Приложение к Приказу от 17.11.2011 г № 25 Административный регламент
Административный регламент департамента управления делами губернатора и правительства сахалинской области по предоставлению государственной услуги «Рассмотрение обращений граждан» раздел 1. общие положения 1.1. предмет регулирования административного регламента
1.1.1.Административный регламент департамента управления делами Губернатора и Правительства Сахалинской области по предоставлению государственной услуги "Рассмотрение обращений граждан" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления государственной услуги и определяет сроки и последовательность исполнения административных процедур при ее предоставлении, связанных с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы, а также устанавливает стандарт и порядок рассмотрения обращений граждан должностными лицами департамента управления делами Губернатора и Правительства Сахалинской области (далее - Департамент).
1.1.2.Положения Административного регламента распространяются на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.
1.2.Заявители и их представители
Для получения государственной услуги заявитель должен обратиться в Департамент.
Заявителями являются граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или законодательством Российской Федерации, либо их представители, уполномоченные в установленном законом порядке (далее - заявители).
1.3.Требования к порядку информирования
о порядке предоставления государственной услуги
1.3.1.Письменное обращение с доставкой по почте направляется по почтовому адресу Департамента: 693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический проспект, 39, каб. 111.
1.3.2.Адрес Департамента для самостоятельной передачи письменных обращений указан в пункте 1.3.4 настоящего Административного регламента.
1.3.3.Обращения в форме электронного документа направляются путем заполнения специальной формы на официальной странице Департамента в сети Интернет: http://www.adm.sakhalin.ru/index.php?id=240 либо через региональную государственную информационную систему - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области: http://rgu.admsakhalin.ru.
1.3.4.Информация о месте нахождения и графике работы Департамента:
1.3.4.1.693011, г. Южно-Сахалинск, Коммунистический пр., 39, каб. 111 (1 этаж).
1.3.4.2.График работы Департамента:
понедельник 9.00 - 17.15 (перерыв с 13.00 до 14.00) вторник 9.00 - 17.15 (перерыв с 13.00 до 14.00) среда 9.00 - 17.15 (перерыв с 13.00 до 14.00) четверг 9.00 - 17.15 (перерыв с 13.00 до 14.00) пятница 9.00 - 17.00 (перерыв с 13.00 до 14.00) суббота выходной день воскресенье выходной день
1.3.4.3.Справочные телефоны Департамента:
- приемная Департамента - 8(4242) 46-91-19, факс 8(4242) 42-10-40;
- отдел правовой работы и государственных закупок - 8(4242) 46-91-66.
1.3.4.4.Адрес электронной почты Департамента: upravdel@adm.sakhalin.ru.
Адрес официальной страницы Департамента в сети Интернет: http://www.admsakhalin.ru/index.php?id=240.
1.3.5.График приема граждан в Департаменте:
- второй вторник месяца с 16.00 до 18.00 личный прием: кабинет 111 (руководитель департамента управления делами Губернатора и Правительства Сахалинской области);
- третий вторник месяца с 16.00 до 18.00 личный прием: кабинет 111 (заместитель руководителя департамента управления делами Губернатора и Правительства Сахалинской области).
1.3.6.На официальной странице Департамента в сети Интернет содержится следующая информация:
- о месте нахождения и графике работы Департамента;
- о графике приема граждан руководителем департамента управления делами Губернатора и Правительства Сахалинской области (далее - Руководитель), а также иными государственными гражданскими служащими, уполномоченными на проведение личных приемов;
- о перечне необходимых для предоставления государственной услуги документов, их формы, способ получения, в том числе в электронной форме;
- о справочных телефонах Департамента (факс);
- об адресе электронной почты Департамента;
- о порядке получения информации по предоставлению государственной услуги, в том числе через региональную государственную информационную систему - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги.
