Распоряжение от 13.07.2012 г № 175-Р
Об утверждении Регламента администрации города Южно-Сахалинска
В соответствии со ст. 37 Устава городского округа "Город Южно-Сахалинск":
1.Утвердить Регламент администрации города Южно-Сахалинска (прилагается).
2.Признать утратившими силу:
- постановление мэра города Южно-Сахалинска от 30.03.2009 N 470 "О регламенте администрации города Южно-Сахалинска";
- постановление администрации города Южно-Сахалинска от 23.03.2010 N 529 "О внесении изменений в Регламент администрации города Южно-Сахалинска, утвержденный постановлением мэра города от 30.03.2009 N 470";
- постановление администрации города Южно-Сахалинска от 01.04.2010 N 584 "О внесении изменений в Регламент администрации города Южно-Сахалинска, утвержденный постановлением мэра города от 30.03.2009 N 470";
- постановление администрации города Южно-Сахалинска от 25.10.2010 N 1990 "О внесении изменений в Регламент администрации города Южно-Сахалинска, утвержденный постановлением мэра города от 30.03.2009 N 470 (ред. от 01.04.2010)".
3.Настоящее распоряжение разместить на официальном сайте администрации города Южно-Сахалинска.
4.Контроль исполнения распоряжения администрации города возложить на исполняющего обязанности вице-мэра, руководителя аппарата А.И.Лескина.
Мэр г. Южно-Сахалинска
А.И.Лобкин
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
Регламент администрации города Южно-Сахалинска (далее по тексту - Регламент) устанавливает основные правила организации деятельности администрации города Южно-Сахалинска (далее по тексту - Администрация города) по реализации ее полномочий.
Порядок организации работы со служебной документацией определяется Инструкцией по делопроизводству в администрации города Южно-Сахалинска (далее по тексту - Инструкция по делопроизводству), а со служебными документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне - Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
Порядок организации работы с обращениями граждан и организации личного приема граждан мэром города, вице-мэрами определен административным регламентом предоставления муниципальной услуги "Рассмотрение обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска".
I.Общие положения
1.1.Администрация города является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления городского округа, наделенным полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления городского округа федеральными законами и законами Сахалинской области.
1.2.Администрация города осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации и Сахалинской области, Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск", муниципальными правовыми актами города Южно-Сахалинска, Положением об Администрации города.
1.3.Администрацией города руководит мэр города на принципах единоначалия. Постановления и распоряжения нормативного характера Администрации города, принятые в пределах полномочий, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории города Южно-Сахалинска организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также органами местного самоуправления, выборными и другими должностными лицами и гражданами и не требуют дополнительного утверждения органами государственной власти.
1.4.Структура Администрации города самостоятельно формируется мэром города и принимается распоряжением Администрации города с последующим утверждением городским Собранием города Южно-Сахалинска (далее по тексту - городское Собрание).
1.5.В случае отсутствия мэра города или невозможности исполнения им должностных обязанностей его полномочия в полном объеме осуществляет первый вице-мэр города. А в случае отсутствия и первого вице-мэра (первых вице-мэров) полномочия мэра города в полном объеме осуществляет один из вице-мэров города, на которого возложено исполнение обязанностей распоряжением Администрации города.
1.6.Распределение обязанностей между мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города устанавливается постановлением Администрации города.
1.7.Структурные подразделения аппарата Администрации города осуществляют свою деятельность на основании положений о них, утверждаемых распоряжениями Администрации города.
Решение о создании отраслевых (функциональных) органов Администрации города в качестве юридических лиц в форме муниципального казенного учреждения принимается городским Собранием города Южно-Сахалинска по представлению мэра города. Полномочия и порядок деятельности отраслевых (функциональных) органов Администрации города, обладающих правами юридического лица, определяются положениями об указанных органах, утверждаемыми городским Собранием города Южно-Сахалинска.
Структурные подразделения аппарата Администрации города, отраслевые (функциональные) органы Администрации города далее по тексту читать как структурные подразделения.
1.8.Первый вице-мэр, вице-мэры города в пределах своей компетенции издают распоряжения. Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации города издают распоряжения и приказы по вопросам, относящимся к их компетенции.
1.9.Документы о государственной регистрации Администрации города в качестве юридического лица хранятся у главного бухгалтера.
1.10.Первый экземпляр Устава городского округа "Город Южно-Сахалинск" хранится в Отделе по работе с документами и контролю МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" (далее по тексту - Отдел по работе с документами и контролю).
1.11.Порядок использования печатей с изображением герба города Южно-Сахалинска определен Инструкцией по делопроизводству.
1.12.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
1.13.Работники Администрации города несут ответственность за выполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов.
II.Планирование работы
2.1.Планирование работы является одним из основных средств организационного обеспечения деятельности Администрации города по осуществлению своих полномочий.
2.2.Деятельность Администрации города осуществляется на основании программ развития городского округа "Город Южно-Сахалинск" по направлениям деятельности и в соответствии с Планом работы Администрации города (далее по тексту - План работы).
2.3.Программы развития городского округа "Город Южно-Сахалинск" по направлениям деятельности разрабатываются на год и более длительные периоды, План работы - на квартал.
2.4.План работы разрабатывается на основании предложений руководителей структурных подразделений, предложений руководителей муниципальных предприятий, учреждений и общественных организаций города.
