Приложение к Постановлению от 31.05.2012 г № 423 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению социально-правовых и тематических запросов в соответствии с обращениями заявителей в архивный сектор отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения администрации муниципального образования городской округ «Охинский»
1.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента
Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению социально-правовых и тематических запросов в соответствии с обращениями заявителей (далее - муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) специалистов архивного сектора отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения администрации муниципального образования городской округ "Охинский" (далее - специалисты архивного сектора) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.
1.2.Описание заявителей
Получателями муниципальной услуги могут быть юридические и физические лица (заявители), обратившиеся в архивный сектор для получения необходимой информации, содержащейся в архивных документах.
Физические лица - граждане Российской Федерации, стран СНГ, ближнего зарубежья;
Юридические лица - предприятия и организации всех форм собственности.
1.3.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
Муниципальная услуга по исполнению запросов предоставляется в зависимости от темы запроса в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
Место нахождения архивного сектора:
694490, Сахалинская область, г. Оха, ул. Ленина, д. 13,
телефон: (842437) 2-24-27, факс (842437) 2-36-14.
Режим работы: с 9 до 18 часов, обеденный перерыв: с 13 до 14 часов, приемные дни: четверг с 10 до 13 часов.
Информация по процедурам предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- при личном обращении заявителей;
- посредством факсимильной связи.
По телефону специалисты архивного сектора дают информацию по вопросам организации исполнения запросов.
Прием заявителей ведется в порядке очереди при личном обращении к специалистам архивного сектора без предварительной записи.
При необходимости, по решению заместителя главы администрации, продолжительность времени и количество дней приема могут быть увеличены.
Рабочее время, время предоставления перерыва для отдыха и питания специалистов архивного сектора устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.
1.4.Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
Информация о предоставлении муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно в помещении архивного сектора при личном консультировании специалистами архивного сектора;
- с использованием средств телефонной связи.
Информация о местонахождении, контактном телефоне (телефоне для справок, консультаций) архивного сектора размещается на Интернет-сайте администрации муниципального образования городской округ "Охинский".
При ответах на телефонные звонки и устные обращения получателей услуги специалисты архивного сектора подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
Время разговора не должно превышать 15 минут.
В случае если специалист архивного сектора, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо (производится не более одной переадресации звонка к сотруднику архивного сектора, который может компетентно ответить на поставленный вопрос), или же обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
В случае если специалисты архивного сектора не могут ответить на вопрос гражданина немедленно, результат рассмотрения вопроса сообщают заинтересованному лицу в течение двух дней.
Получатели услуги, обратившиеся в архивный сектор, в обязательном порядке информируются специалистами архивного сектора:
- об обязательствах получателя муниципальной услуги;
- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- о сроке предоставления муниципальной услуги.
В любое время с момента приема документов потребитель муниципальной услуги имеет право на получение любых интересующих его сведений об услуге.
Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются специалистами архивного сектора.
2.СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1.Наименование муниципальной услуги: исполнение запросов социально-правового и тематического характера.
2.2.Наименование органа местного самоуправления: архивный сектор администрации городского округа "Охинский". Исполняют услугу специалисты архивного сектора.
2.3.Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивная справка;
- архивная выписка;
- архивная копия;
- уведомление о направлении запроса на исполнение в организацию по принадлежности;
- уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов;
- уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о необнаружении документов (отрицательный ответ);
- отказ в предоставлении муниципальной услуги.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги
Обращения заявителей о предоставлении информации рассматриваются специалистами архивного сектора в течение 30 дней со дня регистрации, в исключительных случаях специалисты архивного сектора вправе продлить срок рассмотрения запроса с обязательным уведомлением заявителя.
Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивном секторе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации муниципального образования городской округ "Охинский", где могут храниться необходимые архивные документы с одновременным уведомлением заявителя о переадресации запроса.
При поступлении в архивный сектор запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, специалисты архивного сектора в 5-дневный срок со дня регистрации запрашивают у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
2.5.Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Положением "О Федеральном архивном агентстве", утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290;
- Законом Сахалинской области об архивном деле от 01.11.2005 N 76-ЗО;
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Уставом муниципального образования городской округ "Охинский";
- Положением об архивном секторе отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения.
2.6.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основанием для предоставления муниципальной услуги являются обращения заявителей, поступившие посредством почтовой, факсимильной связи и при личном обращении в архивный сектор администрации.
2.6.1.Письменные обращения заявителей, поступившие в адрес архивного сектора.
Обращения (запросы, заявления), поступившие по почте или факсимильной связью, должны содержать следующие реквизиты:
1) для юридических лиц - наименование юридического лица;
для физического лица - копию паспорта. Если фамилия, имя или отчество изменялись, то указываются все их изменения;
2) почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса;
3) суть запроса, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения;
4) хронологию запрашиваемой информации;
5) личная подпись и дата для запроса физического лица, подпись должностного лица для запроса юридического лица.
Запрос может быть оформлен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы или их копии.
