Постановление Правительства Сахалинской области от 27.05.2011 № 199
Об утверждении Регламента проведения совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 27 мая 2011 г. № 199 г. Южно-Сахалинск Об утверждении Регламента проведения совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области В целях подготовки и проведения совещаний Губернатора Сахалинскойобласти, членов Правительства Сахалинской области, руководителейорганов исполнительной власти Сахалинской области с главамиадминистраций муниципальных образований с использованием системывидеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области (далее - ВКСПравительства Сахалинской области) Правительство Сахалинской областипостановляет: 1. Утвердить Регламент проведения совещаний с использованиемсистемы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области(прилагается). 2. Определить аналитическое управление аппарата Губернатора иПравительства Сахалинской области ответственным за эксплуатацию ВКСПравительства Сахалинской области. 3. Определить департамент управления делами Губернатора иПравительства Сахалинской области ответственным за техническоеобслуживание ВКС Правительства Сахалинской области. 4. Руководителям органов исполнительной власти Сахалинскойобласти и структурных подразделений аппарата Губернатора иПравительства Сахалинской области: 4.1. использовать ВКС Правительства Сахалинской области дляпроведения совместно с органами местного самоуправления муниципальныхобразований Сахалинской области совещаний, презентаций и другихмероприятий регионального уровня; 4.2. обеспечивать выполнение Регламента, утвержденного настоящимпостановлением, при проведении совещаний с использованием ВКСПравительства Сахалинской области; 4.3. в срок до 05 июня 2011 года назначить лиц, уполномоченныхвзаимодействовать с аналитическим управлением аппарата Губернатора иПравительства Сахалинской области для подготовки и проведениясовещаний в режиме видеоконференцсвязи с главами администрациймуниципальных образований. 5. Аппарату Губернатора и Правительства Сахалинской областипровести подготовку уполномоченных лиц для взаимодействия приорганизации проведения совещаний с использованием ВКС ПравительстваСахалинской области. 6. Министерству транспорта, связи и дорожного хозяйстваСахалинской области один раз в неделю (по пятницам) контролироватькачество каналов связи и докладывать в аналитическое управлениеаппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области. 7. Рекомендовать главам администраций муниципальных образованийСахалинской области: 7.1. в срок до 05 июня 2011 года назначить лиц, ответственных заорганизацию и техническое обеспечение совещаний с использованием ВКСПравительства Сахалинской области; 7.2. вносить предложения по использованию ВКС ПравительстваСахалинской области для проведения совещаний и других мероприятий сучастием одного, группы или всех муниципальных образований. 8. Опубликовать настоящее постановление в газете «Губернскиеведомости». 9. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить напервого заместителя Губернатора Сахалинской области К.М.Строганова. Исполняющий обязанности председателя Правительства Сахалинской области С.Г.Шередекин| УТВЕРЖДЕН постановлением Правительства Сахалинской области от 27 мая 2011 г. № 199 РЕГЛАМЕНТ проведения совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области 1. Общие положения 1.1. Настоящий Регламент определяет порядок проведения иподготовки совещаний с использованием системы видеоконференцсвязиПравительства Сахалинской области (далее - ВКС ПравительстваСахалинской области). 1.2. Система ВКС Правительства Сахалинской области состоит из 21терминала видеосвязи, расположенных в 19 муниципальных образованияхСахалинской области, в зале заседаний Правительства Сахалинскойобласти и в Ситуационном центре Губернатора Сахалинской области. 1.3. Система ВКС Правительства Сахалинской области предназначенадля проведения совещаний, презентаций и других мероприятийрегионального уровня с участием органов местного самоуправлениямуниципальных образований Сахалинской области. 1.4. Система ВКС Правительства Сахалинской области обеспечиваетфункциональность, качество и устойчивость видеоизображения и звука,возможность демонстрации информационных материалов в виде презентаций. 