Постановление от 02.03.2012 г № 90
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов муниципального образования „Макаровский городской округ“ Сахалинской области»
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", с целью обеспечения регламентации муниципальных услуг и муниципальных функций по Контролю (надзору) администрация муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области постановляет:
1.Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области" (прилагается).
2.Опубликовать настоящее постановление в газете "Новая газета", разместить на сайте муниципального образования.
3.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника архивного отдела администрации муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области Токареву Г.А.
И.о. главы администрации
муниципального образования
"Макаровский городской округ"
В.Д.Сорокотяга
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"МАКАРОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ" САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ"
1.Общие положения
1.1.Предметом регулирования административного регламента является предоставление Архивным отделом администрации муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области (далее - Архивный отдел) муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области (далее - Регламент).
1.2.Заявителями являются юридические и физические лица (далее - заявители), имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с Архивным отделом и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги
"Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области".
1.3.Муниципальную услугу предоставляет Архивный отдел администрации муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области.
1.3.1.Информация о месте нахождения и графике работы.
Архивный отдел администрации муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области расположен по адресу:
694140, г. Макаров, Сахалинская область, улица 50 лет Октября, 32, кабинет N 15;
телефон для справок: (842443) 50-716;
факс (842443) 50-148 с пометкой "для архивного отдела";
адрес электронной почты: E-mail: makarov@adm.sakhalin.ru;
адрес официального сайта муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области: www.admmakarov.ru.
График работы Архивного отдела:
Понедельник - четверг с 8.00 до 17.00,
Пятница с 8.00 до 12.00.
Перерыв на обед с 12.00 до 13.00.
В день, предшествующий праздничному, в соответствии с ТК РФ, продолжительность рабочего дня сокращается на один час.
График приема юридических и физических лиц специалистами архивного отдела (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):
понедельник - четверг: с 9.00 до 17.00, перерыв на обед с 12.00 до 13.00.
1.3.2.Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
1.3.3.Устное информирование осуществляется специалистами Архивного отдела при обращении заявителей за информацией лично или по телефону.
Специалисты Архивного отдела, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
Устное информирование каждого заявителя осуществляется в течение времени, необходимого для его информирования.
1.3.4.При ответах на телефонные звонки специалисты Архивного отдела подробно, в корректной форме информируют обратившихся заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который обратились заявители, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста Архивного отдела, принявшего телефонный звонок.
При устном обращении заявителей (по телефону) специалисты Архивного отдела дают ответы самостоятельно в пределах своей компетенции. Если специалист Архивного отдела, к которому обратился заявитель, не может ответить на вопрос самостоятельно, то заявитель должен быть направлен к другому специалисту или же обратившемуся заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо специалист может предложить заявителю обратиться письменно.
1.3.5.Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, по факсу).
Ответ на обращение заявителя представляется в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, инициалов, номера телефона специалиста Архивного отдела.
Ответ направляется в письменном виде, в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.
Ответ направляется в письменном виде, в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.
Ответ на обращение заявителя, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по адресу, указанному в обращении.
Информация о предоставлении муниципальной услуги должна быть размещена:
- на информационном стенде Архивного отдела в здании администрации муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области.
Информационный стенд Архивного отдела должен содержать следующую информацию:
- о месте нахождения и графике работы Архивного отдела;
- о перечне необходимых для предоставления муниципальной услуги документов, их форм, способ получения, в том числе в электронной форме;
- о справочных телефонах Архивного отдела;
- об адресе официального сайта Архивного отдела и адресе его электронной почты;
- о порядке получения информации по предоставлению муниципальной услуги, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области".
Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом, размещаются:
- на официальном сайте муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области http://www.admmakarov.ru;
- на Портале государственных и муниципальных (функций) услуг Сахалинской области: http://rgu.admsakhalin.ru.
Обновление информации осуществляется регулярно (1 раз в месяц).
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги:
"Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области".
2.2.Муниципальную услугу предоставляет Архивный отдел администрации муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области.
2.3.В соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ) при предоставлении муниципальной услуги специалисты Архивного отдела не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги, связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, утвержденный решением Собрания муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области от 30.06.2011 N 24.
2.4.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- копии архивных документов;
- выписки из архивных документов;
- архивные справки по документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе;
- уведомление о направлении запроса на исполнение в организацию по принадлежности;
- уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов;
- уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о необнаружении документов (отрицательный ответ).
