Приказ Аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области от 27.06.2012 № 6
Об утверждении Положения о департаменте делопроизводства и организационной работы аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области
АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ от 27 июня 2012 г. № 6 г. Южно-Сахалинск Об утверждении Положения о департаменте делопроизводства и организационной работы аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области В соответствии с указом Губернатора Сахалинской области от31.05.2012 № 19 «О внесении изменений в постановление ГубернатораСахалинской области от 16.12.2009 № 29 «Об аппарате Губернатора иПравительства Сахалинской области»: 1. Утвердить Положение о департаменте делопроизводства иорганизационной работы аппарата Губернатора и ПравительстваСахалинской области (прилагается). 2. Признать утратившим силу приказ аппарата Губернатора иПравительства Сахалинской области от 14 января 2010 года № 2 «Обутверждении Положения об управлении делопроизводства и организационнойработы аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области», заисключением пункта 2. Заместитель Губернатора - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области Д.Ф.Братыненко УТВЕРЖДЕНО приказом аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области от 27 июня 2012 г. № 6 ПОЛОЖЕНИЕ о департаменте делопроизводства и организационной работы аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области 1. Общие положения 1.1. Департамент делопроизводства и организационной работы (далее- департамент) является структурным подразделением аппаратаГубернатора и Правительства Сахалинской области (далее - Аппарат). 1.2. Департамент в своей деятельности руководствуетсяКонституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативнымиправовыми актами Российской Федерации, Уставом и законами Сахалинскойобласти, иными правовыми актами Сахалинской области и настоящимПоложением. 1.3. Департамент осуществляет свою деятельность во взаимодействиисо структурными подразделениями Аппарата, государственными органами,органами местного самоуправления и организациями Сахалинской области. 1.4. Краткое наименование департамента – департамент ДиОРаппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области. 2. Задачи департамента Основными задачами департамента являются: 2.1. Организация документационного обеспечения ГубернатораСахалинской области (далее - Губернатор) и Правительства Сахалинскойобласти (далее - Правительство), Аппарата. 2.2. Протокольно-организационное обеспечение заседанийПравительства. 2.3. Организационное обеспечение перспективного и текущегопланирования деятельности Правительства. 2.4. Организация совместно с другими подразделениями Аппарата иобластными органами исполнительной власти единой системыделопроизводства с использованием автоматизированной информационнойсистемы управления Региональная система электронного делопроизводстваи документооборота (далее - РСЭДД), современной вычислительной,копировально-множительной и организационной техники. 2.5. Контроль исполнения требований нормативных правовых актов повопросам организации делопроизводства в Аппарате. 3. Функции департамента Основными функциями департамента являются: 3.1. В сфере документационного обеспечения Губернатора иПравительства: 3.1.1. Проведение лингвистической экспертизы проектов нормативныхправовых и распорядительных актов Губернатора и Правительства, атакже подготовка по ним заключений (в случае необходимости). 3.1.2. Оформление в соответствии с Инструкцией поделопроизводству в Аппарате и выпуск указов и распоряженийГубернатора, постановлений и распоряжений Правительства, в том числе сгрифом «Для служебного пользования». 3.1.3. Прием и отправка служебных документов Губернатора иПравительства, в том числе по информационным системам общегопользования, и документов с грифом «Для служебного пользования». 3.1.4. Ведение с применением системы РСЭДД реестров нормативныхправовых и распорядительных актов и служебной корреспонденцииГубернатора и Правительства. 3.1.5. Формирование в РСЭДД полнотекстовой базы нормативныхправовых и распорядительных актов, а также служебной корреспонденцииГубернатора и Правительства. 3.1.6. Направление подлежащих опубликованию нормативных правовыхи распорядительных актов Губернатора и Правительства в газету«Губернские ведомости» и учет их опубликования. 