Все предложения согласовываются с первым вице-мэром, вице-мэрами города, в соответствии с распределением обязанностей, и представляются в Управление внутренней политики Администрации города не позднее 20 числа месяца, предшествующего планируемому периоду. Предложения должны содержать указания на возможные сроки рассмотрения вопросов и ответственных за их подготовку.
2.5.Перенос сроков рассмотрения запланированных вопросов или исключение их из Плана работы производится только с письменного согласия мэра города по представлению руководителей структурных подразделений, согласованному с вице-мэром (первым вице-мэром) в соответствии с распределением обязанностей.
2.6.План работы должен содержать основные направления деятельности, контроль исполнения планов структурных подразделений. В План работы включаются вопросы, планируемые к рассмотрению на Коллегии при мэре города, вопросы, выносимые на рассмотрение городского Собрания, общегородские, праздничные, культурные и спортивно-массовые мероприятия.
2.7.Проект распоряжения Администрации города об утверждении Плана работы Управление внутренней политики Администрации города передает на подпись мэру города (через Отдел по работе с документами и контролю) не позднее 27 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
2.8.Утвержденный План работы в срок, не превышающий трех рабочих дней, а в исключительных случаях, при наличии объемных документов - до пяти рабочих дней, направляется первому вице-мэру, вице-мэрам города, председателю городского Собрания, руководителям структурных подразделений, руководителям муниципальных предприятий и общественных организаций города (при наличии их предложений, включенных в План работы). Если План работы содержит более 20 листов (формат A4) текста, то рассылка адресатам производится в электронном виде.
2.9.План работы обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями в соответствии с их компетенцией.
2.10.Контроль исполнения Плана работы осуществляется первым вице-мэром, вице-мэрами города и Управлением внутренней политики Администрации города. Результаты выполнения Плана работы рассматриваются на совещаниях с первым вице-мэром, вице-мэрами города, проводимых мэром города еженедельно по понедельникам, средам и пятницам.
III.Подготовка проектов муниципальных правовых актов, вносимых на рассмотрение городского собрания
3.1.Подготовка проектов муниципальных правовых актов, вносимых на рассмотрение городского Собрания, осуществляется, как правило, на плановой основе.
3.2.Перечень проектов муниципальных правовых актов, планируемых к рассмотрению городским Собранием на предстоящий год (далее по тексту - Перечень), формируется Управлением внутренней политики Администрации города на основе предложений мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города, руководителей структурных подразделений.
3.3.Предложения в проект Перечня до 10 декабря текущего года направляются в Управление внутренней политики Администрации города для подготовки проекта постановления Администрации города.
3.4.Согласованный в установленном порядке проект постановления Администрации города до 20 января текущего года передается в Отдел по работе с документами и контролю, который представляет проект постановления мэру города на подпись.
3.5.В случае невозможности подготовки муниципального правового акта в соответствии с Перечнем в установленный срок, разработчик документа за 20 дней до установленного срока готовит мотивированное письмо на имя мэра города, согласованное с курирующим вице-мэром города, с обоснованием причин переноса сроков рассмотрения или снятия с рассмотрения. Перенос сроков рассмотрения или снятия с рассмотрения производится только с письменного согласия мэра города.
3.6.Контроль исполнения Перечня осуществляется Управлением внутренней политики Администрации города.
3.7.Подготовка проекта муниципального правового акта осуществляется в соответствии с Регламентом городского Собрания города Южно-Сахалинска, Техническим регламентом по оформлению проектов решений городского Собрания города Южно-Сахалинска и Инструкцией по делопроизводству.
3.8.Проекты муниципальных правовых актов должны быть внесены в городское Собрание не позднее чем за 10 рабочих дней до начала заседания.
3.9.Принятые нормативные правовые акты городского Собрания направляются для подписания и обнародования мэру города в течение 10 дней.
3.10.Нормативные правовые акты городского Собрания подписываются мэром города в течение 10 дней со дня поступления в Отдел по работе с документами и контролю (канцелярия) либо отклоняются с письменным мотивированным обоснованием причин отклонения либо с предложениями о внесении в него изменений и дополнений.
3.11.Нормативному правовому акту после подписания мэром города присваивается Отделом по работе с документами и контролю (канцелярия) регистрационный номер, соответствующий номеру решения городского Собрания. Датой документа является дата подписания мэром города.
3.12.Нормативные правовые акты городского Собрания Отдел по работе с документами и контролю (канцелярия) направляет для официального опубликования в газету "Южно-Сахалинск сегодня", за исключением нормативных правовых актов городского Собрания о бюджете городского округа "Город Южно-Сахалинск" и о годовом отчете об исполнении бюджета городского округа "Город Южно-Сахалинск".
3.13.Контроль за своевременным опубликованием нормативных правовых актов городского Собрания осуществляет руководитель структурного подразделения, являющийся разработчиком нормативного правового акта городского Собрания.
3.14.Нормативные правовые акты городского Собрания подлежат обнародованию (опубликованию) в течение месяца со дня подписания мэром города.
3.15.Персональную ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов муниципальных правовых актов и их доработку несут руководители структурных подразделений, внесшие (разработавшие) проект.
IV.Порядок подготовки правовых актов
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА
4.1.Мэр города в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Сахалинской области, Уставом, нормативными правовыми актами городского Собрания, издает постановления Администрации города (далее - постановления) по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Сахалинской области, а также распоряжения Администрации города (далее - распоряжения) по вопросам организации работы Администрации города.
Мэр города издает постановления и распоряжения по иным вопросам, отнесенным к его компетенции Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск" в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", другими федеральными законами.