1.5. В настоящем Регламенте используются следующие понятия: Сеанс видеоконференцсвязи Губернатора Сахалинской области,Правительства Сахалинской области, органов власти Сахалинской областис главами администраций муниципальных образований - организационноемероприятие в форме проведения совещания в Ситуационном центреГубернатора Сахалинской области с дистанционным участием главадминистраций муниципальных образований в своих кабинетах или иныхвыделенных помещениях в зданиях администраций муниципальныхобразований (далее - сеанс ВКС). Организатор сеанса ВКС - Губернатор Сахалинской области, членыПравительства Сахалинской области, руководители органов властиСахалинской области, главы администраций муниципальных образований. Оператор ВКС Правительства Сахалинской области - сотрудникианалитического управления аппарата Губернатора и ПравительстваСахалинской области, управляющие ходом видеоконференции. Оконечный абонентский пункт - выделенное помещение или кабинетглавы муниципального образования, в котором размещен терминал ВКСПравительства Сахалинской области. 2. Порядок организации совещаний с использованием ВКС Правительства Сахалинской области 2.1. Организатор сеанса ВКС не позднее 5 суток до дня проведениясовещания направляет в аппарат Губернатора и Правительства Сахалинскойобласти согласованную с курирующим заместителем ГубернатораСахалинской области или заместителем председателя ПравительстваСахалинской области заявку на проведение совещания с использованиемВКС Правительства Сахалинской области с указанием даты, времени ипродолжительности проведения по форме к настоящему Регламенту. 2.2. Получив заявку от организатора сеанса ВКС, аппаратГубернатора и Правительства Сахалинской области согласовывает дату,время и продолжительность проведения совещания с использованием ВКСПравительства Сахалинской области. 2.3. В случае поступления нескольких заявок на проведение сеансовВКС на одну и ту же дату и время решение о проведении сеанса ВКС науказанную дату и время принимает заместитель Губернатора Сахалинскойобласти - руководитель аппарата Губернатора и ПравительстваСахалинской области, о чем сообщается уполномоченным лицам длясогласования с организатором сеанса ВКС. 2.4. В случае если дата и время проведения сеанса ВКС с главамиадминистраций муниципальных образований совпадает с датой и временемпроведения сеанса защищенной видеосвязи, то оператор ВКС ПравительстваСахалинской области согласовывает и определяет с организатором сеансаВКС новую дату проведения совещания с главами администрациймуниципальных образований. 2.5. Губернатор Сахалинской области, первый заместительГубернатора Сахалинской области или первый заместитель председателяПравительства Сахалинской области вправе проводить внеплановые сеансыВКС в любое время независимо от поданных заявок и назначенныхмероприятий. В таких случаях оператор ВКС Правительства Сахалинскойобласти извещает организатора сеанса ВКС об отмене запланированногосеанса ВКС и предлагает для согласования новые дату и время проведенияотмененного сеанса. 2.6. Организаторы сеансов ВКС в лице руководителей органов властиСахалинской области своим правовым актом назначают лиц,уполномоченных взаимодействовать с оператором ВКС ПравительстваСахалинской области, для подготовки и проведения совещаний с главамимуниципальных образований с использованием ВКС ПравительстваСахалинской области. 2.7. В случае если организатором сеанса ВКС выступают ГубернаторСахалинской области, заместители Губернатора Сахалинской области илизаместители председателя Правительства Сахалинской области, тоответственность за подготовку и проведение совещаний с главамимуниципальных образований с использованием ВКС ПравительстваСахалинской области возлагается на орган власти Сахалинской области,определенный Губернатором Сахалинской области либо заместителямиГубернатора Сахалинской области, либо заместителями председателяПравительства Сахалинской области. 