3.1.7. Направление после издания: - правовых актов Губернатора и нормативных правовых актовПравительства в день их подписания в Сахалинскую областную Думу; - нормативных правовых актов Губернатора и Правительства в7-дневный срок в управление Министерства юстиции Российской Федерациипо Сахалинской области для включения их в Федеральный регистрнормативных правовых актов; - нормативных правовых актов Губернатора и Правительства впрокуратуру Сахалинской области; - нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора иПравительства в Сахалинскую областную научную библиотеку иинформационные справочные системы для их размещения в электронныхсредствах массовой информации и базах данных в соответствии сдоговорами; - в иных случаях по поручению Губернатора, заместителяГубернатора - руководителя Аппарата. 3.2. В сфере протокольно-организационного обеспечения заседанийПравительства: 3.2.1. Формирование на основе предложений областных органовисполнительной власти и структурных подразделений Аппарата плановзаседаний Правительства и контроль за их реализацией. 3.2.2. Формирование проектов повесток заседаний Правительства наоснове утвержденных планов заседаний Правительства, порученийГубернатора и Правительства. 3.2.3. Осуществление контроля за своевременностью представленияобластными органами исполнительной власти и структурнымиподразделениями Аппарата материалов на заседания Правительства всоответствии с Регламентом Правительства. 3.2.4. Обеспечение комплектования материалов для членовПравительства и других участников заседаний Правительства. 3.2.5. Размещение в электронном виде винформационно-вычислительной сети Правительства и органовисполнительной власти области материалов, представленных на очередноезаседание, и передача в департамент информационной политики Аппаратадля размещения на официальном сайте Правительства в сети Интернетпроекта повестки заседания. 3.2.6. Формирование списка участников и приглашенных. Организацияоповещения участников заседаний Правительства, проведение ихрегистрации в день заседания. 3.2.7. Организация размещения участников и приглашенных назаседания Правительства. 3.2.8. Координация работы и взаимодействие с другимиподразделениями Аппарата и областными органами исполнительной властипо обеспечению проведения заседаний Правительства. 3.2.9. Оформление при необходимости по итогам заседанийПравительства протоколов и материалов, расшифровка звукозаписей иоформление стенограмм. 3.3. В сфере организационного обеспечения Губернатора,Правительства и Аппарата: 3.3.1. Во взаимодействии с другими структурными подразделениямиАппарата и областными органами исполнительной власти подготовкапроекта Регламента Правительства и других нормативных правовых актовГубернатора, Правительства и Аппарата, регламентирующих вопросыдокументационного и организационного обеспечения, архивного дела всистеме органов государственной власти Сахалинской области. 3.3.2. Формирование на основе предложений областных органовисполнительной власти и структурных подразделений Аппарата текущих иперспективных планов основных мероприятий Правительства области нагод, месяц и их корректировка. 3.3.3. Подготовка перечня основных мероприятий, проводимых сучастием Губернатора, на каждый месяц. 3.3.4. Участие в организационном обеспечении подготовки ипроведения рабочих совещаний у Губернатора с участием руководителейобластных органов исполнительной власти: - подготовка перечней вопросов на очередное совещание наосновании планов работы, поручений Губернатора; - формирование списка участников, организация оповещения ипроведение их регистрации в день проведения совещания; - организация размещения участников совещания. 3.3.5. Участие в документационном и организационном обеспечениизаседаний, совещаний и иных мероприятий, проводимых Губернатором,Правительством, заместителем Губернатора - руководителем Аппарата. 3.3.6. Подготовка графиков дежурств членов Правительства,руководителей областных органов исполнительной власти и структурныхподразделений Аппарата в праздничные и выходные дни для принятияоперативных мер и координации действий подведомственных структур повозникающим неотложным вопросам обеспечения жизнедеятельностинаселения области. 3.3.7. Подготовка сводной информации, поступающей от областныхорганов исполнительной власти, структурных подразделений Аппарата,территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, повопросам организационной работы. 3.4. В сфере документационного обеспечения Аппарата: 3.4.1. Проведение лингвистической экспертизы подготовленных всоответствии с Регламентом Правительства структурными подразделениямиАппарата нормативных правовых и распорядительных актов Аппарата, атакже подготовка по ним заключений. 