Приложение к Постановлению от 18.12.2015 г № 1423
Par34 Par34
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ОКАЗАНИЕ МЕТОДИЧЕСКОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ
ПРЕДСТАВИТЕЛЯМ ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ ПО ВЕДЕНИЮ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ФОРМИРОВАНИЮ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА"
Раздел 1.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - административный регламент) разработан в целях упорядочения административных процедур и административных действий, повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, устранения избыточных действий и избыточных административных процедур, сокращения количества документов, представляемых заявителями для получения муниципальной услуги, применения новых оптимизированных форм документов, снижения количества взаимодействий заявителей с должностными лицами, сокращения срока предоставления муниципальной услуги, а также сроков исполнения отдельных административных процедур и административных действий в рамках предоставления муниципальной услуги, если это не противоречит федеральным законам, нормативным правовым актам Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативным правовым актам Сахалинской области, муниципальным правовым актам.
1.2.Описание заявителей, а также физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством
Российской Федерации либо в силу наделения их
заявителями в порядке, установленном законодательством
Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени
при взаимодействии с соответствующими органами
исполнительной власти и иными организациями
при предоставлении муниципальных услуг
Получателями муниципальной услуги являются уполномоченные должностные лица федеральных, государственных учреждений и организаций и органов местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы, учреждения, предприятия, организации с запросами и при личном обращении (далее - заявители).
1.3.Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги
1.3.1.Информация о месте нахождения и графике работы администрации муниципального образования "Холмский городской округ" и архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ", предоставляющего муниципальную услугу, содержится в приложении к административному регламенту.
1.3.2.Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:
| -1 | Наименование способа получения информации | Адрес |
| -1 1. | на официальном интернет-сайте администрации муниципального образования "Холмский городской округ" | http://admkholmsk.ru |
| -1 | при личном обращении в архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ" | 694620, г. Холмск, ул. Советская, 82 |
| -1 | с использованием средств телефонной связи по номеру архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ" | 8-424-33-2-03-66 |
| -1 | на информационных стендах, расположенных в архивном отделе администрации муниципального образования "Холмский городской округ" | 694620, г. Холмск, ул. Советская, 82 |
| -1 | при письменном обращении по почте в архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ" | 694620, г. Холмск, ул. Советская, 82 |
| -1 | при письменном обращении по электронной почте в архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ" | m.strelova@admkholmsk.ru |
| -1 | при письменном обращении по электронной почте в администрацию муниципального образования "Холмский городской округ" | khlomsk@adm.sakhalin.ru |
| -1 2. | в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области" | https://uslugi.admsakhalin.ru |
| -1 3. | в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" | http://www.gosuslugi.ru |
| -1 4. | путем публичного информирования | Газета: Холмская панорама |
1.3.3.Сведения о ходе предоставления муниципальной услуги можно получить:
| -1 | Наименование способа получения Информации | Адрес |
| -1 1. | при личном обращении в архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ" | 694620, г. Холмск, ул. Советская, 82 |
| -1 | с использованием средств телефонной связи по номеру архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ" | 8-42433-2-03-66 |
| -1 | при письменном обращении по почте в архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ" | 694620, г. Холмск, ул. Советская, 82 |
| -1 | при письменном обращении по электронной почте в архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ" | m.strelova@admkholmsk.ru |
| -1 2. | в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области" (в случае организации предоставления государственной (муниципальной) услуги в электронном виде) через личный кабинет при получении услуги в электронном виде | https://uslugi.admsakhalin.ru |
| -1 3. | в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (в случае организации предоставления государственной (муниципальной) услуги в электронном виде) через личный кабинет при получении услуги в электронном виде | http://www.gosuslugi.ru |
1.3.4.Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
1.3.4.1.Устное информирование осуществляется специалистами архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ" при обращении заявителей за информацией лично или по телефону.
Специалисты, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
Устное информирование каждого заявителя осуществляется в течение времени, необходимого для его информирования.
1.3.4.2.При ответах на телефонные звонки специалисты подробно, в корректной форме информируют обратившихся заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ", в который обратился заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
При устном обращении заявителя (по телефону) специалисты дают ответы самостоятельно. Если специалист, к которому обратился заявитель, не может ответить на вопрос самостоятельно, то заявитель должен быть направлен к другому специалисту или же обратившемуся заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо специалист может предложить заявителю обратиться письменно.
