Приказ от 10.07.2012 г № 46-П
Об утверждении административного регламента по предоставлению государственной услуги "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Сахалинской области и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Сахалинской области"
В целях реализации Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Закона Сахалинской области от 01.11.2005 N 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области" приказываю:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент архивного агентства Сахалинской области по предоставлению государственной услуги "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Сахалинской области и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Сахалинской области".
2.Признать утратившим силу приказ управления по делам архивов Сахалинской области от 28.05.2008 N 72-п "Об утверждении административного регламента по предоставлению управлением по делам архивов Сахалинской области государственной услуги "Организация исполнения запросов российских граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод".
2.Опубликовать настоящий приказ в газете "Губернские ведомости".
3.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Руководитель агентства
А.И.Костанов
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АРХИВНОГО АГЕНТСТВА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ИНФОРМАЦИИ НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ХРАНЯЩИХСЯ В АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ"
Раздел 1.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента
Административный регламент архивного агентства Сахалинской области (далее - Агентство) по предоставлению государственной услуги "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Сахалинской области и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Сахалинской области" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления государственной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при ее предоставлении.
Право на получение государственной услуги "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Сахалинской области и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Сахалинской области" имеют юридические и физические лица (далее - заявители).
1.2.Описание заявителей
Заявителями на предоставление государственной услуги являются граждане, организации и общественные объединения.
1.3.Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги
1.3.1.Информация о месте нахождения агентства: 693007, Сахалинская область, г. Южно-Сахалинск, ул. Дзержинского, 72.
График работы Агентства: с 09.00 до 17.15, пятница с 09.00 до 17.00, перерыв на обед с 13.00 до 14.00; суббота - воскресенье: выходной день.
Способы получения информации о месте нахождения Агентства и графике его работы:
- на официальном Интернет-сайте Агентства;
- непосредственно в Агентстве;
- с использованием средств телефонной связи;
- при письменном обращении;
- в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области", далее - портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;
- в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)", далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).
Справочные телефоны Агентства: 8(4242) 46-81-61, 46-81-63, 46-81-55, факс: 8(4242) 46-81-61.
Адрес сайта Агентства: http://www.sakharchive.ru.
Адрес электронной почты Агентства: up_sakharchives@mail.ru.
Адрес портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области: www.rgu.admsakhalin.ru.
Адрес Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций): www.gosuslugi.ru.
1.3.2.Информация по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области и Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), сообщается заявителям:
- при личном приеме;
- по телефону;
- по почте, в том числе электронной почте;
- посредством размещения сведений в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, в том числе в сети Интернет;
- на информационном стенде, расположенном в здании Агентства;
- посредством размещения сведений на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;
- посредством размещения сведений на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).
Сведения о ходе предоставления государственной услуги сообщаются заявителям:
- при личном приеме;
- по телефону;
- по почте, в том числе электронной почте;
- через сеть Интернет.
1.3.3.Информирование заявителей проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
1.3.4.Устное информирование осуществляется должностными лицами Агентства при обращении заявителей за информацией лично или по телефону.
Должностные лица Агентства, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
Устное информирование каждого заявителя осуществляется в течение времени, необходимого для его информирования.
1.3.5.При ответах на телефонные звонки должностные лица Агентства подробно, в корректной форме информируют обратившихся заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности должностного лица Агентства, принявшего телефонный звонок.
При устном обращении заявителя (лично или по телефону) должностные лица Агентства дают ответы самостоятельно. Если должностное лицо Агентства, к которому обратился заявитель, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он предлагает заявителю обратиться письменно, либо назначает другое удобное для заявителя время для получения ответа.
1.3.6.Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, по факсу, а также в форме электронного документа) в адрес, указанный в обращении.
1.3.7.Порядок, форма и место размещения информации по вопросам предоставления государственной услуги.
1.3.7.1.Информационный стенд Агентства содержит следующую информацию:
- о месте нахождения и графике работы Агентства, а также способах получения указанной информации;
- о справочных телефонах Агентства, структурных подразделений, непосредственно предоставляющих государственную услугу;
- о графике приема граждан (с указанием дней приема и часах) руководителем Агентства, а также государственными гражданскими служащими Агентства, уполномоченными на проведение личных приемов, номере кабинета и должностном лице, который проводит личный прием граждан;
- об адресе официального сайта Агентства в сети Интернет и адресе его электронной почты;
- об адресах портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);
- о порядке получения информации по предоставлению государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).