3.4.2. Оформление в соответствии с Инструкцией поделопроизводству в Аппарате и выпуск приказов и распоряжений Аппарата,в том числе с грифом «Для служебного пользования». 3.4.3. Прием и отправка служебных документов Аппарата, в томчисле по информационным системам общего пользования, и документов сгрифом «Для служебного пользования». 3.4.4. Ведение с применением системы РСЭДД реестров нормативныхправовых и распорядительных актов и служебной корреспонденцииАппарата. 3.4.5. Формирование в РСЭДД полнотекстовой базы нормативныхправовых и распорядительных актов и служебной корреспонденцииАппарата. 3.5. Иные функции: 3.5.1. Участие в обеспечении единого порядка веденияделопроизводства в системе исполнительной власти Сахалинской области: - организация функционирования единой системы делопроизводства вАппарате с использованием РСЭДД, сопровождение ее информационногообеспечения; - установление порядка документирования и документооборота вструктурных подразделениях Аппарата в форме Инструкции поделопроизводству, которую утверждает заместитель Губернатора области -руководитель Аппарата; - методическое руководство вопросами делопроизводства, подготовкапроектов правовых актов, материалов и предложений по вопросамдокументационного обеспечения, работы с документами, а также оказаниеметодической помощи структурным подразделениям Аппарата, областныморганам исполнительной власти и органам местного самоуправления повопросам, отнесенным к компетенции департамента; - контроль за соблюдением установленного порядка работы сдокументами Губернатора, Правительства, Аппарата; - обеспечение в установленном порядке выдачи справочнойинформации о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции,подготовке и выпуске нормативных правовых актов Губернатора,Правительства и Аппарата; - участие в разработке и внедрении технологий (в том числеавтоматизированных) подготовки, регистрации, учета, хранения, поиска иконтроля документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству; - согласование в пределах компетенции департамента техническихзаданий на разработку информационных и документационных технологий,внедряемых в подразделениях Аппарата, и участие в приемке этихтехнологий. 3.5.2. Участие в кадровом обеспечении Губернатора, членовПравительства и государственных гражданских служащих в Правительстве иАппарате: - оформление и выпуск правовых актов Губернатора, Правительства иАппарата по кадровым вопросам; - оформление и выдача командировочных удостоверений Губернатору,членам Правительства из числа заместителей Губернатора и заместителейпредседателя Правительства, государственным гражданским служащимАппарата; - ведение журналов учета работников, выбывающих в служебныекомандировки, и специалистов, прибывших для работы в Правительство,структурные подразделения Аппарата и областные органы государственнойвласти; - во взаимодействии с департаментом кадровой политики Аппаратаорганизация и проведение обучающих семинаров для сотрудников Аппарата,органов исполнительной власти области по вопросам компетенциидепартамента и совершенствования документационного обеспеченияуправления. 3.5.3. Участие в информационном обеспечении Губернатора, членовПравительства из числа заместителей Губернатора и заместителейпредседателя Правительства и структурных подразделений Аппаратапосредством осуществления сбора данных, формирования перечняпериодических печатных изданий (газет и журналов) на их подписку и егонаправления в управление делами Губернатора и ПравительстваСахалинской области. 3.5.4. Участие в осуществлении функций по контролю за исполнениемдокументов посредством осуществления: - оперативного контроля за сроками прохождения документов,входящих в систему служебной корреспонденции, и их возвратом вдепартамент после исполнения; - контроля за выполнением документов вышестоящих органовгосударственной власти, Губернатора, Правительства, Аппарата повопросам, входящим в компетенцию департамента. 