Постановление от 28.05.2012 г № 288
Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива»
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 N 1993-р "Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде", руководствуясь ст. 36 Устава муниципального образования "Городской округ Ногликский", постановлением администрации муниципального образования "Городской округ Ногликский" от 03.06.2011 N 275 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг (функций)", администрация муниципального образования "Городской округ Ногликский" постановляет:
1.Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (прилагается).
2.Опубликовать настоящее постановление в газете "Знамя труда" и разместить на официальном сайте муниципального образования "Городской округ Ногликский" в сети Интернет.
Мэр муниципального образования
"Городской округ Ногликский"
В.А.Середа
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ОКАЗАНИЕ МЕТОДИЧЕСКОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ
ПРЕДСТАВИТЕЛЯМ ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ ПО ВЕДЕНИЮ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ФОРМИРОВАНИЮ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА"
1.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Муниципального казенного учреждения "Архив Ногликского района" муниципального образования "Городской округ Ногликский" (далее - архив), а также порядок взаимодействия архива с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обращающиеся в архив за получением муниципальной услуги.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги.
Данная услуга предоставляется непосредственно в МКУ "Архив Ногликского района" муниципального образования "Городской округ Ногликский" по адресу:
694450, Сахалинская область, п. Ноглики, ул. Штернберга, 3а,
с использованием:
- средств телефонной связи:
телефон для справок 8(42444) 90371;
- электронного информирования:
адрес электронной почты: E-mail: nogliki-@adm.sakhalin.ru;
адрес сайта: www.nogliki-adm.ru.
График работы:
Понедельник - четверг с 8.30 до 16.30, без перерыва на обед.
Пятница с 8.30 до 12.30.
В день, предшествующий праздничному, в соответствии с ТК РФ, продолжительность рабочего дня сокращается на один час.
График приема юридических и физических лиц (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):
Понедельник, вторник: с 9.00 до 13.00.
Информация о предоставлении муниципальной услуги должна содержать:
- адрес места приема юридических и физических лиц и график работы;
- краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
- форму заявления для предоставления муниципальной услуги;
- сроки предоставления услуги в целом и максимальных сроков выполнения отдельных административных процедур;
- основания для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- сведения о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги:
Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу:
Муниципальное казенное учреждение "Архив Ногликского района" муниципального образования "Городской округ Ногликский".
В соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ органы, предоставляющие муниципальные услуги, не вправе требовать от заявителя:
- осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных и муниципальных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечни, указанные в части 1 статьи 9 настоящего Федерального закона.
Муниципальная услуга может предоставляться в многофункциональном центре. Особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах, состоящие из:
- размещения информации о порядке предоставления муниципальной услуги в помещении многофункционального центра;
- подачи заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- приема и регистрации документов, поступивших из многофункционального центра;
- подготовки результата предоставления муниципальной услуги для передачи в многофункциональный центр;
- выдача результатов муниципальной услуги.
Особенности выполнения указанных действий осуществляются с учетом соглашения, заключенного между администрацией муниципального образования "Городской округ Ногликский" и многофункциональным центром.
2.3.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
2.3.1.оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по разработке нормативно-методических документов по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива организаций - источников комплектования отдела;
2.3.2.согласование положений об экспертной комиссии организации, инструкции по делопроизводству, номенклатур дел организаций, описей дел по личному составу и иных документов по делопроизводству и архивному делу, оформленных с учетом нормативных требований п. 2.5 Регламента;
2.3.3.заключения на описи дел постоянного хранения, актов о выделении дел к уничтожению и направление заключений на экспертно-проверочную комиссию Архивного агентства Сахалинской области;
2.3.4.проведение семинаров для представителей организаций по вопросам архивного дела и делопроизводству;
2.3.5.участие отдела в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования отдела.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги:
2.4.1.Предоставление муниципальной услуги осуществляется по запросу получателя муниципальной услуги в течение 30 дней со дня регистрации запроса в архив, не считая времени ожидания документов от организации при дополнительном запросе.
Время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 15 минут.
Время приема документов от получателя муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.
2.4.2.Сроки прохождения отдельных административных процедур при исполнении муниципальной услуги.
Консультации и справки предоставляются работниками архива в течение всего срока исполнения муниципальной услуги.
При необходимости консультации по вопросам проведения экспертизы ценности документов проводятся в организации - получателе муниципальной услуги.
2.5.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги.
Основания предоставления муниципальной услуги, в том числе правовые, предусматривают перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление муниципальной услуги:
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;
- Закон Сахалинской области от 01.11.2005 N 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области";
- Устав муниципального казенного учреждения "Архив Ногликского района".
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.
Для предоставления муниципальной услуги необходимы следующие документы:
- положения об экспертных комиссиях организаций;
- методические рекомендации, пособия и другие материалы по результатам исследования вопросов экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими архивов организаций;
- описи дел постоянного хранения;
- описи дел по личному составу;
- номенклатура дел организаций;
- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
- инструкции по делопроизводству организаций.
В соответствии с п. 1, п. 2 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ установлен запрет требовать от заявителя:
- предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- предоставление документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- оснований для отказа в приеме документов не имеется.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
1) оформление представленных документов с нарушениями нормативных требований пункта 2.5 Регламента;
2) несоответствие представленных документов требованиям нормативных правовых актов пункта 2.5 Регламента.
2.9.Предоставление муниципальной услуги осуществляется уполномоченным органом бесплатно, неоднократно.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов на предоставление муниципальной услуги - не более 15 минут.