1.3.7.На информационном стенде Департамента размещается следующая информация:
- о месте нахождения и графике работы Департамента;
- о справочных телефонах Департамента, факсе, адресе электронной почты Департамента, адресе официальной страницы Департамента в сети Интернет;
- о графике приема граждан Департаментом, а также иными государственными гражданскими служащими, уполномоченными на проведение личных приемов, номере кабинета и должностном лице, который проводит личный прием граждан;
- о перечне необходимых для предоставления государственной услуги документов, их формы, способ получения, в том числе в электронной форме и через региональную государственную информационную систему - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;
- о порядке получения информации по предоставлению государственной услуги.
Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом.
1.3.8.Информация о предоставлении государственной услуги, в том числе о ходе ее исполнения, сообщается заявителю лично, по телефону, по почте, посредством размещения сведений в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (по электронной почте, в сети Интернет, по факсу), региональной государственной информационной системе - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, посредством размещения на информационном стенде Департамента.
1.3.9.Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
1.3.10.Устное информирование осуществляется государственными гражданскими служащими при обращении заявителя за информацией лично или по телефону.
Государственные гражданские служащие, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
Устное информирование каждого заявителя осуществляется государственным гражданским служащим в течение времени, необходимого для информирования заявителя.
При устном информировании по телефону сотрудник должен назвать фамилию, имя, отчество, замещаемую должность и наименование отдела.
Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать посторонних разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой телефонный аппарат. В конце информирования сотрудник, осуществляющий прием и информирование, должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые надо принять (кто, когда и что должен сделать).
При устном обращении заявителя (по телефону) государственные гражданские служащие, осуществляющие прием и информирование, дают ответ самостоятельно. Если государственный гражданский служащий, к которому обратился заявитель, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он может предложить обратиться письменно либо назначить другое удобное для заявителя время.
1.3.11.Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, в сети Интернет, по факсу).
Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона государственного гражданского служащего.
Ответ направляется в письменном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.
Ответ на обращение заявителя, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
В случае поступления коллективного письменного обращения граждан ответ на обращение направляется в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.
Раздел 2.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги
Рассмотрение обращений граждан (далее - государственная услуга).
2.2.Наименование органа исполнительной власти, непосредственно предоставляющего государственную услугу
Государственную услугу предоставляет департамент управления делами Губернатора и Правительства Сахалинской области.
Департамент не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанной с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативным правовым актом Сахалинской области.
2.3.Описание результата предоставления государственной услуги
Конечным результатом предоставления государственной услуги является:
- ответ заявителю в письменной или устной форме, в том числе и в форме электронного документа, по существу поставленных в обращении вопросов;
- ответ заявителю в письменной или устной форме не по существу поставленных в обращении вопросов в случаях, установленных действующим законодательством;
- направление обращения в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления или другим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении, с одновременным информированием заявителя;
- оставление обращения без ответа по существу поставленных вопросов.
2.4.Срок предоставления государственной услуги
2.4.1.Письменное обращение, поступившее в Департамент, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
2.4.2.Сроки прохождения отдельных административных процедур:
2.4.2.1.При рассмотрении письменных обращений заявителей:
- прием и регистрация письменного обращения и прилагаемых к нему документов (при их наличии) - 3 дня с момента поступления письменного обращения в Департамент;
- направление письменного обращения Руководителю либо лицу, его замещающему, - в день его регистрации;
- направление письменного обращения в структурное подразделение (структурные подразделения) - не более 2 рабочих дней со дня, следующего за днем регистрации письменного обращения;
- направление письменного обращения непосредственному исполнителю государственной услуги - в день поступления его в структурное подразделение;
- рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа непосредственным исполнителем - не позднее, чем за 3 рабочих дня до окончания срока предоставления государственной услуги;
- регистрация и направление подготовленного ответа на письменное обращение - не позднее 2 рабочих дней до окончания срока предоставления государственной услуги.
Обращения, поступившие по электронной почте, на официальную страницу Департамента и по факсу, рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные для рассмотрения письменных обращений.
2.4.2.2.При рассмотрении обращений заявителей в ходе личного приема:
- запись на личный прием - не превышает 15 минут;
- личный прием и рассмотрение устного обращения - не превышает 20 минут;
- рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа на обращение заявителя, поступившее в ходе личного приема, - в срок, установленный для рассмотрения письменных обращений заявителей.
