисоответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросурешение. 3.4.1.12. Протокол оформляется в течение трех дней, подписываетсяпредседательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Протоколобщегородского совещания оформляется в течение 10 дней. 3.4.1.13. Копии протоколов при необходимости рассылаютсязаинтересованным организациям и должностным лицам, которым даныпоручения, для контроля - помощникам мэра, первого вице-мэра,вице-мэров города. Срочные поручения передаются немедленно. 3.4.1.14. Принятые решения доводятся до исполнителей в видевыписок из протоколов. Выписка изпротокола представляет собой точную копию части текста подлинногопротокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которомуготовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводнуючасть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, итекст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случаеназвание документа будет оформлено как "Выписка из протокола". 3.4.1.15. Протокол может печататься на бланках установленнойформы с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение,сроков исполнения и лиц, осуществляющих контроль исполнения поручений.Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могутиспользоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа,наименования вида документа (протокол) и указанием места проставлениядаты и номера заседания. 3.4.2. Порядок оформления протоколов поручений мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города 3.4.2.1. Организация совещаний, ведение протоколов поручениймэра города, первого вице-мэра, вице-мэров и контроль их исполнениявозлагается на помощников мэра города, первого вице-мэра, вице-мэровгорода. 3.4.2.2. Поручения мэра города, первого вице-мэра, вице-мэровгорода оформляются протоколом, 3.4.2.3. Протокол поручений имеет следующие реквизиты: - гриф утверждения документа – оформляется в соответствии сподразделом 2.2. Инструкции; - вид документа – отделяется от грифа утверждения документаинтервалом 36 пт; - вид совещания; - место проведения совещания – указывается при необходимости; - дата, номер протокола. Реквизиты оформляются в соответствии с подразделом 3.4.1.Инструкции. 3.4.2.4. Основная часть протокола поручений печатается черезодин межстрочный интервал, включает поручения, данные на совещании,сроки исполнения. 3.4.2.5. Текстовая часть может подразделяться на констатирующуючасть – преамбулу и распорядительную. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания поручения. Констатирующаячасть начинается формулировками «В целях", "В соответствии", "Воисполнение", «В связи», «На основании» и т.д. Если поручение издаетсяна основании другого документа, то в констатирующей части указываетсянаименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер изаголовок. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действияне нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием ответственных исполнителей каждогодействия и сроков исполнения. Распорядительная часть поручений тподразделяется на пункты и может подразделяться на подпункты. Пункты иподпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков неимеют. Действия однородного характера могут быть перечислены в одномпункте. В качестве исполнителей указываются организации или конкретныедолжностные лица. 3.4.2.6. Подпись отделяется от текста интервалом 36 пт ивключает наименование должности лица, ведущего протокол, его личнуюподпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Наименованиедолжности оформляется в соответствии с подразделом 3.4.1. 3.4.2.7. Решения, принятые на совещаниях, в течение 2 днейоформляются протоколом. Копии протоколов с поручениями направляютсядолжностным лицам, организациям помощниками мэра города, первоговице-мэра, вице-мэров. Срочные поручения передаются немедленно. 3.4.2.8. Информация об исполнении поручений, содержащихся впротоколах направляется исполнителями помощнику мэра (первоговице-мэра, вице-мэров) города. Снятие с контроля порученийпроизводится мэром города (первым вице-мэром, вице-мэрами) городапутем наложения резолюции «В дело» на поручении. 3.4.2.9. Все исполненные поручения хранятся у помощника мэра(первого вице-мэра, вице-мэров) города. 3.5. Договор 3.5.1. Текст договора (соглашения, контракта) фиксируетсоглашение сторон об установлении, изменении или прекращении отношенийи регулирует эти отношения. Договор (соглашение, контракт) о выполнении определенной работы вобязательном порядке содержит следующие сведения: наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результатывыполнения; условия и сроки выполнения работ, определенных предметом договора(контракта); срок действия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работы и порядок расчетов; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнениепринятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признаютнеобходимым включить в договор; гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; порядок разрешения споров; юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов,банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов). 3.5.2. Текст договора (соглашения, контракта) подразделяетсяна разделы, пункты и подпункты. 3.5.3. Проекты договоров (соглашений, контрактов) покурируемым отраслям разрабатываются руководителями Подразделенийадминистрации. 3.5.4. Согласование проекта договора (соглашения, контракта)оформляется в справке согласования установленной формы путемвизирования с указанием даты, инициалов, фамилии и должностивизирующего (приложение № 10). В справке согласования ставится виза исполнителя - руководителяПодразделения администрации, подготовившего проект договора(соглашения, контракта), визы руководителей заинтересованныхПодразделений администрации, организаций. Все проекты договоров (соглашений, контрактов) без исключенияподлежат визированию вице-мэром, руководящим (курирующим)Подразделением администрации в соответствии с распределениемобязанностей, вице-мэром, руководителем аппарата, начальником Отделапо работе с документами и контролю, начальником Департамента правовогообеспечения. При подписании проекта договора от имени администрациигорода одним из вице-мэров, его виза в справке согласования нетребуется. 3.5.5. Возражения по проекту договора (соглашения, контракта),возникающие при согласовании, излагаются в справке, котораяприлагается к проекту. Если разногласия сняты в ходе подготовки проекта, то в справкесогласования делается отметка о снятии замечаний должностным лицом, укоторого они были (с обязательным указанием даты и проставлениемподписи), возражения к проекту не прикладываются. Если в процессе доработки (согласования) в проект вносятсяизменения или дополнения принципиального характера, то он подлежитпереоформлению и повторному согласованию. Внесение изменений в подписанный договор (соглашение, контракт),а также в согласованный проект документа не допускается. 3.5.6. Срок, в течение которого проект договора (соглашения,контракта) может находиться на согласовании в Подразделенияхадминистрации и иных заинтересованных организациях не должен превышатьтрех рабочих дней. Департамент правового обеспечения рассматривает проект договора(соглашения, контракта) в течение пяти рабочихдней со дня поступленияполного пакета документов. В случае если проект договора (соглашения, контракта) былвозвращен на доработку Департаментом правового обеспечения, то5-дневный срок согласования исчисляется со дня повторного поступлениядокументов. 3.5.7. Проект договора (соглашения, контракта) визируетсяюридической службой Подразделения администрации, подготовившего проектдокумента, которая заверяет каждый лист одного экземпляра подлинникаштампом "согласовано" с проставлением даты, личной подписи ирасшифровки подписи (инициалы, фамилия) должностного лица. 3.5.8. Согласованный проект договора (соглашения, контракта)передается на подпись, в соответствии с постановлением администрациигорода «О передаче права подписи договоров, соглашений, заключаемых отимени администрации города» через канцелярию или помощников первоговице-мэра, вице-мэров города. 3.5.9. На подписание проект договора (соглашения, контракта)должен представляться в количестве экземпляров, равных количествусторон или в количестве, указанном в самом договоре (соглашении,контракте). 3.5.10. Подписанный договор (соглашение, контракт) со справкойсогласования передается в службу подготовки документов длярегистрации. При поступлении договора (соглашения, контракта), которому ужеприсвоен номер одной стороны (номер контрагента), специалисты службыподготовки документов (вторая сторона), проведя внутреннююрегистрацию, указывают свой регистрационный номер на лицевой стороне(при отсутствии свободного места – на оборотной стороне) последнеголиста договора (соглашения, контракта). При поступлении в Администрацию договора (контракта, соглашения)без номера ему присваивается регистрационный номер Администрации,который проставляется на первой странице документа. Учетный номер договора (контракта, соглашения) формируется изпорядкового номера регистрации, кода Подразделения администрации,являющегося ответственным на договор. Может использоваться специальныйштамп, в котором указываются название организации, регистрационныйномер договора, дата. Договор (соглашение, контракт) регистрируется только при наличииподписи на каждом экземпляре договора и всех приложениях к нему. Гербовая печать Администрации ставится на договор после егорегистрации. Один экземпляр подписанного всеми сторонами договора остается вслужбе подготовки документов для оперативного хранения. Все договорыформируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 3.5.11. Копии договоров (соглашений, контрактов), заверенныепечатью «Администрация города Южно-Сахалинска Отдел по работе сдокументами и контролю», рассылаются канцелярией адресатам в срок, непревышающий трех рабочих дней согласно списку рассылки (принеобходимости, в списке рассылки указывается почтовый адрес),подготовленному и завизированному руководителем Подразделенияадминистрации, внесшего документ, и начальником Отдела по работе сдокументами и контролю. В список рассылки включаются сведения обисполнителе документа (должность, имя, отчество, фамилия, подпись,телефон, дата) (приложение N 11). 3.5.12. Руководители Подразделений администрации, подготовившиепроекты договоров (соглашений, контрактов) отвечают за их содержание,проводят необходимые согласования, обеспечивают контроль и несутответственность за выполнение предусмотренных договорами обязательств. 3.6. Акт 3.6.1. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами(комиссией), подтверждающий установленный факт, событие, действие. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные фактыи события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (актыпроверок, обследований, ревизий и т.п.). Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).Некоторые акты требуют утверждения. При составлении актов ревизий и обследований, их содержаниеподписывается должностными лицами, деятельность которых отражается вакте. 3.6.2. Датой акта является дата его составления (утверждения). 3.6.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной(констатирующей). В вводной части указывается распорядительныйдокумент, на основании которого актируется событие или действие (вименительном падеже), его номер и дата, состав комиссии. Приперечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываютсянаименования должностей с обозначением организацией, фамилий иинициалов (в именительном падеже). Первым указывается председателькомиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения одокументах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших всоставлении акта, и их адреса. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии»,«Присутствовали» пишутся с прописной буквы. Констатирующая часть текста акта начинается с абзаца. В основной(констатирующей) части излагается сущность, характер, методы и срокипроделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения изаключения. Сведения о количестве напечатанных экземпляров акта и ихнаправлении адресатам помещаются в конце текста перед отметкой оналичии приложений. Например: Составлен в 2 экземплярах: 1-й экземпляр - бухгалтерия, 2-й экземпляр - юридический отдел. Количество экземпляров акта определяется количествомзаинтересованных сторон или нормативными документами,регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста актаперед подписями. 3.6.4. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшимиучастие в его составлении (установлении фактов, событий). Фамилиичленов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Член комиссии, не согласный с содержанием акта, обязан подписатьего с оговоркой о своем несогласии (замечания прилагаются). Особоемнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается какту. 3.6.5. Акт оформляется на бланке или на стандартных листахбумаги форматом А4. Текст печатается прописными буквами размером N 14через один межстрочный интервал. 3.6.6. Акты имеют следующие реквизиты: Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницыакта. Гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДАЮ, которое печатаетсяпрописными буквами от границы верхнего поля, наименование должностилица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату. Наименование вида документа - АКТ. Наименование вида документа отделяется от предыдущего реквизитаинтервалом 36 пт, печатается прописными буквами, выделяется шрифтомдругой насыщенности и выравнивается по центру. Номер печатается арабскими цифрами после слова АКТ на той жестроке. Заголовок акта отделяется от предыдущего реквизита интервалом 6пт, печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирнымшрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка неставится. В заголовке к тексту акта указывается название или краткоесодержание актируемого факта или события. Заголовок долженсоответствовать тексту акта, например: О передаче документов, находящихся на исполнении или О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению Текст отделяется от заголовка интервалами 24 пт и печатаетсячерез 1 межстрочный интервал. Подпись (подписи) отделяется от текста интервалом 36 пт. 3.7. Доверенность 3.7.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое однимлицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может бытьпредоставлено представляемым непосредственно соответствующему третьемулицу. 3.7.2. Доверенность выдается Администрацией своемупредставителю на представление интересов, совершение сделок, получениеденег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий отимени Администрации. 3.7.3. Доверенность совершается только в письменной форме.Доверенность составляется в виде отдельного документа или путемвключения в договор, определяющий внутренние отношения представляемогои представителей. Документ должен содержать данные, необходимые для признания егодоверенностью: - дату составления, - реквизиты представителя и предоставляемого, - существо полномочий. Кроме того, доверенность должна быть подписана лицом, еевыдавшим. 3.7.4. Если доверенность выдана Администрацией, то кромеподписи уполномоченного должностного лица необходим еще и оттискпечати. Доверенность оформляется на бланке Администрации, подписьуполномоченного должностного лица заверяется гербовой печатью. 