Приложение к Решению от 18.01.2006 г № 152/10-06-3 Положение

Положение о порядке рассмотрения письменных обращений и приема граждан в администрации города Южно-сахалинска

1.Общие положения
1.1.Настоящее Положение о порядке рассмотрения письменных обращений и приема граждан (далее - обращения) в администрации города Южно-Сахалинска (далее - Положение) в соответствии с Законом Сахалинской области "Об обращениях граждан" устанавливает основные требования к порядку рассмотрения письменных обращений и приема граждан в администрации г. Южно-Сахалинска (далее - администрация) и правила ведения делопроизводства по обращениям в администрации г. Южно-Сахалинска.
1.2.В администрации рассматриваются обращения по вопросам, находящимся в ведении администрации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Сахалинской области, Уставом г. Южно-Сахалинска и иными нормативными правовыми актами.
1.3.Рассмотрение обращений производится мэром и вице-мэрами в соответствии с распределением обязанностей.
1.4.Справочную и консультативную работу по обращениям ведет приемная граждан управления делами администрации (далее - приемная граждан).
1.5.Приемная граждан регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях и представляет их руководителям администрации.
1.6.Работники администрации, работающие с обращениями, несут ответственность за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
1.7.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в администрации исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении администрации.
2.Прием и первичная обработка письменных обращений
2.1.Все присланные по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в канцелярию отдела по работе с документами и контролю управления делами администрации (далее - канцелярия) и передаются для регистрации в приемную граждан.
2.2.При приеме и первичной обработке письменных обращений в канцелярии:
- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- проводится сверка реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью.
2.3.После первичной обработки в канцелярии все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в приемную граждан, где:
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов, к тексту письма подкалывается конверт;
- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются в канцелярию.
2.4.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в приемной граждан. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии, подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (форма прилагается) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов, подписи принявшего обращение и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.
2.5.Обращения с пометкой "лично", поступившие от граждан на имя мэра, вице-мэров, передаются тому должностному лицу, которому оно адресовано.
В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", носит конфиденциальный характер, то оно остается на рассмотрении у должностного лица. Иные обращения возвращаются в приемную граждан для дальнейшей работы.
2.6.Обращения, поступившие по факсу, не рассматриваются.
2.7.Обращения, поступившие по электронной почте, принимаются в канцелярии, распечатываются и оформляются в специальных карточках.
3.Регистрация поступивших письменных обращений
3.1.На обращении, поступившем в приемную граждан, в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Администрация г. Южно-Сахалинска. Номер. Дата". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем прочтение обращения.
Конверты к письмам сохраняются в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя и при необходимости дату почтового отправления.
3.2.Поступившие обращения после регистрации оформляются в "дела" с заполнением учетной карточки письма в двух экземплярах.
Первый экземпляр карточки ставится в картотеку приемной граждан, второй остается в "деле".
3.3.Работники приемной граждан производят регистрацию обращений с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства.
3.4.При регистрации:
- письму присваивается регистрационный номер;
- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первый или автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма);
- если письмо переадресовано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Сахалинской областной Думы, администрации области, городского Собрания и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма;
- отмечаются социальное положение и льготная категория автора обращения;
- обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка;
- составляется аннотация на письмо, которая должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;
- проставляется шифр темы согласно тематическому классификатору обращений граждан. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;
- из письма изымаются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимают копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.
4.Направление письменных обращений на рассмотрение мэру, вице-мэрам города
4.1.Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.
После составления аннотации работник приемной граждан передает обращение на рассмотрение мэру, вице-мэрам (в соответствии с распределением обязанностей).
4.2.Мэр, вице-мэры в течение 3-х рабочих дней рассматривают переданные им обращения, определяют конкретных исполнителей, после чего возвращают "дело" с резолюцией в приемную граждан.