4.2.Порядок подготовки проектов постановлений (распоряжений) и контроль их исполнения определен Инструкцией по делопроизводству.
4.3.Проекты постановлений (распоряжений) не могут быть подписаны мэром города в случае нарушения положений Инструкции по делопроизводству.
Проекты постановлений (распоряжений), подготовленные с нарушением положений Инструкции по делопроизводству, сотрудники Отдела по работе с документами и контролю имеют право возвратить руководителям структурных подразделений, внесшим эти проекты.
4.4.Срок, в течение которого проект постановления (распоряжения) может находиться на согласовании у вице-мэров, в структурных подразделениях и иных организациях не должен превышать трех рабочих дней, за исключением случаев, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству.
4.5.Ответственность за обеспечение качественной подготовки проектов постановлений (распоряжений), их согласование с заинтересованными сторонами и соблюдение сроков подготовки возлагается на руководителей структурных подразделений, которые разрабатывают и вносят проект.
4.6.Постановления нормативного характера подлежат официальному опубликованию в течение одного месяца со дня их издания.
4.7.При необходимости размещения правового акта на официальном сайте Администрации города, разработчик при подготовке проекта постановления (распоряжения) и формировании электронной карточки документа включает в поле "публикация" официальный сайт Администрации города. Рассылка осуществляется автоматически после регистрации службой подготовки документов Отдела по работе с документами и контролю правового акта.
4.8.При необходимости опубликования правового акта в газете "Южно-Сахалинск сегодня", разработчик при подготовке проекта постановления (распоряжения) и формировании электронной карточки документа включает в поле "публикация" газету "Южно-Сахалинск сегодня". Рассылка осуществляется автоматически после регистрации службой подготовки документов Отдела по работе с документами и контролю правового акта.
4.9.Состав комиссий в проектах постановлений (распоряжений) печатается в алфавитном порядке.
V.Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии при Мэре Города
5.1.Коллегия при мэре города (далее по тексту - Коллегия) - постоянно действующий при главе администрации координационно-совещательный орган, рассматривающий на своих заседаниях наиболее важные вопросы по защите прав и интересов городского сообщества на самоуправление в городе, комплексного социально-экономического развития, жилищно-коммунального хозяйства, бытового и торгового обслуживания в городском округе и т.п., координирующий деятельность Администрации города, предприятий и организаций различных форм собственности по выполнению целевых муниципальных программ на территории городского округа "Город Южно-Сахалинск".
5.2.Деятельность Коллегии организуется в соответствии с Положением о Коллегии при мэре города Южно-Сахалинска и Инструкцией по делопроизводству.
5.3.Заседания Коллегии проводятся один раз в месяц - в третий четверг. В случае необходимости мэр города, а в его отсутствие - исполняющий обязанности мэра города, может созвать внеочередное заседание Коллегии или перенести сроки ее проведения.
5.4.Деятельностью Коллегии руководит мэр города Южно-Сахалинска.
5.5.Состав Коллегии утверждается постановлением Администрации города.
По рекомендации членов Коллегии либо по собственному усмотрению мэр города может вводить в состав Коллегии новых членов.
5.6.Заседания Коллегии проводятся под председательством мэра города, а в его отсутствие - исполняющего обязанности мэра города.
5.7.В заседании Коллегии в качестве постоянных участников участвуют представитель прокуратуры города Южно-Сахалинска, Департамента правового обеспечения Администрации города и управления информационной политики МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" (далее по тексту - Управление информационной политики).
5.8.Вопрос присутствия представителей средств массовой информации на заседаниях Коллегии решается Управлением информационной политики совместно с вице-мэром, руководителем аппарата.
Граждане (физические лица), в том числе представители организаций (юридических лиц), общественных объединений, желающие присутствовать на заседании Коллегии, сообщают об этом за три рабочих дня в Управление внутренней политики Администрации города для формирования списка и обеспечения входа в здание Администрации города.
5.9.Оповещение приглашенных на обсуждение вопроса, рассматриваемого на заседании Коллегии, о дате, времени и месте проведения заседания Коллегии осуществляется структурным подразделением, представившим этот вопрос.
5.10.Заседание Коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют более половины от общего числа членов Коллегии.
5.11.Рассмотрение вопросов, включенных в повестку дня заседания Коллегии, начинается с доклада продолжительностью, как правило, не более десяти минут. Если по рассматриваемому вопросу имеется содоклад, то каждому содокладчику предоставляется время для доклада продолжительностью до пяти минут. С согласия большинства присутствующих членов Коллегии председательствующий может продлить время для доклада (содоклада). По окончании доклада предоставляется время для ответов на вопросы. Продолжительность ответа на один вопрос не должна превышать двух минут. По обсуждаемому вопросу проводятся прения, при этом выступающим предоставляется не более двух минут для внесения предложений и замечаний по обсуждаемому вопросу. По предложению председательствующего или члена Коллегии прения могут быть прекращены. Докладчик имеет право на заключительное слово для ответа на замечания и предложения, высказанные в ходе прений.
По окончании прений председательствующий обобщает высказанные предложения и замечания по рассматриваемому проекту постановления и принимает одно из следующих решений:
- подписать обсуждаемый проект правового акта Администрации города (если заседание ведет мэр города или исполняющий обязанности мэра города);
- предложить мэру города (исполняющему обязанности мэра города) подписать проект правового акта Администрации города (если заседание ведет по поручению мэра первый вице-мэр или вице-мэр города);
- отправить на доработку обсуждаемый проект правового акта Администрации города;
- отклонить обсуждаемый проект правового акта Администрации города.