3.8. Оформление проектов служебных писем 3.8.1. Служебные письма в Администрации готовятся как: - ответы о выполнении нормативных иорганизационно-распорядительных документов; - сопроводительные письма; - ответы на запросы различных организаций, предприятий и частныхлиц; - информации об исполнении поручений вышестоящих органов пообращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенцииАдминистрации; - инициативные письма. 3.8.2. Служебные письма печатаются на бланках установленнойформы. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и болееорганизаций, Подразделений администрации, ий (и др.) оформляются настандартном листе бумаги формата А4, при этом наименование органоввласти (Подразделений администрации, организаций (и др.) – авторовдокумента указываются в реквизите «Подпись». 3.8.3. Письмо имеет следующие реквизиты: - герб города Южно-Сахалинска; - наименование Администрации; - наименование Подразделения администрации ( при подготовкепроекта письма за подписью руководителя Подразделения администрации); - справочные данные об Администрации (Подразделенииадминистрации); - дата документа - проставляется после подписания документа; - регистрационный номер документа - проставляется послеподписания документа и состоит из индекса Подразделения администрации,подготовившего документ и порядкового номера по единой нумерации втечение календарного года, например, 01-580; - ссылка на исходящий номер и дату документа адресата - приответе на поступивший документ обязательно указывается регистрационныйномер и дата документа, на который дается ответ. При подготовкеответов повторение в тексте письма ссылки на реквизиты входящегодокумента делать не следует; - адресат; - наименование документа (заголовок к тексту) – отвечает навопрос «О чем?» и формулирует в краткой форме тему письма; - текст документа; - отметка о наличии приложений; - подпись должностного лица; - отметка об исполнителе. 3.8.4. Письма на бланках Администрации подписывают мэр города,первый вице-мэр, вице-мэры города. Письма за подписью руководителей Подразделений администрации и ихзаместителей, по вопросам, входящим в компетенцию Подразделенийадминистрации, оформляются на бланках Подразделений администрации,регистрируются в Подразделении администрации и отправляютсясамостоятельно. 3.8.5. Письма, подписанные мэром города, первым вице-мэром,вице-мэрами города регистрируются и отправляются канцелярией в день ихрегистрации или не позднее следующего рабочего дня (за исключениемсрочной корреспонденции). 3.8.6. Служебные письма излагаются: от первого лицамножественного числа ("Просим представить информацию...", "Направляем нарассмотрение, проект..." и т.д.), от 3-го лица единственного числа(Администрация не считает возможным...», «Департамент образованияпредлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках – от1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...»,«Считаю возможным принять участие в...»). 3.8.7. Тексты ответных писем должны точно соответствоватьданным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства. 3.8.8. Сроки подготовки ответных писем устанавливаютсянормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, срокиподготовки инициативных писем определяются мэром города, первымвице-мэром, вице-мэрами города, руководителями Подразделенийадминистрации. IV. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ В АДМИНИСТРАЦИЮ ГОРОДА КОРЕСПОНДЕНЦИИ, ОФОРМЛЕНИЕ, РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И СРОКИ ЕЕ ОФОРМЛЕНИЯ, РАССМОТРЕНИЯ И РАССЫЛКИ В документообороте Администрации в соответствии с особенностямитехнологической обработки выделяются следующие документопотоки: - поступающая документация (входящая); - отправляемая документация (исходящая); - внутренняя документация. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков исодержания документов, поступающих в Администрацию и создаваемых ей,ведется в целях рационального распределения документопотоков,повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективностипринимаемых решений. Организация документооборота должна отвечать следующимтребованиям: - оперативное прохождение документов; - распределение документов на документопотоки; - организация предварительного рассмотрения поступающихдокументов; - однократность регистрации документов. 4.1. Порядок приема, первичной обработки, регистрация и распределения поступающей корреспонденции 4.1.1. Прием, первичная обработка, распределение и регистрацияпоступающей корреспонденции производятся в канцелярии. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением,направляются в приемную граждан Отдела по работе с документами иконтролю (далее – приемная граждан) для обработки и регистрации. 4.1.2. Первичная обработка поступивших документов включаетвскрытие конвертов, проверку целостности упаковки и вложений, наличиедокументов и приложений к ним, правильность адресования,систематизацию на регистрируемые и нерегистрируемые. При доставке корреспонденции нарочным проверяется правильностьадресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При повреждении или недостаче документа составляется акт в трехэкземплярах (приложение N 12), один из которых остается в канцелярии,другой - приобщается к поступившему документу, третий – направляетсяотправителю документа. Акт утверждается вице-мэром, руководителемаппарата. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях,когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправкидокументов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документыпересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. 4.1.3. Регистрация поступивших документов, как правило,осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания илиутверждения либо на следующий рабочий день. Корреспонденция, полученная после 16 часов или в нерабочее времяобрабатывается и регистрируется на следующий рабочий день Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.регистрируются незамедлительно. 4.1.4. Принимая во внимание, что большая частькорреспонденции, независимо от содержания, адресуется мэру города,работники канцелярии имеют право распределять корреспонденцию первомувице-мэру, вице-мэрам города в соответствии с распределениемобязанностей. 4.1.5. Уведомления политических партий, общественныхорганизаций, инициативных групп граждан и др. о проведении публичныхмероприятий регистрируются в канцелярии. 4.1.6. К документам, не подлежащим регистрации относятсястатистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодическиеиздания, рекламные документы, коммерческие предложения,поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 4.1.7. Документы, направленные в адрес мэра города, первоговице-мэра, вице-мэров города, Администрации и полученные ихпомощниками, минуя канцелярию, подлежат обязательной передачедокументов в канцелярию для регистрации в СЭД. 4.1.8. Документы, адресованные непосредственно в Подразделенияадминистрации, передаются без регистрации в канцелярии адресату. 4.1.9. Поступившие в Администрацию на бумажном носителедокументы сканируются и прикрепляются к регистрационной карточкеэлектронного документа в СЭД. Входящий документ долженрегистрироваться в связке, если он касается вопроса, по которому ужеведется переписка с организацией-отправителем. Дальнейшая работа подокументу происходит с использованием электронной копии. Подлинник(оригинал) документа хранится в канцелярии, и может быть переданответственному исполнителю по письменному запросу исполнителя. 4.1.10. Работниками канцелярии документ регистрируется путемзаполнения электронной регистрационной формы в СЭД, в которую вносятсявсе необходимые данные, после этого входящему документу присваиваетсярегистрационный номер. Указываются фамилия и инициалы должностноголица, которому направляются документы. 4.1.11. На поступающих документах на бумажном носителе,подлежащих регистрации, на первом листе документа в правом нижнемуглу, на свободном от текста месте проставляется штамп, которыйсостоит из наименования "Администрация города Южно-Сахалинска", слов"входящий N _____", цифровой даты поступления документа, служащихуникальным идентификатором документа в системе управления документами. 4.1.12. Информация о зарегистрированных документах, ихпрохождении и исполнении хранится не менее 5 лет, после чегоперемещается в электронный архив. 4.2. Порядок рассмотрения входящих документов руководством Администрации и доведение документов до исполнителей 4.2.1. Поступившие в Администрацию документы направляются нарассмотрение мэру города, первому вице-мэру, вице-мэрам городаканцелярией с помощью СЭД только после регистрации документа. 4.2.2. Зарегистрированный в СЭД документ направляетсяработниками канцелярии помощникам руководителя (мэра города, первоговице-мэра, вице-мэров города) для формирования проекта резолюции инаправления на рассмотрение руководителю в соответствии сраспределением обязанностей, который в 2-дневный срок подписываетрезолюцию ЭЦП. При необходимости, руководитель вносит изменения в проектрезолюции. В случае наложения руководителем графической, либо аудиорезолюции она передается помощнику для перевода ее в текстовую форму инаправления исполнителям. 4.2.3. Передача поручения исполнителям по СЭД равнозначнапередаче бумажного носителя и является основанием для исполненияпоручения (подписание бумажного носителя не производится). 4.2.4. Направление документа в Подразделение администрациипроисходит автоматически при отправке поручения в это Подразделение.Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одногоПодразделения администрации в другое производится с согласия лица,поручившего рассмотреть документ, через канцелярию с отметкой(переадресацией) в СЭД. 4.2.5. Поручения, содержащие указания "срочно","незамедлительно" (или аналогичные), подлежат исполнению в течение 3дней с даты подписания поручения. Указание "оперативно"предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежитисполнению в течение одного месяца с даты регистрации документа. Еслипоследний день исполнения поручения приходится на нерабочий день,поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. 4.2.6. В случаях, когда поручение дается двум или несколькимлицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное впоручении в качестве исполнителя первым. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнениедокумента в установленный срок. Ему представляется право созывасоисполнителей, которые обязаны по требованию главного исполнителяпредставить все необходимые материалы. Ответственный исполнитель исоисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам,непосредственно им подчиненным. Для исполнения поручений в сжатыесроки ответственный исполнитель может создавать рабочие группы всоставе соисполнителей поручения, а также представителей другихзаинтересованных органов и организаций (по согласованию) или проводитьнеобходимые совещания. Соисполнители в равной мере несут ответственность засвоевременное исполнение документов и достоверность информации,представленной ответственному исполнителю для свода. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкедокумента. 4.2.7. В случае если поручение выходит за пределы компетенциисоисполнителей, определенных поручением, руководители этихПодразделений администрации обеспечивают его исполнение в пределахустановленной компетенции. При этом ответственный исполнительпредставляет давшему поручение руководителю дополнительные предложенияоб изменении состава соисполнителей или о привлечении новыхсоисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а посрочным и оперативным поручениям - незамедлительно. 4.2.8. Соисполнители в течение первой половины срока,отведенного на исполнение поручения, представляют ответственномуисполнителю предложения, с отметкой о согласовании юридической службысвоего Подразделения (при наличии). В случае несвоевременного представления предложенийсоисполнителем (соисполнителями) главный исполнитель информирует обэтом руководителя, давшего поручение. Департамент правового обеспечения администрации, являясьсоисполнителем, при отсутствии предложений, согласовывает проектответа, подготовленного ответственным исполнителем. 4.2.9. В случае, если поручение руководителя не исполнено вустановленный срок, ответственный исполнитель в течение 1 дня послеистечения срока, установленного для исполнения поручения, представляетобъяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц,на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения вустановленный срок. 4.2.10. Если документ не может быть исполнен в установленныесроки, исполнитель должен подготовить промежуточный ответ."Промежуточным" обычно считается письмо в адрес заявителя, которое недает ответа на все поставленные вопросы, имеет обычно справочный илиинформационный характер и содержит просьбу о продлении срокаисполнения до определенного числа. Продление сроков исполнения производится на основаниипредставления через канцелярию служебного письма в адрес заявителя смотивированной просьбой о продлении срока и о причинах отсрочки непозднее чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока.Служебное письмо готовится за подписью должностного лица, давшегопоручение. Если исполнитель не представил своевременно ответ на документ ине написал промежуточного с просьбой о продлении срока исполнения,ответа, документ считается неисполненным или исполненным с нарушениемсрока. 4.2.11. Изменение срока исполнения фиксируется в СЭД.Документы, по которым срок исполнения не был своевременно продлен,считаются не исполненными в срок. 4.2.12. Резолюции мэра города "Для сведения", "Для исполнения","Для руководства", "Для работы", "Для ответа", "Для рассмотрения"позволяет первому вице-мэру, вице-мэрам города при ознакомлении сдокументом самостоятельно дополнять и определять меры по егоисполнению. Резолюция мэра города (вице-мэров) "Для подготовки ответа..."подразумевает необходимость подготовки проекта ответа за подписьюдолжностного лица, давшего поручение. Если в резолюции к документу мэром города (вице-мэрами) указано"Прошу внести предложения", "Об исполнении информировать", то этидокументы снимаются с контроля автором резолюции. 4.2.13. Проекты ответов на протесты, поступающие из органовпрокуратуры подписываются мэром города. Проекты ответов на представления, поступающие из органовпрокуратуры, подписываются первым вице-мэром города, вице-мэрамигорода в соответствии с распределением обязанностей. При наличии в представлении прокуратуры и предписаниях иныхконтрольно-надзорных органов требования о привлечении должностных лицк дисциплинарной ответственности, соисполнителем определять вице-мэра,руководителя аппарата для проведения служебной проверки. Все проекты письменных ответов, исходящих из Администрации вобязательном порядке согласовываются юридическими службамиПодразделений администрации ответственных за разработку проекта. 4.3. Организация работы с отправляемыми документами, регистрация отправляемых документов, отправка документов 4.3.1. Ответственность за составление и оформление документа всоответствии с Инструкцией, а также согласование проекта документа сзаинтересованными лицами возлагается на руководителя Подразделенияадминистрации – исполнителя документа. 