2.4.3.В исключительных случаях (особая сложность, объемность проблем, поставленных в обращении, необходимость проведения специальных исследований, изучения дополнительных материалов, обеспечения выезда на место), а также в случае направления Департаментом в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, Руководитель либо уполномоченное им лицо вправе продлить срок рассмотрения письменного обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения обращения заявителя, направившего обращение.
2.4.4.Направление письменного обращения заявителя по подведомственности в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу осуществляется в срок, не превышающий 7 дней с даты его регистрации.
Уведомление заявителя о направлении его обращения по подведомственности осуществляется в день направления обращения по подведомственности.
2.4.5.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
2.4.6.В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.4.7.В случае если заявитель в одном письменном обращении ставит ряд вопросов, разрешение которых находится в компетенции нескольких государственных органов, копия обращения должна быть направлена в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующие государственные органы. В случае необходимости Департамент вправе запрашивать у государственных органов документы и материалы о результатах рассмотрения указанных обращений.
2.4.8.Срок выдачи документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги:
- ответ на письменное обращение заявителей в письменной форме направляется почтовым отправлением не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации;
- по предварительной договоренности с заявителями ответ на письменное обращение в письменной форме может быть выдан им лично на руки после регистрации при непосредственном обращении заявителей в Департамент за его выдачей.
2.5.Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги
Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета" N 7, 21.01.2009);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета" N 95, 05.05.2006);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета" N 168, 30.07.2010);
- Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52, ст. 6228);
- Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2006, N 6, ст. 636; 2007, N 10, ст. 1151; N 16, ст. 1828; N 49, ст. 6070; 2008, N 13, ст. 1186; N 30, ст. 3616; N 52, ст. 6235; 2009, N 29, ст. 3597, ст. 3624; N 48, ст. 5719; N 51, ст. 6150, ст. 6159; 2010, N 5, ст. 459; N 7, ст. 704; 49, ст. 6413; 2011, N 1, ст. 31);
- Федеральным законом от 27.04.1993 N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" ("Российская газета" 1993, N 89; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 51, ст. 4970; 2009, N 7, ст. 772);
- Положением о департаменте управления делами Губернатора и Правительства Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации Сахалинской области от 23.12.2009 N 544-па ("Губернские ведомости" N 239 (3446), 30.12.2009).
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги
2.6.1.Основанием для предоставления государственной услуги является обращение гражданина, направленное:
- в письменном виде по почте;
- в письменном виде по факсу;
- электронной почтой;
- на официальную страницу Департамента в сети Интернет;
- посредством Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;
- лично.
2.6.2.Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование областного органа исполнительной власти - Департамент, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости, в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.
2.6.3.Обращение, поступившее в Департамент по электронной почте или на официальную страницу Департамента в сети Интернет, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
2.6.4.Заявитель в своем устном обращении сообщает либо наименование государственного органа, в который обращается, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего лица, о личном приеме с которым ходатайствует, и излагает суть предложения, заявления или жалобы.
2.6.5.Заявитель в своем устном обращении в ходе личного приема излагает суть предложения, заявления или жалобы, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Содержание устного обращения заносится в регистрационную карточку личного приема при предварительной записи на прием. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
2.6.6.Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения заявителей, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящим Административным регламентом.
2.6.7.Запрещается требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.7.Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отсутствуют.
2.8.Перечень оснований для приостановления, отказа в предоставлении государственной услуги или оставления обращения без ответа
2.8.1.Основания для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги отсутствуют.
2.8.2.Ответ на обращение по существу поставленных вопросов не дается в следующих случаях:
- если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, - ответ не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
- если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
- обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
- при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу государственного гражданского служащего, а также членов его семьи, обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением заявителя, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
- если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Руководителем либо лицом, его замещающим, может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращения направлялись в Департамент или должностному лицу, с уведомлением о данном решении заявителя, направившего обращение. В этом случае прекращение переписки с заявителем осуществляется на основании служебной записки на имя Руководителя за подписью руководителя структурного подразделения Департамента.
