Постановление Губернатора Сахалинской области от 03.06.1999 № 194
Об обеспечении сохранности документов в учреждениях, организациях и предприятиях области
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИот 3 июня 1999 г. N 194г. Южно-СахалинскОб обеспечении сохранностидокументов в учреждениях,организациях и предприятияхобласти В целях обеспечения сохранности документов в учреждениях,организациях и предприятиях области и в соответствии со ст. 10Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фондеРоссийской Федерации и архивах, ст. 11 и 17 Закона Сахалинскойобласти "Об Архивном фонде и архивах Сахалинской области",решением Межведомственной комиссии Совета Безопасности "О мерах позащите государственных информационных ресурсов Архивного фондаРоссийской Федерации" от 30.12.98 постановляю: 1. Довести до сведения и принятия мер руководителямиструктурных подразделений администрации области, областныхучреждений, ведомств и органов местного самоуправления запискуархивного отдела о недостатках и нарушениях в сохранностидокументов Архивного фонда Сахалинской области (прилагается). 2. Руководителям структурных подразделений администрацииобласти (департаментов, управлений, отделов), областныхорганизаций и ведомств, независимо от форм собственности: 2. 1. Принять меры по своевременному упорядочению, описанию иобеспечению физической сохранности документов, отнесенных ксоставу Архивного фонда Сахалинской области. 2. 2. До 1 октября 1999 года обновить и согласовать сэкспертно - проверочной комиссией архивного отдела администрацииобласти номенклатуры дел постоянного и временного хранения(составляются раз в пять лет), сформировать экспертные комиссии иназначить лиц, ответственных за ведение ведомственных архивов. 2. 3. В соответствии с графиком, установленным архивнымотделом администрации области, до 1 декабря 1999 года сдать вГосударственный архив Сахалинской области все документы,хранящиеся у них сверх срока по 1988 год включительно. 3. Архивному отделу администрации области (Костанов А.И.): 3. 1. Принять дополнительные меры по обеспечению сохранностидокументов учреждений, организаций и предприятий на стадииведомственного хранения. 3. 2. Совместно с руководством ОАО "Сахалинуголь" (БулатовА.П.) и управления топлива, энергетики и недропользованияадминистрации области (Никитин В.Ф.) до 1 июля 1999 годаразработать предложения и технико - экономическое обоснование посодержанию и обеспечению сохранности объединенного архиваликвидируемых предприятий, учреждений и организаций угледобывающейпромышленности. 4. В целях полноценного формирования Архивного фондаСахалинской области материалами и документами, создаваемыми всредствах массовой информации: 4. 1. Управлению по печати, полиграфии и массовой информации(Яцко В.П.) совместно с архивным отделом администрации области(Костанов А.И.) до 1 июля подготовить проект распоряжения опредоставлении в фонды Государственного архива Сахалинской областиодного обязательного бесплатного экземпляра газет, издающихся натерритории области. 4. 2. Государственной телерадиовещательной компании "Сахалин"(Кошкаров Л.П.) разработать и осуществить конкретные меры пообеспечению сохранности и передаче в установленном порядке нагосударственное хранение видео- и фонодокументов, отражающихсоциально - экономическое развитие, общественно - политическую икультурную жизнь области. 5. Выделить архивному отделу администрации области за счетсредств, предусмотренных в областном бюджете на содержаниеобластных архивных учреждений в 1999 году, 110 тыс. рублей дляобновления компьютерной техники облгосархива. 6. Рекомендовать главам органов местного самоуправленияобласти: 6. 1. Проанализировать состояние находящихся на их территориидокументов Архивного фонда Сахалинской области и принятьнеобходимые меры по обеспечению их сохранности, укреплениюматериально - технической базы муниципальных архивных органов иархивохранилищ. 6. 2. Уделить особое внимание сохранности документов поличному составу ликвидируемых предприятий, учреждений иорганизаций всех форм собственности. 6. 3. Включать в состав ликвидационных комиссийпредставителей облгосархива и муниципальных архивных органов. 6. 4. Учитывая особенно сложную ситуацию с хранением архивовна территории областного центра, предложить администрации г.Южно-Сахалинска (Сидоренко Ф.И.) по возможности ускорить в текущемгоду создание архивохранилища для документов как действующих, таки ликвидированных муниципальных учреждений, предприятий иорганизаций. 