4.3.2. До представления на подпись исполнитель осуществляетпроверку правильности оформления документа, комплектности,правильности адресования, наличия необходимых виз, приложений, принеобходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющихсодержание подготовленных документов, списка рассылки. 4.3.3. Срок, в течение которого проект исходящего документаможет находится на согласовании в Подразделении администрациисоставляет не более трех рабочих дней. 4.3.4. Исполнитель, подготовивший проект ответа за подписьюмэра города, формирует карточку электронного согласования документа, вкоторой указывает маршрут согласования, подписанта, а такжеприкладывает файл проекта исходящего документа в установленномформате. Прохождение проекта ответа по цепи согласований должно точносоответствовать обратному порядку направления резолюций. В канцеляриюне позднее чем за 3 дня до окончания срока исполнения по СЭД поступаетсвод (проект документа и информация о согласовании) для проверкидокумента на соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимыхвиз. В случае замечаний, ответ возвращается исполнителю на доработку.При отсутствии замечаний работниками канцелярии проект ответараспечатывается, прикрепляется оригинал входящего документа ипередается для подписания мэру города не позднее чем за 2 дня доокончания срока исполнения документа. 4.3.5. При подписании проекта ответа первым вице-мэром,вице-мэрами исполнитель формирует карточку электронного документа всоответствии с п.4.3.4. После проведения необходимого согласованияпомощнику вице-мэра не позднее чем за 3 дня до окончания срокаисполнения по СЭД поступает свод (проект документа и информация осогласовании) для проверки документа на грамматические ошибки,соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимых виз. В случаезамечаний, ответ возвращается исполнителю на доработку. При отсутствиизамечаний проект документа помощником вице-мэра направляется вканцелярию для формирования папки на подписание (распечатка проектаответа, прикрепление оригинала входящего документа) и передаче дляподписания вице-мэру города в соответствии с распределениемобязанностей не позднее чем за 2 дня до окончания срока исполнениядокумента. 4.3.6. Визы, оставленные рецензентами при согласовании проектав СЭД, считаются равнозначными подписи на бумажном носителе. 4.3.7. Мэр города (первый вице-мэр, вице-мэры) подписываетдокумент, либо отклоняет его. Помощник вносит в СЭД информацию оподписании (либо не подписании) документа. В случае несогласия сответом, помощник должен также внести соответствующие замечания,документ при этом возвращается исполнителю на доработку 4.3.8. Исходящие документы, подписанные в 2-дневный срок мэром(первым вице-мэром, вице-мэрами города) передаются помощником вканцелярию для регистрации документа в СЭД и отправки адресатам.Письма, являющиеся ответами на поступившие документы, должнырегистрироваться в связке с входящим документом, ответом на которыйони являются. 4.3.9. Регистрационный номер документа и дата регистрациипроставляются работниками канцелярии на подлиннике документа вреквизитах бланка. 4.3.10. Исходящие письма, подписанные мэром города (первымвице-мэром, вице-мэрами города) регистрируются и отправляютсяканцелярией в день их регистрации или на следующий рабочий день, заисключением срочной корреспонденции. 4.3.11. Документы, подписанные руководителями Подразделенийадминистрации регистрируются в Подразделении администрации ирассылаются самостоятельно. 4.4. Регистрация и прохождение внутренней документации 4.4.1. Прохождение внутренней документации на этапах ееподготовки и оформления соответствует прохождению отправляемыхдокументов, а на этапе исполнения – поступающих документов. Служебная записка оформляется в соответствии с подразделом 2.2.Инструкции. Обязательными элементами бланка являются наименование видадокумента, который пишется прописными буквами (служебная записка), еерегистрационный номер и дата. 4.4.2. Передача внутренней документации между Подразделениямиадминистрации осуществляется с помощью создания «Служебных записок» вСЭД БОСС-Референт исключительно в электронном виде. 4.4.3. Внутренние документы (докладные, служебные,аналитические записки, справки и др.) на имя мэра города (первоговице-мэра, вице-мэров города) в Администрации должны создаваться вэлектронном виде в СЭД. 4.4.4. Внутренняя документация от руководителей Подразделенийадминистрации в адрес первого вице-мэра, вице-мэров города работникамиканцелярии не регистрируется. 4.4.5. На рассмотрение мэру города внутренняя документацияпоступает по СЭД, как правило, только за подписью первого вице-мэра,вице-мэров города. V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Задачи и общие правила контроля 5.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного икачественного исполнения документов. 5.1.2. Вся регистрируемая корреспонденция делится на двекатегории - регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения(контрольные документы); - регистрируемая без постановки на контроль. 5.1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа, атакже требующие исполнения согласно резолюции мэра города (первоговице-мэра, вице-мэров города). 5.1.4. К регистрируемым документам без постановки на контрольотносятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы,не предполагающие получение ответа. В случае затруднений в определении целесообразности постановкиписьма на контроль допускается его передача адресату и принятиерешения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции. 5.1.5. Контроль исполнения документов включает постановкудокумента на контроль, регулирование хода исполнения, снятиеисполненного документа с контроля, направление исполненного документав дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнениядокументов, информирование руководителей о состоянии исполнениядокументов. 5.1.6. Отсканированный и зарегистрированный работникамиканцелярии электронный документ ставится на контроль помощником мэрагорода (первого вице-мэра, вице-мэров города) в электроннойрегистрационной форме в СЭД. 5.1.7. Контроль по существу затрагиваемых в документах ипоручениях вопросов осуществляется мэром, первыми вице-мэрами,вице-мэрами города. 5.1.8. Контроль по срокам исполнения документов и порученийосуществляют: - Отдел по работе с документами и контролю - по служебнойкорреспонденции, обращениям граждан, нормативным правовым актамСахалинской области и органов местного самоуправления; - помощники мэра города (первого вице-мэра, вице-мэров города) -поручений мэра города (первого вице-мэра, вице-мэров города),служебной корреспонденции, обращениям граждан, нормативным правовымактам Сахалинской области и органов местного самоуправления. Контроль осуществляется: - за правильным и полным решением вопросов, поставленных вдокументах; - за соблюдением сроков рассмотрения документов исполнителями. 5.1.9. Работники канцелярии: - ведут учет поставленных на контроль мэром города (первымвице-мэром, вице-мэрами города) документов; - ежемесячно анализируют состояние исполнительской дисциплины,составляют информацию об исполнении документов и докладываютвице-мэру, руководителю аппарата. 5.1.10. Ответственность за своевременное и качественноеисполнение документов в Подразделениях администрации возлагается на ихруководителей. Проверку качества исполнения документов за подписьюпервого вице-мэра, вице-мэров города осуществляют их помощники. 5.1.11. Контроль исполнения документов в Подразделенияхадминистрации осуществляют специалисты, назначенные руководителямисоответствующих Подразделений администрации. 5.2. Организация контроля исполнения документов, порядок снятия документов с контроля 5.2.1. Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины всепоручения, выдаваемые в Подразделения администрации должныфиксироваться и направляться исполнителям посредством СЭД. В случае наложения руководителем графической, либо аудиорезолюции она передается помощнику для перевода ее в текстовую форму инаправления исполнителям. 5.2.2. Отдел по работе с документами и контролю осуществляетконтроль исполнения документов через помощников первого вице-мэра,вице-мэров города и руководителей Подразделений администрации. 5.2.3. При необходимости, срок исполнения правового актаадминистрации города определяется в момент его подготовки. В текстепроекта делается об этом запись (определяются конкретные срокиисполнения и исполнители). Если срок исполнения в документе не указан,то документ подлежит исполнению в течение месяца. 5.2.3.1. На каждый поставленный на контроль правовой акт Отделпо работе с документами и контролю заводит контрольную карточку, гдеделаются соответствующие записи по его исполнению. В порядкеупреждающего контроля исполнителю может быть направлена сигнальнаякарточка с указанием сроков предоставления информации. 5.2.3.2. Контроль исполнения правовых актов администрации городаосуществляется путем получения справок и других информационныхматериалов, а также путем рассмотрения хода выполнения постановленияадминистрации города или отдельных его пунктов на Коллегии при мэрегорода, совещаниях, проводимых мэром города, первым вице-мэром,вице-мэрами города. 5.2.3.3. Информацию на имя мэра города об исполнении правовыхактов администрации города руководители Подразделений администрации вустановленные сроки представляют в Отдел по работе с документами иконтролю информацию, согласованную с первым вице-мэром, вице-мэрамигорода, осуществляющими контроль исполнения правового актаадминистрации города для передачи мэру города. 5.2.3.4. Снятые с контроля правовые акты вместе со справками обисполнении хранятся в Отделе по работе с документами и контролю 3года, затем уничтожаются. 5.2.4. Документы вышестоящих, контролирующих, надзорных иправоохранительных органов снимаются с контроля только тем должностнымлицом (мэром города первым вице-мэром, вице-мэрами города), которымдано указание (задание, поручение) по исполнению документа. Надокументе проставляется отметка "В дело", подпись, расшифровкаподписи, дата. 5.2.5. Исполненные письма предприятий, учреждений, организациймогут быть списаны в дело исполнителем. В этом случае исполнитель -руководитель Подразделения администрации направляет в Отдел по работес документами и контролю (канцелярия, приемная граждан) копию ответадля списания в дело. 5.2.6. Документ считается исполненным и снимается с контроляпосле выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам или другого документированногоподтверждения исполнения. 5.3. Сроки исполнения документов 5.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших издругих организаций - с даты поступления. 5.3.2. Документы и поручения подлежат исполнению в следующиесроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - предложения, заявления и жалобы граждан - в течение 30 дней содня регистрации письменного обращения; - запросы депутатов Государственной Думы и членов СоветаФедерации Федерального Собрания Российской Федерации - до 15 дней; - запросы депутатов Сахалинской областной Думы - до 7 дней.Запрос, требующий проверки, - не позднее 30 дней; - запросы депутатов городского Собрания городского округа "ГородЮжно-Сахалинск" - до 15 дней либо в иной согласованный срок; - обращения депутатов городского Собрания городского округа«Город Южно-Сахалинск» - до 30 дней; - письма министерств и ведомств во исполнение документовПравительства Российской Федерации - согласно указанному в них срокуили в течение 30 дней; - письма поручения и письма запросы вышестоящих и контролирующихорганов, надзорных, правоохранительных органов - согласно указанномув них сроку, сроку, указанному в резолюции, или в течение 30 дней; - письма предприятий и учреждений - 30 дней; - письма, поручения, имеющие отметку "срочно" - в течение 3 дней; - письма, поручения, имеющие отметку "оперативно" - в течение 10дней. VI. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН Организация работы с обращениями граждан в Администрации ведетсяв соответствии с Административным регламентом по исполнению функции«Рассмотрение обращений граждан в администрации городаЮжно-Сахалинска», утвержденным постановлением администрации города. 6.1. Организация работы с письменными обращениями граждан 6.1.1. Работу с обращениями, заявлениями и жалобами граждан(далее - Обращения) в Администрации осуществляет приемная граждан. Специалисты приемной граждан осуществляют учет и организациюрассмотрения письменных и устных обращений граждан, обращений в формеэлектронного документа, поступивших в Администрацию, анализируютхарактер вопросов, поднимаемых гражданами. 6.1.2. Приемная граждан осуществляет контроль исполненияОбращений через помощников первого вице-мэра, вице-мэров города ируководителей Подразделений администрации. 6.1.3. Письменное Обращение подлежит обязательной регистрациив СЭД по установленной форме в течение трех дней со дня поступления вАдминистрацию специалистами приемной граждан. 6.1.4. Обращения, направленные в адрес мэра города, первоговице-мэра, вице-мэров города, Администрации и полученные ихпомощниками, минуя приемную граждан, подлежат обязательной передачеОбращений в приемную граждан для регистрации в СЭД. 6.1.5. Сканированное изображение Обращения и приложенийприкрепляется к регистрационной карточке электронного документа вСЭД. Дальнейшая работа по Обращениям происходит с использованиемэлектронной копии. Подлинник (оригинал) документа хранится в приемнойграждан, и может быть передан ответственному исполнителю пописьменному запросу исполнителя. 6.1.6. Обращение регистрируется специалистами приемной гражданпутем заполнения электронной регистрационной формы в СЭД, в которуювносятся все необходимые данные, после этого Обращению присваиваетсярегистрационный номер. 6.1.7. Специалист приемной граждан устанавливает наличиепредыдущий обращений по одному вопросу и в случае повторного обращениярегистрирует документ как связанный. Повторным Обращениям при их поступлении присваивается очереднойрегистрационный индекс, а в соответствующей строке регистрационнойкарточки электронного документа в СЭД указывается регистрационныйномер Обращений, поступивших в течение года и приобщается всяпредшествующая переписка. 6.1.8. Зарегистрированное в СЭД Обращение направляетсяспециалистами приемной граждан помощникам руководителя (первоговице-мэра, вице-мэров города) для формирования проекта резолюции инаправления на рассмотрение первому вице-мэру, вице-мэрам города всоответствии с распределением обязанностей, который в 2-дневный срокподписывает резолюцию ЭЦП (проект резолюции на Обращения, направляемыена рассмотрение мэру города, формируют специалисты приемной граждан). При необходимости, руководитель вносит изменения в проектрезолюции. В случае наложения руководителем графической, либо аудиорезолюции она передается помощнику для перевода ее в текстовойредактор и направления исполнителям. 6.1.9. Передача поручения исполнителям по СЭД равноправнапередаче бумажного носителя и является основанием для исполненияпоручения (подписание бумажного носителя не производится). 6.1.10. Направление Обращения в Подразделение администрациипроисходит автоматически при отправке поручения в это Подразделение.