2.8. Уполномоченные организатором сеанса ВКС лица не позднее 2суток до дня проведения совещания направляют в аппарат Губернатора иПравительства Сахалинской области: - список приглашенных лиц в Ситуационный центр ГубернатораСахалинской области с указанием фамилий, имен, отчеств и должностейприглашенных (вместимость зала - не более 11 человек); - перечень участников совещания в оконечных абонентских пунктах; - программу проведения мероприятия, включающую тематику ирегламент выступлений, а также список выступающих; - раздаточный материал для приглашенных в Ситуационный центрГубернатора Сахалинской области; - презентации и другие материалы в электронном виде длядемонстрации в ходе сеанса ВКС (презентации должны быть оформлены вформате Power Point размером 19,20 см x 10,80 см); 2.9. При подготовке программы проведения мероприятия организаторусеанса ВКС необходимо учитывать, что продолжительность рабочегосовещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области, какправило, не должна превышать одного часа. 2.10. За качество и своевременное представление материаловперсональную ответственность несут руководители соответствующихорганов власти Сахалинской области. 2.11. Орган власти, ответственный за подготовку и проведениесовещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области, непозднее 2 суток до дня проведения сеанса ВКС обеспечивает оповещениеучастников совещания и приглашенных лиц, в том числе представителеймуниципальных образований, посредством телефонной или факсимильнойсвязи, а также не позднее чем за 2 часа до начала сеанса ВКС сообщаетоператору ВКС Правительства Сахалинской области уточненную информациюо фактических участниках ВКС. 2.12. При проведении внеплановых совещаний с использованием ВКСПравительства Сахалинской области орган власти Сахалинской области,ответственный за подготовку и проведение сеанса ВКС, не менее чем за 3часа до начала сеанса представляют в аппарат Губернатора иПравительства Сахалинской области заявку на проведение совещания сиспользованием ВКС Правительства Сахалинской области, списокучастников и обеспечивает их экстренное оповещение. 2.13. Присутствие представителей средств массовой информации ипроведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи насовещании определяется решением организатора сеанса ВКС. 3. Порядок проведения совещания с использованием ВКС Правительства Сахалинской области 3.1. Перед началом рабочего совещания с использованием ВКСПравительства Сахалинской области проводится технический сеанс. 3.2. Технический сеанс проводит оператор ВКС ПравительстваСахалинской области при участии уполномоченных лиц организатора сеансаВКС, а также при участии технических специалистов администрациймуниципальных образований в оконечных абонентских пунктах в целяхпроверки работоспособности терминалов оконечных абонентских пунктов,настройки рабочих положений камеры, доведения программы до участниковмероприятия. 3.3. Технический сеанс начинается за один час до начала рабочегосовещания, если иное не указано в уведомлении аппарата Губернатора иПравительства Сахалинской области. 3.4. За 10 минут до начала рабочего сеанса технический сеанспрекращается, участники сеанса и приглашенные лица занимают свои местав соответствии с программой мероприятия. 3.5. Микрофоны во всех оконечных абонентских пунктах должны бытьвыключены. 3.6. Рабочий сеанс ВКС начинается в соответствии с программоймероприятия. 3.7. Участники сеанса и приглашенные лица должны быть обращенылицом к камере терминала на расстоянии не далее 5 м. Говоритьразрешается тогда, когда к участнику обратились, либо во времяобсуждения вопросов, говорить необходимо четко и внятно с громкостьюобычного разговора, не производя посторонние шумы. 3.8. Во время проведения совещания с использованием ВКСПравительства Сахалинской области участники должны исключить любыедействия, мешающие проведению сеанса ВКС (передвижение, посторонниеразговоры, открытие окон и дверей, использование мобильных устройств илюбых видов телефонной связи), а также необходимо соблюдать всерекомендации и сохранять настройки оборудования, полученные во времяпроведения технического сеанса. 3.9. По завершении сеанса ВКС технические специалисты в оконечныхабонентских пунктах оставляют терминалы оконечных абонентских пунктоввключенными. 3.10. В целях технического обслуживания ВКС ПравительстваСахалинской области могут проводиться дополнительные техническиесеансы оператором ВКС Правительства Сахалинской области с техническимиспециалистами администраций муниципальных образований в оконечныхабонентских пунктах.4. Обязанности технического персонала в оконечных абонентских пунктах Технические специалисты в оконечных абонентских пунктах должны: 4.1. Своевременно прибыть в оконечный абонентский пункт наосновании уведомления, доведенного аппаратом Губернатора иПравительства Сахалинской области. 