2.11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - в день поступления.
Запросы (заявления) регистрируются сотрудниками архива. Делопроизводство организовано и ведется на основе Инструкции администрации муниципального образования "Городской округ Ногликский", утвержденной распоряжением мэра муниципального образования "Городской округ Ногликский" от 07.02.2007 N 8-р.
2.12.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебном кабинете архива. Кабинет оборудуется соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги. Рабочий кабинет оборудуется столами и стульями, должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавеси.
Рабочее место специалиста обеспечивается необходимым оборудованием (компьютером, средствами электронного информирования, средствами связи, копировальной техникой, печатающими устройствами), канцелярскими принадлежностями, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалам, позволяющим своевременно и в полном объеме организовать исполнение муниципальной услуги.
Прием заявителей муниципальной услуги и непосредственное взаимодействие специалистов с заявителями, консультирование осуществляются в рабочем кабинете.
Максимальный срок приема запроса не более 30 минут.
Сведения о предоставлении муниципальной услуги и форма заявления на предоставление муниципальной услуги размещаются на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области.
3.Административные процедуры
(состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме)
3.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) рассмотрение и подготовка номенклатур дел организаций - источников комплектования к согласованию экспертно-проверочной комиссии Архивного агентства Сахалинской области;
2) оказание методической и практической помощи представителям организаций по вопросам делопроизводства и формированию ведомственного архива;
3) проведение семинара.
Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок-схеме, представленной в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
3.1.1.Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь представителям организаций в составлении номенклатуры дел. Составленная в организации номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии организации и передается в архив. Архив составляет заключение на номенклатуру дел организации и направляет его вместе с 2-мя экземплярами номенклатуры дел на согласование ЭПК Архивного агентства Сахалинской области. После согласования номенклатура утверждается руководителем организации и используется в работе.
3.1.2.Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования. В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел (группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
- по отбору документов в состав архивного фонда и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению учета документов архивного фонда, находящихся на временном хранении.
3.1.3.В целях повышения профессиональной квалификации работников и совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций - источников комплектования, архив проводит семинары. В ходе взаимодействия архива с работниками организаций выявляются наиболее часто встречающиеся вопросы и проблемы, связанные с ведением делопроизводства и формированием ведомственных архивов. Такие вопросы и проблемы анализируются, изучаются и включаются архивом в темы семинаров. Семинары включаются в план работы архива на следующий год. При необходимости срочного ознакомления всех работников организаций с изменениями в законодательстве, правилах и методических рекомендациях, используемых в работе ведомственных архивов, семинары могут проводиться вне плана.
3.1.4.Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
- простота и ясность изложения информационных документов;
- наличие различных каналов получения информации о предоставлении услуги;
- доступность работы с представителями лиц, получающих услугу;
- короткое время ожидания услуги;
- точность исполнения муниципальной услуги;
- профессиональная подготовка сотрудников, осуществляющих предоставление муниципальной услуги;
- высокая культура обслуживания заявителей;
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;
- количество обоснованных жалоб.
4.Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1.Контроль полноты и качества оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архива.
Проверки могут быть:
а) плановые, которые проводятся в соответствии с планом работы архива, но не чаще одного раза в два года.
б) внеплановые, которые проводятся в случае поступления обращений физических и юридических лиц с жалобами на нарушение их прав и законных интересов.
Должностные лица архива несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента при оказании муниципальной услуги.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей к виновным должностным лицам архива применяются меры ответственности в порядке, установленном нормативными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования "Городской округ Ногликский" Сахалинской области.
4.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами архива, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
Контроль осуществляется путем проведения директором архива проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Сахалинской области и муниципальными правовыми актами муниципального образования "Городской округ Ногликский" Сахалинской области.
В любое время с момента обращения заявитель имеет право на получение сведений о ходе предоставления муниципальной услуги путем использования средств телефонной связи, электронной почты и личного посещения.
4.3.За неправомерные решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые), в ходе предоставления муниципальной услуги, ответственные лица, исполняющие конкретный запрос, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц
5.1.Заявитель может обратиться с письменной жалобой на решения и действие (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в порядке, предусмотренном настоящим Административным регламентом.
5.2.Письменная жалоба может быть направлена руководителю архива, мэру муниципального образования "Городской округ Ногликский".
5.3.Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
- затребование с заявителя муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
- отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.4.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо, в случае его отсутствия, рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.
5.5.Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта муниципального образования, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.6.Жалоба должна содержать:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, решение и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу.
Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.7.Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток или ошибок, или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.8.По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:
- удовлетворение жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
- отказ в удовлетворении жалобы.
5.9.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.8 настоящего раздела, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.10.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 5.4 настоящего раздела, незамедлительно направляет имеющиеся документы в органы прокуратуры.
5.11.Положения настоящего Регламента, устанавливающие порядок рассмотрения жалоб на нарушение прав граждан и организаций при предоставлении муниципальных услуг, не распространяются на отношения, регулируемые Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
5.12.Должностные лица органа местного самоуправления, наделенные полномочиями по рассмотрению жалоб на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги, порядка или сроков рассмотрения жалобы либо незаконный отказ или уклонение указанного должностного лица от принятия ее к рассмотрению, несут ответственность в соответствии с частями 3 и 5 статьи 5.63 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
Приложения
2012-05-28 Приложение к Постановлению от 28 мая 2012 года № 288