Передача (переадресация) зарегистрированных Обращений из одногоПодразделения администрации в другое производится с согласия лица,поручившего рассмотреть Обращение, через приемную граждан с отметкой(переадресацией) в СЭД. 6.1.11. Исполнитель (руководитель Структурного подразделения)несет персональную ответственность за объективность и всесторонностьрассмотрения Обращения, соблюдение сроков рассмотрения Обращения,своевременность продления сроков рассмотрения Обращения, содержаниеподготовленного ответа. При рассмотрении Обращения несколькими исполнителямиответственность за своевременное и правильное исполнение поручений вравной степени несут все указанные в резолюции исполнители. 6.1.12. До представления на подпись исполнитель осуществляетпроверку правильности оформления проекта ответа на Обращение,комплектности, правильности адресования, наличия необходимых виз,приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок,разъясняющих содержание подготовленного проекта ответа. 6.1.13. Проекты ответов оформляются исполнителями всоответствии с Инструкцией. 6.1.14. Срок, в течение которого проект ответа на Обращениеможет находиться на согласовании в Подразделении администрациисоставляет не более трех рабочих дней. 6.1.15. Исполнитель, подготовивший проект ответа за подписьюмэра города, формирует карточку электронного согласования документа, вкоторой указывает маршрут согласования, подписанта, а такжеприкладывает файл проекта исходящего документа в установленномформате. Маршрут согласования в СЭД последовательно должен включатьначальника отдела (управления, департамента), начальника подразделенияисполнителя, вице-мэра, в соответствии с распределением обязанностей,а также соисполнителей поручения в случае, если ответ необходимосогласовать с ними. В приемную граждан не позднее чем за 5 дней доокончания срока рассмотрения Обращения по СЭД поступает свод (проектдокумента и информацию о согласовании) для проверки на соответствиеответа сути вопроса, наличие необходимых виз. В случае замечаний,проект ответа возвращается исполнителю на доработку. При отсутствиизамечаний специалисты приемной граждан распечатывают проект ответа,прикрепляет оригинал Обращения и передают для подписания мэру городане позднее чем за 2 дня до окончания срока исполнения Обращения. 6.1.16. При подписании проекта ответа первым вице-мэром,вице-мэрами исполнитель формирует карточку электронного документа всоответствии с п.6.1.12. После проведения необходимого согласованияпомощнику вице-мэра не позднее чем за 5 дней до окончания срокарассмотрения Обращения по СЭД поступает свод (проект ответа и листсогласования) для проверки документа на грамматические ошибки,соответствие ответа сути вопроса, наличие необходимых виз. В случаезамечаний, проект ответа возвращается исполнителю на доработку. Приотсутствии замечаний проект ответа и лист согласования помощникомвице-мэра направляется в приемную граждан для формирования папки наподписание (распечатка проекта ответа, прикрепление оригиналаОбращения) и передаче для подписания вице-мэру города в соответствии сраспределением обязанностей не позднее чем за 2 дня до окончаниясрока исполнения Обращения. 6.1.17. Визы, оставленные рецензентами при согласовании проектаответа в СЭД, считаются равнозначными подписи на бумажном носителе. 6.1.18. Мэр города (первый вице-мэр, вице-мэры) подписываетответ на Обращение (2 экз.), либо отклоняет его. Помощник вносит в СЭДинформацию о подписании (либо не подписании). В случае несогласия сответом, помощник должен также внести соответствующие замечания,проект ответа при этом возвращается исполнителю на доработку 6.1.19. Ответы на Обращения, подписанные в 2-дневный срок мэром(первым вице-мэром, вице-мэрами) города передаются помощником вприемную граждан для регистрации документа в СЭД и отправки адресатам. 6.1.20. При направлении заявителю на Обращение промежуточногоответа в тексте ответа указывается срок окончательного решениявопроса. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроляне снимаются. 6.1.21. Изменение срока исполнения фиксируется в СЭД.Обращения, срок исполнения по которым не был своевременно продлен,считаются не исполненными в срок. 6.1.22. Регистрационный номер ответа на Обращение и датарегистрации проставляются специалистами приемной граждан на подлинникедокумента в реквизитах бланка. 6.1.23. Ответы на Обращения, подписанные мэром города (первымвице-мэром, вице-мэрами города) регистрируются и отправляютсяспециалистами приемной граждан в день их регистрации или на следующийрабочий день, за исключением срочной корреспонденции. Ответы на Обращения, подписанные руководителями Подразделенийадминистрации регистрируются в Подразделении администрации ирассылаются самостоятельно. 6.1.24. Резолюции мэра города "Для исполнения", «Для ответа»,"Для рассмотрения" позволяет первому вице-мэру, вице-мэрам города приознакомлении с Обращением самостоятельно дополнять и определять мерыпо его исполнению. Резолюция мэра города (вице-мэров) "Для подготовки ответа»подразумевает необходимость подготовки проекта ответа за подписьюдолжностного лица, давшего поручение. Если в резолюции к Обращению мэром города (вице-мэрами) указано"Прошу внести предложения", "Об исполнении информировать", то этиОбращения снимаются с контроля автором резолюции. 6.1.25. Если в резолюции мэра города, первого вице-мэра,вице-мэров города поручение дано нескольким исполнителям и указанонаправить ответ заявителю, то ответы направляются каждым исполнителем,в пределах своей компетенции или общий ответ готовит исполнитель,указанный в резолюции (поручении) первым, или исполнитель, которомупоручено сделать свод. 6.1.26. Ответ на Обращения граждан, как правило, дается вписьменной форме. В случае устного ответа делается соответствующаязапись в регистрационной карточке. Ответ на Обращение, поступившее вформе электронного документа, направляется в форме электронногодокумента по адресу электронной почты, указанному в обращении, или вписьменной форме на почтовый адрес. 6.1.27. Снятие с контроля Обращения производится темдолжностным лицом, которое поставило его на контроль или лицом, егозамещающим. 6.1.28. Законченные производством «Дела» по Обращениям гражданхранятся определенный номенклатурой срок, затем подлежат уничтожениюпо акту. 6.2. Организация работы по личному приему граждан 6.2.1. Личный прием граждан в Администрации в соответствии сграфиком на текущий месяц ведут мэр города, вице-мэры города. 6.2.2. График приема граждан составляется специалистамиприемной граждан на первое число каждого месяца, согласовывается совсеми должностными лицами, внесенными в него, опубликовывается впечати, размещается на официальном сайте Администрации и наинформационном стенде в здании Администрации. 6.2.3. Предварительную запись на прием осуществляютспециалисты приемной граждан. На каждое Обращение заполняется карточкаприема граждан (приложение N 13). При повторных Обращениях к карточке прикладываются все имеющиесяматериалы по обратившемуся заявителю. 6.2.4. При необходимости, специалисты приемной граждан даютгражданам разъяснения и справки. 6.2.5. Перед приемом специалисты приемной граждан проводятсоответствующую проработку вопроса, запрашивают необходимую информациюв Подразделениях администрации, а также приглашают на прием,проводимый мэром города руководителей названных Подразделенийадминистрации. 6.2.6. Материалы, подготовленные к приему, передаются ведущемуприем руководителю в день, предшествующий дню приема. 6.2.7. Должностное лицо, осуществляющее личный прием, даетгражданину устный ответ по существу вопросов, поставленных им в устномобращении. При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приемадолжностным лицом, осуществляющим прием, дается соответствующеепоручение руководителям Подразделений администрации о подготовкеписьменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.Поручение оформляется в карточке приема в соответствии с Инструкцией. 6.2.8. После завершения личного приема специалисты приемнойграждан осуществляют рассылку карточек приема с поручениями мэрагорода (вице-мэров города) исполнителям. 6.2.9. Информация исполнителей о выполнении поручений, данныхпо итогам личного приема граждан, направляется специалистами приемнойграждан должностному лицу, проводившему прием. 6.2.10. Ответственность за своевременное рассмотрениеобращений, поступивших на личном приеме граждан, возлагается надолжностных лиц, проводивших прием и ответственных исполнителей. 6.2.11. Рассмотрение обращений считается завершенным послесписания их "В дело" проводившим прием должностным лицом. VII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 7.1. Организация обмена электронными документами (электроннымикопиями документов) направлена на повышение эффективностидокументооборота между участниками обмена, оперативности обработкиданных обеспечения достоверности информации и усиления контроляисполнительской дисциплины. 7.2. Служба, ответственная за внедрение, сопровождение и общуюкоординацию процедур обмена электронными документами (электроннымикопиями документов) (далее – служба информатизации): - несет ответственность за сохранность, дублирование электронныхдокументов (электронных копий документов) и работоспособность СЭД; - обеспечивает возможность обмена электронными документами(электронными копиями документов) с рабочих мест, определяемыхучастниками обмена; - готовит и рассылает участникам обмена руководства, инструкции ирекомендации по работе с СЭД; - консультирует участников обмена по работе с СЭД. 7.3. В администрации создаются и используются: - электронные документы, создаваемые в электронной форме безпредварительного документирования на бумажном носителе; - электронные образы документов, полученные в результатесканирования документов и хранящиеся в системе электронногодокументооборота. 7.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правиламделопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичногодокумента на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. 7.5. При создании электронных документов в Подразделенияхадминистрации необходимо руководствоваться форматами электронныхдокументов (Open Document Format), утвержденными ГОСТ Р ИСО/МЭК26300-2010. Использование иных форматов электронных документов недопускается. В исключительных случаях, в отсутствие технической возможностиподготовить документы в форматах ODF необходимо оформлять электронныедокументы в формате *.rtf (Rich Next Format). 7.6. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписанииэлектронных документов (электронных копий документов) в системеэлектронного документооборота во внутреннем документооборотеАдминистрации могут использоваться способы подтверждения действий сэлектронными документами, при которых электронная подпись неиспользуется, при условии, что программные средства, применяемые вАдминистрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшеедокумент. 7.7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся всистеме электронного документооборота Администрации. 7.8. При передаче поступивших электронных документов (электронныхкопий документов) на рассмотрение мэру (первому вице-мэру,вице-мэрам) города, направлении электронных документов (электронныхкопий документов) в Подразделения администрации и ответственнымисполнителям Администрации и хранении электронных документов вместе сэлектронными документами передаются (направляются, хранятся) ихрегистрационные данные. 7.9. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступившие вАдминистрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронногодокументооборота после сканирования и создания электронных образовдокументов. Включение электронного образа документа в системуэлектронного документооборота возможно после его сравнения сподлинником документа. 7.10. Единицей учета электронного документа являетсяэлектронный документ, зарегистрированный в системе электронногодокументооборота Администрации. 7.11. Электронные документы формируются в дела в соответствиис номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном вотношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется вэлектронном виде. 7.12. Электронные документы после их исполнения подлежатхранению в установленном порядке в Администрации в течение сроков,предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. 7.13. Экспертиза ценности электронных документовосуществляется в общем порядке, установленном в отношении документовна бумажном носителе. После истечения срока, установленного дляхранения электронных дел (электронных документов), на основании акта овыделении их к уничтожению, указанные электронные дела (электронныедокументы) подлежат уничтожению. VIII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ГРИФОМ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» 8.1. К информации ограниченного распространения относитсянесекретная документированная информация, доступ к которой ограниченфедеральными законами. 8.2. Пометка «Для служебного пользования» проставляется наотдельных документах (изданиях) нормативного, информационного исправочного характера, содержащих несекретную служебную информацию одеятельности Администрации, учреждений, предприятий, организаций, неподлежащую опубликованию в открытой печати, использованию в передачахрадио и телевидения, а также требующую ограничения лиц дляознакомления с ней. 8.3. Документационная информация ограниченного распространениябез санкции мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города неподлежит разглашению (распространению). 8.4. Необходимость проставления пометки "Для служебногопользования" на документах, содержащих информацию ограниченногораспространения, определяется исполнителем и должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации кразряду ограниченного распространения, несут персональнуюответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдениеограничений, предусмотренных настоящей Инструкцией. 8.5. Не может быть ограничен доступ к: - нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы иобязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовоеположение организаций и полномочия органов местного самоуправления; - информации о состоянии окружающей среды; - информации о деятельности органов местного самоуправления, атакже об использовании бюджетных средств (за исключением сведений,составляющих государственную или служебную тайну); - информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев иархивов, а также в государственных, муниципальных и иныхинформационных системах, созданных или предназначенных для обеспеченияграждан (физических лиц) и организаций такой информацией; - иной информации, недопустимость ограничения доступа к которойустановлена федеральными законами. 8.6. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземплярапроставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, наобложке и титульном листе издания, а также на первой страницесопроводительного письма к таким документам. 8.7. Прием и регистрация документов с пометкой "Для служебногопользования" осуществляется Отделом по защите государственной тайны ивоенной мобилизации Администрации. При смене работника Отдела позащите государственной тайны и военной мобилизации Администрации,осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебногопользования", составляется акт приема-передачи этих документов другомуработнику. Акт утверждается начальником Отдела по защитегосударственной тайны и военной мобилизации Администрации. 