5.12.В случае несогласия членов Коллегии с принятым решением председательствующий может провести голосование. В этом случае решение принимается большинством голосов присутствующих членов Коллегии. При равенстве голосов решающим является голос председательствующего.
По требованию члена Коллегии или по решению председательствующего на заседании особое мнение члена Коллегии по рассматриваемому вопросу заносится в протокол заседания.
5.13.Проект постановления Администрации города, рассматриваемый на заседании Коллегии, должен быть подготовлен и согласован в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.
5.14.Персональную ответственность за качество подготовки и своевременность представления материалов на Коллегию несут руководители структурных подразделений, которые вносят вопросы на заседание Коллегии.
VI.Порядок подготовки и проведения совещаний
6.1.Совещания в Администрации города проводятся в целях выработки форм и методов решения по согласованию действий структурных подразделений по вопросам, возникающим при выполнении задач и функций, мероприятий и поручений, а также в целях информирования заинтересованных лиц о ходе их выполнения.
6.2.На совещаниях, проводимых мэром города, рассматриваются важнейшие вопросы жизнедеятельности города, требующие коллективного обсуждения и принятия решения, рассматриваются результаты выполнения квартальных Планов работ.
6.3.Аппаратные совещания с вице-мэрами города Южно-Сахалинска (далее - аппаратные совещания) проводятся еженедельно по понедельникам, средам, пятницам, в 9.00 час.
Дата и время проведения аппаратного совещания могут быть изменены мэром города по собственной инициативе.
6.4.Поручения, данные на аппаратном совещании, проводимом мэром города (исполняющим обязанности мэра города), оформляются протоколом.
6.5.Организация аппаратных совещаний, проводимых мэром города, ведение протоколов и контроль их исполнения возлагается на помощников мэра города.
6.6.Внеочередные рабочие совещания проводятся по решению мэра города, а в его отсутствие - исполняющего обязанности мэра города, по мере необходимости.
На рабочих совещаниях рассматриваются текущие, оперативные вопросы и вопросы, требующие коллективного обсуждения.
6.7.Организация оперативных совещаний, проводимых вице-мэрами (первым вице-мэром) города, ведение протоколов и контроль их исполнения возлагается на помощников вице-мэров (первого вице-мэра) или назначаемых специалистов структурных подразделений согласно плану подготовки совещания.
6.8.Протокол совещания оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
6.9.Протокол городского совещания по подведению итогов социально-экономического развития оформляется в течение 15 рабочих дней. Ведение протокола возлагается на специалистов Департамента экономического развития Администрации города.
6.10.Протоколы совещаний, информация об исполнении поручений, содержащихся в протоколах, хранятся в СЭД в течение установленного срока хранения.
6.11.Материально-техническое обеспечение проведения совещаний возлагается на МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска.
VII.Порядок взаимодействия администрации города с городским собранием
7.1.Взаимоотношения Администрации города с городским Собранием строятся в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Сахалинской области и иными нормативными правовыми актами Сахалинской области, Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск" и муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления.
7.2.Отношения городского Собрания и Администрации города строятся на следующих основных принципах:
7.2.1.Самостоятельности и ответственности по предметам ведения и полномочий органов местного самоуправления города в соответствии с действующим законодательством и Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск".
7.2.2.Наличия собственной компетенции.
7.2.3.Сотрудничества в целях всестороннего социально-экономического развития города Южно-Сахалинска.
VIII.Информирование населения о деятельности администрации и работа со средствами массовой информации
8.1.Информирование населения о деятельности Администрации города и работа со средствами массовой информации осуществляются путем взаимодействия с радио, телевизионными, электронными и печатными средствами массовой информации, издательствами, информационными и информационно-рекламными агентствами, пресс-службами и подразделениями по связям с общественностью организаций.
8.2.Организацию своевременного информирования населения о наиболее актуальных и общественно значимых социально-политических и экономических проблемах жизни города, а также о деятельности Администрации города осуществляет Управление информационной политики, который является информационным органом Администрации города, передающим официальное мнение мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города, руководителей структурных подразделений.
8.3.Управление информационной политики организует:
- информационное обеспечение официальных и рабочих визитов, встреч, поездок, переговоров и других мероприятий с участием мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города и руководителей структурных подразделений;
- подготовку к публикации и опубликование в установленном порядке в средствах массовой информации и интернет-ресурсах информации о деятельности мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города, структурных подразделений;
- подготовку пресс-релизов, выступлений мэра города, информационно-аналитических материалов;
- обеспечение выступлений мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города, руководителей структурных подразделений в средствах массовой информации, проведение пресс-конференций, брифингов с участием мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города, руководителей структурных подразделений;
- оперативное информирование мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города, руководителей структурных подразделений о позиции средств массовой информации по поводу их решений и выступлений в средствах массовой информации;
- учет публикаций, видео- и аудиоматериалов газетных, журнальных, теле- и радиовыступлений, связанных с деятельностью Администрации города и наиболее актуальными проблемами и событиями в жизни города;
- методическую работу со специалистами структурных подразделений, ответственными за взаимодействие со средствами массовой информации.
8.4.В структурных подразделениях назначаются ответственные за взаимодействие со средствами массовой информации.
8.5.Структурные подразделения ежегодно, до 20 декабря представляют в Управление информационной политики информацию о планируемых на год социально значимых мероприятиях (с обязательным представлением электронной версии документа или по e-mail: press@yuzhno-sakh.ru).