Ответственность за соблюдение указанных сроков несут ведущие специалисты приемных мэра и вице-мэров. Контроль осуществляют работники приемной граждан.
4.3.В случае если вопрос находится в ведении иных органов, то не позднее чем в пятидневный срок обращение направляется согласно резолюции мэра, вице-мэров на рассмотрение в соответствующий орган.
4.4.Запрещается направлять обращения, адресованные администрации, мэру, вице-мэрам, содержащие жалобу на действие (бездействие) руководителя, в тот орган, на руководителя которого жалуются.
Ответы на такие обращения подписываются мэром, вице-мэрами, курирующими данный орган.
4.5.По коллективным обращениям ответственные исполнители при необходимости проводят проверки с выездом на место.
Для обеспечения полноты и объективности проверки к ее проведению могут привлекаться специалисты администрации, а в случае необходимости - заявители.
4.6.Обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.
4.7.Обращения с просьбами о приеме по личным вопросам мэром, вице-мэрами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке записи на прием, а заявления списываются "В дело" как исполненные.
4.8.Обратившемуся гражданину направляется письменное уведомление о том, куда направлено его обращение на рассмотрение, за подписью мэра или вице-мэров, или сообщается устно.
Об устном сообщении делается запись в регистрационно-контрольной карточке письма.
4.9.В приемные мэра и вице-мэров зарегистрированные обращения граждан передаются работниками приемной граждан один раз в день.
5.Рассмотрение письменных обращений
5.1.Поступившие в администрацию обращения рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в приемной граждан, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки - в срок до пятнадцати дней;
- запросы и обращения депутатов Государственной Думы - не позднее 15 дней;
- депутатов областной Думы - в недельный срок, при необходимости в проверке или дополнительном изучении вопроса срок может быть продлен до одного месяца, с обязательным сообщением об этом депутату в трехдневный срок;
- запросы и обращения депутатов городского Собрания - не более 15 дней.
5.2.Резолюция мэра, вице-мэров может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
5.3.Контроль по срокам исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
5.4.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.
5.5.В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он незамедлительно возвращает это обращение в приемную граждан, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
5.6.Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются. В необходимых случаях администрация направляет такие письма в правоохранительные органы.
5.7.Обращения без подписи, содержащие конкретные вопросы, не принимаются к рассмотрению, а направляются для сведения в структурные подразделения администрации по подведомственной принадлежности.
Обращения, бессмысленные по содержанию, возвращаются заявителю с просьбой уточнить существо вопроса.
Обращения без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются в правоохранительные органы.
Обращения с неразличимым текстом или обращения, в которых отсутствуют просьбы, в пятидневный срок возвращаются заявителям.
5.8.На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы не даются.
5.9.В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.
5.10.В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.
5.11.В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.
5.12.Прекращение переписки с заявителем возможно в случаях, если:
- повторное обращение не содержит новых доводов и данных о нарушении прав гражданина, а изложенное ранее полно и объективно проверялось и ответ дан в соответствии с данным Положением;
- в обращении имеются нецензурная брань, выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, а заявитель ранее предупреждался о том, что при поступлении подобных обращений переписка с ним может быть прекращена.
Переписка прекращается один раз на основании мотивированного заключения исполнителя, утвержденного мэром, вице-мэрами. Сообщение об этом заявителю в месячный срок со дня поступления обращения направляется за подписью исполнителя.
Переписка возобновляется, если основания, по которым она была прекращена, отпали.
6.Порядок срока рассмотрения обращений
6.1.В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину.
6.2.Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) направляется ответственным исполнителем заявителю.
7.Требования к оформлению ответа
7.1.Если в резолюции мэра, вице-мэров поручение дано нескольким руководителям структурных подразделений администрации и указано подготовить проект ответа заявителю, то проект готовит тот орган, руководитель которого указан первым. При этом соисполнителям направляются копии обращений, а они, в свою очередь, представляют ответственному исполнителю информацию в форме служебной записки, в которой указываются регистрационный номер и дата поступления обращения.
