Приказ от 06.07.2005 г № 7

О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Аппарате Администрации области


В целях совершенствования работы по организации делопроизводства в аппарате администрации области:
1.Внести изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области, утвержденную приказом вице-губернатора, руководителя аппарата администрации области от 25 октября 2004 г. N 20, утвердив раздел 2 "Прием, обработка, регистрация, распределение поступающей в Администрацию корреспонденции, оформление, регистрация исходящей корреспонденции и сроки их оформления, рассмотрения и рассылки" в следующей редакции:
"2. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ,
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ В АДМИНИСТРАЦИЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ,
ОФОРМЛЕНИЕ, РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
И СРОКИ ИХ ОФОРМЛЕНИЯ, РАССМОТРЕНИЯ И РАССЫЛКИ
Движение документов в Аппарате с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот Аппарата.
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
- прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным: следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;
- в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов должно быть максимальное единообразие;
- основным принципом регистрации документов является однократность.
Каждый документ должен регистрироваться в Аппарате только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения Аппарата в другое он повторно не регистрируется.
Не подлежат регистрации поступающие в Администрацию статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
2.1. Порядок приема, обработки, регистрации и распределения
поступающей в Администрацию корреспонденции
2.1.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей в Администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе документационного обеспечения управления делами.
2.1.2. Все поступающие в Администрацию документы принимаются канцелярией отдела документационного обеспечения (далее - Канцелярия), обрабатываются, классифицируются и:
2.1.2.1. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации направляются в главное правовое управление Аппарата для обработки регистрации.
После регистрации главное правовое управление Аппарата передает их в секретариат Губернатора, который готовит проекты резолюций и передает их Губернатору на рассмотрение.
2.1.2.2. Обращения граждан направляются в отдел по работе с населением управления Аппарата по работе с общественностью и населением (далее соответственно - отдел по работе с населением, управление по работе с общественностью и населением) для обработки и регистрации.
После регистрации отдел по работе с населением передает их в секретариат Губернатора, консультантам (помощникам) вице-губернаторов области (далее - помощники) в соответствии с распределением обязанностей, которые готовят проекты резолюций и передают их соответственно Губернатору, вице-губернаторам области на рассмотрение.
2.1.2.3. Документы, поступившие от Сахалинской областной Думы (далее - областная Дума), заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются в представительство Губернатора в областной Думе, которое готовит проекты резолюций и передает документы Губернатору на рассмотрение через секретариат Губернатора.
2.1.2.4. Поступившие из судов общей юрисдикции и арбитражных судов документы с исковыми или иными требованиями к Губернатору, Администрации заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются в главное правовое управление Аппарата, которое готовит проекты резолюций и передает документы Губернатору на рассмотрение через секретариат Губернатора.
2.1.2.5. Служебные письма заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются Канцелярией в секретариат Губернатора, который готовит проекты резолюций и передает их Губернатору на рассмотрение.
2.1.3. Служебные документы, направленные в адрес Губернатора, Администрации и полученные работниками Аппарата минуя Канцелярию, подлежат обязательной регистрации в Канцелярии.
2.1.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов, приложений к ним.
При регистрации на первом листе документа, в правом нижнем углу, на свободном от текста месте проставляется штамп, который состоит из наименования "Администрация Сахалинской области", слов "входящий N", буквенно-цифровой даты.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
При повреждении или недостаче документа составляется акт в 3-х экземплярах, один из которых остается в Канцелярии, другой - приобщается к поступившему документу, третий - посылается отправителю.
Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.1.5. В Канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе путем заполнения электронной регистрационной карточки, в которую вносятся все необходимые данные, после этого входящему документу присваивается регистрационный номер.
2.1.6. Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного подразделения Аппарата (органа исполнительной власти области) в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, при отсутствии поручения - по договоренности между руководителями подразделений. При этом на оборотной стороне документа проставляются фамилия нового исполнителя и дата переадресации документа.
Зарегистрированные в Канцелярии документы передаются из одного подразделения Аппарата или органа исполнительной власти области в другое только через Канцелярию с отметкой (переадресацией) в автоматизированной системе.
2.1.7. Проекты резолюций должны содержать: фамилию исполнителя (исполнителей), конкретные поручения, сроки исполнения, при необходимости указание - "контроль" за исполнением документа, подпись руководителя и дату. В тексте резолюции, по возможности кратком, должна быть использована устоявшаяся терминология. В случае необходимости подготовки ответа:
- резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам и заявителям непосредственно исполнителем, копия ответа вместе с копией поступившего документа направляется должностному лицу, подписавшему резолюцию;
- резолюция "Для подготовки проекта ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе с поступившими документами в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций.