8.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования": - учитываются отдельно от документов с грифом "секретно". Принезначительном объеме документов с пометкой "Для служебногопользования" разрешается вести их учет совместно с другиминесекретными документами; - на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листаэкземпляра документа, подшиваемого в дело, указывается количествоотпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебноготелефона; - передаются исполнителем в Отдел по защите государственной тайныи военной мобилизации Администрации для регистрации. Черновикидокумента уничтожаются исполнителем, о чем делается отметка в учетныхформах; - копируются (тиражируются) с письменного разрешенияруководителей Администрации. Учет размноженных документовосуществляется поэкземплярно; - передаются работникам Администрации под роспись, пересылаютсядругим организациям заказной почтой (при необходимости суведомлением); - не передаются по незащищенным каналам компьютерно-модемной ифаксимильной связи; - в несколько адресов рассылаются согласно списку рассылки, вкотором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемыхдокументов. Список рассылки подписывается руководителем Подразделенияадминистрации, подготовившим данный документ; - хранятся в металлических сейфах или шкафах в Отделе по защитегосударственной тайны и военной мобилизации Администрации. Помещение,где хранятся документы, содержащие информацию ограниченногораспространения, оборудуется в соответствии с требованиями,предъявляемыми к режимным помещениям, и специальными требованиями ирекомендациями по технической защите конфиденциальной информации(СТР-К), утвержденными приказом председателя Гостехкомиссии России. 8.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Дляслужебного пользования", утративших свое практическое значение и неимеющих научной и исторической ценности, производится по акту(приложение N 14). В учетных формах об этом делается отметка соссылкой на соответствующий акт. 8.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащихинформацию ограниченного распространения, либо разглашения этойинформации ставятся в известность начальник Отдела по защитегосударственной тайны и военной мобилизации, вице-мэр, руководительаппарата Администрации и назначается комиссия для расследованияобстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследованиядокладываются вице-мэру, руководителю аппарата Администрации. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Дляслужебного пользования" составляется акт, на основании которогоделаются соответствующие отметки в учетных формах. 8.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" надокументах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаютсясоответствующие отметки и информируются все адресаты, которым этидокументы (издания) направлялись. 8.12. За утрату документов с пометкой "Для служебногопользования", разглашение информации ограниченного распространения, атакже нарушение порядка обращения с документами, содержащими такуюинформацию, муниципальный служащий (работник Администрации) может бытьпривлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной действующимзаконодательством ответственности. IX. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 9.1. Гербовые и другие печати используются в Администрации дляудостоверения подлинности документов и соответствия копий документовподлинникам. Для проставления отметок справочного характера о получении,регистрации, прохождении и исполнении документов и других отметокприменяются соответствующие штампы. 9.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильнымвоспроизведением подписи мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города илицо, ответственное за использование указанных штампов, определяетсямэром (первым вице-мэром, вице-мэрами) города, соответственно. Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведениемподписи мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) города подписываетсявице-мэром, руководителем аппарата. 9.3. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечениядеятельности Подразделений администрации, производится по согласованиюс вице-мэром, руководителем аппарата исходя из функциональныхобязанностей Подразделений администрации и целесообразности. 9.4. Руководители Подразделений администрации представляют заявкина изготовление печатей и штампов в Управление хозяйственногообеспечения с приложением эскизов заказываемых печатей и штампов. 9.5. Изготовленные печати и штампы передаются в Отдел по работе сдокументами и контролю. 9.6. Отдел по работе с документами и контролю осуществляет: - учет и регистрацию изготовленных печатей и штамповАдминистрации, Подразделений администрации в журнале с проставлениемих оттисков; - выдачу печатей и штампов работникам Администрации под роспись вжурнале учета печатей и штампов; - принятие пришедших в негодность и утративших значение печатей иштампов, уничтожение их по акту с проставлением соответствующейотметки в журнале учета печатей и штампов. 9.7. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах илиметаллических шкафах. В случае утери печатей, штампов, незамедлительно ставится визвестность руководитель Отдела по работе с документами и контролю,вице-мэр, руководитель аппарата. 9.8. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений,занимаемых Подразделениями администрации, не допускается. 9.9. Оттиск печати с изображением герба города Южно-Сахалинскапроставляется: - N 1 - на финансовые документы, скрепленные подписью мэрагорода, первого вице-мэра города, вице-мэров города, и хранится вбухгалтерии Администрации; - N 2 - на документы международного характера, постановления,распоряжения администрации города, решения городского Собрания,подписанные мэром города, договоры, соглашения, муниципальныеконтракты, заключаемые администрацией города, доверенности,командировочные удостоверения, Почетные грамоты и другие документы,скрепленные подписью мэра города, первого вице-мэра города, вице-мэровгорода, и хранится в Отделе по работе с документами и контролю. Оттиском печати с изображением герба города Южно-Сахалинскаскрепляется подпись работников отдела кадровой политики в трудовыхкнижках работников администрации города (распоряжение мэра от26.12.2008 № 392р). 9.10. На копиях постановлений (распоряжений) администрациигорода, нормативных правовых актов, принятых городским Собранием,договоров, соглашений, муниципальных контрактов проставляется круглаяпечать "Отдел по работе с документами и контролю администрации городаЮжно-Сахалинска", которая хранится в Отделе по работе с документами иконтролю. 9.11. Оттиск печати "Отдел кадровой политики Администрациягорода Южно-Сахалинска" ставится на справках, подтверждающих трудовуюдеятельность сотрудника, командировочных удостоверениях, копияхраспоряжений администрации города по личному составу и кадрам.Хранится в Отделе кадровой политики Администрации. Оттиск печати "Администрация города Южно-Сахалинска городскойокруг "Город Южно-Сахалинск" Сахалинская область" заверяет копиибухгалтерских документов и хранится в Отделе по работе с документами иконтролю. Оттиск печати "Администрация города Южно-Сахалинска городскойокруг "Город Южно-Сахалинск" Сахалинская область" ставится на архивныесправки и архивные выписки. Хранится в Архивном отделе Администрации. 9.12. Оттиск печати проставляется на документах в строгоопределенном месте, при этом он может захватывать часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ или на специально отведенномместе. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "МП". 9.13. Факсимильная подпись может быть использована в целяхоперативного решения вопроса при написании резолюции. Факсимильную подпись мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) городаразрешается, при необходимости, ставить на копиях подписанных имидокументов. Факсимильная подпись проставляется только с письменногоразрешения руководителя, которому она принадлежит. Факсимиле подписи мэра (первого вице-мэра, вице-мэров) городаможет проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях идругих подобных документах. Факсимиле подписи должностных лиц допускается ставить на Почетныхграмотах, Благодарственных письмах, Памятных, Приветственных иЮбилейных адресах. Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральныхорганов исполнительной власти и органов власти субъектов Федерации,другие государственные органы, не должны подписываться факсимильнойподписью. Запрещается использовать факсимиле подписи на трудовых договорахи приложениях к ним, в трудовых книжках, а также в унифицированныхформах по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлениемГоскомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Факсимиле подписи не допускается использовать на доверенностях,платежных документах, других документах, имеющих финансовыепоследствия. На факсимильную подпись гербовая печать не ставится. Структурные подразделения администрации города имеют печати, всоответствии с положениями о своих подразделениях. 9.14. Ответственность за законность использования инадежность хранения печатей и штампов возлагается на руководителейсоответствующих Подразделений администрации. Руководители Подразделений администрации возлагаютответственность за хранение и использование печатей и штампов наодного из подчиненных им работников. При смене работника печати иштампы передаются по акту с отметкой в журнале учета. X. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 10.1. Копирование (тиражирование)документов 10.1.1. Копировально-множительные работы осуществляются вОтделе по работе с документами и контролю. Копирование (тиражирование)небольших по объему документов может производиться непосредственно вПодразделениях администрации, имеющих множительную технику. 10.1.2. В Отдел по работе с документами и контролю накопирование сдаются только служебные документы, при этом ведетсяжурнал учета копируемых и тиражируемых документов для определениязагрузки технических средств, расчета потребности в новомоборудовании. 10.1.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры(подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные.Заказы на копирование выполняются в порядке очередности ихпоступления. 10.1.4. Тираж изготовленных копий документов долженсоответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первымэкземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы в журналеучета делается соответствующая запись. 10.1.5. Порядок использования имеющейсякопировально-множительной техники в Подразделениях администрацииустанавливается их руководителями. 10.1.6. Отдел по работе с документами и контролю производитдвухстороннюю печать копий решений, писем, судебных документов и т.д. 10.2. Прием и передача текстов документов по официальным каналам факсимильной связи 10.2.1. Факсимильные аппараты (факс), имеющие официальныеномера Администрации, предназначены для передачи только служебныхдокументов. 10.2.2. При приеме и передаче текстов служебных документов пофаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями: - ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, ируководителя соответствующего Подразделения администрации; - факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, а доставляютсяадресату без перевода; - запрещается передавать тексты документов с пометкой "Дляслужебного пользования"; - подлинники документов после передачи по телефаксу возвращаютсяисполнителям с отметкой о времени отправки. 10.2.3. Ответственность за правильное использованиефаксимильной техники, установленной в Подразделениях администрации,несут соответственно руководители Подразделений администрации. XI. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ ИХ В АРХИВ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 11.1. Составление номенклатуры дел 11.1.1. Номенклатура дел - это оформленный в установленномпорядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел,заводимых в Подразделениях администрации, с указанием сроков иххранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков иххранения и является основой для составления описей дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до10 лет включительно) хранения. 11.1.2. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться положениями о Подразделениях администрации, штатнымирасписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов суказанием сроков их хранения, типовыми номенклатурами дел,номенклатурами дел за прошедшие годы. Изучаются документы,образующиеся в деятельности Подразделения администрации, их виды,состав и содержание. 11.1.3. Номенклатура дел Подразделения администрации -источника комплектования муниципального архивного фонда (далее -источник комплектования) на предстоящий календарный годразрабатывается до 1 декабря текущего года, подписывается лицом,ответственным за делопроизводство, либо лицом, ответственным заведение архива, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК)Подразделения администрации и передается в архив, который проверяетноменклатуры дел и представляет их для согласования вэкспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного агентства Сахалинскойобласти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителемПодразделения администрации и с 1 января следующего года вводится вдействие. Вновь созданное Подразделение администрации разрабатывает ипредставляет номенклатуру дел в архив в месячный срок. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК архивного агентстваСахалинской области не реже одного раза в четыре года. Если в течениегода в источнике комплектования произошли структурные и функциональныеизменения, номенклатура дел в конце года уточняется, согласовываетсяи с 1 января следующего года вводится в действие. 11.1.4. Номенклатура дел Подразделения администрации -источника комплектования (приложение N 15) составляется на основанииноменклатур дел подразделений, входящих в его состав (приложение N16). 11.1.5. Названиями разделов номенклатуры дел являютсянаименования подразделений, входящих в состав источникакомплектования. 11.1.6. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах.Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документомпостоянного срока хранения и находится у лица, ответственного заведение архива, второй - передается в архив. 11.1.7. После утверждения номенклатуры дел источникакомплектования, его подразделения получают ее копию либо выписки изсоответствующих ее разделов для использования в работе. 11.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.В графе 1 проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит изустановленного цифрового обозначения Подразделения администрации ипорядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределахПодразделения администрации. Индексы дел обозначаются арабскимицифрами. Например:10-06,где 10 - обозначение Подразделения администрации,06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В графу 2 включаются заголовки дел, которые должны охватывать вседокументируемые участки работы, в том числе документы с грифом "Дляслужебного пользования", справочные картотеки и журналы. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основноесодержание и состав документов дела. Не допускается употребление взаголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общаяпереписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных оборотов,сокращенных слов и наименований. Если заголовок включает в себя термин"документы", то в скобках дается расшифровка: (планы, отчеты,информации, записки и т.д.). Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующейпоследовательности: - название вида дела (переписка, обращения граждан, нормативныеакты и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы,договоры и т.д.); - название организации - автора документа; - название организации - адресата документа; - краткое содержание документа; - название территории, с которой связано содержание документов; - период, к которому относятся документы дела; - указание на наличие копий документов. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады, информации и т.д.). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и покакому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Например: Переписка с учебными заведениями о проведении ЕГЭ В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. Например: Переписка с Финансовым управлением администрации города повопросам финансового обеспечения При обозначении в заголовках дел административно-территориальныхединиц учитывается то, что если содержание дела касается несколькиходнородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание. Например: Переписка с главами администраций городов и районов области повопросам местного самоуправления Если содержание дела касается однойадминистративно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с администрацией Сахалинской области по вопросамподготовки кадров В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы(отчеты). Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования иоформления. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделовноменклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовкидел, содержащих нормативную и организационно-распорядительнуюдокументацию. Заголовки дел, содержащие решения вышестоящихорганизаций, располагаются перед заголовками дел с решениямиАдминистрации. Далее располагаются заголовки дел, документы которыхсодержат сведения о работе Подразделения администрации (планы, отчетыи т.д.). В графе 3 указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкойна перечень документов со сроками хранения, в случае отсутствиятакового - на типовую или примерную номенклатуру дел или другоеоснование для установления сроков хранения документов. При включении в номенклатуру заголовков дел, срок хранениякоторых не определен нормативными документами, он согласовывается сЭПК Управления по делам архивов Сахалинской области. В графе 4 приводятся дополнительные сведения к делам (о заведениидел и особенностях их формирования, месте хранения, о лицах,ответственных за формирование и хранение дел и др.), которые отражаютспецифику ведения делопроизводства в Подразделениях администрации. 11.1.9. Если в течение года в источнике комплектованиявозникают новые документированные участки работы и формируютсянепредусмотренные номенклатурой дела, то они дополнительно вносятся вноменклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатурыоставляются резервные номера. 11.1.10. По окончании календарного года лицо, ответственное заведение архива, в конце сводной номенклатуры дел составляет итоговуюзапись о количестве заведенных дел. 11.2. Формирование дел 11.2.1. Формирование дел - это группировка исполненныхдокументов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизациядокументов внутри дела. 11.2.2. Документы должны быть оформлены в соответствии стребованиями настоящей Инструкции и списаны в дело. Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаютсяисполнителю. 11.2.3. Дела в источнике комплектования формируютсядецентрализованно, т.е. в каждом Подразделении администрации отдельно.Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяетруководитель Подразделения администрации или исполнитель всоответствии с номенклатурой дел. 11.2.4. Общий контроль правильного формирования дел вПодразделениях администрации осуществляют экспертные комиссииисточников комплектования при методической помощи архива. 11.2.5. При формировании дел соблюдаются следующие основныетребования: - в дело помещаются документы, которые по своему содержаниюсоответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в делачерновые и дублетные экземпляры документов, а также документы,подлежащие возврату; - документ, помещенный в дело, должен быть оформлен всоответствии с требованиями настоящей Инструкции; - в дело включается только один экземпляр каждого документа; - документы постоянного и временного сроков хранения формируютсяв дела раздельно; - в дело группируются документы одного календарного года(исключение составляют переходящие и личные дела); - внутри дела документы должны располагаться в хронологическомпорядке; - приложения к документам, независимо от даты их утверждения илисоставления, присоединяются к документам, к которым они относятся; - дело должно содержать не более 250 листов; - при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовокдела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 11.2.6. В зависимости от разновидности документов ихгруппировка осуществляется следующим образом: - распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями; - уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Если же они утверждены в качествесамостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела; - приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу; - документы в личных делах формируются в течение всего периодаработы данного лица в Подразделении администрации и размещаются вхронологическом порядке по мере их поступления; - лицевые счета рабочих и служащих по заработной платегруппируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядкеалфавита по фамилиям; - предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работыПодразделений администрации и все документы по их рассмотрению иисполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личнымвопросам; - переписка группируется, как правило, за период календарногогода и систематизируется в хронологической последовательности;документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлениипереписки, по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года. 11.2.7. При заведении дела оформляется его обложка. На нейуказываются реквизиты: наименование источника комплектования,наименование его структурного подразделения, индекс дела, заголовокдела, дата заведения дела. 11.3. Организация оперативного хранения документов 11.3.1. С момента заведения и до передачи в архив илиуничтожения дела хранятся по месту их формирования - в Подразделенияхадминистрации. Ответственность за сохранность документов несут руководителиПодразделений администрации. 11.3.2. Непосредственное хранение документов постоянного идолговременного срока хранения осуществляют лица, ответственные заведение архива Подразделения администрации, документы кратковременногосрока хранения могут храниться в отделах до момента их уничтожения. 11.3.3. Дела должны находиться в рабочих комнатах илиспециально отведенных для этой цели помещениях, храниться взапирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействиясолнечного света. Хранить документы в неприспособленных шкафах и врабочих столах запрещается. 11.3.4. В целях обеспечения оперативного поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел Подразделенияадминистрации, копия которой помещается на дверце шкафа с внутреннейстороны. 11.3.5. На корешках обложек дел указываются индексы пономенклатуре дел Подразделения администрации. 11.3.6. Выдача дел регистрируется в специальной книге(журнале), где делается соответствующая отметка, включающая датувыдачи, фамилию и должность работника, затребовавшего дело, подписьлица, осуществившего выдачу-прием дела. 11.3.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникамПодразделений администрации на срок не более одного месяца. Послеистечения указанного срока дело должно быть возвращено на место егохранения. 11.3.8. Изъятие документов из дел постоянного и пятилетнегосрока хранения допускается в исключительных случаях и производитсятолько с разрешения руководителя Подразделения администрации собязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта обизъятии подлинника. XII. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ Документы Подразделений администрации являются муниципальнойсобственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке,установленном действующим законодательством, подлежат обязательнойпередаче на постоянное хранение в архив. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включаетработу лиц, ответственных в Подразделениях администрации за ведениеделопроизводства и архива, экспертных комиссий по проведениюэкспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел,составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов идел. 12.1. Экспертиза ценности документов 12.1.1. Экспертиза ценности документов проводится дляустановления научной, исторической и практической значимостидокументов с целью отбора их на хранение и установления сроковхранения. 12.1.2. Экспертиза ценности документов в Подразделенияхадминистрации на стадии делопроизводства проводится: при составленииноменклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильностиотнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. 12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в источнике комплектования создается постоянно действующаяЭК. 12.1.4. ЭК возглавляет ее председатель. Функции и права ЭКопределяются Положением, которое утверждается руководителем источникакомплектования. ЭК является совещательным органом. Ее заседания проводятся нереже двух раз в год и оформляются протоколами, которые подлежатутверждению руководителем источника комплектования. Документирование деятельности ЭК и формирование дел возлагаетсяна секретаря комиссии. 12.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно в Подразделениях администрациинепосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводствасовместно с ЭК, под методическим руководством архива. 12.1.6. При проведении экспертизы ценности документовосуществляются: - отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроковхранения для передачи в архив; - отбор документов временного срока хранения и с пометкой "Доминования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в Подразделенииадминистрации; - выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, срокхранения которых истек. При этом одновременно уточняются действующая номенклатура делПодразделения администрации и сроки хранения дел, заведенных всоответствии с номенклатурой дел, а также проверяется соблюдениеправил оформления документов и формирования дел. 12.1.7. Отбор документов для постоянного и долговременногохранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянногосрока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,черновики, варианты документов, неоформленные копии документов,факсограммы, документы, подлежащие возврату и документы временногосрока хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в делотолько в случае отсутствия подлинника документа, имеющегопрактическое, информационное и научное значение. Это относится, преждевсего, к документам, подписанным или правленным мэром города. С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимаетсяксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметкаоб уничтожении факсограммы. Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру сцелью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела сотметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срока хранения,подлежат переформированию. Выделенные из их состава документыпостоянного срока хранения присоединяются к однородным делам илиоформляются в самостоятельные дела. 12.1.8. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного срока хранения (приложение N 17),документов по личному составу (приложение N 18), а также акты овыделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 14). 12.1.9. Документы, срок хранения которых истек, уничтожаются вПодразделении администрации - источнике комплектования по акту,который утверждается руководителем данного Подразделения администрациии хранится постоянно. Уничтожение документов можно произвести толькопосле утверждения описей дел постоянного и долговременного хранения заэтот период. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться на машинахдля уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаться перед сдачейна переработку в металлические бачки, матерчатые или крафт-мешки. 12.1.10. Подшивка дел производится только после проведенияэкспертизы ценности документов. 12.2. Подготовка дел к архивному хранению 12.2.1. Законченные делопроизводством дела постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения по окончании календарного года, вкотором они были заведены, подлежат оформлению, описанию и передаче нахранение. 12.2.2. Оформление дел включает комплекс работ по ихтехнической обработке и проводится в Подразделениях администрации приметодической помощи архива. 12.2.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. 12.2.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения, а также документы по личномусоставу. Полное оформление дел предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - составление заверительной надписи дела; - составление, в необходимых случаях, внутренней описи дела; - уточнение реквизитов обложки дела. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежатчастичному оформлению. Допускается хранить документы вскоросшивателях. Листы не нумеруются, заверительные надписи несоставляются. 12.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз ирезолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) всеметаллические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 12.2.6. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм длязаверительной надписи, а в начале дела - бланки форм для внутреннейописи документов дела. 12.2.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все листы его, кромелистов заверительной надписи и внутренней описи (листы внутреннейописи нумеруются отдельно), нумеруются сверху вниз арабскими цифрамиваловой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа,простым графическим карандашом (использование чернил и цветныхкарандашей запрещается). При нумерации листов должны соблюдаться следующие правила: - листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому (части) отдельно; - фотографии, чертежи и другие иллюстрированные материалынумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; - сложенный лист любого формата, подшитый за один край,разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, лист, сложенный иподшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один; - если к документу подклеены одним краем другие документы(вырезки, вставки текстов, переводы и т.