2.5.Срок предоставления муниципальной услуги:
2.5.1.Муниципальная услуга предоставляется заявителям в течение 30 дней со дня регистрации заявления (далее - заявление). В исключительных случаях срок рассмотрения заявления может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
2.6.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующим перечнем нормативно-правовых актов:
- Конституция Российской Федерации от 12.12.93 ("Российская газета", 1993, N 237) (с учетом поправок, внесенных законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ и от 30.12.2008 N 7-ФЗК);
- Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Российская газета" от 10.01.1994 N 4, "Собрание актов Президента и Правительства РФ" от 10.01.1994, N 2, ст. 74) (ред. от 01.09.2000);
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Парламентская газета" от 27.10.2004 N 201, "Российская газета" от 27.10.2004 N 237, "Собрание законодательства РФ" от 25.10.2004, N 43, ст. 4169) (ред. 27.07.2010);
- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета" от 05.05.2006 N 95, "Собрание законодательства РФ" от 08.05.2006, N 19, ст. 2060, "Парламентская газета" от 11.05.2006 N 70-71) (ред. 27.07.2010);
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета" от 29.07.2006 N 165, "Собрание законодательства РФ" от 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, "Парламентская газета" от 03.08.2006 N 126-127) (ред. 06.04.2011);
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета" от 29.07.2006 N 165, "Собрание законодательства РФ" от 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451, "Парламентская газета" от 03.08.2006 N 126-127) (ред. 25.07.2011);
- Федеральный закон Российской Федерации "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" от 09.02.2009 N 8-ФЗ ("Парламентская газета" N 8, 13 от 19.02.2009) (ред. 11.07.2011);
- Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (ред. от 16.02.2009);
- Закон Сахалинской области от 01.11.2005 N 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области" ("Губернские ведомости" от 09.11.2005 N 209(2434)) (ред. 16.11.2010);
- Устав муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области, утвержденный решением Собрания муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области от 27.01.2006 (ред. 27.12.2011 N 57);
- постановление администрации муниципального образования "Макаровский городской округ" от 19.10.2010 N 526 "Об утверждении Регламента предоставления пользователям информацией по их запросу информации о деятельности администрации муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области и должностных лицах администрации муниципального образования "Макаровский городской округ", ответственных за предоставление информации гражданам, органам государственной власти, органам местного самоуправления, юридическим лицам о деятельности администрации муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области ("Новая газета", N 42, 28.10.2010);
- Положение об архивном отделе, утвержденное постановлением администрации муниципального образования "Макаровский городской округ" от 19.04.2011 N 166;
- распоряжение главы муниципального образования "Макаровский район" от 05.05.2006 N 181-р "Об утверждении Регламента администрации муниципального образования "Макаровский район" Сахалинской области".
2.7.Для предоставления муниципальной услуги заявители обращаются в Архивный отдел с заявлением установленного образца (приложение N 1) или в произвольной форме. Заявление предоставляется на русском языке либо имеет заверенный перевод на русский язык. Заявление заполняется заявителем рукописным или машинописным способом.
2.7.1.Письменное заявление заявителя (физического лица) в обязательном порядке должно содержать:
1) Либо наименование органа местного самоуправления, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
2) Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
3) Изложение существа запроса, обращения; при запросе справок о стаже работы и заработной плате - название, ведомственная подчиненность организации, период работы, должность, копия трудовой книжки (кроме случаев утраты трудовой книжки);
4) Год рождения заявителя (для физических лиц);
5) Почтовый адрес (адрес электронной почты), по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;
6) Контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);
7) Личную подпись и дату, в случае направления заявления при использовании информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте) используется электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
9) Иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
Для физических лиц при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах, предъявляются доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей.
2.7.2.Официальное письмо органа или организации должно содержать:
1) Полное наименование юридического лица;
2) Юридический или фактический адрес юридического лица;
3) Фамилия, имя, отчество, наименование должности представителя юридического лица;
4) Подпись руководителя организации, в том числе в случае направления заявления при использовании информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте) используется электронная подпись.
Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке организации.
2.7.3.В соответствии с п. 1, п. 2 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ запрещается требовать от заявителя предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги, а также предоставление документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона N 210-ФЗ.