7. Контроль за выполнением данного постановления возложить науправляющего делами администрации области Балюка А.Е. и начальникаархивного отдела Костанова А.И. Губернатор области И.П.Фархутдинов Приложение к постановлению губернатору области от 3 июня 1999 г. N 194 Губернатору области Фархутдинову И.П. Об обеспечении сохранности документов в учреждениях, организациях и предприятиях области Межведомственная комиссия Совета Безопасности РоссийскойФедерации по информационной безопасности приняла решение "О мерахпо защите государственных информационных ресурсов Архивного фондаРоссийской Федерации", утвержденное Секретарем Совета Безопасности30 декабря 1998 года. В решении отмечается, что в настоящее времясложилась крайне неудовлетворительная ситуация с документамиАрхивного фонда Российской Федерации, находящихся как в архивныхучреждениях федерального уровня, так и в субъектах РоссийскойФедерации. На 1 января 1999 года сеть архивных учреждений Сахалинскойобласти включает областной государственный архив с двумя филиалами(центр документации новейшей истории и архив документов по личномусоставу), 15 архивных отделов администраций городов и районов и 1муниципальный архив. В них находится свыше 662 тыс. дел (в томчисле 474,4 тыс. дел управленческой, 6,7 тыс. ед. хр. научно -технической и 176,5 тыс. ед. хр. документации по личному составу),7,3 тыс. ед. хр. кино и свыше 14 тыс. ед. хр. фотофонодокументов,составляющих неотъемлемую часть историко - культурного наследия,информационного и интеллектуального достояния жителей области инародов России. Источниками комплектования облгосархива и архивныхорганов муниципальных образований являются 687 учреждений,предприятий и организаций, в том числе - 101 относящееся кнегосударственной собственности. В последнее время архивные учреждения области стали большеуделять внимания вопросам государственного учета и научногоиспользования документов, обеспечению их сохранности иупорядочению на стадии ведомственного хранения. Архивный отделадминистрации области заключил соглашения о сотрудничестве в сфеределопроизводства и организации архивного дела с 16 из 18муниципальных образований городов и районов. Важный шаг к улучшению архивного дела сделан администрациейгорода Южно-Сахалинска, начавшей в 1998 году создание своейархивной службы, призванной обеспечить сохранность документовмуниципальных учреждений, предприятий и организаций областногоцентра. Серьезное внимание вопросам сохранности документов уделяютруководители администраций городов Александровска-Сахалинского,Невельска, Долинска, Холмска, Ногликского и Анивского районов,которые обеспечили архивные отделы просторными помещениями,необходимым оборудованием, создали отдельные архивы для хранениядокументов по личному составу ликвидированных учреждений. Повышение делопроизводственной культуры и качествасоздаваемых документов - важный элемент деятельности органовгосударственной власти и местного самоуправления. С этой цельюобщий отдел администрации области при участии специалистовоблгосархива разработал и внедрил новую инструкцию поделопроизводству (утверждена постановлением губернатора от31.12.97 N 621). Проведена также большая работа по упорядочению иподготовке к сдаче на государственное хранение документовсекретного делопроизводства администрации области. Архивистами ведется целенаправленная работа по реализациираспоряжения губернатора "О состоянии и мерах по сохранениюдокументов архивного фонда Сахалинской области" от 159-р от16.05.97 года. Только в 1998 году экспертно - проверочнойкомиссией архивного отдела администрации области утверждены описина 5,9 тыс. дел управленческой документации 478 учреждений;принято на государственное хранение около 2 тыс. дел на бумажнойоснове от 17 учреждений, хранивших документы сверх установленногосрока. Однако эффективность этой работы резко снижается из-занеудовлетворительного состояния материально - технической базыархивных учреждений, недостаточной площади архивохранилищ внекоторых городах и районах, недисциплинированности ибезответственности руководителей, допускающих утрату документов,отнесенных к составу Архивного фонда Сахалинской области. Вчастности, из 180 учреждений, документами которых комплектуютсяфонды облгосархива, более половины являются задолжниками по сдачедокументов на государственное хранение. Среди них ряд структурныхподразделений администрации области. Так, свыше 100 дел хранятсясверх установленного срока в управлении сельского хозяйства ипродовольствия (Ткаченко А.