4.2. Включить и проверить работоспособность оборудованияабонентского пункта. 4.3. Принять меры к устранению возникших неисправностей до началасеанса ВКС. 4.4. При невозможности устранить возникшие неисправности доначала сеанса ВКС поставить в известность оператора ВКС ПравительстваСахалинской области. 4.5. Согласовать размещение участников сеанса ВКС с операторомВКС Правительства Сахалинской области. 4.6. Согласовать нахождение представителей СМИ в абонентскихпунктах с оператором ВКС Правительства Сахалинской области. 4.7. Выполнить необходимые фиксированные установки положениякамеры абонентского пункта. 4.8. Разъяснить действия участника совещания во время сеанса ВКС,а также в случае обращения к нему других участников совещания. 4.9. Вести журнал регистрации технических сеансов и сеансоврабочих совещаний, а также регистрации возникающих неисправностейоборудования. 4.10. Незамедлительно ставить в известность оператора ВКСПравительства Сахалинской области о разрыве связи во время сеанса и опринимаемых мерах. 5. Обязанности оператора ВКС Правительства Сахалинской области Оператор ВКС Правительства Сахалинской области должен: 5.1. Осуществлять оперативный контроль и управление работойсистемы в ходе подготовки, проведения и завершения сеанса ВКС. 5.2. Обеспечивать работоспособность оборудования и программногообеспечения. 5.3. Контролировать работоспособность оборудования и программногообеспечения в оконечных абонентских пунктах. 5.4. Осуществлять подключение (переключение, отключение)участников сеанса ВКС. 5.5. Принимать меры по устранению возникших неисправностей доначала сеанса ВКС при обращении технических специалистов администрациймуниципальных образований. 5.6. Обеспечивать соблюдение регламента совещания сиспользованием ВКС Правительства Сахалинской области. 5.7. Направлять в министерство транспорта, связи и дорожногохозяйства Сахалинской области извещение о проведении сеанса ВКС непозднее, чем за 2 суток до даты проведения. 6. Обязанности министерства транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинской области Министерство транспорта, связи и дорожного хозяйства Сахалинскойобласти должно: 6.1. Контролировать качество арендуемых у оператора каналов связии их соответствие согласно заключенному государственному контракту. 6.2. Сообщить оператору ВКС Правительства Сахалинской областиконтактные телефоны службы технической поддержки провайдера,предоставляющего каналы связи. 6.3. Предоставить главам администраций муниципальных образованийСахалинской области информацию о провайдере, предоставляющем каналысвязи, контактные телефоны технических и дежурных служб его филиалов вмуниципальных образованиях и службы технической поддержки в г.Южно-Сахалинске. ФОРМА к Регламенту проведения совещаний с использованием системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области, утвержденному постановлением Правительства Сахалинской области от 27 мая 2011 г. № 199 СОГЛАСОВАНО: Заместитель Губернатора (заместитель председателя Правительства) Сахалинской области ______________________________ "___" _____________ 20__ год ЗАЯВКА на проведение совещания с использованием системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области1. Тема совещания:__________________________________________________2. Организатор сеанса видеоконференцсвязи ______________________________________________________________________________________________3. Ф.И.О. уполномоченного лица на проведение сеанса: ___________________________________________________________________________________4. E-mail уполномоченного лица: ____________________________________5. Телефон уполномоченного лица: ___________________________________6. Дата и время проведения сеанса: _________________________________7. Всего количество участников: ____________________________________8. В т.ч. количество участников в оконечных абонентских пунктах: ____________________________________________________________________Руководитель органа власти Сахалинской области, ответственного за подготовку и проведение совещания с использованием системы видеоконференцсвязи Правительства Сахалинской области ________________________________________________