2.7.4.Основанием для отказа в приеме документов является нарушение, указанных в п. 2.7 раздела 2 данного Регламента, положений.
2.8.Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
1) Плохое физическое состояние архивных документов;
2) Отсутствие документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике;
3) Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах;
4) Наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих государственную или иную, охраняемую законодательством Российской Федерации, тайну, личную тайну, семейную тайну.
Основаниями для приостановления муниципальной услуги являются:
1) Выдача документов во временное пользование другим пользователям;
2) Необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, проведение проверки наличия);
3) До предоставления заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен;
4) Случаи возникновения в архивном отделе чрезвычайной ситуации, препятствующей работе по предоставлению услуги.
2.9.Предоставление муниципальной услуги осуществляется Архивным отделом бесплатно.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления не более 30 минут.
2.11.Срок регистрации запроса - в день поступления заявления о предоставлении муниципальной услуги. Заявления регистрируются специалистом Архивного отдела в установленном порядке делопроизводства в течение одного дня с момента поступления. Делопроизводство организовано и ведется на основе Регламента администрации муниципального образования "Макаровский район", утвержденного распоряжением главы муниципального образования "Макаровский район" от 05.05.2006 N 181-р.
2.12.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания и заполнения заявлений о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам.
2.12.1.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебном кабинете Архивного отдела. Кабинет оборудуется соответствующими табличками с указанием номера кабинета, наименованием структурного подразделения администрации, фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны быть оборудованы автоматической пожарной сигнализацией и системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
2.12.2.Места ожидания и заполнения заявлений о предоставлении муниципальной услуги, места для информирования заявителей, получения информации оборудуются информационными стендами, стульями и столами (стойками) для заполнения документов, а также бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов заявителями.
2.13.Показатели качества предоставления муниципальной услуги:
- доля заявителей, удовлетворенных качеством процесса предоставления муниципальной услуги;
- количество жалоб на качество предоставления муниципальной услуги от общего числа заявителей.
2.14.Показатели доступности предоставления муниципальной услуги:
- доля заявителей, удовлетворенных качеством информации о порядке предоставления муниципальной услуги.
3.Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)
3.1.Предоставление муниципальной услуги заключается в исполнении запросов граждан и организаций по документам архивных фондов в соответствии с запрашиваемой темой и включает в себя следующие административные процедуры:
- прием заявлений о предоставлении муниципальной услуги;
- анализ поступивших запросов;
- регистрация заявлений и передача их на исполнение;
- исполнение запросов;
- регистрация копий документов, выписок из документов, справок или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе и направление их заявителю.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении N 2 к настоящему административному регламенту.
3.2.Прием заявлений о предоставлении муниципальной услуги.
Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является поступление заявления гражданина или юридического лица в Архивный отдел.
Заявление может поступить в Архивный отдел одним из следующих способов:
- при личном обращении;
- почтовым отправлением;
- по электронной почте, E-mail: makarov@adm.sakhalin.ru.
Заявления, поступившие по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном для письменных заявлений порядке в соответствии с Регламентом администрации муниципального образования "Макаровский район", утвержденным распоряжением главы муниципального образования "Макаровский район" от 05.05.2006 N 181-р.
При личном обращении заявителя о предоставлении муниципальной услуги специалист Архивного отдела, осуществляющий личный прием, устанавливает личность заявителя, изучает содержание заявления, определяет степень полноты информации, содержащейся в заявлении и необходимой для его исполнения, устанавливает полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации, предварительно устанавливает наличие архивных документов и информации, необходимых для исполнения запроса. Если в ходе первичной проверки заявления выявлены основания для отказа в приеме документов, указанные в п. 2.7 административного регламента, специалист Архивного отдела возвращает заявление заявителю, устно объяснив причины отказа. Специалист Архивного отдела, осуществляющий прием запросов, назначает дату получения заявителем запрашиваемой информации, заявитель в запросе указывает способ получения архивной информации.
3.3.При поступлении заявления специалист Архивного отдела осуществляет его первичную проверку. Если в ходе первичной проверки заявления не выявлены основания для отказа в приеме документов, указанные в п. 2.7 административного регламента, специалист Архивного отдела регистрирует его в специальном журнале. В случае выявления оснований для отказа в приеме документов специалист архивного отдела готовит письменное уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причин отказа и направляет его заявителю по адресу, указанному в заявлении, в течение трех дней с момента его поступления.