2.1.8. Право подписи на резолюциях в случае отсутствия Губернатора, иных должностных лиц имеют:
- от имени Губернатора - должностное лицо, уполномоченное Губернатором;
- от имени иных должностных лиц - лица, уполномоченные ими.
2.1.9. После наложения резолюции (указания) об исполнении документов секретариат Губернатора передает их в Канцелярию. В случае постановки Губернатором документа на контроль он передается Канцелярией в административно-контрольное управление Аппарата (далее - административно-контрольное управление) под роспись, затем документы направляются исполнителям. На контрольной карточке, оставшейся в административно-контрольном управлении, делаются отметки о прохождении и исполнении документа.
2.1.10. В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в резолюции или документе в качестве исполнителя первым, или помеченное словом "созыв", которому передается подлинник документа.
Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления (в течение 2-х дней) всех исполнителей с документом, определяет количество копий и обеспечивает размножение документов (при необходимости), осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями, для принятия совместного решения, которое докладывается руководителю, наложившему резолюцию.
Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
2.1.11. Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес старшему по государственной должности лицу.
Секретариат Губернатора, исходя из содержания поступившей на имя Губернатора корреспонденции, вправе направить ее в адрес непосредственных исполнителей для рассмотрения.
2.1.12. Документы, направленные для исполнения в подразделение Аппарата, орган исполнительной власти области, передаются его руководителю и далее согласно резолюции на исполнение работникам подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области.
2.1.13. Работники, назначенные для ведения делопроизводства в подразделении Аппарата, служба делопроизводства органа исполнительной власти области ежемесячно сверяют наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в базу данных, и представляют руководителю справку о прохождении и исполнении документов.
2.2. Порядок оформления, регистрации исходящей корреспонденции
2.2.1. Проекты служебных писем по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора, Администрации, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления (далее - служебные письма), готовятся и вносятся вице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющим делами, руководителями структурных подразделений Аппарата, органов исполнительной власти области по собственной инициативе или по поручению Губернатора, Администрации, вице-губернатора области, управляющего делами в соответствии с распределением обязанностей данному в виде устного или письменного распоряжения конкретным должностным лицам.
2.2.2. Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
2.2.3. В обязательном порядке:
- служебное письмо объемом более одной страницы имеет заголовок, который в краткой форме раскрывает его основное содержание;
- в служебных письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ, его дата и номер выносятся в заголовок первого листа и прилагается подлинник документа;
- на лицевой или оборотной стороне последнего листа служебного письма в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя и номер его телефона;
- при направлении служебного письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре указывается только один адресат;
- при наличии приложений делается отметка в служебном письме о количестве листов и количестве экземпляров.
2.2.4. Представляемые на подпись служебные письма должны быть подготовлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на втором экземпляре документа, отправляемого в один адрес (кроме телеграммы), и на последнем экземпляре документа, отправляемого в несколько адресов.
Служебные письма, адресованные в Правительство Российской Федерации, министерства Российской Федерации, представляются на подпись Губернатору (исполняющему обязанности Губернатора) после предварительной проработки вопроса в соответствующих федеральных органах государственной власти Российской Федерации.
После согласования с представительством Губернатора в областной Думе представляются на подпись:
- письма и обращения Губернатора, Администрации в областную Думу;
- ответы на письма областной Думы, Совета Думы и постоянных комиссий;
- ответы на депутатские запросы, принятые областной Думой.
2.2.5. Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора, оформляются на бланке Губернатора.
Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Администрации, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления, оформляются на бланках Администрации и подписываются Губернатором, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Губернатора.
Служебные письма за подписью вице-губернаторов области по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются также на бланках Администрации.
Служебные письма за подписью руководителей подразделений Аппарата и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию подразделений, оформляются на бланках подразделений Аппарата.
По депутатским обращениям и обращениям руководителя аппарата областной Думы материалы рассматриваются и даются на них ответы теми подразделениями Аппарата, органами исполнительной власти области, в чей адрес они поступили.
2.2.6. После подписания служебные письма, кроме ответов на обращения граждан, передаются в Канцелярию для их регистрации в автоматизированной системе путем заполнения электронной регистрационной карточки, в которую вносятся все необходимые данные, после этого исходящему документу присваивается регистрационный номер.