Проекты ответов на обращения граждан подписывают мэр, вице-мэры.
Ответы мэра, вице-мэров регистрируются в приемной граждан.
7.2.Если в резолюции мэра, вице-мэров поручение дано нескольким исполнителям и указано направить ответ заявителю, то ответы подписываются и направляются каждым исполнителем в пределах своей компетенции.
Ответ должен содержать исходящий номер, дату отправления, ссылку на регистрационный номер, дату поступления в администрацию.
Копии ответов представляются в приемную граждан.
7.3.Текст ответа заявителю должен содержать ссылку на дату обращения заявителя в администрацию, излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы.
7.4.В ответе в вышестоящие органы должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения либо ответ направляется в два адреса, в том числе заявителю.
В ответах по коллективным обращениям указывается кому именно из авторов дан ответ.
7.5.Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть внесено на Коллегию при мэре в порядке, установленном Регламентом администрации.
7.6.Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в "деле", если в письме не содержится просьба об их возврате.
7.7.Ответы заявителям и в вышестоящие органы оформляются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации. В левом нижнем углу на копии ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
7.8.Подлинники обращений граждан в вышестоящие органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
7.9.Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
7.10.После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, остаются в приемной граждан, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в регистрационно-контрольной карточке с указанием краткого содержания ответа. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Положением, возвращаются исполнителю для доработки специалистами приемной граждан.
7.11.При списании обращения "В дело" должностное лицо, наложившее резолюцию, в правом верхнем углу на копии ответа делает надпись "В дело", проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы, заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания обращения "В дело" осуществляют специалисты приемной граждан.
7.12.При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
7.13.Обращения, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
7.14.Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации.
7.15.Материалы письменных обращений граждан хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
8.Организация приема граждан по личным вопросам
8.1.Организацию приема граждан по личным вопросам (далее - прием граждан) в администрации осуществляет приемная граждан.
8.2.Прием в приемной граждан ведут мэр, вице-мэры в соответствии с графиком на текущий месяц.
8.3.График приема граждан (далее - график) составляется приемной граждан на первое число каждого месяца, согласовывается с должностными лицами, внесенными в него, и подписывается начальником управления делами администрации. Внесение изменений в график проводится по согласованию с должностными лицами, внесенными в него.
График размещается в здании администрации у входа в приемную граждан, а также публикуется в газете "Южно-Сахалинск сегодня".
8.4.Прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленном должностным лицом, ведущим прием. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право первоочередного приема, а также беременные женщины принимаются в первую очередь.
8.5.С гражданами, обратившимися по вопросу записи на прием, беседуют работники приемной граждан. Работник консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения и оформляет карточку приема граждан по личным вопросам.
8.6.Во время предварительного приема работник вправе направить заявителя на беседу в соответствующие структурные подразделения администрации.
8.7.Предварительную запись на прием к мэру, вице-мэрам осуществляют работники приемной граждан. Запись на прием начинается со дня публикации графика приема в газете "Южно-Сахалинск сегодня" и проводится ежедневно с 9.00 до 17.00 часов (кроме выходных и праздничных дней), и прекращается за день до начала приема.
Приемная граждан по согласованию с должностным лицом, ведущим прием, может принять решение о досрочном прекращении записи.
8.8.Запись граждан на прием к мэру производится в случае нерешения поставленных вопросов после приема вице-мэром, курирующим данные вопросы.
8.9.Запись граждан на прием к вице-мэрам производится в случае нерешения поставленных вопросов на приеме у руководителя соответствующего структурного подразделения администрации.
8.10.Перед приемом работники приемной граждан проводят соответствующую проработку вопроса, запрашивают необходимую информацию в структурных подразделениях администрации.
Материалы, подготовленные к приему, передаются должностному лицу, ведущему прием, не позднее 16 часов в день, предшествующий дню приема.