Результатом административной процедуры является:
- зарегистрированное заявление;
- направленное письменное уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
3.4.Основанием для начала выполнения административной процедуры является зарегистрированное заявление.
Руководитель Архивного отдела рассматривает заявления, назначает ответственного исполнителя и передает их ему на исполнение. Депутатские запросы, запросы федеральных и областных органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, правоохранительных органов рассматриваются руководителем уполномоченного органа в день поступления.
Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в архивном отделе. Исполнение запросов производится специалистами муниципального архива, ответственными за выполнение данной работы, согласно должностным инструкциям. Определение исполнителей осуществляется начальником архивного отдела.
Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшихся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации муниципального образования.
Архивная справка подписывается начальником архивного отдела, исполнителем и заверяется печатью администрации муниципального образования.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
На обороте листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью начальника архивного отдела и печатью администрации муниципального образования. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью администрации муниципального образования и подписью начальника архивного отдела.
Если в архивном отделе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалист-исполнитель пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы, не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.
Если в архивном отделе отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.
Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.
Максимальный срок исполнения запроса с момента регистрации - 30 дней.
3.5.Оформленные в установленном порядке архивные справки, выписки из архивных документов, копии архивных документов, уведомление о направлении запроса на исполнение в организацию по принадлежности, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов, уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о необнаружении документов (отрицательный ответ) в архивном отделе исполнитель предоставляет на рассмотрение и подписание руководителю.
В течение одного дня с момента подписания руководителем архивного отдела документов (архивные справки, выписки из архивных документов, копии архивных документов, уведомление о направлении запроса на исполнение в организацию по принадлежности, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов, уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений либо о необнаружении документов (отрицательный ответ)) они регистрируются и направляются заявителю.
При предоставлении муниципальной услуги по запросу, полученному при личном обращении гражданина или юридического лица, документы направляются заявителю способом, указанным в запросе. Копии архивных документов выдаются лично или высылаются по почте простыми письмами по адресу, указанному в заявлении.
Исполнение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах исполнения.
4.Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1.Текущий контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения административных процедур, предусмотренных настоящим Регламентом, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов заявителей, анализа содержания поступающих заявлений, хода и результатов работы с заявлениями. Текущий контроль за соблюдением специалистами Архивного отдела, положений настоящего Регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником Архивного отдела. Персональная ответственность специалистов Архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях.
4.1.1.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя:
- проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей;
- рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов при предоставлении муниципальной услуги.
4.1.2.Проверки могут быть плановые (осуществляться на основании годовых или полугодовых планов работы Архивного отдела) и внеплановые. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
Внеплановая проверка проводится в связи с проверкой устранения ранее выявленных нарушений, а также в случае получения жалоб на действия (бездействие) специалистов Архивного отдела.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений положений настоящего Регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги при выявлении допущенных нарушений в отношении виновных лиц принимаются меры в соответствии с законодательством Российской Федерации и Сахалинской области.
Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными лицами положений Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений осуществляется в соответствии с законодательством.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также их должностных лиц
5.1.Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения специалиста Архивного отдела в досудебном (внесудебном) порядке.
Действия (бездействие) специалистов Архивного отдела, а также решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего Регламента, обжалуются во внесудебном порядке путем обращения к начальнику Архивного отдела.
Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.2.Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) Нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) Нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) Требование у заявителя документов, не предусмотренных законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области, органов местного самоуправления для предоставления муниципальной услуги;
4) Отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области, органов местного самоуправления для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) Отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области, органов местного самоуправления;
6) Истребование у заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области, органов местного самоуправления.
5.3.Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.
5.3.1.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо электронной форме в Архивный отдел. Жалобы на решения, принятые начальником Архивного отдела, подаются в Администрацию муниципального образования "Макаровский городской округ" Сахалинской области.
5.3.2.Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также путем обращения через официальный сайт муниципального образования, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.3.3.Жалоба должна содержать:
1) наименование отдела (органа), предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) отдела, должностного лица отдела, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии;
5) жалоба, поступившая в отдел, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.3.4.По результатам рассмотрения жалобы Архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Архивным отделом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.3.5.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.3.4 настоящего Регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.3.6.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктом 5.3.1 статьи, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.