3.5.5. Участие в обеспечении формирования архивного фондаобластных правовых актов и иных необходимых документов: - группировка нормативных правовых и распорядительных актов,служебной корреспонденции Губернатора, Правительства и Аппарата вдела, их учет, использование и обеспечение дальнейшего хранения втечение установленного срока в соответствии с номенклатурой дел; - подготовка сводной номенклатуры дел Губернатора, Правительстваи Аппарата; - формирование документационного фонда Губернатора, Правительстваи Аппарата путем приема от структурных подразделений Аппаратазаконченных делопроизводством дел постоянного хранения; - организационно-техническое обеспечение функционирования архиваПравительства, организация использования документов, находящихся в немна хранении, их подготовка и передача в Государственный архивСахалинской области в соответствии с действующими нормативами иноменклатурой; - подготовка и выдача в установленном порядке заверенных копийдокументов, находящихся в департаменте, по запросам структурныхподразделений Аппарата, областных органов исполнительной власти,органов местного самоуправления, организаций и физических лиц, в томчисле документов, хранящихся в архиве Аппарата; - осуществление организационно-технического обеспечениядеятельности экспертной комиссии Аппарата. 3.5.6. Обеспечение защиты сведений ограниченного доступа всоответствии с федеральным законодательством в пределах компетенциидепартамента. 3.5.7. Участие в материально-техническом обеспечении Губернатора,Правительства и Аппарата: - проектирование в соответствии с ГОСТами наорганизационно-распорядительную документацию официальных бланков ибланков нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора,Правительства и Аппарата и организация их размещения в РСЭДД; - проектирование эскизов печатей и штампов, используемых дляобеспечения деятельности Губернатора, Правительства и Аппарата поосуществлению их полномочий, передача заявки на их изготовление вуправление делами Губернатора и Правительства Сахалинской области; - оказание методической и практической помощи структурнымподразделениям Аппарата в разработке и изготовлении официальныхбланков, печатей и штампов, используемых ими при осуществлении своихполномочий; - ведение журнала регистрации печатей и штампов Правительства,Аппарата и его структурных подразделений; - обеспечение организации копировально-множительных работ вАппарате в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и основнымитребованиями на организационно-распорядительную документацию; - организация и получение почтовой и служебной корреспонденции,поступающей в адрес Губернатора, Правительства, Аппарата и егоструктурных подразделений, в отделениях управления Федеральнойпочтовой связи Сахалинской области - филиал ФГУП «Почта России» (далее- почтовая связь), от отдела Государственной фельдъегерской службыРоссийской Федерации в г. Южно-Сахалинске (далее - фельдъегерскаяслужба) и других юридических лиц, осуществляющих доставку почтовойкорреспонденции по территории Российской Федерации; - выполнение работ по пакетированию, адресной отправке и передачедокументов по назначению с целью своевременного доведения их доисполнителей и заинтересованных лиц с использованием различных видовдоставки (почтовая связь, фельдъегерская служба, электронная почта,факсимильная связь и другие существующие виды доставки почтовойкорреспонденции); - обеспечение надлежащего использования и во взаимодействии суправлением делами Губернатора и Правительства Сахалинской областисвоевременного проведения профилактического обслуживания и ремонтакомпьютерной, копировально-множительной, факсимильной техники ифранкировальной машины, закрепленными за департаментом. 3.5.8. Координация работы структурных подразделений Аппарата,областных органов исполнительной власти по вопросам, отнесенным ккомпетенции департамента. 3.5.9. Разработка проектов правовых актов, аналитических иметодических материалов по вопросам, отнесенным к компетенциидепартамента. 3.5.10. Участие в мероприятиях по мобилизационной подготовкеАппарата. 3.5.11. Направление своих представителей для участия в комиссиях,рабочих группах, семинарах, работа которых связана со сферойдеятельности департамента. 3.5.12. Рассмотрение в установленном порядке по поручениюГубернатора, заместителя Губернатора - руководителя Аппарата обращенийграждан в соответствии с компетенцией департамента. 3.5.13. Изучение опыта в сфере документационного обеспеченияуправления и архивного дела, применения современных информационныхтехнологий и программно-технических комплексов для подготовки иобработки документов. 