8.6.Структурные подразделения ежемесячно, в последний четверг месяца, до 16.00 часов в виде плана установленной формы (с указанием даты, времени, места, краткого содержания мероприятия, ответственных за проведение данного мероприятия и их контактных данных) представляют в Управление информационной политики информацию на следующий месяц.
8.7.Структурные подразделения еженедельно по средам до 12.00 часов представляют в Управление информационной политики уточненные планы о событиях предстоящей недели.
8.8.Управление информационной политики на основе еженедельного календарного плана мероприятий, проводимых в городе с участием мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города, руководителей структурных подразделений, и поступивших предложений от структурных подразделений формирует план мероприятий по освещению деятельности Администрации города в средствах массовой информации на неделю.
8.9.Структурные подразделения, муниципальные предприятия и учреждения незамедлительно представляют в Управление информационной политики информацию о чрезвычайных происшествиях (забастовки, голодовки, аварии систем жизнеобеспечения, назревающие социальные проблемы и другие чрезвычайные происшествия).
8.10.Руководители структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений обязаны незамедлительно информировать начальника Управления информационной политики либо специалистов Управления информационной политики об обращениях к ним представителей СМИ за комментариями, заявлениями или интервью по всем вопросам жизнедеятельности города.
8.11.По запросу Управления информационной политики, помощника мэра города по информационной политике руководители структурных подразделений обязаны:
- в течение 1 (одного) часа с момента поступления запроса в устной или письменной форме дать комментарии для телевизионных, печатных, электронных СМИ по вопросам деятельности Администрации города, отнесенным к компетенции структурного подразделения, назначить ответственное лицо для официального комментария и обнародования в средствах массовой информации;
- обеспечить участие ответственного лица в телевизионной съемке, радиозаписи либо в подготовке печатного материала по интересующему средства массовой информации вопросу.
8.12.Управление информационной политики обязано обеспечить процесс взаимодействия представителей СМИ и специалистов структурных подразделений по вопросам, требующим разъяснения в средствах массовой информации.
8.13.Руководители структурных подразделений, заранее, в обязательном порядке согласовывают информацию для размещения в СМИ и информируют Управление информационной политики о выступлениях в средствах массовой информации для подготовки рекомендаций, а также об обращениях к ним представителей СМИ за комментариями, заявлениями или интервью по всем вопросам жизнедеятельности города. Иной порядок размещения информации о деятельности Администрации города не допускается.
8.14.Мониторинг материалов, в том числе и критических, средств массовой информации, содержащих сведения о деятельности Администрации города, ее структурных подразделений и должностных лиц, осуществляет Управление информационной политики, который ежедневно до 13.00 часов текущего дня представляет информацию мэру города.
8.15.Первый вице-мэр, вице-мэры города, руководители структурных подразделений, помощники мэра города, получившие результаты мониторинга СМИ с резолюцией мэра города, в 3-дневный срок представляют информацию в Управление информационной политики.
8.16.В случае недостоверности опубликованной или размещенной в радио-, телевизионных и электронных СМИ информации Управление информационной политики представляет комментарии мэру города в виде опровержения недостоверной публикации, а затем направляет опровержение в соответствующие средства массовой информации с требованием о его опубликовании в печатных и электронных СМИ или озвучивании на телевидении и радио.
8.17.Управление информационной политики, при необходимости, обеспечивает публикацию в печатных и электронных СМИ или размещение в телевизионных и радиопрограммах информации об устранении причин, вызвавших появление критических материалов.
8.18.Первый вице-мэр, вице-мэры города, руководители структурных подразделений, получившие вопросы с официального сайта Администрации города, в 3-дневный срок представляют ответы и комментарии в Управление информационной политики с обязательным представлением печатной и электронной версии текста (e-mail - press@yuzhno-sakh.ru).
IX.Согласование, учет и хранение договоров, заключаемых администрацией города
9.1.Проект договора (соглашения, контракта) (далее по тексту - Договор) должен быть подготовлен и согласован в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции по делопроизводству.
9.2.Для согласования проекта договора соответствующим структурным подразделением (должностным лицом) к карточке электронного документа в СЭД (проект договора), при необходимости, прикрепляются:
копии устава, свидетельства о регистрации, другие учредительные документы сторон;
экономическое обоснование заключения договора;
переписка сторон по вопросу заключения договора;
иные документы.
9.3.После прохождения процедуры согласования проект договора передается на подпись в соответствии с постановлением администрации города "О передаче права подписи договоров, соглашений, заключаемых от имени администрации города".
9.4.Руководители структурных подразделений, подготовившие проекты договоров, отвечают за их содержание, проводят необходимые согласования, обеспечивают контроль и несут ответственность за выполнение предусмотренных договорами обязательств.
После согласования проекта договора в СЭД руководители структурных подразделений обеспечивают своевременное представление подлинных экземпляров проекта договора (в количестве экземпляров, равных количеству сторон или в количестве, указанном в самом договоре) на подпись в соответствии с постановлением администрации города, указанным в п. 9.1 настоящего Регламента.
9.5.Руководители структурных подразделений, подготовившие проекты договоров, отвечают за их содержание, проводят необходимые согласования, обеспечивают контроль и несут ответственность за выполнение предусмотренных договорами обязательств.
X.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ
X.1.Входящая корреспонденция
10.1.1.Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей в Администрацию города корреспонденции, адресованной мэру города, первому вице-мэру, вице-мэрам города, производится в канцелярии.