1.3.4.3.Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, по факсу) исходя из выбранного заявителем способа направления ему ответа.
Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, инициалов, номера телефона специалиста архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
Ответ направляется в письменном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.
Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
1.3.5.Порядок, форма и место размещения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.
1.3.5.1.Информационный стенд архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ" содержит следующую информацию:
- о месте нахождения и графике работы администрации и архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ", а также о способах получения указанной информации;
- о справочных телефонах администрации и архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ";
- об адресе официального сайта администрации муниципального образования "Холмский городской округ" в сети Интернет;
- об адресе электронной почты архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ";
- об адресах Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);
- о порядке получения информации по предоставлению муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);
- образец заполнения заявления;
- извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- краткое изложение процедур предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
1.3.5.2.Официальный сайт администрации муниципального образования "Холмский городской округ" содержит следующую информацию:
- о месте нахождения и графике работы администрации и архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ", а также о способах получения указанной информации;
- о справочных телефонах администрации и архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ";
- об адресе официального сайта администрации муниципального образования "Холмский городской округ" в сети Интернет;
- об адресе электронной почты администрации и архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ";
- об адресах портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);
- о порядке получения информации по предоставлению муниципальной услуги, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);
- образец заполнения заявления;
- извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- краткое изложение процедуры предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
1.3.5.3.Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) и портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области содержат следующую информацию:
- о месте нахождения и графике работы администрации и архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ", а также о способах получения указанной информации;
- о справочных телефонах администрации и архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ";
- об адресе официального сайта администрации муниципального образования "Холмский городской округ" в сети Интернет и адресе его электронной почты;
- об адресе Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);
- о порядке получения информации по предоставлению муниципальной услуги, сведений о ходе исполнения муниципальной услуги, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной (муниципальной) услуги.
Раздел 2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".
2.2.Наименование органа местного самоуправления
Сахалинской области, непосредственно
предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги осуществляет администрация муниципального образования "Холмский городской округ" (далее - администрация). Полномочия по предоставлению муниципальной услуги осуществляет архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ" (далее - архивный отдел).
Архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ" не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный нормативным правовым актом администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги является:
1) оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по разработке нормативно-методических документов по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива организаций - источников комплектования отдела;
2) согласование положений об экспертной комиссии организации, инструкции по делопроизводству, номенклатур дел организаций, описей дел по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу, оформленных с учетом нормативных требований п. 2.5 настоящего регламента;
3) заключения на описи дел постоянного хранения, актов о выделении дел к уничтожению и направление заключений на экспертно-проверочную комиссию Архивного агентства Сахалинской области;
4) проведение семинаров для представителей организаций по вопросам архивного дела и делопроизводству;
5) участие архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ" в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования отдела;
6) отказ в предоставлении муниципальной услуги не предусмотрен.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги с учетом необходимости обращения в учреждения, подведомственные органу, оказывающему муниципальную услугу, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, сроки выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги
Оказание муниципальной услуги осуществляется в течение 30 дней с момента регистрации обращения заявителя (получения документов согласно перечню, указанному в пункте 2.6 настоящего административного регламента), поступившего в архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.
Par187 Par187
2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги, предусматривающие перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление муниципальной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" ("Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448);
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ", 06.10.2003, N 40, ст. 3822, с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 01.01.2011);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (ч. 1), ст. 3451);
- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов власти и органов местного самоуправления" ("Собрание законодательства РФ", 16.02.2009, N 7, ст. 776);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4176);
- постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14.05.2007, N 20);
- Уставом муниципального образования "Холмский городской округ" ("Холмская панорама", 10.04.2013, N 43(10455));
- постановлением администрации муниципального образования "Холмский городской округ" от 30 июня 2014 г. N 745 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг администрацией муниципального образования "Холмский городской округ" ("Холмская панорама", 20.08.2014, N 100(10668)).
Par205 Par205
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги с разделением на документы и информацию, которые заявитель должен представить самостоятельно, и документы, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе, так как они подлежат представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия
Для получения муниципальной услуги заявитель предоставляет в архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ" следующие документы:
- положения об экспертных комиссиях организаций;
- методические рекомендации, пособия и другие материалы для исследования вопросов экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими архивов организаций;
- описи дел постоянного хранения;
- описи дел по личному составу;
- номенклатуру дел организаций;
- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
- инструкции по делопроизводству организаций.