2.8.2.Ответ заявителю не дается в случае его обращения с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
2.8.3.Заявителю может быть отказано в рассмотрении устного обращения в ходе личного приема в случае, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2.8.4.В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в Департамент или соответствующему должностному лицу.
2.9.Перечень услуг, необходимых (обязательных) для предоставления государственной услуги
Перечень услуг, необходимых (обязательных) для предоставления государственной услуги, отсутствует.
2.10.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги
Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.
2.11.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги
Срок ожидания заявителями в очереди при подаче и получении документов, являющихся результатами предоставления государственной услуги, не превышает 10 минут.
Срок ожидания в очереди на личный прием составляет не более 20 минут.
2.12.Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги
Срок регистрации обращения и прилагаемых к нему документов (при их наличии) - 3 дня с момента поступления письменного обращения в Департамент.
Регистрация обращения осуществляется в журналах регистрации обращений и в системе электронного документооборота и делопроизводства.
2.13.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги
2.13.1.Помещения, где осуществляется прием граждан по вопросам, связанным с предоставлением государственной услуги, оборудуются информационными стендами, стульями и столами, а также средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
2.13.2.Места для ожидания приема граждан, заполнения документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются образцами заполнения документов и канцелярскими принадлежностями.
2.13.3.Визуальная текстовая информация, предназначенная для ознакомления заявителей с информационными материалами, размещается на информационных стендах, которые должны содержать информацию, предусмотренную пунктом 1.3.7 настоящего Административного регламента.
2.13.4.Центральный вход в помещение оборудуется информационной табличкой (вывеской) с наименованием Департамента.
2.13.5.Прием заявителей осуществляется в кабинетах, которые оборудуются информационными табличками с указанием:
- номера кабинета;
- фамилии, имени и отчества сотрудника, осуществляющего предоставление государственной услуги.
2.13.6.Личный прием заявителей осуществляется в служебном кабинете Руководителя.
Помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:
- комфортное расположение заявителя и должностного лица;
- возможность и удобство оформления заявителем письменного обращения;
- телефонную связь;
- возможность копирования документов;
- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.
2.13.7.Каждое рабочее место государственного гражданского служащего Департамента, предоставляющего государственную услугу, оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.
2.14.Показатели доступности и качества государственной услуги
2.14.1.Результат оказания государственной услуги измеряется показателями качества и доступности.
2.14.1.1.Показатели качества и доступности предоставления государственной услуги:
- доля заявителей, удовлетворенных качеством процесса предоставления услуги;
- количество жалоб на качество предоставления услуги от общего числа заявителей.
2.14.2.Основными требованиями к качеству рассмотрения обращений в Департаменте являются:
- полнота ответов на все поставленные в обращении вопросы и принятие необходимых мер в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- достоверность предоставляемой гражданам информации о ходе рассмотрения обращения;
- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения обращения;
- наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;
- удобство и доступность получения гражданами информации о порядке предоставления государственной услуги.
2.14.3.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления услуг в электронном виде:
- обеспечение доступа заявителей к сведениям о предоставляемой государственной услуге на официальной странице Департамента в сети Интернет и через региональную государственную информационную систему - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;
- обеспечение доступности для копирования и заполнения гражданами в электронной форме запроса и иных документов, необходимых для получения государственной услуги;
- обеспечение возможности подачи гражданином письменного обращения и иных документов, необходимых для получения государственной услуги, с использованием официальной страницы Департамента в сети Интернет, региональной государственной информационной системы - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;
- обеспечение возможности получения заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги.
2.15.Иные требования
2.15.1.Государственные гражданские служащие Департамента, участвующие в предоставлении государственной услуги, обеспечивают обработку и хранение персональных данных, обратившихся в Департамент граждан, в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных.