1.3.7.2.Официальный сайт Агентства содержит следующую информацию:
- о месте нахождения и графике работы Агентства, а также способах получения указанной информации;
- о справочных телефонах Агентства, структурных подразделений, непосредственно предоставляющих государственную услугу;
- о графике приема граждан (с указанием дней приема и часах) руководителем Агентства, а также государственными гражданскими служащими Агентства, уполномоченными на проведение личных приемов, номере кабинета и должностном лице, который проводит личный прием граждан;
- об адресе электронной почты;
- об адресах портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);
- о порядке получения информации по предоставлению государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).
1.3.7.3.Региональные государственные информационные системы - Реестр и портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области содержат следующую информацию:
- о месте нахождения и графике работы Агентства, а также способах получения указанной информации;
- о справочных телефонах Агентства, структурных подразделений, непосредственно предоставляющих государственную услугу;
- об адресе официального сайта Агентства в сети Интернет и адресе его электронной почты;
- об адресе Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);
- о порядке получения информации по предоставлению государственной услуги, сведений о ходе исполнения государственной услуги, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).
Раздел 2.Стандарт предоставления государственной услуги
2.1.Наименование государственной услуги
Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Сахалинской области и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Сахалинской (далее - государственная услуга).
2.2.Наименование органа исполнительной власти Сахалинской области, непосредственно предоставляющего государственную услугу
Государственную услугу предоставляет архивное Агентство Сахалинской области.
Агентство не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный нормативным правовым актом Сахалинской области.
2.3.Результат предоставления государственной услуги
В зависимости от темы обращения (запроса) результатом предоставления государственной услуги являются:
- архивная справка - документ архива с сопроводительным письмом Агентства, составленным на бланке Агентства, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка - документ архива с сопроводительным письмом Агентства, составленным на бланке Агентства, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке Агентства, содержащее информацию о хранящихся в архивах архивных документах либо об отсутствии таковых по определенной проблеме, теме;
- тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/ единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров;
- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме;
- тематический обзор архивных документов - архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом.
Процедура предоставления государственной услуги завершается путем:
- получения заявителем результатов предоставления государственной услуги в соответствии с тематикой запроса;
- оставления обращения без ответа по существу поставленных в обращении вопросов;
- оставления обращения без ответа.
2.4.Сроки предоставления государственной услуги
2.4.1.Обращения (запросы), поступившие в Агентство, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.
В исключительных случаях (особая сложность, объемность дополнительной поисковой работы по выявлению документов, запрашиваемых заявителем), а также в случаях направления Агентством в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, руководитель Агентства вправе продлить срок рассмотрения письменного обращения не более чем на тридцать дней с уведомлением об этом заявителя и указанием причин продления.
2.4.2.При поступлении в Агентство обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Агентство в 7-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
2.4.3.Выдача (направление) ответа заявителю по существу поставленных в обращении вопросов - в течение двух дней с момента его подписания руководителем Агентства, лицом, его замещающим.
2.5.Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги
Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 1993, 25 декабря, N 237);
- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220-8235);
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (принят Государственной Думой 07.07.2010, одобрен Советом Федерации 14.07.2010);
- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059);
- Законом Сахалинской области N 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области" (газета "Губернские ведомости", N 209(2434) от 09.11.2005);
- постановлением администрации Сахалинской области от 16.12.2009 N 521-па "Об утверждении Положения об архивном агентстве Сахалинской области" (газета "Губернские ведомости", N 236(3443), 25.12.2009);
- постановлением Правительства Сахалинской области от 21.06.2011 N 233 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг" (газета "Губернские ведомости", N 114(3801), 25.06.2011).
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги
2.6.1.Для получения результата предоставления государственной услуги заявитель должен представить самостоятельно обращение (запрос) в произвольной форме.