Н.), финансовом управлении (НовиковаН.М.), в департаменте образования, культуры и спорта (ФридманЕ.М.). Не передали на государственное хранение в установленныезаконом сроки многие учреждения и предприятия федеральногоподчинения. Свыше 400 дел постоянного хранения находятся в ОАО"Сахалинавтотранс" (Кошкин И.Н.), 103 постоянного хранения вуправлении лесами (Чекурдаев Г.А.), 200 дел в управлениифедеральной почтовой связи (Буянова Н.Г.), свыше 100 дел в ОАО"Восток" (Шаймарданов Д.Н.), 80 дел в ГТРК "Сахалин" (КошкаровЛ.П.). В последнее время участились случаи утраты документов настадии ведомственного хранения. Более половины документов, взятыхна государственный учет, утеряны в ГП "Сахалинхлеб" (МихалеваЛ.Н.), Центре стандартизации, метрологии и сертификации (НикулинЮ.Г.), Южно-Сахалинском мехлесхозе (Григус И.А.), Центре санитарно- эпидемиологического надзора (Папиренко Е.В.) и другихорганизациях, руководители которых не принимают должных мер по ихрозыску. Многие учреждения, включенные в список комплектованиягосударственных и муниципальных архивов, своевременно не ведутработу по упорядочению и описанию документов Архивного фондаСахалинской области. В департаментах строительства (БелозерскихС.П.), лесопромышленного комплекса (Кузнецов Н.Л.), управлениижилищно - коммунального хозяйства (Ким В.Н.) и ряде другихструктурных подразделениях администрации области документы неприведены в порядок с момента их образования. В государственномучреждении "Сахалинкиновидеопрокат" (Самойленко А.С.), ГТРК"Сахалин" (Кошкаров Л.П.), в департаменте здравоохранения(Сибиркин В.А.), управлении по охране, контролю и регулированиюиспользования охотничьих животных (Костин А.А.) документы неупорядочены с 1990 года, за два и более года не приведены впорядок документы в управлении юстиции (Гультяева Н.И.),департаменте социальной защиты (Молодцов Б.И.), управленииавтомобильных дорог (Пулинец В.Н.) и др. Крайне остро стоит проблема с обеспечением сохранностидокументов по личному составу ликвидированных учреждений городаЮжно-Сахалинска (бытовое обслуживание, торговля и др.), а такжекрупных комплексов документов по личному составу ликвидированныхпредприятий строительной индустрии. Безотлагательного решения требует вопрос о дальнейшей судьбеархивных документов ОАО "Сахалинуголь", поскольку принято решениео его ликвидации. По-существу речь идет о крупнейшем объединенномведомственном архиве угледобывающей промышленности, которыйнасчитывает 54 фонда, общей численностью 32,8 тыс. дел по личномусоставу за период с конца 30-х до середины 90-х годов.Концентрация документов закрывающихся шахт и других предприятийэтой отрасли продолжается. По предварительным расчетам насодержание этого архива потребуется 360 - 370 тыс. рублей в год. Формирование Архивного фонда Сахалинской области документами,отражающими современное социально - экономическое развитие,политическую и культурную жизнь Сахалина и Курильских острововневозможно без материалов, создаваемых в средствах массовойинформации. К сожалению, из-за недостаточного бюджетногофинансирования практически прекратилось комплектованиеоблгосархива периодическими изданиями, выходящими на территорииобласти. Практически полностью уничтожаются видеодокументы,создаваемые творческим коллективом ГТРК "Сахалин". Недооценивают роль архивов и главы администраций ряда городови районов области. Так, в целях экономии бюджетных средствперевели на полставки работников архивных учреждений в Макаровскоми Томаринском районах, что не позволяет в полной мере осуществлятьконтроль за деятельностью учреждений, обеспечивать сохранность иучет архивных документов, качественно и своевременно исполнятьсоциально - правовые запросы. Кроме того, возникла остраянеобходимость в выделении дополнительных площадей для храненияархивных документов в Охинском и Южно-Курильском районах,хранилища которых перегружены или не отвечают современнымтребованиям. Считаю необходимым рассмотреть вопрос о сохранностидокументов Архивного фонда Сахалинской области в учреждениях,организациях и предприятиях на коллегии при губернаторе с участиемглав муниципальных образований, ряда руководителей структурныхподразделений администрации области и заинтересованных учреждений,также направить данную записку для принятия мер руководителямучреждений, организаций и предприятий.