2.15.2.При рассмотрении обращения в Департаменте заявитель имеет право:
- получать государственную услугу своевременно и в соответствии со стандартом предоставления государственной услуги;
- получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления государственной услуги, в том числе в электронной форме;
- получать государственную услугу в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;
- представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;
- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
- получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в подразделе 2.8 настоящего Административного регламента, уведомление о переадресации письменного обращения в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействие) должностных лиц Департамента в связи с рассмотрением обращения в досудебном (внесудебном) и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
2.15.3.Государственные гражданские служащие Департамента, ответственные за рассмотрение конкретного обращения:
- обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение;
- запрашивают, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;
- уведомляют заявителя о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
Раздел 3.Состав, последовательность и сроки выполнения
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР (ДЕЙСТВИЙ), ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ
ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ ОСОБЕННОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР (ДЕЙСТВИЙ) В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
Предоставление государственной услуги включает в себя:
- рассмотрение письменных обращений заявителей;
- рассмотрение обращений заявителей, поступивших в ходе личного приема.
Рассмотрение письменных обращений включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация письменного обращения;
- направление письменного обращения на рассмотрение;
- рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа;
- регистрация и направление ответа заявителю на обращение;
- оформление дела по письменному обращению заявителя и его хранение.
Блок-схема последовательности административных процедур при предоставлении государственной услуги в части работы с письменными обращениями заявителей приведена в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.
Рассмотрение обращений заявителей, поступивших в ходе личного приема, включает в себя следующие административные процедуры:
- запись заявителя на личный прием;
- личный прием заявителя;
- рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа на обращение, поступившее в ходе личного приема;
- регистрация и направление ответа на письменное обращение, поступившего в ходе личного приема;
- оформление дела по обращению, поступившему в ходе личного приема заявителя, и его хранение.
Блок-схема последовательности административных процедур при организации и проведении личного приема заявителей приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.
Обращения в форме электронных сообщений поступают в приемную Департамента через официальный сайт Губернатора и Правительства Сахалинской области в сети Интернет или региональную государственную информационную систему - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области путем заполнения заявителем специальной формы, содержащей необходимые реквизиты.
Работа с обращениями в форме электронных сообщений ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
Письменный ответ Департамента на обращение в форме электронного сообщения направляется по почтовому адресу, указанному в обращении, если при подаче обращения заявитель изъявил желание получить ответ в письменном виде, если заявитель изъявил желание получить ответ в электронном виде, то он направляется по электронному адресу, указанному в обращении.
3.1.Прием и регистрация письменного обращения
3.1.1.Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации письменного обращения является поступление в Департамент обращения.
Обращения с прилагаемыми документами заявитель может представить в Департамент лично или направить в виде почтового отправления, электронной почтой либо посредством факсимильной связи.
3.1.2.Должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию письменных обращений заявителей и прилагаемых к нему документов (при их наличии), является государственный гражданский служащий, ответственный за прием входящих документов (далее - специалист департамента, ответственный за прием и регистрацию документов).
3.1.3.Специалист Департамента, ответственный за прием и регистрацию документов:
- определяет соответствие обращения требованиям, установленным к его оформлению настоящим Административным регламентом;
- присваивает обращению регистрационный номер и вносит запись в журнал регистрации обращений и в систему электронного документооборота и делопроизводства;
- проставляет отметку на обращении (дата приема, входящий номер);
- в случае необходимости постановки рассмотрения письменного обращения на контроль заводит карточку вопроса заявителя;
- проставляет отметку о принятии обращения с указанием даты приема и входящего номера (по просьбе заявителя).
3.1.4.Срок приема и регистрации обращений и прилагаемых к нему документов (при их наличии) - 3 дня с момента поступления письменного обращения в Департамент.
3.1.5.Датой принятия Департаментом обращения считается дата регистрации обращения, указанная в журналах регистрации обращений и в системе электронного документооборота и делопроизводства.
3.1.6.Критерием принятия решения о приеме и регистрации обращения является указание заявителем в обращении наименования Департамента либо фамилии, имени, отчества соответствующего должностного лица, либо должности соответствующего лица, а также своих фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии), почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, наличие личной подписи и даты.
3.1.7.Результатом принятия решения о приеме и регистрации обращений является прием и регистрация письменного обращения и приложенных к нему документов (при их наличии).
3.1.8.Решение о приеме и регистрации обращения фиксируется в журнале регистрации обращений и в системе электронного документооборота и делопроизводства.
