Распоряжение от 22.01.2015 г № 10-Р
О совершенствовании системы делопроизводства в органах государственной власти Сахалинской области
В целях организации единого порядка работы с документами, построения эффективной работы со служебной документацией, повышения прозрачности делопроизводственных процессов, поэтапного перехода к компьютеризированным технологиям делопроизводства и электронному документообороту в органах государственной власти Сахалинской области:
1.Установить, что в Правительстве, аппарате Губернатора и Правительства, органах исполнительной власти Сахалинской области действует единая информационная система электронного делопроизводства "Информационный портал органов государственной власти Сахалинской области" (далее - Информационный портал).
2.Принять в качестве базовых программных продуктов Информационного портала, используемых для обеспечения деятельности в Правительстве, аппарате Губернатора и Правительства, органах исполнительной власти Сахалинской области:
- для осуществления делопроизводства - Систему электронного документооборота EOS for SharePoint (далее - СЭД ЭОС);
- для отправки служебной корреспонденции, обмена служебной информацией, в том числе оповещения о планируемых встречах, заседаниях, совещаниях и других мероприятиях посредством электронной почты и ведения рабочего календаря - почтовый клиент Microsoft Office Outlook.
3.Определить:
- уполномоченным органом, осуществляющим организацию, координацию, планирование работ по внедрению, эксплуатации и развитию СЭД ЭОС в органах государственной власти Сахалинской области, - агентство по информационным технологиям и связи Сахалинской области;
- оператором СЭД ЭОС, осуществляющим программное и технологическое сопровождение, - государственное бюджетное учреждение Сахалинской области "Сахалинский областной центр информатизации" (ГБУ СО "СОЦИ");
- уполномоченным органом, осуществляющим методологическое и методическое сопровождение ведения делопроизводства, а также координацию и контроль за организацией работы с документами Губернатора и Правительства Сахалинской области в структурных подразделениях Правительства, аппарата Губернатора и Правительства и органах исполнительной власти Сахалинской области, - департамент делопроизводства и организационной работы аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области (далее - Департамент ДиОР);
- субъектами внутренней среды СЭД ЭОС - Губернатора Сахалинской области, заместителей Губернатора, заместителей председателя Правительства Сахалинской области, структурные подразделения Правительства и аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области, органы исполнительной власти Сахалинской области;
- субъектами внешней среды СЭД ЭОС - органы и организации, не входящие в перечень субъектов внутренней среды СЭД ЭОС.
4.Для подготовки к вводу СЭД ЭОС в тестовую эксплуатацию:
4.1.Агентству по информационным технологиям и связи Сахалинской области (Павлов Н.С.) совместно с ГБУ СО "СОЦИ" (Полянский А.С.) и Департаментом ДиОР (Поушева Н.А.) до 1 марта 2015 года:
- организовать и провести паспортизацию субъектов Информационного портала, программного обеспечения и компьютерного оборудования, необходимого для работы в СЭД ЭОС;
- организовать обучение специалистов из числа участников субъектов Информационного портала (далее - пользователи СЭД ЭОС);
- подготовить инструктивные документы, регламентирующие этапы и конкретные рабочие процессы в системе СЭД ЭОС и довести их до сведения всех пользователей СЭД ЭОС;
- разработать проект временного регламента работы в СЭД ЭОС;
- организовать для оказания информационной, технологической и технической поддержки справочно-информационную службу, обеспечить ее работу в постоянном режиме.
4.2.Руководителям структурных подразделений Правительства, аппарата Губернатора и Правительства и органов исполнительной власти Сахалинской области:
- назначить ответственных за взаимодействие с оператором СЭД ЭОС - ГБУ СО "СОЦИ" в период подготовки к вводу СЭД ЭОС в тестовую эксплуатацию и дальнейшей ее эксплуатации в тестовом, опытном и промышленном форматах и представить до 30 января 2015 года информацию в ГБУ СО "СОЦИ";
- представить для регистрации до 20 февраля 2015 года в ГБУ СО "СОЦИ" заявку на подключение к Информационному порталу и Паспорт субъекта (по форме, утвержденной агентством по информационным технологиям и связи Сахалинской области), а также обеспечить в дальнейшем оперативную актуализацию информации (изменение структуры и штатного расписания, назначение и увольнение сотрудников, создание и изменение видов документов, их бланков и шаблонов и т.д.) для внесения своевременных изменений в картотеки и справочники СЭД ЭОС;
- провести совместно с ГБУ СО "СОЦИ" до 20 февраля 2015 года сверку и актуализацию информационных ресурсов, имеющихся на 1 января 2015 года в картотеках и справочниках СЭД ЭОС (структура, сотрудники, организации, в том числе внешние, виды, шаблоны и бланки документов и др.), необходимого комплекта компьютерной техники в соответствии с функциональными обязанностями (компьютер, принтер, сканер и т.д.), а также программного обеспечения, используемого на рабочих местах сотрудников (Windows 7 и выше, Internet Explorer 9 (32-разрядная версия) и выше, Microsoft Office 2010 и выше);
- согласовать до 20 февраля 2015 года с ГБУ СО "СОЦИ" формат и графики обучения сотрудников навыкам работы в СЭД ЭОС и организовать их проведение;
- проанализировать существующий порядок ведения делопроизводства в возглавляемой структуре и представить до 20 февраля 2015 года предложения в Департамент ДиОР о переводе отдельных видов документов и осуществляемых по ним процедур (подготовка, согласование, утверждение, подписание, рассылка, контроль и т.д.) на электронный документооборот в период ввода СЭД ЭОС в тестовую эксплуатацию.
5.Агентству по информационным технологиям и связи Сахалинской области (Павлов Н.С.) совместно с ГБУ СО "СОЦИ" (А.С.Полянский) и Департаментом ДиОР (Поушева Н.А.) обобщить информацию о готовности структурных подразделений Правительства, аппарата Губернатора и Правительства и органов исполнительной власти Сахалинской области, программного обеспечения и технологического оборудования к работе в СЭД ЭОС в тестовом формате и представить до 20 марта 2015 года предложения о дате начала и этапах ввода СЭД ЭОС в тестовую эксплуатацию.
6.Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области Караганова С.В.
Губернатор
Сахалинской области
А.В.Хорошавин