10.1.2.При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя или на копии письма проставляется дата получения корреспонденции, подпись специалиста, принявшего корреспонденцию, и, при необходимости, оттиск печати "АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ".
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции все конверты (бандероли) вскрываются, за исключением корреспонденции с грифом "Лично", которая передается адресату в закрытом виде.
Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции, а также, если корреспонденция имеет личный характер, а на конверте нет надписи: "Лично".
10.1.3.Принимая во внимание, что большая часть корреспонденции, независимо от содержания, адресуется мэру города, работники канцелярии имеют право распределять корреспонденцию первому вице-мэру, вице-мэрам города в соответствии с распределением обязанностей.
10.1.4.Зарегистрированные в системе электронного документооборота (далее - СЭД) в день поступления либо на следующий рабочий день входящие документы работниками канцелярии направляются помощнику руководителя (мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города) для формирования проекта резолюции и направления на рассмотрение мэру города, первому вице-мэру, вице-мэрам города.
10.1.5.Документы после рассмотрения мэром (первым вице-мэром, вице-мэрами) города направляются для исполнения в соответствии с резолюцией.
10.1.6.Уведомления политических партий, общественных организаций, инициативных групп граждан и др. о проведении публичных мероприятий регистрируются в канцелярии безотлагательно. Документальное подтверждение получения уведомления осуществляется путем указания на его копии даты и времени получения, должности, фамилии и отчества должностного лица, принявшего уведомление, удостоверенных подписью этого лица.
10.1.7.Поступившие факсограммы и полученная по электронной почте корреспонденция, требующая рассмотрения мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города, регистрируются в установленном порядке канцелярией.
10.1.8.Корреспонденция, поступившая с пометкой "Срочно", "Оперативно", регистрируется и передается незамедлительно.
10.1.9.Мэру (исполняющему обязанности мэра) города обязательно направляется следующая корреспонденция:
абзацы второй - четвертый исключены
поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном Федеральном округе;
абзац исключен
законы Сахалинской области;
указы, распоряжения, поручения Губернатора Сахалинской области;
протоколы совещаний у Губернатора Сахалинской области;
постановления, распоряжения Правительства Сахалинской области;
обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Сахалинской областной Думы, городского Собрания города Южно-Сахалинска по их депутатской деятельности;
нормативные правовые акты городского Собрания города Южно-Сахалинска;
корреспонденция, поступающая из органов прокуратуры;
судебная корреспонденция.
10.1.10.Корреспонденция, адресованная непосредственно в структурные подразделения, в канцелярии не регистрируется, а направляется адресатам, которые организуют работу с корреспонденцией самостоятельно. Ответственность за организацию работы с указанной корреспонденцией несут руководители структурных подразделений. Руководители структурных подразделений при определении сроков исполнения руководствуются Инструкцией по делопроизводству.
X.2.Исходящая корреспонденция
10.2.1.Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами возлагается на руководителя структурного подразделения - исполнителя документа.
10.2.2.Исходящие письма, подписанные мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города, регистрируются и отправляются канцелярией в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
10.2.3.Первый экземпляр письма направляется канцелярией адресату в день его регистрации или не позднее следующего рабочего дня (за исключением срочной корреспонденции).
Письма руководителей структурных подразделений регистрируются и отправляются специалистами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, самостоятельно.
10.2.4.При получении ответа на исходящие письма за подписью мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города информация об ответе заносится в СЭД, поступившему письму-ответу присваивается очередной регистрационный номер. Работники канцелярии в СЭД к ответу прикрепляют исходящее письмо и направляют по назначению.
10.2.5.Передача копий нормативных правовых актов городского Собрания в прокуратуру города Южно-Сахалинска и редакцию газеты "Южно-Сахалинск сегодня" производится нарочным (курьер Отдела по работе с документами и контролю). Электронную версию нормативных правовых актов городского Собрания специалисты Отдела по работе с документами и контролю (канцелярия) направляют в редакцию газеты "Южно-Сахалинск сегодня" электронной почтой.
10.2.6.Документы, передаваемые с помощью факсимильных аппаратов, оформляются с учетом требований, изложенных в Инструкции по делопроизводству.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на подготовившего корреспонденцию к передаче исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.
10.2.7.Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются Отделом по работе с документами и контролю незамедлительно.
10.2.8.Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги и подписывается мэром города либо первым вице-мэром или вице-мэрами города. Телеграмма передается в Отдел по работе с документами и контролю (канцелярия) в количестве экземпляров, соответствующих количеству адресатов.
При направлении телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам после подписи изготавливается необходимое количество копий.
К отправляемой телеграмме составитель представляет список рассылки, заверенный подписью руководителя структурного подразделения.
Телеграмма заверяется Гербовой печатью Администрации города и передается в Отдел по работе с документами и контролю для отправки.
XI. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОРУЧЕНИЙ И РЕЗОЛЮЦИЙ
11.1.Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
11.2.На контроль в Администрации города берутся (при необходимости):
абзацы второй - четвертый исключены
- поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном Федеральном округе;
абзац исключен
- законы Сахалинской области;
- указы, распоряжения, поручения Губернатора Сахалинской области;
- протоколы совещаний у Губернатора Сахалинской области;
- поручения и протоколы совещаний, проводимых заместителями Губернатора Сахалинской области и заместителями председателя Правительства Сахалинской области;
- постановления, распоряжения Правительства Сахалинской области;
- обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Сахалинской областной Думы, городского Собрания города Южно-Сахалинска по их депутатской деятельности;
- письма-запросы и письма-поручения вышестоящих органов исполнительной власти;
- письма органов исполнительной власти Сахалинской области;
- нормативные правовые акты городского Собрания города Южно-Сахалинска;
- корреспонденция, поступающая из органов прокуратуры;
- судебная корреспонденция;
- обращения граждан;
- постановления администрации города Южно-Сахалинска;
- другая корреспонденция в соответствии с резолюцией мэра города, первого вице-мэра, вице-мэров города.