3.2.Направление письменного обращения на рассмотрение
3.2.1.Основанием для начала административной процедуры по направлению письменного обращения на рассмотрение является прием и регистрация обращения и приложенных к нему документов (при их наличии).
3.2.2.Должностным лицом, ответственным за направление обращений на рассмотрение, является специалист департамента, ответственный за прием и регистрацию документов.
3.2.3.Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, передает его Руководителю либо лицу, его замещающему, для определения структурного подразделения Департамента, в которое направляется письменное обращение на исполнение.
3.2.4.В случае если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько структурных подразделений Департамента, подлинник обращения направляется структурному подразделению Департамента, указанному в поручении первым, копии направляются структурным подразделениям Департамента для соисполнения поручения.
3.2.5.Руководитель структурного подразделения либо лицо, его замещающее, после получения письменного обращения с визой Руководителя либо лица, его замещающего, направляет данное обращение непосредственному исполнителю (соисполнителю) государственной услуги.
3.2.6.Срок административной процедуры не может превышать 3 рабочих дней со дня, следующего за днем регистрации письменного обращения, из них:
- на определение структурного подразделения Руководителем либо лицом, его замещающим, - не более 2 рабочих дней;
- на определение непосредственного исполнителя (соисполнителя) государственной услуги руководителем структурного подразделения либо лицом, его замещающим, - не более 1 рабочего дня.
3.2.7.Критерием принятия решения о направлении письменного обращения на рассмотрение является наличие резолюции Руководителя либо лица, его замещающего, о назначении исполнителя.
3.2.8.Результатом принятия решения о направлении письменного обращения на рассмотрение является передача непосредственному исполнителю (соисполнителю) государственной услуги письменного обращения и прилагаемых к нему документов либо копии письменного обращения и прилагаемых к нему документов.
3.2.9.Результат выполнения административной процедуры по направлению обращения на рассмотрение фиксируется в системе электронного делопроизводства и документооборота.
3.3.Рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению письменного обращения является поступление обращения и прилагаемых к нему документов непосредственному исполнителю (соисполнителю).
3.3.2.Должностным лицом, ответственным за рассмотрение обращения, является государственный гражданский служащий, назначенный руководителем структурного подразделения либо лицом, его замещающим, непосредственным исполнителем (соисполнителем).
3.3.3.Письменные обращения рассматриваются непосредственно в структурном подразделении Департамента или с выездом на место.
3.3.4.Непосредственный исполнитель (соисполнитель) государственной услуги:
- самостоятельно изучает и анализирует письменное обращение;
- определяет достаточность информации, содержащейся в письменном обращении и прилагаемых к нему документах, для предоставления государственной услуги;
- запрашивает в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы у заявителя, государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц;
- определяет перечень нормативных правовых актов, подлежащих применению для предоставления государственной услуги;
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;
- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет заявителя о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
3.3.5.Срок рассмотрения письменного обращения и подготовки ответа непосредственным исполнителем - не позднее чем за 3 рабочих дня до окончания срока предоставления государственной услуги.
3.3.6.Соисполнитель государственной услуги передает в адрес непосредственного исполнителя свои предложения для включения в проект ответа в соответствии с компетенцией не позднее 20 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.
3.3.7.Непосредственный исполнитель, рассмотрев поступившее письменное обращение, подготавливает ответ.
3.3.8.Непосредственный исполнитель передает подготовленный им ответ руководителю структурного подразделения либо лицу, его замещающему, на согласование.
3.3.9.Руководитель структурного подразделения либо лицо, его замещающее, передает согласованный им ответ Руководителю либо лицу, его замещающему, для подписания.
3.3.10.Критерием принятия решения о рассмотрении письменного обращения и подготовки ответа является отсутствие оснований для оставления обращения без ответа в соответствии с подразделом 2.8 настоящего Административного регламента.
3.3.11.Результатом выполнения административной процедуры по рассмотрению обращения могут являться:
- рассмотрение обращения и подготовка ответа по существу поставленных в нем вопросов;
- направление обращения по подведомственности в другие органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу с одновременным уведомлением об этом заявителя;
- рассмотрение обращения и подготовка ответа не по существу поставленных в нем вопросов в случаях, установленных подразделом 2.8 настоящего Административного регламента.