Заявитель вправе представить по собственной инициативе следующие документы: устав предприятия, акты передачи документов, ходатайства, связанные с темой запроса.
К запросу могут быть приложены ксерокопии либо электронные образцы документов, связанных с темой запроса.
Заявление и документы, предусмотренные настоящим административным регламентом, подаются на бумажном носителе или в форме электронных документов. Заявление и документы в случае их направления в форме электронных документов подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью соответственно заявителя или уполномоченных на подписание таких документов представителей заявителя в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Электронные документы должны соответствовать требованиям, установленным в пункте 2.14 административного регламента.
Заявление и приложенные к нему документы не должны содержать подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений, тексты в них должны быть написаны разборчиво, без сокращений.
Копии документов, прилагаемые к заявлению и направленные заявителем по почте, должны быть нотариально удостоверены.
Непредставление заявителем документов, которые он вправе представить по собственной инициативе, не является основанием для отказа в предоставлении услуги.
Запрещается требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органов местного самоуправления, предоставляющих муниципальную услугу, государственных органов и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Закона N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются: непредоставление заявителем пакета документов, предусмотренных п. 2.6 настоящего административного регламента, или несоответствие содержания или оформления документов, предоставленных заявителем п. 2.6 настоящего административного регламента.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги отсутствуют.
2.9.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами
субъектов Российской Федерации
Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления таких услуг
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги и при получении результата такой услуги в организацию, участвующую в предоставлении муниципальной услуги, не должен превышать 15 минут.
Срок ожидания в очереди для получения консультации не должен превышать 15 минут; срок ожидания в очереди в случае приема по предварительной записи не должен превышать 10 минут.
При подаче заявления с сопутствующими документами посредством почты или в электронном виде через "Личный кабинет" через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) или через портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области необходимость ожидания в очереди исключается.
2.11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день поступления запроса в архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
При направлении заявления через "Личный кабинет" через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) или через портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области регистрация электронного заявления осуществляется в автоматическом режиме.
2.12.Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги
Требования к помещениям предоставления муниципальной услуги.
1) требования к местам приема заявителей:
служебные кабинеты специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в которых осуществляется прием заявителей, должны быть оборудованы вывесками с указанием номера кабинета и фамилии, имени, отчества и должности специалиста, ведущего прием;
места для приема заявителей оборудуются стульями и столами, оснащаются канцелярскими принадлежностями для обеспечения возможности оформления документов;
2) требования к местам для ожидания:
места для ожидания в очереди оборудуются стульями;
места для ожидания находятся в холле;
в здании, где организуется прием заявителей, предусматриваются места общественного пользования (туалеты), места для хранения верхней одежды;
здание, в котором организуется прием заявителей, оборудуется средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
3) требования к местам для информирования заявителей:
оборудуются визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационном стенде;
оборудуются стульями и столами для возможности оформления документов;
информационный стенд, столы размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.
2.13.Показатели доступности и качества муниципальных услуг
Показатели доступности и качества муниципальных услуг:
1) доступность информации о порядке и стандарте предоставления муниципальной услуги, об образцах оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, размещенных на информационных стендах, на официальном информационном портале администрации муниципального образования "Холмский городской округ", на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций);
2) доступность информирования заявителей в форме индивидуального (устного или письменного) информирования; публичного (устного или письменного) информирования о порядке, стандарте, сроках предоставления муниципальной услуги;
3) соблюдение сроков исполнения административных процедур;
4) соблюдение графика работы с заявителями по предоставлению муниципальной услуги;
5) количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность;
6) возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.
Par300 Par300
2.14.Иные требования, в том числе учитывающие возможность и особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг
2.14.1.Получение муниципальной услуги через Единый (www.gosuslugi.ru) и Региональный (http://rgu.admsakhalin.ru) порталы государственных и муниципальных услуг (функций) не предусмотрено.
Получение муниципальной услуги в многофункциональном центре не предусмотрено.