Письма-ответы на обращения граждан после подписания передаются в отдел по работе с населением для их регистрации и отправки в соответствии с разделом 4 настоящей Инструкции.
2.2.7. Для регистрации необходимо предъявить:
- экземпляр служебного письма, оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, с подлинной подписью, который будет направлен адресату;
- при направлении служебных писем нескольким адресатам необходимое количество экземпляров, при этом каждый экземпляр должен быть оформлен и подписан;
- экземпляр служебного письма, завизированный исполнителем, который остается в Канцелярии и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
При регистрации служебному письму присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года, цифровой индекс проставляется согласно утвержденному перечню.
Копии документов, направляемых в областную Думу, передаются исполнителем в представительство Губернатора в областной Думе.
2.2.8. После 18.00 в понедельник - четверг и после 17.00 в пятницу Канцелярия передает следующий за последним регистрационный номер исходящих документов в секретариат Губернатора согласно реестру.
2.2.9. Секретариат Губернатора (дежурные) осуществляет регистрацию исходящих документов с момента получения от Канцелярии регистрационного номера до 9.00 следующего рабочего дня (включая выходные и праздничные дни) только при соблюдении подпункта 2.2.7. настоящей Инструкции.
2.3. Сроки оформления, рассмотрения и рассылки
входящей и исходящей корреспонденции
2.3.1. Документы, поступившие в Канцелярию с 9.00 до 13.00, регистрируются по мере поступления и передаются в секретариат Губернатора до 15.00 текущего рабочего дня.
2.3.2. Документы, поступившие в Канцелярию с 14.00 до 18.00, регистрируются по мере поступления и передаются в секретариат Губернатора до 11.00 следующего рабочего дня.
2.3.3. Документы, поступившие в Канцелярию после 18.00, регистрируются до 13.00 следующего рабочего дня и передаются в секретариат Губернатора до 15.00.
2.3.4. Документы, поступившие в Канцелярию и содержащие вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющие в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", регистрируются и передаются в секретариат губернатора в течение часа, если документ поступил в Канцелярию с 9.00 до 18.00 текущего рабочего дня, и до 11.00 следующего рабочего дня, если документ поступил в Канцелярию с 18.00 до 9.00.
2.3.5. Проекты резолюций готовятся и докладываются Губернатору, вице-губернаторам области, управляющему делами в следующие сроки:
- по документам, содержащим вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющим в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", - в течение рабочего дня, если документ поступил до 11.00 этого дня, и до 11.00 следующего рабочего дня (в том числе субботы), если документ поступил после 11.00 текущего дня;
- по остальным - в срок не более 2-х дней с даты поступления в секретариат или на группу.
В случае отсутствия Губернатора, вице-губернатора области, управляющего делами проект резолюции докладывается соответственно исполняющему обязанности Губернатора согласно распоряжению, вице-губернатору области, исполняющему обязанности в соответствии с распределением обязанностей.
2.3.6. Подписанная Губернатором, вице-губернатором области, управляющим делами резолюция и прилагаемые документы незамедлительно после подписания передается секретариатом Губернатора, соответствующими группами по реестру с указанием даты и времени передачи в Канцелярию для внесения записи в электронную карточку (оформление) и последующей передачи исполнителю (рассылка).
2.3.7. Оформление и рассылка резолюции и прилагаемых документов обеспечивается Канцелярией с учетом их доставки адресатам в г. Южно-Сахалинске, как правило, в 2-дневный срок, а документов, содержащих срочные и оперативные поручения, - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента получения Канцелярией.
2.3.8. Доставка корреспонденции в секретариат Губернатора, на группы вице-губернаторов области, управляющего делами и структурные подразделения Аппарата производится Канцелярией ежедневно в 11.00 и 15.00.
2.3.9. Руководители подразделений рассматривают документы в следующем порядке:
- документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере поступления;
- документы, поступившие в подразделение после 18.00 рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня;
- подлинники резолюций Губернатора, вице-губернаторов области, управляющего делами, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности рассматриваются руководителем (лицом, исполняющим его обязанности) в течение часа после их поступления.
2.3.10. Исполненные документы с отметкой о списании в 10-дневный срок передаются исполнителями в Канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.".

2.Управлению делами аппарата администрации области настоящий приказ довести до сведения руководителей структурных подразделений аппарата администрации и органов исполнительной власти области.
Вице-губернатор области,
руководитель администрации области
Г.А.Карлов