3.3.12.Фиксацией результата выполнения административной процедуры по рассмотрению обращения граждан и подготовке ответа является подписание ответа Руководителем либо лицом, его замещающим.
3.4.Регистрация и направление ответа на обращение
3.4.1.Основанием для начала административной процедуры по регистрации и направлению ответа на обращение является передача специалисту департамента, ответственному за прием и регистрацию документов, Руководителем либо лицом, его замещающим, подписанного ответа на обращение заявителя.
3.4.2.Должностным лицом, ответственным за регистрацию и направление ответа на обращение, является сотрудник отдела хозяйственного и материально-технического обеспечения Департамента.
3.4.3.Срок регистрации и направления ответа на обращение составляет не позднее 2 рабочих дней до окончания срока предоставления государственной услуги.
3.4.4.Регистрация ответа осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в Департаменте.
Направление ответа осуществляется почтовым отправлением или по электронной почте, по факсу, либо в случае, установленном пунктом 2.4.8 раздела 2 настоящего Административного регламента, - лично заявителю.
В случае поступления коллективного письменного обращения граждан ответ на обращение направляется в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.
3.4.5.Критерием принятия решения при регистрации и направлении ответа на обращение является наличие подписанного ответа на обращение.
3.4.6.Результатом выполнения административной процедуры является направление заявителю письменного ответа на его обращение.
3.4.7.Фиксацией результата выполнения административной процедуры является его регистрация в журнале регистрации исходящих документов и в системе электронного делопроизводства и документооборота.
3.5.Оформление дела по письменному обращению заявителя и его хранение
3.5.1.Основанием для начала административной процедуры является регистрация и направление ответа на обращение заявителя.
3.5.2.Должностным лицом, ответственным за формирование и хранение дел по письменному обращению, является должностное лицо, ответственное за организацию личного приема граждан.
Должностное лицо, ответственное за организацию личного приема граждан, после получения письменного обращения с резолюцией Руководителя либо лица, его замещающего, о списании его в дело формирует обращение заявителя и документы, связанные с его решением, в дело в соответствии с номенклатурой дел.
3.5.3.Законченные производством обращения хранятся у должностного лица, ответственного за организацию личного приема граждан, в соответствии с номенклатурой дел в текущем архиве Департамента в течение пяти лет. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению.
Оформление дел осуществляется в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством.
3.5.4.Критерием принятия решения при оформлении дела и его хранении является наличие всех документов, связанных с рассмотрением письменного обращения.
3.5.5.Результатом выполнения административной процедуры по оформлению дела по обращению заявителя и его хранению является оформленное и находящееся на архивном хранении дело по обращению заявителя.
3.6.Рассмотрение обращений заявителей, поступивших в ходе личного приема
3.6.1.Запись заявителя на личный прием
3.6.1.1.Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя в Департамент по вопросу записи на личный прием к Руководителю, а также иным государственным гражданским служащим, уполномоченным на проведение личных приемов.
3.6.1.2.Ответственным за запись гражданина на личный прием является государственный гражданский служащий Департамента, назначенный Руководителем Департамента.
3.6.1.3.График приема граждан Департаментом составляется на 1-е число каждого месяца и размещается на официальной странице Департамента в сети Интернет, информационном стенде Департамента. График приема составляется с учетом служебного графика Руководителя.
В случае невозможности проведения приема в назначенный день, заявитель, записавшийся на прием, уведомляется об этом заблаговременно и ему назначается дата приема.
3.6.1.4.Должностное лицо, ответственное за организацию личного приема граждан, проводит беседу с заявителем, обратившимся в Департамент по вопросу записи на прием, разъясняет порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения, фиксирует результат предварительного приема ("Разъяснено", "Направлен в органы государственной власти области", "Направлен в органы местного самоуправления", "Записан на прием в департамент"). Указанные реквизиты отражаются в Журнале учета записей на личный прием граждан.
Граждане, записанные на личный прием, регистрируются с использованием информационной системы СЭДД. Дополнительно на указанных граждан оформляются карточки личного приема граждан на бумажном носителе.