В соответствии с требованиями пункта 3 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" в случае, если для предоставления государственной услуги необходимо представление документов и информации об ином лице, не являющемся заявителем, при обращении за получением государственной услуги заявитель дополнительно представляет документы, подтверждающие наличие согласия указанных лиц или их законных представителей на обработку персональных данных указанных лиц, а также полномочие заявителя действовать от имени указанных лиц или их законных представителей при передаче персональных данных указанных лиц в орган или организацию. Указанные документы могут быть представлены в том числе в форме электронного документа. Данная норма закона не распространяется на лиц, признанных в установленном порядке безвестно отсутствующими, и на разыскиваемых лиц, место нахождения которых не установлено уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
2.6.2.Запрещается требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления услуги, отсутствуют.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа или приостановления в предоставлении государственной услуги
2.8.1.Основаниями оставления обращения без ответа являются:
- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
2.8.2.Основаниями оставления обращения без ответа по существу поставленных вопросов являются:
- наличие в письменном обращении нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В данном случае гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;
- если текст письменного обращения не поддается прочтению. В данном случае в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
2.8.3.Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является отсутствие запрашиваемых документов на хранении в архивных учреждениях области.
2.8.4.Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.
2.9.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами
Сахалинской области
Государственная услуга "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Сахалинской области и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Сахалинской" предоставляется Агентством бесплатно.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче письменного обращения о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления услуги
2.10.1.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги составляет 10 минут.
2.10.2.Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления услуги составляет 5 минут.
2.10.3.Максимальный срок ожидания в очереди на личный прием составляет не более 15 минут.
2.11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги
Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги составляет 1 день.
2.12.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к местам ожидания и заполнения заявлений о предоставлении государственной услуги, информационным стендам
2.12.1.Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов Агентства.
Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, должны быть оборудованы автоматической пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
2.12.2.Места ожидания и заполнения заявлений о предоставлении государственной услуги должны быть оборудованы стульями, кресельными секциями, скамьями, а также столами (стойками) с канцелярскими принадлежностями для осуществления необходимых записей.
Количество мест определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в помещении.
2.12.3.Здание, в котором расположено Агентство, должно быть оборудовано входом для свободного доступа заявителей, информационной табличкой (вывеской) с наименованием и адресом нахождения.
2.12.4.Места для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов оборудуются информационными стендами, стульями и столами (стойками) для заполнения документов, а также бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов заявителями.
2.12.5.Информационный стенд Агентства должен содержать информацию в соответствии с подразделом 1.3 настоящего Регламента.
2.13.Показатели доступности и качества государственной услуги
Результат оказания государственной услуги измеряется показателями качества и доступности:
2.13.1.Показатели качества предоставления государственной услуги:
- доля заявителей, удовлетворенных качеством процесса предоставления услуги;
- количество жалоб на качество предоставления услуги от общего числа заявителей.
2.13.2.Показатели доступности предоставления государственной услуги:
- доля заявителей, удовлетворенных качеством информации о порядке предоставления услуги.
2.14.Иные требования
2.14.1.Особенности предоставления государственной услуги многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ).
При заключении соответствующего соглашения с МФЦ данная услуга может быть оказана через МФЦ.
Раздел 3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Предоставление государственной услуги включает в себя административную процедуру: "Предоставление информации на основе документов Архивного фонда Сахалинской области и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Сахалинской области".
3.1.2.Административная процедура состоит из следующих административных действий:
- прием и регистрация заявления;
- рассмотрение заявления (запроса) руководителем Агентства;
- анализ тематики поступившего обращения, принятие решения о возможности его исполнения;
- направление запроса на исполнение в организацию по принадлежности;
- подготовка и направление или вручение заявителю результата предоставления услуги.
3.1.3.При предоставлении государственной услуги в электронной форме Агентством обеспечивается:
- предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге;
- получение заявителем сведений о ходе выполнения письменного обращения о предоставлении государственной услуги;
- возможность для заявителей направлять письменные обращения в электронном виде с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области (при наличии технической возможности и электронной подписи), а также на электронную почту.
При подаче запроса в электронном виде через портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области (при наличии технической возможности и электронной подписи) заявителю через "Личный кабинет" предоставляется информация о ходе его рассмотрения.