п.), то каждый документнумеруется отдельно; - если документ вложен в конверт, то нумеруется вначале конверт,а затем сам документ; - подшитые в дело документы с собственной нумерацией (включаяпечатные издания) нумеруются в общем порядке или могут сохранятьсобственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположениюлистов в деле; - в случае обнаружения ошибок в нумерации проводитсяперенумерация, т.е. старые номера зачеркиваются одной наклонной чертойи рядом ставится новый номер листа. Затем составляется новаязаверительная надпись, а старая зачеркивается, но сохраняется в деле; - в случаях обнаружения ошибок нумерации в делах, передаваемых напостоянное хранение в архив, допускается по согласованию с нимупотребление литерных номеров листов. 12.2.8. Для учета количества листов в деле и фиксацииособенностей их нумерации на отдельном листе составляетсязаверительная надпись по установленной форме (приложение N 19). Еслидело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то оннаклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количествопронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+", количестволистов внутренней описи (при ее наличии). В заверительной надписи оговариваются следующие особенностинумерации документов дела: - наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; - номера листов с наклеенными фотографиями, документами,вырезками из газет; - номера крупноформатных листов; - номера конвертов с вложениями и количество вложенных в нихлистов. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указаниемрасшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в состоянии дела (повреждения, заменаподлинников копиями, вложения новых документов и т.д.) отмечаются влисте-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. 12.2.9. Для учета документов определенных категорий дел(постановления, распоряжения, личные дела, лицевые счета, переписка ит.д.) постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранениясоставляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленнойформе (приложение N 20), которая содержит сведения о порядковыхномерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерахлистов дела. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которойцифрами и прописью указывается количество включенных в нее документови количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указаниемрасшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело подшито или переплетено без внутренней описи, то онаможет быть подклеена к внутренней стороне лицевой части обложки дела. 12.2.10. Обложка дела оформляется по установленной форме(приложение N 21). На обложке указываются следующие реквизиты: - наименование источника комплектования, его непосредственнаяподчиненность; - наименование Подразделения администрации; - индекс дела; - номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел; - заголовок дела; - дата дела (тома, части); - количество листов в деле; - срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется"Хранить постоянно"); - архивный шифр, для которого оставляется место в нижнем левом ив верхнем правом углу лицевой обложки дела. 12.2.11. Наименование источника комплектования на обложке делуказывается полностью, в именительном падеже. Если существуютофициально принятые сокращенные наименования, то они указываются вскобках после полного наименования. При изменении наименования источника комплектования в течениепериода, охватываемого документами дела, или при передаче дела вдругое Подразделение администрации на обложке дописывается новоенаименование этого Подразделения администрации, а прежнее заключаетсяв скобки. 12.2.12. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатурыдел источника комплектования. В необходимых случаях в заголовок делавносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номерарешений, протоколов, приказов и т.п.). 12.2.13. На обложке дела обязательно указывается дата дела, т.е.время заведения и окончания дела в делопроизводстве. При этом следуетруководствоваться следующими правилами: - если в дело включены документы, дата которых не совпадает сдатой дела, то под датой с новой строчки делается запись: "в делеимеются документы за ...год (ы)"; - дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовыепланы и отчеты, т.к. их даты отражаются в самих заголовках дел; - если делом являются журналы приказов, распоряжений, то наобложку выносятся точные календарные даты первой и последней записи вжурнале; - датой дела протоколов заседаний являются даты составления(утверждения) первого и последнего протокола; - датой личного дела являются даты подписания распоряжений(приказов) о приеме и увольнении работника; - число и год на обложке обозначаются арабскими цифрами, а месяцпишется словами; - на обложках дел временного срока хранения указывается толькогод; - если дата документа определяется приблизительно, то оназаключается в квадратные скобки. 12.3. Составление и оформление описей дел 12.3.1. На все завершенные в делопроизводстве дела постоянногои временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу,прошедшие экспертизу ценности, должным образом сформированные иоформленные, составляются описи дел. 12.3.2. Опись дел - это систематизированный перечень заголовковдел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учетаи систематизации внутри фонда. Одновременно опись дел являетсяучетным документом и основным видом научно-справочного аппарата. 12.3.3. Описи составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного (свыше 10 лет) хранения; - дела по личному составу; - дела, состоящие из специфических, характерных только дляданного Подразделения администрации документов (приватизационные дела,паспорта земельных участков и т.п.); - служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельнойваловой (порядковой) нумерацией. 12.3.4. Описи дел составляются на дела источникакомплектования, заведенные в каждом календарном году. Ответственностьза составление описей дел несут руководители Подразделенийадминистрации. 12.3.5. Перед внесением заголовков дел в описи проверяютсякачество формирования и оформления дел, соответствие количества дел,вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. При просмотре дел проверяются: - соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; - правильность оформления и группировки документов, включенных вдело; - качество подшивки или переплета дела; - правильность нумерации листов дела; - наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела иее правильность; - правильность оформления обложки дела; - наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушений правил формирования и оформлениядел, они должны быть устранены. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре,принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись.Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные деласоставляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписываетсяруководителем Подразделения администрации и передается вместе с описьюдел в архив. 12.3.6. Описательная статья описи включает в себя следующиеэлементы: - порядковый номер дела (тома, части) по описи; - заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий егозаголовку на обложке дела; - дата дела (тома, части); - количество листов в деле (томе, части); - срок хранения дела. 12.3.7. При составлении описи дел необходимо соблюдатьследующие требования: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том(часть) вносится в опись под самостоятельным номером; - систематизация дел в описи производится согласно номенклатуредел; - присвоение номера описи устанавливается архивом; - графы описи заполняются в точном соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовкамипишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородныедела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью); - графа описи "Примечание" используется для отметок обособенностях физического состояния дел, о передаче дел другиморганизациям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.д. 12.3.8. В конце описи вслед за последней описательной статьейделается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дела, атакже оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номерадел и пропущенные номера). 12.3.9. Описи дел составляются в четырех экземплярах,подписываются составителем и лицом, ответственным за архив,согласовываются с ЭК источника комплектования и передаются в архив дляпоследующего утверждения или согласования с ЭПК. Затем описи делутверждаются руководителем источника комплектования. Из четырехэкземпляров описи дел три передаются в архив при сдаче дел нахранение, а последний остается в Подразделении администрации. 12.4. Составление исторических справок к фондам и предисловий к описям 12.4.1. К описи дел составляется предисловие, в которомизлагаются: - краткая история Подразделения администрации и его отделов; - состав и содержание документов описи; - особенности формирования, описания и систематизации дел. 12.4.2. Каждое Подразделение администрации - источниккомплектования муниципального архивного фонда являетсяфондообразователем. Его документы, поступившие в архив, образуютсамостоятельный фонд. К фонду Подразделения администрации - источникакомплектования должностным лицом этого Подразделения администрациисоставляется историческая справка, содержащая сведения об образовании,переименовании фондообразователя, о его структуре и функциях соссылкой на конкретные документы. Изменения, происходящие в наименовании, функциях Подразделенияадминистрации, фиксируются в дополнении к исторической справке. Историческая справка и дополнения к ней составляются в двухэкземплярах, один из которых передается в архив, второй - хранится улица, ответственного за ведение архива в источнике комплектования. 12.5. Передача дел в архив 12.5.1. В архив передаются дела источника комплектования сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Документы по личному составу передаютсяв случае ликвидации источника комплектования. Дела временного (до 10лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятсяв Подразделениях администрации и по истечении срока хранения подлежатуничтожению в установленном порядке. 12.5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного идолговременного сроков хранения в течение пяти лет хранятся вПодразделении администрации. Затем дела сдаются в архив. 12.5.3. Передача документов производится только по описям дел. 12.5.4. Передача дел в архив осуществляется по графику,утвержденному постановлением администрации города. 12.5.5. В период подготовки дел к передаче на хранение в архивсотрудником, ответственным за ведение архива источника комплектования,предварительно проверяется правильность их формирования, оформления исоответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,заведенных по номенклатуре дел. Все выявленные при проверке недостаткив формировании и оформлении дел работники Подразделения администрацииобязаны устранить. 12.5.6. Прием каждого дела производится сотрудником архива вприсутствии работника Подразделения администрации. При этом на рабочемэкземпляре описи против каждого дела, включенного в нее, делаетсяотметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываютсяцифрами и прописью количество фактически принятых дел, датаприема-передачи дел, а также подпись сотрудника архива, принявшегодела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки надокументы и (или) программные средства и базы данных, содержащиеинформацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 12.5.7. В случае ликвидации или реорганизации Подразделенияадминистрации лица, ответственные за ведение делопроизводства и архиваданного Подразделения администрации, в период проведенияликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела,оформляют дела и передают их в архив независимо от сроков хранения.Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 12.5.8. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящейИнструкцией правил, возвращаются в Подразделение администрации дляпереоформления. Приложение N 1 к п.2.2 Герб города Южно-Сахалинска АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА693000, РОССИЯ, ЮЖНО-САХАЛИНСК, УЛ. ЛЕНИНА, 173Тел. 49-81-99, 49-81-90. Факс 49-84-73.Межд. тел./факс 8 (4242) 49-84-51от ______________ N ______ Приложение N 2 к п.2.2 Герб города Южно-Сахалинска МЭР города Южно-Сахалинска от _____________ N _______ Приложение N 3 к п.2.2 Герб города Южно-Сахалинска ВИЦЕ-МЭР города Южно-Сахалинска от _____________ N _______ Приложение N 4 к п.2.2 Герб города Южно-Сахалинска ПЕРВЫЙ ВИЦЕ-МЭР города Южно-Сахалинска от _____________ N _______ Приложение N 5 к п. 2.2 Герб города Южно-Сахалинска АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от _________________ N ______________ Приложение N 6 к п. 2.2 Герб города Южно-Сахалинска АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ от _______________N ____________ Приложение N 7 к п.2.2 Герб города Южно-Сахалинска АДМИНИСТРАЦИЯ города Южно-Сахалинска Главное управление правового и контрольно-ревизионного обеспечения693000, РОССИЯ, ЮЖНО-САХАЛИНСК, УЛ. ЛЕНИНА, 173Тел. 49-81-14. Факс 49-84-73.Межд. тел./факс 8 (4242) 49-84-51от _____________ N ________ Приложение N 8 к п.п.3.2.8 С П Р А В К А к проекту постановления, распоряжения администрации города Южно-Сахалинска по вопросу ________________________________ Проект представлен|—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————||Наименование организации (отдел, |Инициалы, |Подпись, дата ||управление и др.) |Фамилия | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————|| | | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————||Вице-мэр, курирующий структурное | | ||подразделение | | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————| Согласовано:|—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————||Вице-мэр, руководитель аппарата | | || | | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————||Департамент правового обеспечения | | || | | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————||Отдел по работе с документами и | | ||контролю | | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————|| | | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————|| | | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————|| | | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————|| | | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————|| | | ||—————————————————————————————————————|———————————————————|—————————————————| Приложение N 9 к п.