Приложение к Решению от 26.10.2016 г № 611/32-16-5 Положение
Положение об архивном фонде городского округа "Город южно-сахалинск"
1.Настоящее Положение об архивном фонде городского округа "Город Южно-Сахалинск" (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Законом Сахалинской области от 01.11.2005 N 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области", решением Городской Думы города Южно-Сахалинска от 23.12.2014 N 57/5-14-5 "О Положении об обеспечении доступа к информации о деятельности органов местного самоуправления городского округа "Город Южно-Сахалинск".
2.Положение регламентирует вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда городского округа "Город Южно-Сахалинск".
3.Архивный фонд городского округа "Город Южно-Сахалинск" (далее также - архивный фонд города Южно-Сахалинска) - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь населения города, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
4.Документы архивного фонда города Южно-Сахалинска не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено действующим законодательством.
5.Документы архивного фонда города Южно-Сахалинска не входят в состав имущества организаций, осуществляющих их временное хранение.
Статья 2.Состав архивного фонда города Южно-Сахалинска
1.В состав архивного фонда города Южно-Сахалинска входят документы:
1) органов местного самоуправления, муниципального архива, музеев, библиотек, в том числе муниципальные правовые акты, устанавливающие структуру, полномочия, порядок формирования и деятельности вышеуказанных органов и организаций, подведомственных органам местного самоуправления, и иная информация, касающаяся их деятельности;
2) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);
3) организаций и физических лиц, передавших документы в муниципальную собственность на законных основаниях.
2.Муниципальные организации, документы которых подлежат включению в состав архивного фонда города Южно-Сахалинска, определяются Архивным отделом МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" (далее - Архивный отдел) по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области.
3.Список организаций-источников комплектования архивного фонда города Южно-Сахалинска утверждается постановлением администрации города Южно-Сахалинска.
Статья 3.Включение архивных документов в состав архивного фонда города Южно-Сахалинска
1.Архивные документы включаются в состав архивного фонда города Южно-Сахалинска на основании экспертизы ценности документов.
Порядок проведения экспертизы ценности документов установлен "Основными правилами работы архивов организаций", одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
2.Экспертиза ценности документов осуществляется Архивным отделом совместно с собственником или владельцем архивных документов в соответствии с критериями их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов и определение сроков хранения документов проводится на основе действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела.
3.Решение вопросов о включении в состав архивного фонда города Южно-Сахалинска конкретных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области.
4.Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав архивного фонда города Южно-Сахалинска осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и администрацией города Южно-Сахалинска.
Статья 4.Хранение документов архивного фонда города Южно-Сахалинска
1.Постоянное хранение документов архивного фонда города Южно-Сахалинска осуществляет Архивный отдел.
2.Временное хранение документов архивного фонда города Южно-Сахалинска осуществляется в органах местного самоуправления, муниципальных организациях, и создаваемых ими архивах в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
3.При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь созданным органам местного самоуправления.
4.При реорганизации муниципальных организаций городского округа "Город Южно-Сахалинск" архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь созданным организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующим муниципальным архивом.
5.При реорганизации муниципальных организаций городского округа "Город Южно-Сахалинск" путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти Сахалинской области в сфере архивного дела.
6.При ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных организаций городского округа "Город Южно-Сахалинск", являющихся источниками комплектования муниципального архивного фонда, документы, включенные в состав архивного фонда города Южно-Сахалинска, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, вместе с научно-справочным аппаратом в упорядоченном состоянии передаются на хранение в Архивный отдел.
7.При ликвидации муниципальных организаций городского округа "Город Южно-Сахалинск", не являющихся источниками комплектования муниципального архивного фонда города Южно-Сахалинска, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, вместе с научно-справочным аппаратом передаются на хранение учредителям этих организаций либо органам, уполномоченным на то учредительными документами.
8.Включенные в установленном порядке в состав архивного фонда города Южно-Сахалинска документы органов местного самоуправления городского округа "Город Южно-Сахалинск", муниципальных организаций до их передачи на постоянное хранение в Архивный отдел хранятся на местах пять лет.
9.Отдельные виды архивных документов хранятся до их передачи на постоянное хранение в соответствии со сроками хранения, установленными статьей 14 Закона Сахалинской области "Об архивном деле в Сахалинской области".
10.Документы архивного фонда города Южно-Сахалинска, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками либо владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в архивный фонд городского округа "Город Южно-Сахалинск", библиотеку, музей.
Статья 5.Учет документов архивного фонда города Южно-Сахалинска
1.Документы архивного фонда города Южно-Сахалинска независимо от места их хранения подлежат учету в соответствии с порядком учета архивных документов, устанавливаемым специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
2.Учет документов архивного фонда города Южно-Сахалинска ведет Архивный отдел.
3.Документы архивного фонда города Южно-Сахалинска учитываются по фондам, коллекциям, единицам учета, единицам хранения (делам).
4.Организации, являющиеся источниками комплектования архивного фонда города Южно-Сахалинска, несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов архивного фонда города Южно-Сахалинска.
Статья 6.Использование документов архивного фонда города Южно-Сахалинска
1.Доступ населения городского округа "Город Южно-Сахалинск" к архивным документам органов местного самоуправления обеспечивается:
1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа.
Пользователю архивными документами предоставляются в читальном зале справочно-поисковые средства, состоящие из совокупности описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации. Для самостоятельного использования поиска информации пользователь может воспользоваться компьютером с электронной справочно-поисковой системой;
2) путем предоставления подлинников и (или) копий, необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов.
Порядок предоставления подлинников и (или) копий, необходимых пользователю архивных документов, в том числе в форме электронных документов, определяется административным регламентом администрации города Южно-Сахалинска предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов", размещенном на портале официального сайта администрации города Южно-Сахалинска (http://yuzhno-sakh.ru);
3) путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", с возможностью их копирования.
Информационно-поисковая система по фондам архивных документов и описям фондов архивных документов размещается на портале официального сайта администрации города Южно-Сахалинска (http://yuzhno-sakh.ru).
Статья 7.Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного фонда городского округа "Город Южно-Сахалинск"
1.Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного фонда городского округа "Город Южно-Сахалинск" осуществляется за счет средств местного бюджета.