Раздел 3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе в электронной форме и в многофункциональном центре
3.1.Исчерпывающий перечень административных процедур - логически обособленных последовательностей административных действий при предоставлении муниципальной услуги, имеющих конечный результат, отличающихся друг от друга перечнем входящих документов, административными действиями и выделяемых в рамках предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
проверку правильности оформления заявления и полноты прилагаемых к нему документов;
- прием и регистрация обращения (запроса);
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- оформление методических рекомендаций по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел;
- проведение семинара "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива";
- отправка ответов на запрос;
- особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах.
Блок-схемы исполнения муниципальной услуги приводятся в приложениях N 1, 2 к настоящему административному регламенту.
3.2.Содержание каждой административной процедуры, предусматривающее следующие обязательные элементы
3.2.1.Проверка правильности оформления заявления и полноты прилагаемых к нему документов
3.2.1.1.Основанием для начала административной процедуры является получение исполнителем заявления.
3.2.1.2.Исполнитель - начальник архивного отдела или главный архивист - проверяет правильность заполнения заявления и наличие документов (сведений), указанных в пункте 2.6 настоящего административного регламента.
В случае, если заявление о предоставлении муниципальной услуги оформлено с нарушением требований, указанных в пункте 2.6 настоящего административного регламента, или документы представлены не в полном объеме, в течение трех рабочих дней со дня приема заявления о предоставлении Методических рекомендаций исполнитель готовит уведомление о необходимости устранения в тридцатидневный срок выявленных нарушений и (или) представления документов, которые отсутствуют, докладывает его начальнику архивного отдела и после подписания вручает заявителю или направляет такое уведомление почтовым отправлением или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае непредставления заявителем в тридцатидневный срок надлежащим образом оформленного заявления о предоставлении Методических рекомендаций и (или) в полном объеме прилагаемых к нему документов ранее представленное заявление о предоставлении методических рекомендаций и прилагаемые к нему документы подлежат возврату исполнителем заявителю.
В течение трех рабочих дней со дня представления надлежащим образом оформленного заявления о выдаче методических рекомендаций и в полном объеме прилагаемых к нему документов исполнитель готовит заявителю уведомление о принятии к рассмотрению заявления о выдаче методических рекомендаций и прилагаемых к нему документов, докладывает его начальнику архивного отдела и после подписания вручает заявителю или направляет такое уведомление почтовым отправлением или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.
3.2.1.3.Должностным лицом или муниципальным служащим, ответственным за выполнение административной процедуры "Проверка правильности оформления заявления и полноты прилагаемых к нему документов", является главный архивист архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
3.2.1.4.Критерием принятия решения о проверке правильности оформления заявления и полноты прилагаемых к нему документов является указание начальником архивного отдела на бланке обращения заявителя фамилии, имени, отчества соответствующего должностного лица, которое будет исполнять запрос, направлять ответ заявителю, указание срока исполнения, а также наличие личной подписи и даты.
3.2.1.5.Результатом выполнения данного административного действия является простановка входящего номера на обращении, даты регистрации. Порядок передачи результата - указание фамилии исполнителя.
3.2.1.6.Способом фиксации выполнения данного административного действия является простановка входящего номера на обращении, даты регистрации и указание фамилии исполнителя на бумажном носителе.
3.2.2.Прием и регистрация обращения (запроса)
3.2.2.1.Основанием для начала административной процедуры является предоставление заявителем в архивный отдел заявления.
Доставка в архивный отдел запросов осуществляется следующими способами:
- заявление представляется заявителем в архивный отдел лично;
- через отделения почтовой связи при направлении заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении;
- через общественную приемную администрации муниципального образования "Холмский городской округ";
- через официальный сайт администрации муниципального образования "Холмский городской округ";
- направленные на адрес электронной почты администрации муниципального образования "Холмский городской округ";
- через Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области (при наличии технической возможности и электронной подписи);
- через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".
В случае, если в заявлении указывается на необходимость предоставления муниципальной услуги в электронной форме, архивный отдел направляет заявителю в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, копию описи с отметкой о дате приема указанного заявления.
3.2.2.2.Поступившее в архивный отдел заявление подлежит регистрации должностным лицом - главным архивистом в день поступления.
Прием корреспонденции в архивном отделе проводится архивистом, в компетенцию которого входит данная функция.
При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся дата и подпись сотрудника архива, принявшего документ.