Для обращения заявителя за получением государственной услуги в электронной форме с использованием простой электронной подписи заявитель должен быть зарегистрирован в соответствующем регистре федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".
В случае направления заявления с помощью квалифицированной электронной подписи, такая подпись создается и проверяется с использованием средств электронной подписи и квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, соответствующих требованиям законодательства Российской Федерации в области использования электронной подписи, а также Регламента.
3.1.4.Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 1 к административному регламенту.
3.1.5.Основанием для начала административной процедуры является поступившее заявление о предоставлении информации на основе документов Архивного фонда Сахалинской области и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях Сахалинской области.
3.2.Прием и регистрация заявления.
3.2.1.Должностным лицом, ответственным за осуществление процедуры по приему и регистрации заявления, является гражданский служащий Агентства, в должностном регламенте которого закреплены данные функции.
3.2.2.Поступившие в Агентство письменные обращения (запросы) заявителей регистрируются специалистом Агентства в журнале регистрации поступающих документов с проставлением на заявлении отметки о регистрации.
3.2.3.Срок административного действия - 1 день с момента поступления заявления в Агентство.
3.3.Рассмотрение заявления (запроса) руководителем Агентства.
3.3.1.Должностным лицом, ответственным за выполнение административного действия является руководитель Агентства.
3.3.2.После регистрации поступившего заявления оно передается на рассмотрение руководителю Агентства, либо лицу его замещающему.
Получив заявление (запрос), руководитель Агентства, либо лицо его замещающее, организовывает его дальнейшее рассмотрение путем наложения соответствующей резолюции.
3.3.3.Срок исполнения административного действия - в течение 2 дней с момента приема и регистрации заявления.
3.4.Анализ тематики поступившего обращения, принятие решения о возможности его исполнения.
3.4.1.Должностным лицом, ответственным за выполнение административного действия, является гражданский служащий Агентства, в должностном регламенте которого закреплены данные функции.
3.4.2.Специалист Агентства, которому в соответствии с резолюцией руководителя Агентства, либо лица его замещающего, передан запрос о предоставлении государственной услуги, анализирует тематику поступивших запросов заявителей, при этом определяет:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведений ограниченного доступа;
- степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе) и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить обращение (запрос) по принадлежности на исполнение.
Специалист Агентства по телефону, указанному в обращении, либо письменно запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении обращений (запроса) необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в обращении (запросе) заявителя достаточных данных для организации выявления сведений в архивах, нечетко, неправильно сформулированного обращения (запроса).
Поиск требуемых сведений по хранящимся в архивных учреждениях области документам, относящимся к предмету обращения (запроса), осуществляется с использованием при этом научно-справочного аппарата и баз данных.
3.4.3.Продолжительность административного действия составляет 5 дней с момента приема и регистрации поступившего обращения (запроса).
3.5.Направление межведомственного запроса на исполнение в организацию по принадлежности.
3.5.1.Должностным лицом, ответственным за выполнение данного административного действия, является гражданский служащий Агентства, осуществляющий анализ тематики поступившего обращения.
3.5.2.По итогам анализа тематики поступивших обращений (запросов) заявителей специалист Агентства в течение 5 дней со дня регистрации направляет их с сопроводительным письмом Агентства по принадлежности в государственные и муниципальные архивы Сахалинской области, в другие организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения обращений (запросов).
В случае если обращение (запрос) заявителя требует исполнения несколькими организациями, специалист Агентства направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя и информированием заявителя о переадресации его запроса.
3.5.3.Срок административного действия не должен превышать 28 дней с момента регистрации заявления.
3.6.Подготовка и направление или вручение заявителю результата предоставления услуги.
3.6.1.Должностным лицом, ответственным за выполнение административного действия является гражданский служащий Агентства, в должностном регламенте которого закреплены данные функции.
3.6.2.Одновременно с направлением обращений (запросов) на исполнение в соответствующие государственные и муниципальные архивы Сахалинской области, в другие организации Агентство письменно уведомляет об этом заявителей.
В случае если обращение (запрос) не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения обращения (запроса) и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращения (запроса), адреса соответствующих организаций.