11.3.Отдел по работе с документами и контролю представляет на 1-е число каждого месяца первому вице-мэру и вице-мэрам города информацию об исполнении документов.
11.4.Контроль исполнения секретных документов, документов с грифом "Для служебного пользования" и содержащихся в них поручений осуществляет Отдел по защите государственной тайны и военной мобилизации.
11.5.Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
11.6.Контроль исполнения документов в структурных подразделениях осуществляют специалисты, назначенные руководителями соответствующих структурных подразделений.
11.7.Проверку качества исполнения документов за подписью первого вице-мэра, вице-мэров города осуществляют их помощники.
11.8.Контроль исполнения документов структурными подразделениями осуществляется помощниками первого вице-мэра, вице-мэров города в соответствии с распределением обязанностей, руководителями структурных подразделений.
Контроль осуществляется:
- за правильным и полным решением вопросов, поставленных в документах;
- за соблюдением сроков рассмотрения документов исполнителями.
11.9.Срок исполнения поручений, содержащихся в правовых актах Администрации города, не должен превышать одного месяца с даты регистрации, если в правовом акте не указан иной срок исполнения.
Ответственные исполнители готовят на имя мэра города информацию для снятия правового акта Администрации города с контроля и представляют в Отдел по работе с документами и контролю. Продление сроков исполнения, снятие с контроля правовых актов Администрации города производится только мэром города либо лицом, его замещающим.
Контроль исполнения поручений, содержащихся в правовых актах Администрации города с формулировкой "Контроль исполнения постановления (распоряжения) Администрации города оставляю за собой" осуществляется должностным лицом (структурным подразделением), внесшим проект.
11.10.Организация контроля исполнения документов, поручений, резолюций и порядок снятия документов с контроля осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
11.11.Контроль по срокам исполнения документов и поручений осуществляют:
- Отдел по работе с документами и контролю - по служебной корреспонденции, обращениям граждан, правовым актам;
- помощники мэра города (первого вице-мэра, вице-мэров города) - поручений мэра города (первого вице-мэра, вице-мэров города), служебной корреспонденции, обращениям граждан, правовым актам.
XII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
12.1.Работа с обращениями граждан в Администрации города ведется в строгом соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации", административным регламентом предоставления муниципальной услуги "Рассмотрение обращений граждан в администрации города Южно-Сахалинска", утвержденным постановлением администрации города Южно-Сахалинска.
12.2.Администрация города в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законом срок. В этих целях Администрация города организует личный прием граждан мэром города, вице-мэрами города и работу с письменными обращениями.
Прием граждан ведется в установленные дни недели согласно ежемесячным графикам.
Запись на прием и организация приема граждан обеспечиваются Отделом по работе с документами и контролю. Организация исполнения решений по результатам приема граждан возлагается на структурные подразделения, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
Работу с индивидуальными и коллективными письменными обращениями граждан, поступившими в Администрацию города, организует Отдел по работе с документами и контролю.
Обращение в зависимости от содержания направляется мэру города, первому вице-мэру, вице-мэрам города в соответствии с распределением обязанностей.
XIII. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРАМИ
13.1.Организация поступления на муниципальную службу и прохождения муниципальной службы осуществляется Управлением кадровой политики Администрации города в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и законодательством о муниципальной службе.
13.2.Организация приема на работу работников, замещающих должности, не являющиеся должностями муниципальной службы, осуществляется Управлением кадровой политики Администрации города в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
13.3.На каждого работника Администрации города ведется личное дело, содержащее сведения о работе. При переводе или поступлении муниципального служащего на новое место муниципальной службы личное дело передается специалистами кадровой службы по новому месту службы. Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.
13.4.В целях эффективности подбора кадров составляется кадровый резерв на замещение должностей муниципальной службы. Порядок зачисления в кадровый резерв на замещение должностей муниципальной службы и нахождения в резерве определен Положением о кадровом резерве для замещения должностей муниципальной службы в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденным постановлением Администрации города.
13.5.Работники Администрации города назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением Администрации города.
13.6.Для определения соответствия муниципальных служащих замещаемым должностям на основе оценки их служебной деятельности проводится аттестация. Аттестация проводится один раз в три года. Порядок и условия проведения аттестации определены Положением об аттестации муниципальных служащих администрации города Южно-Сахалинска, утвержденным постановлением Администрации города.
13.7.Работу по переподготовке и повышению квалификации муниципальных служащих организует Управление кадровой политики Администрации города.
XIV. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ИНОСТРАННЫМИ ДЕЛЕГАЦИЯМИ
14.1.Работа с иностранными делегациями и гражданами осуществляется в соответствии с Порядком организации приема и работы с иностранными делегациями в администрации города Южно-Сахалинска, утвержденным распоряжением администрации города.
14.2.Координация и организация работы с иностранными делегациями и гражданами в Администрации города осуществляется Управлением внутренней политики Администрации города.