2.6.2.При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и оформляет запрос самостоятельно, посредством внесения сведений в анкету-заявление для наведения архивной справки социально-правового характера по документам архива (приложение N 1) или в заявление для получения сведений тематического характера (приложение N 2).
К запросам о подтверждении трудового стажа и заработной платы прилагаются ксерокопии трудовых книжек.
Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие от органов государственной власти Российской Федерации и Сахалинской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Российской Федерации и Сахалинской области, организаций, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются в первоочередном порядке на безвозмездной основе.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.7.Специалисты архивного сектора
не вправе требовать от заявителей:
- предоставления других документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами регулирующими отношения, возникшие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- предоставления других документов и другой информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций в соответствии с нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
2.8.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Не подлежат рассмотрению запросы и обращения, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику, либо оскорбительные выражения.
2.9.Порядок, размер и основания взимания платы
за предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов осуществляется безвозмездно.
3.СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запросов;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
- подготовка и направление ответов гражданам.
3.1.Прием и регистрация запросов
Прием и регистрация запроса (заявления) является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Регистрация запросов (заявлений) производится в день подачи запроса. Специалист архивного сектора присваивает запросу входящий номер и указывает дату.
Поступившие запросы по почте регистрируются в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.
В случае если заявитель обращается лично, ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить заявление в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа. В случае отказа разъясняются причины отказа (при личной явке причины отказа могут быть сообщены в устной форме).
3.2.Анализ тематики поступивших запросов
Специалисты архивного сектора, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов.
В ходе анализа определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.
3.3.Подготовка и направление ответов заявителям
При наличии запрашиваемых документов специалисты архивного сектора администрации готовят ответ заявителю в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Для составления архивной справки, копии или архивной выписки специалисты архивного сектора ведут поиск необходимой информации в следующей последовательности:
1) по списку фондов архивного сектора выбирается конкретный фонд;
2) по описям фонда уточняются крайние даты дел, находящихся на хранении в архивном секторе;
3) по описи найденного фонда отмечают номера дел, необходимых для исполнения данного обращения (запроса);
4) в архивохранилище осуществляют поиск дел;
5) в найденных делах ведут поиск необходимых листов;
6) на бланке заявления указывают номера фонда, описи, дела и листов;
7) полученную информацию обрабатывают на компьютере.
В архивной справке приводятся:
- названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения;
- изложение дается в хронологической последовательности;
- в справку включаются только сведения, упомянутые в документах;
- в тексте справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов;
- после текста справки помещаются архивные шифры документов, послужившие основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле);
- архивная справка подписывается заместителем главы администрации и специалистом архивного сектора;
- архивная справка заверяется гербовой печатью администрации муниципального образования городской округ "Охинский".
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной копии или архивной выписки расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату их получения.
Архивная справка, архивная копия, архивная выписка регистрируются в журнале регистрации исполненных запросов и высылаются по почте простыми письмами.
Муниципальная услуга считается предоставленной, если потребителю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ об ее отсутствии.
4.ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕМ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляют начальник отдела кадров, контроля и организационно-технического обеспечения администрации муниципального образования городской округ "Охинский", главный специалист 1 разряда архивного сектора или лица их замещающие.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами архивного сектора положений административного регламента.
Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного сектора администрации.
Дополнительная форма контроля за исполнением положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, может осуществляться по письменным заявлениям заинтересованных лиц.
Плановые и внеплановые проверки осуществляются по решению соответствующего федерального органа исполнительной власти, органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления в соответствии с федеральным законодательством, законодательством субъекта Российской Федерации, местными правовыми актами.
В соответствии с принципом гласности, проверка полноты и качества предоставления муниципальной услуги также может осуществляться гражданами, их объединениями и организациями в процессе ознакомления с соответствующими материалами, размещенными в средствах массовой информации, с текстом настоящего административного регламента, иными нормативно-правовыми актами, регулирующими исполнение муниципальной услуги.
В любое рабочее время, с момента приема документов для получения муниципальной услуги, заявитель имеет право на отслеживание действий должностных лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, а также на получение любых интересующих его сведений о муниципальной услуге при помощи телефона или посредством личного посещения архивного сектора администрации.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, специалисты архивного сектора, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ
РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ПРЕДОСТАВИВШЕГО
МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ ЕГО ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ
Обжалование действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) специалистами архивного сектора при оказании муниципальной услуги, производится в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Предметом жалобы может быть:
- решение об отказе в приеме обращения на предоставление муниципальной услуги;
- нарушение сроков предоставления муниципальной услуги;
- некорректное поведение специалистов архивного сектора;
- некомпетентная консультация, данная специалистами архивного сектора.
Заявитель может обратиться с жалобой к главе муниципального образования, заместителю главы муниципального образования, в суд.
Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Письменная жалоба, поступившая в архивный сектор, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и о применении мер ответственности к специалисту архивного сектора, допустившему нарушения в ходе исполнения муниципальной услуги.
Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществляемых в соответствии с принятым решением.
Жалоба заявителя считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.
Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Специалисты архивного сектора при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью специалистов архивного сектора, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, специалисты архивного сектора вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.