После получения информации по исполнению запроса специалист Агентства в течение 2 дней осуществляет пересылку заявителю информационного письма (архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня, подборки копий архивных документов, тематического обзора архивных документов) за подписью руководителя Агентства либо лица, его замещающего.
Рассмотрение обращения (запроса) заявителя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор обращения (запроса) проинформирован о результатах рассмотрения.
3.6.3.Срок административного действия не должен превышать 30 дней с момента регистрации заявления. Продолжительность административного действия составляет не более 2 дней.
3.7.Критериями принятия решения в рамках настоящей административной процедуры является отсутствие оснований, перечисленных в п. 2.8 настоящего административного регламента.
3.8.Результатом административной процедуры являются получение заявителем результатов предоставления государственной услуги, предусмотренных пунктом 2.3 настоящего административного регламента в соответствии с тематикой запроса.
3.9.Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка об исполнении заявления (запроса) в журнале регистрации поступающих документов.
Раздел 4.Формы контроля за исполнением Административного регламента
4.1.Порядок осуществления контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений
4.1.1.Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами Агентства положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, а также принятием ими решений, осуществляется заместителем руководителя Агентства - начальником отдела.
Периодичность осуществления текущего контроля составляет один раз в год.
4.1.2.Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на заявления заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Агентства.
4.1.2.1.Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании распоряжений правовых актов Агентства.
4.1.2.2.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Агентства) и внеплановыми.
Плановые проверки проводятся в соответствии с планом работы Агентства, но не чаще одного раза в два года. Внеплановые проверки проводятся в случае поступления в Агентство обращений физических или юридических лиц, индивидуальных предпринимателей с жалобами на нарушение их прав и законных интересов.
4.1.2.3.Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги руководителем Агентства в течение 3 дней формируется комиссия, в состав которой включаются не менее 3 государственных гражданских служащих Агентства. Проверка предоставления государственной услуги проводится в течение 3 дней.
4.1.2.4.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.
4.1.2.5.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Акт подписывается всеми членами комиссии.
4.2.Ответственность должностных лиц Агентства за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги
4.2.1.Ответственность за предоставление государственной услуги возлагается на руководителя, заместителя руководителя, а также государственных гражданских служащих Агентства, непосредственно участвующих в предоставлении государственной услуги.
4.2.2.Дисциплинарная ответственность государственных гражданских служащих и иных должностных лиц Агентства закрепляется в их должностных регламентах, должностных инструкциях в соответствии с требованиями статей 57, 58 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", а также Трудового кодекса Российской Федерации.
4.3.Требования к порядку и формам контроля
за предоставлением государственной услуги
со стороны граждан, их объединений и организаций
Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется с использованием соответствующей информации, размещенной на официальном сайте Агентства, а также в порядке и формах, установленных законодательством Российской Федерации.
Положение об особенностях подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов исполнительной власти Сахалинской области и их должностных лиц, государственных гражданских служащих органов исполнительной власти Сахалинской области утверждено постановлением Правительства Сахалинской области от 02.10.2013 N 560.
Раздел 5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу
5.1.Заинтересованные лица вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги в досудебном (внесудебном) порядке.
Действия (бездействие) специалистов Агентства, уполномоченных лиц, а также решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего административного регламента, обжалуются во внесудебном порядке путем обращения к руководителю Агентства.
Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).
5.2.Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
2) нарушение срока предоставления государственной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области для предоставления государственной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области для предоставления государственной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области;
6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области;
7) отказ органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3.Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.
5.3.1.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий государственную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем Агентства, подаются в Правительство Сахалинской области.
5.3.2.Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (в том числе на сайт Агентства), Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) либо портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.4.Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.5.Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий государственную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.6.По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий государственную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим государственную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.7.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.6 настоящего регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.8.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.9.Должностные лица Агентства, наделенные полномочиями по рассмотрению жалоб на нарушение порядка предоставления государственной услуги, за нарушение порядка или сроков рассмотрения жалобы либо незаконный отказ или уклонение указанного должностного лица от принятия ее к рассмотрению несут ответственность в соответствии с частями 3 и 5 статьи 5.63 Кодекса об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ.
Приложения
2012-07-10 Приложение к Приказу от 10 июля 2012 года № 46-П Блок-схема