п. 3.2.19 С П И С О К должностных лиц, структурных подразделений администрации города, предприятий, учреждений, организаций, которым рассылается постановление, распоряжение администрации города Южно-Сахалинска по вопросу ___________________________________________|—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————||Наименование |Количество |Наименование |Количество ||организации |экземпляров |организации |экземпляров ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————|| | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————||Всего к рассылке | | | ||—————————————————————————|——————————————|—————————————————————|——————————————||————————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————||Документ представлен |Инициалы, фамилия |Подпись, дата ||————————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————|| | | ||————————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————||————————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————|| Исполнитель документа | Телефон | Подпись, дата || Должность, имя, отчество, фамилия | | ||————————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————|| | | ||————————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————| Визы:|————————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————|| | |Подпись, дата ||————————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————||Начальник Отдела по работе с | | ||документами и контролю | | ||————————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————| Приложение N 10 к п.п. 3.5.4 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА С П Р А В К А к проекту договора, соглашения и других документов, заключаемых от имени администрации города Южно-Сахалинска по вопросу______________________________________________________________ Проект представлен|———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————||Наименование организации (отдел, |Инициалы, фамилия |Подпись, дата ||управление) | | ||———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————|| | | ||———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————| Согласовано:|———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————||Вице-мэр, руководитель аппарата | | ||———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————||Департамент правового обеспечения | | ||———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————||Отдел по работе с документами и | | ||контролю | | ||———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————|| | | ||———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————|| | | ||———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————|| | | ||———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————|| | | ||———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————|| | | ||———————————————————————————————————————————|———————————————————————|——————————————————| Приложение N 11 к п.п. 3.5.11 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА С П И С О К структурных подразделений администрации города Южно-Сахалинска, предприятий, организаций, учреждений, которым рассылается договор, соглашение и другие документы, заключаемые от имени администрации города Южно-Сахалинска по вопросу______________________________________________________________|—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————||Наименование |Количество |Наименование |Количество ||организации |экземпляров |организации |экземпляров ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————|| | | | ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————|| | | | ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————|| | | | ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————|| | | | ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————|| | | | ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————|| | | | ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————|| | | | ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————|| | | | ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————|| | | | ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————||Всего к рассылке | | | ||—————————————————————|————————————————————|—————————————————————|————————————————————||————————————————————————————————|————————————————————————————|————————————————————————||Документ представлен |Инициалы, фамилия |Подпись, || | |дата ||————————————————————————————————|————————————————————————————|————————————————————————|| | | ||————————————————————————————————|————————————————————————————|————————————————————————|| | | ||————————————————————————————————|————————————————————————————|————————————————————————| Визы:|————————————————————————————————|————————————————————————————|————————————————————————||Начальник Отдела по работе с | | ||документами и контролю | | ||————————————————————————————————|————————————————————————————|————————————————————————|| | | ||————————————————————————————————|————————————————————————————|————————————————————————| Приложение N 12 к п.п. 4.1.2 А К Т Мы, нижеподписавшиеся работники канцелярии Отдела по работесдокументами и контролю администрации города Южно-Сахалинска, составилиакто том, что________________________________________________________________________________________________________________________________ 200__годапри вскрытии пакета (конверта)____________________________________________в нем оказалась (недостача, повреждение)__________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах.Подписи:_______________________________ Приложение N 13 к п.п.6.2.3. Карточка приема гражданN _______________ Дата приема___________________Фамилия, имя, отчество заявителя__________________________________________Место работы_________________________________________________________________________________________________________________________________________Адрес местожительства_____________________________________________________Содержание заявления______________________________________________________ Приложение N 14 к п. 8.9, п.п. 12.1.8Наименование структурного УТВЕРЖДАЮподразделения администрации Наименование должностигорода Южно-Сахалинска руководителяструктурного подразделения Подпись Расшифровкаподписи ДатаАКТ_____________ N ______ (дата)______________________ (место составления)о выделении к уничтожению документов,не подлежащих хранениюНа основании______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценностииутратившие практическое назначение документы фонда N _________________________________________________________________________________ (название фонда)|—————|————————————|———————————|——————————|——————————|——————————|————————————|—————————————||N |Заголовок |Крайние |Номера |Индекс |Кол-во |Сроки |Примечание ||п/п |дела или |даты |описей |дела |ед. хр. |хранения и| || |групповой | | | | |номера | || |заголовок | | | | |статей | || |дел | | | | |по перечню | ||—————|————————————|———————————|——————————|——————————|——————————|————————————|—————————————|| | | | | | | | ||—————|————————————|———————————|——————————|——————————|——————————|————————————|—————————————|| | | | | | | | ||—————|————————————|———————————|——————————|——————————|——————————|————————————|—————————————|| | | | | | | | ||—————|————————————|———————————|——————————|——————————|——————————|————————————|—————————————|Итого ____________________________________ ед. хр. за ________________годы (цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, поличномусоставу согласованы с ЭПК Управления по делам архивов Сахалинскойобласти(протокол от _____________ N _______)Наименование должности лица,проводившего экспертизуценности документов Подпись РасшифровкаподписиДатаСОГЛАСОВАНОПротокол ЭК___________________________(наименование структурногоподразделения)от __________ N ________ Приложение N 15 к п.п.11.1.4Наименование структурного УТВЕРЖДАЮподразделения администрации Наименование должностигорода Южно-Сахалинска руководителяструктурного подразделения Подпись Расшифровкаподписи ДатаНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛНа ______________ год (ы)|————————————|——————————————————————————————————|————————————————————|—————————————————||Индекс |Заголовок дела |Срок хранения и N |Примечание ||дела | |статьи по перечню| || | | | ||————————————|——————————————————————————————————|————————————————————|—————————————————||1 |2 |3 |4 ||————————————|——————————————————————————————————|————————————————————|—————————————————||———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————||Название раздела (наименование подразделения) ||———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————||————————————|——————————————————————————————————|————————————————————|—————————————————|| | | | ||————————————|——————————————————————————————————|————————————————————|—————————————————|Наименование должностиответственного за делопроизводство Подпись РасшифровкаподписиДатаЗаведующий архивом(ответственный за ведение архива) Подпись РасшифровкаподписиДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Протокол ЭПКУправления__________________________ по делам архивов(наименование структурного Сахалинской областиподразделения) от ____________ N_______от _____________ N _______Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________году|——————————————————————————————|————————————————|—————————————————————————————————————||По срокам хранения |Всего |В том числе: ||——————————————————————————————|————————————————|—————————————————————————————————————||——————————————————————————————|————————————————|—————————————————|————————————————————|| | |переходящих |С отметкой "ЭК" ||——————————————————————————————|————————————————|—————————————————|————————————————————||1 |2 |3 |4 ||——————————————————————————————|————————————————|—————————————————|————————————————————||Постоянного | | | ||——————————————————————————————|————————————————|—————————————————|————————————————————||Временного (свыше 10 лет) | | | ||——————————————————————————————|————————————————|—————————————————|————————————————————||Временного (до 10 лет | | | ||включительно) | | | ||——————————————————————————————|————————————————|—————————————————|————————————————————||Итого: | | | ||——————————————————————————————|————————————————|—————————————————|————————————————————|Наименование должностиответственного за делопроизводство Подпись РасшифровкаподписиДата Приложение N 16 к п.п. 11.1.4Наименование структурногоподразделения администрациигорода Южно-СахалинскаНаименованиеотдела (управления)структурного подразделенияНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛна ______________ год (ы)|————————————|——————————————————————————————————|————————————————————|—————————————————||Индекс |Заголовок дела |Срок хранения и N |Примечание ||дела | |статьи по перечню| || | | | ||————————————|——————————————————————————————————|————————————————————|—————————————————||1 |2 |3 |4 ||————————————|——————————————————————————————————|————————————————————|—————————————————|| | | | ||————————————|——————————————————————————————————|————————————————————|—————————————————|Наименование должностируководителя отдела (управления) Подпись РасшифровкаподписиДата Приложение N 17 к п.п 12.1.8Наименование структурного УТВЕРЖДАЮподразделения администрации Наименование должностигорода Южно-Сахалинска руководителяструктурного подразделения Подпись Расшифровкаподписи ДатаФонд N ______Опись N _____дел постоянного срока хранения за _______ год|———————|—————————————————————————————|——————————————|—————————————————|—————————————————||N п/п|Заголовок дела |Крайние даты|Количество |Примечание || | | |листов | ||———————|—————————————————————————————|——————————————|—————————————————|—————————————————||1 |2 |3 |4 |5 ||———————|—————————————————————————————|——————————————|—————————————————|—————————————————|| | | | | ||———————|—————————————————————————————|——————————————|—————————————————|—————————————————|В данный раздел описи внесено ____________________________________ ед.хр., (цифрами и прописью)с N ______ по N ______.Наименование должностисоставителя описи Подпись РасшифровкаподписиНаименование должности лица,ответственного за ведение архива Подпись РасшифровкаподписиДатаСОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНОПротокол ЭК Протокол ЭПКУправления__________________________ по делам архивов(наименование структурного Сахалинской областиподразделения) от _____________ N_____от ____________ N _____ Приложение N 18 к п.п 12.1.8Наименование структурного УТВЕРЖДАЮподразделения администрации Наименование должностигорода Южно-Сахалинска руководителяструктурного подразделения Подпись Расшифровкаподписи ДатаФонд N ______Опись N _____дел по личному составу за _______ год|———————|—————————————————————————————|——————————————|—————————————————|—————————————————||N п/п|Заголовок дела |Крайние даты|Количество |Примечание || | | |листов | ||———————|—————————————————————————————|——————————————|—————————————————|—————————————————||1 |2 |3 |4 |5 ||———————|—————————————————————————————|——————————————|—————————————————|—————————————————|| | | | | ||———————|—————————————————————————————|——————————————|—————————————————|—————————————————|В данный раздел описи внесено ____________________________________ ед.хр., (цифрами и прописью)с N ______ по N ______.Наименование должностисоставителя описи Подпись РасшифровкаподписиНачальник отдела кадров(инспектор по кадрам) Подпись РасшифровкаподписиДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Протокол ЭПКУправления__________________________ по делам архивов(наименование структурного Сахалинской областиподразделения) от _____________ N_____от ____________ N _____ Приложение N 19 к п.п 12.2.8 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____В деле прошито и пронумеровано ____________________________________листов, (цифрами и прописью)в том числе:литерные номера листов___________________________________________________;пропущенные номера листов_________________________________________________+ листов внутренней описи_________________________________________________|———————————————————————————————————————————————————————————————|————————————————————||Особенности физического состояния и формирования дела |Номера листов ||———————————————————————————————————————————————————————————————|————————————————————||1 |2 ||———————————————————————————————————————————————————————————————|————————————————————|| | ||———————————————————————————————————————————————————————————————|————————————————————|Наименование должностиработника Подпись РасшифровкаподписиДата Приложение N 20 к п.п 12.2.9 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. N _____ |———————|——————————————|——————————————|—————————————————————————|————————————|—————————————||N п/п|Индекс |Дата |Заголовок |Номера |Примечание || |документа |документа |документа |листов | ||———————|——————————————|——————————————|—————————————————————————|————————————|—————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 ||———————|——————————————|——————————————|—————————————————————————|————————————|—————————————|| | | | | | ||———————|——————————————|——————————————|—————————————————————————|————————————|—————————————|Итого _________________________________________________________документов. (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи________________________________________ (цифрами и прописью)Наименование должностного лица,составившего внутреннюю описьдокументов дела Подпись РасшифровкаподписиДата Приложение N 21 к п.п 12.2.10Место для штампаархивного отдела_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование источника комплектования и его структурного подразделения) ДЕЛО N ______ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ (заголовок дела) ______________________________________________ (крайние даты) На _______ листах Хранить ________Место для штампаархивного отдела