14.3.Руководители структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, а также организаций, работа которых связана с деятельностью Администрации города, обязаны своевременно информировать Управление внутренней политики Администрации города о своих официальных контактах с представителями иностранных деловых, финансовых, промышленных кругов, общественных, религиозных, благотворительных, культурных, научных и других организаций и фондов, а также иностранными гражданами, прибывающими в город с официальными визитами и по результатам встреч в течение трех суток представлять письменный отчет либо протокол.
14.4.Сотрудники Администрации города по возвращении из служебной загранкомандировки в течение 10 суток представляют отчет в Управление кадровой политики Администрации города, копию - в Управление внутренней политики Администрации города.
14.5.Управление внутренней политики Администрации города разрабатывает программу пребывания иностранной делегации (при необходимости - совместно с руководителями структурных подразделений), определяет список лиц, задействованных в ее выполнении, и представляет на утверждение курирующему вице-мэру города.
14.6.Предоставление какой-либо служебной информации представителям иностранных делегаций производится только с разрешения мэра города.
14.7 - 14.8.Исключены
XV. ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ К ПООЩРЕНИЮ И НАГРАЖДЕНИЮ, ПРИСВОЕНИЮ ЗВАНИЯ
"ПОЧЕТНЫЙ ГРАЖДАНИН ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА"
15.1.Награждаются и поощряются администрацией города Южно-Сахалинска как отдельные граждане города, так и предприятия, учреждения и организации различных форм собственности, общественные объединения и движения, в том числе сотрудники Администрации города.
15.2.Подготовка материалов, награждение Почетной грамотой Администрации города, поощрение Благодарственным письмом Администрации города, Ценным подарком и Премией, объявление Благодарности Администрации города осуществляются в соответствии с постановлением Администрации города "О формах поощрения и награждения администрацией города Южно-Сахалинска".
15.3.Порядок присвоения звания "Почетный гражданин города Южно-Сахалинска", а также права почетного гражданина города Южно-Сахалинска определены Положением о звании "Почетный гражданин города Южно-Сахалинска" утвержденным решением городского Собрания городского округа "Город Южно-Сахалинск".
15.4.Представление кандидатов на звание "Почетный гражданин города Южно-Сахалинска" производится по инициативе мэра города, депутатов городского Собрания, структурных подразделений, трудовых коллективов, общественных организаций.
15.5.Представление к присвоению звания производится на основе ходатайств тех органов и организаций, которые выдвигают кандидата на звание "Почетный гражданин города Южно-Сахалинска".
Ходатайство направляется в комиссию по наименованию улиц, площадей, увековечению памяти известных граждан города и присвоению звания "Почетный гражданин города Южно-Сахалинска" (далее - Комиссия).
Ходатайства о присвоении звания "Почетный гражданин" вносятся в Комиссию не позднее 1 апреля текущего года, за исключением случаев, когда ходатайство вносится депутатом городского Собрания.
15.6.Состав Комиссии и порядок ее деятельности утверждается постановлением Администрации города и формируется из депутатов городского Собрания (по согласованию), представителей общественности, науки, культуры и искусства, представителей предприятий, учреждений и организаций города с учетом их рекомендаций, а также по предложениям мэра и вице-мэров города Южно-Сахалинска.
15.7.После предварительного рассмотрения кандидатур на звание "Почетный гражданин города Южно-Сахалинска" на заседании Комиссии мэр города вносит ходатайство о присвоении почетного звания в городское Собрание.
15.8.Решение о присвоении звания принимается городским Собранием и подлежит обязательному официальному опубликованию в средствах массовой информации.
15.9.Удостоверение, Лента Почета, Грамота о присвоении почетного звания и нагрудный знак к почетному званию вручаются гражданину, удостоенному звания, или в случае его смерти - наследникам, мэром города и председателем городского Собрания в торжественной обстановке в День города - вторую субботу сентября.
15.10.В случае отклонения ходатайства о присвоении почетного звания Комиссия направляет ответ органам и организациям, представившим материалы на присвоение почетного звания.
Отклоненные кандидатуры на звание "Почетный гражданин города Южно-Сахалинска" повторно не рассматриваются.
XVI. РЕЖИМ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
16.1.Рабочее время и время отдыха работников Администрации города определяются Правилами внутреннего трудового распорядка работников Администрации города, утвержденными постановлением Администрации города, разработанными в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о муниципальной службе, другими законодательными и нормативными правовыми актами.
16.2.Правила внутреннего трудового распорядка работников Администрации города являются составной частью Коллективного договора.
16.3.Во всех структурных подразделениях уход работников с рабочего места допускается только по согласованию с руководителем.
16.4.Работодатель имеет право в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, привлекать работника к работе за пределами продолжительности рабочего времени, установленной для данного работника в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором: для сверхурочной работы (статья 99 ТК РФ); если работник работает на условиях ненормированного рабочего дня (статья 101 ТК РФ).
16.5.Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается только в исключительных случаях, предусмотренных ст. 113 ТК РФ.
XVII. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
17.1.Регламент утверждается распоряжением Администрации города и вступает в силу с момента его подписания.
17.2.Контроль соблюдения настоящего Регламента осуществляет вице-мэр, руководитель аппарата Администрации города.
За нарушение требований настоящего Регламента работники Администрации города несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
17.3.Дополнения и изменения в настоящий Регламент вносятся мэром города по собственной инициативе или по предложениям первого вице-мэра, вице-мэров города, руководителей структурных подразделений через начальника Отдела по работе с документами и контролю.
Начальник отдела
по работе с документами
и контролю
Е.Ю.Скокова