3.6.1.5.Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно с 09.00 до 17.00 (перерыв с 13.00 до 14.00), кроме субботы, воскресенья и праздничных дней, по телефону, указанному в подпункте 1.3.4.3 раздела 1 настоящего Административного регламента.
Запись на прием прекращается за день до начала приема.
Продолжительность процедуры записи гражданина на личный прием не превышает 15 минут.
3.6.1.6.Критерием принятия решения при записи заявителя на личный прием является соответствие обращения заявителя компетенции Департамента.
3.6.1.7.Результатами выполнения административной процедуры по записи гражданина на личный прием являются:
- запись гражданина на личный прием к Руководителю, а также иным государственным гражданским служащим, уполномоченным на проведение личных приемов, на конкретную дату и оформление карточки личного приема данного заявителя на бумажном носителе;
- направление заявителя на прием в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления или к должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение вопросов, с которыми заявитель намеревался обратиться при личном приеме.
3.6.1.8.Информация обо всех заявителях, обратившихся с вопросом записи на личный прием к Руководителю, а также иным государственным гражданским служащим, уполномоченным на проведение личных приемов, фиксируется в Журнале учета записей на личный прием граждан.
3.6.2.Личный прием заявителя
3.6.2.1.Основанием для начала административной процедуры является устное обращение заявителя в Департамент в соответствии с графиком личного приема, указанным в пункте 1.3.5 раздела 1 настоящего Административного регламента.
3.6.2.2.Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются Руководитель либо лицо, его замещающее, а также иные государственные гражданские служащие, уполномоченные на проведение личных приемов.
3.6.2.3.Руководитель либо лицо, его замещающее, а также иные государственные гражданские служащие, уполномоченные на проведение личных приемов, вносят запись в карточку личного приема заявителя о дате обращения, фамилии, имени, отчестве (последнее - при наличии) заявителя.
3.6.2.4.При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
3.6.2.5.В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях должностным лицом одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения заявителей.
Во время личного приема каждый заявитель имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.
Должностное лицо, осуществляющее личный прием, выслушивает устное обращение заявителя.
3.6.2.6.Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В случае когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа по существу вопроса, поставленного в устном обращении.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.6.2.7.Срок личного приема и рассмотрения устного обращения заявителей не превышает 20 минут.
3.6.2.8.Решение об окончании рассмотрения устного обращения принимает Руководитель либо лицо, его замещающее, а также иные государственные гражданские служащие, уполномоченные на проведение личных приемов.
3.6.2.9.Критерием принятия решения при личном приеме заявителя является предоставление заявителю исчерпывающих ответов на все поставленные в нем вопросы, принятие всех мер, необходимых для решения указанных вопросов.
3.6.2.10.Результатом выполнения административной процедуры по личному приему заявителя является:
- получение заявителем, присутствующим на личном приеме, исчерпывающих ответов на все поставленные в его устном обращении вопросы и принятие всех мер, необходимых для решения указанных вопросов;
- поручение Руководителя либо лица, его замещающего, государственным гражданским служащим Департамента подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- разъяснение заявителю, присутствующему на личном приеме, куда и в каком порядке ему следует обратиться для получения ответа по существу вопроса, поставленного в устном обращении, в случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Департамента;
- отказ в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.6.2.11.Результат выполнения административной процедуры фиксируется в карточке личного приема заявителя.
3.6.3.Рассмотрение письменного обращения и подготовка ответа на обращение заявителя, поступившее в ходе личного приема
Административная процедура совершается в порядке, предусмотренном подразделом 3.3 раздела 3 настоящего Административного регламента.
3.6.4.Регистрация и направление ответа на обращение, поступившее в ходе личного приема
Административная процедура совершается в порядке, предусмотренном подразделом 3.4 раздела 3 настоящего Административного регламента.
3.6.5.Оформление дела по обращению заявителя,
поступившее в ходе личного приема, и его хранение
Административная процедура совершается в порядке, предусмотренном подразделом 3.5 раздела 3 настоящего Административного регламента.