Главный архивист вносит в журнал учета входящих документов запись о регистрации заявления, которая содержит:
входящий номер и дату приема заявления;
исходящий номер и дату подписи заявления;
данные о заявителе (сокращенное наименование для юридического лица, фамилию и инициалы для индивидуального предпринимателя, физического лица);
краткое содержание заявления.
Зарегистрированное заявление передается главным архивистом начальнику архивного отдела.
Начальник архивного отдела в течение одного рабочего дня определяет лицо, уполномоченное рассматривать заявление (далее - исполнитель), и возвращает заявление главному архивисту. Исполнителями могут быть: начальник архивного отдела и главные архивисты архивного отдела (согласно штатному расписанию и должностным инструкциям).
3.2.2.3.Должностным лицом или муниципальным служащим, ответственным за выполнение административной процедуры "Прием и регистрация обращения (запроса)", является главный архивист архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
3.2.2.4.Критерием принятия решения о приеме и первичной обработке обращения является указание начальником архивного отдела на бланке обращения заявителя фамилии, имени, отчества соответствующего должностного лица, которое будет исполнять запрос, направлять ответ заявителю, а также наличие личной подписи и даты.
3.2.2.5.Результатом выполнения административного действия по приему и регистрации обращения (запроса) является простановка входящего номера на обращении, даты регистрации и указание фамилии исполнителя. Порядок передачи результата - указание фамилии исполнителя.
3.2.2.6.Способ фиксации выполнения административного действия по приему и регистрации обращения (запроса) является простановка входящего номера на обращении, даты регистрации и указание фамилии исполнителя на бумажном носителе.
3.2.3.Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов
3.2.3.1.Основанием для начала административной процедуры является получение исполнителем заявления.
3.2.3.2.Работники архива - начальник архивного отдела и главные архивисты (согласно штатному расписанию и должностным инструкциям) при помощи имеющегося научно-справочного аппарата по фондам архивов определяют наличие документов, содержащих истребуемые сведения, необходимые для исполнения запросов.
Главные архивисты и начальник архивного отдела осуществляют поиск конкретных сведений, указанных в запросе, для подготовки и оформления методических рекомендаций по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел; для проведения семинара "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".
3.2.3.4.Должностным лицом или муниципальным служащим, ответственным за выполнение административной процедуры "Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов", являются начальник архивного отдела и главный архивист администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
3.2.3.5.Критерием принятия решения по данной административной процедуре является определение номера фонда, номеров единиц хранения, в которых содержатся необходимые сведения и информация.
3.2.3.6.Результатом выполнения данного административного действия является выборка единиц хранения из хранилища для дальнейшей работы. Порядок передачи результата - указание номера фонда, номеров единиц хранения, номеров листов в единице хранения на бланке заявления.
3.2.3.7.Способом фиксации выполнения данного административного действия является указание номеров единиц хранения на бумажном носителе.
3.2.4.Оформление методических рекомендаций по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел
3.2.4.1.Основанием для начала административной процедуры является получение исполнителем заявления и документов из архивохранилища, необходимых для исполнения запроса.
3.2.4.2.Работники архива - начальник архивного отдела и главные архивисты (согласно штатному расписанию и должностным инструкциям) при помощи имеющегося научно-справочного аппарата и по документам, содержащим истребуемые сведения, составляют методические рекомендации по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел.
3.2.4.3.Должностным лицом или муниципальным служащим, ответственным за выполнение административной процедуры "Оформление методических рекомендаций по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел", является начальник архивного отдела Администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
3.2.4.4.Критерием принятия решения по данной административной процедуре являются методические рекомендации по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел.
3.2.4.5.Результатом выполнения данного административного действия является подготовленный ответ. Порядок передачи результата - указание количества листов подготовленных методических рекомендаций по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел на бланке заявления.
3.2.4.6.Способом фиксации выполнения данного административного действия является указание о получении Методических рекомендаций по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел на бумажном носителе.
3.2.5.Проведение семинара "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"
3.2.5.1.Основанием для начала административной процедуры является получение исполнителем заявления и документов из архивохранилища, необходимых для исполнения запроса.
3.2.5.2.Работники архива - начальник архивного отдела и главные архивисты (согласно штатному расписанию и должностным инструкциям) составляют план проведения семинара, подготавливают методические рекомендации по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел на бумажных и электронных носителях. Готовят раздаточный и наглядный материал по теме семинара. Определяют помещение для проведения семинара. Семинар проводят с применением разнообразных информационных технологий.
3.2.5.3.Должностным лицом или муниципальным служащим, ответственным за выполнение административной процедуры "Проведение семинара "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива", является начальник архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
3.2.5.4.Критерием принятия решения по данной административной процедуре является определение времени и места проведения семинара по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел. Срок подготовки семинара не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
3.2.5.5.Результатом выполнения данного административного действия является проведенный семинар. Порядок передачи результата - указание количества листов подготовленных методических рекомендаций по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел на бланке заявления.
3.2.5.6.Способом фиксации выполнения данного административного действия является указание о получении методических рекомендаций по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел на бумажном носителе.
3.2.6.Отправка ответов на запрос
3.2.6.1.Основанием для начала административной процедуры является получение главным архивистом оформленных методических рекомендаций по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел.
3.2.6.2.Методические рекомендации по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел, предназначенные для направления заявителям, высылаются на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям при предъявлении документов, удостоверяющих личность.
В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.
3.2.6.3.Должностным лицом или муниципальным служащим, ответственным за выполнение административной процедуры "Отправка ответов на запрос", является главный архивист архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
3.2.6.4.Критерием принятия решения по данной процедуре является запись в журнале отправки корреспонденции (указание адреса и фамилии, имени, отчества, даты отправления).
3.2.6.5.Результатом выполнения данной административной процедуры является отметка в журнале отправки корреспонденции или отметка в журнале получения справок.
Порядок передачи результата - оформленные на бумажном носителе методические рекомендации по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, составлению описей документов и разработке номенклатуры дел передаются заявителю по почте или лично.
3.2.6.Способом фиксации выполнения данной административной процедуры является отметка в журнале отправки корреспонденции или подпись заявителя с указанием даты получения справок в журнале регистрации выдачи архивных справок.
Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.3.Порядок осуществления административных процедур в электронной форме, в том числе с использованием региональной государственной информационной системы -
Портала государственных и муниципальных услуг
(функций) Сахалинской области, в соответствии
с нормативными актами Российской Федерации,
нормативными актами Сахалинской области
3.3.1.Получение муниципальной услуги через Единый (www.gosuslugi.ru) и Региональный (http://rgu.admsakhalin.ru) порталы государственных и муниципальных услуг (функций) не предусмотрено.
3.4.Особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах.
3.4.1.Получение муниципальной услуги в многофункциональном центре не предусмотрено.
3.5.Блок-схемы предоставления муниципальной услуги приводятся в приложениях N 1, 2 к административному регламенту.
Раздел 4.Формы контроля за исполнением Административного регламента
4.1.Порядок осуществления контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений
Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
Контроль за деятельностью архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ" по предоставлению муниципальной услуги осуществляется управляющим делами администрации муниципального образования "Холмский городской округ".
4.2.Ответственность должностных лиц архивного отдела администрации муниципального образования
"Холмский городской округ" и (или) МФЦ за решения
и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые)
в ходе предоставления муниципальной услуги
Специалист архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ" и (или) МФЦ, ответственный за прием документов, несет ответственность за порядок приема устного запроса или заявления (письменного запроса) и направления его специалисту архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ" и (или) МФЦ, ответственному за межведомственное взаимодействие.
Специалист архивного отдела администрации муниципального образования "Холмский городской округ" и (или) МФЦ, ответственный за принятие решения о предоставлении муниципальной услуги, несет персональную ответственность за своевременность и качество подготовки устного ответа или документов, являющихся результатом муниципальной услуги.
4.3.Положения, характеризующие требования
к формам контроля за предоставлением муниципальной услуги
со стороны граждан, их объединений и организаций
Граждане, юридические лица, их объединения и организации в случае выявления фактов нарушения порядка предоставления муниципальной услуги или ненадлежащего исполнения настоящего административного регламента вправе обратиться с жалобой в архивный отдел администрации муниципального образования "Холмский городской округ" и (или) МФЦ, правоохранительные и органы государственной власти.
Граждане, юридические лица, их объединения и организации вправе направлять замечания, рекомендации и предложения по оптимизации и улучшению качества и доступности предоставления муниципальной услуги.