К карточке приема граждан прикладываются копии ответов руководителей структурных подразделений администрации с принятым решением по существу обращения.
8.11.В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в приемной граждан материалов, касающихся этого заявителя.
Подобранные материалы представляются должностному лицу, ведущему личный прием.
8.12.Запись на повторный прием к должностному лицу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения). Необходимость в записи на повторный прием определяется приемной граждан исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.
8.13.Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Отметки на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делаются.
8.14.По окончании приема должностное лицо доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, как и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
8.15.В администрации могут не рассматриваться:
- обращения тех же лиц (группы лиц) и по тем же основаниям, которые были рассмотрены ранее, и в новых обращениях отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений;
- обращения, поданные представителем, чьи полномочия не удостоверены в установленном законом порядке;
- обращения, которые находятся на рассмотрении в суде или по ним имеются вступившие в законную силу судебные решения;
- обращения лиц, которые решением суда, вступившим в законную силу, признаны недееспособными;
- обращения, поданные в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц);
- обращения, в которых содержатся материалы клеветнического характера, выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.
8.16.Решение о постановке на контроль исполнения поручения по результатам рассмотрения обращений граждан принимает должностное лицо, ведущее прием.
8.17.После завершения личного приема приемная граждан оформляет карточки приема с поручениями должностного лица, ведущего прием, и передает их с прилагаемыми документами и перечнем рассылки в канцелярию для отправки исполнителям.
8.18.Ответы руководителей структурных подразделений администрации о мерах, принятых по обращениям граждан, рассмотренным мэром, вице-мэрами и во время личного приема, направляются приемной граждан должностному лицу, проводившему прием.
8.19.Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
9.Рассмотрение других видов обращений
9.1.Устные обращения граждан, поступившие мэру в прямом эфире на радио и телевидении, на встречах с населением, трудовыми коллективами, общественными организациями, в приемной граждан оформляются в специальных карточках и передаются исполнителю в соответствии с резолюцией, указанной в карточке.
Данные обращения рассматриваются в сроки, определенные в карточках. Ответ в письменном виде направляется заявителю. Копия ответа представляется в приемную граждан.
В случае отсутствия мэра (командировка, отпуск) в прямом эфире на радио и телевидении принимает участие вице-мэр. Обращения граждан, поступившие во время радиопередачи вице-мэру, передаются в приемную граждан.
9.2.Мониторинг обращений, опубликованных в печатных средствах массовой информации, проводит отдел по работе со средствами массовой информации управления внутренней политики и местного самоуправления. Копии обращений (с указанием названия, номера печатного средства массовой информации, даты публикации) поступают в приемную граждан, где они оформляются в специальных карточках и направляются работниками приемной на исполнение как все обращения граждан.
Ответ на обращение направляется в печатное средство массовой информации, в котором было опубликовано обращение.
10.Контроль за рассмотрением обращений
10.1.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе структурных подразделений администрации, получения материалов для выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.
10.2.Решение о постановке обращения на контроль вправе принять мэр, вице-мэр.
10.3.В случае если в ответе, полученном от должностного лица, рассматривавшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение ставится на контроль до окончательного решения вопроса.
10.4.Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
Контроль завершается только после принятия окончательного решения и исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение об этом принимается мэром, вице-мэрами, давшими указание о постановке на контроль.
10.5.Обращение может быть возвращено должностному лицу для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует требованиям, изложенным в разделе 7 настоящего Положения.
10.6.Контроль по соблюдению сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет приемная граждан.
11.Завершение рассмотрения обращений
11.1.Окончанием срока рассмотрения обращений считается дата регистрации письменного ответа или дата устного сообщения автору с изложением принятого решения.
11.2.Работа с обращением считается завершенной, если все вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры, дан письменный либо устный ответ.
11.3.Завершение работы с обращением оформляется путем списания "В дело" мэром, вице-мэрами, рассматривавшими обращение.