4. Права департамента Департамент для осуществления своих задач и функций имеет право: 4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимыематериалы от структурных подразделений Аппарата, территориальныхорганов федеральных органов государственной власти, органовгосударственной власти области, органов местного самоуправления, атакже от организаций и должностных лиц. 4.2. Запрашивать у помощников заместителей Губернатора,Председателя Правительства, руководителей областных органовисполнительной власти, структурных подразделений Аппарата и другихорганов и организаций информацию о ходе выполнения контрольныхдокументов и причинах нарушения установленных сроков рассмотрения иисполнения, при необходимости направлять официальные письменныезапросы. 4.3. Организовывать и проводить проверки соблюденияустановленного порядка работы с документами в структурныхподразделениях Аппарата, участвовать в соответствующих проверкахорганов исполнительной власти области. 4.4. Не принимать к регистрации, отправке, копированию иразмножению и возвращать исполнителям в структурные подразделенияАппарата, органы исполнительной власти области, другие органы,организации и учреждения для доработки поступившие в департаментслужебную корреспонденцию, проекты нормативных правовых ираспорядительных актов Губернатора, Правительства и Аппарата,оформленные с нарушениями требований Регламента Правительстваобласти, Инструкции по делопроизводству в Аппарате. 4.5. Привлекать в установленном порядке работников структурныхподразделений Аппарата, областных органов исполнительной власти идругих служб к осуществлению мероприятий, проводимых департаментом всоответствии с утвержденными планами Губернатора, Правительства,Аппарата. 4.6. Принимать участие в работе коллегиальных и совещательныхорганов при Губернаторе, Правительстве и Аппарате. 4.7. Пользоваться базами данных автоматизированной информационнойсистемы Правительства, а также создавать собственные базы данных. 4.8. Вносить предложения заместителю Губернатора - руководителюАппарата о совершенствовании работы, руководителям структурныхподразделений Аппарата, органов исполнительной власти области осовершенствовании работы их служб по обеспечению делопроизводства иорганизационной работы. 4.9. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенциидепартамента. 4.10. Выдавать информацию гражданам и организациям по документам,находящимся на хранении в департаменте, в порядке и случаях,установленных законодательством. 5. Организация деятельности департамента 5.1. Руководство деятельностью департамента осуществляетдиректор, который назначается на должность и освобождается отдолжности заместителем Губернатора - руководителем Аппарата. 5.2. Обязанности директора департамента в полном объемеопределяются задачами, возложенными на департамент. Директор департамента: - утверждает положения об отделах департамента; - распределяет обязанности между государственными гражданскимислужащими департамента, разрабатывает их должностные регламенты дляутверждения в установленном порядке; - представляет заместителю Губернатора - руководителю Аппаратапредложения по структуре и штатам департамента, назначению иосвобождению от должности государственных гражданских служащихдепартамента, установлению надбавок за особые условия гражданскойслужбы, премированию, поощрению и применению мер дисциплинарноговзыскания; - участвует в работе совещаний, проводимых Губернатором области,заместителем Губернатора - руководителем Аппарата, вносит предложенияпо вопросам, относящимся к компетенции департамента; - подписывает служебные документы, осуществляет действия от именидепартамента, представляя его интересы перед всеми органами иорганизациями по вопросам, относящимся к компетенции департамента; - несет персональную ответственность за выполнение возложенных надепартамент задач и функций. 5.3. В период временного отсутствия директора департаментаисполнение его обязанностей возлагается на начальника отдела. 5.4. Департамент имеет бланк, соответствующие штампы и простыекруглые печати с наименованием: - «Департамент делопроизводства и организационной работы № 1»; - «Департамент делопроизводства и организационной работы № 2»; - «Для командировочных удостоверений». 5.5. Информационное, документационное, материально-техническое,транспортное обеспечение деятельности департамента, а такжесоциально-бытовое обслуживание его работников осуществляют управлениеделами Губернатора и Правительства Сахалинской области исоответствующие структурные подразделения Аппарата. 6. Ответственность Государственные гражданские служащие департамента несутответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение взятых насебя обязанностей и обязательств в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации.